Kategori arşivi: Kalite Yönetimi

Zor Zamanlarda Proje Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Çoğu proje heyecanla başlar. Zaman geçtikçe Proje Yöneticisini sıkıntıya sokacak çeşitli gelişmeler olur. Proje Yöneticisi politik davranmak, zor kararlar almak zorunda kalır.

Problemi Netleştirin – Öncelikle problemin ne olduğu konusunu netleştirmeniz gerekir. Eğer problem net olarak tanımlayabiliyorsanız ne yapmaya başlayacağınızı, nasıl devam edeceğinizi ve nasıl sonlandıracağınızı kestirme şansınız var demektir.

Sizin probleminiz mi? – Aceleyle davranırsanız kendinizi sizi ilgilendirmeyen bir problemi çözmeye çalışırken bulabilirsiniz.

Beklersem ne olur? – Bazı problemler doğaları gereği ortaya çıktıktan sonra kendiliklerinden çözülürler. Öte yandan yaşanan problemin beklentileriniz doğrultusunda bir zarar verip vermeyeceği konusunu iyi düşünün.

Kimin problemi? – Problemin asıl sahibini bulun. Problemler doğu kişi tarafından sahiplenilmezse daha çok soruna yol açabilirler. Sizi ilgilendirmeyen problemler konusunda işgüzarlık yapmayın. Problemi çözene destek olmakla çözmeye çalışmayı birbirine karıştırmayın.

Doğru problem çözmek – Doğru problemi çözmüyorsanız çözüm bulmanın bir anlamı yoktur. Bazen problemin tamamı değil bir kısmı sizin sorumluluğunuzda olabilir unutmayın.

Problemi parçalara ayırmak – Bazen probleme uzaktan ve dikkatli baktığınızda parçalar halinde görebilirsiniz. Parça parça çözüm üretmek mantıklı olduğunda bir sıraya koyun.

Yardım İstemek – Yardım istemek zayıflık ya da bilgisizlik göstergesi değildir. Destek istemeden problem çözmeye çalışmak daha kötü sonuçlar doğurabilir. Bağımsız davranmak kontrolü sizde hissettirebilir ama olmayabilir. Problemi tüm sahipleri birlikte ele almalıdırlar. Kapasiteniz kadar performans gösterebileceğinizi unutmayın ve destek isteyin.

Nasıl bir destek yardımcı olur?– Deneyiminiz ve bilginizle çözemediğiniz problem zordur. Başka bakış açılarına, deneyim ve bilgi sahiplerinin desteğini isteyin.

Yüzleşmek – Başka çalışanların hareketlerinden kaynaklanan problemlerde karşımızdakileri değiştirmeye çalışırız. Bu durum ilişkilere zarar verebilir. Bu durumda karşınızdakine yaşadığınız problem anlatabilir ya da ne istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Ne biliyorum? – Deneyimlerinizi ve bilgilerinizi stres altında etkin bir şekilde kullanamayabilirsiniz. Sakinleşin ve kendinize zaman tanıyın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yöneticisi için Evreka’nın (Buldum) Önemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde problemlerin ortaya çıkması çok normaldir. Proje Yöneticisi bazı problemleri çözmede zorlanırken bazen Arşimet’in hikayesindeki* gibi birden çözümü fark eder.

Zor bir problemle karşılaştığımızda birden içimize doğan ya da fark ettiğimiz şeyler çözümün anahtarı olabilir. Proje Yöneticileri çoğu zaman çözümü bulabilmenin bir yolu olarak tüm proje ekibini probleme odaklamayı düşünürler. Halbuki bazen insanları problemden uzaklaştırmak ve özgür bırakmak, çözümü daha rahat görmelerini sağlayabilir.

Bizde çözümlerin bir anda kafamızda belirmesini istiyorsak neler yapabiliriz;

Problemlerin çözümleri çoğu zaman biz görene kadar gözümün önündedir. Problem ile ilgili edindiğiniz bilgileri farklı bakış açılarıyla değerlendirmeye çalışın.

Saçma olduğunu düşündüğünüz çözümleri tekrar ele alın. Çoğu çözüm konuyla ilgisizlik kılıfıyla kamufle olmuştur.

Geçmiş deneyim ve bilginiz ile çözemediğiniz problemlerde tamamen farklı bakış açılarına, yöntemlere ulaşmaya çalışın. Farklı şeyleri denemekten, hata yapmaktan korkmayın.

Çözmeyi tek amacınız haline getirmeyin. Zaten hamamda çözümün bulunma sebebi problemin oraya taşınmaması.

* Rivayetlere göre; Syracuse kralı Hiero, bir savaştan zaferle ayrıldıktan sonra halkı için tapınak yaptırmaya karar verir. Bu tapınakta ayrıca bir kez daha krallığını ilan edeceğinden altın defne yapraklarından oluşan bir taç yaptırmak ister. Bu isteğini yerine getirmesi için tuttuğu bir altın ustasını tacı yapması için görevlendirir ve ustaya bunun için gerekli miktarda altın verir. Fakat birkaç gün sonra, altın ustasının tacı saf altından yapmadığından şüphelenmeye başlar. Bunu öğrenmek için ise kuzeni Arşimet’i görevlendirir.

Yaşadığı dönemde ünlü bir matematikçi, fizikçi ve mühendis olan Arşimet, kralın problemini çözmek için gece gündüz düşünmeye başlar. Günlük banyosunu yapmak için gittiği hamamda, hala altın tacın akıbetini düşünürken, kendini küvetin içine bırakır. Bu sırada dışarıya suyun taştığını gören Arşimet, neden bunun olduğunu anlamaz ve kendini biraz daha suya batırır. Daha çok suyun dışarı taştığını fark eden Arşimet, Kral Hiero’nun problemini çözdüğünü anlamıştır. Bu sırada Yunanca ‘Buldum’ anlamına gelen ‘Evreka’ diyerek hamamdan dışarı koşmaya başlar.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping), PMBOK® Guide 6’da bakış açılarındaki ortak ve farklı noktaları yansıtmak ve yeni fikirler yaratmak için beyin fırtınası seanslarıyla yaratılan fikirleri birleştirmek için kullanılan teknik olarak tanımlanıyor.

PMBOK® Guide 5’te sadece Gereksinimlerin Toplanması sürecinde önerilirken, PMBOK® Guide 6’da ek olarak Kalite Yönetiminin Planlanması ve Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması süreçlerinde önerilen bir tekniktir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken bir konudur.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde kapsamın netleştirilmesi için beyin fırtınası ile toplanan gereksinimlerin ortak ve farklı belirlemek için kullanılır.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde bilgileri görsel olarak düzenlemek için kullanılır. Proje ile ilgili kalite konseptinde yapılacakların veya fikirlerin organize edilmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca kalite gereksinimlerini, kısıtları, bağımlılıkları ve ilişkileri belirlemeye yarar.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması sürecinde paydaşlarla ilgili bilgileri, paydaşlar arası ilişkileri ve paydaşların şirket ile ilişkilerini grafiksel olarak organize etmeye yarar.

Fikir/Zihin Haritalama projelerde aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Toplantılarda, fikirleri ve toplantı notlarını derlemede,
  • Kapsamı belirlerken ihtiyaçları, kısıtları, varsayımları derlemede,
  • Proje aşama ve aktivitelerini belirlemede,
  • Kimin hangi aktiviteyi gerçekleştireceğini belirlemede,
  • Proje sunumlarında,
  • Proje Yönetimi Yaklaşımının ve Proje yönetimi Planlarının gösteriminde,
  • Problem çözümlerinde,
  • Karar verme süreçlerinde,
  • Portföyü belirlemede.

Fikir/Zihin Haritalama etkin kullanabilmek için;

Birden fazla projede oluşturulan haritalar birbirleri ile ilişkilendirilebilir.

Ortak terminoloji ve grafiklerin (renk, sembol vb.) kullanılması paydaşlar tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Matris Şemalar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Matris Şema (Matrix Diagrams), matriste şeklinde veri analizi gerçekleştirmek için kullanılan kalite yönetim ve kontrol aracı olarak tanımlanıyor. Kalite Yönetiminin Planlanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde bir araç olarak öneriliyor. PMP sınavına gireceklerin bilmesi gereken konulardan biridir.  

Proje Yöneticilerinin, proje yönetimi verilerinin analizi için kullanabilecekleri farklı matris şema tipleri bulunmaktadır;

L-şeklinde matris – İki konu arasındaki ilişkiyi gösterir.

T-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir.

Y-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir fakat dairesel bir gösterim ile anlamayı kolaylaştırmayı hedefler.

C-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi 3D (3 boyutlu) göstermek için kullanılır.

Nancy R. Tague’nin The Quality Toolbox adlı kitabında farklı matris şemaları görselleri ile açıklanmaktadır. Görmek ve daha iyi anlamak için buraya tıklayınız.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde anahtar kalite ölçütlerinin tanımlanması için kullanılır.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde hedefler, problemler ve nedenler gibi faktörlerin bir arada değerlendirilmesini sağlar.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Mantıksal Veri Modeli

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Kalite Yönetimi Planlama sürecinde Mantıksal Veri Modeli (Logical data model) Veri sunumu tekniği olarak önerilmektedir. PMP sınava hazırlananların bilmesi gereken bir konudur.

Mantıksal Veri Modelleri şirket verilerinin teknolojiden bağımsız, iş dilinde görsel olarak sunulmasıdır. Veri bütünlüğünü tanımlamak veya kalite ile ilgili problemlerin oluştuğu noktaları tespit etmek için kullanılır.

Mantıksal Veri ve İş Süreci Modellemenin temel hedefi iş kurallarının şirket verilerine nasıl uygulandığını göstermektir.

Örneğin şirketin satınalma kuralları ve proje tedariğini ele alalım. Satınalma sürecinde istenen veriler, proje tedariğinde dikkate alınmalıdır. Satınalma sürecine uygun ürün açıklaması, miktarı, fiyatı vb. kayıtların tutulması, sürece uygun ilerlenmesi önemlidir. Proje tedariğini planlarken ve uygularken şirket yapısına uygun modelleme yapılmalıdır.

Örneğin projede bir veritabanı oluşturulacaksa, mevcut altyapı ve iş kuralları dikkate alınarak mimari belirlenmeli, veri kalitesine daha sonra odaklanılmalıdır.

Mantıksal Veri Modelleme sayesinde;

  • Şirket kuralları ile proje uyumu sağlanır,
  • Proje çıktıları ile şirket kuralları hizalanır,
  • Doğru karar verme sağlanır.

Bu konuda detaylı bilgi almak isteneler için güzel bir makale: Information systems design for project management – a data modeling approach

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Akış grafikleri, temel kalite araçlarından biri olarak belirli aktivitelerin hedeflerine ulaşmaları için bir mantık dahilinde grafiksel gösterimleridir.

Akış Grafiklerinin avantajı projedeki karar noktalarını, paralel yolları, döngüleri ve sıralı ilişkileri göstermesidir. Tahminlendirmede ve belirli bir sürecin kalite maliyetini (süreçteki iş akışına göre parasal dönüşler görülebilir) belirlemede yardımcıdır.

Proje Yöneticisi, en temel akış grafiğini planlama sürecinde hazırlar. Tamamlandığında proje başlangıcından sonuna kadar aktiviteler birbirleri ile ilişkilendirilmiş şekilde görülebilir. Böylelikle ekibinde proje sürecini net görmesi sağlanır.

PMBOK® Guide 6’da Akış Grafikleri (Flowcharts) Kalite Yönetiminin Planlanması ve Yönetilmesi süreçlerinde önerilmektedir.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde, bir sürecin uyum ve uyumsuzluk ile ilgili kalite maliyetinin anlaşılması ve tahmin edilmesi için kullanılır. Bir sürecin beklenen çıktıyı sağlaması için gerekli eforların belirlenmesi ve parasal değer, akış grafikleri ile görülebilir.

Akış grafikleri süreç iyileştirme için kullanıldığında Süreç akışı ya da Süreç akış grafiği adını alır. Süreç akış grafiklerinde kalite kusurlarının nerede oluştuğu tanımlanabilir, kalite kontrol noktaları belirlenebilir.

Akış grafikleri değer zincirinin gösteriminde (SIPOC – suppliers, inputs, process, outputs, and customers) kullanılabilir.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde ise kusurların oluştuğu naktaların tespit edilmesinde kullanılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

PMBOK® Guide 6 Süreç Haritası

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK 6’da nelerin değiştiğini aşağıdaki tablodan görebilirsiniz. Kırmızı olan kelimeler yenileri ifade etmektedir. Kılavuzun türkçesi hazır olmadığı için ingilizce olarak paylaşmak istedim.

pmbok6-surec-haritasi

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Yakınlık Şemaları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Yakınlık Şeması (Affinity Diagram)’larını Grup Yaratıcılık Teknikleri arasında gözden geçirme ve analiz için gruplar halinde sınıflandırılacak çok sayıda fikre izin veren teknik olarak tanımlamaktadır.

Gereksinimlerin Toplanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde kullanılabilecek bir araç olarak önerilmektedir.

Gereksinimlerin toplanması sürecinde İş Kırılım Yapısını geliştirmek/iyileştirmek, Kalitenin Yönetilmesi sürecinde sorunların sebepleri gruplar halinde ele alınarak en çok odaklanılması gerekenler belirlenebilir.

Yakınlık Şemalarında benzer veya ilgili konular gruplar halinde ele alınır. Özellikle Beyin Fırtınası toplantılarında yaygın olarak kullanılır.

Özellikle çok veri olan durumlarda verileri gruplamak üzerinde çalışılmasını kolaylaştırmaktadır. Elde az veri var ise tercih edilmemelidir.

Yakınlık Şemaları farklı fikirlerin ortak başlıklar altında ele alınmasıyla daha iyi anlaşılmasını ve karar verilmesini sağlar.

Yakınlık Şeması oluşturmak için;

  1. Beyin Fırtınası vb. yöntemle fikirleri, istekleri, sorunları bir havuzda toplayın.
  2. Bütün fikir, istek ve sorunların herkes tarafından görülebilmesini sağlayın.
  3. Belirli başlıklar altında fikir, istek ve sorunları gruplayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Kök Neden Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Kök Neden Analizi (Root Cause Analysis), bir farklılığa, kusura ya da riske yol açan en temel nedeni belirlemeye yönelik bir analiz tekniğidir. Bir kök neden, birden fazla farklılığa, kusura ya da riske yol açabilir. (PMBOK® Guide)

PMBOK® Guide 5’te Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü ve Risklerin Tanımlanması sürecinde önerilirken PMBOK® Guide 6’da 6 farklı süreçte önerilmektedir.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde problemin ana sebeplerinin bulunması için kullanılır. Proje Yöneticisi Proje Yönetim Planına göre oluşan sapmaların sebebine odaklanarak hedefleri gerçekleştirmeye çalışır.

Kalitenin Yönetilmesi ve Kalitenin Kontrolü süreçlerinde problemin sebeleri bulunması ve önleyici faaliyetin geliştirilmesi için kullanılır. Problemden hareketle hangi tehditlerin (gecikme, bütçe aşımı vb.) gerçekleşebileceğine odaklanılır. Faydalardan yola çıkarak fırsatların bulunması aynı çerçevede ele alınabilir.

Paydaş Katılımının Sağlanması sürecinde paydaş katılımının sağlanması ile ilgili problemlerin nedenlerine odaklanılır, uygun strateji seçilerek katılımın sağlanmasına çalışılır.

Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımının istenen etkiyi yaratmamasının sebeplerine odaklanılır.

Kök Neden Analizi doğru yapıldığında Proje Yöneticisi problemi erken fark edebilir ve önüne geçebilir. Kök Neden Analizi sürekli gelişim sağlayan bir araç olarak sürekli kullanılabilir.

Kök Neden analizinde en sık kullanılan teknik Balık Kılçığı tekniğidir. Süreç aşağıdaki gibidir;

  1. Problemi tanımlayın
  2. Problem ile ilgili bilgi toplayın.
  3. “Neden” sorusunu sorarak problemin ortaya çıkmasına sebep olan faktörleri belirleyin.
  4. Hangi sebeplerin ortadan kaldırılması durumunda problemin ortadan kalkacağını belirleyin.
  5. Sebebi ortadan kaldırabilecek, kontrol edebileceğiniz uygun çözümleri tanımlayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı PDU Kazandırıyor

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Hayatımız Proje Proje Yöneticisinin El Kitabını satın alıp okuyanlar 9 PDU kazanabilecekler.

PDU bilgisinin PMI sitesine kaydı ile ilgili aşağıdaki bilgileri dikkatlice okuyunuz;

Kitabımızla ilgili pdu girişi için aşağıdaki adımları izleyiniz;

PDU girişi içinhttps://ccrs.pmi.org/claim/new/Read sayfasına PMI üyelik bilgileriniz ile giriş yapınız.

  • Author (Yazar) bölümüne Gökrem Tekir – Savaş Şakar yazınız.
  • Title (Başlık Bölümüne Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı yazınız.
  • Description (Açıklama) ve URL bölümleri opsiyoneldir, boş bırakabilirsiniz.

  • Date Started (Okumaya Başladığınız Tarihi) ve Date Completed (Okumayı tamamladığınız tarihi giriniz.)
  • Kitabı okumaya ayırdığınız her saat için 1 PDU yazabilirsiniz. Örneğin kitabı okumaya 8 saat ayırdıysanız;
    • Technical (Teknik) – 7 PDU
    • Leadership (Liderlik) – 1 PDU
    • Strategic and Business (Strateji ve İş) – 1  PDU

Son olarak “I agree this claim is accurate” (Beyanım doğrudur) seçeneğini işaretleyiniz.

Kitabı Okurken Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Ne zaman okumaya başladığınızı ve bitirdiğinizi not alın.
  • Tüm kitabı okumadıysanız okuduğunuz sayfaları not alın.
  • Hangi içerikten, ne öğrendiğinizi not alın.
  • Kitapta yer alan içerikten hemfikir olduklarınızı belirleyin.
  • Kitapta yer alan içerikten karşı olduklarınızı belirleyin.
  • Kitapta yer alan içerikleri doğrulamak için başvurduğunuz kaynakları not alın.

Uyarı: Eğer PMI’ın denetlemesine tabi olursanız yukarıda bahsi geçen notlarınızı paylaşmanız gerekebilir.

Hemen Sipariş Verin:

EFT ile sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Kredi Kartı ile Sipariş İçin: https://www.gittigidiyor.com/arama/?satici=savassakar

Paylaşın: