Aylık arşivler: Haziran 2016

Tedarikleri Kapatmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

tedarik-kapanış

Projede tedariklerin kapatılması, tedarikçinin sözleşmede istenilenleri gerçekleştirdiği ve alıcının onayladığı noktada gerçekleşir. Çoğu zaman projedeki teknik işler tamamlansa dahi sözleşme gereği tedarikçinin yapması gerekenler veya proje yöneticisinin tedarik ile ilgili çalışmaları tamamlanmayabilir. Tedariklerin kapatılması için aşağıdakilerin gerçekleştirilmesi gerekir;

  • Ürün Doğrulama – Yapılanların doğru ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin doğrulanmasıdır. Servis, hizmet veya ürün istenildiği gibi sağlanmış mıdır?
  • Tedarik Görüşmeleri – Tüm uyuşmazlıklar, ödemeler ve diğer sözleşmeye göre eksik kalan konular görüşmeler sonrasında tamamlanır.
  • Finansal Kapanış – Son ödemelerin ve maliyet kayıtlarının kapatılmasıdır.
  • Tedarik Denetimi – Tedarik süreci gözden geçirilir, neyin doğru, neyin yanlış yapıldığı masaya yatırılır. Amaç dersler çıkararak sonraki tedarik sürecinin iyileştirilmesidir. Örneğin satıcılarla görüşmeler nasıl geçti? Daha iyi nasıl olabilir? Teklif değerlendirme süreci nasıl geçti? Hızlandırabilir miyiz? Tedarik belgelrini iyileştirebilir miyiz? Vb.
  • Kayıtların Güncellenmesi – Tüm tedarik ile ilgili belgeler gözden geçirilir ve kayıtlar tamamlanır.
  • Sözleşme Performansını Raporlama – Son kez satıcı performansının değerlendirildiği rapordur.
  • Tedarik Dosyası – Tüm tedarik dokümanlarının arşivlenmesi, tarihsel kayıtların oluşturulmasıdır. Gelecekteki olası itirazların ele alınması için çok önemlidir. Bu belgelere aşağıdakiler örnek olarak verilebilir;
    • Sözleşme
    • Onaylanmış ve red edilmiş değişiklik talepleri
    • Yazışmalar
    • Performans Raporları
    • Finansal Bilgiler
    • Denetim Raporları
    • Çıkarılan Dersler
Paylaşın:

Proje Tedariklerinin Kontrolleri Neler Olmalı?

tedarik-kontrolProje tedariklerini çoğu zaman Proje Yöneticisi, Satınalma ve Finans Departmanı birlikte gerçekleştirirler. Bu tedariklerle ilgili kontrollerde yine ilgili departmanların kendi kontrolleri çerçevesinde gerçekleşir. Diyelim ki çok büyük bir projenin proje yöneticisi oldunuz. Tüm tedarik kontrolleri sizin sorumluluğunuzda olacak. Neler yapmanız gerekiyor;

  • Faturaları gözden geçirmelisiniz. Formatının, içeriğinin ve tutarının sözleşmeye göre doğruluğunu kontrol etmelisiniz.
  • Tedariklere ilişkin tüm değişiklikleri, değişiklik kontrol süreci içerisinde değerlendirmeli ve yönetmelisiniz.
  • Her şeyi kaydetmelisiniz. Örneğin satıcılarla yapılan görüşmeler, iletişim bilgileri, değişiklik ve diğer talepler vb.
  • Satıcıya ödemelerin yapıldığını takip etmelisiniz.
  • Sözleşmeye uygunluğu düzenli olarak denetlemelisiniz.
  • Sözleşmeyi çok iyi incelemeli, yoruma açık bölümlerini iyi bilmelisiniz.
  • Olası uyuşmazlıkları çözümlemelisiniz.
  • Sadece ilgili ve yetkili kişilerin satıcılarla iletişimde olmasına dikkat etmelisiniz.
  • Satınalma ve finans vb. ilgili departmanlarla ilgili değişiklik talepleri vb. konularda işbirliği yapmalısınız.
  • Satıcı ve proje ekibi ile düzenli performans toplantıları yapmalısınız.
  • Satıcının performansını raporlamalısınız.
  • Sözleşme koşullarına göre kapsam, zaman ve maliyeti takip etmelisiniz.
  • Alınacak aksiyonların yasal yansımalarını iyi bilmelisiniz.
  • Sözleşmeye göre kalite kontrollerini yapmalısınız.
  • Satıcılardan gelen itirazları değerlendirmeli ve sonuçlandırmalısınız.
  • Satıcının kapasite ve çalışma zamanları ile projenin gerektirdiği işler arasındaki uygunluğu denetlemelisiniz.
  • Satıcılarla yazışmaları gerçekleştirmelisiniz.
  • Satılararası ilişkileri yönetmelisiniz.
  • Değişikliklere ilişkin bilgileri tüm ilgililerle paylaşmalısınız.
  • Doğrulanmış teslimatları onaylamalısınız.
  • Satıcıların kapsam doğrultusunda olduklarını doğrulamalısınız.
  • Değişikliklerin istenilen sonuçları sağladığını doğrulamalısınız.
  • Gelecekteki projeler için olası riskleri tanımlamalısınız.
  • Maliyet ve zaman ile ilgili güncellemeleri yapmalısınız.
  • Riskleri izlemeli ve kontrol etmelisiniz.
Paylaşın:

Tedariklerin Yürütülmesindeki Kritik Noktalar

sözleşme-tedarikTedarik sürecinin sağlıklı ilerlemesi, Proje Yöneticisinin bilgi, deneyim ve yaklaşımına bağlıdır. Özellikle aşağıda yer alan kritik noktalara ilişkin ne zaman, nasıl davranması gerektiği konusunda hassas davranması gerekir. Bazen bir terimin anlamı ve buna bağlı alınacak aksiyonlar hayati olabilmektedir.

Bu kritik noktalar aşağıdaki gibidir;

  • Onay – Kimlerin hangi konularda onay yetki ve sorumluluğu olduğu belirli olmalı, sözleşmede yer almalıdır.
  • Temsil – Tarafları hangi düzeyde kimin temsil ettiği netleştirilmelidir.
  • Hakem – Olası anlaşmazlıklarda 3. bir tarafın hakem olması gerektiği durumlarda kim olacağının belirlenmesi gerekir. Genellikle yetkili mahkemelerdir.
  • Sorumluluklar – Alıcı ve Satıcı’nın sorumlulukları(yükümlülükleri) net bir şekilde belirlenmeli, resmi ve yazılı olarak karşılıklı olarak onaylanmalıdır.
  • Yetki – Kimin hangi konularda yetkili olduğu netleştirilmelidir.
  • Ödeme – Ödeme ile ilgili sorumluluklar ve sorumlular netleştirilmelidir.
  • Sözleşmeye Uymama – Taraflardan birinin sözleşme gereklerini yerine getirmemesi durumunda nasıl ilerleneceğin net bir şekilde belirlenmesi gerekir.
  • Değişiklikler – Sözleşmelere ilişkin değişiklik taleplerinin değerlendirilmesine yönelik değişiklik yönetim süreci belirlenmeli, ilgili dokümanlar ve sorumluluklar netleştirilmelidir.
  • Gizlilik – Taraflar arasında uyulması gereken gizlilik prensipleri belirlenmeli ve sözleşmeye eklenmelidir.
  • Uyuşmazlık – Sözleşmeye uymama da olduğu gibi taraflar arasında bir uyuşmazlık olduğunda izlenecek yöntem belirlenmelidir.
  • Mücbir Sebepler – Mücbir sebeplerle (deprem, sel vb.) ortaya çıkan olumsuzluklar sebebiyle tarafların yükümlülüklerini yerine getiremedikleri durumda ne yapılacağı netleştirilmelidir. Genellikle sigorta vb. yöntemlerle tarafların zararları azaltılmaya çalışılır.
  • Ödüllendirme ve Cezalandırma – Tarafların yükümlülüklerine yerine getirme veya getirmeme durumunda yapılması gereken ödüllendirme veya cezalandırma yöntemi netleştirilmelidir.
  • Zararı Karşılama – Yaralanma, malzeme kaybı vb. durumlarda oluşacak zararın kim tarafından karşılanacağı netleştirilmelidir.
  • Denetim – Sözleşmede yer alan maddelerin denetim ve kontrolüne ilişkin süreç, rol ve sorumluluklar netleştirilmelidir.
  • Sahiplik – Proje esnasında Satıcıya yaptırılan servis, hizmet ya da ürünün sahipliğinin kimde olacağı netleştirilmelidir.
  • Faturalama – Sözleşmeye konu olan fatura işlemlerine ilişkin süreç ve şartlar netleştirilmelidir.
  • İletişim – Tedarik sürecine ilişkin uyarı, bilgilendirme vb. konulardaki sorumluluklar netleştirilmelidir.
  • Sahiplik – Tedarik sürecinde kullanılan malzeme, ekipman vb. elle tututlur kalemleri kimin temin edeceği ve sahip olacağı netleştirilmelidir.
  • Ödemeler – Ödemelerin ne zaman yapılacağı, ödeme gecikmelerine ilişkin yaptırımlar, ödeme yapmama koşulları vb. netleştirilmelidir.
  • Tedarik Bildirimi – Tedarik İş Bildiriminde tüm gereksinimlerin yer alması sağlanmalıdır.
  • Raporlama – Kimin, kime, hangi sıklıkta nasıl bir raporlama yapacağı netleştirilmelidir.
  • Durdurma, İptal – Hangi koşullarda tedarik sürecinin durdurulabileceği veya iptal edilebileceği netleştirilmelidir.
  • Kayıplar – Sözleşme gereklerini yerine getirme esnasında oluşabilecek çeşitli kayıpların(malzeme hasarı, ekipman bozulması vb.) nasıl ele alınacağı netleştirilmelidir.
  • Erişim – Gerekli durumlarda Satıcının işi yaptığı lokasyona Alıcı’nın erişimi ile ilgili prensiplerin belirlenmesi gerekebilir.
  • Zaman – Teslimat zamanları, gecikmelerin haber verilmesi vb. konular netleştirilmelidir.
  • Feragat – Tarafların hangi haklarından vazgeçtiklerini sözleşmede net olarak tanımlı olmalıdır.
  • Garanti – Gereksinimlerin yerine getirilmesi sonrasında, çoğunlukla belrli bir süre boyunca Satıcı’nın vermesi istenen bir destek, izleme ve garanti var ise sözleşmeye yansıtılmalıdır.
Paylaşın:

Proje Yöneticisinin Tedarik Sürecindeki Rolü

tedarikProje Yöneticilerinin tedarik sürecine en başından itibaren dahil olmaları gerekir. Eğer proje yöneticisi teklif veya sözleşme sürecine dahil edilmez, sadece uygulayıcı olarak görülürlerse gerçekçi olmayan zaman, maliyet gibi faktörlerin olumsuz sonuçları yaşanmaya başlayacaktır.

Öte yandan her koşulda Proje Yöneticilerinin üzerlerine düşeni yapmalarının şartı rol ve sorumluluklarını iyi bilmeleridir. Bu konuda aşağıdaki maddeler yol gösterici olacaktır;

  • Şirketin tedarik sürecini, kural ve politikalarını çok iyi bilmelidirler.
  • Sözleşmeyi okumalı ve anlamalıdırlar.
  • Sözleşme içeriğine göre izleme ve control prensiplerini belirlemelidirler.
  • Sözleşmenin kapsam içi ve dışı konuları net olarak içerdiğinden emin olmalıdırlar.
  • Sözleşmede proje yönetimine ilişkin gereksinimlerin (toplantı, raporlama vb.) yer almasını sağlamalıdırlar.
  • Sözleşme kaynakları riskleri tanımlamalı, ilgili analizleri yapmalı ve yanıt planlarını oluşturmalıdırlar.
  • Sözleşmenin hazırlanma aşamasında proje ile ilgili spesifik gereklilikleri gündeme getirmelidirler.
  • Tedarik sürecini zaman çizelgesine yansıtmalıdırlar.
  • Sözleşme hazırlanma ve uygulanma sürecinde Satıcı ile iyi iletişim kurmalıdırlar.
  • Proje süreci ile tedarik süreci etkileşimini yönetmelidirler.
  • Sözleşmede yer alan her işin yerine getirilip getirilmediğini control etmelidirler.
  • Sözleşmede yer almayan konularda istek yapmamalı, değişiklik talep sürecine uymalıdırlar.
  • Şirket içindeki Satınalma Departmanı ile koordineli çalışmalı, sözleşme değişikliklerinde birlikte hareket etmelidirler.
Paylaşın:

Proje Risklerinin Kontrolünde Neler Yapılır?

risk-izlemeProje risklerini izlemek ve kontrol etmek, olası problemlerin ortaya çıkmasını engellemek veya oluşacak hasarı azaltmak için yapılır. Bu sebeple risklerin kontrolünde neler yapılması gerektiğini bilmek Proje Yöneticisi için hayat kurtarıcı bir öneme sahiptir.

  • Riskleri tetikleyici faktörler sürekli izlenmeli, hangi sıklıkta ortaya çıktıklarına bakılmalıdır. Herhangi bir riske yanıt planı hazırlanmamış riskler izlenmeye devam edilmelidir.
  • Tüm süreçlerde riskler sürekli düşünülmeli ve fark edildiğinde analizi yapılmalı ve yanıt planı oluşturulmalıdır.
  • Risk Yönetimi Planının işe yarayıp yaramadığı sürekli değerlendirilmelidir.
  • Riske Yanıt Planları gözden geçirilmeli, gelişmelere ve mevcut duruma göre güncellenmelidir.
  • Risk listesinde yer alan risklerin durumları düzenli olarak izlenmelidir.
  • Risklere ayrılan rezervlerin geçerliliği değerlendirilmelidir.
  • Riskler hakkında tüm paydaşlar bilgilendirilmeli, çekince ve önerileri dikkate alınmalıdır.
  • Proje ilişkin yapılan varsayımların geçerliliği gözden geçirilmelidir.
  • Risk Yönetimine ilişkin politika, prosedür ve standartlara uygunluk denetlenmelidir.
  • Düzeltici ve önleyici faaliyetler gözden geçirilmeli, duruma göre güncellenmelidir.
  • Riskin gerçekleşmesi durumunda tekrarlamasına sebep olabilecek koşullar ve olası etkileri her açıdan ele alınmalıdır.
  • Proje temel çizgisinde oluşan sapmaların sebeplerine odaklanılmalı, atlanan risk  olup olmadığı gözden geçirilmelidir.
  • Değişiklik taleplerinin risk etkisi dikkate alınmalıdır.
  • Risklere ilişkin bilgiler, diğer projelerde kullanılabilmesi amacıyla yazılı hale getirilmeli ve arşivlenmelidir.
  • Performansa ilişkin sapma ve eğilim analizleri yapılmalı, geleceğe yönelik olası riskler ve etkileri değerlendirilmelidir.
Paylaşın:

Proje Kalite Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

kalite1Proje Kalite Yönetimi, proje gereksinimlerinin, ürün gereksinimleri de dahil olmak üzere sağlandığından ve doğrulandığından emin olmak için yapıldığı için aşağıdaki maddelere özellikle dikkat edilmesi gerekir;

  • Proje Yönetim Planı kapsamındaki proje temel çizgileri  ve proje belgeleri düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
  • Şirketin ve müşterinin kalite beklentileri net olarak anlaşılmalı, kalite ölçütleri belirlenmelidir.
  • Proje sonucunda ortaya çıkacak olan ürün, servis veya hizmet ile ilgili performans beklentileri netleştirilmelidir.
  • Kalite kontrollerinin hangi seviyede yapılacağı (aşama sonu, aktivite vb.) netleştirilmelidir.
  • Proje ile ilgili kalite standartlarının nerede ve nasıl ele alınacağı belirlenmelidir.
  • Proje Yönetimi aktivitelerinin kalitesi ve performans beklentileri belirlenmelidir.
  • Kalite ile ilgili standartların sağlanması için süreçlerin nasıl uygulanacağı netleştirilmelidir.
  • Proje ile ilgili süreçlerin iyileştirilmesinin nasıl yapılacağı belirlenmelidir.
  • Proje ile ilgili varsayımlar sürekli gözden geçirilmeli, olası hataların önlenmesine çalışılmalıdır.
  • Proje ekibinin proje ile ilgili kalite beklentilerini anlaması ve benimsemesi sağlanmalıdır.
  • Hata, problem ve şikayetlerin tekrarlanmaması için gerekli kayıtlar tutulmalıdır.
  • Kalitenin geliştirilmesine ilişkin ekip performansları izlenmelidir.
  • İş bittikten sonra değil yapılırken kontrol edilmelidir.
  • Kalite standartları ve bunlara bağlı kriter ve ölçütler düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
  • Standartlar doğrultusunda performanslar izlenmelidir.
  • Kalite kontrol sürecinin etkinliği izlenmelidir.
  • Kapsam, zaman ve maliyette olduğu gibi kalitede yönetilmelidir.
  • Gerek süreç iyileştirme gerekse kalite kontrol sonucu elde edilen bilgiler ve alınan derslerle organizasyonel süreç varlıkları (şirket politika, prosedür, süreç vb.) güncellenmelidir.
Paylaşın:

Proje Bütçesi Problemin Kendisi Olmamalıdır

bütçeProje bütçesinin hazırlanması projenin gerçekleştirilebilmesi için ne kadar önemliyse, gerçekçi olması da o kadar önemlidir. Bütçelerin hazırlanırken problemin kaynağı olmamasına dikkat edilmesi gerekir. Bu noktada aşağıdaki noktalara dikkat etmeniz gerekir;

  • Proje bütçesinin zaman içerisinde kullanımı ve zamanın enflasyon vb. etkilerinin düşünülerek hazırlanması önemlidir.
  • Bütçenin proje paydaşlarının gereksinimlerini karşılayacağı düzeyde olması gerekir.
  • Bütçenin hazırlanmasına kaliteli zaman ayırılmalı, maliyet kalemleri ve harcamaların özenle ele alınmaları gerekir.
  • Bütçe hedefi gerçekleştirmek kadar beklenen faydanın oluşmasını sağlayıcı unsurları içermelidir.
  • Bütçe çok katı olmamalı, onaylanmış değişikliklere ya da problemlere hızlı yanıt verebilecek şekilde hazırlanmalıdır.
  • Geçmiş dönemlerdeki benzer projelerdeki bütçe aşımlarının tekrar yaşanmaması için gerekli önlemler düşünülmüş olmalıdır.
  • Bütçe projenin gerektirdiği kadar olmalıdır. Ne fazla ne de çok düşük bütçe hazırlanmamalıdır.
  • Bütçe hazırlanırken “hiç risk almamak” ya da “kumar oynamak” prensiplerine uyulmamalıdır.
  • Bütçe, müşteri memnuniyeti ve başarı odaklı olarak hazırlanmalıdır.
  • Proje Bütçesi hazırlanırken politika, prosedür ve kurallar dikkate alınmalı, projenin ilerleyişi ile uyumlu olması sağlanmalıdır.
  • Proje Bütçelerinin proje paydaşlarını etik olmayan davranışlara itme olasılığı düşünülmeli ve ortadan kaldırılmalıdır.
Paylaşın:

Proje Aktivitelerini Tanımlamak

decompProjenin hedeflerine ulaşılması için gerçekleştirilmesi gereken görevlerin belirlenmesi sürecine Aktivite Tanımlama süreci diyoruz. Gerçekleştirilecek görevleri belirlemenin temel prensibi gerek zaman gerekse maliyet tahminlerini kolay bir şekilde yapmayı ve kontrol etmeyi sağlayıcı detay seviyesinde olmasıdır.

Eğer Kapsam Temel Çizgisi (Kapsam Dokümanı, İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü) hazır ise Aktivitelerin Tanımlanması sürecine başlayabilirsiniz demektir.

Eğer İş Kırılım Yapısı bileşenlerine “isim” dersek “daha küçük parçalarına ayırdığımızda bu bileşenlere “fiil” diyebiliriz. Ayrıştırma adı verilen teknik ile İş Kırılım Yapısı daha küçük aktivitelere bölünür. Bu işlem sonunda kaynak, süre ve maliyet tahminleri aktivite düzeyinde yapılabilecektir.

wbs1_Fotor

Aktiviteleri tanımlamak için İş Kırılım Yapısını İş paketlerine bölmeniz, İş paketlerini aktivitelere bölmeniz gerekir. Aktivite listesi projede gerçekleştirilmesi gereken işlerin bir listesidir. Bir İş Paketi bir çok aktiviteden oluşabilir ama her aktivite sadece tek bir İş Paketine ait olmalıdır.   

wbs2_Fotor

İş Paketleri İş Kırılım Yapısının en alt seviyesidir. İş Paketlerinin altında yer alan aktiviteler birden fazla olabilir, birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilebilir.

Örneğin “Tedarikçilerin Seçimi” adlı bir İş Paketi olsun. Bu İş Paketinin altında şu aktiviteler yer alabilir ve farklı kişilerce gerçekleştirilebilir;

1 – Gereksinimlerin Belirlenmesi

2 – Araştırma

3 – Potansiyel Tedarikçilerin Tespit Edilmesi

4 – Tekliflerin Toplanması

5 – Tekliflerin Değerlendirilmesi

6 – Tedarikçi Görüşmeleri

7 – Sözleşme İmzalanması

Bu aktivitelerde kendi içlerinde ayrıştılabilirler. Örneğin;

7 – Sözleşme İmzalanması

7.1 – Sözleşme Taslağının Hazırlanması

7.2 – Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi

7.3 – Sözleşmenin Son Haline Getirilmesi

7.4 – Onay

İş Paketleri proje kapsamında yer alan teslimatların gerçekleştirilmesini sağlarlar. İş Paketlerinin aktivite düzeyinde ayrıştırılması zaman çizelgesinin geliştirilmesini ve maliyetlerin tahmin edilebilmesini sağlar.

Bazı aktiviteler süre ve efor harcanmasını gerektirirken bazıları onay vb. efor içermezler. Bu tip aktivitelere “kilometre taşı” aktiviteleri denir.

Proje ekibinin katılımıyla,  İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü temel alınarak Aktivite listesi oluşturulur.  

Planlama sürecinin bir unsuru olan Akvite Tanımlama sürecinin daha gerçekçi olması için uzman görüşleri alınabilir. Bu liste aynı zamanda kısıtları ve varsayımları da içerebilir.

Yaklaşan Dalga Planlaması tekniği de Aktivite Tanımlama’da kullanılabilir. Bu teknik tercih edildiğinde yakın dönem aktivite listeleri netleştirilirken, uzun dönem aktiviteleri daha sonra netleştirilmek üzere bırakılır. Proje ilerledikçe yakın dönem aktivitelerine ilişkin detaylandırma yapılabilir. Basit olarak söylemek gerekirse İş Kırılım Yapısı proje ilerledikçe detaylandırılır.

Belirsizliğin yüksek olduğu projelerde detaylı aktivite listelerinin hazırlanması, belirisizlik azaldıkça çok fazla plan güncellemesine yol açabilmektedir. Bu da proje ekibinin işi yapmaktansa planı güncellemeye daha çok efor harcaması sonucunu doğurabilmektedir. Bu tip belirsizliklerin yüksek olduğu Yazılım ya da Ar-Ge projelerinde Yaklaşan Dalga Planlaması tercih edilmektedir.

Paylaşın:

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planının Hazırlanması

teamgantt-shotBazı Proje Yöneticileri, öncesinde neyi nasıl yapacaklarını belirlemeden bilgisayarın başına oturup projeleri ile ilgili aktiviteleri yazmaya başlarlar. Zaman geçtikçe atladıkları şeyleri fark edip başa dönmeye başlarlar. Aslında en önemli prensibi “planı planlamayı” atlamışlardır.

Öncelikle yapılması gereken plana odaklanmak, gerek uygulama gerekse kontrol açısından ele almak olmalıdır.

Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması zaman çizelgesinin nasıl planlanacağı ve tasarlanacağı, kimlerin neyi yapacağı, raporlama, İş Kırılım Yapısı prensipleri, Takvimler, Aktivite Kodları güncelleme gibi konularda prensipleri ve süreçleri işaret ederken Zaman Çizelgesi Geliştirme bu prensipler çerçevesinde Zaman Çizelgesinin ve Zaman Temel Çizgisinin hazırlanmasıdır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Zaman Çizelgesinin amaca uygun hazırlanması ve stratejileri desteklemesi önemlidir. Bu sebeple proje iletişiminde oynacağı önemli role istinaden ortak bir terminoloji kullanılması gerekir. Eğer sektöre veya projeye özel terimler kullanılacaksa mutlaka tanımlanmalıdır.
  • Zaman Çizelgesi Geliştirme sürecine eksik bilgi ile başlamak gerçekçi olmayan sonuçların çıkmasına sebep olacaktır. Bu sebeple Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde gerekli girdilerin neler olacağının ve nasıl sağlanacağının açıklanması yerinde olacaktır.  
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlamasına hangi paydaşların nasıl katkıda bulunması gerektiği belirlenmelidir. Öte yandan Zaman Çizelgesinin gözden geçirilmesi ve güncellenmesine ilişkin rol ve sorumluluklarda planda yer almalıdır.
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin planlanmasında kullanılacak yazılım ya da platform ile ilgili gereklilikler, sorumluluklar belirlenmelidir.
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü sürecinin çıktısı olacak raporlamalar belirlenmelidir. İhtiyaç duyulan bilgiler ışığında tüm gerekli rapor tasarımlarının planda yer alması sağlanmalıdır.
  • İş Kırılım Yapısına ilişkin Zaman Çizelgesinde kullanılması istenen Aktivite Kodlama prensipleri belirlenmelidir.
  • Proje Zaman Çizelgesi izleme ve kontrol süreçleri, proje performans verilerinin nasıl değerlendirileceği ve yotrumlanacağı açıklanmalıdır.
  • Maliyet ve kaynak izlemelerine ilişkin beklentiler dikkate alınmalı, Zaman Çizelgesi ile ilişkilendirilmek istenen noktalar açıklığa kavuşturulmalıdır.
  • Risk Yönetimine ilişkin süreçler, Zaman Çizelgesi Geliştirme ve güncelleme anlamında planda yer almalı ve açıklanmalıdır.
  • Değişiklik Yönetimi Sürecinin olası sonuçlarının Zaman Çizelgesini güncelleme prensipleri açısından açıklanması gereklidir.
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması, proje ekibine yol gösterecek ve kılavuzluk edecek olan Organizasyonel Süreç Varlıklarını (politika, prosedür vb.) içermelidir.
Paylaşın:

İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?

Work_Breakdown_Structure_of_Aircraft_SystemProjeyi daha yönetilir bölümlere ayırmak anlamına gelen İş Kırılım Yapısının Proje Yöneticileri tarafından öneminin tam anlaşılmadığını düşünüyorum. Bir projenin İş Kırılım Yapısı mutlaka olmalıdır çünkü;

  • Yapılması gereken işleri atlamanızı önler.
  • Proje ekibinin kendi üzerlerine düşen işi görmelerini ve bütün içindeki rollerini kavramalarını sağlar.
  • Proje paydaşları arasında ne zaman ve nasıl bir iletişim kurulması gerektiğini gösterir.
  • Paydaşların teslimatlara ilişkin beklentileri görmelerini ve netleştirmelerini sağlar.
  • Riskleri görebilmenizi ve tanımlayabilmenizi sağlar.
  • Değişiklikleri önleyebilmenizi, değişikliklerin olası etkilerini daha iyi görebilmenizi sağlar.
  • Projenin daha kolay yönetilebilmesini ve iyi sonuçlar elde edilmesini sağlar.
  • Zaman, maliyet ve kaynaklar ile ilgili daha gerçekçi tahminler yapılabilmesini sağlar.
  • Zaman, maliyet ve kaynaklar ile ilgili ihtiyaçların net olarak görülmesini sağlar.
  • Kontrol kabiliyetini ve teslimat düzeyinde başarı kriterlerinin belirlenebilmesini sağlar.
  • Proje ekibinin desteğini almayı kolaylaştırır, hedefleri gerçekleştirme doğrultusunda bir ekip olunmasını sağlar.

Paylaşın: