Aylık arşivler: Mart 2015

Grup İçi Gruplaşma

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

chinese-whispersBir birim ya da proje ekibi kendi içinde gruplaşıp bilgi paylaşımına gittiklerinde zayıf ve güçlü performanslarını görürler.

Metin ekibe, yönetime yapacağı projelerinin sunumunu gösteriyordu. Bittikten sonra ne düşündüklerini sordu. Ali, Ayşe’nin kulağına eğilerek “Mümkün değil Ağustos’ta bitmez” dedi.  Ayşe ”Hem IT daha süre bile vermedi” dedi. İki ekip üyesi birbirleri ile gerçekleri paylaşıyorlardı.

Metin bu fısıldaşmayı ve yüz ifadelerini görür, anlamıştır. Ekiplerde bu tip fısıldaşmalar riskli durumların habercisidir. Bireyler, iş veya proje üzerindeki zayıflıkları ve diğer durumları birbirleri ile paylaşmaya başlarlar. Sıkıntı bunların yüksek sesle söylenmemeleridir.

Eğer bilgiler tüm ekip ile paylaşılıyorsa açık bir sistem var demektir. Ama küçük gruplar içinde paylaşılıyorsa kapalı bir sistem var demektir.

Proje ekiplerinde herkes gerçeği bilir ama bazen bir iki kişilik küçük gruplar kendi içlerinde bilgiyi saklayabilirler. Bu nokta büyük problemlerin habercisidir. Eğer herkes gerçeği bilirse risklerle yüzleşmek daha kolaydır. Bu durum yaşanıyorsa;

Kötü kararlar artar

Eğer ekip üyeleri herşeyi bildiklerini sanıyor ama bilmiyorlarsa, doğru karar aldıklarını düşünerek davranacaklardır.

Kişisel hareket alanları sıkıntıya girer

Çoğu kişinin kararlarını diğer karar ve davranışlar etkile. Kötü bir şey fark edilip müdahale edildiğinde etkilecek olan kişiler bilgilendirilmezse, doğrusunu yaptıklarını düşünerek hareket edeceklerdir, ama sonuç iyi olmayacaktır.

Tekerleği yeniden keşfetmek

Ekip üyelerinden birisi bir problemi fark edip çözdüğünde bunu paylaşmazsa benzeri problemleri yaşayanlar aynı sıkıntılarla yüzleşmek zorunda kalacaklardır.

Yönetim problemleri oluşacaktır

Ekip açık ya da kapalı olmaya karar verdiğinde yönetim şeklinide belirlemiş olur. Kapalı gruplar kendi içlerinde kendi yollarına gitmeye çalışacaklar bu da liderliği ve yönetimi zora sokacaktır.

İç gruplaşmalar v kapalı sistemler korkulanlardan fazla zarar verir. Gerçeğin zamanında ve doğru dile getirilebilmesi ve esip üyeleri arasında iletişimin yüksekliği başarı olasılığını artıracaktır.

Paylaşın:

Sesinizi duyan var mı?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

duyanBazen karşımızdakinin ne söylediği değil bizim ne anladığımız önemlidir ve özellikle bir saldırı hissedersek karşı saldırıya geçeriz. Karşımızdakinin niyetinin bu olmadığı durumlarda gereksiz bir gerilim yaratılmış olur.

Aslında görüşmeler sürtünmeye benzer. Sürtünme arttıkça ısı artar bir süre sonra alev alır. Herkes barışçıl bir ortamdan savaş meydanına doğru ilerlemektedir. Bunen genel sebebi ortamı gerenlere karşı peşinen gergin bir tavır sergilemektir. Önemli olan ise karşı tarafın gerginliğini giderecek şeyi bulmak ya da artıracak şeyleri yapmamayı iyi belirleyebilmektir.

Aşağıdaki ifadeleri yanlarındaki anlamları bana düşündürdüğü için her zaman tehlikeli ve kışkırtıcı bulmuşumdur;

Dediğiniz doğru ama biz başka bir şeyden konuşuyoruz – Sen yanlış anlıyorsun

Üzgünüm, sanırım net açıklayamadım – Sen anlayamadın

Bırakın açıklayayım – Siz bilmiyorsunuz

Tam olarak değil – Tam anlayamamışsınız, ben anlatayım

Demek istediğim bu değildi – Beni anlamadınız, tekrar ya da başka şekilde anlatayım

Tekrar anlatmama izin verin – Bir kerede anlamıyorsunuz

O kadar basit değil – Sizin kapasiteniz bu kadar, halbuki olay daha karmaşık

Söylediğim şey hakkında hiç bir şey yapılmıyor – Beni takmıyorsunuz

Bu ayrı bir şey, tek tek ele alalım – Farklı bir yere gittiniz, beni anlamadınız, tane tane anlatayım

Problemi az önce açıklamıştım – Beni dinlemediniz ve anlamadınız

Ben öyle bir şey söylemedim. Benim dediğim … – Lafım ya da anlamı çarpıtılmış tekrrar söyleyeyim

Söylediğimi anladınız mı? Net oldu mu? – Beni dinlemediğinizi sanıyorum, bakalım öyle mi?

Söylediğimi duymadınız mı? – Bir kerede anlayın beni yormayın, kapasiteniz bu kadar mı?

Neresini anlamadınız? – Ben o kadar iyi anlattım ki siz anlayamamışsınız.

Öncelikle her türlü toplantı ve görüşmede tartışmalar ve anlaşmazlıklar olabilecğini unutmayın ve bundan korkmayın. Kendisi dinlemeyenler diğerlerininde onları dinlemeyeceğine ilişkin bir önyargıya sahiptir. Karşınızdakilere ilişkin görüşleriniz sizin tercihlerinizdir ama peşinen yargılamanız doğru değildir. Sizi zaten dinlemeyeceklerini, dikkate almayacaklarını düşünmeyin.

Çoğunlukla dinlenilmediğini düşünenler tartışmayı yaratırlar. Ama dinlndiklerinde tartışmanın dozunu sertleştirmezler.

Karşınızdakini dinlediğinizi ve anladığınızı ona gösterin. Bazen söylenenin tekrarı karşıdakinin dinlendiğini anlamasına yardımcı olur.

Sizin anlamanız ve dinlemeniz önemlidir. Diğerlerinin dinlememesi size engel olmasın. Siz anladığınız ve dinlediğiniz oranda üstünüze düşeni yapın.

Anlamadığınızda sorun. Soru sormanın sizi bilgisiz, yetersiz göstereceği gibi yersiz kaygılarınızdan sıyrılın.

Kitap özeti çıkarmak gibi bir toplantı ya da görüşme sonrasında ne anladığınızı iyice düşünün, gerekirse yazın ve sonrasında harekete geçin.

Paylaşın:

Yemekte İş Konuşmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

yemekBazıları için yemekte iş konuşmak zamandan tasarruf ya da etkin zaman kullanımı gibi düşünülür. Ancak yemekte iş görüşmesi yapmanın bazı maliyetleri vardır.

Öncelikle sipariş vermek için menüyü incelemek, ne istediğini düşünmek ve hatta garsonun bir takım sorularını yanıtlamak herkesin dikkatini dağıtacaktır.

Yemek kan şekerini yükseltir ve vücut rahatlama ihtiyacı duyar. Bu reflekslerinizi yavaşlatırken, sizin ya da karşınızdakilerin karar verme sürecini olumsuz etkiler. Önemli bir toplantının ve ciddi kararların hiç istemediği şeylerdir bunlardır.

Yemek geldiğinde herksin farklı zamanlarda tuz alması, etini kesmesi vb. senkronizasyonu ve konsantrasyonu engeller. Kişiler, odaklanmış gibi yapmaya çalışmaktadırlar. Fakat yemeğin lezeetini beğenme ya da beğenmeme bile yanıtları etkileyebilir.

Eğer illa yemekte toplantı yapılacaksa o zaman;

Büyük ve geniş bir alanda herkesin rahat edeceği ferah bir ortam olmalıdır. Mümkünse yemeğe gitmeden önce siparişler verilmiş olmalıdır.

Yemek yemek için 20 dakika vb. bir zaman özel olarak ayrılmalı ve bu esnada iş konuşulmamalıdır.

Yemek seçimlerinde kolay yenebilecek, mümkünse kişisel hatalarla üstü başı kirletmeyecek şeyler seçilmelidir. Hatta tek elle yenebilecek sandviç vb. tercih edilmelidir.

Ama diğer önerim yemeği asla yalnız yememenizdir. Yemeği bir iletişim aracı, karşınızdakini tanımak, sosyal paylaşımlarda bulunmak için bir fırsat olarak görmelisiniz. Sürekli aynı kişi(ler) ile yemek yememek iletişim ağınızı güçlendirecektir.

Birde bu işin etiği var, her işi doğru yapmak gerekir. İş yemeği ile ilgili bazı etik kurallar şöyle;

Yemekten önce herkes ile selamlaşın, el sıkışın.
Misafiriniz oturmadan oturmayın.
Diğerlerini rahatsız edecek şekilde tüm menüyü garsona anlattırmak vb. davranışlarda bulunmayın.
Önce misafiriniz sipariş versin, doğrudan önermeyin, istenirse öneri getirin ya da garsona sorun.
Hava atmak için en pahalısı vb. yemek siparişi vermeyin.
Yenmesi ve hazırlanması kolay yemekleri tercih edin.
Öğle yemeklerinde içki içmeyin, akşam yemeklerinde misafirinize uygun davranmaya çalışın.
Birden fazla çatal, bıçak olduğunda her yemekte dıştan içe doğru kullanın.
Ekmek vb. katı maddeler solunuzda, sıvılar sağ tarafınızda olsun.
Tüm et vb. hepsini parçalayıp değil tek tek keserek yiyin. Salata vb. uzun olanları keserek yemeye çalışın.
Çatalı bıçağı avuçlamayın, tabaktaki ile sandviç yapmayın.
Masaya dirseğinizi koymayın.
Bir şey anlatırken çatal, bıçağı masada bırakın.
Ağzınız doluyken konuşmayın.
Din, siyaset vb. konuları konuşmaktan kaçının.
Diğerleri ile göz kontağı kurun.
Masada konuşulanları dinleyin.
Yemek yiyenleri bitirmeleri konusunda uyarmayın.
Parmağınızı yalamayın, tabağınızı sıyırmayın.
“Lütfen” ve “Teşekkür ederim” demeyi unutmayın.
Yemeğiniz bittiğinde çatal, bıçağı masaya değil tabağınızın içie bırakın.
Herkesin karşısında kürdan kullanmayın.
Ayrılırken selamlaşmayı unutmayın.

Paylaşın:

Suçlama Kültürü

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

suclamaBir kurum yüksek performans hedefleyen bir kültüre sahipse kalitesi ortaya çıkar. Ama suçlama kültürü yaygın bir kurumda sorumluluk alamayan ve riskleri sahiplenmeyen çalışan ve yöneticiler olduğunda kaliteden bahsetmek mümkün değildir.

Leyla ve işe yeni başlayan Zeynep birlikte bir toplantıya gidiyorlardı. Tam gitmeleri gereken koridora yaklaştıklarında Leyla aksine yöne gitmeye başladı. Zeynep: “Neden o tarafa gidiyorsun? Ters değil mi?” diye sordu. Leyla: “Eğer bu saatte o taraftan gidersek Ahmet’lerin biriminin oradan geçmek zorundayız. Hem mevcut yapmamız gerekenleri sorabilirler hem de yeni bir şeyler isteyebilirler. Başımıza iş almayalım” dedi. Leyla tecrübesi ile geliştirdiği bir stratejiyi yeni başlayan iş arkadaşına öğretiyordu.

Suçlamalar gibi hızla ve büyüyerek aşağıya doğru iner. Kurumlarda öğrenilen dersler kişilerde stratejilere dönüşerek diğerlerine aktarılarak hızla yayılırlar. Bazende su ısıtıcıları gibi hafif hafif aşağıdan başlayıp en yukarı kadar yükselir ve kaynamaya başlarlar.

Bir kurumda suçlama kültürünün varlığı aşağıdakilerle anlaşılabilir;

Bireyler suçlanıyorsa,

Kötü haber getirenler cezalandırılıyorsa,

“Kendi arkanı koru” önerileri çoğunluktaysa ve uygulanıyorsa,

Harekete geçmek için problemin oluşması bekleniyorsa,

Başarılı iş yapan bireyler özellikle öne çıkarılıyor ise,

Yazılı olan/olmayan kurallara uymayanlar herkesin önünde cezalandırılıyor ise,

Hataların tekrarlanmaması için bir şeyler yapılmıyorsa

Paylaşın:

Sanal İletişimler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

sanal-iletisimArtık neredeyse yüzyüze görüşmüyoruz, görüşemiyoruz. Aynı şirkette aylarca çalışığı, yazıştığı halde tanışmayanlar var. Yan masasındakine eposta atanlar var.  Konuşmaktansa yazmayı kolay bulanlar var. Madem tercihiniz bu yönde o zaman bari sanal iletişimi daha doğru yapabilmeniz için birkaç önerim olacak;

Eğer ekip ile çoğunlukla eposta ile iletişim kuruluyorsa düzenli olması gerekir. Herkese toplu eposta göndermek değil herkes ile tek tek iletişime geçilmesi gerekir.  Ne unutun ne de kendinizi unutturun.

Sürpriz ziyaretler yerine eposta ile randevu almaya çalışın.

Toplantıya geç kalma artık alışkanlık olmaya başladı ama video konferans ya da telefon görüşmesine geç kalmak utanç verici. Bu tip iletişimlerde karşınızdakilerin daha hassas davranacağını unutmayın.

Mesajlarınıza mutlaka geri dönün. Kısa ve net bir şekilde hazırladığınız mesajınızı 24 saat içinde dönmelisiniz. Geri dönemeyeceğiniz veya uzun çalışma gerektiren mesajlarda yapacağınız çalışmadan bahsedin ve geri dönüş sürenizi belirtin.

Tüm mesajlarınızı önce gözden geçirip önceliklendirin. Acil olan ve olmayan, Önemli olan ve olmayan gibi bir derecelendirmeniz olsun ve Acil-Önemli ile başlayıp yapmaya çalışın.

Yazdığınız mesajlara zamanında geri dönülmemesinin sebebini araştırın.

Bir mesaj ile uğraşırken diğerine geçmeyin, odağınızı kaybetmeyin.

Sesli mesaj bırakmaktan çekinmeyin ve yavaş, kısa, net konuşun.

Paylaşın:

Projelerde Anlaşmak Zordur

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

anlaşmaYönetim bir takım bilgi ya da deneyimlerine dayanarak bir projenin 3 ayda bitmesini isteyerek ilgili taraflardan yapmalarını ister. İlgili taraflarda bilgi ve deneyimlerine dayanarak o işin 6 aydan önce bitmeyeceğini düşünmektedir. Her iki tarafta haklıdır ama anlaşmanın bir yolu bulunmalıdır. Aşağıdaki önerilerim işinize yarayabilir;

Öncelikle istenilen proje ya da işi duygulardan arındırılması gerekir. Rekabet heyecanı ile agresif süre istemekle, kızgınlıkla uzun süre söylemek her zaman mümkündür. Gerçekleştirilecek projenin istenilen koşullarda gerçekleştirilmesine ilişkin maddi koşullar masaya yatırılmalıdır. Zaman, maliyet, kapsam ve kalitenin biribirleri ile ilişkileri net olarak ortaya konulmalıdır. Bir işi normalden daha kısa sürede bitirmenin maliyeti yükselip, kalitesi düşüp, kapsamı daralabilecektir. Bu çalışmanın sezgisel değil matematiksel verilerle desteklenmesi yerinde olacaktır. Tarafların kurumsal faydayı önde tutan bir tutum ile olası kazanç ve kayıpları değerlendirmeleri bu noktada esastır.

Tarzınız nazik ve saygılı olmalıdır.

Sırf muhalefet etmek için muhalefet etmeyin. Ya sırf kendi düşüncenizi kabul ettirmeye odaklanmayın. Gerçekçi olmak bir meziyet ve erdemdir. Sadece siyah ve beyaz üzerine bir dünya da yaşıyorsanız anlaşmak çok zorlaşacaktır.

Anlaşmak sadece ver-al demek değildir. Üzerinde konuşulan konuda tüm alternatifleri değerlendirebilmeniz gerekir. Örneğin süre kısmak için illa ek personel gerektiğinden eminseniz tekrar düşünün. Belki yöntemi değiştirerek, kapsamı daraltarak veya işlerin yapılma sırasını değiştirerekte süre kısılabilir. Çabuk olun ama aceleci davranmayın.

Bazen karşınızdakiler peşinen anlaşmak istemiyor olabilirler ve bu sizde olabilirsiniz. Böyle bir durumda kabullenmekten başka şansınız olmaz ama eğer risk yönetimi iyi yaparsanız olumsuz beklentilerinizin ve olası problemlerin zararlarını düşürebilirsiniz. Örneğin süreyi kısacaksınız ve fazla mesai yaptırmak zorunda kalacaksınız. Çalışanların demotive olmalarından ve bunun işe yansımasından korkuyorsunuz. Planlarınıza onları motive edecek bir şeyler eklemeye çalışın.

Anlaşmak kolay değildir ve maliyetlidir. Bunun için hazırlıklı olmanız ve uğraşmanız gerekir unutmayın.

Paylaşın:

Acil Durumlara Müdahale Taktikleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

acil durumİstemediğiniz problemler yaşıyoruz, acil çözümlere ihtiyacımız oluyor ve ortak akıl ile doğru çözümleri bulabileceğimizi biliyoruz.

Reyhan sunumunu bitirir ve oturur. Herkes beklediğinden daha ciddi bir problem olduğunu fark etmiştir. Kısa bir sessizlikten sonra Müdür Ahmet “Durum bu kadar kötüleşene kadar herkesin aklı neredeydi?” diye bir çıkış yapar.

Reyhan “Aslında kimse bu kadar kötüleşeceğini ummuyordu, bu yüzden kötü olasılıkları düşünmedik” dedi. Bazen iyiyi umut etmek kötüyü düşünmekten daha kolaydı.

Bazen son dakika gol yemekten kaçamayız. Tüm bir şirket olsa ile herkes bir anlık bir yanılgı ya da boşluğa düşebilir ve kendimizi acilen çözülmesi gereken durumların içinde bulabiliriz.

Bu durumda ne yapmanız gerekenler şunlardır;

Kimseyi suçlamayın. Suçlama ve problem çözme bir arada yürümez.

“Ben söylemiştim” gibi bir klişe kullanmayın. Bu da tersine bir suçlamadır. Problemi çözecek insanların damarına gereksiz yere basmayın.

Alternatif çözümler üretin ancak olası etkilerini ve yapılabilirliklerini göz önünde tutun. Problem acil olsa da kaliteli bir zaman ayrılarak düşünülmeli, yamamanın uzun vadeli çözüm getirmeyeceği unutulmamalıdır.

Durumun aciliyeti konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlayın. Aciliyet kişilere göre farklılık gösterebilir ve bu durumda herkes senkron davranmayabilir. Birlikte davranmamak problemi daha da büyütebilir.

Problemin organizasyonal destek ihtiyacını belirleyin. Farklı seviyelerden neye ihtiyacınız olduğu konusunu netleştirin.

Problemin çözümünü üstleniyorsanız tüm ilgili tarafları çözümün bir parçası yapın. Çekincelerini, önerilerini ve uyarılarını dikkate alın.

Bazen çözümlerin yeni problem doğurabileceğini unutmayın, gözünüz açık olsun.

Paylaşın:

Başlangıçlar iyidir

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

fresh-startYeni yıla, işe, projeye başlayacaklar için bir kaç basit önerim olacak;

Geçmişi değiştiremezsiniz unutmayın. Geçmişi unutmak isteyebiliriz ama en azından kendimizi unutamayız. Yeni insanlarla birlikte ve uyumlu olmak onlarında geçmişlerini yanlarında getirdiklerini unutmadan mümkün.

Her şeyi olduğu gibi görmeye çalışın. Aslına bakarsanız her yeni başlangıç bir çok şeyin mükemmel olacağı beklentisi ile başlar ama dünya değişmedi. Hala trafik var, hala bencillik var. Bir çok şeyin tekrar edebileceğini unutmayın sadece hazırlıklı olun.

İlham alacağınız yeni şeyler bulun ama gerçekçi olun. Geçmiş ezberlerinizi değiştirmeye çalışın. Doğrusunu bildiğinizden emin olduğunuz ve büyük konuştuğunuz bir çok konuda yanıldığınızı göreceksiniz. Yeni ve gerçekçi fırsatları sabırla araştırın ve izleyin.

Size yeni olan şeylere daha fazla vakit ayırın, anlamaya ve uygulamaya çalışın. Deneyimleriniz gerçekten kıymetlidir ancak bunların yeni ortamda işe yarayacağından emin olmadan ya da gerektiği şekilde değiştirildiğinden emin olmadıkça harekete geçmeyin.

Paylaşın: