Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı PDU Kazandırıyor

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Hayatımız Proje Proje Yöneticisinin El Kitabını satın alıp okuyanlar 9 PDU kazanabilecekler.

PDU bilgisinin PMI sitesine kaydı ile ilgili bilgi için tıklayınız.

Hemen Sipariş Verin:

EFT ile sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Kredi Kartı ile Sipariş İçin: https://www.gittigidiyor.com/arama/?satici=savassakar

Paylaşın:

Şirketteki Baykuş Olmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetiminde Politik Farkındalık adlı yazımda farklı çalışan tipleri üzerinde durmuştum. Bu yazımda Bilge-Baykuş özellikli çalışan tipinden bahsetmek istiyorum.

Kendiniz ve şirketimiz için önemli ve doğru olanı dikkate alarak politik tavrınızı belirlemelisiniz.

Şirketinizin en önemli 3 önceliğini belirleyerek başlayabilirsiniz. Daha sonra kendi kariyerinizle ilgili 3 önemli önceliği belirleyin. Son olarak vaktinizi en çok nelere harcadığınızı, size strese sokan en önemli şeyleri belirleyin. Bunları karşılaştırıp değerlendirin. Neye odaklandığınızı ve neye odaklanmanız gerektiğini belirlemeye çalışın. Belki kendi hedeflerinizi değil başkasının hedeflerini gerçekleştirmek için çalışıyorsunuz.

Kendi hedeflerinizi, şirket hedefleri ile mutlaka hizalamalısınız. Hizaladıktan sonra sizin başarılarınızdan ve ilerleyişinizden kimin farkında farkında olması gerektiğini belirlemelisiniz. Kafanızı öne eğip yaptıklarınızı birinin fark etmesini beklemeyi tarcih edebilirsiniz. Bu sizi koyun yapar. Kendinizi göstermeniz önemlidir.

Hedeflerinizi gerçekleştirmek için doğru bağlantılara sahip olmalısınız. Verdiğiniz samim destek ve iyilikler karşılık bulacaktır. Çevrenizdekilerile iyi iletişim halinde olmanız şarttır.

Bağlantılarınız kurum içi ve dışı, şirketin tüm departmanlarından ve seviyelerinden olmalıdır. Dışarıda bıraktığınız ve önemsemediğiniz kişi ve grupları belirlemeli, ilişkilerinizi geliştirmelisiniz. İletişim ve ağ kurmaya yönelik çabalarınıza harcadığınız eforlar uzun vadede çok olumlu sonuçlar yaratacaktır.

Geçmişte iyi ilişkilerinizin ya da iletişiminizin olmadığı paydaşlarla aynı proje çalışmanın ve onları projeye odaklamanın yollarını aramalısınız. Önemli olan iyi arkadaşlık ilişkisinden duyulan sempati kadar profesyonel saygı duyulan biri olmanızdır. Hiç anlaşamadığınız kişilerin bile size profesyonel saygı duyması önemlidir.

Güç ve yetkiyi kimin elinde tuttuğunu öğrenin. Kulak verilenleri ve izlenenleri belirlemeye çalışın. Yükselme olasılığı yüksek olanlarla, yükselemeyecek olanların kim olduğunu öğrenmeye çalışın. Gücü elinde tutanların neyi sevip sevmediklerini, beklentilerini, taraflarını, çekincelerini keşfedin.

Bunları yapmak iyi stratejik ortaklıklar kurmanızı ve şirketin kültürünü anlamanızı sağlayacaktır. Şirket kültürünü anlamak ve kişisel değerlerinizle birlikte düşünmek zorundasınız.

Dedikodular şirketlerde kaçınılmazdır. Dedikodulara kendinizi kaptırmamanız, işin aslını öğrenmeye çalışmanız gerekir. Sizi yanlış yönlendirenlere karşı dikkatli olmalısınız.

Unutmayın, anlattıklarınızla değil yaptıklarınızla fark edileceksiniz. Sizin yaptıklarınız ve başarılarınız başkaları tarafından anlatıldığında önemlidir.

“Ben” yerine “Biz”i tercih etmeniz birlikte çalıştıklarınıza sadakatinizi ve güveninizi gösterecektir.

Projelerin başarıyla tamamlanması için politik farkındalığın ve politik becerilerin geliştirilmesi gerekir. Farklı grup dinamiklerinin anlaşılması, bir arada ortak bir hedefe odaklanılmasını sağlayacaktır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Politik Farkındalık

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI, PMBOK 6’da Politik Farkındalığı, Proje Bilgilerinin Yönetilmesi, İletişim Yönetiminin Planlanması, İletişimlerin Yönetilmesi ve Paydaş Katılımının Sağlanması süreçlerinde bir araç ve teknik olarak sunmaktadır. (PMP Sınavına hazırlananlar dikkat etmelidirler.)

Proje Yöneticisinin doğru yönetim sağlayabilmesi için proje ortamı kadar şirket ortamını iyi bilmesi gerekmektedir. Politik farkındalık genel olarak resmi ve resmi olmayan şirket içi güç dengelerini bilerek davranmayı içerir. Kimin hangi konuda nasıl bir güce sahip olduğunu anlamak, iletişim ve işbirliği sağlamak için önemlidir.

Proje Yöneticisi, farklı hedefleri, öncelikleri, gündemleri ve kişilikleri olan kişilerle çalışmak zorundadır. Paydaşların proje yöneticisi ile paylaşmadıkları ve onları motive eden veya etmeyen faktörler mevcuttur.

Projeleri başarmak için politik farkındalık önemlidir.  Politik farkındalık farklı proje ekibinin gizli ajandalarını anlamak ve bu bilgiyi avantaja çevirmektir. Karşınızdakileri anlamak daha etkin yönetmenizi ve davranmanızı sağlar.

Organizasyonal Politikalar

Şirket içindeki güç ilişkileridir. Karar verme konusunda gücün kimde olduğu, karar vericilerin kimi dinlediği veya karar vericileri kimlerin yönlendirdiği organizasyonel politikalarda gizlidir.

Organizasyonel politikalar sadece işin yapılmasından öte Proje Yöneticisinin kariyeri içinde önemlidir. Kariyer performansı aşağıdaki kriterlerle ele alınır;

  • Performans (%10): Yaptıklarınız ve başardıklarınız
  • İmaj (%30): Diğerlerinin sizin hakkında düşündükleri, kişisel markanız. Projenizi başarıyla bitirmeniz diğerlerini negative etkilemiş olabilir.
  • Görünülürlük (%60): Yaptıklarınızı kimlerin bildiği önemlidir. Üst yönetim, çalışanlar, sektörün diğer temsilcileri vb. bilinirliğiniz ve görünürlüğünüz önemlidir.

Politik Farkındalık Modeli

Simon Baddeley ve Kim James tarafından geliştirilen bu model iki boyutludur;

Okumak:

Proje Yöneticisinin çevresindeki ortamı okuması, anlamasıdır. Güç odakları, ajandalar, şirketin kültürü, şirketteki etkili insanlar vb. Okumak, farkındalık ve anlama gerektirir. Sonuç olarak, politik olarak farkındalığı var ya da yok diyebiliriz.

Taşımak:

Proje Yöneticisinin okuyup anladıkları ile duruma nasıl yaklaştığı, neler yaptığıdır. Sonuç olarak, proje yöneticisinin bütünlük içinde yaklaştığını ya da psikolojik oyunlar oynadığını söyleyebiliriz.

Baddeley ve James modeli 2×2 matirs ile aşağıdaki gibi açıklamaktadır;

Politik becerileri iyi olanlar durumu okumakla kalmayıp doğru hareketleri yapanlardır. Bu model tek bir kişi için tip belirlemek için değil hangi durumda kişinin nasıl bir tutum sergileyebileceğine dair esnek bir modeldir.  Farklı durumlarda nerede olduğunuza ve olmanız gerektiğine bakmanız gerekir. Aynı zamanda karşınızdakileri de bu model ile değerlendirebilirsiniz.

Matrisin sol tarafı bencil bir yapıyı işaret ederken sağ taraf organizasyonel bir tavırı işaret eder.

Masum – Koyun

Koyun, masum olduğunu iddia etmek üzerinedir. Politikalara şüpheyle yaklaşır, tüm çekincelerine rağmen işlerin yolunda gideceğine inanır. Politik davranmanın işleri zora sokacağına inanır.

Her zaman en iyi fikir ve çözümün seçileceğine inanırlar, sadece mevcut resmi süreçlerin ve ikna süreçlerinin kullanılacağını düşünürler. Koyunlar genellikle iyi iletişim kurmazlar, sadece dinlemekle yetinirler ve gerçek mesajı anlayamazlar.

İşe yeni başladığımızda kariyerimiz için seçtiğimiz yol olabilir, hatta bize önerilebilir. Zaman içinde daha bütünleşik bir yapı beklentimiz doğar, grup dinamiklerini anlamak isteriz.

Beceriksiz – Eşek

Eşekler, politik olarak beceriksizdir ama koyunlar kadar dürüst değildirler. Eşekler elde etmek istediklerini belirlediklerinde, şirketteki politik gücü kurnazlıkla aşmaya çalışırlar.

“Karşısındakinin ayakkabısını giymekle” ün yapmışlardır. Politik olarak tanımladığımız bir kişinin bizi tanıdığını düşünürüz. Bizimle ilgili bilgileri kurnazlıkla kullanıyordur.

Eşekler dışlanmaktan nefret ederler ve önemli hissetmek isterler. Şirketin organizasyonel ortamını anlayıp davranmaktansa duygularıyla hareket ederler. Güçlü koalisyon kuramazlar.

Akıllı – Tilki

Tilkiler kurnazdırlar, kişisel kazanımları için zekalarını kullanırlar. Fikirlerini Kabul ettirmek için iyi koalisyonlar kurarlar, destek bulurlar.

Kendi projesini, şirkete faydası daha çok olan diğer projelerin önüne koyan yöneticiler görmüşsünüzdür. Tikiler hataları fark edilmeden önce kaçabilirler, hatayı kabul etmemek için durumu manipüle edebilirler. Genellikle kuralsızdırlar, diğerlerinin zayıflıklıklarını kendi leyhlerine çevirebilirler.

Bilge – Baykuş

Baykuşlar şirket içi politikaların farkındadırlar, etik anlayışları, politik farkındalığı hem kişisel hem kurumsal fayda doğrultusunda kullanmalarını sağlar.

Başkalarını bakış açılarını veya hoşlarına gitmeyecek konuları dinleyebilme becerisine sahiptirler. Destek sağlamakta ve koalisyon oluşturmada başarılıdırlar.

Baykuşlar, kazan-kazan senaryolar üretirler. Tilki gibi duygularını göstermekten çekinmezler. Açık ve şeffaf bir ortam yaratırlar. Etik kurallar çerçevesinde şirket için doğru olanı yaparlar.

Baykuşlar performans, imaj ve görünürlüklerini güven sağlamak ve destek almak için dengelerler.

Yarın: Şirketteki Baykuş Olmak

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Dinlemenin Önemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI, PMBOK 6’da Proje Bilgilerinin Yönetilmesi, Proje Ekibinin Yönetilmesi, İletişimlerin Yönetilmesi, Paydaş Katılımının Sağlanması süreçlerinde Aktif Dinlemeyi bir araç ve teknik olarak önermektedir. Proje Yöneticilerinin ve PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gereken bir konudur. 

Proje Yöneticisi, proje ile ilgili bilgi ve enformasyonun merkezidir. Paydaş memnuniyeti ve proje ekibinin yanıt verebilirliği proje yöneticisinin dinleme becerisine bağlıdır.

Özellikle belirsizliğin yüksek olduğu projelerde dinleme çok önemli hale gelir. Proje Yöneticilerinin belirsizliğin yüksek olduğu projelerde durumun doğru anlaması, riskleri ve fırsatları fark edebilmesi için çok önemlidir. Dinlemenin iyi yapılmaması hatalara, verim düşmesine ve fırsatların kaçırılmasına sebep olur.

Proje Yöneticileri, bir çok bilgiyi alan ve gönderen oldukları için iyi birer dinleyici olmalıdırlar. Herhangi bir duruma alternatifleriyle yaklaşabilmek, doğru ve zamanında çözümler üretebilmek zorundadırlar.

Proje Yöneticilerinin kendilerine destek olabilecek ve tavsiyelerde bulunabilecek kişilerle güvene dayalı bir ilişki kurmaları gerekir. Farklı bakış açılarını dinlemeye istekli olmalıdırlar. Proje Ekibini dinlemeli, hemen hüküm vermemeli, sorularla anlayışını geliştirmelidir.

Proje Yöneticisi paydaşların ve proje ekibinin çekincelerini, problemlerini ve önerilerini düzenli ve sürekli dinlemelidir.

Proje başarısızlıkların büyük bir kısmı iletişim problemleri kaynaklıdır. Örneğin Gartner’ın 2011’de İş Zekası projeleri üzerine yaptığı bir araştırmada %70-80 oranında projenin iletişim problemleri yüzünden başarısızlıkla sonuçlandığı görülmektedir. Departmanlar birbirlerine doğru soru sorma ve gerçek ihtiyaçları anlama konusunda başarısız çıkmışlardır. Bilgi Teknolojilerinde çalışanların ihtiyaçlarla ilgili bilgi konusunda farkındalıklarının olmadığı ortaya çıkmıştır.

Dinlemek pasif bir eylemdir ve ilginizin olmadığı, önemsemediğiniz bir kişiyi ya da konuyu dinlemezsiniz. Dinlemeye engel olan gürültü vb. fiziksel engeller yanında karakteriniz ve konuya olan ilgi düzeyiniz dinlemenize engel olabilir.

Ne zaman dinlemeyiz;

  • Karşımızdakini cinsiyet, fiziksel görünüş vb. sebeplerle önemsemiyorsak,
  • Stres altındaysak ve daha önemli şeyler konusunda düşünceliysek,
  • Dinlediğiniz kişi veya onuyla ilgili geçmiş deneyimleriniz kötüyse,
  • Aslında kendiniz konuşmak istiyorsanız, kendi gündeminize odaklanmışsanız,
  • Söylenenden çok sonuca odaklanıyorsak dinlemiyoruz.

Proje Yöneticisi iyi bir dinleyici olursa;

  • Özellikle dinlediğini ve ilgisini gösterirse kişilerarası iletişimi gelişir.
  • Yargılamadan dinleyebilirse dikkate alındığını düşünen dikkate almaya başlar, daha çok ilgi görür,
  • Söylenenlerin arkasındaki mantığı anlar, anladığını gösterebilirse daha fazla işbirliği ve koordinasyon sağlayabilir.
  • Açık uçlu sorularla konuyu daha iyi anlamaya çalışırsa verimliliği artırır.
  • Farklı fikir ve deneyimleri dikkate alırsa bilgisi güçlendirir.
  • Samimi dinleyici olur, korkularıyla veya kötü durumlarla yüzleşirse kendine güveni artar.
  • Dinlediğine doğru ton ve içerikte cevap vermek müzakere becerisini geliştirir.

Proje Yöneticisi dinlediği kişiye odaklanmalıdır. Ne söylendiği kadar nasıl söylendiğine, söylenme sebebine ve önemli noktalara odaklanmalıdır. Bunu yapmak için;

  • Ne söylemek istediğinizi düşünmeyin sadece dinleyin.
  • Hoşlanmadığınız ya da hem fikir olmadığınız şeyleri sonuna kadar dinleyin. Her zaman bir şeyler öğrenme şansınız vardır.
  • Bir araya geldiğiniz herkesten bir şeyler öğrenmeye çalışın.
  • Konuşurken göz kontağını kaybetmeyin.
  • Konuşmayı bölmeyin.
  • Toplantı ve sunumlarda uyanık kalın.
  • Mesajı doğru anlayıp anlamadığınızı teyit edin.
  • Vücut dilini inceleyin.
  • Başka kültürlerle diyaloglarda ne söylendiği kadar kültürel arka planınıda anlamaya çalışın.
  • Anlamadığınız terim, konuyu sorun.
  • Not alın.
  • Empati kurmaya çalışın.
  • Dikkatini dağıtan şeylere odaklanmayın.
  • Söylenenleri bildiğinizi varsayıp dinlemeyi kesmeyin.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

PMBOK 6’da Yeni Madde – 4.4 Proje Bilgilerinin Yönetilmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK 6’da 4. Bölüm Proje Entegrasyon Yönetimi’nin altına yeni bölüm eklendi: Proje Bilgilerinin Yönetilmesi. Proje Bilgilerinin Yönetilmesi mevcut bilgilerin kullanılarak ya da yeni bilgilerin edinilerek proje hedeflerine ulaşılmasını sağlamak ve kurumsal öğrenmeyi desteklemektir.

Faydaları, proje çıktılarını güçlendirmek ve geliştirmek, operasyonları ya da gelecekteki faz ve projeleri destekleyecek bilgilerin yönetilmesini sağlamak olarak sayılabilir.

Tüm proje süresince gerçekleştirilir.

Bilgi, “açık-sayısal” (sayı, kelime ve resimlerle ifade edilebilen) ve “örtük-sözlü” (düşünce, inanç, deneyim, know-how) olarak ikiye ayrılır. Bilgi yönetiminin her iki tipi kullanım amacı; mevcut bilgiyi yeniden kullanma ve yeni bilgi yaratmaktır. Bu amacı gerçekleştirmek bilgi paylaşımı ve bilgi entegrasyonu (farklı departmanlar, disiplinler, proje yönetimi) ile gerçekleştirilir.

Bilgi yönetiminin sadece dokümantasyondur ve paylaşılır düşüncesi yanlıştır. Örneğin, proje sonunda alınan derslerin çıkarılması, ileride kullanılacağı anlamına gelmez. Sayısallaştırılmış ve yanlış yorumlama ve uygulamaya yol açmayacak bilgiler şekilde kayda alınması ve paylaşılması gerekir. Bu sebeple alınan derslerin ilgili uzmanlarca ele alınması olası kişi ve durumlar açısından değerlendirilmesi ve sonrasında yayınlanması gerekir.

Kurum açısından projelerde yer alanların beceri, deneyim ve bilgi seviyelerinin yeterli olması gerekir. İnsanları bilgi paylaşmaları ya da diğerlerine ilgi göstermeleri için zorlayamazsınız. Şirkette güven ortamı yaratılmalıdır. Bu sebeple kullanılacak bilgi (kişilerarası ilişkiler) ve enformasyon (yazılıp paylaşılacak bilgiler vb.) yönetimine ilişkin teknik ve araçlarının iyi belirlenmesi gerekir.

PMP Sınavına hazırlananlar için önemli olan sürecin girdileri, araç&teknikleri ve çıktıları aşağıdaki gibidir;

4.4.1 Proje Bilgilerinin Yönetilmesi: Girdiler

4.4.1.1 Proje Yönetimi Planı

4.4.1.2 Proje Belgeleri

  • Alınan Dersler Kayıtları
  • Proje Ekibi Atamaları
  • Kaynak Kırılım Yapısı
  • Kaynak Seçim Kriterleri
  • Paydaş Kayıtları
  • 4.4.1.3 Teslimatlar

4.4.1.4 Organizasyonel Çevre Faktörleri

4.4.1.5 Organizasyonel Süreç Varlıkları

4.4.2 Proje Bilgilerinin Yönetilmesi: Araçlar ve Teknikler

4.4.2.1 Uzman Değerlendirmesi

  • Bilgi Yönetimi
  • Bilgilendirme Yönetimi
  • Kurumsal Öğrenme
  • Bilgi ve Enformasyon Yönetimi Araçları
  • 4.4.2.2 Bilgi Yönetimi

4.4.2.3 Enformasyon Yönetimi

4.4.2.4 Kişilerarası ve Ekip Becerileri

  • Aktif Dinleme
  • Basitleştirme
  • Liderlik
  • Bağlatı kurma
  • Politik farkındalık

4.4.3 Proje Bilgilerinin Yönetilmesi: Çıktılar

4.4.3.1 Alınan Dersler Kayıtları

4.4.3.2 Proje Yönetimi Planı Güncellemeleri

4.4.3.3 Organizasyonel Süreç Varlıkları Güncellemeleri

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Bilgi ve Enformasyon Yönetimi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Data(veri), işlenmemiş veya birbirleri ile bağlantı kurulmamış kaynaklardır. Information (enformasyon) ise, bu kaynakların birbirleri ile ilişkilendirilmiş halidir. Knowledge(bilgi), information(enformasyonların) bir amaç doğrultusunda birleştirilmesi ya da bir araya getirilerek amaca uygun hale getirilmesidir.

Bilgi Yöneti

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Soru Listeleri ve Anketler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetiminde kısa sürede fazla veri toplamak istiyorsanız Soru Listeleri ya da Anketler kullanabilirsiniz. İki tip sorudan bahsedebiliriz; “kapalı” sorulardan cevap seçenekleri bellidir, “açık” sorularda sorulan kişinin yorumu istenir.

Soru Listeleri ve Anketler, proje paydaşlarının ya da müşterinin kalite, performans ve/veya başarı açısından bakış açılarını ve mevcut sistemleri değerlendirmek için kullanılır.

Soru Listesi veya Anket çalışması yapmak için aşağıdaki süreç izlenir;

  • Hedef grubun belirlenmesi
  • Grup büyüklüğünün belirlenmesi
  • Soruların hazırlanması
  • Soruların bir pilot grup ile test edilmesi
  • Anketin ya da Soru Listesinin nasıl uygulanacağının belirlenmesi
  • Anketin yapılması
  • Toplanan bilginin analiz edilmesi

Sistem ve süreç geliştirme projelerinde özellikle müşterinin bakış açısını, başarı tanımını değerlendirmek çok önemlidir.

Soru Listeleri ve Anketler nitel ve nicel veri toplamanın en ucuz yoludur. Böyle bir çalışmaya başlarken hedef çok iyi belirlenmeli ve anlaşılmalıdır. Potansiyel hedef kitleyi belirlerken uzmanlardan destek alınması gerekebilir. Hedef kitle seçimi proje hedeflerine ve istenilen yanıtlara bağlı olarak değişebilecektir. Belirlenen kitleye uygun sorular hazırlanmalı ve ğpilot bir grup ile deneme yapılmalıdır. Sonuçlara göre gerekirse düzeltmeler ve geliştirmeler yapılmalıdır. Soru Listelerinde ve Anketlerde yanlış anlaşılabilecek veya hiç anlaşılamayacak terimlerin yer almamasına gayret edilmelidir.

Anket tipleri aşağıdaki gibi olabilir?

  • Seçeneklerden birini veya fazlasını seçiniz.
  • Seçenekli Onaylama Oranı – Çok fazla, Fazla, Orta, Az, Çok Az vb.
  • Görüş Bildirme – Görüşünüzü yazınız
  • Oran Seçme – %10, %30, %50 vb.
  • Çift Seçenek – Doğru-Yanlış vb.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Soru listeleri ve Anketler, yüz yüze yapılmıyorsa yanıtlayacak olanın iyi ve doğru anlayacağı bir açıklama hazırlanmalıdır.
  • Çalışmanın başında yanıtların nasıl analiz edileceği belirlenmelidir.
  • Çalışmanın gidişatı ile ilgili bilgilendirme yapılacaksa, nasıl olacağı belirlenmelidir.
  • Tekrar edecek bir çalışmaysa bir sonraki çalışmanın tarihi katılımcılara iletilmelidir.
  • Yanıtların gizliliği ve güvenliği ile ilgili önlemleri alınız.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Soru Listeleri ve Anketlerin kullanılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde müşterinin beklentilerini, isteklerini öğrenmek için kullanılır.
  • Kalite kontrol sürecinde ürün ve servis açısından müşteir memnuniyeti için kullanılır. Anketlerde far kedilen hataları Kalite Maliyeti olarak değerlendirilebilir.
  • Paydaşların Tanımlanması sürecinde yüz yüze görüşmelerde veya odak grup çalışmalarında kullanılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarını Doğru Yapmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biri herhangi bir anda projesi ile ilgili gelen sorulara yanıt vermektir. Bu yüzden proje durum değerlendirme toplantıları proje süresince hayati öneme sahiptir.

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarının genel tanımına bakarsak “periyodik” olarak proje bilgilerinin paylaşıldığı toplantılar diyebiliriz.

Proje Yöneticileri bu toplantılarda genellikle aşağıdaki konuları gözden geçirirler;

  • Aktivitelerin durumu – Mevcut işler, yeni işler, yapılanlar, yapılmayanlar
  • Zaman Çizelgesinde ne durumdayız? Planın gerisinde miyiz? İlerisinde miyiz?
  • Bütçede ne durumdayız? Bütçeyi aşacak mıyız? Bütçenin altında kalır mıyız?
  • Kalite kriterlerinde ne durumdayız? – Müşteri isterleri ya da yasal vb. gereklilikler karşılanıyor mu?
  • Olumlu ve olumsuz gelişmeler nelerdir? Değişiklikler, riskler, kaynaklara ilişkin problemler, tedarikçilerin durumu vb.
  • Bir sonraki toplantıya kadar yapılacaklar

Proje Yöneticileri elde ettikleri bilgileri periyodik olarak Üst Yönetim ve bazen Müşteri ile paylaşmak zorundadırlar. Bu toplantıların sıklığı aşağıdaki faktörlere bağlıdır;

  • Projenin karmaşıklık düzeyi
  • Proje Ekip Üye Sayısı
  • Üst Yönetim ve müşterinin beklediği bilginin detayı ve sıklığı

Etkin Proje Durum Değerlendirme Toplantıları, ara hedeflere ulaşmayı kolaylaştırır, bilgi paylaşımı ve problemlerin erken fark edilmesini sağlar. Toplantılar ne çok sık ne de çok seyrek yapılmalıdır.

Yapılmaması gereken hatalar şunlardır;

  • Gündemin zayıf olması, katılımcıların nelerin konuşulacağını, nasıl katkı sağlayacaklarını bilmemeleri
  • Toplantıya hazırlanmadan gidilmesi, toplantıda çalışılması
  • Toplantı süresinin iyi ayarlanaması, çok uzun ya da kısa tutulması
  • Önemli konuları istisnaları tartışırken kaçırmak, önemsiz konulara fazla vakit harcamak
  • Herkesin katılımını sağlayamamak, katkılarını alamamak
  • Alınacak aksiyonlara karar verememek, belirsiz bırakmak

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında yaşanacak problemler projeye yansıyabilir. Proje Yöneticisinin otoritesi veya etkinliği erozyona uğrayabilir. Bu yüzden toplantıya liderlik etmeli, amacına ulaşması için gerekli çalışmaları yapmalıdır.

Proje Durum Değerlendirme Toplantıları “ne” ve “nasıl” sorularının etkin bir şekilde sorulmasını gerektirir. Toplantıya katılanların görüşlerini açıklamaları konusunda cesaretlendirmek ve ilgili herkesi çözümün bir parçası yapmak şarttır.

Toplantı esnasında;

  • Zamana uymak
  • Konu dışına çıkanları uyarmak
  • Konuşulanları ve alınacak aksiyonları yazılı hale getirmek,
  • Gerekirse mola vererek dinlenmeye fırsat vermek,
  • Sorular sorarak katılımı artırmak,
  • Kimsenin sorgulamadığı konularda sorgulayıcı olmak gerekir.

Etkin Proje Durum Değerlendirme Toplantıları için aşağıdakiler yapılabilir;

Verimli olun – Amacınız en kısa zamanda en az insanla toplantıyı gerçekleştirmek olsun. Zamanına saygı gösterdiğiniz kişiler toplantılara tepki duymazlar. Çok zaman alacak konuların toplantı dışında çözülmelerini sağlayın. Gündem maddelerini kişilere, süre ile atayın. Proje durumu ile ilgili toplantı öncesi bir form doldurtmak toplantıda özet geçilmesi ne yarar. Kısa ve sık toplantılar tercih edin. Herkesin katılımını sağlamaya çalışın, baskın karakterleri dizginleyin.

Geriye bakmak- İleriye bakmak – Toplantıyı belirli bir süre (+/- 1 hafta, ay vb.) öncesini ve sonrasını dikkate alarak yapın. Toplantının yapıldığı gün “0” sıfır kabul edilir. Başarılanları ve bir sonraki dönemde başarılacakları konuşun. Geçmiş dönem problemlerini, gelecek dönem risklerini masaya yatırın.

Yetki ve sorumluluk alınmasında ısrarcı olun – Proje Yöneticileri aktivitelerin zamanında ve doğru yapılmasını sağlamalıdır. Bunun için ekibin yeterli yetki ile donatılmış olmaları gerekir. Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında bir işin yapılıp, yapılmadığının kontrolü kadar yapılamamasının sebeplerine odaklanmalı ve çözmeye çalışmalıdır. Bir aktivitenin gerçekleştirilmesini sağlamak için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Toplantı esnasında yapılacak işleri tarihleri, sorumluluları ile birlikte yazı tahtasına yazmak
  • Aktiviteyi gerçekleştirecek olanın anladığını teyit etmek için tekrarlamak
  • Gerekirse bitiş tarihi, içerik vb. konuları tartışmak
  • Aktiviteyi gerçekleştirecek olanların güncellemeleri, iletmeleri gereken bilgileri aktarmak
  • Toplantıya geçmiş dönem aktivitelerini konuşarak başlamak
  • Aktivitelere ilişkin e-posta vb. otomatik uyarıcılar hazırlamak
  • Toplantı esnasında yapılacak işlerde atlanan, eksik kalanların yaratacağı önemli sıkıntıları paylaşmak
  • Ekibi olumsuz etkileyen ekip üyesi ile özel olarak görüşmek, sponsor veya fonksiyonel yöneticisi ile konuşmak

Gündemi Basitleştirmek – Gündem maddeleri kişilere süreleri ile atanmalıdır. Proje Yöneticisi basit ve hedefe odaklı gündem hazırlamalıdırlar.

  • Geçmiş toplantından kalan maddelerin görüşülmesi
  • Geçmiş dönem gerçekleşenler – Gelecek dönem yapılacaklar
  • Proje ile ilgili güncellemeler, değişiklikler, kararlar
  • Devam eden problemler
  • Bekleyen İşler
  • Genel Özet

Odaklanın – Toplantıda herkes kendi konusunun en önemli olduğunu düşünebilir. Proje Yöneticisi her konuya ayrılan zamanı korumalı, konuda konuya atlanmasını önlemelidir. Toplantıda odaklanmayı sağlamak için aşağıdakiler yapılabilir;

  • Söz almak için el kaldırmak
  • Soruları toplantı sonuna bırakmak
  • Geri sayım saati kullanmak
  • Ortaya atılan konuyu “Görüşülecekler Listesine” eklemek
  • Toplantının duyurusunda konu dışına çıkılmayacağını iletmek

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Basitleştirme – Kolaylaştırma (Facilitation)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetiminde atölye açışmasını ya da toplantıyı kolaylaştırıcı, basitleştirici teknikler kullanılmalıdır. Bu teknikleri kullanmanın faydaları aşağıdaki gibidir;

  • Bilgi toplama veya problem süreçlerinde şirket politikalarının ya da güç kavgalarının olumsuz etkilerinden korunmak
  • Katılımcılar arasında iletişimi ve dengeli katılımı sağlayarak, oybirliğine ulaşmak
  • Yaratıcılığı ve grup problem çözme becerisini uygun tempoda adım adım gerçekleştirmek
  • Kolay ve etkin çatışma çözümüne gitmek
  • Toplantı veya atölye çalışması sonuçlarına tam katkı sağlamak
  • Beklentileri yönetmek
  • İş gereksinimlerinin daha iyi anlaşılmasını sağlamak

Basitleştirme teknikleri, belirli bir hedef doğrultusunda katılımcıların davranışlarını yöneterek ilgili bilginin edinilmesidir. Hem içeriğe odaklanmayı hem de yürütülen süreci doğru yönetmeyi gerektirir. Denge sağlayacak bir ortam hedeflenir. Basitleştirme, kolaylaştırma iletişim bilimi, davranış psikolojisi ve grup dinamikleri ilkelerine dayanır.

Ortak Uygulama Geliştirme – JAD (Joint Application Design), Kalite Fonksiyonu Dağıtımı – QFD (Quality Function Deployment) ve Müşterinin Sesi – VOC (Voice of the Customer) kullanılan tekniklere örnektir.

Toplantıyı yöneten, moderatörlerin aşağıdaki becerilere sahip olması gerekir;

  • Liderlik – Planlama, proje yönetimi, kişilerarası iletişim, karar verme, oybirliği
  • İletişim – Yazılı, sözlü, vücut dili, terminoloji, iletişim teknolojileri.
  • Dinleme – Aktif ve Etkin
  • Grup Dinamikleri – Motivasyon, çatışma çözme, davranış psikolojisi, ekip kurma
  • Analitik – Problem çözme, sorgulama, bilgi toplama ve analizi
  • Teknik – Kavramlar, araç kullanımı, sektör bilgisi, değişim ve dönüşüm yönetimi

Basitleştirme, Kolaylaştırma teknikleri aşağıdaki gibidir;

  • Toplantı Yönetimi
  • Açık Uçlu Soru Sorma
  • Bilgi/Gereksinim Toplama ve Analizi
  • Karar Verme ve Problem Çözme
  • Davranış ve Çatışma Yönetimi
  • Oybirliği Sağlama, Taahhütleri Güvene Alma

Hedef

Atölye çalışmalarını ve ekip toplantılarını daha etkin kılmak

Katılımcıların enerji, ilgi ve bilgilerini davranışlarıyla birlikte yönetmek

Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Katılımcılar, şirket ortamı, iletişim gereksinimleri ve duruma göre doğru tekniği seçin.
  • Tercih edilen tekniğin işe yararlığını geçmiş deneyimlerden çıkarmaya çalışın.
  • Hazırlık aşamasında gündemi gözden geçirin ve tüm gerekli tekniklerin kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.
  • Atölye çalışmasına ya da toplantıya katılın, dinleyin ve etkileşimleri gözlemleyin.
  • Duruma göre tekniği değiştirin.
  • Tamamlandığında alınan dersleri çıkarın.
  • Katılımcılarla gündemi, hedefi, tartışma çerçevesini ve zaman planını paylaşın.
  • Gündeminizde, geçmiş toplantılarla veya yeni gelişmeleri açıklayıcı bir bölüm yer alsın.
  • Toplantı sonunda değerlendirmeye, özet geçmeye, sorulara vakit ayırın.
  • Toplantı kurallarını belirleyin. (Örneğin söz istemek için el kaldırmak, söz kesmemek vb.)
  • Konsantrasyonun bozulmaması için verilecek molaları doğru belirleyin.
  • Kararları yazılı hale getirin, gerçekçi olunmasını ve dürüstlüğü destekleyin.

Bu tip çalışmalarda aşağıdaki kurallar uygulanabilir;

  • Herkes bir konuda bir kez konuşacak.
  • Fikirler tartışılacak, insanlar değil.
  • Herkes konuşma zamanına uyacak.
  • Ekip çalışmalarında sorumluluk paylaşılacak.
  • Telefon ve bilgisayarlar kapatılacak.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Basitleştirme-Kolaylaştırma önerilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Proje Bilgilerinin Yönetilmesi
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kapsamın Tanımlanması

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Veri Toplama Teknikleri – Görüşmeler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır. Genellikle önceden hazırlanmış ya da spontane sorular yönelterek yapılır. Alınan cevaplar kaydedilerek gerçekleştirilir. Görüşmeler çoğu zaman yüz yüze yapılır, bazen görüşmeyi yapan ve/veya kendisiyle görüşme yapılan kişiler birden fazla olabilir.

Deneyimli proje ekibi üyeleriyle, sponsorlarla, diğer yöneticilerle ve belirli konuların uzmanlarıyla yapılan görüşmeler, istenen proje teslimatlarının özelliklerini ve fonksiyonlarını belirlemeye ve tanımlamaya yardımcı olabilir.

Görüşmeler daha detaylı bilgi istendiğinde tercih edilir. Proje Yönetiminde görüşme konuları müşteri ihtiyaçları, hedefler, işin doğasına göre spesifik konular olabilir. Görüşmeler için belirli bir zaman ayırılır ve tarih belirlenir. Yoğun ve tempolu çalışanlar için tercih edilen bir tekniktir.

Proje Yönetiminde görüşmenin amacı ekip üyeleri, müşteri veya paydaşlardan daha detaylı bilgi edinmektir.

Görüşme Süreci

  • Konuşulacak konuların belirlenmesi
  • Görüşülecek kişilerin belirlenmesi
  • Görüşme konusunda eğitim alma veya verme
  • Görüşmenin zamanının planlanaması
  • Görüşmeye Hazırlanma
  • Görüşmenin Yapılması
  • Görüşmenin Analizi
  • Takip

Görüşmeye katılması istenilenler konuya uygun seçilmeli, sponsor veya ekip üyelerinden destek istenmelidir. Yöneticinin deneyimi görüşülecek konuya uygun olmadığında altında çalışan deneyimli kişi ile görüşülmelidir. Hazırlanacak bir kontrol listesi ile görüşme için seçilen kişilerin doğruluğu test edilebilir.

Bilgi toplama performansının gelişmesi için etkin görüşme teknikleri eğitimi alınmalıdır. Alınan eğitimler sonrası denemeler yapılmalı ve sonuçları incelenmelidir. Alınan eğtimler görüşme yapacak kişilerin doğru noktaya odaklanmasını ve diğerleriyle ortak sonuçlar üretmelerini sağlamalıdır. Özellikle doğru son kullanıcıların seçilmesi konusundaki belirsizlikleri bu tip eğitimler giderecektir.

Grup Tekniklerine nazaran birebir görüşmelerde bazı katılımcıların kendilerini grup dışında daha iyi ifade edebildikleri unutulmamalıdır.

Proje ile ilgili yapılacak görüşmeler şirket genelinde duyurulmalı ve sponsorun desteği gösterilmelidir. Görüşmeye katılacaklara görüşme öncesinde hazırlanabilmeleri için gerekli detaylar aktarılmalı, kapsam açıklanmalı,  belge vb. iletilmelidir. Görüşme için rahat bir ortam hazırlanmalıdır.

Görüşmelerin hazırlık, gerçekleştirme ve analiz edilme gibi süreçlerinin efor gerektirdiği unutulmamalıdır.

Mümkünse görüşmenin analizi aynı gün içinde yapılmalıdır.

Görüşmeyi yapacak kişi, görüşülecek kişinin rolü ve görüşmenin kapsamıyla olan ilişkisini bilmelidir. Mümkünse görüşme öncesi sorular gönderilmelidir. Soruların önceden gönderilmesi görüşmenin sohbet ortamında yapılacağının göstergesidir. Görüşme konuları kadar görüşmecinin görüşme esnasındaki tavrı da izlenmelidir.

Görüşmelere tanışma ile başlanmalı, görüşmecinin beklentileri alınmalı görüşmenin amacı aktarılmalıdır. Açık uçlu sorularla görüşmenin ilerlenmesi sağlanmalıdır. Görüşme sırasında karşı çıkmak aksi fikri savunmak doğru değildir. Görüşmeci raht bir şekilde tüm görüşlerini aktarabilmelidir. Görüşme istenilen detayda yazılı hale getirilmelidir. Görüşme bittiğinde tüm konuların üzerinden geçilip geçilmediği kontrol edilmelidir. Eksik kalan konular veya yeni fark edilen durumlar kayıt altına alınmalıdır. Anlamadığınız veya net olmayan konuları yeni sorular sorarak netleştirmelisiniz. Görüşmede atıfta bulunulan belgeler varsa bir kopyasını isteyiniz. Görüşme bittiğinde teşekkür ediniz. Görüşmenin sonuçlarının nasıl iletileceğini açıklayınız.

İş Süreçlerini İyileştirme projelerinde detaylı ve kaliteli bilgi toplanması en önemli faktördür. Görüşme notlarının analiz edilmesi ve ihtiyaç duyulan kilit noktalara odaklanılması gerekir. Görüşme notlarının görüşmeci ile paylaşıldıktan sonra kendi yorumlarını ekleyerek geri göndermesi istenmelidir.

Görüşmelerde dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır;

  • Süreye sadık kalmaya çalışın.
  • Gizli kalması gereken bilgilere özen gösterin.
  • Doğru kişi ile görüşme yaptığınızdan emin olun.
  • Konudan sapmayın.

Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Görüşmeler tercih edilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kalite Yönetimi Planlama
  • Kalite Kontrolü
  • Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  • Kaynak Yönetimi Planlama
  • İletişim Yönetimi Planlama
  • İletişimlerin İzlenmesi
  • Risklerin Tanımlanmaı
  • Nitel Risk Analizinin Yapılması
  • Nicel Risk analizini Yapılması
  • Riske Yanıt Planlaması
  • Tedarik Yönetiminin Planlanması
  • Tedariklerin Yürütülmesi
  • Paydaş Katılımını Yönetme

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: