Aylık arşivler: Temmuz 2012

PMI – Proje Yönetimi Süreçleri (İngilizce)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI’ın Project Management Body of Knowledge(PMBOK®)’ta yer alan süreçlerinin grafiksel güzel bir çalışması aşağıdadır. Google Docs olduğu için bazı şirket çalışanları göremeyebilirler. Evden denemelerinde fayda var.

 

Paylaşın:

Proje Ekibi Olmak ya da Olmamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

İş dünyasında devamlı değişen koşullar ve artan rekabet, rakipleri karşısında ayakta kalabilmek için büyük çaba harcayan örgütleri birçok yönden etkilemiştir. Rakipleri arasında fark yaratmak zorunda olan örgütler, performanslarını artıracak iş yöntemleri aramakta ve Proje Yönetim kavramının önemini gün geçtikçe daha iyi kavramaya başlamaktadırlar.

Proje Yönetiminin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi yine etkin ekip kullanımı ile mümkündür. Bu yüzden, sürekli etkileşim halinde çeşitli işlevleri yerine getirmeye çalışan zor sorunlara çözüm arayan yönetim ve iş ekipleri önem kazanmaya başlamıştır.

Proje ekipleri; belirli bir proje üzerinde çalışırken çıkan sorunların çözümü, planlama ve yaptıkları işi kontrol etme, yani işin başından sonuna kadar tam sorumluluk verilmiş ekiplerdir.

İyi proje ekipleri, sorunlara bireylerden daha etkin ve kalıcı çözümler bulabilirler. Çünkü iyi bir proje ekibinde, “mutluluk ve mutsuzluğu “ paylaşma fikri çoktan filizlenmiş, hatta boy atmıştır. Proje Ekibi, önceden belirlenmiş ortak amaçlar doğrultusunda ve eşgüdüm içinde çalışır; birlikte adım atmak, “gelenektir.” Birlikte çalışanlar, karşılıklı olarak bağımlı olduklarını bilirler. Çünkü, birbirlerinin beceri, deneyim ve katkılarına ihtiyaç duyarlar.

Zamansızlık, organizasyonel ortamın yarattığı olumsuz iklim ve bilgi eksikliği, proje ekibi düşüncesine ulaşmak yönündeki yaklaşımları engelleyen unsurlar arasında sayılıyorsa da, “ etkili bir proje ekibinin kazandırdıklarına”sadece göz atmak bile, bizi hemen “ bu engellerin mutlaka ve zorlanarak aşılması gerektiği” sonuca götürür. Her şey bir yana,sıradan ekiplere “takım olma becerisini” kazandıran esas unsur, “öncelikle” bireylerin “etkin ve katılımcı” olma heyecanıdır. Bu heyecan, “yaşarken sadece gözlemci olmayı ve olup biteni uzaktan izlemeyi” reddeder. Aksine, “oyuncu olmaya ve evrende fark yaratmaya adanmış bir hayatı” tanımlar.

Bireyselliğin ötesinde, takım ruhu içinde ve ortak hedefler doğrultusunda projelere yaklaşılarak işlerin sonuçlandırılması, gerek kuruluşlardaki iyileştirme ve geliştirilme faaliyetlerinin başarısı, gerekse çalışanların, bu faaliyetlere katılımları ve başarılarından duyacakları mutluluk nedeniyle, motivasyon ve kuruma olan bağlılıklarının arttırılması açısından önemi büyüktür. Ayrıca çok başarılı çalışmalar sonucunda kazanılacak ödüller de iş hayatının tatlı anıları olarak hep zihinlerde kalacaktır.

Paylaşın:

Proje Bütçeniz Kısıldıya

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

butce-kısÖncelikle paniklemeyin. Çünkü sizin paniklemeniz ekibinizinde paniklemesine yol açar.

Bütçenin neden kesildiğini öğrenmeye çalışın. Sebep öncelikler ise projenizin önemini anlatarak tekrar bütçe alma şansınız olabilir.

Proje kapsamını gözden geçirin ve bir sonraki faza erteleyebileceğiniz işleri ya da kapsamdan çıkarabileceğiniz işlere göz atın. Müşteri ile proje planını gözden geçirerek kapsamı yeniden şekillendirin.

Proje planını ve hedeflerini gözden geçirin ve hedefe ulaşmayı sağlayacak alternatif yollar olup olmayacağını inceleyin. Stratejik ve politik hedeflerin gerçekleştirilmesi konusunda Sponsorunuza yakın durun ve desteğini isteyin.

Daha fazla iletişim kurmaya başlayın. İletişim yaptırdığınız işlerin hızlanmasını yani verimi artıracaktır. Daha fazla iletişim ile olası dedikodu vb. olumsuz görüşlerinde yayılmasını engelleyebilirsiniz.

Gereksinimleri gözden gerçirin ve müşteri ile “şart” olmayanları çıkarma konusunu görüşün. Gereksinimleri önceliklendirin. Pahalı ve önceliği düşük gereksinimleri kapsamınızdan çıkarın.

Paydaşlarla bir araya gelerek mevcut kısıntıda yapılabilecekler konusunda görüşlerini alın.

Proje bütçesindeki büyük kalemlere odaklanarak neler yapabileceğinizi ekibinzle değerlendirin.

Ekibinizle bir araya gelerek zayıf ve güçlü yönlerinizi değerlendirmeniz, projenin hayata geçiriliş sürecindeki zayıf süreç ve yönleri nasıl geliştirebileceğinizi ve bu konudaki fırsatları  belirlemeniz gerekir.

Daha ucuz kaynakların ve malzemelerin kaliteyi düşürmeden tercih edilip edilmeyeceği araştırılmalıdır.

Kapsam ve bütçe değişikliklerinin olası olumsuz sonuçlarını dokümante edin ve yönetim ile paylaşın.

Bütçe kontrollerini sıklaştırın ve detaylandırın. Uygulama esnasında fark edilen fırsatların hızla hayata geçirilebilmesi için bir sistem geliştirin.

Düşük maliyet sağlayıcı önerileri ödüllendirin.

 

Paylaşın:

Projelerde Koordinasyon

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Koordinasyon kavramını proje yönetiminde bireysel çalışmaların hedefler ve öncelikler doğrultusunda senkronizasyonu olarak tanımlayabiliriz.  Bu bağlamda koordinasyonu diğer başlıklarda altında ele alırsak;

Planlama – İşi parçalara bölme, önceliklendirme(bağlama), sürelerini belirleme ve dağıtma

Organize etme – Ne yapılacağını biliyorsanız kimin yapacağını belirlemelisiniz.

Delegasyon – Birbirleri ile koordine çalışabileceklere işleri vermede hassasiyet göstermelisiniz

Önemli olan “body mantığı” – Ekip üyeleri yaptıkları işi diğerlerini izleyerek senkronize götürmeliler. Siz söylemeden diğerleri ile koordine olmalıdırlar.

İletişim – Hem kendi iletişiminizi hem de birbirleriyle iletişimlerini desteklemeniz gerekir.

Kontrol – Uygulamaları ve sonuçlarını takip etmeniz gerekir. Fakat takip ederken çok fazla müdahaleci olmamalısınız. Koordinasyon kendiliğinden olmaz desteklenmesi gerekir. Özellikle yatay ve dikey ilişkilerde esnek bir alan bırakmalısınız.

Paylaşın:

Projedeki rolünüzü iyi anlayın

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde yer alan kişilerin kendi rolleri hakkında sorması gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Sence yanlış problemlerle mi uğraşılıyor? Ya da o problem için yanlış kişi mi seçiliyor?
  • Diğerleri projenin hedefi dışında çalışıyor mu? Ya da gerçek hedeften sapmış durumdalar mı?
  • Projenin gerçek hedefini anlamadıkları için mi sizin önceliklerinizi iyi değerlendiremiyorlar?
  • Size biçilen görev doğru mu?
  • Size verilen güç ve yetki yeterli mi?
  • Size verilen öncelik yeterli mi?
  • Projeyi bir kitap gibi düşünün. Sizce herkes aynı sayfada mı?
  • Yanlış yere odaklananlar var mı?
  • Size verilen sorumluluk ile yetki-öncelik arasında bir uyumsuzluk var mıdır?
  • Sizi strese sokan veya diğerleri ile çatışmanıza yol açan şeyler nelerdir?
Paylaşın:

Kim ne biliyor?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Kurum içi uzmanların ki bu kişiler uzun süredir o şirkette çeşitli görev ve pozisyonlarda yer almışlardır, her zaman çok faydalı oldukları söylenemez. Çoğu zaman bu kişilerin bilgi ve becerilerinin çok faydalı olacağı çalışanlar tarafından bilinmediği gibi bu kişilerin varlıklarından ya da bilgi birikimlerinden haberdar değillerdir.

Bu nedenle kurum içi ya da dışı uzmanları bulabilmeyi sağlayacak bir sisteme ihtiyaç vardır.

Kurum içi uzmanlara gerek ulaşım gerekse bilgilerini paylaşmaları anlamında sosyal ağlara, bloglara ya da wiki tarzı yapılara katılımları nasıl sağlanabilir?

Temel olarak yapılan bir veritabanı halinde uzmanların iletişim bilgilerine ve uzmanlık alanlarına erişimin sağlanmasıdır. Bu listeye geçmiş deneyimleri ve yaptıkları çalışmalarda eklenebilir. Fakat böyle bir listenin hem güncel olması hem de kişisel özellikleri yani güvenilirlik, detayseverlik vb. içermesi oldukça önemlidir. Eğer birde kişiler kendilerine ilişkin iş ve özel konularda anahtar kelimeleri girerlerse her türlü aramada ortak noktadaki kişiler bir araya gelebilirler.

İşte bu noktada sosyal ağlar aradığımız uzmanı bulmakta oldukça işe yaramaktadır.

Temel problem çalışanın kendi uzmanlık alanını kurum içinde nasıl göstereceğini ve kendini ifade edeceğini bilmemesidir. Bu yüzden kurum içi bloglar ya da wikiler çalışanların kendilerini göstermeleri ve uzmanlıklarını daha anlamlı bir şekilde kullanmalarının yolunu açacaktır.

Üstelik blog ve wiki gibi uygulamalar gerek kurum içi katılımı gerekse kişinin işbirliğine yönelik isteğini ortaya koyacaktır.

Hatta kurum çalışanların ders verme, satış gibi konularda birbirleri ile ortak işbirliğine gidebilecekleri alanların bulunması iletişimi artıracaktır.

Paylaşın:

Yıldız Savaşları ve Proje Yönetimi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Yıldız Savaşları serisini izleyenler Darth Vader’in hiçte iyi bir ünü olmadığını bilirler. İnsanları öldürür, gezegenleri yok eder hatta kendi oğlunun elini bile keser. Tüm bunlara rağmen Darth Vader iyi bir proje ve hatta program yöneticisidir.

Darth Vader’in aynı anda yürüttüğü bir çok projesi vardır;

  • Asiler olarak gizli üsler inşa etmek
  • Oğlunu (Luke) bulmak
  • Han Solo’yu ykalaması için kiralık katiller tutmak
  • Death Star’ı yapmak
  • Askerlerini (Storm Troopers) yönetmek

Film esnasında tüm bu projelerini nasıl sürekli takip etmeye çalıştığını izledik. Bazı projelerin başarısı diğerlerinin başarısına bağlı olduğu için oldukça hassas ve titiz davranıyordu.

Han Solo için kendi askerleri yerine profesyonelleri tutması çözüme kısa ve hızlı yoldan gitmesi için tercih ettiği yöntemdi. Bugün belirli konularda dış kaynak kullanımı tamamen bu amaçlıdır.

Büyük bir güce sahip olan Death Star adlı savaş gemisinin planlarını Prenses Leia ve Luke,  R2D2 ile birlikte çaldılar ve yaptığı projeyi sonlandırdılar. Demekki projelerin planlarının iyi bir şekilde saklanması tüm çabanın yok olmaması için çok önemli.

Darth Vader’in zaman zaman kendi destekçileri ile birebir görüşerek görevler verdiğini ve herkesin sorumluluğunu yerine getirmesi konusunda ne kadar kararlı olduğunu seyrettik. Projelerde delegasyon bazen çok kritik başarıları getirecektir.

Tüm bunlar ışığında Darth Vader’in çevresine sempğatik görünmek ya da çevresinde sempati yaratmak gibi bir kaygısı, çabası yoktu. Motivasyon olarak korkuyu kullanması çevresindekilerin hata yapmama konusunda daha hassas davranmalarını sağlıyordu. Ancak mevcut iş dünyası korku yerine sempati ve sevgi ile sağlanabilecek motivasyona ihtiyaç duyuyor.

Darth Vader geçmişi sebebiyle travmatik davranışlar sergiliyor ve bu da kararlarını etkiliyordu. Günümüz proje yöneticilerinin kararlarını alırken olabildiğince objektifve adil olmaları önemlidir.

 

 

Paylaşın:

Problem ve Sebebi Anlama – Vanilyalı Dondurma

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

drabs2Çok eski bir hikayedir ama benimde sitemde olsun istedim. Bir müşteri araba satın aldığı firmaya aşağıdaki mesajı gönderir;

“Size ikinci defa yazıyorum ve bana cevap vermemenizi anlayışla karşılıyorum çünkü yazdığım yazının çılgınca olduğunu düşünebilirsiniz; fakat şu bir gerçek ki ailemizde her akşam yemekten sonra tatlı olarak dondurma yeme alışkanlığına sahibiz, fakat bir çok dondurma çeşidi olduğu için her akşam yemekten sonra ne çeşit dondurma yiyeceğimiz konusunda ailece karara varırız. Ben de markete gidip alırım. Geçenlerde de yeni bir Pontiac aldım ve o zamandan beri markete gidip gelmem benim için bir sorun olmaya başladı. Ne zaman vanilyalı dondurma alsam, arabaya döndüğümde arabam çalışmıyor. Fakat başka çeşit dondurma aldığımda, araba gayet güzel çalışıyor. Bu konuda ne kadar ciddi olduğumu bilmenizi istiyorum her ne kadar bu sorun size saçma gelse de, vanilyalı dondurma aldığımda arabam çalışmazken neden başka bir çeşit dondurma aldığımda arabam çalışıyor ?“

Pontiac yardım merkezi doğal olarak bu mektuba şüpheci bir şekilde yaklaştı fakat yine de kontrol edilmesi için bir mühendis gönderdi. Gönderilen mühendis, nezih bir mühitte oturan başarılı ve iyi eğitim almış bir kişiyle karşılaştığında saşkınlığa uğradı. Akşam yemeğinden sonra görüşmeye karar verdiler. Akşam olduğunda arabaya binip marketin yolunu tuttular. O akşam vanilyalı dondurma aldılar ve arabaya bindiklerinde araba çalışmadı.

Mühendis onunla üç akşam daha markete gitti. İlk akşam çikolatalı dondurma alındı ve araba çalıştı. İkincisinde çilekli dondurma alındı ve araba yıne çalıştı. üçüncü akşam ise vanilyalı dondurma alındı ve araba çalışmadı. Şimdi şasırma sırası mühendisdeydi. Mantıklı bir kişi olarak, adamın arabasının vanilyalı dondurmaya alerjisi olduğunu düşünmek akıllıca bir şey değildi. O yüzden bir süre daha ziyaretlerine devam etti.

Bu amaçla notlar almaya başladı: günün hangi saati, kullanılan benzin çeşidi, gidip gelme süresi gibi her türlü bilgiyi kaydetti. Kısa sürede bir ipucu elde etti: adam vanilyalı dondurma almak için daha az zaman sarfediyordu. Niçin?

Cevap marketteki ürünlerin satılış düzeninde yatıyordu. En çok istenilen çeşit olan vanilyalı dondurma marketin hemen girişinde yer alan dolapta satılıyordu. Diğer dondurma çeşitleri ise marketin arka kısmında farklı bir tezgahta satılıyordu ve oradan herhangi bir çeşit dondurma almak daha fazla vakit alıyordu.

Şimdi mühendisin karşılaştığı soru şuydu: Araba niye dondurma alması daha kısa sürdüğünde çalışmıyordu?

Zaman faktörü araya girdiğinde mühendisin cevabı bulması zor olmadı, motor soğuduğunda devreye giren buhar kilidi … Bu her akşam oluyordu fakat diğer çeşitleri almak için harcanan daha fazla zaman motorun tekrar çalışması için yeteri kadar soğumasına imkan tanıyordu. Adam vanilyalı dondurma aldığında ise, motor hala sıcak olduğu ve buhar kilidi devreye girmediği için çalışmıyordu.

Paylaşın: