Aylık arşivler: Ekim 2017

PMP Sınavı ve Başvuru ile İlgili Önemli Bilgiler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Basit hatalar başarısızlıklara yol açabilir. PMP Sınavına başvuracak ve girecekler için aşağıdaki videoların mutlaka seyredilmesi gerekiyor. 

Başarılar diliyorum

Paylaşın:

Proje Yönetiminde SWOT Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

SWOT Analizi (SWOT Analysis), organizasyon veya projenin güçlü yönlerinin, zayıflıklarının, fırsatların ve tehditlerin analizi için kullanılan bilgi toplama tekniğidir. (PMBOK® Guide)

Adını, Streghts (Güçlü Yönler), Weaknesses (Zayıf Yönler), Opportunities (Fırsatlar) ve Threats (Tehditler) kelimelerinin baş harflerinden alır.

PMI, PMBOK® Guide 6’da Risklerin Tanımlanması sürecinde analiz, organizasyonun güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesiyle başlar ve genellikle projeye, organizasyona ya da onun iş alanına odaklanır.

SWOT analizi, proje için organizasyonun güçlü yönlerinden kaynaklanan fırsatları ve organizasyonun zayıf yönlerinden kaynaklanan tehditleri belirler. Organizasyonun güçlü yönlerinin tehditleri ne ölçüde dengelediği ve zayıf yönlerle başa çıkmada kullanılabilecek fırsatlar incelenir.

PMI, PMBOK® Guide 6’da (bk. sf 688) Paydaş Katılımı Sağlanmasının Planlanması sürecinde kullanılabilecek araç olarak belirtilmesine rağmen açıklama konulmamıştır.

SWOT Analizi temel olarak, tehditlerin ortadan kaldırılması ve fırsatların değerlendirilebilmesi amacını güder. Aktivitelerin ulaşabilecekleri potansiyele, ilgili risklerin olumsuz etkilerini azaltmak ya da ortadan kaldırmakla ulaşılabileceği düşüncesine dayanır. Güçlü yönlerin ve fırsatların zayıf yönlere ve tehditlere yönetilebilmesini sağlamaya çalışır.

SWOT Analizi, genellikle proje başında yapılmakla beraber, yaşanan problemler sebebiyle proje hedeflerinden uzaklaşmaya başlamışsa tekrar edilir. Örneğin projede bir değişiklik oluştuğunda yaratacağı riskler ve nasıl ele alınacağını belirlemek için yapılabilir.

SWOT Analizi, Proje Yöneticisinin sorumluluğundadır ve hedef net olarak belirlenip ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje başında yapılan analizlerde ilgili paydaşların katılımıyla proje ve riskler bir bütün olarak ele alınır. SWOT Analizi sonrasında planlama başlar.

SWOT Analizine bazı sorularla başlamak yerinde olacaktır. Örnek olarak aşağıdaki soruları inceleyebilirsiniz;

Güçlü Yönler

  • Şirkette gerekli netelikte kaynaklarımız var mıdır?
  • Projeye bir bütçe atanmış mıdır?
  • Projenin gerçekleştirilmesi ile ortaya çıkacak faydalar nelerdir?
  • Proje yeni teknoloji, altyapı, ekipman vb. gerektiriyor mu?
  • Benzeri proje tecrübemiz var mı?

Zayıf Yönler

  • Gerçekçi maliyet ve süre tahminleri için yeterli ve kaliteli veri var mıdır?
  • Proje bütçesini karşılayabilecek finansal gücümüz var mıdır?
  • Önümüzde engeller var mıdır?
  • Dış kaynak ihtiyacımız var mı?
  • Gereksinimler ya da talep gerçekçi mi?

Fırsatlar

  • Projenin yaratacağı avantajın boyutu nedir?
  • Rakiplerimizin zayıflıkları var mı?
  • Sektör eğilimleri ne yönderdir?
  • Yeni teknoloji, ürün vb. geliştirme fırsatı var mıdır?

Tehditler

  • Rakipler kolayca kopyalayabilir mi?
  • Gerekli kaynakları bulmak veya değiştirmek zor mu?
  • Bilmediğimiz alanlara giriyor muyuz?
  • Projeyi olumsuz etkileyebilecek iç ve dış etkenler nedir?

Bu soruların şirket veya proje özelinde geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.

SWOT’un avantajları

  • İleriye doğrudur ve sadece harcadığınız zamana mal olur.
  • Şirketin güçlü yönleri ile tehditleri ortadan kaldırmaya yönelik yeni fikirler çıkmasını sağlar.
  • Tehditler konusunda farkındalık yaratır, hazırlık imkanı verir.

SWOT’un Dezavantajları

  • Hedefleri başarmak için gerekli fırsatlar veya olası riskler atlanabilir.
  • Tehditler ve zayıf yönlerin yanlış yorumlanması kaynakların yanlış yönlendirilmesine sebep olabilir.
  • Önemsenmeden yapılması istenen sonuçları vermeyebilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 29 – 1.3.4. Proje Yönetim Ofisleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetim Ofisi (PYO), proje yönetimini odağına alan ve proje yönetimi ile ilgili standart, politika ve prosedürlerin hazırlanması, izlenmesi ve yaygınlaştırılmasını sağlayan ve/veya kolaylaştıran bir yönetim yapısıdır.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Duyarlılık Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI, PMBOK® Guide 6’da Nicel Risk Analizinin Gerçekleştirilmesi sürecinde Duyarlılık Analizini bir teknik olarak önermektedir. PMP sınavına gireceklerin bilmesi gereken bir konudur.

Duyarlılık Analizi, hangi risklerin ya da belirsizlik kaynaklarının proje çıktıları üzerinde en çok etki yaratacağını belirlemekte kullanılan modelleme tekniğidir. Projedeki belirsiz bir unsurun diğer belirsiz unsurlar temel değerlerinde tutulduğunda durumu ne şekilde etkilediğini incelemek için kullanılır. (PMBOK® Guide)

PMI’in İnşaat sektörü özelindeki Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzunda ise fizibilite çalışmalarında bir bileşenin etkisini görmek için yapılan araştırmada, çeşitli bileşenleri değiştirerek etkideki değişikliği görmek için yapılan analiz olduğu belirtilmektedir.

Duyarlılık analizi, hangi risklerin veya belirsizliklerin projeyi potansiyel olarak daha çok etkileyebileceğinin belirlenmesine yardımcı olur. Projedeki belirsizliklerin proje hedefleriyle nasıl bir ilişkisi olduğunun ve nasıl, ne derece etkilediklerinin analiz edilmesinde kullanılır. Böylelikle proje çıktılarına ve hedeflerine en çok etkisi olan risklere odaklanmak ve yanıt planlamak kolaylaşır.

Analizi yapmak için aşağıdaki gibi sorular sorulur;

Proje için önemli bileşenler nelerdir?

Hangi değişkenler özel ilgi gerektirir? vb.

Duyarlılık Analizi sayesinde en çok etkisi olan riskleri belirler riske yönelik tavsiyeleri, uyarıları daha iyi gözden geçiri ve değerlendirmemizi geliştiririz.

Proje hedefine etkisi olan riski, diğer değişkenleri temel değerlerinde sabit tutarak analizi yaparak, etkiyi daha iyi görebiliriz.

Duyarlılık Analizinin Proje Risk Yönetim Planında yer alan Yüksek Etki, Yüksek Olasılık kategorisinde olmayan riskler üzerinde de yapılması, riskleri değerlendirmeyi netleştirecekken vakit vb. sebeplerle yapılmadığını görürüz.

Duyarlılık analizinde, Ne-Eğer Senaryoları ile tek bir değişkeni değiştirip diğerlerindeki değişimleri izleyebiliriz. Eğer birden fazla değişkeni değiştirip etkilerini görmek istersek yapılan şey Duyarlılık Analizi değil Deney Tasarımı (Design of Experiments) olacaktır. Yani birden fazla değişkeni değiştirerek farklı çıktıları değerlendirmek.

Duyarlılık analizinde genellikle belirsizliği yüksek olan değişkenlerin daha kararlı olan değişkenlere, zaman, maliyet ve kalite vb. hedeflere etkisini karşılaştırmak için Tornado Şeması kullanılır.

Tornado şeması, niceliksel risk analizinde, belirli risklerde beklenen olumsuz etkilere göre daha fazla yarar getirebilecek risklere yönelik risk alma senaryolarının analiz edilmesinde de kullanılır.

Tornado şeması, değişkenlerin önemini karşılaştırmak amacıyla duyarlılık analizinde kullanılan özel bir çubuk grafiktir.

 

Tornado şemasında Y ekseni, temel değerlerdeki her tür belirsizliği, X ekseni de incelenecek çıktıya ilişkin belirsizliğin yayılımını ve korelasyonunu gösterir.

Bu şekilde, her belirsizlik yatay çubuk üzerinde gösterilir.

Belirsizliklerin temel değerlerle ilgili yayılımı, azalan bir şekilde dikey olaraksıralanır.

Youtube’da Tornado Grafiği ile ilgili Excel uygulamalarını görmek için tıklayınız.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Kök Neden Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Kök Neden Analizi (Root Cause Analysis), bir farklılığa, kusura ya da riske yol açan en temel nedeni belirlemeye yönelik bir analiz tekniğidir. Bir kök neden, birden fazla farklılığa, kusura ya da riske yol açabilir. (PMBOK® Guide)

PMBOK® Guide 5’te Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü ve Risklerin Tanımlanması sürecinde önerilirken PMBOK® Guide 6’da 6 farklı süreçte önerilmektedir.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde problemin ana sebeplerinin bulunması için kullanılır. Proje Yöneticisi Proje Yönetim Planına göre oluşan sapmaların sebebine odaklanarak hedefleri gerçekleştirmeye çalışır.

Kalitenin Yönetilmesi ve Kalitenin Kontrolü süreçlerinde problemin sebeleri bulunması ve önleyici faaliyetin geliştirilmesi için kullanılır. Problemden hareketle hangi tehditlerin (gecikme, bütçe aşımı vb.) gerçekleşebileceğine odaklanılır. Faydalardan yola çıkarak fırsatların bulunması aynı çerçevede ele alınabilir.

Paydaş Katılımının Sağlanması sürecinde paydaş katılımının sağlanması ile ilgili problemlerin nedenlerine odaklanılır, uygun strateji seçilerek katılımın sağlanmasına çalışılır.

Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımının istenen etkiyi yaratmamasının sebeplerine odaklanılır.

Kök Neden Analizi doğru yapıldığında Proje Yöneticisi problemi erken fark edebilir ve önüne geçebilir. Kök Neden Analizi sürekli gelişim sağlayan bir araç olarak sürekli kullanılabilir.

Kök Neden analizinde en sık kullanılan teknik Balık Kılçığı tekniğidir. Süreç aşağıdaki gibidir;

  1. Problemi tanımlayın
  2. Problem ile ilgili bilgi toplayın.
  3. “Neden” sorusunu sorarak problemin ortaya çıkmasına sebep olan faktörleri belirleyin.
  4. Hangi sebeplerin ortadan kaldırılması durumunda problemin ortadan kalkacağını belirleyin.
  5. Sebebi ortadan kaldırabilecek, kontrol edebileceğiniz uygun çözümleri tanımlayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 28 – 1.3.3. Projeler ve Stratejik Planlama

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Hedeflerinizi siz koyun: “Rüzgar doğudan da batıdan da güneyden de kuzeyden de esebilir; geminin rotasını, yelken ve yelkeni ayarlayan belirler.” Yelkenlerinizi ayarlayın, rüzgarların esiri olmayın.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Risk Olasılığı ve Etkisi Değerlendirmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI, PMBOK® Guide 6’da Nitel Risk Analizinin Gerçekleştirilmesi sürecinde Risk Olasılığı ve Etkisi Değerlendirmesini bir teknik olarak önermektedir. PMP sınavına gireceklerin bilmesi gereken bir konudur.

Risk olasılığı değerlendirmesinde, tüm risklerin gerçekleşme olasılığı incelenir.

Risk etkisi değerlendirmesinde ise, zaman çizelgesi, maliyet, kalite ya da performans gibi, bir veya daha fazla proje hedefi üzerindeki potansiyel etki incelenir. Bu etkilere hem tehditlerin olumsuz etkileri, hem de fırsatların olumlu etkileri dahildir.

Tanımlanan risklerin her biri için olasılık ve etki değerlendirilir.

Riskler, risk kayıtlarındaki risk kategorilerine yakınlıklarına göre seçilen uzman kişilerle yürütülecek görüşmeler ya da toplantılar yoluyla değerlendirilebilir. Görüşmede ya da toplantıda, her bir riskin olasılık ve her bir hedef üzerindeki etki düzeyi değerlendirilir.

Paydaşlar açısından olasılık ve etki konusunda fikir ayrılığı bekleniyor veya var ise farklılıklar araştırılır. Açıklayıcı ayrıntılar, örneğin belirlenen etki düzeylerine gerekçe oluşturan varsayımlar da kaydedilir.

Risk olasılıkları ve etkileri, risk yönetimi planında verilen tanımlara göre belirlenir.

Olasılık ve etki dereceleri düşük olan riskler, ileride izlenmek üzere izleme listesine alınır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Şirketinizin Kriz Yönetim Planı Var Mı?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Ekonomik koşullar, siyasi gelişmeler, rakipler vb. sebebiyle şirketin gerek finansal gerekse itibarına yönelik zarar görmesi muhtemeldir. Bu tip beklenmedik durumlardaki olası kayıpları ortadan kaldırmak veya en aza indirmek için şirketlerin kriz yönetim planı olması ve ilgili şirket çalışanlarınca bilinmesi gerekir.

Hangi durumlarda nasıl davranılması, kime haber verilmesi gerektiği, berilecek mesaj ve sergilecek tutumun farklı senaryolar içerecek şekilde hazırlanması gerekir.

Yapılması gerekenler;

  • Kritik Senaryoların Belirlenmesi (Ör. Fiziki yaralanmalar, rakiplerin saldırıları, işten ayrılmalar vb.)
  • Kilit paydaşların belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Her bir kritik senaryoya yönelik iletişim protokolünün belirlenmesi
  • Basına yönelik durumlarda Basın Sözcüsünün belirlenmesi
  • Her senaryo için Kriz Yönetim Ekiplerinin Belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Yasal durumlar için kilit kişilerin belirlenmesi ve iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Dış Destek (İtfaiye, ambulans vb.) ile ilgili iletişim bilgilerinin kayıt altına alınması
  • Her bir senaryo için uygulama planları (A Planı, B planı vb.) hazırlanması
  • Yaşanan krizlerin gelecekteki benzer olaylar için emsal oluşturması için kayıt altına alınması gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 27 – 1.3.2. Portföy Yönetimi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Portföy Yönetimi, organizasyonel önceliklerin tanımlanması ve hizalanması, performans ve yönetişim çerçevesinin belirlenmesi, değer fayda ölçümü, yatırım kararlarının verilmesi, kaynakların, risklerin ve iletişimin yönetilmesi işlerini içerir.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Risk Veri Kalitesi Değerlendirmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI, PMBOK® Guide 6’da Nitel Risk Analizinin Gerçekleştirilmesi için riskler hakkındaki verilerin ne derece doğru ve uygun olduğu değerlendirmesi için Risk Veri Kalitesi Değerlendirmesi Tekniği’nin yapılmasını önerir. Bu teknik, riskin anlaşılma derecesinin ve riskle ilgili verilerin doğruluğunun, kalitesinin, güvenilirliğinin ve bütünlüğünün incelenmesine dayanır.

Düşük kalite risk verilerinin kullanımı, niteliksel risk analizinin projeye çok az yarar sağlamasına neden olabilir. Veri kalitesi kabul edilemez düzeydeyse, daha kaliteli veriler toplamak gerekli olabilir.

Risk veri kalitesi proje paydaşlarının beklentilerinin tamlık, objektiflik, uygunluk ve zaman açısından güncel olma vb. anket ya da soru listeleriyle sorgulanmasıyla yapılabilir. Seçilmiş veri kalite karakteristikleri ilişkin ağırlı ortalama esas alınarak genel kalite skorunun belirlenmesini sağlayacaktır.

Bu teknikte aşağıdaki soruların sorulması gerekir;

  1. Veri güvenilir midir?
  2. Veri kaliteli midir?
  3. Veri ve/veya bilgi kesin midir?
  4. Risk iyi anlaşılmış mıdır?

Güvenilir, kaliteli ve kesin olmayan bilgi ile yapılacak analizler doğru sonuç vermeyecek, daha fazla veri/bilgi toplanması gerekecektir. Bilgi eksikliği belirsizliği artıracak farklı risklerin ortaya çıkmasına sebep olacaktır.

Veri kalitesine ilişkin harcanacak eforun risk sebebiyle ortaya çıkacak hasardan fazla olmamasına dikkat edilmelidir. Attığınız taş vurduğunuz kuşa değmelidir.

%100 veri kalitesine ulaşmak mümkün olmayabilir. Belirli bir düzeyde güven vermesi ve kesinlik içermesi analiz için yeterli olabilecek, analiz sonuçları anlamlı olacaktır. Bu noktada güveni sağlayacak şey Proje Yöneticisinin ve/veya paydaşların deneyimleri, uzmanlıkları olacaktır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: