Aylık arşivler: Ocak 2018

Projenin Ortasında Hedefler Değişirse

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Kapsam kayması projelerin korkulu rüyasıdır. Projenin ileri safhalarında ortaya çıkan zorunlu veya isteğe bağlı değişiklikler hem moral, motivasyonu hem de projenin başarısını olumsuz etkiler. Değişiklik yönetimi sürecinin olması ve kullanılması zorunludur.

Agile(Çevik) yöntemler değişiklikleri kabul etme, erken fark etme veya belirli bir aşama sonrasında Kabul etmeme gibi prensipler içersede zorunlu (yasal vb.) değişiklikler projeleri olumsuz etkilerler.

Proje gereksinimlerinin belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve kapsam temel çizgisinin (planlanan kapsam) hazırlanması konusunda kaliteli zaman ayırılmalıdır. Bu maddeleri hızlı ya da üstünkörü geçmek, ayrılan vakti sınırlandırmak çok büyük problemlere yol açar.

Kapsam Temel Çizgisinin hazırlanması gelen taleplerin değişiklik olarak ele alınmasını, öncelikleri nasıl etkilediğinin değerlendirilebilmesini sağlar. Gelen değişiklik talepleri öncelikler çerçevesinde değerlendirilerek önem belirlenir, gerçekleştirilecek işler gözden geçirilebilir.

Sürpriz değişikliklerden kapsamı korumak, zorunlu değişikliklerde kapdsamı yönetebilemk için değişiklik kontrol yönetimi uygulanmalıdır.

Değişiklik Kontrol Sistemi şirket genelinde uygulanan genel bir yöntem olabileceği gibi proje özelinde de belirlenebilir.

Proje başında değişiklik kontrol sistemi açıklanmalı, yönetilmeyen değişikliklerin projeyi nasıl etkileyebileceği açıklanmalıdır.

Değişikliklerin yönetilebilmesi için Üst Yönetimin ve sponsorun desteği alınmalıdır.

Değişiklik taleplerinin en çok ve sık gelebileceği departman yöneticileri ile birebir görüşmeler yapılmalıdır.

Değişikliklerin “Neye mal olacağı?” ve “Ne kazandıracağı?” önemlidir. Her değişiklik talebi için talebi yapan maliyet fayda analizi yapmalıdır.  

Gelen değişikliklerin “red” statüsünde olduğu kabul edilmeli, değişiklik talebi yapanın isteğinin ayaklarının yere bastığını, faydasını, önemini ispat etmesi istenmelidir.

Değişikliklerin sebebine odaklanılmalı, proje kapsam yönetimi açısında alınan ders olarak değerlendirilmelidir.

Yönetim veya müşteri kaynaklı değişikliklerde dahi Değişiklik Kontrol Sürecinin kullanılması gerekliliği açıklanmalıdır.

Değişikliklerin zaman, maliyet ve kalite açısından değerlendirilmesi şarttır. Onaylanmış değişiklikler planların güncellenmesini gerektirebilir. Değişikliğe rağmen planların aynı kalması isteniyorsa yeniden planlama yapılmalıdır.

Değişikliklerin Kabul edilmesi durumunda birkaç farklı statü kullanılabilir. Örneğin değiştirilerek kabul edilmiştir, ertelenmiştir vb.

Değişiklik kontrol süreci netleştirilmeli, rol ve sorumluluklar belirlenmelidir.

Değişikliklere “hayır” diyebilme gücüne sahip bir kişi sürece dahil edilmelidir.

Değişiklik Kontrol Süreci, değişiklik talep formu ile başlamalı ve yazılı olmalıdır. Eksik talepler kabul edilmemelidir.

Değişiklik talepleri düzenli olarak takip edilmeli, gerekirse Yönetim toplantılarında gündem edilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 55 – 2.4.6.4. Proje Koordinatörü Kimdir?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI® terminolojisine göre Proje Koordinatörü kimdir?

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Gecikmelerini Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje gecikmeleri proaktif izleme ve hızlı aksiyon alınarak ile yönetilebilir.

Proje durum bilgisi alınırken yakın gelecekteki işlerin (örneğin gelecek 2 hafta vb.) ve projenin zamanında tamamlanıp tamamlanamayacağı bilgisi toplanmalıdır.

Proje ekibinin sorumlu oldukları aktivitelerin zamanında tamamlanmasına yönelik her konuda (girdiler, yürütme vb.) potansiyel problemleri sizinle paylaşmaları için cesaretlendirmelisiniz.  

Atlanan ve fark edilen işler acilen Proje Yöneticisine aktarılmalıdır.

Proje ekibi ile yapacağınız birebir görüşmeler ile projenin gelecekteki aktivitelerinin zamanında tamamlanması yönündeki çekincelerini değerlendirnelisiniz.

Zaman çizelgesini etkileyebilecek her konuda (çıktılar, değişiklik talepleri, tavırlar, hava durumu vb.) alarm sistemleri kurmalısınız.  

Riskleri düzenli olarak gözden geçirmeli, zaman etkisini değerlendirmelisiniz.

Zaman çizelgesini etkileyebilecek problemleri küçükken çözmeli, büyümesine izin vermemelisiniz.

Zaman Çizelgesinde kritik yolda olan aktivitelere özel ilgi göstermelisiniz.

Küçük gecikmeleri hemen çözecek çözümler üretmelisiniz.

Planlama aşamasında olası gecikmelere yönelik beklenmedik durum yedeklerinizi belirlemelisiniz.

Gecikmeyi tolere edebilmek için kullanabileceğiniz yöntemleri (kaynak aktarma, paralele çekme, fazla mesai vb.)  belirlemelisiniz.

Onaylı değişikliklerde zaman çizelgenizi güncellemelisiniz.

Dürüst iletişim ortamı yaratmalı, gecikmelerden zamanında haberdar olmalısınız.

Zaman gecikmelerinde problemin sebeplerine odaklanmalı tekrar etmemesi için gerekli çalışmaları yapmalısınız.

Durum raporlarında zamansal gecikmelerin açıklamalarını yazmalısınız.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Kısıtları Çok Olan Projeyi Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi, projenin zaman, maliyet, kapsam ve kalite kısıtlarını (hedefleri değil) yönetmek zorunda kaldığında işler değişir. Yönetim ve müşteri hem en ön, hem cam kenarı hem 5 kuruşa olsun istemektedir. Bu tip projelerin başarısı projenin sağlayacağı faydaya ve paydaşların verecekleri öncelik doğrultusunda başarıya ulaşabilir.

Zaman, bütçe, kalite, kapsam, kaynak kısıtları arttıkça proje yönetimi zorlaşır. Bazı kısıtlarda toleranslar olmasına rağmen bazılarında hiç tolerans tanınmaz. Bu tip projeler, tüm kısıtlar altında başarılması imkansız olduğu düşüncesi ile başlar.

Projenin en baştan itibaren gerçekçi olmasına çalışılmalıdır. Teklif ve sözleşme aşamalarında Proje yöneticilerinin yer alması, taahhütlerin gerçekçi olması için önemlidir.

Planlama aşamasında mevcut kısıtlarla en iyi şekilde ne yapılabileceği konusunda şirket içindeki deneyimli ve bilgi sahibi uzmanlar çalışmaya dahil edilmelidir.

Kısıtların proje ekibi ve paydaşlar tarafından doğru anlaşıldığından emin olunmalıdır.

Kısıtların hangi varsayımlar altında gerçekleştirilebileceği net bir şekilde ortaya konmalıdır. Kısıtların sebepleri araştırılmalı, tolerans olasılıkları değerlendirilmelidir.

Kısıtlar önceliklendirilmelidir. Hangi kısıt öncelikliyse kararlar, problem çözümleri, kaynak dağılımlarının o yönde gerçekleştirilmesine uğraşılmalıdır.

Hepsinin birinci öncelikli olduğunu iddia edildiğinde senaryo yaklaşımı tercih edilmelidir. Örneğin 1 ay gecikmek mi 100.000 TL daha harcayıp zamanında bitirmek mi istersiniz?

Kısıtların altını eşeleyin, gerçekten kısıt olup olmadığını belirleyin. Üzerinde konuşabilir ve esnetilebilir kısıtları belirleyin.

Eski bir deyişi unutmayın: “Hızlı, İyi, Ucuz – İkisini seç”

Öncelikle kapsamı ve kaliteyi tam olarak tutturmak için gereken planları hazırlayın. Bu planları öncelikleri dikkate alarak zaman ve maliyet açısından uygun hale getirmeye çalışın.

Projenin mevcut kısıtlar altında nasıl başarılabileceğine ilişkin alternative yöntem, araç ve teknikleri araştırın.

Kııstlar altında yaşanabilecek problemleri ve riskleri yazılı hale getirin ilgili paydaşlarla paylaşın.

Proje aktivitelerinin gerçekleştirilme önceliğini kısıtları düşünerek gözden geçirin.

Proje Gözden Geçirme toplantılarında, gelecekteki işleri kısıtları dikkate alarak ekibinizle değerlendirin.

Projenize kısıt yaratan diğer projeleri Sponsorunuz ile paylaşın.  Gerçekçi bir plan için Sponsorunuzun desteğini isteyin.

Projenize destek vermesi gereken departmanların önceliklerini araştırın. Projenin başında veya ilerleyen süreçlerde ortaya çıkabilecek darboğazlara ilişkin beklenmedik durum planınızı hazırlayın.

Gerçekç, olmayan bir plan ile yola çıkmanın yaratacağı problemleri (parasal yayıplar, itibar ve motivasyon kaybı vb.) mümkünse sayısallaştırarak yazılı hale getirin. Kaybedeceğini düşünenler geri adım atarlar.

Bilgi ve deneyimlerinizi gerçekçi olmayan kısıtları değiştirmek ve yapacağınız görüşmelerde karşı tarafı ikna edebilmek için kullanabilmeniz gerekir. Dersinize iyi çalışın, kazan-kazan prensibiyle ilgili paydaşları ikna edin.

Sizi gaza getirmelerine izin vermeyin, gerçekçi olun. Elinizden gelenin en iyisini yapmaya çalıştığınızı gösterin. Kısıtlara yönelik görüşlerinizi destekleyecek müttefikler bulun.

Projenizi gözden geçirin ve gereksiz olduğunu düşündüğünüz işleri eleyin. Ekibi yavaşlatan ya da engelleyen bariyerleri ortadan kaldırmak için Sponsorunuzun desteğini isteyin.

Proje ile ilgili tüm çalışmaları (planlama vb.) zamanında yapın ve ötelemeyin. Öteleme kısıtların şiddetini artırır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 54 – 2.4.6.3. Proje Yöneticisi, Sponsoru nasıl projeye dahil etmelidir?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Sponsor bazen projelerin nasıl yönetildiğini önemsemez, sadece sonuçlarına odaklanır. Bu noktada iş, proje yöneticisine ve ekibine düşer.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Ekibinin İşlerini Yapabilmeleri İçin Bilgilendirme Nasıl Yapılmalı?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje ekipleri bazen farklı lokasyonlarda bazen de aynı lokasyonda olmalarına rağmen kendilerini ilgilendiren konularda iletişim problemleri yaşayabilirler. Proje Yöneticisinin her ekip üyesinin ihtiyacı olan doğru bilgiye zamanında sahip olmasını sağlaması gerekir.

Proje iletişimleri raporlar, durum özelinde yazışmalar ve görüşmeler (birebir ve toplantılar) ile gerçekleştirilir.

Birebir görüşmeleri ve yazışmaları kontrolü sağlamak için yapmanız gerekir.

Proje ekip üyelerine problem olup olmadığını, bir ihtiyaçları olup olmadığını düzenli olarak sorun.

Projenin geleceğine yönelik endişelerini, fark ettikleri fırsat ve tehditleri, çatışma olasılıklarını birlikte değerlendirin.

Plan dışı gerçekleşen veya gerçekleşme olasılığı olan her konuyu sizinle paylaşmalarını isteyin, siz de ekibinizle paylaşın.

Proje yönelik önemli değişikliklerde özel toplantıya çağırın. Değişikliğin herkese etkisini değerlendirin. Herkesin durumu anladığından emin olun.

Birbirinden ayırı ekiplerle video konferans vb. yöntemlerle ve/veya Proje Yönetimi Bilgi Sistemi üzerinden iletişim kurun. İstenilen bilgiye ulaşılmasını sağlayın.

Güncellenen her türlü belge, politika, süreç vb. ve alınan önemli kararlar konusunda ekibi anında bilgilendirin.

Raporlarda yer alan özet bilgilerin detayına nasıl ulaşılabileceğini açıklayın ve erişilebilmesini sağlayın.

Bilgilendirme yazışmalarının gönderilmesi bilginin anlaşıldığı anlamına gelmez. Farkındalığı kontrol edin.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 53 – 2.4.6.2. Proje Sponsorunun Kontrol Listesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Sponsorunun sorumlulukları nelerdir?

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Ne Kadar Proje Dokümantasyonu Gerekli?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje dokümantasyonu geleceğe kayıt bırakmak ve şirket hafızasının oluşturulması için önemlidir. Bir projede ne kadar dokümantasyon gerektiği projenin tipine, büyüklüğüne, yasal gerekliliklere, şirket politika, prosedürlerine ve proje yönetim metodolojisine bağlı olarak belirlenir.

Her projede belirli bir seviyede dokümantasyon tutulması gerekir. Büyük ve karmaşık projeler ekibinin ve paydaşların ihtiyaçları doğrultusunda daha fazla dokümantasyon içerirler. Küçük projelerde “aracın amacı aşmaması” için daha az dokümantasyona ihtiyaç duyulabilir.

Her proje tipine göre minimum dokümantasyon gereklilikleri belirlenmelidir. Şirket politikaları veya sözleşme koşulları, yasaların gerektirdikleri gibi zorunlu dokümantasyon mutlaka tutulmalıdır.

Önemli olan projenin başarısı için gerekli olan dokümantasyonun tüm proje ekibi tarafından sahiplenerek doğru ve zamanında yapılmasıdır.

Proje başlangıcında aşağıdaki dokümantasyon olmalıdır;

  • Proje Başlatma Belgesi ve projeyi açıklayıcı belgeler
  • Teslimat Tanımları (Öncelikler, ölçülebilir başarı kriterleri vb. ile birlikte)
  • Ekip rol ve sorumlulukları, iletişim bilgileri
  • Paydaş Analizi
  • Sözleşmeler, İş gerekçeleri ve ilgili proje öncesi hazırlanmış belgeler

Planlamada olması gereken dokümantasyon;

  • İş Kırılım Yapısı
  • Zaman Çizelgesi
  • Maliyet Planı ve Bütçe
  • Kaynak analizi
  • Risk Kayıtları
  • Projeye özel spesifik planlar (Süreç İyileştirme, iletişim vb.)

Yürütme, İzleme ve kontrol Sürecinde gerekli dokümanlar

  • Durum raporları
  • Değişiklik ve Problem Kayıtları
  • Gözden Geçirme Notları
  • Kontrol ve Test Sonuçları
  • Toplantı Notları
  • Tüm yazışmalar

Her projede kullanılabilecek bazı dokümantasyon şirket özelinde hazırlanabilir;

  • Değişiklik Süreci
  • Problem Eskalasyon Süreci
  • Test ve Kontrol Standartları
  • Karar Alma Süreci vb.

Her proje öncesi hangi dokümantasyon gereklilikleri olduğu Sponsor, Proje Ofisi ve Proje ekibi ile beraber değerlendirilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Yaparken Süreci İyileştirmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde, proje yönetimi ile ilgili problemler yaşanabilir ve ilgili sürecin değiştirilmesi, iyileştirilmesi gerekebilir.

Dikkat edilmesi gereken ilk ve en önemli konu yapılacak değişikliğin projeyi nasıl etkileyeceğidir. Eğer uzun dönemli bir kazanım söz konusuysa ve proje olumsuz etkilenebilecekse değişiklik ertelenmelidir.

Proje içerisinde kullanmayı tercih ettiğiniz yöntem, teknik ve araç ile ilgili sıkıntılar yaşanıyorsa ekibinizle beraber potansiyel iyileştirmeleri değerlendirmeniz, mevcudu (araç, yöntem, teknik) masaya yatırıp olması gerekeni tanımlamanız gerekir.

Mevcut araç, yöntem ve tekniğin performansına yönelik sayısal hedefler oluşturmanız gerekir.

Yapacağınız değişiklik veya iyileştirmenin büyüklüğüne ve projeye etkisine göre Sponsoru ve paydaşları bilgilendirmeniz gerekir.

Değişiklik ve iyileştirme için planlama yapmanız, geçiş sürecini netleştirmeniz, etkilenecek tarafları çalışmalara dahil etmeniz gerekir.

Yeni süreç, yöntem, araç ve teknik ile ilgili dokümantasyonu hazırlamanız, gerekirse eğitimini vermeniz gerektiğini unutmayın.

Değişiklik ve iyileştirmelerde ekibin vepaydaşların onayları alınmalıdır.

Değişiklikler eğitim, koçluk ve yönlendirmelerle yönetilmek zorundadır. Yapılan değişikliğin performansı izlenmeli, geliştirme ve uyarlamalar yapılmalıdır.

Beklenmedik problemlere yönelik olarak eski sürece dönüş planlanmalıdır. Gerekirse her iki süreç bir süreliğine paralel yürütülmelidir.

Başarılan ve performans gösteren yeni süreç, teknik, yöntem veya aracın proje yönetim metodolojine eklenmesi gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 52 – 2.4.6.1. Proje Yürütme Komitesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yürütme Komitesi (Steering Committee) nedir? Sorumlulukları nelerdir?

Anlatan: Savaş Şakar

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: