Aylık arşivler: Ağustos 2013

Herkes Proje Yöneticisi Olabilir mi?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

bigstockHem evet hem hayır. “Herkes” proje yöneticisi olabileceğini ya da olduğunu iddia edebilir. “Bir çok” kişi proje yönettiğini, çünkü kendilerine verilen sorumluluğun bir proje olduğunu söyleyebilir ama kaç kişi “proje yönetimi yaptığını” söyleyebilir?

Bir gerçek varki her çalışan proje yöneticisi gibi düşünmek zorundadır. Artık “emir-demir” dönemlerinin yerini çalışanların birlikte ve işbirliği içinde olduğu, kendi fikrini sahiplenen ve sorumluluk alarak gerçekleştireceklerden oluşan yapılara doğru gidiliyor.

Bundan 6-7 yıl önce ce ptelefonlarımız sayesinde  “Hepimiz gazeteciyiz” diye bir yazı yazdığımda “gerçek” gazeticilerin saldırısına uğramıştım ama son dönemde yaşanan olaylar bunun aksini gösterdi. Şimdide tüm çalışanların aslında “proje yöneticisi” olduğunu ya da öyle davranmalarının ne kadar öenemli olduğunu anlatmaya çalışıyorum. Küçük, büyük fark etmez verilen her iş ve görevin bir proje yönetimi antığı ile yapılması artık bir tercih değil zaruriyet. Bunun anlamı Proje Ofislerinde çalışanların işlerini kaybetmeleri olarak düşünülmemeli sadece bir “davranış değişikliği” olarak ve her işi “küçük bir proje” gibi görmek düşünülmeli.

Bu yaklaşımı basitleştirmem gerekirse, size her ne görev verilirse verilsin önce bir düşünün, araştırın v başlangıcını düşünün. Sonra o işi zaman, bitçe vb. Planlayın. Planladıktan sonra uygulamaya geçin ve uygularken planladığınız gibi gidip gitmediğini control edin. İşin sonunda da bir değerlendirme yapn.

Biz işlerimizi önce tanımlar sonra planlar ve uygularsak ve bunu kalıcı davranış değişikliğine dönüştürebilirsek daha rahat ederiz. Bunu söylerken bazılarının stress altında iyi bazılarının kötü iş çıkardığını, bazılarının control edilmekten veya zaman kısıtı ile çalışmaktan hoşlanmadığı gibi kişisel özellikleri dışladığım düşünülmemeli. Bunlarda dikkate alınarak yapılmalı tabiki.

Kurumlarda yaplan her iş büyük resmin bir parçasıdır. Her işi yapacak olan o işin büyük resimdeki yerini görür, faydasına inanır ve istekli olursa zaten gerçekleştirmek için gayret gösterir. Bu noktada o işe kişisel özellikleri ile yaklaşmak yerine doğru şekilde yaklaşmak ve sistemli gitmek işi yapanın konforunu artırır.

Kişisel proje yönetim metodolojinizin olması daha etkin, verimli ve başarılı olmanızı getirecektir.

Paylaşın:

Proje Yönetim Metodolojilerine Nasıl Yaklaşmalı?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

project_managementFirmalar proje yönetim metodolojilerini politika ve prosedüre oturtmanın ötesinde formlar, şablonlar ve kontrol listeleri ile destekleyerek oluşturuyorlar. Tüm firma ve projeler için tek bir metodolojide yapılabilirken aslında proje tiplerine(bilişim, inşaat vb.) ve boyutlarına(küçük, büyük vb.) esnek metodolojilerin kullanılabilmesi büyük bir avantaj.

Eğer yönetimler bu metodolojilere;

  • Hızlı bir düzeltme, çözüm,
  • Sihirli değnek,
  • Geçici bir çözüm ve
  • Projelerin başarısı için hazır reçete

olarak bakıyorlarsa problem başlıyor.

Böyle bir bakış açısı metodolojilerinde aşağıdaki gibi hazırlanmasına sebep oluyor ve bir süre sonra hem sahiplenilmediğinden hem de takip edilmediğinden çöp haline geliyorlar;

  • Genel geçer ve üst seviyede,
  • Gerçekçi olmayan, teorik içerik,
  • Fonksiyonel olmayan ve herkesi içermeyen,
  • Endüstri standartlarını ve deneyimleri göz ardı eden,
  • Etkileyici gözüken ama kullanılmayan
  • Standart ve ortak bir dili lmayan,
  • Problemleri çözmeyen ya da önleyemeyen,
  • Bürokratik ve idari süreçleri karmaşık,
  • Herhangi bir performans ölçütü içermeyen

Halbuki metodolojilerin başarılı olması için;

  • Varsayımların ya da koşulların değişmesine ragmen kullanılabilir bir şekilde olması,
  • Sistemli ve sıralı bir ilişki yapısı içermesi,
  • Alternatif ya da başka bakış açılarını içine alabiliyor olması,
  • Gereksinimlerin üstüne değer katan eklemelerin yapılabilmesini sağlaması,
  • Proje tiplerine ve boyutlarına göre uyarlanabilmesi,
  • Projelerde yer alan tüm taraflarca kabul edilmiş ve sahiplenilmiş olması,
  • Çok detaylı ya da kullanımının, anlaşılmasının zor olmaması

sayılabilir.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Metodolojisine Bakış Açısı Problemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

penguenBir işin “özünün” öğrenilmesi gerekliliğini hala anlamış değiliz. Bir işin “özünü” anlamak aynı zamanda ne istediğini bilmek anlamına gelir. Türkiye’de bir çok firma proje yönetimi konusunda bir şeyler yapma kararı aldıktan hemen sonra yazılım arayışına giriyorlar. Halbuki yapılması gereken önce proje yönetimini anlamak, ne istediğini belirlemek ve sonrasında ihtiyacı karşılayacak yazılımı bulmak olmalı. Halen yazılımların kendi başlarına işleri halledebileceğine inanan ciddi bir kesim var ve bunda o yazılımların satıcılarınında suçu büyük.

Sırf rakiplerde var diye veya bizdede olsun diye proje yönetimi metodolojisi hazırlamamak gerekiyor. Amaç, projelerden elde edilecek faydaları yükseltmek, stratejileri destekleyecek hale getirmek olmalı. Bu konuda yapılacak çalışmalara peşinen Kabul edilmesi gereken ise şudur; ciddi anlamda bir metodoloji çalışması odaklanma, inanç ve değişime hazırlık gerektirir. Mevcut alışkanlıklarla oluşturulmuş süreçlerdeki değişikliklerin herkes tarafından benimsenip pratiğe uygulanması sanıldığı kadar kolay bir çalışma olmayacaktır.

Bu zorlu çalışma ile ortaya çıkarılacak proje yönetim metodolojisi ne kazandırır diye bakıp, fayda-zarar analizinin yapılması gerekir yani bu faydalara erişmek istiyor muyum, istemiyor muyum;

  • Proje sürelerinde kısalma
  • Maliyetlerin düşmesi ve/veya daha iyi kontrolü
  • İstenmeyen kapsam değişikliklerini önleme
  • Uygulama için daha iyi plan
  • Projenin gelişimini ve performansı izleme
  • Uygulama esnasında müşteri ve paydaş ilişkilerini geliştirme
  • Proje ile ilgili ayarlamaları kolaylıkla yapabilme
  • Yönetime proje durumunu anlaşılır ve basit bir şekilde sunma
  • Tüm projelerde ve süreçlerde ortak bir dil
  • Ders Çıkarmayı sağlama, aynı hatalrı tekrarlamama, fırsatları değerlendirme
Paylaşın:

Neden projelerimizde başarısız oluyoruz?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

arrows missing targetHer ne kadar hiç bir firma “başarısızlık” hikayesini anlatmasa da eminim büyük bir çoğunluğu projelerinde gecikmeler ya da bütçe aşımları yaşıyorlar. Biz “mazeret” üretmekte ustayızdır ya da “günah keçisi” bulmakta. İşin gerçeğine bakmaksa çoğu zaman işimize gelmez. Halbuki sebepler ortada;

Şirketler, proje portföy mantığı uygulamadıkları için ne doğru(en karlı, faydalı vb.) projeleri seçebiliyorlar ne de projenin sonuçlarının stratejik hedefleri ne kadar destekleyip desteklemediğini takip edebiliyorlar.

Kapasite planlama yapılmıyor, “fazla mesaiye nasılsa para ödemiyoruz” ya da “emir-demir ile her şeyi yaparlar” diye projeler ve işler içgüdülere güvenilerek birilerine atanıyor.

Projenin kuruma ne kadar değer katacağı ya da faydası adam gibi hesaplanmıyor. Çoğu zaman güçlü yöneticinin hisleri ile hareket ediliyor.

Proje Yönetimi ile ilgili araç ve yazılımlar kullanılmıyor, bakkal defteri hesabı yapılıyor. Yapanlarda kurum içinde kafasına göre yapıyor, ortak bir format, dil yok.

Projelere göre değil departmanlara göre eleman alımı yapılıyor. İnsan Kaynakları projelerde yer alacak çalışanların nitelik ve nicelikleri konusunda yeterince ehil değil. Ayrıca bir departman için uygun olan bir insan kaynağının projelerde başarılı olacağının da bir garantisi yok.

Proje Yönetimi eğitimi almamış insanlardan projelerde başarı bekleniyor. Okuma yazma bilmeyenden kitap okumasını, kitap yazmasını istemek gibi. Eğitim alanlarında hemen büyük başarılara imza atması bekleniyor ki bu da büyük bir yanılgı. Bu konuda uzmanlaşma ve başarı uzun vadeli bir bakış açısı gerektirir.

Kurumların bir çok konuda standart, politika ve prosedürleri varken proje yönetimine ilişkin yok, herkes kafasına göre takılıyor. Kafasına göre takılmak derken kolay işleri önce yapmak, işleri son dakikaya bırakmak vb. hepimizin bildiği yanlışlar yapılıyor.

Geçmişteki ufak tefek işlerdeki başarı emsal alınarak daha büyük işlere girişiliyor. Aradaki büyük fark katlanıyor.

Hata yapmaktan korkmak, hatayı gizlemek veya örtbas etmek, planlanan-gerçekleşen gerçeğini değil her şeyin planlandığı gibi gittiği imajını yaratmak gibi hatalar çok yapılıyor.

Proje başarı kriterleri belli olmadığı için kanaat kanıtların önüne geçiyor. Bu da yukarıyla iletişimi iyi olanın hep başarılı olduğu algısını yaratıyor.

Eski projelerden ders çıkarılmadığı gibi tekrarlayan hatalar olağan karşılanıyor, işi doğru yapmaktansa hatayı düzeltmek tercih ediliyor. Bu bizim kahraman omaı sevmemizden de kaynaklanıyor. Hatayı çözen kahraman olur ama riski öngörüp hatayı engelleyeni kimse ödüllendirmez gibi anlayışlarımız var.

Sonuç olarak: Herkesin her şeyi iyi bildiğini iddia ettiği bir kültürde Proje Yönetimi de nasibini alıyor.

Paylaşın:

Karmaşık ve Büyük Projeleri Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

complex-projectHer ne kadar projeleri sistemli ve metodolojik bir şekilde yönetmek önemliysede her projeye aynı şekilde yaklaşmak doğru olmayacaktır. Metodoloji ve yöntemlerin gerek esnekliği gerekse uygulandığı projeye göre uyarlanmış olması önemlidir. Karmaşık projeler yönetilmesi zor projelerdir ve yaklaşımda ona göre olmalıdır.

Öncelikle bir projenin karmaşıklığının belirleyicileri olarak aşağıdakileri sayabiliriz;

  • Büyüklük
  • Bütçe
  • Gereksinimlerin belirsizliği
  • Kapsamın belirsizliği
  • Teslimatlarda belirsizlik
  • Birden fazla birim ile iletişim gerekliliği
  • Kaynak havuzunun belirsizliği
  • Farklı lokasyonlar, coğrafik bölgeler
  • Birden fazla sanal ekip

En basitinden “Nerede çokluk orada hijyensizlik” diyerek projelerde büyüyen faktörlerin karmaşıklığı da artırdığı söylenebilir.

Karmaşık projelere yaklaşımlarda artık değişmeye başladı;

  • Artık tek bir sponsor değil bir komite tarafından yönetim desteği veriliyor.
  • Artık paydaşlara sadece proje görevleri dikte edilmiyor projeye en başından dahil edilip, karar alma ve problem çözme süreçlerinde işbirliği, etkin iletişim hedefleniyor.
  • Tek bir metodoloji her projeye uygulanmaya çalışılmıyor aksine esnek metodolojiler proje tiplerine göre uyarlanarak kullanılıyor.
  • Geleneksel düzenli raporlama(haftalık, aylık durum raporu vb.) yerine gerçek zamanlı bilgiye erişim iseniyor ve yapılıyor.
  • Sadece zaman, bütçe ve kalite başarı kriteri değil bunlara ek olarak değer üretmek, ün vb. diğer faktörlerde dikkate alınıyor.
  • Proje başarı kriterleri şirket genelinden proje özeline ve hatta paydaş düzeyine indirgeniyor.
Paylaşın:

Projelere Yanlış Varsayımlarla Başlamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Decision TimeProjelerin başlangıç varsayımları başarıyı öngörsede proje sürecinde rakipler, sektör vb. çeşitli faktörler bu durumu tersine çevirebilirler. Bu yüzden projenin sonucunun ve olası hedefleri tutturabilme olasılığının sürekli gözden geçirilmesi gerekir. En sık ve projeyi ciddi anlamda etkileyebilecek değişimlere örnek vermek gerekirse;

  • Piyasa faiz oranlarının ve kredi faizlerinin yükselmesi
  • Döviz kurları değişimi ve ürün fiyat artışları
  • Teknolojik değişimler
  • İstenilen kaynakların bulunmaması ya da mevcutların kurumdan ayrılması
  • Rakipleri küçümseme ya da aşırı kendine güven sonucu yavaş ya da tepkisiz kalma
  • Politik ortamdaki değişimler

Yukarıda bahsettiğim değişimlerin olmayacağını varsaymak büyük bir hata olacaktır. Projenin kötü sonuçları hem müşteri hem de yönetimi oldukça mutsuz edecektir.

Yanlış varsayımların projeleri olumsuz etkilememesi için başlangıç aşamasında risk stratejileri ve varsayımların ölçütleri ile takibini bir standarta oturtmak gerekir.

Paylaşın:

Eski ve Yeni Proje Anlayışı

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

eskiBir çok firma için projenin süresel bir tanımı vardır. 6 aydan fazla süren işler veya otomotivdeki gbi 3 yıldan başlayıp daha uun süren işler gibi. Bazı firmaların atladığı bir şey proje yönetim metodolojilerini geliştirirken proje diyebilmek için biçtikleri sürenin zaman içinde değişiklik gösterdiğini dikkate almamalarıdır. Firmalar geliştikçe ve büyüdükçe projelerinde karmaşklık düzeyi ve buna parallel süreleri, bütçeleri artıyor olabilir.

Eskiden projelerin başladıktan sonra değişmeyeceği ya da değiştirilmemesi gerektiğine inanılırdı ama şimdi gerek varsayımlar gerekse kapsam zaman içinde doğal olarak değişmektedir.

Projeye başlayanlaın bitireceğine inanış yüksekti ama şimdi uzmanlıklarına göre farklı birim ve kişiler projelerdeki sorumlulukları rahatlıkla devam ettirebiliyorlar. En azından kurulan sistemler bunu sağlamaya çalışıyor.

Eskiden hedefin sabitlenilmesine çalışılırdı artık hedefler sürekli değişken. Süre ve bütçede sabit kalınmasına yönelik yönetim baskıları kalitesizliğe yol açan bu durum olumsuz taraflarını daha iyi algılar duruma geldi.

Eskiden daha az kişi ve birim ile iletişime geçilmesi yeterli olurken artık çok fazla kişi ve birim paydaş olarak projede iletişimin kritik noktasını oluşturuyorlar.

Eskiden proje sürecinde teknoloji çok fazla değişmezdi şimdi proje bitmeden teknoloji tamamen değişebiliyor.

Eskiden süre ve bütçe dışındaki konular önemsenmezken artık kalite, iletişim, ün, iş değeri vb. Kavramlar projenin başarı kriterleri arasına girdi.

Eskiden bir kaç proje ile uğraşabilen yönetimler şimdi onlarcasını yönetebilmek için profesyonel bilgi işletim sisitemlerine ihtiyaç duyulduğunu ve önemini kavramaya başladılar.

Eskiden projelerin bitirilmesi gurur meselesi yapılırdı, şimdi zarar edecek ya da satmayacak bir ürün projesinden akıllıca vazgeçilebiliyor.

Paylaşın:

Eski ve Yeni Proje Yönetimi Anlayışı

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

project-management-800x450Proje Yönetimi artık mevcut işlerin yanında yapılan ek işler ya da çalışanların kariyeri için gerekli bir kavram olmaktan çıktı. Artık firmaların stratejik olarak yaşamlarını devam ettirebilmek için üzerine ciddi durdukları bir kavram haline geldi. Bir çok ihale ya da sözleşme firmanın proje yönetim yaklaşımı ve profesyonelliğine göre kazanılabiliyor ya da kaybedilebiliyor.

PMP® olmak tünelin sonundaki ışık olmaktan çıktı, artık tünelin başındaki ışık v tünelin sonunda birden fazla sertifika yer alıyor. Artık öğrenci iken CAPM, profesyonel hayata geçildiğinde PMP® olmak zaten genel standartların içine yerleşiyor. PMP olunduktan sonar aşağıdaki destekleyici sertifikalarında zaman içinde alınmasında büyük fayda var;

  • İş Analistliği ve İş Yönetimi
  • Program Yönetimi
  • Süreç Yönetimi
  • Altı Sigma
  • Risk Yönetimi vb.

Ayrıca destekleyici kişisel eğitimlerde alınmalı;

  • Sunum Becerileri
  • Problem Çözme
  • Karar alma Teknikleri
  • Toplantı ve Müzakere Sanatı
  • Çatışma Yönetimi
  • Stres Yönetimi
  • İş Planı Geliştirme
  • Paydaş Yönetimi vb.

Artık İnsan Kaynakları, çalışanların hangi eğitimleri değil hangi sertifikasyonları tamamlamaları gerektiği üzerinde duruyor.

Yönetimlerde Proje Yönetimi eğitimlerinin geri dönüşünün bilincine varmaya başladı ki kendileride bu konudaki yaklaşımları dinlemeye vakit ayırıyorlar, eğitimlere bizzat katılıyorlar.

Artık proje yöneticileri proje onayı çıkmadan sürece dahil ediliyorlar. Emri vaki yöntemi giderek azalıyor. Bir projeye sadece bütçe veya yönetim gözüyle bakılarak alınan kararlar sonucunda oluşan olumsuzlukların etkisini azaltmak için proje yönetimi gözüyle bakan bir gözün işin başında dahil edilmesinin önemi giderek anlaşılıyor.

Proje Yöneticilerinin teknik olduğu kadar iş konularında da kararlara katılmalarının faydaları giderek daha çok hissediliyor. Bu tip bir yaklaşım proje yöneticilerine daha fazla sorumluluk yüklüyor ama performansın ölçülmesi için projenin bitmesinin gerekmediğini gösteriyor, proje uygulama esnasında da performans ölçümlerinin yapılabilmesini sağlıyor.

Paylaşın: