Aylık arşivler: Ekim 2012

Notlarımdan – 9

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız
  • Note_Taking.5484001_stdÇalışanlar işyerinde geçirdikleri vaktin(işe giriş ve çıkış saatleri arası) %80’inde etkin olabilirler.
  • Birden fazla işle uğraşanlar(multi-tasking), işler arasındaki geçişin getireceği zaman kaybı sebebiyle daha az iş çıkarırlar.
  • Çalışanların bir kısmı “kahramandır” 2 günlük işe 2 saat der, bir kısmı “korkaktır” 2 saatlik işe 2 gün der. Korktuğu başarısızlıktır.
  • Başkalarının deneyimini kendi deneyimine ekleyebilmektir marifet.
  • Başkalarının görüşlerine değer vermek yapılan işe değer katar.
  • Her zaman “rezervleriniz, yedekleriniz” olmalı çünkü ihtiyacınız olur, her zaman “toleransınız” olmalı çünkü hiç bir şey kusursuz değildir.
  • Projenini bütününüde bütçeyi tutturmakla aktivite bazında tutturmak aynı şey değildir.
  • Müşterinin her zaman ek talepleri olabileceğini unutmayın.
  • Kısıtlarınızı ve varsayımlarınızı bilmeyen müşteri sizi zor durumda bırakabilir.
  • Yeni teknolojileri, eski yöntemlerle hayata geçirmeye çalışmayın.
  • Yaptığınız işleri, projeleri sunarken “akıl” tarafını da göstermelisiniz.
  • Önce bir projenin nasıl “doğru” planlanacağına ve hayata geçirileceğine kafa yormalısınız. Artık develer akıllandı, yolda dizmeniz mümkün olmayabilir.
  • İster gündelik hayatta, ister projelerde, yaptığınız şeyleri ve yöntemlerinizi “yeniden gözden geçirmeniz” ve “geliştirmeniz” gerekir. Yapmıyorsanız “mutsuz olmaya” çalışıyorsunuz demektir.
  • Bildiklerimizin ne kadar çabuk eskidiğine inanamazsınız. Ve eski bilgilerinize çok güvenirseniz yolda kalırsınız.
  • Sermayeye dönüştürülemeyen bilgi başınızı ağrıtır.
  • Akademisyenlerin ürettikleri değerlerin hayatta bir karşılık bulması ve uygulamaya katkısı konularında kaygılı olmaları(görünür bir kaygı) ve bu konuda birşeyler yapmaları şart.
  • Proje Yönetimine bilimsel açıdan bakarsak “ortak dil” esastır. Kişi ve kurumların ürettikleri farklı terimler kafa karışıklığına ve kaosa sebebiyet verir. Peyami Safa’nın dediği gibi “Konuşma dili müşterek bir dildir. İlim dili ise özeldir. İlim dili prezisyon (tutarlılık) ister; fakat halk dili bundan mahrumdur.”
  • “İnce güç” kavramını ilk olarak 1980’li yıllarda kullanan Harvard’ın Kennedy Hükümet Fakültesi dekanı Prof. Joseph Nye’ye göre istediğiniz bir şeyi elde etmenin üç temel yolu var: Karşınızdakini kaba gücünüzle (hard power) tehdit etmek ve gerekirse savaşmak, karşınızdakini çeşitli biçimlerde satın almak, ince güç kullanarak ikna etmek… Nye’a göre ince güç, “istediğiniz bir şeyi kaba güç kullanarak değil, başkalarının sizin hedeflerinizi kabul etmesini sağlayarak elde etmeniz”dir. Burada inandırıcılık ve ikna kabiliyeti temel güç unsurlarıdır. Selim Tuncer
  • Genç kuşaklar, bir önceki kuşağın entelektüel direnç kabiliyetini çoğu zaman kaybetmediğini, her şeye rağmen ‘kendisi’ olarak kalabildiğini gözden uzak tutmamalıdırlar.
  • Dijital doğanlar, “delete” tuşu ile alıştıkları rahatı işyerlerine, arkadaşlarına uygulayabiliyorlar. Bizim gibi “kalem-kağıt” kuşağı ise hala silgi ile uğraşıyor. Hem tam silemiyoruz,  çoğu zaman da silersek kötü olur diye doğru yazmaya çalışıyoruz.
  • İnsanlar kendi davranışlarını etkileyebilecek şeylerin çoğu zaman farkında olmazlar.
  • Akıllı şirketler kriz dönemlerinde küçülmeden ve yeniden yapılanmadan çözüm bulmanın yollarını önceden belirlerler.
Paylaşın:

Notlarımdan – 8

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız
  • Note_Taking.5484001_stdBir proje, sponsor için küçük, proje yöneticisi için ise dev bir adımdır.
  • İyi proje yönetimi ne zaman, ne yapacağını bilmek değil ne zaman ne mazeret bildirileceğini bilmek demektir.
  • Her şey plana tamamen uygun gidiyorsa, bir yerlerde bir şeyler tamamen yanlış yapılıyor demektir.
  • Herkes güçlü bir proje yöneticisi talep eder, bulduklarında da istemezler.
  • Fazla mesai, saf proje yöneticisinin hayalinden başka bir şey değildir.
  • Nicel proje yönetimi, maliyet ve zaman aşımlarını önceden iyi bir şekilde tahmin etmektir.
  • İyi proje yöneticileri projeyi ne zaman yönetmemeleri gerektiğini bilir.
  • Bütün proje yöneticileri pazartesi sabahı problemlerle karşılaşır, iyi proje yöneticileri gelecek pazartesinin problemleri üzerinde çalışanlardır.
  • Ölçümler, öğrenen insanların mazeretleridir.
  • İyi proje yöneticileri hataları kabul ederler, o yüzden iyi bir proje yöneticisi ile nadiren karşılaşırsınız.
  • Problem yaratan insanlar olmasaydı, problemi çözecek insanlara da ihtiyaç olmazdı.
  • Bazı projeler, proje yönetimindeki en iyi uygulamalara rağmen zamanında biterler.
  • Hızlı, ucuz ve iyi  : En fazla ikisini elde edebilirsiniz.
  • Gerçekçi olmayan zaman planı diye bir şey vardır.
  • Son teslim tarihi ne kadar anlamsızsa, ona uymaya çalışmak için ziyan edilecek o kadar para vardır.
  • Projenin ilk %90′lık kısmı zamanın %10′unu alır, geri kalan %10′luk kısım da diğer %90′ı.
  • Maliyetler ve zaman konusundaki gerçekler söylenmiş olsa proje başlatılmazdı.
  • Projenin süresini tahmin etmek için, bir kişinin ne kadar sürede yapabileceğini bulun daha sonra da bunu projedeki kişi sayısı ile çarpın.
  • Üst yönetimin, kötü bir fikri kabul etme ve iyi bir fikri reddetme yeteneğini hafife almayın.
  • Projenin dokümantasyonu, projenin kendi ağırlığına ulaştığı zaman proje tamamlanmış demektir.
  • Bir kere olursa cahillik, iki kere olursa ihmal, üç kere olursa politika demektir.
  • Uyarı : Takvimlerdeki tarihler sandığınızdan daha yakındır.
  • Deli gibi çalışma ilerleme anlamına gelmediği gibi anlamanın da yerine geçmez.
  • Timsaha kıçınızı kaptırmak üzereyseniz, bataklığı kurutmak için oraya gittiğinizi kolaylıkla unutabilirsiniz.
  • Kapsamın yavaş yavaş genişlemesi diye bir şey yoktur, sadece dört nala büyümesi vardır.
  • Eğer yeniden yapmak için vaktiniz varsa, asla ilk seferde doğru yapamazsınız.
  • Proje süreleri genellikle üst yönetim tarafından belirlenir ve ekibe bildirilir. Proje Yöneticisi ve ekip üyeleri kendi analiz ve çalışmaları sonucunda daha uzun süreler bulsa da istisnasız üstten gelen daha kısa süreyi kabul ederler. Yeni hedef doğrultusunda çalışmalara başlanır. Ancak olası gecikmeler ve ilerleme raporlarındaki kötü performans tartışılmaya başlandığında birileri hep “biz dememiş miydik” derler.
Paylaşın:

Projeleri doğru bir şekilde tamamlamak için

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

ProjectCompletion01Projeye özel durumları tanımlayın

Projeyi başarıyla tamamlayacak özelliklere sahip ve istekli doğru proje yöneticisini seçin

Uygun ortamı hazırlayın; öncelikleri belirleyin, kontrol mekanizmasını kurun, kapsamı tanımlayın, proje yöneticisinin yetki ve sorumluluk alanlarını belirleyin

Gerçekçi tahminler yapılmasını sağlayın.

Kullanımı kolay ve isteklerinizi karşılayacak bir yazılım ile projeyi yönetin.

Proje Yönetimindeki hata ve problem olasılıklarını değerlendirin ve önlemlerinizi alın. Yönetimin desteği en önemli etkendir.

Projelerin yönetiminde bir sisteminiz, metodolojiniz olsun.

Tüm ilgili tarafların desteğini alın.

Proje yöneticisini destekleyin

Proje Yönetimi desteğini merkezileştirin

Her seviyede proje yönetimi eğitimlerini alın ve aldırın

Her projeye aynı şekilde yaklaşılarak başarılı olunamayacağını bilin.

Şirketinizin proje yönetimi anlamında güçlü ve zayıf olduğu tarafları iyi analiz edin.

Paylaşın:

Benimle Çalışma Kılavuzu

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

elHerkes kendisine saygı duyulmasını ister ve karşısındakilerin bu konuda hassasiyetini bekler. Ne varki kişiler karşılarındaki insana ilişkin yeterli bilgi sahibi olmadıklarında yanlış yapmaları kolaylaşır. Eğer karşılıklı saygı bekleniyorsa her çalışanın(ast-üst) aşağıdaki maddeleri belirlemesi ve çevresi ile paylaşabilmesi önemlidir;

Beni, mevcut yetkilerimle aşağıdaki konularda sorumlu tutabilirsiniz ya da mevcut yetkilerimle yapabileceklerim aşağıdaki gibidir;

Bildiğiniz gibi ben aşağıdaki konularda işime kendimi tam olarak verebiliyorum;

Bildiğiniz gibi aşağıdaki gibi durumlarda sizlerle hemfikir olmuyorum;

Bazen yapmam gerekenleri yetiştirememiş ya da yapamamış olabilir. Bu tip durumlarda bana aşağıdaki gibi yaklaşılmasını bekliyorum;

Benimle hemfikir olmadığınız konularda aşağıdaki gibi yaklaşmanızı bekliyorum;

Benim birine güvenebilmem için gerekenler aşağıdadır;

Güvenimi aşağıdaki gibi durumlarda kaybediyorum;

Güvenimin geri kazanılması için aşağıdakilerin yapılmasını bekliyorum;

Hassas olduğum ve aleyhinde konuşulmasından rahatsızlık duyduğum konular ve hareketler aşağıdaki gibidir;

Paylaşın:

İşe yeni başlamış kişilerin proje ortamına alınması

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

prjmg.free-500x5001. İş ortamı

  • Proje ile ilgili rahatlacı ve güven verici mesajların iletilmesi
  • Projenin ilgilerini çekecek kısımlarını ve fırsatlarını aktarmak
  • İş dışı konuların yapılmamasının daha önemli olduğunun altının çizilmesi(politika yapmak, gereksiz şeylerle vakit kaybetmek vb. nin onları sıkıntıya sokacağını iletmek vb.)

2. Araçlar

  • Kullanacakları araçları(ms project vb.) ve mevcut sistemleri-metodolojiyi onlara göstermek ve anlatmak,
  • Geçmiş kayıtlarla öğrenmelerine sağlamak – İşe yeni başlayanların öğrenme verimleri çok yüksek, öğrenme süreleri diğer aşamalara göre %30 daha kısadır.

3. Destek

  • Yöneticilerin ve deneyimli personelin iş başlangıcında destekleri çok önemlidir. Bunu orta vadeli kazancı olan bir yatırım gibi düşünebilirsiniz.
  • Çalışanları destekleyen departmanların işe yeni başlayanlara yönelik verecekleri bilgi ve destek çok önemli olacaktır

4. Koçluk

  • Yöneticiler öncelikle işe yeni başlayanlara neyi nasıl öğreneceklerini öğretmelidirler.
  • Yeni başlayana bir süreliğine koçluk yapılması işleri kolaylaştıracaktır.

5. Proje

  • Yeni personele verilecek ilk projelerin basit ve küçük olmasında fayda vardır. Başarılı küçük projelerin motivasyonu çalışanları daha zor projelere hazırlayacaktır.
Paylaşın:

Projeler neden başarısız oluyor?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Missing the Target1-      Paydaş beklentilerinin örtüşmemesi, çatışması

2-      Paydaşlar arasındaki letişimsizlik

3-      Yanlı(ş) Proje Yöneticisi

4-      Proje ekibine doğru kişilerin seçilmemesi ve atanmaması

5-      Proje yöneticisinin bir metodoloji ve sisiteminin olmaması

6-      Proje hedeflerinin anlaşılmaması

7-      Müşteriye verilen hesapsız ve yanlış taahütler

8-      Proje başarı ve kontrol kriterlerinin belirlenmemiş olması

9-      Proje planının iyi hazırlanmaması, yönetime onaylatılmaması

10-   Proje süre tahminlerinin gerçekçi yapılmaması

11-   Planların ekip ile paylaşılmaması

12-   Bilgi eksiliği ve eksikliğin geç fark edilmesi

13-   İsteklerin tam olarak anlaşılmamış olması ve/veya gerçekçi olmaması

14-   Projenin tasarımına emin olunmadan aksiyona geçilmesi

15-   Gerekli araş ve teknolojilerin doğru belirlenmemesi

16-   Proje izleme mekanizmasının kurulmamış olması

17-   Dokümantasyon tutulmaması

18-   Aşam geçişlerini yeterince veya hiç kontrol edilmemesi

19-   Ekibin motivasyonu olmaması ve projeyi sahiplenmemesi

20-   Proje Yöneticisinin durumu düzenli kontrol etmemesi, olası problemleri fark etmemesi

 

Paylaşın:

Liderlerin sorması gereken sorular

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Businessman-on-question-markKesinlikle inandığım şey kurumsal başarının iyi liderlik ile başladığıdır. Bu konuda en az bir tane iyi örnek verileceğini düşünmüşümdür hep. Şu anda içinde bulunduğumuz kriz ortamında yaşanan birçok olumsuzluğun ya da başarısızlığında yine başarısız liderlikten kaynakladığını düşünüyorum. Bu yorumuma karşı çıkacak üst düzey yönetici var mı? Şu anda yaşadıkları olumsuzlukların gerçekleşmesine nasıl izin veriyorlar? Neden zamanında doğru aksiyonu alamadıklarını hiç düşünüyorlar mı?

Acaba hiyerarşilerini yeniden gözden geçirdiler mi?

Şirket hedef ve amaçlarını gözden geçirdiler mi?

Organizasyonlar için firma hedeflerini belirlemek çok önemlidir. Doğru hedef doğru yönde ilerlemenin garantisidir. Hedeflere ulaşamamak hem bireyleri hem şirketleri çok olumsuz etkiler.

Özellikle geçiş ve değişim dönemlerinde yöneticilerin içeriyi etkilemek amacıyla hızlı sonuca gitme eğilimleri faydadan çok zarar getirmektedir. Kendini kanıtlama kendini yok etmeye dönüşmektedir.

Özellikle orta düzey yöneticiler genel müdürlerine çok inanırlar. Fakat bir yandan da yöneticilerinin kapasitesine ilişkin şüphe duyarlar ya da en ufak bir durumda bile yaşadıklarını yöneticilerinin zaafı olarak değerlendirirler. Kağıt oyunlarının bir klişesi “oynamayanın hep doğru oyunu düşündüğüdür” Orta düzey yöneticilerde kendi çözümlemeleriyle herhangi bir kriz ya da sıkıntıda kendi yöneticilerinin bu durumu yönetemeyeceğini düşünebilirler.

Paylaşın:

Köpekler ve Proje Yönetimi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

topdog1. Etrafınızdaki her şeyden keyif alıp, oyun çıkarabilmek

Bir proje destek vermesi gereken taraflar için bir fırsat ya da fayda sağlamıyorsa işi zor demektir. Özellikle ilgili tarafların hayatını “değiştirecekse” alışkanlıklar vb. sebeplerle destek yerine köstek olabilirler. Herkes her projeden aynı şekilde etkilenmediği gibi profesyonel olarak vermesi gereken desteği duygusal olarak değerlendirip vermeyebilir. Bu yüzden ilgili taraflarla berbaer yemek yemek, gönüllerini almak ve projeye desteklerini çekmek için uğraşmanız gerekir. Eğer projenin onlar için bir fırsat ya da fayda sağladığını gösterebilirseniz en iyi desteği alırsınız.

2. Uzun bir yürüyüşten keyif almak

Projeler çoğu zaman uzun bir süre ve çokça efor gerektirir. Aceleci ve sabırsız olanlar için bu tip projeler çok keyifsizdir. Önemli olan projelerin sonucuna ve gerekliliklerine inanarak davranmaktır. Bir yılda 12 proje yapmaktansa 1 proje yapmak daha iyi olabilir.

İşlerin uzaması ve gecikmesi keyfinizi kaçırsada geri kalan işi tekrar planlayarak olması gereken düzeylere çekmeye çalışmak ve başarmak önemlidir.

3. Koş, yakala ve getir

Okumaya devam et

Paylaşın:

Proje Paydaşlarını Motive Etmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

92829805İş odaklılık yerine aile ortamı yaratmak

Beklentilerini öğrenip yapacağı işten memnun olmasını sağlamak

Mevcut işinde yaşadığı sıkıntıları öğrenip aynı sıkıntıları yasşamamasının yollarını bulmak

Bir şeyler öğrenmesini ve kendini geliştirmesini sağlamak

İlgilenmek ve iyi performansını takdir etmek

İstediğiniz işi yapması konusunda ona yardımcı olarak yükünü hafifletmek

Alacağı sorumluluğu paylaşmak, destek olmak

Görüşlerini almak ve görüşlerine önem verdiğinizi göstermek

Konusuna, konumuna ve uzmanlığına güvendiğinizi göstermek

Dikkat çekmek istemeyeni öne çıkarmamak, dikkat çekmek isteyeni öne çıkarmak

Yapacağı işin kişisel şöhretine katkısını göstermek

Başarılarını bir üst makama iletmek

Onların yanında başkalarını kötülememek

Yetki ve sorumluluk vermek

Üzerlerindeki işi başarmaları için önlerindeki engelleri kaldırmak

Kurum içi problemlerini çözmede yardımcı olmak

Kapasitelerini zorlayıcı ya da kendilerini göstermeyi başaracakları işleri vermek

Mümkünse ödüllendirmek

 

 

 

 

Paylaşın: