Proje ofislerinin başarısız olmasının ardında çoğunlukla böyle bir yapı ve değişime kurumu hazırlamamanın yattığını söyleyebiliriz. Şirket Proje ofisinin faydalarından ve neyi nasıl iyiye değiştireceğinden bişhaber olduğunda veya inanmadığında problem başlıyor.

Şirketlerde hiç bir değişim veya yenilik küçümsenmemelidir. Herhangi yeni bir yapının yetki ve sorumluluk alanını belirlerken diğer hassasiyetleri gözardı etmemelisiniz.

Öncelikle unutulmaması gereken uzun bir yolculuğa çıkıldığı, zamanla olgunlaşacak bir yapının kurulduğudur.

Benim önerim öncelikle şirketteki proje problemlerine, projelerde yaşanan sıkıntılara odaklanmanız olacaktır. Proje Ofisi proje dertlerine deva olmanın yollarını aramalı ve çözüm getirebilmelidir. Getireceği çözümlerin diğer birimlerce kabul görmesi, hangi süreci nasıl yöneteceğini ve neden o şekilde yapılmasının önemli ve faydalı olduğunu iyice çalışmalıdır.

Yapılması ve doğru aktarılması şart olanlar;

Proje Deposu: Her projenin yazılı kayıtlarının saklanması ve kontrol altında tutulması, gerektiğinde erişilebilmesi

Stratejik Odaklama: Projelerin stratejik hedefler doğrultusunda seçilebilmesi ve beklenen sonuçların gerçekleşenlerle karşılaştırılarak stratejilere katkının izlenmesi

Kaynak Kullanımı: Projelerde kullanılan kaynakların dağılımını ve olası darboğazları gözlemlemek, erken uyarı sistemleri geliştirmek, yanlış planlamayı önlemek

Proje Rolleri: Projelerde yer alanların yetki ve sorumluluk alanlarındaki belirsizlikleri gidermek ve proje yöneticilerine destek olacak prosedür ve politikaların gerçekleştirilmesi

Metodoloji: Farklı proje tiplerine göre sistemli bir çalışma süreci oluşturmak, metodoloji ve gerektirdiği dokümantasyonu hazırlamak gerekli eğitimleri vermek, yönlendirmeleri yapmak

Proje Yönetimi aracı: Tüm proje yöneticileri için ortak bir dil ve platform geliştirmek, kullanılmasını sağlamak

Şeffaflık: Yürüyen projelere ilişkin anlık bilgilere erişimin sağlanması

Tüm bunları gerçekleştirecek bir Proje Ofisinin kurulmasıda planlanmalıdır. Hangi bilgilerin elde edilebileceği, süreçlerin tanımlanması, dokümanasyon vb. yapılacak tüm çalışmalar bir plan dahilinde yapılmalıdır.

Proje Ofisinin en basit ve kabul edilebilir düzeyde işe başlaması ve sonrasındaki gelişim adımlarını hayata geçirmesi gerekir.

Proje Ofisinin “değer katan” bir yapıda olması, “maliyet merkezi” olarak algınlanmaması çok önemlidir.

Send article as PDF

PMBOK 5 Süreç Haritası – İngilizce

Proje Yönetimi Kültürünü Yerleştirmek

Özellikle hızlı büyüyen firmalarda zamanla kaynak planlama, kaynakların doğru kullanımı ve doğal olarak projeler üzerindeki kontrol ve hakimiyet giderek zayıflar. Çalışanlar yoğunluktan yakınırken yönetimde projelerdeki gecikmelerden şikayet etmeye başlar. Bir şeylerin yanlış olduğunu herkes bilir ama hatayı hep başkalarında ararlar.

Böyle bir ortamda çözüme gitmek istiyorsanız ilk yapacağınız iş tüm aktif birimlerle birebir görüşmeler yaparak yaşanan problemleri anlamalı, durumu analiz etmelisiniz. Sonuçta üreteceğiniz çözümün kurumun problemlerini hedeflemesi en önemli koşullardan biridir.

Bu konuda bir örnek vermeye çalışayım;

NO	Görüşme sonuçları	Problem konusunda hemfikir olanların oranı
1	Birimlerarası iletişimsizlik	% 98
2	Proje yönetimine birimlerin farklı bakış açısı ile yaklaşması	% 92
3	Bütçe aşımı, gecikme ve kalite problemlerinde yetersizlik	% 83
4	Proje seçimlerinin doğru yapılmaması	% 79
5	Projelerin doğru önceliklendirilmemesi	% 74
6	Küçümseme ve abartmaların çok olması	% 69
7	Projelerin çoğunlukla gecikmesi ya da bütçesini aşması	% 66

Öncelikle “büyük balığın peşinden gitmek” prensibi ile davranmanız gerekir. Her şeyi bir anda yapamazsınız. Birimlerarası işletişimsizlik konusunda hedef birimleri seçmelisiniz. Bu birimler projelerde en çok iletişime geçmesi gereken, birbirine bağımlı departmanlar vb. olarak belirlenmelidir.

Yukarıdaki problemleri dikkate alarak;

Basit bir proje yönetim süreci belirleyin.(No:1,2)
Basit dokümantasyonla başlayın;
1. Proje Başlatma Belgesi(No:4)
2. Proje Planı(No:6)
3. Durum Raporu(No:3)
4. Toplantı Notu(No:3)
5. Değişiklik Talebi(No:3)
Paydaşlarla 1-2 günlük bir atelye çalışması yaparak süreci masaya yatırın. Tüm problemlerin masaya yatırılması önemlidir.
Süreç taraflarca kabul edilen bir formata dönüşünce proje yöneticisi seçin ve pilot proje belirleyin. Seçilen proje yöneticisinin belirlenen problemlerde çözüm üretebilmesini sağlayacak yetkilendirmeyi yapın.
Pilot projeleri izleyin ve geri beslemeleri alın.
Pilot proje sonuçlarını değerlendirip çıkardığınız sonuçları sürece dahil edin ve son halini verin.

Unutmayın;

Bu konuda hazır bir çözüm yoktur, size göre, size özel ve işleyen bir sürece ihtiyacınız var.

Paydaşların üzerinde hemfikir olduğu ve sahiplendiği bir süreç işleyecektir.

Dokümantasyon basit olmalı, araç amacı aşmamalıdır.

Proje Yönetimininde iş süreçleri gibi sürekli geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Bir süreç geliştirilmesi sürekli aynı süreçte ısrar etmek anlamına gelmez.

Projeleri diğer işlerden ayırmanın önemini ve proje yaklaşımını herkesin benimsemesini sağlamak önemlidir.

Proje Yöneticilerinin rol ve sorumluluklarının “net” olması çok önemlidir.

Proje Yönetiminden önceki ve sonraki durumları izliyor olmalısınız. Gelişimin pozitif yönde olmasını güvence altına alacak yöntemler bulmalısınız.

Sürecin kurum içinde bilinmesi ve öğrenilmesini sağlamak, geliştirici ömneriler getirilmesini teşvik etmek çok önemlidir.

Proje Risk Yönetimine ilişkin bazı hatırlatmalar

Tüm projeler hedeflere, varsayımlara, bağımlılıklara ve değişikliklere bağlı olarak risklidir. “0” risk olmaması ihtimali projelerin %100 başarı ile bitirilemeyebileceği olasılığını getirmekle birlikte risk seviyeleri projesine göre farklılaşır.

Yönetilemeyen riskler vardır. Her şeyi öngörmeniz ve gereken karşılığı hazırlamanız mümkün değildir. Önemli olan projede “ciddi” başarısızlığa yol açabilecek riskleri öngörebilmek ve bu konuda zamanında ve doğru müdahaleye kurumu hazırlamaktır.

Risk Yönetimi kavramsal olarak iyi bilinse dahi doğru şekilde gerçekleştirileceği anlamına gelmez.

Riskleri olabildiğince erken fark edebilmek ve gerekeni yapmak önemlidir. Problem olulşmasını beklemek ve çözmek sizi kahraman yapabilir ama kuruma bir şey kazandırmaz.

Bir riski fark edip söylemiyor olmakla, risklerin söylenmesini ya da duymayı sevmiyor olmak aynı şeydir. Sadece kaybettirir.

Şirketler proje portföylerini fayda ve karlar olduğu kadar riskleri açısından da ele almalıdırlar. Risk dengesi gözetilmeden oluşturulan portföylerde tek bir proje diğer tüm projelerin faydasını yok edebilir.

Gerçekleşen hataları fırsat olarak görmnek önemlidir. Bugün yaşadığınız problemler sonraki projelerinizin riskleridir.

MS Project 2010′da Hyperlink Özelliği

MS Project üzerinde ister bilgisayarınızdaki dosyalara ister internetteki herhangi adrese yönlendirme yapabilirsiniz.

Bir aktiviteye iki kere tıklayarak ulaştığınız Task ınformation ekranında Notes bölüme yazılacak web sitesi adresleri ör. http://www.savassakar.com otomatik olarak link şeklinde görülebilecektir.

Tablolarınıza Hyperlink field’ını ekleyebilir ve bu sayede bilgisayarınızdaki dokümanlara ya da ağ üzerindeki bir dokümana bağlantı verebilirsiniz.

Aktivite üzerinde sağ tıklayıp Hyperlink seçeneği seçildiğinde gelen formda Create New Document seçilirse herhangi bir dosya adı yazıp yanına uzantısını yazarsanız ör. deneme.docx vb.(aşağıdaki görsel) size boş bir doküman açıp kullanmanıza ve aktiviteye eklemenize olanak verir.

Aşağıdaki formda;

Place in This Document seçerseniz ID’sini bildiğiniz bir kaynağa ya da aktiviteye link verebilirsiniz.

E-Mail Address seçip bir email adresi girebilirsiniz. Hyperlink alanında yer alan simgeye Ctrl ile birlikte farenizle tıklarsanız ilgili email adresine göndereceğiniz boş bir email’i otomatik hazırlayabilirsiniz.

hyperlink

MS Project 2010′da Göstergeler-Indicators

MS Project’in en güzel özelliklerinden birisi Indicators(Göstergeler) alanında o aktiviteye ilişkin özel bir durum varsa bunu göstermesidir. Bu göstergelerin anlamlarını aşağıda görebilirsiniz;

PMP Sınavına Hazırlananlara Destek

PMP Sınavına hazırlananlar aşağıdaki linklerden faydalanabilirler;

PMP Deneme Sınavı

PMI’ın İstatistikleri

Test Yourself in PMP Exam (in English)

PMBOK 2012 – PDF Olarak İndirin

PMBOK 4th Edition (2008) Değişiklikler ve Ebook _ Serdar Kepil _ April 3, 2010

PMP Sınavına Girme Adımları _ Gökrem Tekir _ April 7, 2009

PMP Search _ Süleyman Tosun _ August 26, 2010

PMP® Sınavına Hazırlık _ Gökrem Tekir _ December 14, 2008

PDU Kazanma Klavuzu _ Gökrem Tekir _ December 19, 2008

PMP Sertifikası Başvuru İşlemleri _ Gökrem Tekir _ December 23, 2010

PDU toplamak kolaylaştırıldı _ Gökrem Tekir _ December 24, 2010

PMP olmak isteyenlere ipuçları _ Erdem Seherler _ February 10, 2009

Nerelerden soru çıkıyor? (İngilizce) _ Alıntı _ February 17, 2008

Örnek-Ücretsiz PMP Sınav Soruları ve Denemeler _ Süleyman Tosun _ January 20, 2011

PMP® Sertifikası Başvuru Şartları _ Gökrem Tekir _ January 22, 2009

Neden PMP Sertifikası Almalıyım? _ Gökrem Tekir _ January 26, 2009

PMBOK 2008 MAP _ Gökrem Tekir _ January 7, 2009

PMBOK Türkçe Terimler _ Gökrem Tekir _ July 19, 2010

Proje Yönetimi Bilgi Alanları(TR) – PMBOK _ Süleyman Tosun _ June 17, 2010

PMP Sınavı Başarısız Olma Nedenleri _ Onur Durusöz _ June 2, 2010

Proje Başlatma Süreci _ Süleyman Tosun _ June 5, 2010

Proje Planlama Süreci _ Süleyman Tosun _ June 8, 2010

PMP Sınavı Hazırlık Süreci _ Onur Durusöz _ March 17, 2010

PMBOK’taki Eğriler ve Sınav Soruları _ Gökrem Tekir _ March 2, 2009

PMBOK Süreç Girdi-Çıktı Tablosu _ Onur Durusöz _ March 23, 2010

PMP Audit Hakkında _ Gökrem Tekir _ May 10, 2009

PMBOK Türkçe 2008 _ Gökrem Tekir _ May 11, 2010

PMP Sınavı Hazırlık Süreci – PMP sınavı için nasıl hazırlanmalıyım? _ Süleyman Tosun _ May 19, 2010

Türkiye’de PMI sertifikasına sahip kişiler üzerine bir çalışma _ Çağdaş Gümüş _ November 1, 2010

Türkçe PMBOK’ta Düzeltilmesi Gereken Yerler _ Gökrem Tekir _ November 10, 2010

PMBOK 2008′de Düzeltmeler _ Gökrem Tekir _ September 2, 2009

PMBOK Hakkında Genel Bilgiler _ Gökrem Tekir _ September 23, 2010

DENEYİMLER

PMP Sınav Deneyimi – 5

PMP Sınav Deneyimi – 6

PMP Sınav Deneyimi – 7

PMP Sınav Deneyimi – 8

PMP Sınav Deneyimi – 9

PMP Sınav Deneyimi – 10

PMP Sınav Deneyimi – 11

PMP Sınav Deneyimi – 12

PMP Sınav Deneyimi – 13

PMP Sınav Deneyimi – 14

PMP Sınav Deneyimi – 15

CAPM

CAPM – Video’lu Tanıtım

Üniversite Öğrencileri veya Yeni Mezunlar için CAPM SERTİFİKASI

Proje Başlangıç Toplantısı

Proje Başlatma toplantıları çoğu zaman 5 dk. lık “Arkadaşlar projeye başlıyoruz” şeklinde yapılabiliyor. Halbuki proje nasıl başlarsa öyle devam ediyor. Bu yüzden başlangıç toplantısına ne kadar iyi hazırlanıldığı çok önemli. Projede yer alacakların projeye katılımlarının sağlanması, olası çekincelerinin dinlenmesi ve en önemlisi “samimi” katkılarının alınması için çok iyi değerlendirilmesi gereken bir toplantı. Aşağıda linki yer alan powerpoint şablon böyle bir toplantı için hazırlanması gereken slaytları göstermektedir;

Proje Başlangıç Toplantısı

Proje başlangıç toplantısı from Savaş Şakar

Proje Ekibi Performans Ölçütleri

Dünkü yazımda Proje Yöneticisi Performans Ölçütlerinden bahsetmiştim. Tamamlayıcı olması açısından ekibin performans ölçütlerini de aynı bakış açısı ile değerlendirirsek;

Birincil ölçütler

Üzerindeki işleri istenilene göre tamamlamak

Gerekliliklere göre teknik uygulama
Kaliteli iş yapma, hatasız iş yapma
Ana kilometre taşlarını gerçekleştirme
Hedef maliyetleri tutturma
Geliştirme – Ek katkı sağlama

Ekip üyesi ya da lideri olarak verimlilik

Etkin bir ekip üyesi olma – Şirket içi tanımlara uygun
Diğerleriyle çalışabilme, katılımcı olma
Dış kaynak ve diğer birimlerle iletişimde olma
İlgili paydaşlarla koordinasyonu sağlama
Diğerleriyle anlaşabilme
Değişik açılardan bakabilme, alternatif ve çözüm üretebilme
Taahhüt verebilme

İkincil ölçütler

Asli işi ile proje işini bir arada etkin yürütebilmesi

Özel atamalarda tutumu
Yeni teknoloji ve konularda yaklaşımı
Yeni organizasyon yapısına uyumu
Kaynak planlama becerisi
Fonksiyonel yönlendirme ve liderlik becerisi

İdari destek servisleri

Rapor ve gözden gözden geçirmeleri yapması
Proje planlamaya destek vermesi
Prosedür geliştirme ve uygulama becerisi

Profesyonel gelişim

Kendi alanında güncel kalma
Yayınları ve interneti takip
Dernek, müşteri, eğitim kurumları ve ilgili mesleki kuruluşlarla bağlantı kurma

Diğer

Yapılan işin zorluğu

Teknik fırsatları görebilme
Değişimler ve olasılıkları yönetebilme

Yönetsel sorumluluklar

Belirli bir personelin idare edebilme
Disiplinli çalışma ve entegrasyon
Bütçe sorumluluğu taşıma
Personel sorumluluğu taşıma
Özel Yetkileri doğru kullanma

Birden fazla projeye katılım

Proje sayısına göre tutum geliştirme
Mevcut işlerin sayısı ve yoğunluğunu yönetebilme
Mevcut iş yükünü yönetebilme

Google Spreadsheets ile Anında Online Çeviri yapın

Aynı Excel’de olduğu gibi Google spreadsheet’de bir hücredeki yazıyı formül kullanarak diğer hücrede çok hızlı bir şekilde başka bir dile çevirebilirsiniz. Öncelikle ISO 639-1 dil kodu olan bir yabancı dil ile çalışıyor olmalısınız.

Translate fonksiyonu

Bu fonksiyonu Türkçe dahil 40′tan fazla dil için kullanabilirsiniz.

Google kendi sitesinde İspanyolca’dan İngilizceye çeviri yapmak için aşağıdaki örneği veriyor;

=GoogleTranlate("text", "source language","target language")

Örneğin:

=GoogleTranslate("Hola, ¿cómo estás?","es","en") translates into “Hi, how are you?”

translate formula

view translation

Bu konuda diğer açıklayıcı bir makaleyede buradan ulaşabilirsiniz.

Savaş Şakar

Proje Yönetimi

Fotolar

Abone Ol!

Şirketi Proje Ofisine Hazırlamak

PMBOK 5 Süreç Haritası – İngilizce

Proje Yönetimi Kültürünü Yerleştirmek

Proje Risk Yönetimine ilişkin bazı hatırlatmalar

MS Project 2010′da Hyperlink Özelliği

MS Project 2010′da Göstergeler-Indicators

PMP Sınavına Hazırlananlara Destek

Proje Başlangıç Toplantısı

Proje Ekibi Performans Ölçütleri

Google Spreadsheets ile Anında Online Çeviri yapın

Translate fonksiyonu

Kişisel

Sosyal Ağlar

Kategoriler

Arşiv