Etiket arşivi: proje

Proje Yöneticisinin Yapması Gerekenler

project_manager1)      Çalışanları teşvik edici davranın.

2)      Gereksiz korku ve tehditleri ortadan kaldırın.

3)      Personele sorumluluk ve yetki verin.

4)      Ekibin kendi hedeflerini koymalarını destekleyin.

5)      Büyük resmin kendi hedefleri ile ilişkisini gösterin.

6)      Beklentileri netleştirin ve ekibin anlamış olmasını sağlayın.

7)      Herkesi katılımcı olmaya teşvik edin.

8)      Dozajında stres uygulayın.

9)      Aynı şeyleri yapmak sıkar, gelişimlerine uğraşın.

10)  Herkesi bir birey olarak kabullenin.

11)  Onlara güvendiğinizi gösterin.

12)  Onlara önem verdiğinizi gösterin.

13)  Açık ofis uygulayın.

14)  Statünüzü güç olarak minimumda kullanın.

15)  Şikayetleri dikkatlice dinleyin.

16)  Performans artırıcı herşeye kıymet verin.

17)  Davranışlarınızla örnek olun.

18)  Davranışları eleştirin, insanları değil.

Paylaşın:

Varsayım tuzağına düşmeyin!

decisionsPolitikacılar varsayımlarına dayalı cevap vermeleri gereken sorulardan korkarlar. Aynı şey gerek proje yöneticileri gerekse diğer yönetim kademeleri içinde oldukça korkutucudur. Neden korkutucudur? “Muhtemelen böyle olacaktır?” ya da “Tahminimce şunu yapmak lazım” gibi sözler neden korkutur insanları?

“Bir dakika” dedi öfkeyle Fırat. “Eğer hafızamı kaybetmediysem yada delirmediysem geçen hafta tüm malların elimizde olacağını söylemiştin”

“Evet” dedi Serkan. “Ancak gümrükte bir aksilik olmayacağını düşünerek söylemiştim. Fakat şimdi anlıyorum ki her türlü kötü olasılığı dikkate alarak size bilgi vermeliymişim.”

“Doğrusu bu” dedi Fırat. “Böylece beni yanıltmamış olursun ve diğer işlerimizde aksamaz”

Serkan, bir soruya cevap vermenin kendi varsayımına dayanmasının ne kadar zor olduğunu düşünüyordu. Eğer A, B, C olursa ve D, E, F koşulları gerçekleşmezse şu zamanda şunu yapabilirim gibi bir cevap üretmek gerçekten çok zordu. Özetlemek gerekirse “belirli şartlar altında belirli şeyleri gerçekleştirmek” taahhüdü vermek oldukça zordur.

Bu tipteki sorular genellikle konuşma esnasında ortaya çıkarlar ve sizi “Varsayımsal Yanıt” vermeye zorladığı için cevaplamak yukarıda dediğim gibi tehlikeli olabilir. Bu tipte sorulara yazılı cevap vermek bazen güvenli olabilir. Yani toplantılarda ya da birebir görüşmelerde biraz zaman isteyip cevabınızı daha sonra vermeniz çok daha doğru olacaktır.

Birden ve kesin cevap vermenin sakıncaları şunlardır;

Artık Bizans’ta yaşamıyoruz.

Yani artık koşullar eskisi gibi değil, değişti. Bu yüzden kesin cevap vermeniz hem kendinizi kandırmak hem de karşınızdakini yanıltmak anlamına gelecektir. Ayrıca kendi uzmanlığınızda olmayan, bilmediğiniz bir konuda konuşmanız ve taahhüt vermeniz doğru olmayacaktır.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Düşünmeden yapmamak lazım!

Bazı karmaşık işler yada projelerde bir yol ayrımına geliriz: “Sadece yap gitsin” ya da “Önce biraz düşünelim”. “Sadece yap gitsin” yolu kısa ve kestirme bir yol olarak tercih edilebilir fakat nadiren böyle bir kararı vermede kesin ve net oluruz.

Ahmet duyacağını duymuştu. “Yani benden 3 hafta daha ekstra zaman istiyorsun. Ve bu 3 hafta sonunda diğer binalara başlayacaksın. Öyle mi?”

“Evet” dedi Galip. “Proje süresince her hafta bir şeyleri kesmek ve kısmak yoluna gidince belli bir noktada patladık. Bu kadar zorlamamalıydık, sineğin suyu çıkmayınca herşey aksadı. Kalan işleri tekrar gözden geçirip planladığımızda ise böyle bir durum ortaya çıktı.”

Galip “Herşeyi bir an önce yapmaktansa bir süre nefes alıp doğru bir plan çıkarmanın doğru olacağını düşünüyordu. Böylelikle geçekten üzerinde durulması gereken önemli işlerin atlanmayacağını ve çabuk bitirme hevesinin getireceği gecikmeyi ve parasal riskleri böyle aşabileceğini düşünüyordu.

Mühendis kökenliler düşünme ve planlama konusunda ağır basarken pazarlamacı taraf daha aksiyondan yanadır. Aslında organizasyon bu iki grup arasındaki dengeyi yakalayabilmişse çok iyi kararlar alarak ilerliyor diyebiliriz. Eğer denge yoksa, bir güç çatışması var demektir ve şöyle şeyleri sık duyarsınız “Bize bunu boşuna yaptırdılar ne pazarlıyorlar ne de ürün tuttu” “Zaten hiç bir şeyi zamanında yetiştiremezler” “Sen sadece benim istediğimi yap beni sorgulama” vb.

Boş bir çubuğun iki tarafından parmağınızı sokup çıkarmaya çalışırsanız çıkaramazsınız. İçeride sıkışan hava hangi parmağınızı çekmek isterseniz onu içeride tutup diğerini içeri çekecektir. Eğer yukarıdaki gibi bir çatışma söz konusu ise parmaklar çubuğa sokulmuş demektir.

Eğer parmaklarınızı aynı anda içeri doğru ittirip boruyu genleştirebilirseniz kurtulma şansınız vardır. Yani ihtiyacınız olan koordinasyon ve işbirliğidir. Aslında bu bir yandan da “aklın yoludur”. Eğer yapmazsanız çubuğa mahkum kalırsınız.

Peki o halde anlaşıp, koordinasyon ve işbirliği içerisinde sonuca gidileceği “aklın yolu bir” bir kural ise neden çatışıyoruz?

Her projede pazarlama ve teknik taraf çubuğun bir tarafından parmaklarını sokarlar. Pazarlama bir an önce başlasın diye parmağını çektikçe teknik taraf biraz daha bekleyelim, düşünelim diye direnç gösterir. İşte gereksinimlerin ve gerekliliklerin tanımlandığı projenin bu aşaması en kritik aşamalardan biridir.

Projenin devamı da aynı şekilde ilerler. Pazarlama bir an önce lansmana başlamak ister teknik taraf testleri tamamlamak ister. Acele edip lansmana başlayan pazarlama tarafı hata bulduğunda teknik tarafa iyi test etmediği eleştirisi ile gelir.

Şimdi bir çubuk alın ve onu masanızın üzerine koyun. Herhangi bir konuda karar vermeden önce yukarıda dediğim örneği düşünerek olayı canlandırın ve kararlarınızı öyle vermeye çalışın.

Paylaşın:

Projelerde Liderlik

Proje Yönetimi* kavramı teknik gibi görünmesine rağmen sabah yataktan kalkmamızla birlikte tüm gün içerisinde yaptığımız ve çoğunun farkında olmadığımız ya da önemsemediğimiz bir çok aktivitenin birleşiminden oluşuyor.

Aslında hayatın kendisi bir proje ve bizler kendi projelerimizin yöneticisiyiz. İşte bu noktada “liderlik” kavramını çok iyi anlamanız hayatınızı ve projelerinizi yönetmede çok önemli bir rol oynamaktadır.

Liderlik demek;

  • Arkadaşça yaklaşın: Aslında insanlar işyerine arkadaş bulmaya gelmezler ama agresif ve negatif bir tavır takınmaktanda kaçınmak gerekir. Özellikle proje ekipleri iyi iş çıkarabilmek için ekip olmak zorundadırlar. Diplomatik ve kendine güvenen bir tavır çizmek proje ekibinde lider vasfınızı güçlendirecektir. Kapıcınıza, güvenlik elemanlarına, marketteki kasiyere arkadaşça ve samimi yaklaşırsanız karşılığını mutlaka alırsınız.
  • Yeni bir iş veya projeye atandığınızda yönetimden gerekli yetkiyide vermesini istemelisiniz. Bir projeye başlamadan önce gereken yetkiye sahip olduğunuzu ve kurum içinde size konumunuza yakışır şekilde davranılacağını garantilemeniz gerekir.
  • İnsan-odaklı olun demek görev-odaklı olmayın demek değildir unutmayın.
  • Birebir: Ekip elemanlarınızla düzenli olarak birebir görüşmelisiniz. Aynı şeyi çocuklarınıza uygularsanız kendilerini özel hissetmelerini sağlayabilirsiniz.
  • Kimse mikro yöneticileri takmaz: Ekibin başında oturup başlarında boza pişirmeyin.
  • Proje Ekibini özerk bırakmak projenin ilerleyişini izlememek anlamına gelmemelidir.
  • Söylendiği kadar kolay olmamakla birlikte insanları yönetmeyi öğrenmeniz gerekir. İnsanları yönetebildiğiniz oranda işleri daha rahat gerçekleştirebildiğinizi göreceksiniz.
  • Bir ekip lideri olarak ekibi bir arada tutmalı ve “BİZ” duygusunu yaratmalısınız. Yani “başarı” ve “başarısızlığın” ortak olduğunu anlatmalısınız. Aynı şekildede ailenizle birlikte yemek yemeli, masa oyunları oynamalı, gezilere gitmeli, belirli konuları aile meclisinde konuşmalısınız.
  • Görünün – Hem iyi zamanlarda hemde sıkıntılı zamanlarda erişilebilir olmanız önemlidir.
  • Prestijiniz güvenilirliğinize ve dürüstlüğünüze bağlıdır. Örneğin verdiği sözü tutan olmalısınız. Eğer bir şey taahhüt ettiyseniz bunu mutlaka yapmalısınız.
  • Kişisellik: Bir lider olarak ekip üzerinde bıraktığınız etki nedir?
  • Esneklik: Verdiğiniz kararlara sadık kalmak ve onları savunmak tabiki iyidir ancak planların değişmesi gerektiğinde de yeterince esnek olabilmelisiniz. Planlama hiç bitmeyen dinamik bir süreç olarak düşünmelisiniz. Hatta orijinal planınız işe yaramadığında kendinize mutlaka bir alternatif B yolu ayarlamış olmanız gerekir.
  • Liderlik öğrenilebilir. Liderlik özelliklerinizi geliştirmek için aşağıdaki konulara odaklanmanızı öneririm:
    • Başlatan olmak
    • Başkalarını etkileyecek şekilde karizmayı geliştirme
    • Amacı yönetebilen ve amaca yönelten
    • İş bitirmeye odaklı
    • İyimser olmak
    • Kendi inisiyatifiyle çalışmak
    • Takımıyla ve müşteri ile empati kurabilmek
    • Kazananı tanımlayabilen
    • İmaları anlayabilmek
    • İnsanları motive edebilmek
    • Geçmiş olaylardan ders çıkararak karar alabilmek
    • Büyük resmi görmeyi öğrenmek
    • Hedef BelirlemeBecerilerini geliştirmek
    • Kişisel hedefler geliştirmek ve düzenli olarak incelemek
    • Etkin zaman yönetimi

*Proje Yönetimi konusunda onlarca firmadan yüzlerce kişiye eğitim verdim, bir çok projeye danışmanlık yaptım ve bizzat yönettim. PMI ve Harvard ile Amerikan Ekolünü, Cap Gemini ile Avrupa Ekolünü deneyimleme imkanı buldum. Birçok üniversite proje yönetimi derslerine misafir olarak katıldım, İTÜ SEM sertifika programında yaklaşık 6 yıl birkaç dersi bizzat verdim.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Yenilikçi fikri satmak

Guy Kawasaki benim sürekli takip ettiğim blogger’lardan biridir. Geçen sene PubCon’da yaptığı sunumda yenilikçi firmaların yeni ürün ve servis geliştirmelerde dikkat etmeleri gerekenlerden bahsetmiş. Bende sizlere dilim döndüğünce aktarmaya çalışayım;

1) Anlam yaratmak – Bir yenilikte en önemli şey anlamlı olmasıdır. Uzun dönem başarının anahtarı anlamlı ürün ve servislerin geliştirilmesidir. Anlamlı olmak ise insanların hayatına ve aldıkları verime olan olumlu etkidir. Yatırımcılar yatırım yapacakları projenin insan hayatına katkısını değerlendirirler.

2) Mantranızı* hazırlayın – Sadece birkaç kelime ile varlığınızı ifade edebilmeniz gerekir. Uzun ve sıkıcı misyon, vizyonlar sadece kafa karıştırır. Örneğin;

Milliyet – Basında Güven

Nokia – Connecting People

Savaş Şakar – There is no spoon!

3) Yeni dalgaya sıçrayın – Mevcut ürünleriniz üzerinde kısmi değişikliklerle kendinizi kısıtlamayın. İleriye bakarak hangi tip problemlerin çözümlenmesi gerektiğini analiz edip bu problemlerin ne tip yeni ürünlerle çözülebileceğini sürekli düşünün.

4) DATİD kuralı :

Derinlik: İyi ürün ve servisler, hizmet süresince sizinle beraber büyümelidirler. Örneğin lambası olan terlik olsa hem ayağınızı koruyacak hemde gece yürürken önünüzü görmenizi sağlayacaktır.

Akıllı: İnsanların ihtiyacı olan bir ürün olmalı. Örneğin birden fazla pil boyutu ile çalışabilen lamba olsa, elinizdeki pil neyse onu takar kullanırsınız.

Tam Olma: Sadece araba satmak değil, öncesinde ve sonrasındaki hizmetleri verme, yedek parça, bakım, kasko vb.

İncelik: Apple yada iPOD’daki tasarımı düşünün. İyi bir tasarım çok önemlidir.

Duygulandırıcı: Harley Davidson en şiyi örneklerden biridir. Ürünlerine duyguyu katarak sadakati en üst düzeyde tutarlar.

5) Çekinme, üstüne git – Gerçekçi olmak gerekirse, asla özür dileyemeyeceğimiz bir pazarda yer alıyoruz. Bu yüzden hem hızlı ilerlemeli hemde doğru iş çıkarmalıyız.

6) İnsanları Toplayın – Müşteri tabanı oluşturmaktan çekinmeyin. Ürünlerin asıl geliştiricisi kullanıcı gruplarıdır.

7) 100 çiçeklik buket yapın – Yüksek sayıda üyeniz olmasına rağmen bunların çoğu doğru müşteri değilse probleminiz yok demektir. Herkese çiçek dağıtmaya devam edebilirsiniz çünkü artık iyi müşterinizin kim olduğunu biliyorsunuzdur.

İnsanlara gidin ve satın aldıkları ürünleri neden aldıklarını sorun. Herkesin bir sebebi vardır ve bunu değiştirmek zordur. Fakat rakip ürünleri alanların düşünceleri sizin ürünlerinizi ne yönde değiştirmeniz gerektiği konusunda size kılavuzluk ederler.

Bazen ummadığınız ürününüz popüler olurken, istediğiniz ürün olmayabilir. Bu tip durumlarda belki ürünün yönünün değiştirmek gerekebilir.

8) Çalkala yavrum çalkala – Eğer devrimci, yenlikçi bir tarafınız varsa hayatınız reddetmekle geçecek demektir. Size yaptığınız işler esnasında “Yapamazsın” “Beceremezsin” gibi bir sürü eleştiri gelecektir. Siz yaptığınız işi bitirip karşınıza aldıktan sonra insanların bu tip eleştirilerini dikkate almaya başlayın.

Birinci versiyonu yapmadan ikinici versiyona geçmeyin. Nelerle karşılaşacağınızı ve neleri ekleyip çıkaracağınızı ancak birinci versiyondan sonra netleştirebilirsiniz.

9) Niş olmak – Sadecesiz üretmediğiniz halde değer içeren bir ürün yaratmışsanız fiyatla rekabet etmek zorundasınız. Eğer sadece size özel bir ürün olursa hem köşebaşını hemde fiyatı belirleyen konumunu kapmış olursunuz. Ve iyi bir fiyatlama ve politika ile o alana girişlerin önünün bile kesebilirsiniz.

Yatırımcılara fikrinizi götürürken 10/20/30 kuralını uygulayın;

• 10 adet – sunumunuzda kullanacağınız optimum sayfa sayısı

• 20 dakika – sunum süreniz

• 30 boy– Sunumunuzdaki font büyüklüğü. Hatta dinleyicilerin ortalama yaşının yarısı kadarını font standartı olarak kullanabilirsiniz.

10) Negatiflerin Etkisi – Bazı yatırımcılar size karşı olumsuz tavır sergilerler ve sizin moralinizi bozarlar. 2 tip vardır diyebiliriz; Cahil olup bilmeden eleştirenler ile ben zenginim beni ikna etmek zordur diyenler ki bunlara para ile zeka arasında bir korelasyon olmadığını hatırlatmak gerekir.

* http://tr.wikipedia.org/wiki/Mantra

Paylaşın:

Her çalışan bu soruları düşünür

thinking_womanEğer bir işyerinde çalışıyorsanız belirli dönemlerde kendinize bazı sorular sorarsınız. Bazen bu soruları iş aramadan önce ya da aldığınız bir teklifi değerlendirme aşamasında kendinize sorarsınız.

Bu sorulara ben kendimce yanıtlar vermeye çalıştım ama eminim sizlerin bu konuyu zenginleştirici düşünceleriniz mevcuttur. Ayrıca bu sorulara benim kendi uzmanlık alanlarım doğrultusunda yanıt verdiğimi düşünürsek aslında herkesin farklı yanıtları olacağı sonucuna varabiliriz.

Soru 1: Kendimi 10 yıl sonra nerede görmek istiyorum?

Herhangi bir işi tercih ederken düşünülmesi gereken en stratejik sorulardan birisidir. Bu noktada ya bulunduğunuz yerde devam ederseniz bir sonraki pozisyonunuzun ne olacağını düşünürsünüz yada işten ayrılıp gideceğiniz yerde bu sorunun cevabını ararsınız. Ben 1988 yılında “Toplam Kalite” kavramı ile karşılaşmış, Türkiye’de Şişe Cam’da ilk uygulamaların başladığını öğrenmiştim. Milli Prodüktivite Merkezi ve DİE’ye(şimdiki adı Türkiye İstatistik Kurumu-TÜİK) gidip dokümanlar ve kitaplar almıştım. Geleceğin işi olacağını düşünüyordum ve faydasını gördüm. Internet’te 1997 yılında hayatıma ilk girdiği günden itibaren sarıldığım ve bırakamadığım bir şey olmuştur.

Bundan 10 yıl sonra kendinizi görmek istediğiniz yer ile ilgili basamakları öngörüp kendinizi geliştirmeniz gerekir. Yabancı dil, bilgisayar vb. konularda kendinizi eğitmeye başlamalı ve sabırlı olmalısınız.

Soru 2: Geçiş koşulları nelerdir?

Bir sonraki işe yada pozisyona geçiş sizin uzun vadeli hedefiniz için bir basamak mıdır yoksa sadece koşullarınızı daha iyiye taşıyacak uzun vadeli planınızın dışında farklı bir basamak mıdır?

Bir yola girmek ve orada ısrarlı olmak önemlidir. Size çok cazip gelecek ücretler ve pozisyonlarla teklifler gelebilir karşınıza fırsatlar çıkabilir. Ama alternatif bir yola girmek sizin en baştan başlamanıza yol açabilir. Bu yüzden dikkatli olmanız gerekir. Ben Toplam Kalite Yönetiminden İş Süreçleri Yönetimine ve sonrasında Proje Yönetimi Danışmanlığına kadar taşıdım kendimi. İnternet ile ilgili onlarca proje gerçekleştirip bu konuda Türkiye’deki dinazorlardan biri oldum.

Soru 3: Neden orada çalışmak istiyorum?

Bilgi, deneyim, para, pozisyon gibi klasik cevaplar verilebilir bu soruya. Aslında bir yerde çalışmaya devam etmek yada başka bir yere geçmek söz konusuysa tüm cevapların pozitif olması beklenir. Arkadaşlarla ilişkiler, yemek, ulaşım vb. Siz eğer neden o işyerinde çalıştığınızı açıklayabiliyor ve bundanda memnunsanız problem yok demektir. Çünkü o zaman hayatınıza “keşke”leri katmamışsınız demektir.

Bir şeyler öğreniyor olmak ve yeni şeyler yapmak(rutinden uzak) çalışma hayatında benim için en önemli şeyler oldu. Sosyal biri olduğum için girdiğim her işyerinde herkesle rahatlıkla iletişim kurabildiğim ve yemek, ulaşım gibi konuları aşılamayacak problemler olarak görmediğim için öğrenmek ve yeni şeylerle uğraşmak en önemli hedefler oldu benim için. Şu anda hala proje yönetimi, risk yönetimi, internet projeleri ve son dönemde özellikle proje yönetim metodolojileri danışmanlığı konusunda çalışmalarımı sürdürmekteyim.

Para için çalışmak çok göreceli bir kavram. Bir çok konuda para kazanabilirsiniz ama para asıl belirleyici olmamalı. Parayı amaç edinmek sizi sevimsiz yollara itebilir.

Bilmediğiniz bir şeyler söylemiyorum ama mevcut çalıştığınız yeri ya da gideceğiniz yeni yeri iyi değerlendirin. Önemli olan sizin iç huzurunuzla en verimli şekilde çalışmanız, kurumunuza ve kendinize maksimum faydayı sağlamanızdır.

Şirketlerin büyük bir kısmı kariyer planı belirlemeyi lüks olarak görürler ya da beceremezler. Bu durumda siz kendi kariyer planınızı çizmek ve onu takip etmek zorundasınızdır.

Paylaşın: