Aylık arşivler: Mart 2013

Proje Başlangıç Toplantısı

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

kickoff-meetingProje Başlatma toplantıları çoğu zaman 5 dk. lık “Arkadaşlar projeye başlıyoruz” şeklinde yapılabiliyor. Halbuki proje nasıl başlarsa öyle devam ediyor. Bu yüzden başlangıç toplantısına ne kadar iyi hazırlanıldığı çok önemli. Projede yer alacakların projeye katılımlarının sağlanması, olası çekincelerinin dinlenmesi ve en önemlisi “samimi” katkılarının alınması için çok iyi değerlendirilmesi gereken bir toplantı. Aşağıda linki yer alan powerpoint şablon böyle bir toplantı için hazırlanması gereken slaytları göstermektedir;

Proje Başlangıç Toplantısı

Paylaşın:

Proje Ekibi Performans Ölçütleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

BasketballTeamHuddleImageDünkü yazımda Proje Yöneticisi Performans Ölçütlerinden bahsetmiştim. Tamamlayıcı olması açısından ekibin performans ölçütlerini de aynı bakış açısı ile değerlendirirsek;

Birincil ölçütler

Üzerindeki işleri istenilene göre tamamlamak

  • Gerekliliklere göre teknik uygulama
  • Kaliteli iş yapma, hatasız iş yapma
  • Ana kilometre taşlarını gerçekleştirme
  • Hedef maliyetleri tutturma
  • Geliştirme – Ek katkı sağlama

Ekip üyesi ya da lideri olarak verimlilik

  • Etkin bir ekip üyesi olma – Şirket içi tanımlara uygun
  • Diğerleriyle çalışabilme, katılımcı olma
  • Dış kaynak ve diğer birimlerle iletişimde olma
  • İlgili paydaşlarla koordinasyonu sağlama
  • Diğerleriyle anlaşabilme
  • Değişik açılardan bakabilme, alternatif ve çözüm üretebilme
  • Taahhüt verebilme

İkincil ölçütler

Asli işi ile proje işini bir arada etkin yürütebilmesi

  • Özel atamalarda tutumu
  • Yeni teknoloji ve konularda yaklaşımı
  • Yeni organizasyon yapısına uyumu
  • Kaynak planlama becerisi
  • Fonksiyonel yönlendirme ve liderlik becerisi

İdari destek servisleri

  • Rapor ve gözden gözden geçirmeleri yapması
  • Proje planlamaya destek vermesi
  • Prosedür geliştirme ve uygulama becerisi

Profesyonel gelişim

  • Kendi alanında güncel kalma
  • Yayınları ve interneti takip
  • Dernek, müşteri, eğitim kurumları ve ilgili mesleki kuruluşlarla bağlantı kurma

Diğer

Yapılan işin zorluğu

  • Teknik fırsatları görebilme
  • Değişimler ve olasılıkları yönetebilme

Yönetsel sorumluluklar

  • Belirli bir personelin idare edebilme
  • Disiplinli çalışma ve entegrasyon
  • Bütçe sorumluluğu taşıma
  • Personel sorumluluğu taşıma
  • Özel Yetkileri doğru kullanma

Birden fazla projeye katılım

  • Proje sayısına göre tutum geliştirme
  • Mevcut işlerin sayısı ve yoğunluğunu yönetebilme
  • Mevcut iş yükünü yönetebilme
Paylaşın:

Google Spreadsheets ile Anında Online Çeviri yapın

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Aynı Excel’de olduğu gibi Google spreadsheet’de bir hücredeki yazıyı formül kullanarak diğer hücrede çok hızlı bir şekilde başka bir dile çevirebilirsiniz. Öncelikle  ISO 639-1 dil kodu olan bir yabancı dil ile çalışıyor olmalısınız.

Translate fonksiyonu

Bu fonksiyonu Türkçe dahil 40’tan fazla dil için kullanabilirsiniz.

Google kendi sitesinde İspanyolca’dan İngilizceye çeviri yapmak için aşağıdaki örneği veriyor;

=GoogleTranlate("text", "source language","target language")

Örneğin:

=GoogleTranslate("Hola, ¿cómo estás?","es","en") translates into “Hi, how are you?”

translate formula

view translation

Bu konuda diğer açıklayıcı bir makaleyede buradan ulaşabilirsiniz.

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Performans Ölçütleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

performance_indicatorEğitimlerimde genellikle proje yöneticilerinin performansının nasıl ölçülebileceği konusunda fikrimi soruyorlar. Öncelikle Proje Yöneticisinin şirketin stratejik hedeflerine uygun performans göstermesi ve üst yönetim beklentileri doğrultusunda çalışması gerektiğini söylüyorum. Bu konuda daha teknik olmak gerekirse  birincil ve ikincil ölçütlerin belirlenmesi ve proje esnasında ve sonrasında bu ölçütlere göre puanlama yapmak gerekiyor. Örneğin;

Birincil ölçütler

1. Amaçlara ulaşmak

  • Hedeflenen zaman, maliyetler
  • Kilometre taşları
  • Kar, net gelir, yatırımın geri dönüşü
  • Kalite
  • Teknik başarılar

Proje Yönetisi’nin etkinliği işin en başından itibaren olmalıdır:

  • Hedeflerin ve müşteri isteklerinin alınmasında tamlık
  • Bütçe ve zaman planlarını doğru yapmak
  • Politikaları ve stratejileri belirleme
  • Performans ölçütleri ve kontrolleri belirleme
  • Raporlama ve gözden geçirme sistemlerini uygulama

İkincil ölçütler

Organizasyonel kaynakların kullanımı

  • Proje maliyetlerini düşürebilme
  • Mevcut personelle uyum için çalışma
  • Etkin al-yap kararlarını vermebilme

Etkin proje ekibi kurma

  • Proje personelini belirleme
  • Şirket içi iletişimleri sağlama
  • Ekipten az şikayet alma
  • Ekibin profesyonel tatmini
  • Destek grupları ya da 3. partilerle uyum içinde çalışma

Etkin proje planlama ve planı uygulama

  • Plan detayları ve ölçülebilirliği
  • Personel ve yönetimden alınan taahhütleri takip, proaktif olma
  • Yönetimin katılımını sağlamna
  • Acil durumlardaki tutum
  • Raporlar ve gözden geçirmeleri yapma

Müşteri memnuniyeti

  • Sponsor tarafından tüm proje performansının doğru algılanmasını sağlama
  • İletişim ve bağlantıları sağlama
  • Değişime karşı tutum

İş Yönetimine katılım

  • Yönetimi yeni fırsatlardan haberdar etme

İş planlama, politika geliştirme

Diğer

Yapılan işlerin zorluğu

  • Teknik işler
  • İdari ve organizasyonel karmaşıklık
  • Çok disiplinli ortam
  • Birbiri ile etkileşecek birim sayısı

Proje kapsamı

  • Toplam proje bütçesi
  • Projeye dahil olan insan sayısı
  • Projeye dahil olan birim ve taşeron sayısı

Değişiklik Yönetimi

Müşterinin değişiklik istekleri

Paylaşın:

Projelerde Zaman Çalıcılar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Stealing-Time-to-WriteHem projelerde hem de günlük iş hayatında herkes yoğunluktan şikayet ediyor. Hiç iş bitmediği gibi, sürekli artıyor, fazla mesailer normal hayatın parçası olmuş durumdalar. Bu noktada size “zaman kaybettiren” faktörlere odaklanmalı ve ne yapabileceğiniz konusunda kafa yormalısınız. Zaman konusunda problem yaşıyorsanız önce aşağıdaki gibi sebepleri belirlemeli ve onları nasıl düzeltebileceğinize odaklanmalısınız.

  • Bitmemiş işler
  • Kötü yapılmış ve tekrar yapılacak işler
  • Telefon, emailler
  • Net olmayan sorumluluk ve yetkisizlik
  • Uyarmadan ya da açıklamadan yapılan değişiklikler
  • Diğerlerini beklemek
  • İş delege edememek
  • Zayıf geri dönüşlü ortamlar
  • Kullanıma hazır formatta bilgi olmayışı
  • Günlük idare
  • Sızlananlar
  • Astlara “düşünmeyi” açıklamak
  • Çok fazla gözden geçirme
  • Ofis içi muhabbetler
  • Kaybolan bilgi
  • Önceliklerin değişmesi
  • Karasızlık
  • Kaytarma
  • Çok fazla toplantı
  • Delege edilen işi kontrol etme
  • Net olmayan rol ve iş tanımları
  • Üst yönetimin bir çok veya her işe müdahalesi
  • Bütçeye bağlı kalma zorunluluğu
  • Zayıf eğitimli müşteriler
  • Kötü yöneticiler
  • Belirsiz hedef ve amaçlar
  • İş açıklamasında eksiklikler
  • Küçük kararlarda çok fazla katılım gerekliliği
  • Teknik bilgi yetersizliği
  • Karar verme yetkisinin olmayışı
  • Zayıf durum raporlaması
  • Fazla iş yükü
  • Gerçekçi olmayan zaman kısıtları
  • Çok fazla seyahat
  • Yetersiz yönetim araçları
  • Pas geçme, önemsememe
  • Şirket politikaları
  • Sürekli kriz yönetimi
  • Bürokrasi
  • Ego’lar
  • Kraldan kralcı diğer yöneticiler
  • İletişimsizlik
  • Çok fazla dokümantasyon
  • Üst yönetimin eksik desteği
  • Uygun olmayan taşaronlarla çalışma
  • Risk almaya istekli olmayan çalışanlar
  • Kısa dönem sonuçlara odaklılık
  • Uzun dönem planlama eksikliği
  • Yeni sistemlere adaptasyon
  • Çok fazla proje ile uğraşma
  • Mükemmeliyet beklentisi
  • Proje organizasyonu eksikliği
  • Fazla baskı
  • Sık personel değişimi
  • Çalışan disiplinsizliği
  • Kalitesiz işgücü
Paylaşın:

Proje Ekibi Geliştirme

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Team Building Ants0Proje ekibini geiştirmek için dikat etmeniz gereken bazı kurallar aşağıdaki gibidir;

1. Kontrol ettiğiniz işlerin gerektirdiği performans standartlarını belirleyin.

2. Bu standartları gerçekleştirmek için gereken yetenek, bilgi ve beceri seviyelerini analiz edin.

3. Çalışanlarınızla bu standartla ilgili mutabık kalın.

4. Performans değerlendirmelerde çalışanlarınızın bu kriterlerden geri kaldıkları ile ilgili ne yapabilecekleri sorun, ne yapabileceğinizi düşünün.

5. Çalışanlarınızı işlerini geliştirebilmeleri konusunda cesaretlendirin ve gelişime yönelik eğitim vb. almalarını sağlayın.

6. Gelişimlerini gözlemleyin. Aldıkları eğitimleri pratik hayatta uygulamaları konusunda onları cesaretlendirin ve destek verin.

7. Örneklerle anlatın. Yaparak öğrenmelerine imkan verin.

8. Aldırdığınız eğitimlerin başarısı sizin sonraki desteğinize bağlıdır.

9. Hem gelişim hem de iş başı eğitimleri organize edin.

10. Alternatif eğitim tekniklerini deneyin. Koçluk, e-eğitim vb.

Paylaşın: