Sürekli bir arada olmayan bir ekibi yönetmek zordur. Böyle bir ekip ile çalışıyorsanız net bir proje vizyonuna, iyi bir iletişime, motivasyon stratejilerine ve bireysel farklılıkların farkındalığına ihtiyacınız var demektir. Artık bir çok projede farklı departmanlarla ve 3. partilerle çalışıyoruz yani proje ekibi farklı lokasyonlarda yer alıyorlar. Böyle bir çalışmada işe yarayacak birkaç ipucu vermek istiyorum;

1.   Çatışmaların ya da anlaşmazlıkların etkin çözümlenmesi

Ekibin birbiri ile konuşması konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bu tip dağınık ekiplerdeki en büyük problem birileri arasındaki problemin konuşulmadan büyümesi ya da olan bitenden sizin haberinizin olmamasıdır. Olası anlaşmazlıkları profesyonelce yönetmek herkesin sorumluluğundadır ki anlaşmazlıkların her zaman kötü sonuçlar doğuracağını da söylemek gerçekçi olmayacaktır. Her hangi bir anlaşmazlığa müdahale edebilmeniz için öncelikle o anlaşmazlıktan haberdar olmanız gerekir. Bu yüzden ekibinizi olası anlaşmazlıklarda sizi bilgilendirmeleri ve/veya profesyonel bir biçimde sorunu çözmeleri konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bazı anlaşmazlıkların ekip içinde çözülmeleri daha uygundur. Bu yüzden her şeye müdahale etmenizi önermiyorum.

Read the rest of this entry »

Yazıyı pdf olarak gönder

How to Write a Project Charter

Project Charter – Proje duyurusu proje yöneticisini kurum içinde yetkilendirme ve proje hakkında farkındalığı yaratma ile ilgili projenin en başında gönderilen doküman. Bu yazıda oldukça güzel ve detaylı bir şekilde nasıl hazırlanacağı belirtilmiş. Kurum içi metodoloji yaratanların faydalanabileceği bir çalışma. İngilizce.

İlgi Diyagramı – Kawakita Jiro ya da KJ Method

İlgi diyagramı fikirleri, problemleri ve çözümleri beyin fırtınası sonrasında gruplamaya yarayan diyagramı açıklamaya çalıştım. Bu tipte özellikle Kalite kontrolüne ilişkin başka diyagramlarıda sizlerle paylaşacağım. Türkçe

How can the Project Manager seize the Web2.0 movement to be a PM2.0

Hergün proje ile ilgili emaillerin ortada uçuşup bilgi kaosu olulması yerine bir Web2.0 wiki uygulaması ile proje bilgiler itek bir merkezde toplansa ve görülebilse nasıl olurdu yapılmış güzel bir çalışma. İletişimide modernleştrmek gerekiyor artık.İngilizce

Powering Past the Post-PMP® Syndrome

Post-PMP® Sendromu adlı bu çalışma proje yöneticilerinin pmp olduktan sonra “Peki şimdi ne olacak?” sorusunun yanıtını arıyor. İngilizce

You Can’t Avoid Change

Müşteriler fikirlerini değiştirebilirler. Rakipler taktik değiştirebilirler. Teknoloji değişir. Değişim ise değişmez. Güzel bir çalışma. İngilizce

Yazıyı pdf olarak gönder

Bende LinkedIn sitesini kullananlardanım. Benim sayfama buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz. Proje yönetimi eğitimleri ve danışmanlığı verdiğim için bu konudaki ilgili gruplara da vaktim olduğunca katılmaya çalışıyorum. LinkedIn’deki gruplarda oldukça güzel tartışmalar oluyor. Üstelik bu tip gruplarda aktif katılımcılar sıcak bilgilere ve bu konudaki gelişmelere anında erişebiliyorlar. Proje Yönetimi ile ilgilenenler için aşağıdaki grupları öneriyorum:

• Agilistas
• Catalyze Community
• LinkedSeattle
• ModernAnalyst.com – Business Analyst Community
• PMI Information Systems SIG (ISSIG) 6800+
• Project Estimation
• Project Management Bloggers
• Project Management Institute – Members Network
• Project Manager Networking Group
• Project Managers Group (5000+ Members)
• SdB+ PM Forum
• The pm411.org Project Management Podcast

Yazıyı pdf olarak gönder

Image by bootload via Flickr

Firmalar bir çok konu işi ya da projeyi kendileri yapmaktansa dışarıya yaptırma yolunu seçiyorlar ya da bazı durumlarda mecbur kalıyorlar. Doğal olarak ta bu işlerin zamanında gerçekleşmesi ile kaygılar oluşabiliyor, düzenli ve düzgün bir şekilde bilgi akışı ile ilerleyişi kontrol etmeye çalışıyorlar. Eğer çalıştığınız firma profesyonel ve proje yönetimine uygun davranıyorsa çoğunlukla problem yaşamıyorsunuz.

Fakat genele baktığımızda birçok firmanın vaad ettiği süreleri tutturamadığını, istenileni istenilen şekilde yapamadığını görürüz. Zaten böyle bir beklentiniz var ise olabildiğince erken fark etmeye ve önlemler geliştirmeye çalışırsınız. Bu tip durumlarda yani bir projeyi ya da bir projenin bir parçasını bile bir firmaya yaptırıyorsanız ilk yapmanız gereken bu firmanın olması gerekeni yapıp yapmadığını “zamanında” ve “doğru” bir şekilde takip edebileceğiniz bir yöntemde anlaşmanızdır.

Çoğu kez iş yaptırdığınız firma biz size düzenli bilgi veririz gibisinden yaklaşabilir fakat siz ne tip bir bilgiye ihtiyacınız olduğunu tama anlamıyla düşünmediğiniz için bu önerilene tabi olursunuz. Diğer bir problem ise bu tipteki bir ilişkide taraflarda yer alan kişilerin sorumluluklarını yeterince bilmemeleridir.

Kurum içi projelerde proje yöneticisi tanımlamayı yapar, planı oluşturur, görevleri verir ve takip eder ve işin yapılma sorumluluğunu üstlenir. Ama dışarıya iş yaptırıldığında kontrol edemeyeceğiniz faktörler işin içine girebilir ve işte bu noktada problem başlar. En basitinden işi yöneten artık diğer firmadır. Ve sizin beklentilerinizin karşılanma sorumluluğu başka proje yöneticisine geçmiştir.
Bu noktada sormanız gereken bazı sorular olacaktır:

• Bu firma proje yönetimine ilişkin herhangi bir eğitim ya da sertifikasyon sürecinden geçmiş midir? Proje yönetmeyi profesyonel anlamda biliyorlar mı?
• Teslimatlar, bitiş tarihleri, ödeme planı, başarı kriteri vb. tüm ilgili konularda yazılı bir sözleşme yapılmış mıdır?
• Proje zaman planı firma tarafından hazırlanmış ve taraflarca kabul edilmiş midir?
• Firma projeyi zamanında ve istenilen şekilde tamamlamak için bir proje planı hazırlamış mıdır?
• Projenin doğru bir şekilde ilerleyişini garantilemek için nasıl bir kontrol mekanizması geliştirmiştir?
• Firma sizde ve kendi tarafında ayrılması gereken kaynaklar konusunda net mi? Belirsizlik var mı?
• Projenin ilerleyişini gözden geçirmek ve kontrol etmek amacıyla ilgili kilometre taşları oluşturulmuş mudur?

Diyelim ki bu soruların müspet yanıtlarını aldınız ve proje başladı. Şimdi proje süresince sürekli sormanız gereken sorularınız olacak. Düzenli toplantılar ya da raporlamaların dışında sormanız gereken sorular ise şunlardır,

• Geldiğimiz noktada planımızda yer alan teslimatlar tamamlanmış mıdır? Hayırsa Neden?
• Geldiğimiz noktada planlamadığımız yada öngörmediğimiz bir şeyler ortaya çıkmış mıdır? Nelerdir? Neden?
• Firma işini iyi yapıyorsa biz kendi üstümüze düşeni yapıyor muyuz? Ödeme vb.
• Firma size bulunduğu noktayı ve bulunması gerektiği noktayı sebepleri ile izah edebiliyor mu?
• Bizim istediklerimizle gerçekleşenler örtüşüyor mu?
• Proje yönetim planında yer alan kapsam, risk vb. maddeler gerçekçi miymiş?
• Yapılan bir şey ya da sizin isteğinizle oluşan büyük bir değişiklik var mı? Etkileri nelerdir?

Yazıyı pdf olarak gönder