Aylık arşivler: Haziran 2015

Gündemin Gündemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

meeting-agendaSürekli, gerekli-gereksiz, uzun ve sıkıcı toplantılar giderek çalışma zamanımızı ele geçiriyor. Toplantıları kısa, verimli ve işe yarar hale getirmek ise gerçekten zahmetli ve yorucu bir gayret gerektiriyor. Başarılı bir toplantının ilk aşılması gereken engeli gündemi.

Gündemi hazırlarken ve gönderirken şunlara dikkat etmek gerekiyor;

Konu(subject) kısmı ilgi çekici ve toplantının hedefini ölçülebilir şekilde kısaca belirtmelidir. Örneğin X projesinin gecikme sebepleri ve çözüm önerileri.

Toplantının gerekliliği ya da sağlayacağı fayda konusunda kısaca bilgi verilmelidir.

Her gündem maddesi için yaklaşık bir zaman hedefi konulmalıdır. Ör. Önerilerin alınması 10 dk. vb.

Farklı konuların gündeme girmesi durumunda ek bir toplantı yapılabileceği ya da diğer gündem maddelerinin süresinden yiyebileceği belirtilmelidir.

Her gündem maddesinin yanında o konuda toplantıda sorumlu olacak, konuşacak vb. kişiler belirtilmelidir.

Toplantı katılımcıların ihtiyaç duyacağı ön bilgi gönderilmeli ya da ihtiyaç duydukları bilgi toplantı öncesinde sorulmalıdır.

Toplantıya getirilmesi gereken bilgi ve belgeler özellikle belirtilmelidir.

Gönderdiğin gündeme ilişkin ek ya da fazlalık olup olmadığı konusundaki görüşleri sormalısınız.

[Tweet “Toplantılara ayrılan vakit maaşların nereye gittiğini daha iyi gösterir.”]

Paylaşın:

Negatif Sürecin Pozitif Göstergeleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

feedbackProje durum raporları genellikle projedeki kötü durumu inkar edilemez noktada gösterirler. Halbuki raporlamanın amacı durumu tespit etmenin ötesinde erken uyarı sinyallerini verebilmesinde olmalıdır.

Rapor durumu gösterse de negatif sürece ilişkin bazı ipuçları önceden görülebilir;

Kötü gidişata ilişkin haberleri reddetmeye, kendi içinizde anlamlı mazeretler bulmaya başladıysanız, Yanlış, eksik kaynaklarla çalıştığınızı düşünüyor ve beklenen sonuçlar ortaya çıkmıyorsa,
Paydaşlar süre ve bütçenin yeterli olmadığı konusunda dürüstlerse ve bunun yaratıcılık, kalite vb. ile ilgili sonuçları ortaya çıkmaya başlamışsa,
Proje ekibindekiler çok duygusal tepkiler vermeye başlamışlarsa,
Ek istek ve problemler konusunda duyarsızlık var ise,
İstediğiniz bilgiler zamanında ve tam olarak gelmemeye başlamışsa,
Yapıcı öneriler azalmış, getirilen öneriler de bir heyecan yaratmıyorsa,
Daha fazla toplantı ihtiyacı çıkmışsa,
Ortada kalan iş sayısı artmaya başlamışsa,
Ekip üyeleri birbirleriye gereken iletişimi kurmamaya başlamışlarsa kötü süreç başlamış demektir.

Problemler sürü halinde hareket ederler ve siz görmezden geldiğinizde kötü sonuçlarına katlanmak zorunda kalırsınız.

Paylaşın:

Çalışanlar her şeye gerçekçi yaklaşırlar mı?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

carrot-and-stickBir kurumda çalışanların rasyonel davranmaları için ödüllendirme ve cezalandırma uygulanmaya çalışılır. Bunun sebebi doğru davranış kalıbını teşvik etmektir. Bu stratejiler karşısında da insanların gerçekçi davranması yani ödüle doğru cezadan uzak davranması beklenir.

Çalışan her hangi bir durumda kendisine yönelik faydanın büyüklüğüne ve ne kadar doğrudan olacağına bakar. Ödül ve cezayı iyi bir şekilde konumlandırmak ve herkes için ortak bir payda yaratmak bu noktada zorlaşır. Çünkü çalışanlar çoğu zaman genellemeler ile belirlenmiş ödül ya da cezaları tam tersi algılayabilirler, rasyonel davranmayabilirler. Çünkü;

  • Herkesin neyi, ne kadar önemsediği çok değişkendir.
  • Geçmiş tecrübeleri benzer durumlarda farklı sonuçlar yaşamasına sebep olmuş  olabilir.
  • İş yükü ve yoğunluğunun çok olması sebebiyle doğru olanı değil yapılması gerekeni yapabilir.
  • Bazıları diğerleri gibi yapmayı tercih ederken bazıları tam tersini yapmayı tercih edebilir.
  • İnsan hayal eder ve hayallerine göre ilerleyen bir senaryoya göre davranabilir.
  • Eski, eksik, yanlış anlaşılmış ve unutulmuş bilgiler karar vermeyi olumsuz etkiler.
  • Çalışan duygusaldır, öfkeyle ya da aşırı sevgiyle kararlar alabilir, davranabilir.
  • Doğrusunu bilse bile diğerlerinin öneri ve fikirleriyle yanlış hareket edebilir.
  • Kısa-orta-uzun vadeli düşünebilir ama durumun gerektirdiği vadeye göre davranmayabilir.
  • Sadece kendi bakış açısının yeterli olacağını ya da diğerlerinin nasıl etkileyeceğini umursamadan davranabilir.
  • Unutmayın havuç ve sopa hayat çok basit olsaydı geçerli bir yöntem olurdu.
Paylaşın: