Aylık arşivler: Nisan 2013

Proje Yönetimi Kültürünü Yerleştirmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

1859337Özellikle hızlı büyüyen firmalarda zamanla kaynak planlama, kaynakların doğru kullanımı ve doğal olarak projeler üzerindeki kontrol ve hakimiyet giderek zayıflar. Çalışanlar yoğunluktan yakınırken yönetimde projelerdeki gecikmelerden şikayet etmeye başlar. Bir şeylerin yanlış olduğunu herkes bilir ama hatayı hep başkalarında ararlar.

Böyle bir ortamda çözüme gitmek istiyorsanız ilk yapacağınız iş tüm aktif birimlerle birebir görüşmeler yaparak yaşanan problemleri anlamalı, durumu analiz etmelisiniz. Sonuçta üreteceğiniz çözümün kurumun problemlerini hedeflemesi en önemli koşullardan biridir.

Bu konuda bir örnek vermeye çalışayım;

NO Görüşme sonuçları Problem konusunda hemfikir olanların oranı
1 Birimlerarası iletişimsizlik % 98
2 Proje yönetimine birimlerin farklı bakış açısı ile yaklaşması % 92
3 Bütçe aşımı, gecikme ve kalite problemlerinde yetersizlik % 83
4 Proje seçimlerinin doğru yapılmaması % 79
5 Projelerin doğru önceliklendirilmemesi % 74
6 Küçümseme ve abartmaların çok olması % 69
7 Projelerin çoğunlukla gecikmesi ya da bütçesini aşması % 66

Öncelikle “büyük balığın peşinden gitmek” prensibi ile davranmanız gerekir. Her şeyi bir anda yapamazsınız. Birimlerarası işletişimsizlik konusunda hedef birimleri seçmelisiniz. Bu birimler projelerde en çok iletişime geçmesi gereken, birbirine bağımlı departmanlar vb. olarak belirlenmelidir.

Yukarıdaki problemleri dikkate alarak;

  1. Basit bir proje yönetim süreci belirleyin.(No:1,2)
  2. Basit dokümantasyonla başlayın;
    1. Proje Başlatma Belgesi(No:4)
    2. Proje Planı(No:6)
    3. Durum Raporu(No:3)
    4. Toplantı Notu(No:3)
    5. Değişiklik Talebi(No:3)
  3. Paydaşlarla 1-2 günlük bir atelye çalışması yaparak süreci masaya yatırın. Tüm problemlerin masaya yatırılması önemlidir.
  4. Süreç taraflarca kabul edilen bir formata dönüşünce proje yöneticisi seçin ve pilot proje belirleyin. Seçilen proje yöneticisinin belirlenen problemlerde çözüm üretebilmesini sağlayacak yetkilendirmeyi yapın.
  5. Pilot projeleri izleyin ve geri beslemeleri alın.
  6. Pilot proje sonuçlarını değerlendirip çıkardığınız sonuçları sürece dahil edin ve son halini verin.

Unutmayın;

Bu konuda hazır bir çözüm yoktur, size göre, size özel ve işleyen bir sürece ihtiyacınız var.

Paydaşların üzerinde hemfikir olduğu ve sahiplendiği bir süreç işleyecektir.

Dokümantasyon basit olmalı, araç amacı aşmamalıdır.

Proje Yönetimininde iş süreçleri gibi sürekli geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Bir süreç geliştirilmesi sürekli aynı süreçte ısrar etmek anlamına gelmez.

Projeleri diğer işlerden ayırmanın önemini ve proje yaklaşımını herkesin benimsemesini sağlamak önemlidir.

Proje Yöneticilerinin rol ve sorumluluklarının “net” olması çok önemlidir.

Proje Yönetiminden önceki ve sonraki durumları izliyor olmalısınız. Gelişimin pozitif yönde olmasını güvence altına alacak yöntemler bulmalısınız.

Sürecin kurum içinde bilinmesi ve öğrenilmesini sağlamak, geliştirici ömneriler getirilmesini teşvik etmek çok önemlidir.

 

Paylaşın:

Proje Risk Yönetimine ilişkin bazı hatırlatmalar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Risk_ManagementTüm projeler hedeflere, varsayımlara, bağımlılıklara ve değişikliklere bağlı olarak risklidir. “0” risk olmaması ihtimali projelerin %100 başarı ile bitirilemeyebileceği olasılığını getirmekle birlikte risk seviyeleri projesine göre farklılaşır.

Yönetilemeyen riskler vardır. Her şeyi öngörmeniz ve gereken karşılığı hazırlamanız mümkün değildir. Önemli olan projede “ciddi” başarısızlığa yol açabilecek riskleri öngörebilmek ve bu konuda zamanında ve doğru müdahaleye kurumu hazırlamaktır.

Risk Yönetimi kavramsal olarak iyi bilinse dahi doğru şekilde gerçekleştirileceği anlamına gelmez.

Riskleri olabildiğince erken fark edebilmek ve gerekeni yapmak önemlidir. Problem olulşmasını beklemek ve çözmek sizi kahraman yapabilir ama kuruma bir şey kazandırmaz.

Bir riski fark edip söylemiyor olmakla, risklerin söylenmesini ya da duymayı sevmiyor olmak aynı şeydir. Sadece kaybettirir.

Şirketler proje portföylerini fayda ve karlar olduğu kadar riskleri açısından da ele almalıdırlar. Risk dengesi gözetilmeden oluşturulan portföylerde tek bir proje diğer tüm projelerin faydasını yok edebilir.

Gerçekleşen hataları fırsat olarak görmnek önemlidir. Bugün yaşadığınız problemler sonraki projelerinizin riskleridir.

Paylaşın:

MS Project 2010’da Hyperlink Özelliği

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

MS Project üzerinde ister bilgisayarınızdaki dosyalara ister internetteki herhangi adrese yönlendirme yapabilirsiniz.

Bir aktiviteye iki kere tıklayarak ulaştığınız Task ınformation ekranında Notes bölüme yazılacak web sitesi adresleri ör. http://www.savassakar.com otomatik olarak link şeklinde görülebilecektir.

Tablolarınıza Hyperlink field’ını ekleyebilir ve bu sayede bilgisayarınızdaki dokümanlara ya da ağ üzerindeki bir dokümana bağlantı verebilirsiniz.

Aktivite üzerinde sağ tıklayıp Hyperlink seçeneği seçildiğinde gelen formda Create New Document seçilirse herhangi bir dosya adı yazıp yanına uzantısını yazarsanız ör. deneme.docx vb.(aşağıdaki görsel) size boş bir doküman açıp kullanmanıza ve aktiviteye eklemenize olanak verir.

Aşağıdaki formda;

Place in This Document seçerseniz ID’sini bildiğiniz bir kaynağa ya da aktiviteye link verebilirsiniz.

E-Mail Address seçip bir email adresi girebilirsiniz. Hyperlink alanında yer alan simgeye Ctrl ile birlikte farenizle tıklarsanız ilgili email adresine göndereceğiniz boş bir email’i otomatik hazırlayabilirsiniz.

hyperlink

Paylaşın:

MS Project 2010’da Göstergeler-Indicators

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

MS Project’in en güzel özelliklerinden birisi Indicators(Göstergeler) alanında o aktiviteye ilişkin özel bir durum varsa bunu göstermesidir. Bu göstergelerin anlamlarını aşağıda görebilirsiniz;

i1

i2

i3

Paylaşın: