Etiket arşivi: karar

Proje Yönetimi ve Karar Verme Araçları (Decision Making Tools)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Karar Verme Araçları, şirketlerin karar verme sürecini organize eden, bu süreçteki rol ve sorumlulukları netleştiren ve kararların sahiplenilmesini sağlayan araçlardır. Kimin girdi sağlayacağını, kimin takip edeceğini, kimin yapacağını belirlerler.

Karar verme sürecinin net ve basit olması daha iyi sonuç ve etkin bir yönetim sağlar.

Karar verme sürecinde 5 adet rolden bahsedebiliriz;

  • Öneren : Gerekli ön bilgiyi toplayıp karar verilmesi gereken konuyu ortaya çıkaran ve önerendir.
  • Destekleyen: Kararı destekleyen ya da ertelenmesi konusunda öneri getirendir.
  • Gerçekleştiren: Alınan kararın gerektirdiği işleri yapandır.
  • Girdi Sağlayan: Öneren’e karar konusunda girdi sağlayandır.
  • Karar Veren: Son noktayı koyan, şirketin aksiyona geçmesi için gerekli onayı verendir.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Müşteri Karar Verme sürecinde aşağıdaki maddelere dikkat etmelidirler;

  • Portföy, Program veya Proje ile ilgili kararları tek bir kişinin vermesi ve şirket içi yetkisinin o kararı almaya yeterli olması gerekir.
  • Portföy, Program ve Projelerde karar gerektiren öneriyi tek kişi hazırlamalı, gerekli girdileri sağlamalı ve süreci takip etmelidir.
  • Rol ve sorumluluklara ilişkin istisnalar (yasal kararlar durumunda vb.) tanımlanmalıdır.
  • Doğru kararın verilebilmesi için gerekli doğru girdi, yeterli bilgi, deneyim ve uzmanlıktaki kişiler tarafından sağlanmalıdır.
  • Kararı gerçekleştirecekler sürece erken dahil edilmeli, hem planlama hem de olası problemlerin yaşanması önlenmeye çalışılmalıdır.
  • Karar kayıtları tüm süreç boyunca tutulmalıdır.

Nerede kullanılır;

  • Portföy, Program ve Proje Seçimi, Onayı,
  • Portföy, Program ve Proje Sponsor, Yönetici ve Ekip Seçimlerinde,
  • Portföy, Program ve Proje’nin ilerleyişini güvenceye almak için gerekli merkez ve saha gibi farklı paydaşlar arasındaki etkileşimlerde,
  • Karar verme konusunda kararsızlığın veya geç karar alınmasının süresel ve bütçesel olumsuzluk yarattığı tüm süreçlerde,
  • Kararların kalitesinin artırılmak istendiği noktalarda,
  • Daha hızlı olunması gereken süreçlerde,
  • Kritik kararların (bütçe artırımı, ek personel alımı vb.) daha sağlıklı alınmasını sağlamak için,
  • Karar kalitesini artırarak çalışan motivasyonunu yükseltmek için,
  • Olası çatışmaları azaltmak için,
  • Dinamik ortamrda hızın yanısıra esnekliğin kazanılması için,
  • Departmanlar arası ortak bir dil oluşturmak için kullanılır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Her şey küçük kararlar almakla başlar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

İnsanlar çoğu zaman başarılı buldukları kişiler gibi olmaya çalışırlar. Onun ne yaptığına ve nasıl yaptığına bakarak aynı şeyleri yapmaya çalışırlar. Fakat önemli olan tarafı atlarlar yani o kişinin o başarılı noktaya gelirken geçtiği yolda aldığı küçük kararları. O kişilere özenen insanlar ya kendilerince yollar belirleyip o sonuçları yakalamaya ya da oturup dua etmeye başlarlar. Sihirli bir değneğin(Milli Piyango vb.) gelip hayatlarını değiştirmesini ve istedikleri kişi olmayı umarlar. Fakat bu yolculuktan maalesef bir çok kişi hayal kırıklığı ile çıkar. Eğer bu yolculuğa çıkıyorsanız alacağınız küçük kararların ne kadar önemli olacağını unutmamalısınız.

Rüyalarınızdaki hayatı yakalayabilmek için çıkacağınız yolculukta alacağınız küçük kararları unutmayacasınız dedik. Aslında alacağınız her karar sizin için bir sonraki adımı belirleyecektir. Bu kararlarınız bazen doğru olacak bazende yanlış. Fakat küçük kararların alınması olası bir hata durumunda tekrar doğru yola dönüşünüzü kolaylaştıracak, geri dönülemez bir hata yapmanıza engel olacaktır. Herşey küçük parçalardan oluşur ve siz bu her bir küçük parçanın farkında olmalı, ve onları hayallerinizi gerçekleştirmek için kendi lehinizde kullanabilmelisiniz.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Beynini kullan – 3

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Günde 1 saat yaptığınız bir şeyin yılda 15 gününüze mal olduğunu düşünün. Aslında çoğunuzun ekmek parasını kazanmasını sağlayan beyniniz için ne kadar zaman ayırıyorsunuz? Ya da onun için ne yapıyorsunuz? Devam edelim önerilerimize;

29. Derin nefes alın. Sadece göğüs nefesi değil karnınızı şişirecek şekilde diyaframınızdan nefes alın ve alma sürenizin 2 katı sürede nefesinizi geri verin. Bunu günde 3 dakika olmak üzere 5 set şeklinde yapın. Özellikle gece uykunuz kaçtığında çok işe yarar.

30. Önemli kararlar vermeniz gerektiğinde ya da doğru karar vermeniz gerektiğinde beyninizi sakin bir yere taşıyın. Sessiz ve rahat bir ortamdabeyniniz size daha iyi hizmet edecektir. Derin bir nefes alarak düşünmeye başlayın.

31. Herşeyi kişisel olarak düşünmeyin. Beyninizin başkalarının bakış açısından ve objektif olarak değerlendirebilmesine olanak verin. Sürekli aynı şekilde düşünmek beyni köreltir. İnsanları dinleyin ve söylediklerini anlamaya odaklanın.

32. Mümkünse aynı anda tek bir iş ile uğraşın. Beyniniz aynı anda birden fazla işle uğraşmanıza imkan verir ama bu şekilde kullanmak alınacak sonuçlar açısından çok doğru değildir.

33. Çabuk karar alma egzersizleri yapın. Aldığınız kararların risklerini, stresini göze alın. Fikrinizi değiştirebilirsiniz ama kararları değiştirmek daha zordur.

Gelelim gıdalara. Beynimizi vücudumuz besler. Bu yüzden beslenme ve alınan gıdalar beynimizin sağlığı çok önemlidir;

Okumaya devam et

Paylaşın:

Düşünmeden yapmamak lazım!

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Bazı karmaşık işler yada projelerde bir yol ayrımına geliriz: “Sadece yap gitsin” ya da “Önce biraz düşünelim”. “Sadece yap gitsin” yolu kısa ve kestirme bir yol olarak tercih edilebilir fakat nadiren böyle bir kararı vermede kesin ve net oluruz.

Ahmet duyacağını duymuştu. “Yani benden 3 hafta daha ekstra zaman istiyorsun. Ve bu 3 hafta sonunda diğer binalara başlayacaksın. Öyle mi?”

“Evet” dedi Galip. “Proje süresince her hafta bir şeyleri kesmek ve kısmak yoluna gidince belli bir noktada patladık. Bu kadar zorlamamalıydık, sineğin suyu çıkmayınca herşey aksadı. Kalan işleri tekrar gözden geçirip planladığımızda ise böyle bir durum ortaya çıktı.”

Galip “Herşeyi bir an önce yapmaktansa bir süre nefes alıp doğru bir plan çıkarmanın doğru olacağını düşünüyordu. Böylelikle geçekten üzerinde durulması gereken önemli işlerin atlanmayacağını ve çabuk bitirme hevesinin getireceği gecikmeyi ve parasal riskleri böyle aşabileceğini düşünüyordu.

Mühendis kökenliler düşünme ve planlama konusunda ağır basarken pazarlamacı taraf daha aksiyondan yanadır. Aslında organizasyon bu iki grup arasındaki dengeyi yakalayabilmişse çok iyi kararlar alarak ilerliyor diyebiliriz. Eğer denge yoksa, bir güç çatışması var demektir ve şöyle şeyleri sık duyarsınız “Bize bunu boşuna yaptırdılar ne pazarlıyorlar ne de ürün tuttu” “Zaten hiç bir şeyi zamanında yetiştiremezler” “Sen sadece benim istediğimi yap beni sorgulama” vb.

Boş bir çubuğun iki tarafından parmağınızı sokup çıkarmaya çalışırsanız çıkaramazsınız. İçeride sıkışan hava hangi parmağınızı çekmek isterseniz onu içeride tutup diğerini içeri çekecektir. Eğer yukarıdaki gibi bir çatışma söz konusu ise parmaklar çubuğa sokulmuş demektir.

Eğer parmaklarınızı aynı anda içeri doğru ittirip boruyu genleştirebilirseniz kurtulma şansınız vardır. Yani ihtiyacınız olan koordinasyon ve işbirliğidir. Aslında bu bir yandan da “aklın yoludur”. Eğer yapmazsanız çubuğa mahkum kalırsınız.

Peki o halde anlaşıp, koordinasyon ve işbirliği içerisinde sonuca gidileceği “aklın yolu bir” bir kural ise neden çatışıyoruz?

Her projede pazarlama ve teknik taraf çubuğun bir tarafından parmaklarını sokarlar. Pazarlama bir an önce başlasın diye parmağını çektikçe teknik taraf biraz daha bekleyelim, düşünelim diye direnç gösterir. İşte gereksinimlerin ve gerekliliklerin tanımlandığı projenin bu aşaması en kritik aşamalardan biridir.

Projenin devamı da aynı şekilde ilerler. Pazarlama bir an önce lansmana başlamak ister teknik taraf testleri tamamlamak ister. Acele edip lansmana başlayan pazarlama tarafı hata bulduğunda teknik tarafa iyi test etmediği eleştirisi ile gelir.

Şimdi bir çubuk alın ve onu masanızın üzerine koyun. Herhangi bir konuda karar vermeden önce yukarıda dediğim örneği düşünerek olayı canlandırın ve kararlarınızı öyle vermeye çalışın.

Paylaşın:

Anlık karar verme ve yanılma

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Bazen işlerin gidişatını veya yaşanan anlık şeyleri dikkate alıp gerçekten öyle olup olmadığını araştırmadan bazı kararlar verdiğimiz olur. Bazen doğru olur bu kararlarımız bazende yanlış.

Yanlış olduğunda bu kararımızın sonucundan çalışma arkadaşlarımız olumsuz etkilenirler. Bu yüzden “dikkatli karar vermek” kavramı geliştirmemiz ve üzerinde durmamız gereken bir konudur.

Telefon çaldı ve Can açtı. Gece güvenlik görevlisi dürümlerin geldiğini söyledi. “Şimdi iniyorum” dedi Can. Asansöre doğru giderken ayaklarını masasının üzerine uzatmış, ekran koruyucusunu seyreden Kerem’i gördü.

“Dürümler gelmiş, sıra sende” dedi.

“Tamam,” dedi Kerem ve yerinden kalktı. Can sandalyesine oturdu ve tekrar gündüz yaşadıkları teknik hatanın sebeplerini düşünmeye başladı. Ne zaman o yeni programı kullansalar sistem çöküyordu. Eski programa döndüklerinde sıkıntı kalmıyordu.

Kerem dürümleri getirdi ve yemeye başladılar. Can şöyle düşünüdü: “Ya yeni programdan kaynaklanan bir problem değilse?”

3 haftadır gece gündüz çalışıyorlardı ve Can problemin çözümü için kritik olan soruyu “dürümünü” yerken sormuştu. Problem dürümün içindeydi ve Can ısırdığında ortaya çıkmıştı.

“Ne?” dedi Kerem

“Demek istediğim, problem sistemin kendisinde olabilir ve eski modüller bu hatayı görmemizi engelliyor olabilirler. Çünkü eski sistem kendi içinde düzgün çalışırken yeni programda hata veriyor”

Kerem ağzındaki lokma ile boğuşurken şöyle dedi: ”Yani haftalardır boşuna mı uğraşıyoruz?”

Can gerçekten haklıydı. Sistem yıllardır problemsiz çalıştığı için herkes, sistemin aynı zamanda doğru çalıştığındanda emindi. Yeni program daha iyiydi ama programın geri kalanıyla uyuşmamıştı. Can, çok farklı bir öngörü ile çok farklı bir yöne ilerlemiş, çözümü başka şekilde aramışlardı.

Dikkatli karar verme, kanıt ve kurallara dayanarak çıkarımlar yapmaktır. Özellikle stres altındayken dikkatli karar vermek zorlaşır çünkü karar vermek için gereken enerjiyi stres tüketir.

Dikkatli karar verme hatalarına birkaç örnek vermek gerekirse;

Dilemek

Eğer spesifik bir beklentimiz var ise, ve gelen bilgi bu çıktıyı elde edebileceğimiz yönünde ise, bu çıktının gerçekleşeceği beklentisine gireriz.

İstatistikleri/Raporları Yanlış Yorumlamak

Eğer tuhaf bir şekilde istediğimiz sayılar karşımıza çıkasa bunları olumlu bir gelişme gibi değerlendirmek. Raslantısal olumlu bilgileri doğal ve doğru sonuçlar olarak görmek ve göstermek

Acele yargılamak

Eğer elinizde somut bir kanıt olmamasına rağmen birisini sırf öyle olduğuna inandığınız için suçlu ilan ederseniz yanılırsınız. Biz görüşümüzün doğruluğuna elimizde kanıt olmasada inanabiliriz bazen.

Belki sizinde probleminiz dürümün, pizzanın, hamburgerin içinde. Kim bilir?

Paylaşın:

Kaos’ta ne yapacağız?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

İnsanlar ve sistemler değişime nasıl yanıt verirler? Lübnan’a asker gönderiyor olmak, enflasyonist ortam, bomba patlaması, kışın gelmesi gibi sürekli hayatımızda bir şeyler değişiyor ve her defasında bu yeni duruma ayak uydurmamız gerekiyor.

Kış geldiğinde sıcağın, işsiz kaldığımızda çalışmanın öneminin farkına varıyoruz. Aslında her değişim bizim buna verdiğimiz tepkiye göre hayatımızı farklı bir şekilde etkiliyor. Örneğin 11 Eylül faciasını yaşayan bir Amerikalı’nın tekrar uçağa binmesi zaman alıyor, ülkeye kabul ettiği yabancılara uyguladığı kontroller ağırlaşıyor.

Proje Yönetimi konusunda uzun süre eğitimler verdiğim için “Değişim Yönetimi” dediğimiz konunun gerek şirketler gerekse hayatımıza yansıyan kısmı ile ilgili de araştırmalarım olmuştu.

Özetlemek gerekirse; değişime ayak uydurabilmek için 6 şeye ihtiyacınız var:

Eski durum

Sistemin değişim başlamadan önceki, baştaki durumu

Yabancı Bileşen

Eskiyi değiştiren şey, olay, kişi.

Kaos

Yabancı bileşenden kaynaklanan karmaşa ve bölünmeler.

Fikrin Dönüşmesi

Kaos’tan bizi yeni bir yola doğru çeviren konsept. Aslında yeni durumun olağan kabul edilmesi ve buna göre yeni tavrın oturmaya başlaması.

Entegrasyon ve Pratik

Dönüşen fikrin yerleşmesi ve operasyonel anlamda hayatın içine girmesi

Yeni Statüko

Yeni bir sistemin oturması

Literatürde bu konuda çok fazla teori, çok fazla öneri var. Özellikle 11 Eylül sonrası Amerika’da oldukça benimsenen ve benimde sıcak bulduğum Satr Değişim Yöntemi bu türde değişimi yönetebilmek için en ideal yöntemlerden birisi. Ne önerdiğine gelince:

Eğer kaos varsa herkesi haberdar edin

Bir kaos’ta olduğunuzun farkında olarak herkesin stres altında olduğunu bilin. Yorgunluk ve düzensiz/dağınık çalışmaları izleyin insanlara dinlenme ve kaygılarını paylaşma ortamı yaratın. Bu konuda Dereceyi okudunuz mu? başlıklı yazımı inceleyebilirsiniz.

Eski statükoya yönelimin farkında olun

Kao’ta herkes rahatsızdır. Bu yüzden insanlar eski alıştıkları duruma dönmek istemektedirler. Değişimin kabul edilmesi gerektiğini geri dönüşün olmadığını anlatmalısınız.

Kaos’larda çok önemli ve büyük kararlar almayın, sözler vermeyin

Karar alıyorsanız uzun vadeli olmamasına özen gösterin. Örneğin 11 Eylül sonrasında uçak yolculuğu gerektiren projeleri yapmamak gibi.

Dönüşen Fikri İzleyin

İnsanların birçok konuda fikri değişmiş olabilir. Bu gerek kişisel gerek organizasyonel anlamda her yerde olabilir Kaloriferci ateşten korkmaya başlamışsa üşüyeceksiniz demektir, önleminizi alın.

Kaos kötü bir şey değildir, bir şekilde oluşabilir. Önemli olan ortaya çıktıktan sonra onunla yaşayabilmek ve onu yönetebilmektir.

Oz Büyücü’sünde Oz Ülkesine girdiğinde Doroty şöyle der: Artık Kansas’ta olmadığımızdan eminim.

Paylaşın:

İçgüdülerinize güvenin!

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Bazen birini ilk gördüğünüzde sevmediğiniz, bazen içinizden bir sesin yapma dediği olmuyor mu? İçinizdeki sese güvenin.

Aslında yapılan araştırmalar zor kararların çoğu zaman bilinçli bir şekilde verilmediğini gösteriyor. Almak istediğimiz şey yerine daha ucuz başka bir şey ile karşılaşırız. Açızdır ama yesem mi diye düşünürüz. Et mi tavuk mu yesem diye düşünürüz. Hayat bizi sürekli bu tipte terciler yapmaya zorlar.

Şimdi adını hatırlamadığım bir kitabın kahramanı her karar vermesi gerektiğinde zar atıyordu. Çok azımız hayatın şansa dayandığına inanır, bu yüzden karmaşık kararları dikkatlice düşünerek verme gayretine gireriz.

Benim önerim özellikle basit şeylerde mutlaka içgüdülere güvenilmesi. Kendimi bildim bile herhangi bir şeyi yapmaya niyetlendiğimde içimdeki ses ya da herhangi bir şey (ayağımın takılması, kafamı çarpmam vb.) bana o işi yapmamamı söylediğinde uyuyorum ve bu sayede (belki de tamamen raslantı) 2 kere hayatım kurtuldu.

Amsterdam Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmada basit kararların beynin bilinçsiz tarafı ile çözülmesinin daha iyi olacağı ispatlanmaya çalışılmış. Deneklere 4 tip araba tanıtılmış. En basit 4 özellik, en karmaşık 12 özellik anlatılmış. Deneklerin bir kısmına düşünme vakti verilmiş ve düşündükten sonra basit 4 özellikli arabayı seçmişler. Kompleks 12 özellik her bir iözelliği değerlendirme çalıştıkları için karasızlıklarını büyütmüş.

İnsan beyni bilinçli ya da bilinçsiz kontrol olmak üzere iki aktiviteye ayrılıyor. Bilinçli kontrol aslında “ilgi” ile ilgili. Yani bisiklet sürmek vb. sürekli dikkat gerektiren şeylerde ilgi çok önemli. İlginiz yoksa dikkatinizde olmuyor. Birşeyleri anlamak ve öğrenmek gibi bilinçsiz kontrole dayalı beyin aktivitelerimiz ise hala büyük bir soru işareti..

Aslında bilinçli yaptığımızı düşündüğümüz bir çok şeyin aslında bilinçsiz bir şekilde yani içgüdüyle başladığını söyleyen bilim adamları çoğunlukta. Aslında içgüdüler bir lokomotif etkisi ile hareketi başlatıyor bilinçli olarak devamını getirmeye çalışıyoruz.

Aslında beynimiz büyük bir hard disk gibi hafızasına tüm deneyimleri ve bilgileri yüklüyor. Ve biz bir takım davranışlarımız öncesi gidip eski kayıtlardan durumu kontrol ediyoruz. Aslında bilinç yapılacak işin ön kontrolünü sağlayan bir kontrol listesi gibi bir şey oluyor.

Bilinçli düşünme matematik vb. belirli kuralları hatırlayarak ve onlara bağlı olarak çözülebilecek şeyler için ideal fakat kompleks problemler için değil. Bilinçsiz beyin faaliyeti ki buna düşünmeden davranmak da diyebiliriz, aslında karşımızdaki kompleks duruma çok daha doğru bir çözümü getirebilmekte.

Eğer sizleri biraz olsun aydınlatabildimse bundan böyle et mi yoksa tavuk mu yiyeceğiniz konusunda bilinçli olarak geri dönüp bir karar vermeye çalışmanız gerekmediğinide anlamışsınızdır. İçinizden nasıl geliyorsa öyle yapın. (Ama doktorunuzun tasiyelerini, kanunları ve diğer insanları rahatsız etmeyecek olan şeyleri).

Paylaşın: