Projelerde Algıların Filtrelenmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde bir çok sorun yaşanır, bilgiler gelir, gelişmeler olur. Proje Yöneticisi olayları nasıl görüyor ve anlıyorsa ona göre davranır. Proje ortamlarında proje yöneticilerinin filtre veya  güneş gözlüğü kullanmaları gerekir.

Proje Yöneticisi için en önemli tehlike bilmediğini bilmemektir. Toplum olarak “bilmiyorum” demekte sıkıntı yaşıyoruz. Bir çok şeyi bildiğimizi ya da bildiklerimizin yeterli olduğunu düşünüyoruz.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yöneticisi tahmin ettiği şeylerin öyle gerçekleşmeyebileceğini düşünmeli ve hazırlıklı olmalıdır. Ne kadar deneyimli olursanız olun farklı olasılıkların farklı sonuçlar doğurabileceğini ihmal etmemek gerekir. Deneyimlerinizle benzerlik içerse dahi kesin ve mutlak yaklaşmaktan kaçınmanız gerekir.

Geçmiş deneyimleriniz ve bilgi düzeyiniz kararlarınızı doğrudan etkiler. Önyargılarınızın geçmiş deneyim ve mevcut bilgilerinizden kaynaklandığını unutmayın. Proje Yöneticisi olarak alacağınız kararlarda her türlü farklı deneyim ve bilgi düzeyinde proje ekip üyelerinin katkısı olabileceğini unutmayın.

Proje Yöneticileri, emir verdiklerinde karşılarındakinin fizibilitesini yapmadıkları bir işe giriştiklerini unutmamalıdırlar. İyi düşündüğünüz, filtrelediğinizden emin olduğunuz konularda görevlendirme yapmalısınız.

Aciliyet durumlarında düşünmeye ve temkinli davranmaya vaktinizin olmadığı düşüncesiyle harekete geçebilirsiniz. Aksine özellikle acil durumlar kaliteli düşünme ve temkinli olmanın en önemli olduğu durumlardır. Kişisel filtrelerinizle doğru işe, doğru şekilde odaklanmanız buna bağlıdır.

Herkesin farklı güneş gözlüğü taktığını, farklı filtrelere sahip olduğunu unutmamanız gerekir. Proje Ekibi problemleri, mevcut durumu ve aciliyeti proje yöneticisi gibi görmüyor olabilir. Proje Ekibinin sizinle aynı filtrelere sahip olduğunu varsaymayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Paydaş Haritalama/Gösterim

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Paydaşların Tanımlanması sürecinde önerilen bu teknik PMBOK® Guide 5’den daha farklı yöntemler içeriyor. PMP sınavına hazırlananlar dikkat etmelidir.

Paydaş Haritalama/Gösterim, paydaşların farklı yöntemlerle kategorize edilmesidir. Paydaşların kategorize edilmesi paydaşlar arası ilişkilerin ve etkileşimlerin sağlanması açısından önemlidir.

Kullanılan yöntemler aşağıdaki gibidir;

Güç/İlgi, Güç/Etki ya da Etki/İlgi Matrisleri – Paydaşları güç seviyeleri (yetkileri), projenin çıktılarına yönelik ilgileri, projenin çıktılarına olan etkileri, planlama ve yürütmeye etki düzeyleri açısından değerlendirmek ve gruplandırmak için kullanılır. Küçük veya paydaşlar arası ilişkilerin basit olduğu projelerde tercih edilir.

Paydaş Küpü (Stakeholder Cube) – Proje Yöneticisi ve proje ekibi için paydaşlarla etkileşimi 3 boyutlu olarak ifade etmek için kullanılır.

Öne Çıkma (Salience) Yöntemi – Paydaşları güç ve yetkileri, aciliyet beklentileri ve katılımları açısından ele alan modeldir. Büyük ve karmaşık projelerde tercih edilir. Detaylı bilgi için tıklayınız.

Etkinin Yönleri – Proje paydaşlarının projeye ya  da paydaşlara olan etkileri doğrultusunda sınıflandırılmasıdır. İki şekilde şınıflandırma yapılır;

  • Yukarı Doğru – Yönetim, müşteri, sponsor, yürütme komitesi
  • Aşağı Doğru – Ekip, uzmanlar
  • Dışarıya Doğru – Tedarikçiler, devlet, halk, kullanıcılar
  • İçeriye Doğru – Proje Yöneticileri, Fonksiyonel yöneticiler

Önceliklendirme – Özellikle çok paydaşın yer aldığı projelerde ilişkileri ve iletişimi yönetebilmek için önceliklendirme gereklidir.

Paylaşın:

Projelerde Empati Kurmanın Önemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Neden generallerin askerleri ile aynı yemeği yediğini düşündünüz mü? Proje Yöneticisinin proje ekibini motive edebilmesi ve ilham verebilmesi için onların duygu ve düşüncelerini anlayabilmesi gerekir.

Klasik empati kurmanın ötesinde proje ekibinin yapabilirliklerinin, yetkinlikleri ile eşleştirilmesi, ilham verilmesi ve potansiyellerini en iyi şekilde kullanmalarınının sağlanması gerekir.

Empati kurmak, insanları aysberg gibi düşünmekle başlar. Görünen tarafın dışında korkuları, endişeleri, çekinceleri, hırsları, beklentileri vardır. Bunlar proje üzerinde görünenlerden daha fazla etkilidirler. Proje yöneticisi, aysbergin görünmeyen kısmını çok iyi anlamak ve saygı duymak zorundadır.

Proje Yöneticisinin ilham verebilmek, motive edebilmek, işin sahiplenilmesini sağlamak ve projenin gereklerinin yerine getirilmesi için doğru empati kurması şarttır.

Proje Yöneticisinin dikkat etmesi gerekenler şunlardır;

  • Vereceğiniz mesajın nasıl algılanacağını, ne anlaşılacağını ve mesajdan sonra yaklaşımların ne olabileceğini kestirmeye çalışın.
  • Eğer doğru empati kurabilmişseniz davranışlarınızda ve söylemlerinizde zamanlamayı iyi ayarlayabilirsiniz.
  • Proje ekibinin korkularını, endişelerini, çekincelerini, hırslarını, beklentilerini öğrenmeye ve bu doğrultuda davranmaya dikkat edin.
  • Aşırı iş yükünün getireceği yılgınları, kötü nedenlere dayalı isteksizlikleri, artan hata oranlarını iyi gözlemleyin. Problemleri oluşmadan engellemek gerekir.
  • Çatışmalardan kaçmayın. Çatışmanın sebeplerini iyi analiz edin ve doğru çözüm e karar vermeden aceleyle hareket etmeyin. Doğru çözümler iyi empati kurulmasına bağlıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 34 – 1.3.1.4.5. Tutkulu Proje Yöneticisinden Mektup

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

“Proje Ofisini kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar, halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Paydaş Analizinde Göze Çarpan (Salience) Yöntemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi doğru paydaşı seçmek ve iletişim ihtiyaçlarını önceliklendirerek karşılamak zorundadır. Göze çarpan paydaşları ve önemlerini netleştirmeye yarar.

Göze Çarpan (Salience) Yöntemi ile paydaşlar güçleri, meşruiyetleri ve aciliyet beklentileri açısından ele alınır.

Güç – Projeyi ve çıktılarını etkileme gücü

Aciliyet – Acil eylem beklentisi

Meşruiyet – Gerçekçi ve samimi katılım sağlamak

Pasif (Dormant) paydaşlar – Güçleri var ama meşruiyetleri ya da aciliyet beklentileri olmayanlar. Proje Yöneticisi gözden kaçırmamalı ama iletişim ihtiyaçlarını için plan yapmasına gerek yoktur.

Keyfi (Discretionary) paydaşlar – Meşruiyetleri var ama güç ve aciliyet beklentileri yok. İletişimkeri genellikle belirli detayları sormaktan ibarettir. Çok fazla ilgi beklemezler.

Talepkar (Demanding) paydaşlar – Aciliyet beklentileri yüksektir, bir şey istediklerin olsun isterler.

Baskın (Dominant) paydaşlar – Güçleri ve meşruiyetleri vardır. İletişim gereksinimleri mutlaka dikkate alınmalıdır.

Tehlikeli (Dangerous) paydaşlar – Güç ve aciliyet karışımının tehlikeli bir karışıma sahip olan paydaşlardır. Proje ile ilgili acil durumlarda çok önemli yere sahiptirler ama gereksinimlerinin karşılanmasını beklerler.

Bağımlı (Dependent) paydaşlar – Meşruiyetleri ve aciliyet beklentileri varken güçleri yoktur. Proje Yöneticisi bilgilendirmeli, güçlü taraflarını olası zor durumlarda koz olarak kullanmalıdır.

Açıklayıcı (Definitive) paydaşlar –  Güç ve meşruiyetin birleştiği, istediklerinde şirkette aciliyeti talep edebilen paydaşlardır. En önemli paydaş grubudur. Bilgilendirilmeli, tatminkar tutulmalı ve katılımları sağlanmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi (Stakeholder Engagement Assessment Matrix) Proje İletişim ve Paydaş Yönetimi süreçlerinde bir araç olarak önerilmektedir. Pmp Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gereken konulardan biridir.

Temel olarak paydaşların mevcut katılım, ilgi düzeyleri ile beklenen katılım, ilgi düzeyini karşılaştırmak için kullanılır.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde mevcut ve beklenen katılım, ilgi seviyeleri arasında farkları ortadan kaldırmak için ek iletişim gereksinimleri olup olmadığının değerlendirilmesi için kullanılır.

Proje İletişimlerinin İzlenmesi sürecinde iletişimlerin verimliliği hakkında bilgi sağlaması açısından önemlidir.

Paydaş Katılımının Yönetilmesi sürecinde paydaşların projenin hedeflerini, amaçlarını, faydalarını ve risklerini net olarak anlamalarını sağlayarak projenin başarıya ulaşma olasılığının artırılması hedeflenir. Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi, paydaşların projenin aktif destekçileri olmalarına ve proje kararlarının yönlendirilmesine yardımcı olur. İnsanların projeye tepkileri önceden tahmin edilerek, destek kazanmak ve olumsuz etkileri en aza indirmek için ileriye yönelik etkin önlemler alınabilir.

Paydaşların projeyi etkileme olasılıklarının en yüksek olduğu dönem genellikle başlangıç evreleridir ve proje ilerledikçe bu etki kademe kademe düşer.

Proje yöneticisi, paydaşların projeye katılımından ve bunların yönetilmesinden sorumludur ve gerektiğinde yardımcı olması için proje sponsoruna başvurabilir. Paydaş katılımının aktif yönetimi, projenin hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirememesi riskini azaltacaktır.

Paydaş Katılım Seviyesine ilişkin aşağıdaki gbi sınıflandırılmaktadır;

  • Habersiz – Proje ve potansiyel etkisinden habersizdir.
  • Dirençli – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişime direnç gösterir.
  • Tarafsız – Projenin bilincindedir ancak ne destekleyici ne de dirençlidir.
  • Destekleyici – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişimi destekler.
  • Lider – Proje ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve projenin başanya ulaşması için aktif katılım gösterir.

Paydaşların ilgi düzeyleri farklı proje aşamalarında değişiklik gösterir. Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımı ile ilgili değişiklikler izlenir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Olasılık ve Etki Matrisi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Niteliksel Risk Analizinin Yapılması sürecinde riskin meydana gelme olasılığını ve o risk meydana gelirse proje hedefleri üzerindeki etkisini göstermek için Olasılık ve Etki Matrisinin (Probability and lmpact Matrix) kullanılması önerilmektedir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken konulardan biridir.

Sadece risklerin tanımlanması projenin etkin yönetilebilmesi için yeterli değildir. Risklerin gerçekleşme olasılığını ve etkilerini analiz etmek olası problemlerin erken görülebilmesini, doğru yanıt planlarının üretilmesini ve karar vermeyi sağlar.

Olasılık ve Etki Matrisi, her riskin gerçekleşme olasılığını ve proje hedeflerine etkisini değerlendirmeye yarar. Olasılık ve Etki belirli gruplara (Az – Normal –Çok vb.) gruplara ayrılır.

Riskler, gerçekleşme olasılığı ve etkisi çok olanlardan başlanarak önceliklendirilir, yanıt planları hazırlanır.

Olasılık ve Etki Matrisi her hedef (zaman, bütçe vb.) için Risk Yönetimi Planında belirtildiği şekli ile ayrı ayrı hazırlanır. Riskler, proje hedeflerini etkileme potansiyellerine göre önceliklendirilir.

Riskin önem açısından “yüksek”, “orta” ya da “düşük” olarak derecelendirilmesini sağlayan belli olasılık ve etki kombinasyonları genellikle organizasyon tarafından belirlenir.

Şirketler genellikle, risk derecelendirme kurallarını proje başlamadan önce belirler ve bu kurallar organizasyonel süreç varlıklarında yer alır. Risk derecelendirme kuralları Risk Yönetiminin Planlanması sürecinde eldeki projeyle uyumlu hale getirilir.

Riskler proje süresince düzenki olarak Olasılık ve Etki Matrisi ile değerlendirilmesi, öncelikler gözden geçirilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 33 – 1.3.4.1.4. Proje Ofisi Kurmak Yetmez

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Eğer şirket içinde projeler giderek artmakta, zaman ve maliyet aşımları yaşan- makta ise bir süre sonra Proje Yönetim Ofisi işlerin düzene girmesi açısından zorunluluk haline gelecektir. Fakat Proje Yönetim Ofisinin “sihirli bir değnek” olmayıp ona inanan çalışanlarca yürütülen bir gemi olacağı unutulmamalıdır.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping), PMBOK® Guide 6’da bakış açılarındaki ortak ve farklı noktaları yansıtmak ve yeni fikirler yaratmak için beyin fırtınası seanslarıyla yaratılan fikirleri birleştirmek için kullanılan teknik olarak tanımlanıyor.

PMBOK® Guide 5’te sadece Gereksinimlerin Toplanması sürecinde önerilirken, PMBOK® Guide 6’da ek olarak Kalite Yönetiminin Planlanması ve Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması süreçlerinde önerilen bir tekniktir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken bir konudur.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde kapsamın netleştirilmesi için beyin fırtınası ile toplanan gereksinimlerin ortak ve farklı belirlemek için kullanılır.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde bilgileri görsel olarak düzenlemek için kullanılır. Proje ile ilgili kalite konseptinde yapılacakların veya fikirlerin organize edilmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca kalite gereksinimlerini, kısıtları, bağımlılıkları ve ilişkileri belirlemeye yarar.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması sürecinde paydaşlarla ilgili bilgileri, paydaşlar arası ilişkileri ve paydaşların şirket ile ilişkilerini grafiksel olarak organize etmeye yarar.

Fikir/Zihin Haritalama projelerde aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Toplantılarda, fikirleri ve toplantı notlarını derlemede,
  • Kapsamı belirlerken ihtiyaçları, kısıtları, varsayımları derlemede,
  • Proje aşama ve aktivitelerini belirlemede,
  • Kimin hangi aktiviteyi gerçekleştireceğini belirlemede,
  • Proje sunumlarında,
  • Proje Yönetimi Yaklaşımının ve Proje yönetimi Planlarının gösteriminde,
  • Problem çözümlerinde,
  • Karar verme süreçlerinde,
  • Portföyü belirlemede.

Fikir/Zihin Haritalama etkin kullanabilmek için;

Birden fazla projede oluşturulan haritalar birbirleri ile ilişkilendirilebilir.

Ortak terminoloji ve grafiklerin (renk, sembol vb.) kullanılması paydaşlar tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Matris Şemalar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Matris Şema (Matrix Diagrams), matriste şeklinde veri analizi gerçekleştirmek için kullanılan kalite yönetim ve kontrol aracı olarak tanımlanıyor. Kalite Yönetiminin Planlanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde bir araç olarak öneriliyor. PMP sınavına gireceklerin bilmesi gereken konulardan biridir.  

Proje Yöneticilerinin, proje yönetimi verilerinin analizi için kullanabilecekleri farklı matris şema tipleri bulunmaktadır;

L-şeklinde matris – İki konu arasındaki ilişkiyi gösterir.

T-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir.

Y-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir fakat dairesel bir gösterim ile anlamayı kolaylaştırmayı hedefler.

C-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi 3D (3 boyutlu) göstermek için kullanılır.

Nancy R. Tague’nin The Quality Toolbox adlı kitabında farklı matris şemaları görselleri ile açıklanmaktadır. Görmek ve daha iyi anlamak için buraya tıklayınız.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde anahtar kalite ölçütlerinin tanımlanması için kullanılır.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde hedefler, problemler ve nedenler gibi faktörlerin bir arada değerlendirilmesini sağlar.

Paylaşın: