Proje Yönetimi Sohbetleri 61 – 2.4.6.10. Buralarda Yenisiniz Galiba

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi olarak ilk projenizi üstlendiğinizde geçmeniz gereken adımlar ve başınıza neler gelebileceği bu videoda.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Ekibine Kim Atanmalı?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projeye kimin atanacağı konusunda Fonksiyonel Yöneticiler yetkilidir. Projeden beklentilerine göre atama yaparlar. Proje Yöneticileri çoğu zaman kendilerine atanan bu personel ile projeyi başarmaya çalışırlar.

Proje atananların projenin gerektirdiği bilgi ve deneyime sahip olmaları önemlidir. Proje Yöneticileri, aktivite düzeyinde hangi nitelik ve yetkinlikte personele ihtiyaçları olduğunu belirlemelidirler. Örneğin teknik becerisi olan, problemleri tanımlayabilen, karar verici, çatışma çözen, iyi iletişim kuran vb.

Atanan personelin projeye ilgi duyması ve verdiği sözleri tutması gerekir. Projede yer almaya gönüllü olanların performansının yüksek olacağı varsayılabilir. Projeyi beğenmeyen, istekli olmayanlar duygusal direnç gösterecek, işin kalitesi olumsuz etkilenecektir.

Atanan personelin projeye ayıracak vakti olması gerekir. Her Proje Yöneticisi, departmanlardan en iyi performanslı personelini talep eder. Performanslı personel kendi yöneticisi tarafından zaten bir çok işe atanmıştır. Personelin uygunluğu dikkate alınmadan projeye atanması veya alınması olumsuz sonuçlara yol açar.

Projeye atanan personel ekip çalışmasından hoşlanmalı ve yatkın olmalıdır. Çok performanslı veya başarılı personel ekip çalışmasına yatkın olmadığında proje zarar görmeye başlar. Ne kadar yetenekli ve nitelikli oldukları önemli değildir. Ekip paydasında ortak başarıya odaklanılmadığında proje hedeflerinin tutturulması zordur.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projenin Ortasında Proje Yöneticisi Olmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Bazen başkasının başlattığı projeyi yönetmek zorunda kalabilirsiniz. Kapsam belirlenirken veya planlama yapılırken dahil olmadığınız bir projede ekip birlikteliğini korumak, planları gözden geçirmek, güncellemek ve paydaşları yönetmek zorunda kalırsınız.

Projeye ortasında dahil olmuşsanız ilk yapmanız gereken mevcut işleyişi devam ettirmektir. Projenin tüm geçmişini, belgeleri, yazışmaları ve yaşananları öğrenmeye çalışmalısınız.

İlk izlenimleriniz önemlidir. Proje ekibi ile birebir görüşmeler yaparak tanımaya çalışmalı, yanlarında olduğunuzu göstermelisiniz. Rol ve sorumlulukları değerlendirmeli, problemleri dinlemelisiniz.

Proje ile ilgili problemleri ve sapmaları masaya yatırmalısınız.

Proje ile ilgili gördüğünüz eksiklikleri (plan, belge vb.) belirlemeli, ekibinizle birlikte bir sonraki dönemde ne yapacağınızı planlamalısınız.

Tüm görüşme ve incelemeleriniz ardından projeyi teslim aldınızı durumu raporlamalısınız.

Mevcut planları ve uygulamaları gözden geçirmeli, kendi anlayabileceğiniz ve doğru olduğuna inandığınız şekilde güncellemelisiniz.

Elde ettiğiniz bilgileri doğrulamalısınız. Gerçekçi olmayan bitim tarihleri veya bütçeleri, varsayımları Sponsorunuz ile birlikte gözden geçirmelisiniz.

Neden diğer proje yöneticisinin ayrıldığını ve neden sizin tercih edildiğinizi öğrenmelisiniz.

Proje ekibinin atandığınız projede sizden daha deneyimli olduklarını unutmayın. Gözden geçirmelerinize gereksinimlerden başlayın. Proje gereksinimlerini ve hedefleri Sponsorunuz ile netleştirin.

Paydaşların projenize verdikleri öncelikleri Sponsorunuza sorun veya kendiniz değerlendirin.

Şüpheye düştüğünüz veya ikna olmadığınız konuları derinlemesine araştırın.

Mevcut planların ne kadar gerçekçi olup olmadığını ve nasıl hazırlandığını araştırın.

Gerçekleşme verilerinin toplanıp toplanmadığını ve bu doğrultuda planların güncellenip güncellenmediğini inceleyin.

Kullanılan ve kullanılmayan proje yönetimi süreçlerini belirleyin, neden kullanılmadığını ve kullanılanların performansını değerlendirin.

Değerlendirmeleriniz sonucunda önemli değişikliklerim yapılması gerekiyorsa Sponsorunuzla Temel Çizgilerin güncellenmesi konusunu değerlendirin.

Paydaşların değişiklik ihtiyaçlarını, beklentilerini ve bunların gerekliliğini değerlendirin.

Yönetimin projede size desteklediğinden emin olun.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projeye Vakit Ayıramama Problemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Aynı anda bir çok sorumluluğu yerine getirmeye çalışırken, sürpriz işler bitmek bilmez. Bölünmeler, araya girmeler verimliliğimizi düşürür. Proje işleri, günlük rutin işler, problemler ve kişisel işlerimizi bir arada yönetmek zorundayız.

Projelerde süre tahminleri yapılırken bazen sanki tek sorumluluk projeymiş gibi yaklaşılırken bazen de çok az vakit ayırılabileceği dikkate alınır.

Çalışanların günlük verimlilikleri değişkenlik gösterir. Her ne kadar iş yerinde uzun süreler kalınsa dahi yüksek üretkenlik ve verimlilik anlamına gelmez.

Ülkemizde tipik bir çalışanın gününü sizinle paylaşmak istiyorum;

08:30 – İşe başlama. Kahvaltı, bilgisayarı açma, selamlaşma gibi bir giriş ritüeli ile gün başlar. Çay veya kahve alınır.  

08:45 – Önce e-postalara bakılır. Kimin gönderdiği öncelikli olarak değerlendirilir. Önemli bir şey olup olmadığı değerlendirilir, bazılarına hemen yanıt yazılır.

09:15 – Önceden planlanan veya daha önce eposta ile gönderilen talepler ele alınmaya başlar. Soru soran veya talepte bulunulan epostalar atılır.

09:30 – Başlanmış ve bitirilmemiş işlere göz atılır, toplantı takvimi gözden geçirilir.

10:30 – Ekibindekilerden veya diğer departmanlardan biri(s)leri soru, problem, istek ile gelir. Görüşme yapılır.

11:00 – Kaldığı yerden işe devam edilir.

12:00 Yemek molası verilir.

13:00 Yemek sonrası kafayı toplamak için epostalara göz atılır, eldeki işler değerlendirilir.

13:30 Yarım kalan işlere devam edilir.

14:00 Telefonlar gelmektedir. Herkese yanıt verilir.

14:35 5 dk. gecikmeyle olsa da toplantıya yetişilir.

16:00 Yerine döndüğünde “Acil” ibareli epostaları fark eder ve hemen yanıtlamaya çalışır.

16:30 Yanına gelen çalışan hala yanıt vermediği sorunun cevabını ister.

17:30 Kalan işler gözden geçirilir, mesai biteceği için bir kısmı yarın yapılmak üzere ertelenir.

18:00 Mesai biter.

Mesainin yaklaşık 3 saatlik bölümü kontrol altındadır. Yani 24 saatlik bir işi ortalama 8 günde bitirebilecektir. Yukarıdaki örnekte yemek haricinde hiç mola verilmediğine dikkat edilmesi gerekir.

Kişisel zamanınızı iyi kullanmanız, yönetebilmeniz gerekir. İş dışı konuları, sürprizleri ve önceliklerinizi yönetmeye odaklanın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 60- 2.4.6.9. Proje Yöneticisinde Aranan Özellikler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi ile ilgili beklenti ve tercihlere yönelik olarak firmalardan gelen geri bildirimleri, firmaların bir proje yöneticisi seçerken nelere dikkat ettiklerini bu videoda bulabilirsiniz.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Kilometre Taşları Neden Önemlidir?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde onay alma, aşama veya aktiviteler arası dur/devam, kabul/red etme gibi noktalarda Kilometre Taşı aktiviteleri kullanılır. Kilometre Taşı aktivitelerinin süresi “0” dır. İsteğe bağlı olarak, kritik olan belirli aktiviteler MS Project vb. programlarda “0” süreli olmamasına rağmen Kilometre Taşı olarak tanımlanabilir. Yönetimler, birden fazla projeyi izlemek zorunda oldukları için her projeyi detay aktiviteleri ile değil Kilometre Taşları ile izlerler.

Sözleşmede yer alan ve başarılması taahhüt edilen teslimatlar Kilometre Taşları ile belirtilmelidir. Böylelikle teslimatın başarılması zaman açısından görülebilir, doğru aksiyonlar (düzeltme, ayarlama vb.) yapılabilir.

Projede yer alan aşama sonları Kilometre Taşı ile gösterilebilir. Böylelikle bir aşamanın tamamlanması sonrasında diğer aşamaya geçilebileceği ve aşamanın tamamlanacağı tarih belirtilmiş olur.

Kilometre Taşları belirlendikten sonra ilk Kilometre Taşına başarıyla ulaşma konusunda Proje Yöneticisi ilgili düzenlemeleri yapmalıdır. Her Kilometre Taşına ulaşıldığında bir sonraki için aynı çalışma tekrarlanmalıdır. Kilometre Taşlarına ulaşılması ekip moral ve motivasyonu için önemli rol oynar.  

1986 Milano Uluslararası Maratonunu kazanan Japon atlet Yamada’ya nasıl başardığı sorulduğunda “Yarış pistini ve yol kenarındaki binaları, ağaçları hayal ettiğini, birine ulaştığında diğerine ulaşması gerektiği konusunda kendini motive ettiğini” söylemiştir. Yamada, yarışı başarmak için kendi kilometre taşlarını belirlemiş, her kilometre taşına ulaştığında diğerine ulaşmayı hedefleyerek yarışı kazanmıştır.

Projenin gözden geçirilmesi gereken noktalarına Kilometre Taşları yerleştirilmeli, alınan dersler, yaşanan problemler değerlendirilmelidir.

Proje Zaman Çizelgesine ek olarak Yönetim ile paylaşılmak üzere Kilometre Taşı Zaman Çizelgesi hazırlanmalıdır. Her Kilometre Taşında neyin başarılacağı net bir şekilde açıklanmalıdır. Kilometre Taşı Zaman Çizelgesi hedefi gerçekleştirmek için başarılması gereken adımları göstermelidir.

Projelerde sadece Kilometre Taşına ulaşılması değil sürecinde önemli olduğu unutulmamalıdır. 

Kilometre Taşları mutlaka kontrol edimeli, planlanan-gerçekleşen arasındaki farklar değerlendirilmelidir.

Kilometre Taşındaki sapmanın neleri, kimleri nasıl etkileyeceği mutlaka değerlendirilmelidir.

Kilometre Taşları ile ilgili Sponsor ve Proje Ekibi ile birlikte çalışılmalı ve herkesin Kabul ettiği bir plan hazırlanmaya çalışılmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Uzun Süreli Projeleri İzlemek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Uzun süreli projelerin, sadece düzenli toplantı ve raporlamalarla takip edilmesi yetmez. Ek olarak hedeflerin ve planların gözden geçirilmesi, süreçlerin denetlenmesi ve ekip performansının değerlendirilmesi gerekir.

Projelerde kritik noktalarda (aşama sonları, kilometre taşları, karar noktaları, personel değişimi vb.)  işin geri kalanı ile ilgili planlanan süre ve maliyet ekip ile birlikte gözden geçirilmelidir. Önemli değişikliklerde Sponsor bilgilendirilmelidir.

Hedefler ve proje başlatma belgesi gözden geçirilmelidir. Bir sonraki döneme ilişkin plan detayları (teslimatlar, kaynak atamaları, tahminler, bağlantılar vb.), değişen varsayım ve kısıt var ise projeyi nasıl etkileyebileceği değerlendirilmelidir.

Potansiyel riskler gözden geçirilmelidir.

Proje bilgilerinin ve belgelerinin güncelliği değerlendirilmeli, gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında, tamamlanan işler ile ilgili “kısaca” Alınan Dersleri değerlendirin. Tekrarlanabilecek iyi deneyimleri belirleyin. Tekrarlamasını istemediğiniz problemler ile ilgili düzenlemeler yapın.

Uzun süreli projelerde Proje ekip Üyeleri konsantrasyonlarını ve motivasyonlarını kaybedebilirler. Proje gözden Geçirme Toplantılarında projenin ve yapılacak çalışmaların önemini vurgulayın, başarıları gündem edin. Herkese teşekkür etmeyi unutmayın. Bir sonraki aşamada size güvenebileceklerini, yanlarında olduğunuzu açıklayın.

Eğer mümkünse ara dönemlerde küçük kutlamalar yapın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 59 – 2.4.6.8. Herkes Proje Yöneticisi Olabilir mi?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

“Bir çok” kişi proje yönettiğini, çünkü kendilerine verilen sorumluluğun bir proje olduğunu söyleyebilir ama kaç kişi “proje yönetimi yaptığını” söyleyebilir?

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projede Başka Yöneticinin Personelini Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisinin, Proje Ekibini yönetme yetkisi ve yeterliliği proje başarısı üzerinde önemli etkiye sahiptir. Proje Yöneticisinin, Proje Ekibiyle iyi ve güvene dayalı bir iletişim kurması, olumlu etkileyebilmesi ve kontrol sistemini kurması gerekir.

Proje Yöneticisi, her Proje Ekip Üyesi ile arkadaşça bir iletişim ve etkileşim içerisinde olmalıdır.

Proje Yöneticisi, ekipte güven yaratmak istiyorsa söylediklerini yapmalı, taahhütlerini yerine getirmelidir. Açık ve güvene dayalı ilişkiler kurmaya çalışmalıdır.

Paydaşlardan, Proje Ekip Üyelerini yönlendirme ve yönetme konusunda destek isteyin.

Bir çok proje, başlangıç aşamasında tahmin edilen ekip üyelerini yönetebilecek Proje Yöneticilerine emanet edilirler.

Proje Yöneticisi, projenin önem ve önceliğinin, yönetimin bakış açısısının ve stratejilere uyumun ekibi etkileyeceğini unutmamalı, avantaja çevirebilmelidir.

Proje Ekip Üyelerinin projeye katılım yönündeki düşünce çekinceleri dinlenmeli, ekip çalışması için ortak bir yaklaşım belirlenmelidir.

Proje Ekip Üyelerinin, Proje Yöneticisiyle (ünvanından bağımsız) işbirliği yapmaları ve yetkisini kullanmasına izin vermeleri, ortak alınan kararlara ve aradaki güven duygusuna bağlı olarak değişebilmektedir.

Proje Yöneticilerinin, Ver-Al yaklaşımı ile yaklaşmaları Proje Ekip Üyeleri üzerindeki etkilerini artırmaktadır.

Proje ekip üyelerinin istekli oldukları konularda görevlendirilmeleri, eğitim ve gelişim imkanları sunulması, sorumluluk verilmesi, takdir etme vb. yöntemler Proje Yöneticisinin etkisini artırmaktadır.

Proje Yöneticisi iyi tanımlanmış ve belgelenmiş süreçlerle Proje Ekibi kontrolünü ve yönetimini sağlayabilir.  

Geçmişteki problemlerin tekrarlanmaması yönündeki başarılar Proje Ekibinin Proje yöneticisine olan güvenini artırır.

Proje Ekip üyelerinin projeye beklenen katkıyı sağlayıp sağlamadıklarının Proje Durum Raporlarında yer almasının sağlanması, yönetimin dikkatini çekmek ve problemleri erken fark edebilmek ve çözümleyebilmek için tercih edilebilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Dış Kaynak Problemlerini Azaltmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde dış kaynaklarla ilgili problemlerin azaltılması, dış kaynağın doğru seçimine ve projeye nasıl katılım sağlayacağının belirlenmesi ile mümkündür. Sözleşmenin doğru bir şekilde yapılması ve etkin iletişim gerekir.

Dış kaynak arama ve değerlendirme sürecinde geçmiş referanslarını incelemek ve eski müşteriler ile görüşmeler yapmak gerekir. Daha önce yapılmış işler ziyaret edilmeli ve bilgi toplanmalıdır.

Ne istediğinizi net olarak belirlemeniz ve gerçekleştirme kapasitesini değerlendirebilmeniz gerekir. Maliyet odaklı seçimlerde yaşanacak problemlerin sorumluluğu alıcınındır. Piyasa araştırması ile ortalama fiyatlar bulunmalı verilen teklifler bu doğrultuda ele alınmalıdır. Aşırı düşük fiyat verilmesinin arkasındaki sebepler araştırılmalıdır.

Sözleşmede hangi teslimatın hangi tarihte ve koşullarda yerine getirileceği, onay kriterleri yer almalıdır. Koşulların dış kaynak tarafından anlaşıldığı varsayılmamalı, teyit edilmelidir.

Sözleşmede değişikliklere ilişkin süreç ve hükümler yer almalıdır.

Sözleşmede ödeme koşulları, ceza ve ödüllendirme koşullarının yer alması sağlanmalıdır. Ödemelerin elle tutulur teslimatlara bağlanması önemlidir.

Dış kaynakların risk yönetimi yapıp yapmadığı denetlenmeli, geçmiş proje deneyimleri doğrultusunda olası problemler değerlendirilmelidir. Beklenmedik durumlara karşı yanıt planlarının olup olmadığı denetlenmelidir.

Dış kaynak ile yürütülecek tüm çalışmalara yönelik sistematik bir yaklaşım belirlenmeli, süreç, politika ve dokümantasyon ile ilgili prensipler belirlenmelidir. Belirlenmiş kuralların düzenli kontrolü sağlanmalıdır.

Dış Kaynak ile ilgili şirket içinde bir sorumlu atanmalı, dış kaynağın ihtiyaç duyulan yetki seviyesinde bir sorumlu ataması talep edilmelidir.

Dış Kaynak ile iletişim planı yapılmalı, düzenli olarak raporlama, toplantı vb. belirlenmelidir. İstenen rapor vb. bilgilerin içeriği belirlenmeli, dış kaynağın bu bilgileri hangi sıklıkta ve şekilde ileteceği net olarak belirtilmelidir.

Dış Kaynakları bağlayıcı konularda bilgilendirme yapılmalı, işlerini yapmalarına imkan sağlayacak koşullar oluşturulmalıdır.

Dış Kaynakların yaptıkları işler düzenli bir şekilde doğrulanmalı, Proje Durum Raporların Dış Kaynak ile ilgili ilerleyiş bilgileri yer almalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: