Proje Yönetiminde İstekli İletişimin Önemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi, ekip üyeleri ve paydaşlar birbirlerinden bilgi almak zorundadırlar. Örneğin bir ekip üyesinin problem bakış açısını öğrenmek, proje müşterisinin gereksinimlerinin ne olduğunu belirlemeniz gerekir. İstekli iletişim kurulmadığında veya bilgi kaynağı istekli olmadığında bir çok problem yaşanmaya başlar.

Öncelikle hazırlanmanız gerekir. Hangi bilgiye, hangi şekilde ihtiyacınız olduğunu, elde edeceğiniz bilgi ile ne yapacağınızı kararlaştırmanız gerekir.

Varsayımlarınızı gözden geçirin. Cevabını bildiğinizi düşündüğünüz konularda yanılabilirsiniz. Ör. Bir ekranı kullandığından emin olmadan hangi sıklıkta kullandığını sormamalısınız. Bu durumda soru sorduğunuz kii kullanması gerektiğini düşünecek, kullanmıyorsa bile kullandığını söyleyebilecektir.

Soruyu cevaplayacak kişiyi sınırlandırmadan açık uçlu sorular sormanız gerekir. Akademik bir test yapmadığınızı, cevaplayacak olanın doğru şıkkı seçmesi gerekmediğini unutmayın. Cevaplarını sınırlandırmanız, ilgili cevaplarla daha sonra uğraşmanıza yol açar.

Sorularınız arttıkça karşınızdakinin sıkılacağını ve istekliliğini kaybedeceğini unutmayın. Bir soru kotanız olsun ve aşmamaya çalışın.

Soruyu sorma ile ilgili zamanlamanın cevap veren için çok önemli olduğunu unutmayın.

Aynı soruları sormamanız gerekir. Cevaplayan dinlenmediğini düşünür. Polis değilsiniz, karşınızdakini sorgulamıyor, hatasını aramıyorsunuz.

Her görüşmenizden, yazışmanızdan sonra sonuçları değerlendirin. İhtiyacınız olanı aldığınızdan emin olun. Eksik bir şeyler varsa sebeplerini düşünün.

Son olarak, aldığınız bilginin doğruluğunu mutlaka kontrol etmeye çalışın.

Unutmayın: Başarılı görüşme ve yazışmalar stratejik olarak ele alınmış olanlardır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 36 – 2. Organizasyon Yapılarının Poje Başarısına Etkisi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Şirketlerin organizasyonel yapıları projelerin başarısında çok yakından etkilidir. Eğer proje yönetimine uygun bir organizasyon yapısını tercih ederseniz projeleriniz  başarıya ulaşacaktır, aksi takdirde başarısızlıklarla karşılaşırsınız.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Kötü Ekip Üyesi ile Mücadele

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Performans gösteremeyen proje ekibi üyelerinin ekipten ayırılmaları gerekir. Proje Yöneticileri bazen kıt veya “torpilli” olan kaynaklar sebebiyle ellerindekiler ile idare etmek zorunda kalırlar. Birlikte çalışmak istemezler ama başka şansları yoktur.

Proje Ekip üyeleri tutum ve davranışlarıyla projenin ilerleyişini olumsuz etkileyebilirler. Proje Yöneticisi bu durumlarda ekip üyesini değiştirmek ya da projeden uzaklaştırmak ister. Ne var ki proje ekip üyelerinin daha üst bir yönetici tarafından kayırılması veya torpilli olması sebebiyle bunu gerçekleştiremezler.

Öte yandan bazı proje ekip üyeleri torpilli oldukları için istemedikleri bir duruma düştüklerinde kin gütme ve yönetime ispiyonlama potansiyeline sahiptirler.

Proje Yöneticileri açısından problem çoğu zaman düşündüklerinden daha büyüktür. Problem aslında çatıştıkları veya ekipte istemedikleri kişi değil onu koruyan ve kollayandır. Ekip üyesini kollayan kişi ne kadar üst düzeyse tehlike o kadar büyüktür. Böyle durumlarda yönetime hükmetmeye ve karşı çıkmaya çalışmak Proje Yöneticisinin kaybetmesine yol açar.

Proje Yöneticisi mantıklı alternatifleri düşünmeli aceleyle davranmamalıdır. Duruma uygun davranış ve uygulama değişikliklerini değerlendirmelidir.

Proje Yöneticilerinin şirket içi iletişimlerini artırmaları ve stratejik ortaklıklar kurmaları önemlidir. Bu tip bir durumda kendi mütteffiklerini devreye sokmayı düşünebilirler. Böyle bir yaklaşımda çok dikkatli ve hassas davranılması daha büyük problemlerin çıkıp çıkmayacağının iyice değerlendirilmesi gerekir.

Proje Yöneticileri, değiştiremedikleri proje ekip üyelerini, önemli görevlerden izole edecek şekilde projeyi yeniden yapılandırmayı düşünebilirler. Yeniden yapılandırmanın faydalarını çok iyi tanımlamaları ve tüm unsurları bir arada düşünmeleri gerekir. Bir yanlışı düzelteyim derken daha çok probleme yol açılmamalıdır.

Bazen istenmeyen proje ekip üyesini projeden uzaklaştıracak görevlendirme yapılabilir. Ekipten uzaklaştırmak, diğer ekip üyeleri üzerindeki olumsuz etkileri en aza indirecektir.

İstenmeyen ekip üyesi ile birebir ilgilenmek, koç ya da danışman ile çalışmasını sağlamak düşünülebilir. Böylelikle kontrol altında tutulabilir.

Toplantı düzeninizi ve katılımcılarınızı gözden geçirip, istenmeyen ekip üyesini toplantılardan uzak tutabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Zor Zamanlarda Proje Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Çoğu proje heyecanla başlar. Zaman geçtikçe Proje Yöneticisini sıkıntıya sokacak çeşitli gelişmeler olur. Proje Yöneticisi politik davranmak, zor kararlar almak zorunda kalır.

Problemi Netleştirin – Öncelikle problemin ne olduğu konusunu netleştirmeniz gerekir. Eğer problem net olarak tanımlayabiliyorsanız ne yapmaya başlayacağınızı, nasıl devam edeceğinizi ve nasıl sonlandıracağınızı kestirme şansınız var demektir.

Sizin probleminiz mi? – Aceleyle davranırsanız kendinizi sizi ilgilendirmeyen bir problemi çözmeye çalışırken bulabilirsiniz.

Beklersem ne olur? – Bazı problemler doğaları gereği ortaya çıktıktan sonra kendiliklerinden çözülürler. Öte yandan yaşanan problemin beklentileriniz doğrultusunda bir zarar verip vermeyeceği konusunu iyi düşünün.

Kimin problemi? – Problemin asıl sahibini bulun. Problemler doğu kişi tarafından sahiplenilmezse daha çok soruna yol açabilirler. Sizi ilgilendirmeyen problemler konusunda işgüzarlık yapmayın. Problemi çözene destek olmakla çözmeye çalışmayı birbirine karıştırmayın.

Doğru problem çözmek – Doğru problemi çözmüyorsanız çözüm bulmanın bir anlamı yoktur. Bazen problemin tamamı değil bir kısmı sizin sorumluluğunuzda olabilir unutmayın.

Problemi parçalara ayırmak – Bazen probleme uzaktan ve dikkatli baktığınızda parçalar halinde görebilirsiniz. Parça parça çözüm üretmek mantıklı olduğunda bir sıraya koyun.

Yardım İstemek – Yardım istemek zayıflık ya da bilgisizlik göstergesi değildir. Destek istemeden problem çözmeye çalışmak daha kötü sonuçlar doğurabilir. Bağımsız davranmak kontrolü sizde hissettirebilir ama olmayabilir. Problemi tüm sahipleri birlikte ele almalıdırlar. Kapasiteniz kadar performans gösterebileceğinizi unutmayın ve destek isteyin.

Nasıl bir destek yardımcı olur?– Deneyiminiz ve bilginizle çözemediğiniz problem zordur. Başka bakış açılarına, deneyim ve bilgi sahiplerinin desteğini isteyin.

Yüzleşmek – Başka çalışanların hareketlerinden kaynaklanan problemlerde karşımızdakileri değiştirmeye çalışırız. Bu durum ilişkilere zarar verebilir. Bu durumda karşınızdakine yaşadığınız problem anlatabilir ya da ne istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Ne biliyorum? – Deneyimlerinizi ve bilgilerinizi stres altında etkin bir şekilde kullanamayabilirsiniz. Sakinleşin ve kendinize zaman tanıyın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 35 – 1.5 PMP Sınavı için İpuçları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje, Program, Portföy ve Proje Yönetimi Ofisi konuları ile ilgili PMP sınavına gireceklere ipuçlarını izleyebilirsiniz.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yöneticisi için Evreka’nın (Buldum) Önemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde problemlerin ortaya çıkması çok normaldir. Proje Yöneticisi bazı problemleri çözmede zorlanırken bazen Arşimet’in hikayesindeki* gibi birden çözümü fark eder.

Zor bir problemle karşılaştığımızda birden içimize doğan ya da fark ettiğimiz şeyler çözümün anahtarı olabilir. Proje Yöneticileri çoğu zaman çözümü bulabilmenin bir yolu olarak tüm proje ekibini probleme odaklamayı düşünürler. Halbuki bazen insanları problemden uzaklaştırmak ve özgür bırakmak, çözümü daha rahat görmelerini sağlayabilir.

Bizde çözümlerin bir anda kafamızda belirmesini istiyorsak neler yapabiliriz;

Problemlerin çözümleri çoğu zaman biz görene kadar gözümün önündedir. Problem ile ilgili edindiğiniz bilgileri farklı bakış açılarıyla değerlendirmeye çalışın.

Saçma olduğunu düşündüğünüz çözümleri tekrar ele alın. Çoğu çözüm konuyla ilgisizlik kılıfıyla kamufle olmuştur.

Geçmiş deneyim ve bilginiz ile çözemediğiniz problemlerde tamamen farklı bakış açılarına, yöntemlere ulaşmaya çalışın. Farklı şeyleri denemekten, hata yapmaktan korkmayın.

Çözmeyi tek amacınız haline getirmeyin. Zaten hamamda çözümün bulunma sebebi problemin oraya taşınmaması.

* Rivayetlere göre; Syracuse kralı Hiero, bir savaştan zaferle ayrıldıktan sonra halkı için tapınak yaptırmaya karar verir. Bu tapınakta ayrıca bir kez daha krallığını ilan edeceğinden altın defne yapraklarından oluşan bir taç yaptırmak ister. Bu isteğini yerine getirmesi için tuttuğu bir altın ustasını tacı yapması için görevlendirir ve ustaya bunun için gerekli miktarda altın verir. Fakat birkaç gün sonra, altın ustasının tacı saf altından yapmadığından şüphelenmeye başlar. Bunu öğrenmek için ise kuzeni Arşimet’i görevlendirir.

Yaşadığı dönemde ünlü bir matematikçi, fizikçi ve mühendis olan Arşimet, kralın problemini çözmek için gece gündüz düşünmeye başlar. Günlük banyosunu yapmak için gittiği hamamda, hala altın tacın akıbetini düşünürken, kendini küvetin içine bırakır. Bu sırada dışarıya suyun taştığını gören Arşimet, neden bunun olduğunu anlamaz ve kendini biraz daha suya batırır. Daha çok suyun dışarı taştığını fark eden Arşimet, Kral Hiero’nun problemini çözdüğünü anlamıştır. Bu sırada Yunanca ‘Buldum’ anlamına gelen ‘Evreka’ diyerek hamamdan dışarı koşmaya başlar.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Algıların Filtrelenmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde bir çok sorun yaşanır, bilgiler gelir, gelişmeler olur. Proje Yöneticisi olayları nasıl görüyor ve anlıyorsa ona göre davranır. Proje ortamlarında proje yöneticilerinin filtre veya  güneş gözlüğü kullanmaları gerekir.

Proje Yöneticisi için en önemli tehlike bilmediğini bilmemektir. Toplum olarak “bilmiyorum” demekte sıkıntı yaşıyoruz. Bir çok şeyi bildiğimizi ya da bildiklerimizin yeterli olduğunu düşünüyoruz.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yöneticisi tahmin ettiği şeylerin öyle gerçekleşmeyebileceğini düşünmeli ve hazırlıklı olmalıdır. Ne kadar deneyimli olursanız olun farklı olasılıkların farklı sonuçlar doğurabileceğini ihmal etmemek gerekir. Deneyimlerinizle benzerlik içerse dahi kesin ve mutlak yaklaşmaktan kaçınmanız gerekir.

Geçmiş deneyimleriniz ve bilgi düzeyiniz kararlarınızı doğrudan etkiler. Önyargılarınızın geçmiş deneyim ve mevcut bilgilerinizden kaynaklandığını unutmayın. Proje Yöneticisi olarak alacağınız kararlarda her türlü farklı deneyim ve bilgi düzeyinde proje ekip üyelerinin katkısı olabileceğini unutmayın.

Proje Yöneticileri, emir verdiklerinde karşılarındakinin fizibilitesini yapmadıkları bir işe giriştiklerini unutmamalıdırlar. İyi düşündüğünüz, filtrelediğinizden emin olduğunuz konularda görevlendirme yapmalısınız.

Aciliyet durumlarında düşünmeye ve temkinli davranmaya vaktinizin olmadığı düşüncesiyle harekete geçebilirsiniz. Aksine özellikle acil durumlar kaliteli düşünme ve temkinli olmanın en önemli olduğu durumlardır. Kişisel filtrelerinizle doğru işe, doğru şekilde odaklanmanız buna bağlıdır.

Herkesin farklı güneş gözlüğü taktığını, farklı filtrelere sahip olduğunu unutmamanız gerekir. Proje Ekibi problemleri, mevcut durumu ve aciliyeti proje yöneticisi gibi görmüyor olabilir. Proje Ekibinin sizinle aynı filtrelere sahip olduğunu varsaymayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Paydaş Haritalama/Gösterim

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Paydaşların Tanımlanması sürecinde önerilen bu teknik PMBOK® Guide 5’den daha farklı yöntemler içeriyor. PMP sınavına hazırlananlar dikkat etmelidir.

Paydaş Haritalama/Gösterim, paydaşların farklı yöntemlerle kategorize edilmesidir. Paydaşların kategorize edilmesi paydaşlar arası ilişkilerin ve etkileşimlerin sağlanması açısından önemlidir.

Kullanılan yöntemler aşağıdaki gibidir;

Güç/İlgi, Güç/Etki ya da Etki/İlgi Matrisleri – Paydaşları güç seviyeleri (yetkileri), projenin çıktılarına yönelik ilgileri, projenin çıktılarına olan etkileri, planlama ve yürütmeye etki düzeyleri açısından değerlendirmek ve gruplandırmak için kullanılır. Küçük veya paydaşlar arası ilişkilerin basit olduğu projelerde tercih edilir.

Paydaş Küpü (Stakeholder Cube) – Proje Yöneticisi ve proje ekibi için paydaşlarla etkileşimi 3 boyutlu olarak ifade etmek için kullanılır.

Öne Çıkma (Salience) Yöntemi – Paydaşları güç ve yetkileri, aciliyet beklentileri ve katılımları açısından ele alan modeldir. Büyük ve karmaşık projelerde tercih edilir. Detaylı bilgi için tıklayınız.

Etkinin Yönleri – Proje paydaşlarının projeye ya  da paydaşlara olan etkileri doğrultusunda sınıflandırılmasıdır. İki şekilde şınıflandırma yapılır;

  • Yukarı Doğru – Yönetim, müşteri, sponsor, yürütme komitesi
  • Aşağı Doğru – Ekip, uzmanlar
  • Dışarıya Doğru – Tedarikçiler, devlet, halk, kullanıcılar
  • İçeriye Doğru – Proje Yöneticileri, Fonksiyonel yöneticiler

Önceliklendirme – Özellikle çok paydaşın yer aldığı projelerde ilişkileri ve iletişimi yönetebilmek için önceliklendirme gereklidir.

Paylaşın:

Projelerde Empati Kurmanın Önemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Neden generallerin askerleri ile aynı yemeği yediğini düşündünüz mü? Proje Yöneticisinin proje ekibini motive edebilmesi ve ilham verebilmesi için onların duygu ve düşüncelerini anlayabilmesi gerekir.

Klasik empati kurmanın ötesinde proje ekibinin yapabilirliklerinin, yetkinlikleri ile eşleştirilmesi, ilham verilmesi ve potansiyellerini en iyi şekilde kullanmalarınının sağlanması gerekir.

Empati kurmak, insanları aysberg gibi düşünmekle başlar. Görünen tarafın dışında korkuları, endişeleri, çekinceleri, hırsları, beklentileri vardır. Bunlar proje üzerinde görünenlerden daha fazla etkilidirler. Proje yöneticisi, aysbergin görünmeyen kısmını çok iyi anlamak ve saygı duymak zorundadır.

Proje Yöneticisinin ilham verebilmek, motive edebilmek, işin sahiplenilmesini sağlamak ve projenin gereklerinin yerine getirilmesi için doğru empati kurması şarttır.

Proje Yöneticisinin dikkat etmesi gerekenler şunlardır;

  • Vereceğiniz mesajın nasıl algılanacağını, ne anlaşılacağını ve mesajdan sonra yaklaşımların ne olabileceğini kestirmeye çalışın.
  • Eğer doğru empati kurabilmişseniz davranışlarınızda ve söylemlerinizde zamanlamayı iyi ayarlayabilirsiniz.
  • Proje ekibinin korkularını, endişelerini, çekincelerini, hırslarını, beklentilerini öğrenmeye ve bu doğrultuda davranmaya dikkat edin.
  • Aşırı iş yükünün getireceği yılgınları, kötü nedenlere dayalı isteksizlikleri, artan hata oranlarını iyi gözlemleyin. Problemleri oluşmadan engellemek gerekir.
  • Çatışmalardan kaçmayın. Çatışmanın sebeplerini iyi analiz edin ve doğru çözüm e karar vermeden aceleyle hareket etmeyin. Doğru çözümler iyi empati kurulmasına bağlıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 34 – 1.3.1.4.5. Tutkulu Proje Yöneticisinden Mektup

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

“Proje Ofisini kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar, halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: