Aylık arşivler: Aralık 2017

Projelerde Ekibin Moralini Bozmadan Odaklamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Bazen yazdıklarımın “söylemesi kolay” olarak algılanabileceğini biliyorum. Yazdıklarımı okuyanlara yol göstermek tek amacım. Proje Yöneticilerinin ve ekip üyelerinin Projelerde işler yolundayken moralleri yüksek tutmak kolaydır. Proje ilerledikçe problemler ve çatışmalar ortaya çıkmaya başlar. Önemli olan ilişkileri devam ettirmek, pozitif davranmak ve projenin öneminin farkındalığını sağlayarak sürdürülebilir motivasyon yaratmaktır.

Proje içi ilişkiler çok önemlidir. Çatışmalar, anlaşmazlıklar çıktığında durumu düzeltmek için ek efor harcanması gerekir. Proje Yöneticisi, proje ekibini anlaşmazlık ve çatışma durumunda çözüme odaklayabilmelidir. Suçlama yerine herkesin çözümün bir parçası olması gerekliliğini açıklamalıdır.

Proje Yöneticisi ve ekip üyeleri, projenin başarı veya başarısızlığına olan inançlarına göre davranırlar. Proje Yöneticisinin pozitif olması, başarıya odaklanması gerekir. Problemleri bir fırsat olarak görmeli, tehditleri fırsatlara dönüştürmeye çalışmalıdır. Proje Yöneticisi proaktif olmalı, problemleri erken fark etmeye çalışmalı, büyümeden çözmeye odaklanmalıdır.

Proje Yöneticisi, yapılanları ve başarıları izlemelidir. Başarılı sonuçları ve gerçekleştiren ekip üyelerini durum raporunda ve toplantılarında görünür kılmalıdır.

Proje Yöneticisi ekibin moralini yüksek tutan, iletişimi destekleyen ve güçlendiren ekip üyelerine takdirini göstermelidir.

Proje ekip üyeleri iş yoğunlukları ve baskı altında odaklarını kaybedebilirler. Projenin ekip üyelerine katkısı veekip üyelerinin projedeki önemleri onlara açıklanmalı, anlamalrı sağlanmalıdır. Proje ekip üyelerine önemli oldukları hissetirilmeli, bu konuda samimi olunmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminin Öneminin Anlaşılmasını Sağlamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetimini dokümantasyon, zaman kaybı, gereksiz formaliteler toplamı olarak görenler genellikle bir an önce “işe başlamak ve bitirmek” derdine düşerler. Konfor alanlarından taviz vermemek adına şirket için önemli ve gerekli olan konuları pas geçebilirler.

Böyle ortamlarda proje yönetiminin öneminin ve gerekliliğinin anlatılması gerekir.

Proje Yönetimi ile ilgili işler efor gerektirir. Harcanan eforun yaratacağı değer anlamlı olmalıdır. Ne var ki proje yönetimine harcanmayan eforlar problem olarak geri döner ve daha çok efor harcanmasına sebep olurlar.

Bu konuda önerilerim aşağıdaki gibidir;

  • Geçmiş projelerde yaşanan problemleri masaya yatırın. Problemlerin %90’ı öngörülebilir risklerden kaynaklanır. Muhtemelen planlama ve kontrole gereken önemin verilmediğini ve gerekli eforların harcanmadığını göreceksiniz. Geçmiş projelerdeki fazla mesailer, işleri son dakikaya bırakmanın yarattığı stres, başlangıçta tanımlanmamış kapanış süreçler veya değişiklik yönetimi prensipleri problemlere yol açmıştır.
  • Yazılı çalışmayı sevmeyen ekip üyeleri, raporlamada gecikmelere, projede problemlerin erken fark edilip kolay çözümlenmesine mani olurlar. Ancak yaşanan problemler aynı ekip üyelerinin ek efor harcamasına sebep olur. Bu durum toplantı yapmayı sevmeyenlerin daha çok toplantı yapmasına sebep olur.
  • Proje Yönetimi süreçleri bir çok konuda kaosu azaltmaya yöneliktir. Planlama ve kontrol bireysel ve ekipsel sapmaların erken fark edilmesini, krize dönüşmeden ortadan kaldırılabilmesini sağlar.
  • Hataların artması ve tekrarlaması, aynı konuların tekrar tekrar gündeme getirilmesine sebep olur.
  • Şirket kuralları ve yasalara uyum konusunda gerekli süreçlerin yerine getirilmemesi şirketi zora sokar. Bu durumda belirli proje yönetimi süreçlerinin zorunlu hale getirilmesi, zorunluluğun açıklanması ve olası sonuçların anlaşılmasının sağlanması gerekir.
  • Proje Yönetimine ilişkin süreçler yönetimin uygulatma iradesine bağlı olarak uygulanır. İstisnalar, göz yummalar suistimale yol açar. Bu yüzden proje yönetimi süreçlerinin uygulanıp uygulanmadığının kontrolü yapılmalıdır.
  • Proje sonlarında alınan dersleri derleyin ve hangi süreçlerin etkin olup olmadığını, ne kadar fayda sağladığını paydaşlarla paylaşın. Sonraki projeler için gerekli süreçleri, nedenleri ile açıklayın.
  • Proje Yönetimine ilişkin katı süreçler yerine projeye uygun esnek süreçler oluşturun. Ekip üyelerinin ve paydaşların görüşlerini alın. Süreci iyileştirici, kolaylaştırıcı ve basitleştirici önerileri değerlendirin.
  • Proje Yönetimi süreçlerinin hangi paydaşın veya ekip üyesinin hangi problemini çözmeyi destekleyeceğini gösterin.
  • Başarı örneklerini paylaşın.
  • Yaparak göstermeye, öğretmeye ve benimsetmeye çalışın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Etik Davranmanın Önemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Türkiye’de bazı projelerde etik konusuna gereken önemin verilmediğini görüyorum. Genellikle rekabet mazereti altında yanlış olduğu bilinen şeyler yapılıyor.

TDK’da etik’in anlamı, çeşitli meslek kolları arasında tarafların uyması veya kaçınması gereken davranışlar bütünü olarak geçiyor. Projeler açısından ele alırsak, Proje Yöneticisi ve proje ekibinden beklenen ve beklenmeyen davranışlar bütünü diyebiliriz. Etik davranışlar hem kişisel hem de şirket açısından iyi ve kötü olanın tanımlanmasını ve uygulanmasını gerektirir. Unutulmaması gereken etik davranış şeklini şirket kültürünün beslediğidir.

Etik davranış dediğimizde aşağıdakileri kastediyoruz;

Güven yaratmak – Proje ekiplerinde güvenin kazanılması gerekir. Proje ekibi, güvenmediği proje yöneticisine gerekli desteği vermez. Proje yöneticisi üzerine düşen sorumluluğu almalıdır.

Değerleriyle örtüşen tavır sergilemek – Proje Yöneticisi kendi ve şirket değerleriyle ötüşen, tutarlı bir tavır sergilemeldir. Dürüstlük ve gerçekçilik gibi değerler tüm proje süreçlerinde sergilenmelidir.

Dürüstlük – Proje Yöneticisi, sponsora ve ekibine karşı dürüst olmalı, yaptığı hatalarla yüzleşmeli, örtbas etmemelidir. Kendi hatalarını örtbas eden bir proje yöneticisini hiç bir ekip takip etmez.

Saygı – Proje Yöneticisi, proje ekip üyelerine ve tüm paydaşlara saygı ile yaklaşmalıdır. Saygı, uzmanlıklara, ünvanlara ve karakterlere olmalıdır.  

İşbirliği. Proje Yöneticisi, ortak proje hedeflerine ulaşılabilmesi için proje ekibinin işbirliğini sağlamalıdır.

Zorlamama – Proje Yöneticisi, proje ekibine doğru olmayan bir işi zorla yaptırmamalıdır. Proje ekibini tehdit ederek sonuca gitmeye çalışmamalıdır.

Kabadayılık – Proje Yöneticisi gücünü kullanarak proje ekibi üzerinde baskı kurmamalıdır.

Taciz – Proje Yöneticisi yazılı ya da sözlü olarak, yalnızken veya diğerleri varken, proje ekibi üyelerini rahatsız edici, onur kırıcı davranmamalıdır.

Yolsuzluk – Proje Yöneticisi yetkisi dahilindeki konularda şirket çıkarlarını gözetmelidir. Kararlarını verirken adil ve dürüst olmalı, etki altında kalmamalı ve bırakmamalıdır.

Çalışma ortamı – Çalışma ortamında gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamalı, güvensiz ortamlarda iş yapılmasına izin vermemelidir. Çalışanları riske atacak araç ve teknik kullanımlarında güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamalıdır.  

Yasal olma – Gerek çalışanlar gerekse proje içerisindeki tüm aktivitelerde yasalara uygunluk konusunda hassas davranmalı, taviz vermemelidir.

Çevre – Proje Yöneticisi, projenin çevreye verebileceği zararlar doğrultusunda gerekli önlemleri almalıdır.

Yönetimin bakış açısı etik davranışların uygulanması ve sürdürülebilirliği açısından çok önemlidir. Her ne kadar bir çok konu yasalarla güvence altına alınmış olsa da Proje Yöneticilerinin olası açıklar ve kaçınmalar konusunda hassas davranmaları şarttır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 41 – 2.1.3. Organizasyon Yapıları Arasındaki Farklar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMP Sınavına girecekler için organizasyon yapılarının benzerlikleri ve farklılıkları nelerdir? Hangi organizasyon yapısında proje yöneticisi tam zamanlı çalışır? Hangi organizasyon yapısında proje yöneticisinin bütçeyi idare etme yetkisi olmalıdır?

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimini Bilmeyenlerle Çalışmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje yönetimini bilmeyen ve mantığını anlamayanlarla bir projenin hedeflerini gerçekleştirmek zordur. Projeleri içgüdülerinizle yönetebilirsiniz ama Proje Yönetimi ile başarıya taşırsınız. Proje Yönetimi öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir kavramdır.

Proje Yönetimi deneyimi olmayanlarla çalışıyorsanız aşağıdakiler size yardımcı olabilir;

  • Örneklerle yönetin. Doldurulması gereken bir belge, hazırlanması gereken bir rapor vb. için örnekler, şablonlar hazırlayın.
  • İşi onlara bıraktığınızda nasıl yapacaklarını öğrenin. Eğer eksik veya geliştirilebilir alanlar var ise yol gösterin, destek olun.
  • Eğitim aldırın veya verin. Proje Yönetimine ilişkin temel kavramlar hakkında farkındalık oluşturun, neyin neden yapıldığının anlaşılmasını sağlayın.
  • Diğer proje yöneticileri ya da ekip üyelerinden geçmiş projelerde yaşanan problemler hakkında bilgi alın. Problemlerin sebeplerine odaklanın, kendi projenizde ortaya çıkmaması için yapılabilecekleri belirleyin.
  • Projede problem yaşandığında ekip üyeleriyle birlikte hatayı masaya yatırın. Tekrar etmemesi için neler yapılması gerektiğini belirleyin.
  • Ekip üyelerinin neyi neden yaptıklarını bilip bilmediklerini gözden geçirin. İşi yapanın hedefi ile proje hedeflerinin örtüşmesi gerektiğini vurgulayın.
  • Kapsam, zaman, maliyet ve kalite odağının kaybedilmemesini sağlayın. Proje için önemlerinin ve sahip çıkılmadan başarılamayacağının altını çizin.
  • Planlama vb. çalışmalara deneyimsiz ekip üyelerini dahil edin. En iyi eğitim uygulamalı olandır.
  • Ortak dil ve araç kullanımını tercih edin. Böylelikle ekip üyeleri diğerlerinin yaptıklarını anlayabilecek ve kolay uyum sağlayabileceklerdir.
  • Okumaları için kitap, makale vb. önerin. Özellikle sektör spesifik projelere özel uygulama ve yöntemler hakkında kendilerini geliştirmelerini sağlayın.
  • Yazmayı sevmeyen, sistematik çalışmayı tercih etmeyenlere özel ilgi gösterin.
  • “Bilmiyorum” diyebilmeyi, “hesap verebilmeyi” kolaylaştırın.
  • Proje Yönetimi yapılmasını destekleyen yönetimin desteğini alın ve diğerlerinin görmesini sağlayın.
  • Eski alışkanlıklarla yeni başarılar elde edilemeyeceğini unutmayın. Ekip üyelerinin gelişimine katkı sağlayacak Proje Yönetimi yöntem ve teknikleri konusunda yol gösterici olun.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Büyük Projeleri Kontrol Altında Tutmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Şirketin yapısına ve çapına göre büyük, küçük proje tanımı değişir. Bazı firmalar için 10.000 USD bütçeli bir proje büyük iken bazılarında 10.000.000 USD ve üstü bütçeli projeler büyük kabul edilebilir. Büyük projelerde kontrol iyi sağlamazsa yaşanan problemler büyük kayıplara yol açar. Büyük projelerde liderliğin, organizasyonun, koordinasyonun ve kontrol edilebilirliğinin sağlanması daha yönetilebilir parçalara ayrılması ile mümkündür.

PMP sınavında çok büyük bir projenin proje yöneticisi olduğunuzu varsaymanız ve soruları o doğrultuda cevaplamanız beklenir. Pratikte şirket içi metodolojiler ortalama büyüklükte projeleri kapsayacak şekilde geliştirilirler. Bu yüzden şirketlerin çok büyük projelere girmeleri durumunda daha yönetilebilir alt projeler oluşturmaları, her projeden sorumlu proje liderleri atamaları gerekir. Her proje lideri sorumlu olduğu alt projenin başlangıcından, planlama, yürütme, kontrol ve kapanışından sorumlu hale getirilir.

Büyük projelerin başlangıcında doğru alt projeleri belirlemek kolay olmayabilir. Zamanla gelişen durumlar ve ek talepler bu sürecin yenilenmesine sebep olur. Dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Her alt projenin bütünü tamamlayıcı ve kendine yönelik koordinasyonu sağlayıcı nitelikte olması, proje liderlerinin gerekli yetkilerle donatılması gerekir.
  • Aynı anda yürütülebilecek veya sıralı ilerlemesi gereken alt projeler dikkatlice belirlenmelidir.
  • Alt projelere doğru uzmanların katkı vermesi sağlanmalı, ekip çalışmasına uygun ve proje yönetimi disiplini içerisinde çalışacak ekip üyeleri dahil edilmelidir.
  • Alt projeler arasındaki etkileşimler dikkate alınmalı, proje yöneticisi gerekli koordinasyonu nasıl sağlayacağını erken safhalarda belirlemelidir.
  • Alt projelere atanan proje liderleri, şirket içi diğer öncelikleri dikkate alınarak atanmalı, alt projeye kaliteli zaman ve efor harcayabilecekler içinden, uzmanlar seçilmelidir.
  • Alt proje liderleri proje başlangıcı ve planlamaya dahil edilmelidir. Proje kapsamının net belirlenmesi tüm alt projelerin başarısı için kritiktir.
  • Alt projelere ilişkin tüm teslimatlar net bir şekilde tanımlanmalı, başarı kriterleri belirlenmelidir.
  • Proje ve alt proje planlarının hazırlanması aynı anda başlayabilir. Tüm alt proje planları proje yöneticisi liderliğinde biraraya getirilmesi, ortak durum, problem ve riskler masaya yatırılmalı, planlar entegre edilmelidir.
  • Büyük projelerin uzun süreli ve yüksek bütçeli olduğunu varsayımı altında periyodik gözden geçirmelerin yapılması, plan ve hedef ayarlamalarının belirli bir sistematik ve düzen içinde yapılması gerekir.
  • Proje Yöneticisi iletişim planını proje genelindeki ve alt projelerdeki durum, problem, riskler vb. zamanında ve doğru bir şekilde iletilmesini sağlayacak şekilde yapmalıdır.
  • Proje Yöneticisi, düzenli toplantılar ile gidişatı değerlendirmeli, diğer ekiplerin proje hedeflerine hizalanmasını sağlamalıdır.
  • Proje bilgileri merkezi bir şekilde tutulmalı, gerekli bilgilere erişim hızlı ve kolay olmalıdır.
  • Alt proje ve proje durum rapor şablonları belirlenmelidir. Raporların mevcut durumu açıklayıcı, gelecek yönelik olası sonuçları ve eğilimleri göstermesi sağlanmalıdır.
  • Proje Yöneticisi, proje yönetimi konusunda Proje liderlerine yol gösterici, destekleyici olmalıdır.
  • Proje Liderleri iletişime gereken önemli vermeli, ekip çalışması için gereken ortamı yaratmalıdırlar.
  • Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Başlangıcında Akıllı Davranmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje başlangıcında beraber çalışacağınız departmanlar, kişiler müttefikiniz ya da düşmanınız olabilirler. Müttefiklerinizi yanınıza almak, düşmanlarınızı müttefiklere dönüştürmek ya da en azından verebilecekleri zararı en az düzeye indirmeniz gerekir.

Eğer size desteklemeyecek diye düşündüğünüz kişiler varsa proje için vazgeçilmez olup olmadıklarını gözden geçirin. Aynı işi başka bir departman veya kişi ile gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceğini değerlendirin. Birlikte çalışmak zorunda olmadığınız kaynakları değiştirin.

Eğer değiştiremiyorsanız karşı olduğu konuları, çekincelerini ve neden projeyi desteklemediğini öğrenin. Bazı çalışanlar yapıları gereği negative olabilirler. Bazıları projenin faydasını ya da yapılma gerekçesini anlamsız buluyor olabilirler. Bazıları projeyi bir tehdit olarak görebilir. Bu ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yaparak durumu lehinize çevirmeye çalışmanız gerekir.

Ekip üyeleri arasında problem varsa dostane yaklaşın, ekip çalışması için gerekli ortamı oluşturun. İletişiminizi artırmak ve güven yaratmak zorundasınız. Ekip üyeleri arasındaki ortak noktaları (hobiler vb.) bularak etkileşimi artırabilirsiniz.

Projelerde ortak anlayış ve karşılıklı saygı esastır. Planlama, karar verme vb. konularda ekibi konuya dahil edin. Söylediklerini, önerilerini ve uyarılarını dikkate alın, birliktelikten kaynaklanan değeri herkesin fark etmesini sağlayın.

Projeye karşı olanlar ile ilgili durumlara doğrudan kendiniz müdahale edin. Karşı tarafın yanlış anlamış olması, gerekliliğin farkında olmaması gibi ihtimalleri gözardı etmeyin. Yapacağınız görüşmelerle soru işaretlerini kaldırmaya çalışın.

Ekip üyelerine projenin ve katkılarının önemini açıklayın ve anlamalarını sağlayın. Verecekleri önceliğin olumlu ve olumsuz etkilerinden bahsedin.

Proje bütününde motivasyon yakalanamasa bile belirli bölümleri ilgi çekici olabilir. Ekip üyelerinin ilgilerini çeken bölümlerde yer almalarını sağlayın.

Olumsuz bakış açılarının ya da yaklaşımların değiştirilmesinin zaman ve efor gerektirdiğini unutmayın. Sabırlı ve stratejik olun.

İsteksiz ekip üyelerini daha sıkı takip etmeniz gerekir. Projenin hedeflerinden uzaklaştıracak etkilerde eskalasyonu nasıl yapacağınızı belirleyin.

Elinizden geleni yapmanıza rağmen halen proje ekibinin tamamını olumsuz etkileyen ekip üyelerini izole edin.

Projenin başında destek sözü almanız desteğin devam edeceğini garantilemez. Proje süresince ödüllendirme, olumlu geri besleme vb. devamlılığı sağlamanın yollarını belirleyin.

Eleştirileri ve negative yaklaşımları pas geçmeyin. Gidişatı izleyin ve daha büyük problemlerin oluşacağını düşündüğünüz noktalarda müdahale edin.

Projenin başlangıcında her türlü yedeklerinizi (zaman, bütçe, kaynak vb.) dikkatlice değerlendirin.

Basit hataların büyük sorunlara yol açacağını unutmayın. Projeyi başından itibaren sıkı tutun. Ekip üyelerini geliştirme, eğitim verme veya dış kaynak kullanımı gibi alternatifleri göz önünde bulundurun.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 40 – 2.1.3. Proje Bazlı Organizasyon Yapısı

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMP Sınavına girecekler için Proje Bazlı Organizasyon Yapısının özellikleri nelerdir? Avantajları ve dezavantajları bu videoda.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelere Departmanların Desteğini Sağlamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi, farklı departmanlardaki uzmanlardan bir ekip oluşturur. Proje ekip üyeleri zaman zaman departman hedefleri ile proje hedefleri arasına sıkışırlar. Çoğunlukla tercih departman hedeflerine yönelmektir. Proje Yöneticisi, proje ekibinin projeye gereken önceliği vermesi ve eforu ayırması için sponsorun otoritesinin ve şirket, departman içi önceliklerin belirlenme yönteminin ne kadar önemli olduğunu unutmamalıdır.

Eğer proje ekibinizden beklediğiniz desteği alamamaya başlamışsanız yaşanan ve yaşanabilecek problemleri yazılı hale getirin. Problemlerin sebeplerini inceleyin ve kazan-kazan çözüm alternatifleri geliştirmeye çalışın.

İlkokulda ve sınıf başkanı değilsiniz. Hata yapanları tahtaya yazmanız (yöneticisine şikayet etmek) zorunda değilsiniz. Öncelikle ekip üyesi ile birebir görüşün ve problemi anlamaya çalışın, çözümü konusunda destek verin.

Siz projenizi sahiplendiğiniz kadar departman yöneticileri de yıllık hedeflerini sahiplenirler. Önemli olan şirketin stratejisi doğrultusunda orta yolu bulmak ve başarmaktır. Departman içi öncelikler ve proje öncelikleri konusundaki anlaşmazlıklarda ilgili yönetici ile görüşün.

Projenin hedefleri ve kapsamı konusunda çekincesi olan ve hatta diğer paydaşları olumsuz etkileyenlere görüşmeler yapın.

Proje ekibine ve paydaşlara projedeki önemlerini, destek verme ya da vermeme durumunda projenin geleceği ile ilgili sayısal bilgiler paylaşın. Başarı ve başarısızlığın ortak sorumluluk olduğunu gösterin.

Paydaşları bir araya getirerek problemleri masaya yatırın. Birbirinden etkilenen paydaşların beklentilerini belirleyin, alternatif çözümleri masaya yatırın.

Siz elinizden geleni yaptıktan sonra problemi Sponsorunuza taşıyın. Projenin gereken desteği alabilmesi için alternatifleri değerlendirin. Sponsor size üç şekilde destek olabilir;

  • Yetkisini ve gücünü kullanarak problemi çözer.
  • Yetkisinin yetmeyeceğini düşünerek uzak durmayı, akıl verme yolunu tercih eder.
  • Umursamaz, dilediğini yap diyebilir.

Sponsorun size istediğiniz desteği vermesi için kazan-kazan bir yaklaşım sergileyin. Sponsoru en az yıpratacak, kolay ve kazançlı yolları önerin. Gözü kapalı risk almasını, kendi dengelerini sırf siz istiyorsunuz diye bozmasını beklemeyin.

Şirket kültürüne ters düşmeden kendinizin ve sponsorunuzun yapabilecekleri listeleyin. En kötü durumda Sponsorunuz destekleyici olmazsa, siz yapmanız gerekenleri yapın. Yapacağını görüşmeleri, uzlaşma ve işbirliği yöntemlerini belirleyin, bir plan dahilinde yapın.

Departmanların önceliklerini Üst Yönetim değiştiriyor olabilir. Üst Yönetimler aldıkları kararların zincirleme etkilerini her zaman göremeyebilirler. Departman katkılarını beklenen düzeye çıkarmak için güç ve ilgi düzeyi yüksek yöneticiye ulaşmaya çalışın. Sponsorunuzun güçsüz veya isteksiz olması sizi engellemeli, şirket stratejilerine katkı sağlayacak bir projeye gereken desteği bulmalısınız.

Yaşana problemleri, ortaya çıkan durumları ve alınan kararları mutlaka yazılı hale getirin. İlgili paydaşlardan onay almayı unutmayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Müşteri Beklentilerinin Başarıyla Yönetilmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Basitçe söylemek gerekirse, projenin iç veya dış müşterisini “tanıyorsanız” başarıyla yönetebilirsiniz. Müşteri beklentilerini başarıyla yönetmek için yapmanız gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Projenin başından itibaren sponsor ve anahtar paydaşlarla görüşmeler yaparak müşterinin ne istediği, beklediği, ihtiyaçları konusunu netleştirmekle başlayın.
  • Varsayımları yazılı hale getirin, müşterinin onayını alın.
  • Müşteri ile görüşmeler yapın. Görüşmelerde önceden hazırladığınız kontrol listelerini kullanın. Müşterinin emin olup olmadığı konuları not alın.
  • Müşterinin proje başarı tanımını netleştirin, neyin başarmanız gerektiğini belirleyin.
  • Müşterinin proje sonucunda ortaya çıkacak servis, hizmet veya sonucu hangi ortamda, kimlerle, ne için kullanacağını öğrenmeye çalışın. Müşterilerin beklentilerini her zaman doğru ifade edemeyeceğini unutmayın. Sizin tecrübeli olduğunuz bir konu müşteri için yeni bir konu olabilir.
  • Projenizden beklenen sonucu değerlendirebilecek ve tanımlayabilecek doğru kişileri bulmaya çalışın. Müşteri için yeni olan üründe, şirket içinde ne istediğini belirleyebilecek kişileri belirlemek zor olursa geçmiş projelerin müşterileri size yol gösterebilir.
  • Müşteri deneyiminin yetersiz olduğu durumlarda danışmanlk yapın, yol gösterin. Gelecekteki durumu, pazarı ve gereklilikleri göstermeye çalışın.
  • Müşteri gereksinimlerini yazılı hale getirdikten sonra onaylatın. Neleri kapsamda olup olmadığı konusunu net olarak aktarın. Zorunlu gereksinimlerin nasıl teslim edileceğini açıklayın. Müşterinin kapsamdaki konuları hayal edemeyebileceğini veya yanlış anlayacağını düşündüğünüz konularda görsel (akış grafikleri, ekran görüntüleri, ürün resinleri vb.) kullanın.
  • Zorunlu olmayan isteklerin planınızda ne şekilde yer aldığını veya almadığını açıklayın.
  • Müşteri için gereksiz olduğunu düşündüğünüz gereksinimleri (istisnalar, ileride değişecek olanlar vb.) müşteri ile görüşerek listenizden çıkarın.
  • Müşteriye büyük resmi göstermeye çalışın. Herhangi bir gereksiniminin tüm proje veya diğer konularda olası etkilerini açıklayın. Bazen küçük bir istek büyük yatırımlara sebep olabilir. Sebepleri ile açıklayın.
  • Yapamayacağınız veya yapılması imkansız konularda müşteriye söz vermeyin. İşi yapacak olan gruplarla (IT, Üretim vb.) hem fikir olmadan müşteriye taahhütlerde bulunmayın.
  • Kapsamınızı ve sözleşmenizi yapacağınız ve yapmayacağınız konuları içerecek şekilde hazırlayın.
  • Riskli konuları müşteri ile mutlaka paylaşın. Projenin başarı ve başarısızlığı ile ilgili gereklilikler konusunda uzlaşın.
  • Sürprizlerin ve değişikliklerin olası etkilerini, yaklaşım sistematiğinizi müşteri ile paylaşın.
  • Müşteri onay kriterlerini ve yöntemini projenin başında netleştirin.
  • Müşteri gereksinimlerinin neden önemli olduğunu anladığınızdan emin olun. Müşteri için önemi doğrultusunda ekibinizi hizalayın. Aksini düşünüyorsanız müşteri ile görüşmeler yaparak durumu masaya yatırın.
  • Müşterilerle yapacağınız çalışmalara (görüşmeler, test sonrası geri beslemeler, demonstrasyonlar, pilot uygulamalar, ekran akışları vb.) bir yöntem geliştirin ve periyodik olarak proje süresince uygulayın. Doğru yolda gittinizin güvencesini alın, geri dönmek zorunda kalmayın.
  • Müşterinin beklentileri ve pazar gereklilikleri değişebilir. Uzun süreli projelerde gereksinimleri (ör. 6 ayda bir) gözden geçirin ve güncelleyin.
  • Müşterilerle ve paydaşlarla yakın iletişim ve etkileşim içinde olun. Böylece olası değişikliklerin beklenenden fazla etkilemesinin önüne geçebilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın: