Etiket arşivi: Proje Yönetimi

Proje Yönetimi ve Karar Verme Araçları (Decision Making Tools)

Karar Verme Araçları, şirketlerin karar verme sürecini organize eden, bu süreçteki rol ve sorumlulukları netleştiren ve kararların sahiplenilmesini sağlayan araçlardır. Kimin girdi sağlayacağını, kimin takip edeceğini, kimin yapacağını belirlerler.

Karar verme sürecinin net ve basit olması daha iyi sonuç ve etkin bir yönetim sağlar.

Karar verme sürecinde 5 adet rolden bahsedebiliriz;

  • Öneren : Gerekli ön bilgiyi toplayıp karar verilmesi gereken konuyu ortaya çıkaran ve önerendir.
  • Destekleyen: Kararı destekleyen ya da ertelenmesi konusunda öneri getirendir.
  • Gerçekleştiren: Alınan kararın gerektirdiği işleri yapandır.
  • Girdi Sağlayan: Öneren’e karar konusunda girdi sağlayandır.
  • Karar Veren: Son noktayı koyan, şirketin aksiyona geçmesi için gerekli onayı verendir.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Müşteri Karar Verme sürecinde aşağıdaki maddelere dikkat etmelidirler;

  • Portföy, Program veya Proje ile ilgili kararları tek bir kişinin vermesi ve şirket içi yetkisinin o kararı almaya yeterli olması gerekir.
  • Portföy, Program ve Projelerde karar gerektiren öneriyi tek kişi hazırlamalı, gerekli girdileri sağlamalı ve süreci takip etmelidir.
  • Rol ve sorumluluklara ilişkin istisnalar (yasal kararlar durumunda vb.) tanımlanmalıdır.
  • Doğru kararın verilebilmesi için gerekli doğru girdi, yeterli bilgi, deneyim ve uzmanlıktaki kişiler tarafından sağlanmalıdır.
  • Kararı gerçekleştirecekler sürece erken dahil edilmeli, hem planlama hem de olası problemlerin yaşanması önlenmeye çalışılmalıdır.
  • Karar kayıtları tüm süreç boyunca tutulmalıdır.

Nerede kullanılır;

  • Portföy, Program ve Proje Seçimi, Onayı,
  • Portföy, Program ve Proje Sponsor, Yönetici ve Ekip Seçimlerinde,
  • Portföy, Program ve Proje’nin ilerleyişini güvenceye almak için gerekli merkez ve saha gibi farklı paydaşlar arasındaki etkileşimlerde,
  • Karar verme konusunda kararsızlığın veya geç karar alınmasının süresel ve bütçesel olumsuzluk yarattığı tüm süreçlerde,
  • Kararların kalitesinin artırılmak istendiği noktalarda,
  • Daha hızlı olunması gereken süreçlerde,
  • Kritik kararların (bütçe artırımı, ek personel alımı vb.) daha sağlıklı alınmasını sağlamak için,
  • Karar kalitesini artırarak çalışan motivasyonunu yükseltmek için,
  • Olası çatışmaları azaltmak için,
  • Dinamik ortamrda hızın yanısıra esnekliğin kazanılması için,
  • Departmanlar arası ortak bir dil oluşturmak için kullanılır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Projelerde bir arada olmayan ekip üyelerini yönetmek

Sürekli bir arada olmayan bir ekibi yönetmek zordur. Böyle bir ekip ile çalışıyorsanız net bir proje vizyonuna, iyi bir iletişime, motivasyon stratejilerine ve bireysel farklılıkların farkındalığına ihtiyacınız var demektir. Artık bir çok projede farklı departmanlarla ve 3. partilerle çalışıyoruz yani proje ekibi farklı lokasyonlarda yer alıyorlar. Böyle bir çalışmada işe yarayacak birkaç ipucu vermek istiyorum;

1.   Çatışmaların ya da anlaşmazlıkların etkin çözümlenmesi

Ekibin birbiri ile konuşması konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bu tip dağınık ekiplerdeki en büyük problem birileri arasındaki problemin konuşulmadan büyümesi ya da olan bitenden sizin haberinizin olmamasıdır. Olası anlaşmazlıkları profesyonelce yönetmek herkesin sorumluluğundadır ki anlaşmazlıkların her zaman kötü sonuçlar doğuracağını da söylemek gerçekçi olmayacaktır. Her hangi bir anlaşmazlığa müdahale edebilmeniz için öncelikle o anlaşmazlıktan haberdar olmanız gerekir. Bu yüzden ekibinizi olası anlaşmazlıklarda sizi bilgilendirmeleri ve/veya profesyonel bir biçimde sorunu çözmeleri konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bazı anlaşmazlıkların ekip içinde çözülmeleri daha uygundur. Bu yüzden her şeye müdahale etmenizi önermiyorum.

Anlaşmazlıklar çoğu zaman proje bulunulan safhaya göre benzerlikler gösterebilir. Örneğin projenin başlangıcında ekibin birbirine kendini göstermeye çalışması, kültürel farklılıklar ya da aynı dilde konuşmamak anlaşmazlıkların sebebi olabilir. Sonuçta Proje Yöneticisi öncelikle anlaşmazlığın sebebini iyice anlayıp duruma ilişkin tavrını belirlemeli, teknik ya da yaratıcı bir çözüm üretmelidir. Ben her zaman bir anlaşmazlık çıktığında çözmek yerine anlaşmazlığın oluşmasını engelleyici önlemlerin alınmasından yanayım. Eğer olasılık anlamında anlaşmazlık ya da çatışma yüksek ise “önleyici” tedbirler projenin en başından düşünülmelidir.

2.   Performansı sürekli gözden geçirmek ve izlemek

Bugün işlerin yolunda gitmesi yarında yolunda gideceği anlamına gelmez. Ayrıca yüksek performanslı bir ekipte bir anda ortaya çıkmaz. Üstelik bir arada olmayan ekiplerin yüksek performansa gelmeleri daha zordur. Bu yüzden öncelikle ekibin yüksek performanslı olması için gerekenleri düşünmeniz ve ekibinizle nasıl daha iyi bir performans gösterebileceklerini tartışmanız gerekir.

Proje ekiplerine yeni girenler bir dengesizliğe sebep olabilirler. Bu dengesizliği en aza indirecek şekilde hazırlıklı olmanız gerekir.

3.   Krizleri çabuk çözmek

Her projede zaman zaman krizler yaşanır. Fakat özellikle sanal ekiplerde herkesin problemin farkında olduğundan ve neler olup bittiğinden haberdar olmalarını sağlamanız gerekir. Örneğin stratejik bir değişiklik ya da istek olması durumunda herkesin aynı anda aynı bilgiye sahip olması çok önemlidir. Ekip üyelerinin kendilerini projeden izole hissetmemeleri çok önemlidir.

Krizler ya da değişiklikler ekip üyelerinin bir araya gelerek ortak çözüm üretebilmeleri için birer fırsattırlar.

Paylaşın:

LinkedIn’deki Proje Yönetimi Grupları

Bende LinkedIn sitesini kullananlardanım. Benim sayfama buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz. Proje yönetimi eğitimleri ve danışmanlığı verdiğim için bu konudaki ilgili gruplara da vaktim olduğunca katılmaya çalışıyorum. LinkedIn’deki gruplarda oldukça güzel tartışmalar oluyor. Üstelik bu tip gruplarda aktif katılımcılar sıcak bilgilere ve bu konudaki gelişmelere anında erişebiliyorlar. Proje Yönetimi ile ilgilenenler için aşağıdaki grupları öneriyorum: Some of the groups I'm a member of
Bunlara ek olarak tam başlığı Proje Yönetim olmasa da katılmayı düşüneceğinizi düşündüğüm birde şu gruplar var; The Employee Engagement Network, Blogher, The Requirements Networking Group, ganntFace community, The Professional Project Managers Networking Group
Paylaşın:

Dışarıya iş yaptıranların dikkat etmesi gerekenler

2008AUG121654

Image by bootload via Flickr

Firmalar bir çok konu işi ya da projeyi kendileri yapmaktansa dışarıya yaptırma yolunu seçiyorlar ya da bazı durumlarda mecbur kalıyorlar. Doğal olarak ta bu işlerin zamanında gerçekleşmesi ile kaygılar oluşabiliyor, düzenli ve düzgün bir şekilde bilgi akışı ile ilerleyişi kontrol etmeye çalışıyorlar. Eğer çalıştığınız firma profesyonel ve proje yönetimine uygun davranıyorsa çoğunlukla problem yaşamıyorsunuz.

Fakat genele baktığımızda birçok firmanın vaad ettiği süreleri tutturamadığını, istenileni istenilen şekilde yapamadığını görürüz. Zaten böyle bir beklentiniz var ise olabildiğince erken fark etmeye ve önlemler geliştirmeye çalışırsınız. Bu tip durumlarda yani bir projeyi ya da bir projenin bir parçasını bile bir firmaya yaptırıyorsanız ilk yapmanız gereken bu firmanın olması gerekeni yapıp yapmadığını “zamanında” ve “doğru” bir şekilde takip edebileceğiniz bir yöntemde anlaşmanızdır.

Çoğu kez iş yaptırdığınız firma biz size düzenli bilgi veririz gibisinden yaklaşabilir fakat siz ne tip bir bilgiye ihtiyacınız olduğunu tama anlamıyla düşünmediğiniz için bu önerilene tabi olursunuz. Diğer bir problem ise bu tipteki bir ilişkide taraflarda yer alan kişilerin sorumluluklarını yeterince bilmemeleridir.

Kurum içi projelerde proje yöneticisi tanımlamayı yapar, planı oluşturur, görevleri verir ve takip eder ve işin yapılma sorumluluğunu üstlenir. Ama dışarıya iş yaptırıldığında kontrol edemeyeceğiniz faktörler işin içine girebilir ve işte bu noktada problem başlar. En basitinden işi yöneten artık diğer firmadır. Ve sizin beklentilerinizin karşılanma sorumluluğu başka proje yöneticisine geçmiştir.
Bu noktada sormanız gereken bazı sorular olacaktır:

  • Bu firma proje yönetimine ilişkin herhangi bir eğitim ya da sertifikasyon sürecinden geçmiş midir? Proje yönetmeyi profesyonel anlamda biliyorlar mı?
  • Teslimatlar, bitiş tarihleri, ödeme planı, başarı kriteri vb. tüm ilgili konularda yazılı bir sözleşme yapılmış mıdır?
  • Proje zaman planı firma tarafından hazırlanmış ve taraflarca kabul edilmiş midir?
  • Firma projeyi zamanında ve istenilen şekilde tamamlamak için bir proje planı hazırlamış mıdır?
  • Projenin doğru bir şekilde ilerleyişini garantilemek için nasıl bir kontrol mekanizması geliştirmiştir?
  • Firma sizde ve kendi tarafında ayrılması gereken kaynaklar konusunda net mi? Belirsizlik var mı?
  • Projenin ilerleyişini gözden geçirmek ve kontrol etmek amacıyla ilgili kilometre taşları oluşturulmuş mudur?

Diyelim ki bu soruların müspet yanıtlarını aldınız ve proje başladı. Şimdi proje süresince sürekli sormanız gereken sorularınız olacak. Düzenli toplantılar ya da raporlamaların dışında sormanız gereken sorular ise şunlardır,

  • Geldiğimiz noktada planımızda yer alan teslimatlar tamamlanmış mıdır? Hayırsa Neden?
  • Geldiğimiz noktada planlamadığımız yada öngörmediğimiz bir şeyler ortaya çıkmış mıdır? Nelerdir? Neden?
  • Firma işini iyi yapıyorsa biz kendi üstümüze düşeni yapıyor muyuz? Ödeme vb.
  • Firma size bulunduğu noktayı ve bulunması gerektiği noktayı sebepleri ile izah edebiliyor mu?
  • Bizim istediklerimizle gerçekleşenler örtüşüyor mu?
  • Proje yönetim planında yer alan kapsam, risk vb. maddeler gerçekçi miymiş?
  • Yapılan bir şey ya da sizin isteğinizle oluşan büyük bir değişiklik var mı? Etkileri nelerdir?
Paylaşın: