Aylık arşivler: Mayıs 2013

Projelerden Ders Çıkarmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

LessonsLearnedAynı hataları tekrarlamamak için yaşadıklarımızdan ders çıkarmamız ve bu dersi uygulamamız çok önemli. Öncelikle hangi konularda gelişmek istediğinizi belirlemeniz gerekiyor. Yani, daha kısa sürede mi yoksa daha düşük bütçe ile mi? vb. Sonra temel olarak hangi konuda neyin nasıl sınıflandırılıp saklanacağı ve paylaşılacağı belirlenmelidir.

Kısa kısa konu ile ilgili önemli noktaları paylaşmak istiyorum;

Her değişikliğin size ne öğreteceğini belirlemeniz gerekir.

Proje geçmişi olanların yaşadıkları iyi ve kötü deneyimleri paylaşacakları bir atelye çalışması yapılmalıdır.

Proje Seyir defteri tutmak, yaşananları taze taze kayıt altına almak ve proje sonunda herkese fayda sağlayacak bir şekilde paylaşmak

Sadece problemlerden değil iyi şeylerdende ders çıkarılabileceği unutulmamalıdır. Kötü alanların iyileştirilmesi kadar iyi alanların daha iyileştirilmeside çok önemlidir.

Bir deneyimin kaç kez tekrarlandığı önemlidir. Birden fazlatekrarlanan deneyimlerin mutlaka dikkate alınması gerekir. Ancak bu ilk veya tek defa yaşanmışlıkların dikkate alınmaması anlamına gelmemelidir.

Projelerden çıkarılan dersleri kategorize etmek o konudaki risklerinizi görmenizi sağlar ve odağınızı artırır.

Projelerden çıkarılan derslerin herkesin anlayacağı basitlikte hazırlanması ve erişebileceği  bir yerde olması gerekir.

Çıkarılan bir dersin kurum ve kişi kültürüne getireceği değişikliğin büyüklüğü ve yoğunluğu çok önemlidir.

Projelerden ders çıkarma motivasyonunu sağlayıcı önlemlerin projenin başından itibaren getirilmesi gerekir.

Ders çıkarmak değil uygulamak önemlidir. Aynı hataların tekrarlanması durumunda neden ders alınmadığı ya da nerede hata yapıldığı özellikle ele alınmalıdır.

Gelecekteki problemin fark edilmesini ve önlenmesini sağlayıcı saptamalar ödüllendirilmelidir. En azından bir teşekkür belgesi…

Internette arama yaparak benzer projelerden çıkarılmış derslerle ilgili kaynaklar bulunabilir.

Şirket politikalarının projelerden ders çıkarılmasını destekleyici ve teşvik edici kurallar içermesi faydalı olacaktır. Risklere karşı farkındalık kültürü kurallarla desteklenmelidir.

Örnek Çıkarılan dersler dokümanı – ingilizce

Paylaşın:

Şirketi Proje Ofisine Hazırlamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

f11b3cb06b27c3b53de9b02ce17ebcefProje ofislerinin başarısız olmasının ardında çoğunlukla böyle bir yapı ve değişime kurumu hazırlamamanın yattığını söyleyebiliriz. Şirket Proje ofisinin faydalarından ve neyi nasıl iyiye değiştireceğinden bişhaber olduğunda veya inanmadığında problem başlıyor.

Şirketlerde hiç bir değişim veya yenilik küçümsenmemelidir. Herhangi yeni bir yapının yetki ve sorumluluk alanını belirlerken diğer hassasiyetleri gözardı etmemelisiniz.

Öncelikle unutulmaması gereken uzun bir yolculuğa çıkıldığı, zamanla olgunlaşacak bir yapının kurulduğudur.

Benim önerim öncelikle şirketteki proje problemlerine, projelerde yaşanan sıkıntılara odaklanmanız olacaktır. Proje Ofisi proje dertlerine deva olmanın yollarını aramalı ve çözüm getirebilmelidir. Getireceği çözümlerin diğer birimlerce kabul görmesi, hangi süreci nasıl yöneteceğini ve neden o şekilde yapılmasının önemli ve faydalı olduğunu iyice çalışmalıdır.

Yapılması ve doğru aktarılması şart olanlar;

Proje Deposu: Her projenin yazılı kayıtlarının saklanması ve kontrol altında tutulması, gerektiğinde erişilebilmesi

Stratejik Odaklama: Projelerin stratejik hedefler doğrultusunda seçilebilmesi ve beklenen sonuçların gerçekleşenlerle karşılaştırılarak stratejilere katkının izlenmesi

Kaynak Kullanımı: Projelerde kullanılan kaynakların dağılımını ve olası darboğazları gözlemlemek, erken uyarı sistemleri geliştirmek, yanlış planlamayı önlemek

Proje Rolleri: Projelerde yer alanların yetki ve sorumluluk alanlarındaki belirsizlikleri gidermek ve proje yöneticilerine destek olacak prosedür ve politikaların gerçekleştirilmesi

Metodoloji: Farklı proje tiplerine göre sistemli bir çalışma süreci oluşturmak, metodoloji ve gerektirdiği dokümantasyonu hazırlamak gerekli eğitimleri vermek, yönlendirmeleri yapmak

Proje Yönetimi aracı: Tüm proje yöneticileri için ortak bir dil ve platform geliştirmek, kullanılmasını sağlamak

Şeffaflık: Yürüyen projelere ilişkin anlık bilgilere erişimin sağlanması

Tüm bunları gerçekleştirecek bir Proje Ofisinin kurulmasıda planlanmalıdır. Hangi bilgilerin elde edilebileceği, süreçlerin tanımlanması, dokümanasyon vb. yapılacak tüm çalışmalar bir plan dahilinde yapılmalıdır.

Proje Ofisinin en basit ve kabul edilebilir düzeyde işe başlaması ve sonrasındaki gelişim adımlarını hayata geçirmesi gerekir.

Proje Ofisinin “değer katan” bir yapıda olması, “maliyet merkezi” olarak algınlanmaması çok önemlidir.

Paylaşın: