Aylık arşivler: Nisan 2018

Proje Yönetiminde Önceden Atama (Pre-assignment)

PMBOK® Guide 6’da Proje Ekibinin Oluşturulması sürecinde yer alan bir tekniktir. Kaynakların (insan, ekipman, malzeme vb.) önceden (erken) belirlenmesidir.

Proje Yönetimi sürecinde kaynak atamaları genellikle aktivitelerin tanımlanması sonrasında yapılır. Aktivite özellikleri, kalite beklentileri dikkate alınarak kaynak atamaları yapılır. 

Bazı projelerde kaynaklar önceden belirlenebilir;

  • Müşteri ya da dış kaynak ile proje öncesi veya sözleşme aşamasında belirli kaynaklar üzerinde anlaşılmışsa,
  • Projede gerekli uzmanlık alanıyla ilgili kişiler belliyse,
  • Gelecekteki projelerde ihtiyaç duyulabilecek kaynak durumunu izleyebilmek için
  • Eldeki kaynakların yeterliliğini görmek, ek kaynak ihtiyacı olup olmadını belirlemek için.

Kaynak Yönetimi Planı hazırlanmadan Proje Başlatma Belgesinde bazı personel atamaları tanımlıysa ön atama yapılmış sayılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Parametrik Tahmin (Parametric estimating)

Parametrik tahmin, süre, maliyet veya kaynakların geçmiş proje bilgileri ve proje parametreleri arasında algoritma ya da istatistiksel ilişki kurularak tahmin edilmesi tekniğidir. Örneğin geçmiş benzer bir projede 1.000 metrekare parke 100 saatte döşenmiş ise yeni projede 10.000 metrekare parkenin 100 saatte döşeneceği tahmini yapılabilir.

PMBOK® Guide 6’da Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi, Maliyetlerin Tahmin Edilmesi ve Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi süreçlerinde kullanılması önerilmektedir.

Parametrik Tahmin ile ilgili dikkat edilmesi gereken konular aşağıdaki gibidir; 

  • Parametrik Tahmin ile nicel (sayısal) tahminler yapılabilir.
  • Bu teknik uygulanan çok yönlülüğe ve temel verilere bağlı olarak yüksek kesinlik seviyeleri sunabilir. Parametrik tahminler projenin tümüne ya da belirli bölümlerine uygulanabilir.
  • Parametrik tahminler diğer tahmin yöntemleriyle birlikte kullanılabilir.
  • Parametrik Tahmin öncesinde teslimatın parametresi belirlenmeli ve geçmişteki benzer projelerdeki gerçekleşmeler incelenmelidir. Örneğin projenizde metrekare maliyeti tahmin etmek istiyorsanız, geçmiş proje verilerinin bu parametreyi sağlayıp sağlamadığını kontrol etmelisiniz.
  • Şirket içinde benzer proje olmasa dahi diğer firmaların benzer verileir ya da sektörel yayınlanan verilerden yararlanılabilir.
  • Parametrik Tahmin, uzman görüşünden daha gerçekçi bir tahmin ortaya koyar.
  • Parametrik Tahmin için kullanılacak geçmiş proje veya sektör verilerinin mevcut proje için uygunluğu dikkatlice değerlendirilmelidir.
  • Elle tutulur teslimatlara yönelik tahminlerde daha gerçekçidir.
  • Parametrik tahminler için esas alınacak parametreler şirket tarafından belirlenebilir, sektör standartları esas alınabilir.
  • Tamamlanmış projelerin gerçekleşme verileri esas alınmalıdır.
  • Şirket dışı projelerden gelecek verilerin, şirketin kültür ve yapısı dikkate alınarak değerlendirilmesi gerekir.  
  • Projelerden alınan derslerin veya geçmiş projelere ilişkin istisnaların tahmini ekileyebileceği unutulmamalıdır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabında yer verdiğimiz Parametrik Tahmine yönelik örnek tablo aşağıdaki gibidir;

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi ve Organizasyon Teorisi (Organisation Theory)

PMBOK® Guide 6’da Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Organizasyon teorisi, insanların, ekiplerin ve organizasyonel birimlerin ne şekilde davranacağı ile ilgili bilgi sağlayan bir araç olarak önerilmektedir.

Organizasyon teorisinde tanımlanan genel temaların etkili kullanımı, Kaynak Yönetiminin Planlanması süreci çıktılarının oluşturulması için gereken zaman, maliyet ve çabayı azaltabileceği ve planlamanın verimliliğini artırabileceği belirtilmektedir.

Uygulanabilir organizasyon teorileri, projenin yaşam döngüsünde ekibin olgunluk seviyesinde meydana gelen değişikliklere uyum sağlayan esnek bir liderliğin benimsenmesini önerir.

Organizasyonun kültür ve yapısının projenin organizasyonel yapısını doğrudan etkileyeceğinin önemi unutulmamalıdır.

Organizasyon Teorileri kapsamın Motivasyon ile ilgili Maslow, Herzberg ve Vroom’un yaklaşımları özellikle PMP sınavına girecekler için önemlidir. Bu konudaki yazımı buraya tıklayarak okumanızı öneririr.  

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Önde Gitme ve Beklemeler (Leads and lags)

PMBOK® Guide 6’da Önde Gitme (Lead), önceki aktiviteye göre sonraki aktivitenin öne alınabileceği süre miktarı, Bekleme (Lag) ise önceki aktiviteye göre sonraki aktivitenin geciktireceği süre miktarı olarak tanımlanmaktadır. Aşağıdaki grafikte iki ilişki görülebilir;

Aktivitelerin Sıralanması sürecinde aktviteler arası ilişkiler tanımlanırken kullanılması önerilmektedir. Örneğin testler yazılımın %75’ine gelindiğinde başlayabilir veya duvar boyandıktan 1 gün sonra pencereler takılabilir.  

Proje yönetim ekibi, mantıksal ilişkiyi kesin olarak belirlemek için bekleme veya önde gitme gerektiren bağımlılıkların olup olmadığına bakmalıdır.  

Unutulmaması gereken beklemelerin ve önde gitmelerin, zaman çizelgesi mantığının yerini almayacağıdır.

Aktiviteler ve bunların ilgili varsayımları Varsayım Kayıtlarında yazılı hale getirilmelidir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde, Aktivitelerin Sıralanması sürecinde belirlenen Önde gitme ve Beklemeler ardıl aktivitelerin başlangıç sürelerini etkileyebileceği için dikkat edilmesi gerekir.  

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan Bekleme ve öne Gelmelerin kontrolü yapılır, olası bir sapma durumunda projenin geri kalanıyla ilgili ayarlamalar, güncellemeler yapılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Tetkikler (Inspections)

PMBOK® Guide 6’da Tetkik, kelime anlamı olarak aktivite, parça, ürün, sonuç veya servisin belirtilen koşullara uygunluğunu teyit etmek için inceleme veya ölçüm olarak tanımlanıyor.

Kapsamın Doğrulanması sürecinde iş ve teslimatların gereksinimleri karşılayıp karşılamadığının ve ürün onay kriterinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin ölçümlenmesi, incelenmesi ve onaylanması için öneriken tekniklerden biridir.

Tetkikler, görüşmeler, ürün gözden geçirmeleri veya adım adım doğrulama olarak adlandırılabilir. Bazı uygulama alanlarında, bu farklı terimlerin kendilerine özgü ve belirli anlamları olabileceği belirtilmektedir. Unutulmaması gereken; tetkikin hataları müşteriden uzak tutmak için yapıldığıdır.

Kalitenin Kontrolü sürecinde iş ürününün belgelenen standartlara uygunluğunu denetlemek için kullanılması önerilmektedir. Tetkik sonuçları genellikle ölçümleri içerir ve herhangi bir seviyede olabilir. Örneğin tek bir aktivite veya projenin sonunda ortaya çıkan nihai ürün tetkik edilebilir. Tetkiler kusur onarımı onayı için kullanılır.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde ise dış kaynakların gerçekleştirdikleri işlerin yapılandırılmış gözden geçirmesi olarak önerilmektedir. Teslimatların basit gözden geçirmesi olabileceği gibi işin yerinde tetkik edilmesi olarakta uygulanabileceği belirtilmekteidr. Özellikle inşaat, mühendislik ve altyapı projelerinde yerinde ve adım adım işi yapanla beraber işin ilerleyişinin tetkik edilebileceği belirtilmektedir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 69 – Projeler Neden Başarısız Oluyor? Hep Proje Yöneticisi mi Hatalı?

Proje Yöneticileri, proje başarısızlıklarından sorumlu tutulur. Ne var ki büyük resme baktığımızda böyle olmayabilir.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY’de kitabımızı hem okuyoruz hem de konuları anlatıyoruz.  Hemen kaydolun: https://www.udemy.com/hayatmz-proje-proje-yonetimi-basvuru-kaynag/?couponCode=KUPON06

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Bireysel ve Ekip Değerlendirmeleri (Individual and Team Assessments)

PMBOK® Guide 6’da Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde bireysel ve ekip değerlendirme araçları proje yöneticisinin ve proje ekibinin güç ve zayıf taraflarını ortaya çıkarmak için önerilmektedir.

Bu araçlar sayesinde Proje Yöneticisi, proje ekibinin tercihlerini, tutkularını, bilgiyi nasıl işleyip organize olacaklarını, nasıl karar vereceklerini, diğerleriyle nasıl etkileşimde bulunacaklarını değerlendirebilir.

Bireysel ve Ekip Değerlendirmek için aşağıdakiler kullanılabilir;

  • Tutumsal anketler
  • Özel değerlendirmeler
  • Yapılandırılmış Görüşmeler
  • Yetenek Testleri
  • Odak Grupları

Bu araçlar sayesinde;

  • Anlayış artar,
  • Güven sağlanır,
  • Taahhütler alınır,
  • Ekip üyeleri arasında iletişim artar,
  • Verimli, üretken ekip çalışması sağlanabilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Tarihsel Bilgileri Gözden Geçirme (Historical information review)

Projelerde geçmiş projelere ilişkin gerçekleşme verilerinden oluşan Tarihsel Bilgiler ve alınan dersler, gelecekteki projelerde kullanılmak saklanırlar. Bu bilgiler arasında sorunlara ve risklere ilişkin bilgilerin yanı sıra olumlu sonuç veren ve gelecekteki projelerde de kullanılabilecek teknikler yer alabilir.

PMBOK® Guide 6’da Organizasyonel Süreç Varlıkları içerisinde yer alan Tarihsel Bilgilerin,  Bütçenin Belirlenmesi sürecinde Örneksel ve Parametrik tahminlerde yarar sağlayacağı düşüncesiyle gözden geçirilmesini önerilmektedir.

Tarihsel Bilgilerin içerdiği bilgiler matematiksel bir yolla toplam proje maliyetinin öngörülebilmesini sağlayabilir. Örneğin geçmişte bitmiş bir inşaatın metrekare maliyeti 10 TL ise yeni projedeki 1000 m2’lik üretimin toplam maliyetinin 10.000 TL olacağı öngörülebilir. Geçmişteki projelerin benzer olmalarına karşın karmaşıklık seviyelerinin farklılık gösterebileceği unutulmamalıdır.

Örneksel ve Parametrik Tahminleri gerçekleştirmenin maliyeti ve netliği aşağıdaki faktörlere göre değişenlik gösterir;

  • Emsal alınan Tarihsel bilginin netliği,
  • Modelde kullanılan parametrelerin ölçülebilir, sayısal olması,
  • Emsal alınan proje ile mevcut projenin benzerliği, verilerin ölçeklenebilir olması gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Tekniği Olarak Temel Kurallar (Ground rules)

Zusammenhalt mit vielen Händen als Stapel

PMBOK® Guide 6’da Temel Kurallar, proje ekibi üyelerinin nasıl davranması gerektiğini belirmek için kullanılan bir teknik olarak önerilmektedir.

Proje Yöneticisinin projenin erken safhalarında ekip üyelerinden beklentilerini netleştirmesi, ortak bir dil ve yaklaşım geliştirmesi yanlış anlaşılmaları ve çatışmaları azaltacak, verimi artıracaktır. İş ahlakı, iletişim, toplantı kuralları gibi konularda ortak prensiplerin belirlenmesi ve ekip tarafından uyulması çok önemlidir. Temel Kurallar belirlendikten sonra her ekip üyesi uymak zorundadır.

Temel Kurallar ekip davranış modelini belirler ve her ekip üyesinin diğerlerine davranış, iletişim,  katılım sağlama, işbirliği ve destek verme konularında ortak bir anlayış yaratmayı hedefler.

Temel Kuralları belirlerken aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;

  • Ekip Lokasyonu – Bir arada çalışan ve sanal ekipler için ayrı kurallar belirlenebilir.
  • Kültür – Farklı kültürlerden oluşan ekiplerde kişilere göre farklı kurallar belirlenebilir.
  • Süre ve/veya Zamanlama -Proje süresince farklı süreçlerde farklı kurallar uygulanabilir.
  • Beceri ve Deneyim – Kişisel farklılıklara göre kurallar değişebilir.

Paydaş Katılımının yönetilmesi sürecinde Temel Kuralların, Ekip Başlatma Belgesi içinde yer alması ve paydaş katılımını sağlamak için tüm paydaşlardan beklenen davranışları içermesi gerektiği belirtilmektedir.

Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Ekip Başlatma Belgesinin düzenli olarak gözden geçirilip, güncellenerek, mevcut proje ekibinin ve ekibe yeni katılanların Temel Kuralları anladığının güvenceye alınması gerektiği belirtiliyor.

Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde ise grup kurallarının, iletişim planlama ve rol tanımları gibi sürekli yapılan proje yönetimi alıştırmalarının yanı sıra Temel Kurallarında çatışmaları azaltacağı belirtilmektedir.

Örnek Temel Kurallar;

  • Proje Yöneticisi tüm yazışmalarda cc: de yer alacaktır.
  • Toplantılara herkes zamanında katılacaktır.
  • Değişiklik talepleri mutlaka yazılı yapılacaktır.
  • Tüm ekibi ilgilendiren kararlar ortak alınacaktır.
  • Gecikme veya bütçe aşımları fark edildiğinde Proje Yöneticisi haberdar edilecektir.
  • Yapıcı geri besleme yapılacaktır.
  • Her ekip üyesi diğerlerine yardımcı olacaktır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Finansman Limiti Uzlaşması (Funding limit reconciliation)

PMBOK® Guide 6’da Bütçenin Belirlenmesi sürecinde planlanan proje harcamalarının fonlama limitleri (eldeki finansal kaynaklar ve nakit akışı) ile karşılaştırılması için kullanılan bir teknik olarak geçiyor.

Proje için bulunan fonlar ile planlanan harcamaların uzlaştırılması gerekir. Şirketin nakit durumu projenin gerektirdiği harcamalara uygun olmayabilir ve projenin zaman çizelgesi değiştirilebilir. Örneğin şirketin Haziran ayında vergi vb. 1 milyon TL ödeme yapması gerekiyor ve kasasında 1.5 milyon TL var ise projeye aynı ay içerisinde sadece 500 bin TL ayırabilir. Projenin 1 milyon TL’ye ihtyiacı var ise aktiviteleri gözden geçirip, nakitin uygun olduğu ay doğrultusunda zaman çizelgesini güncellemesi gerekir.  

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: