Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Projeye Yeni Bir Ekip İle Başlamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticileri için yeni bir ekip ile projeye başlamak kolay değildir. Ekip üyeleri, Proje Yöneticisine kuşkuyla yaklaşırlar. Proje Yöneticisi, ekibi tanımadığı için şüpheleri vardır.

Ekip üyeleri Proje Yöneticisinin yönetim stilini merak ederler, proje ile ilgili çekinceleri olabilir, zaten yoğun olan iş tempolarına yeni bir iş daha eklenmiştir.

Proje Yöneticisinin her konuda (iş dağılımı vb.) adil davranması beklenir. Ekip üyeleri birbirlerini tanımadıkları için güvenmiyor olabilirler, projede kendi asli işleri dışında sorumluluklar alabilirler.

Proje Yöneticilerinin, proje ekip üyeleriyle birebir ve yüz yüze aşağıdaki konuları görüşmesi gerekir;

  1. Projenin hedefleri nedir?
  2. Kimler, neden dahil olmalı?
  3. Projenin şirket veya departman için önemi
  4. Ekip üyesinin neden bu projeye seçildiği ve projedeki rolü
  5. Proje başarılı olursa nasıl bir ödüllendirme olacağı
  6. Bilinen kısıtlar ve olası problemler
  7. Temel kurallar
  8. Ekip üyesinin başarı için önerileri
  9. Ekip üyesinin profesyonel yeterlilikleri (yazılım, rusça vb.)
  10. Projenin ekip üyeleri ve ekip için yarattığı fırsatlar
  11. Ekip olmanın proje başarısı için neden önemli ve gerekli olduğu

Bu görüşme ekip üyesinin, ekibin bir parçası olduğunu düşünmesine yardımcı olacaktır. Öncelikle fikir, öneri ve çekincelerini açıklıkla söylemelelri sağlanmalıdır. Sonrasında karar süreçlerine aktif katılımları sağlanabilecektir. Aktif katılım sonrasında kontrol ve izleme ile performansın takibi mümkün olabilecektir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Projelerde Ekip Olabilmek İçin Neler Yapmalıyız?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Dünkü yazımda proje ekibi olmak ile ilgili problemlerin altını çizmeye çalıştım. Bugün bu problemlere ilişkin önerilerimi yazmaya çalıştım;

Farklı bakış açıları, öncelikler ve ilgiler – Projenin erken safhalarında olası çatışmalara sebep olabilecek farklılıkları belirlemeye çalışın. Proje kapsamının tam ve net olarak anlaşılmasını sağlayın. Ekibi nasıl ödüllendirebileceğinizi belirleyin. Ekip temel kurallarını ve sorumlulukları açıklayın. Bireysel farklılıkları proje hedefleri doğrultusunda düzeltin.

Rol Çatışmaları – Ekip üyelerinin kendilerini projede nerede uygun gördüklerini sorun. İş Kırılım Yapısını ve detay seviyesini belirleyin. Rolleri belirleyin ve görüşmeler yapın. Düzenli toplantılar ile ilerleyişi proje ekibi ile paylaşın, rol çatışmalarını masaya yatırın.

Proje hedeflerinin veya çıktılarının net olmaması – Proje ekibinin tüm hedefleri (proje ve departman bazlı) anlamasını sağlayın. Sponsor ve müşteri ile net ve sık iletişim kurarak geri beslemelerde bulunun. Hedefe uygun olarak proje ekibine bir isim vermek heyecanlandırıcı olabilir.

Dinamik proje ortamları – Dış etkileri dengelemeye çalışın. Kilit proje ekibi üyeleriyle projenin yönü konusunda anlaşın ve diğer ekip üyelerine bu yaklaşımı satin. Beklenmedik değişikliklerin projeye verebilecekleri zararlar konusunda yönetimi ve müşteriyi eğitin. Ortama ilişkin öngörüleri dikkate alın. Beklenmedik durum planları yapın.

Ekip liderliği rekabeti – Proje Yöneticisinin rolünü üst yönetim ile beraber netleştirin. Proje Yöneticisi olarak proje ekibinin liderlik beklentilerini karşılamaya çalışın. Rol ve sorumlulukların net olması bu konudaki olumsuzlukları azaltacaktır.

Ekip tanımı ve yapısı – Proje Yöneticileri, ekip konseptini yönetime ve ekibe benimsetirler. Düzenli toplantılarla, aktiviteler, rol ve sorumluluklarla ilgili yapılacak fikir alışverişleri ile ekip nosyonu güçlendirilmeye çalışılır.  Yazılı belgeler, alınan kararlar ve problem çözümlerinde şeffaflık ekip olmayı güçlendirir.

Ekip personeli seçimi – Potansiyel proje ekibi üyeleriyle ön görüşmeler yapın. Projenin önemini, rollerini, ödüllendirmeyi ve izlenecek yolu anlatın. Eğer hala proje ilgilerini çekmiyorsa başkalarına yönelin.

Proje Yöneticisinin Güvenilirliği – Proje Yöneticisinin güvenilirliği çok önemlidir. Yönetsel ve Teknik anlamda karar vericiliğin göstergesidir. Projeyi destekleyen diğer fonksiyonel yöneticiler ile iyi iletişimde olun.

Ekip üyelerinin taahhüt vermekten korkması – Ekip üyelerinin olası çekincelerini projenini erken safhalarında belirlemeye çalışın, negstif bakış açılarını değiştirin. Proje ekibinin korkularını öğrenin. Çatışmalara hızlı ve doğru şekilde müdahale edin. Proje ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapın. Bazı istekleri yerine getirirken ısrarcı ekip üyelerini değiştirmeyi düşünün.

İletişim Problemleri – Proje ekip üyelerinin ihtiyaç ve çekincelerine yeterli zaman ayırın. Düzenli toplantılarla birbirleri ile iletişim kurmalarını sağlayın. Üst Yönetim ve müşteir ile düzenli olarak iletişim kurun. Vurgulamalar yazılı veya sözlü ancak kilit sorunlar ve anlaşmaların yazılı olmasına dikkat edin.

Yetersiz Üst Yönetim Desteği – Paydaşlarla kurulacak etkileşim ve kaynak sağlama konusunda üst yönetim desteği şarttır. Proje Yöneticisi Üst Yönetimin projeye ilgisini istenilen seviyede tutmalıdır. Üst Yönetim düzenli gözden geçirme toplantılarının bir parçası yapılmalıdır. Üst Yönetime, zamanında ve doğru bir şekilde kaynak ihtiyaçları aktarılmalıdır. Proje Yöneticisinin Üst Yönetim ile yakın ilişkisi proje üzerinde çok önemli olduğu unutulmamalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 70 – Proje Yöneticisi Ne Diler?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticilerinin neye odaklanmaları gerektiğini çok önemlidir: İletişim, İstekler ve Sonuçlar. 

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY’de kitabımızı hem okuyoruz hem de konuları anlatıyoruz.  Hemen kaydolun: https://www.udemy.com/hayatmz-proje-proje-yonetimi-basvuru-kaynag/?couponCode=KUPON06

Paylaşın:

Proje Raporlaması (Project  reporting)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde proje bilgilerinin toplanması ve dağıtılması için bir teknik olarak önerilmektedir.

Proje raporlamasının her paydaş için uygun içerik, detay ve şekilde yapılması gerekir.

Raporun şekli, basit birkaç satır ile karmaşık tablo veya sunumlardan oluşabilir.

 

Raporlama düzenli (Haftalık durum raporu vb.) veya istisnai durumlarda (Proje problem raporu vb.) hazırlanabilir.

Performans raporları Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinin çıktısıdır.

PMBOK® Guide 5’de Performans raporlama, durum raporlarını, ilerleme ölçümlerini ve tahminleri de içeren performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması olarak tanımlanıyor.

Performans raporlama, projenin ilerleme durumunun ve performansının anlaşılması için hazırlanır ve paylaşılır. Proje sonuçlarıyla ilgili tahminde bulunulması için temel çizginin gerçekleşen verilerle kıyaslanarak düzenli aralıklarla toplanması ve analiz edilmesini içerir.

Performans raporlamanın her hedef kitleye gereksinimi düzeyinde bilgi sağlaması gerekir.

Basit bir durum raporu her bir konuda (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) tamamlanma yüzdesi vb. performans bilgilerini içerir.

Karmaşık raporlara örnek olarak aşağıdakiler sayılabilir;

  • Geçmiş performansların analizi,
  • Projeye ilişkin tahminlerin (süre, maliyet vb.)analizi,
  • Risklerin ve sorunların güncel durumu,
  • Belirlenen dönemde tamamlanan çalışmalar,
  • Bir sonraki dönemde tamamlanacak çalışmalar,
  • Belirlenen dönemdeki onaylanan değişikliklerin özeti, ve gözden geçirilen ve tartışılan diğer ilgili bilgiler.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Farklı paydaşlara benzer bilgilerle gönderilen raporlarda bilgi çakışmaması olmasına dikkat edilmelidir.
  • Raporlamanın tarihi belirtilmeli, güncel olması sağlanmalıdır.
  • Birden fazla sayfadan oluşan ve farklı paydaşlara hitap eden raporlarda ilgili sayfada paydaş belirtilmelidir.
  • Paydaşların raporlama içerik, şekil, sıklık ve yöntem konusunda beklentileri netleştirilmelidir. Gereksinimleri netleştirmek için örnek rapor format ve içerikleri paydaşlarla paylaşılabilir.
  • Raporlamanın neden istendiği iyi anlaşılmalıdır.
  • Yönetime sunulan raporlar, basit, anlaşılır ve hızlı karar vermeye yönelik olmalıdır.
  • Raporlama sadece sayılarla değil durumu ifade eden grafiksel göstergeler içermelidir.
  • Otomatik hazırlanan raporlarda önemli noktalara ilişkin kısa açıklamalar yapılmalıdır.
  • Raporda yer alan verilerin güncelliği ve kaynağı belirtilmelidir.
  • Proje Yönetimi bilgi Sistemi dışından elde edilen ve kullanılan veriler kaynağı ile belirtilmelidir.
  • Raporda yer alan başlıkların açıklamaları yapılmalıdır. Örneğin % Gerçekleşme fiziksel olarak m2 olarak gerçekleşmeyi ifade etmektedir vb.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri -PYBS (Project management information system-PMIS)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje yönetimi süreçlerinin çıktılarını toplamak, entegre etmek ve yaymak için kullanılan bilgi sistemi olarak tanımlanmaktadır.

PMBOK® Guide 6’yı incelediğimizde proje verilerinin kayıt altına alındığı yer olarak gösterilmektedir. Proje Entegrasyon Yönetimi bölümünde Proje Yöneticilerinin proje hedeflerine ulaşmak ve proje faydalarını gerçekleştirebilmek için artan veri ve bilgi hacmini ancak Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri gibi otomasyon yoluyla çözebilecekleri belirtilmektedir.  

Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri  Organizasyonel Çevre Faktörü olarak aşağıdaki süreçlerin girdisi olarak görülmektedir;

  • Aktivitelerin Tanımlanması
  • Aktivitelerin Sıralanması
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde maliyet yönetimine ilişkin alternatifler sağlayabileceği düşüncesiyle,
  • Kalite kontrol sürecinde ise süreç ve teslimatlara ilişkin hata ve sapmaların izlenmesi için

Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde PYBS, yazılımlara (MS Project vb.), iş onay sistemlerine, konfigürasyon yönetim sistemlerine, bilgi toplama ve yayma sistemlerine, bilgi tabanlarına erişime olanak sağlaması açısından öneriliyor. Otomatik veri toplama ve kilit performans göstergeleri ile ilgili raporlamada systemin bir parçası olarak görülüyor.

Aktivitelerin sıralanması sürecinde zaman çizelgesi geliştirme yazılımlarının aktivitelerin planlama, organize etme ve sırlamada kullanılabileceği, mantıksal ilişkilerin, öteleme ve öne çekmelerin PYBS ile yapılabileceği belirtliyor.

Zaman Çizelgesinin Geliştirlmesi sürecinde aktivite girdileri, ağ diyagramları, kaynajlar ve aktivite süreleri ile PYBBS’nin zaman çizelgsinin oluşturulabileceği belirtiliyor.

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde PYBS ile planlanan ve gerçekleşen sürelerin izlenebileceği, sapmaların ve ilerleyişin zaman çizelgesi temel çizgisi doğrultusunda raporlanabileceği, değişikliklerin zaman çizelgesine etkilerinin öngörülmesini sağlayacağı söyleniyor.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde tablolar (Excel vb.), simülasyon yazılımları ve istatistiksel analiz araçlarının maliyet tahminlerine destek olabileceği belirtiliyor. Bu araçların maliyet tahminlerini basitleştirip, alternatiflerin hızlı değerlendirilmesini sağlayacağı vurgulanıyor

Maliyetlerin Kontrol Edilmesi sürecinde Kazanılmış Değer Yönetimine ilişkin 3 parametrenin (Planlanan Değer, Kazanılmış Değer ve Gerçekleşen Harcama) izlenebileceği, grafiksel eğilimlere ve farklı proje sonuçlarına ilişkin öngürülere erişilebileceği söyleniyor.

Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak havuzlarının planlanlaması, organize edilmesi ve yönetilmesi, kaynak tahminlerinin yapılması için kullanılabileceği belirtiliyor. Kullanılan sistemlerin özelliğine kaynak optimizasyonu için kaynak kırılım yapılarının, kaynak uygunluğunun, kaynak oranlarının ve takvimlerinin tanımlanabileceği belirtiliyor.

Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde proje aktivitelerinde yer alan proje ekip üyelerinin kooridnasyon ve yönetiminde kullanlabileceği belirtiliyor.

Kaynakların Kontrol Edilmesi sürecinde doğru kaynakların, doğru aktivitelerde, doğru ve yer ve zamanda dağılımını güvenceye almak için kullanılabileceği söyleniyor.

İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaşların ihtiyaç duydukları bilgiye zamanında erişebilmeleri için kullanılması öneriliyor. Proje bilgilerinin aşağıdaki çeşitli yollarla yönetilip dağıtılabileceği belirtiliyor;

  • Elektronik Proje Yönetimi Araçları – Proje yönetimi yazılımları, toplantı ve sanal ofis destek yazılımları, web arayüzleri, proje portal ve göstergeleri, ekip çalışması araçları
  • Elektronik İletişim Yönetimi– E-posta, faks, sesli mesaj, telefon, video konferans
  • Sosyal Medya Yönetimi – Web siteleri, bloglar, forum siteleri

İletişimlerin İzlenmesi sürecinde iletişim yönetimi planı doğrultusunda iç ve dış paydaşların ihtiyaç duydukları bilgilerin toplanması, saklanması ve dağıtılması için bir takım standart araçların kullanılabileceği belirtiliyor. Bu sistemlerde tutlna bilgilerin doğruluğu ve verimliliğinin izlenmesinin ve değerlendirilmesinin altı çiziliyor.

Risk Yanıtlarının Uygulanması sürecinde zaman çizelgesi, kaynak ve maliyetlere yönelik yazılımların riske yanıt planlarını ve ilgili aktiviteleri projeye entegre bir şekilde diğer aktivitelerle birlikte güvenceye almasının önemi belirtiliyor.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yöneticileri için Görüşme Taktikleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticileri gereksinimleri ve problemleri anlamak, durumu açıklamak vb. konularda her seviye ve pozisyonda kişilerle görüşmeler yapmak zorunda kalırlar. Karşı tarafın istekli olup olmaması önemli olsa da Proje Yöneticisi üzerine düşeni yapmak zorundadır.

Bazı önerilerim aşağıdaki gibidir;

  • Hangi konuda neyi hedeflediğinizi belirleyip, hazırlık yapın.
  • Varsayımlarınızı gözden geçirin, karşı tarafı yönlendirmeye çalışmayın. Örneğin bir sistemi kullandığını varsaydığınız bir kişiye doğru nasıl kullandığını sormayın. Öncelikle kullanıp kullanmadığını ve sıklığını sorun.
  • Ucu açık sorularla düşüncelerini ifade etmesini sağlayın. Örneğin beklentileriniz nedir diye sorabilirsiniz.
  • Sözlerinizi ve sorularınızı tekrarlamayın.
  • Konuşulanların sonradan gözden geçirilmesini planlayın.
  • Konuşulan ve karar alınan her noktayı not alın ve takip edin.
  • Size söylenenlerin doğrulanması gerekip gerekmediğini değerlendirin.
  • Görüşmeyi belirli bir zaman aralığında bitirmeyi hedefleyin.
  • Sorularınız basit olsun.
  • Alışıldık terminolojiyi kullanın.
  • Dikkatli dinleyin.
  • Kısa ya da yavaş cevaplarda dikkatli olun. Söylenmek istenmeyen ya da bilinmeyen bir noktaya gelmiş olabilirsiniz.
  • Varsayımızla birlikte sorunuzu sorun. Örneğin hiç kullanmamış olsanız da nasıl hayal ederdiniz?
  • Karşınızdakini kendi düşüncelerini söylemesini cesaretlendirin. Örneğin cümleye “Sizin düşüncenize göre nasıl olmalı? Vb.
  • Anladığınızı teyit edin ya da teyit ettirin.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Projelerde Soru Sorma Sanatı

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi doğru soruları sormazsa doğru cevapları alamaz. Soru sormak bazen tansiyonu yükseltebileceği gibi zor durumlardan kurtulmamızı sağlayabilir;

  • Az düşünülerek kolayca cevaplanabilecek gereksiz  sorulardan kaçınmak gerekir. Hem sorana karşı bir kızgınlık hem de zaman kaybı yaratır.
  • Konu ile alakasız veya konudan uzaklaştıran sorular sorulmamalıdır.
  • Soru sormak için doğru zaman beklenmeli, sabırlı olunmalıdır.
  • Bir soru sormadan önce, başka biri bana sorsaydı ne cevap verirdim diye az da olsa düşünün.
  • Cevabını bildiğiniz sorular, yanlış anlaşılmanıza sebep olabilir.
  • Sorularınızı varsayımlara değil gerçeklere dayandırmaya çalışın.
  • Kalabalık bir ortamda soru sormadan önce soran ve yanıtlayan açısından durumu değerlendirin.
  • İstediğiniz cevabı vermeye yönlendiren sorular sorarmanız, zor sorularla karşılaşmanız sebep olabilir.
  • Kanıtınız olmadan suçlayıcı sorular sormayın.
  • Sorunuzun yanıtını keserek tekrar soru sormayın.
  • Dürüst yanıt verilmeyeceğini bildiğiniz soruları boşuna sormayın.
  • Karşınızdakinin sorunuzu anladığından emin olmaya çalışın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Projelerde Bazen Dolaylı Yoldan Gitmek Gerekir

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticilerinin, duygu ve düşüncelerini doğrudan aktarmalarını, dürüst ve etik davranmalarını bekleriz. Bazı durumlarda doğruluk ve dürüstlükten ödün vermeyerek, etik kurallar çerçevesinde dolaylı yoldan gitmeleri gerekebilir. Taraflar birbirlerini tanıyıp, anladığında en iyi yol olabilir.

Proje Yöneticisi, özellikle yönetime, belirli konularda eleştirilerini iletmek istiyorsa otoritelerine saygı duyduğunu göstermelidir.

Olumsuz durumları doğrudan iletmek karşınızdakilerin tepkisini çekebilir, karşı saldırıya geçebilirler. Bunun yerine, “Proje maliyetleri konusunda önemli bir problem var, duymak ister misiniz?” şeklinde yaklaşabilir.

Şirket içinde olumsuzluklar varsa, genel olarak çalışanlar baskı altındaysalar duygusal olarak bir çok olaya tepkisel yaklaşabilirler. Kişinin içinde bulunduğu durumun iyi analiz edilmesi gerekir. Bilgiyi doğrudan vermek bu tip zamanlarda yarardan çok zarar getirebilir. Ortamın yatışmasını beklemek ve nasıl aktarılacağını iyi düşünmek gerekir.

Yönetime mesajları, dikkate aldıkları kişiler (danışmanlar vb.) tarafından iletmek düşünülebilir.

Politik olarak güvensiz şirket ortamlarında yapılması gerekenin doğrudan yapılmasının olumlu ve olumsuz tüm açılardan ele alınması gerekir.

Uzun vadeli çözümlere, kısa vadeli çözümlerin toplamı ile gidilebileceği durumlarda, uzun vadeli yaklaşımdan ziyade kısa vadeli yaklaşımlarla gidilebilir.

Önemli problemler “kızım sana söylüyorum, gelinim sen anla” şeklinde uygun ortamlarda dile getirilerek, yönetime aktarılması sağlanabilir. Problemin içeriği, başka ortamlarda dile getirilmesinin daha olumsuz sonuçlar doğurmayacağı konusunda emin olunmalıdır.

Özellikle konusunda uzman kişilere doğrudan öneriler getirmek yerine, fikirlerinizi aktarmak, yaratıcılıklarını tetikleyecektir.

Belirli konularda önce sektör örneklerini paylaşmak, kendi öneriniz için zemin hazırlayacaktır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde İletişim Teknolojileri (Communication Technology)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6, proje paydaşları arasında bilgi transferi için kullanılan spesifik araçları, sistemleri, bilgisayar programlarını İletişim Teknolojisi olarak tanımlar. PMP sınavına gireceklerin İletişim Teknolojisinden ne kast edildiğini karıştırmamaları gerekir.

Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde bir arada çalışma ve sanal ekipler için öneminin altı çiziliyor. Bir arada çalışan ekiplerin uyumlu ortam ve özellikle farklı zaman dilimlerinde çalışan sanal ekiplerin birbirlerini daha iyi anlamalarına destek olacağı belirtiliyor.

Kullanılan İletişim Teknolojilerine ilişkin örnekler sıralanmış;

  • Paylaşılmış Portal – Internet sitesi, intranet gibi bilgilerin paylaşıldığı ve saklandığı yapılar sanal ekipler için verimli çalışma ortamı yaratır.
  • Video Konferans – Sanal ekiplerin etkin iletişimi için önemlidir.
  • Sesli Konferans – Sanal ekipler için raporlama ve güven sağlama konusunda önemli bir tekniktir.
  • E-posta – Mesajlaşma – E-posta ve mesajlaşmalar etkin bir teknik olarak kullanılabilir.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde paydaşlar arasındaki bilgi alışverişinin çok farklı şekillerde gerçekleşebileceğinin altı çiziliyor. Ortak yöntemler olarak; görüşmeler, toplantılar, yazılı belgeler, veritabanları, sosyal medya ve web siteleri örmek veriliyor.

İletişim teknolojisinin seçimini etkileyen faktörler;

  • Bilgi İhtiyacının Aciliyeti – Bilgi ihtiyacının aciliyeti ve şekli projeden projeye, projedeki aşamadan aşamaya farklılık gösterebilir.
  • Uygun Teknoloji – Proje bilgilerinin transferi için proje süresince gerekli teknolojinin ve altyapının uygun olması gerekir.
  • Kolay Kullanım – Tercih edilen teknoloji kullanıcıların kolay kullanımına uygun olmalı, gerekiyorsa kullanıma ilişkin eğitimler verilmelidir.
  • Proje Ortamı – Yüz yüze görüşme veya sanal ortam tercihi proje ortamına göre yapılmalıdır. Aynı veya farklı zaman dilimi, dil, kültür vb. faktörler dikkate alınmalıdır.
  • Bilgi Hassasiyeti ve Gizliliği – Eğer bilgilere ilişkin hassasiyet ve gizlilik var is eek güvenlik kuralları getirilmeli, çalışanlar için sosyal medya politikaları geliştirilerek bilginin uygun davranış, güvenlik ve koruma sağlanmaya çalışılmalıdır.

İletişimin Yönetilmesi sürecinde, İletişim Teknolojilerini etkileyen faktörler; ekibin bir arada olması, bilgilere ilişkin gizlilik gereklilikleri, ekip üyeleri için uygun kaynaklar, toplantı ve görüşmelere ilişkin şirket kültürüdür.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde İletişim Gereksinimleri Analizi (Communication Requirements Analysis)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Etkin iletişim planlama proje yönetiminin başarısında çok önemlidir. Proje paydaşlarının doğru zamanda doğru bilgilere ulaşmaları gerekir. Bu yüzden İletişim Gereksinimleri Analizi çok önemlidir. PMP sınavına gireceklerin bilmeleri gereken tekniklerden biridir.

İletişim Gereksinimleri Analizi, Paydaşlarla yapılacak görüşmeler, atölye çalışmaları ve geçmiş projelerden alınan derslerden hareketle paydaşların iletişim gereksinimlerinin belirlenmesi tekniğidir.

İletişim Gereksinim Analizinde iletişim kanalı çok önemlidir. Paydaş sayısı iletişim kanal sayısını belirler. (İletişim kanal sayısı N=Paydaş Sayısı  İletişim Kanal Sayısı=N(N-1)/2))İletişim kanal sayısı sayesinde Proje Yöneticisi ne kadar iletişim ihtiyacı olacağını belirleyebilir.

PMBOK® Guide 6’da İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin belirlenmesi için kullanıması önerilmektedir. Gereksinimler ihtiyaç duyulan bilginin değerinin analizi edilmesi sonrasında bilgilerin birleştirilerek tip ve format olarak belirlenmesiyle gerçekleştirilir.

Proje iletişim gereksinimlerinin belirlenmesinde aşağıdaki kaynakların kullanılabileceği söyleniyor;

  • Paydaş Kayıtları ve Paydaş Katılımını Sağlama Planından paydaşların bilgi ve iletişim gereksinimleri,
  • Potansiyel iletişim kanalları (yüz yüze, bir kişi bir çok kişiye veya bir çok kişi bir çok kişiye vb.),
  • Organizasyon Şeması kullanılarak ihtiyaçlar,
  • Proje organizasyonu, opaydaş sorumluluk, ilişki ve bağımlılıkları,
  • Kişileri geliştirme yaklaşımı,
  • Projeye dahil olan disiplinler, departmanlar ve özel durumlar,
  • Projede yer alan sayısına ve lokasyonlar,
  • İç bilgi gereksinimleri,
  • Dış bilgi gereksinimleri
  • Yasal gereksinimler, dikkate alınarak belirlenebilir.

İletişim Gereksinimleri İletişim Yönetimi Planına kaydedilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: