Kategori arşivi: Kapsam Yönetimi

Projelerde Müşteri Beklentilerinin Başarıyla Yönetilmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Basitçe söylemek gerekirse, projenin iç veya dış müşterisini “tanıyorsanız” başarıyla yönetebilirsiniz. Müşteri beklentilerini başarıyla yönetmek için yapmanız gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Projenin başından itibaren sponsor ve anahtar paydaşlarla görüşmeler yaparak müşterinin ne istediği, beklediği, ihtiyaçları konusunu netleştirmekle başlayın.
  • Varsayımları yazılı hale getirin, müşterinin onayını alın.
  • Müşteri ile görüşmeler yapın. Görüşmelerde önceden hazırladığınız kontrol listelerini kullanın. Müşterinin emin olup olmadığı konuları not alın.
  • Müşterinin proje başarı tanımını netleştirin, neyin başarmanız gerektiğini belirleyin.
  • Müşterinin proje sonucunda ortaya çıkacak servis, hizmet veya sonucu hangi ortamda, kimlerle, ne için kullanacağını öğrenmeye çalışın. Müşterilerin beklentilerini her zaman doğru ifade edemeyeceğini unutmayın. Sizin tecrübeli olduğunuz bir konu müşteri için yeni bir konu olabilir.
  • Projenizden beklenen sonucu değerlendirebilecek ve tanımlayabilecek doğru kişileri bulmaya çalışın. Müşteri için yeni olan üründe, şirket içinde ne istediğini belirleyebilecek kişileri belirlemek zor olursa geçmiş projelerin müşterileri size yol gösterebilir.
  • Müşteri deneyiminin yetersiz olduğu durumlarda danışmanlk yapın, yol gösterin. Gelecekteki durumu, pazarı ve gereklilikleri göstermeye çalışın.
  • Müşteri gereksinimlerini yazılı hale getirdikten sonra onaylatın. Neleri kapsamda olup olmadığı konusunu net olarak aktarın. Zorunlu gereksinimlerin nasıl teslim edileceğini açıklayın. Müşterinin kapsamdaki konuları hayal edemeyebileceğini veya yanlış anlayacağını düşündüğünüz konularda görsel (akış grafikleri, ekran görüntüleri, ürün resinleri vb.) kullanın.
  • Zorunlu olmayan isteklerin planınızda ne şekilde yer aldığını veya almadığını açıklayın.
  • Müşteri için gereksiz olduğunu düşündüğünüz gereksinimleri (istisnalar, ileride değişecek olanlar vb.) müşteri ile görüşerek listenizden çıkarın.
  • Müşteriye büyük resmi göstermeye çalışın. Herhangi bir gereksiniminin tüm proje veya diğer konularda olası etkilerini açıklayın. Bazen küçük bir istek büyük yatırımlara sebep olabilir. Sebepleri ile açıklayın.
  • Yapamayacağınız veya yapılması imkansız konularda müşteriye söz vermeyin. İşi yapacak olan gruplarla (IT, Üretim vb.) hem fikir olmadan müşteriye taahhütlerde bulunmayın.
  • Kapsamınızı ve sözleşmenizi yapacağınız ve yapmayacağınız konuları içerecek şekilde hazırlayın.
  • Riskli konuları müşteri ile mutlaka paylaşın. Projenin başarı ve başarısızlığı ile ilgili gereklilikler konusunda uzlaşın.
  • Sürprizlerin ve değişikliklerin olası etkilerini, yaklaşım sistematiğinizi müşteri ile paylaşın.
  • Müşteri onay kriterlerini ve yöntemini projenin başında netleştirin.
  • Müşteri gereksinimlerinin neden önemli olduğunu anladığınızdan emin olun. Müşteri için önemi doğrultusunda ekibinizi hizalayın. Aksini düşünüyorsanız müşteri ile görüşmeler yaparak durumu masaya yatırın.
  • Müşterilerle yapacağınız çalışmalara (görüşmeler, test sonrası geri beslemeler, demonstrasyonlar, pilot uygulamalar, ekran akışları vb.) bir yöntem geliştirin ve periyodik olarak proje süresince uygulayın. Doğru yolda gittinizin güvencesini alın, geri dönmek zorunda kalmayın.
  • Müşterinin beklentileri ve pazar gereklilikleri değişebilir. Uzun süreli projelerde gereksinimleri (ör. 6 ayda bir) gözden geçirin ve güncelleyin.
  • Müşterilerle ve paydaşlarla yakın iletişim ve etkileşim içinde olun. Böylece olası değişikliklerin beklenenden fazla etkilemesinin önüne geçebilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping), PMBOK® Guide 6’da bakış açılarındaki ortak ve farklı noktaları yansıtmak ve yeni fikirler yaratmak için beyin fırtınası seanslarıyla yaratılan fikirleri birleştirmek için kullanılan teknik olarak tanımlanıyor.

PMBOK® Guide 5’te sadece Gereksinimlerin Toplanması sürecinde önerilirken, PMBOK® Guide 6’da ek olarak Kalite Yönetiminin Planlanması ve Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması süreçlerinde önerilen bir tekniktir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken bir konudur.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde kapsamın netleştirilmesi için beyin fırtınası ile toplanan gereksinimlerin ortak ve farklı belirlemek için kullanılır.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde bilgileri görsel olarak düzenlemek için kullanılır. Proje ile ilgili kalite konseptinde yapılacakların veya fikirlerin organize edilmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca kalite gereksinimlerini, kısıtları, bağımlılıkları ve ilişkileri belirlemeye yarar.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması sürecinde paydaşlarla ilgili bilgileri, paydaşlar arası ilişkileri ve paydaşların şirket ile ilişkilerini grafiksel olarak organize etmeye yarar.

Fikir/Zihin Haritalama projelerde aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Toplantılarda, fikirleri ve toplantı notlarını derlemede,
  • Kapsamı belirlerken ihtiyaçları, kısıtları, varsayımları derlemede,
  • Proje aşama ve aktivitelerini belirlemede,
  • Kimin hangi aktiviteyi gerçekleştireceğini belirlemede,
  • Proje sunumlarında,
  • Proje Yönetimi Yaklaşımının ve Proje yönetimi Planlarının gösteriminde,
  • Problem çözümlerinde,
  • Karar verme süreçlerinde,
  • Portföyü belirlemede.

Fikir/Zihin Haritalama etkin kullanabilmek için;

Birden fazla projede oluşturulan haritalar birbirleri ile ilişkilendirilebilir.

Ortak terminoloji ve grafiklerin (renk, sembol vb.) kullanılması paydaşlar tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Hiyerarşik Türde Organizasyon Şemaları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Hiyerarşi Grafiklerinin (Hierarchical charts) kullanılması önerilmektedir.

Organizasyon Şeması Yapısı – Pozisyonları ve ilişkileri yukarıdan aşağıya grafik formatında göstermek için kullanılır.

İş Kırılım Yapısı (İKY)- Proje teslimatlarının, çalışma paketlerine kırılmış halidir.

Organizasyonel Kırılım Yapısı (OKY) – Organizasyonun mevcut departmanlarına ya da ekiplerine göre düzenlenen ve her birinin altında proje aktivitelerinin ve çalışma paketlerinin listelendiği yapıdır. Departmanlar organizasyonel kırılım yapısında projeye ilişkin tüm sorumluluklarını görebilirler.

Kaynak Kırılım Yapısı (KKY) – Kaynakların (personel, ekipman vb.) kategorik ve/veya türüne göre sıralandığı hiyerarşik bir listedir.  Proje çalışmalarının planlanmasının ve kontrolünün kolaylaştırılması için kullanılır. Her aşağı yöndeki (alt) seviye, çalışmaların planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesine olanak tanımak için, İş Kırılım Yapısı (İKY) ile birlikte kullanılabilecek kadar küçük bir kaynak biriminin bir tanımını temsil eder. Tüm kaynakları (personel, ekipman vb.) içeren Kaynak Kırılım Yapıları proje maliyetlerinin izlenmesine (kontrol hesapları) yardımcı olur ve organizasyonun muhasebe sistemi ile uyumlu hale getirilebilir.

Nitel Risk Analizi sürecinde, proje risklerinin birden fazla kategori altında incelenmesi gerektiğinde Olasılık Etki Matrisi yetersiz kalır ve Kabarcık Grafiği (Bubble Chart) kullanılabilir. Kabarcık Grafikleri verileri 3 boyutlu görmenizi sağlar. Risk’i bir kabarcık olarak düşünürsek, X ekseni, Y ekseni ve kabarcığın büyüklüğü olarak üç parametre ile ele alabiliriz. Aşağıda bir örneğini görebilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

PMBOK® Guide 6 Süreç Haritası

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK 6’da nelerin değiştiğini aşağıdaki tablodan görebilirsiniz. Kırmızı olan kelimeler yenileri ifade etmektedir. Kılavuzun türkçesi hazır olmadığı için ingilizce olarak paylaşmak istedim.

pmbok6-surec-haritasi

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Yakınlık Şemaları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Yakınlık Şeması (Affinity Diagram)’larını Grup Yaratıcılık Teknikleri arasında gözden geçirme ve analiz için gruplar halinde sınıflandırılacak çok sayıda fikre izin veren teknik olarak tanımlamaktadır.

Gereksinimlerin Toplanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde kullanılabilecek bir araç olarak önerilmektedir.

Gereksinimlerin toplanması sürecinde İş Kırılım Yapısını geliştirmek/iyileştirmek, Kalitenin Yönetilmesi sürecinde sorunların sebepleri gruplar halinde ele alınarak en çok odaklanılması gerekenler belirlenebilir.

Yakınlık Şemalarında benzer veya ilgili konular gruplar halinde ele alınır. Özellikle Beyin Fırtınası toplantılarında yaygın olarak kullanılır.

Özellikle çok veri olan durumlarda verileri gruplamak üzerinde çalışılmasını kolaylaştırmaktadır. Elde az veri var ise tercih edilmemelidir.

Yakınlık Şemaları farklı fikirlerin ortak başlıklar altında ele alınmasıyla daha iyi anlaşılmasını ve karar verilmesini sağlar.

Yakınlık Şeması oluşturmak için;

  1. Beyin Fırtınası vb. yöntemle fikirleri, istekleri, sorunları bir havuzda toplayın.
  2. Bütün fikir, istek ve sorunların herkes tarafından görülebilmesini sağlayın.
  3. Belirli başlıklar altında fikir, istek ve sorunları gruplayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Varyans Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Varyans (Variance), bilinen bir temel çizgi veya beklenen değerden sayısal sapma, ayrılma veya uzaklaşma, Varyans Analizi (Variance Analysis) ise temel çizgi ve mevcut performans arasındaki farklılık derecesi ve nedenini belirleme tekniği olarak tanımlanmaktadır.

PMBOK® Guide 6’da aşağıdaki süreçlerde Rezerv Analizi yapılabileceği belirtilmektedir. PMP sınavına hazırlananlar için önemli bir konudur.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü, Faz ya da Proje Kapanışı süreçlerinde Veri Toplama Tekniği olarak önerilmektedir.

Planlanan ve gerçekleşen performansın gözden geçirilmesinde kullanılır. Bu açıdan bakıldığında süre ve maliyet tahminleri, kaynak dağılımı ve oranları, teknik performans gibi örnekler verilebilir.

Varyans Analizinin Proje Yönetiminin her bilgi alanında ilgili değişkenler üzerinden yapılabileceği belirtilmektedir. Örneğin proje işlerinin izlenmesi ve kontrolü sürecinde maliyet, zaman, kaynak ve teknik değişkenlerinin entegre bir şekilde tüm proje üzerinden varyansları izlenebilmektedir. Bu sayede önleyici ve düzeltici eylemler planlanıp, uygulanabilmektedir.  

Kapsamın Kontrolü sürecinde planlanan kapsam ile gerçekleşen kapsam arasındaki farka bakılarak önleyici ya da düzeltici eyleme gerek olup olmadığı belirlenir.

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan ve gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihlerini, süreleri ve bollukları Varyans Analizi ile değerlendirebiliriz. Temel çizgiye göre sapmaların nedeni ve büyüklüğü gelecekteki işlerin tamamalanabilmesi, önleyici-düzeltici eylemlerin ne olması gerektiği gibi konular açısından önemlidir. Örneğin kritik yolda olmayan bir aktivitenin sapması proje süresini etkilemeyebilir.

Varyans analizi sonucunda değişiklik talepleri oluşabileceği unutulmamalıdır.

Maliyetlerin Kontrolü sürecinde uzman görüşü ve Kazanılmış Değer analizinde kullanılır. Aktivitelerin planlanan maliyeti ile gerçekleşen maliyeti karşılaştırılır. Sapmanın nedenleri ve büyüklüğü değerlendirilir.  

Varyans analizinin yapıldığı projeler için;

  • Satınalma Fiyatı Varyansı – Ürüne yapılan ödeme ile ürün fiyatı arasındaki fark
  • Çalışan Oranı Varyansı – Planlanan efor maliyeti ile gerçekleşen efor maliyeti arasındaki fark
  • Genel Gider Varyansı – Planlanan ve gerçekleşen genel giderler arasındaki fark
  • Sabit Maliyet Varyansı – Planlanan ve gerçekleşen sabit maliyetler arasındaki fark
  • Malzeme Miktarı Varyansı – Planlana ve Gerçekleşen Malzeme miktarı arasındaki fark.
  • Personel Verimlilik Varyansı – Standart performans ölçütlerine göre gerçekleşenlerin karşılaştırılması örnek olarak verilebilir.

Varyans Analizinin etkin yapılabilmesi eğilimlerin incelenmesi ile mümkündür. Sapma bir eğilim gösteriyorsa (artma ya da azalma) gerekli önlemler alınması kolaylaşacaktır. Tekil ya da sürpriz sapmalar ayrıca ele alınmalıdır.

Varyans analizinde sapmayı doğru belirlemek için karşılaştırılan değişkenlerin aynı parametreyi (gün, saat vb.) ve zaman dilimini (Ocak, Şubat vb.) içermesine dikkat edilmelidir.

Proje Yönetimi Ekibi kapsam, zaman ve maliyet sapmalarına odaklanmalı, sapmanın sebepleri farklı ise ayrı ayrı, ortak ise bir bütün olarak üzerine gitmelidirler.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı PDU Kazandırıyor

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Hayatımız Proje Proje Yöneticisinin El Kitabını satın alıp okuyanlar 9 PDU kazanabilecekler.

PDU bilgisinin PMI sitesine kaydı ile ilgili bilgi için tıklayınız.

Hemen Sipariş Verin:

EFT ile sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

Kredi Kartı ile Sipariş İçin: https://www.gittigidiyor.com/arama/?satici=savassakar

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Belge Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI PMBOK6’da Proje veya Faz Kapanışında, Gereksinimlerin Toplanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde Belge analizini bir araç ve teknik olarak önermektedir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken bir konudur.

Proje Yöneticileri, proje yönetimi sürecini doğru yönetilmek için bir çok belgeye ihtiyaç duyarlar. Form, rapor vb. belgelerin iyi hazırlanması ve anlaşılabilir olması önemlidir.

Belgelerin doğru analiz edilebilmesi projede neler olup bittiğini anlamada yardımcı olur. Mevcut belgeler analiz edilerek istek, problem, durum anlaşılabilir.

Proje Yönetiminde belge analizi sürecinin özellikle gereksinim analizinde öne çıktığını görürüz. Hangi gereksinimin önemli olduğu ve öncelik verilmesi gerektiği konusunda yol göstericidir. Analiz edilen belgeler iş planları, sözleşmeler, süreç akışları, politika ve prosedğrler, talep formları, raporlar, yasal belgeler vb. çok farklı tiplerdedir.

Gerekli ve önemli bilginin elde edilmesi gerek planlama gerekse paydaşlarla yapılacak görüşmeler öncesinde çok önemlidir.

Belge analizi 3 aşamada gerçekleştirilir;

  1. Aşamada ilgili analiz için gerekli belgelerin belirlenmesidir.
  2. Aşamada belgeler gözden geçirilir ve ilgili paydaşlara sorulacak sorular belirlenir.
  3. Paydaşlarla görüşmeler yapılarak, yanıtlar alınır, analiz tamamlanır.

Proje Yöneticilerinin etkin ve etkili proje yönetimi için her süreç öncesinde ilgili belgeleri analiz etmeleri ve harekete geçmeleri gerekir. Doğru adımların atılması ve kararların verilmesi konusunda belge analizi hayati önem taşır.

 

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Alternatif Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Alternatif Analizi, Proje Yönetiminde farklı tercihlerin farklı faktörlerle (maliyet, risk, verimlilik vb.) değerlendirilmesi için kullanılan tekniktir. Yaşam Döngüsü Maliyeti, Hassasiyet Analizi, Maliyet-Fayda Analizi gibi araçların kullanılmasını gerektirir. Alternatif analizi yaparak ihtiyaçlara en uygun çözümün seçilmesi hedeflenir.

Proje Yönetimi Planında, Proje Gözden Geçirmelerinde ve Kilometre Taşlarında kullanılacak belgelerin üretilmesini sağlar. Bir çok proje yöneticisi bir işe başlamadan önce alternatif analizi yapmayı tercih eder. Özellikle geçmişten gelen bilgiler, Alternatif Analizi için çok işe yarayabilir.

Alternatif Analizi, riskleri (teknik ve operasyonel) azaltmak ve maliyet (Yaşam döngüsü, operasyonel) etkin tercih için yapılır.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Alternatif Analizinin yapılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde ortaya çıkan sapmalara yönelik olarak düzeltici ve/veya önleyici eylemlerin seçilmesi,
  • Entegre Değişiklik Kontrolü sürecinde değişiklik taleplerinin onay, red veya tekrar onaya gelmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması aşamalarında,
  • Kapsamın Tanımlanması sürecinde Proje Başlatma Belgesinde yer alan gereksinim ve hedeflere uygun yolların değerlendirilmesinde,
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde kullanılacak zaman çizelgesi geliştirme metodolojisinin seçilmesi, plan detay seviyesinin belirlenmesi, yaklaşan dalga planlaması için dönem sıklığını belirleme, zaman çizelgesinin gözden geçirilme ve güncelleme sıklığını belirleme,
  • Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak yeterlilik ve uygunluklarının belirlenmesinde, zaman sıkıştırma yönteminin belirlenmesinde, kaynakların tedarik yönteminin (alma, kiralama vb.) değerlendirilmesinde,
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde fonlama opsiyonlarının değerlendirilmesinde,
  • Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde proje ilerinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi ile ilgili opsiyonların ve yaklaşımların değerlendirilmesinde,
  • Kalitenin Yönetilmesi sürecinde farklı kaliyte opsiyonlarının ve yaklaşımlarının değerlendirilmesinde,
  • Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak, ekipman ve malzeme seçiminde,
  • Kaynakların Kontrolü sürecinde kaynak dağılımı için doğru çözümü bulmada, fazla mesai veya kaynak aktarımının teslimatlara etkisini değerlendirmede,
  • Risk Yanıtları Planlama sürecinde alternatif risk yanıtlarını değerlendirmede,
  • Paydaş Katılımının Sağlanmasını İzleme sürecinde farklı paydaş katılımlarıyla olası sonuçları değerlendirmede kullanılabilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Soru Listeleri ve Anketler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetiminde kısa sürede fazla veri toplamak istiyorsanız Soru Listeleri ya da Anketler kullanabilirsiniz. İki tip sorudan bahsedebiliriz; “kapalı” sorulardan cevap seçenekleri bellidir, “açık” sorularda sorulan kişinin yorumu istenir.

Soru Listeleri ve Anketler, proje paydaşlarının ya da müşterinin kalite, performans ve/veya başarı açısından bakış açılarını ve mevcut sistemleri değerlendirmek için kullanılır.

Soru Listesi veya Anket çalışması yapmak için aşağıdaki süreç izlenir;

  • Hedef grubun belirlenmesi
  • Grup büyüklüğünün belirlenmesi
  • Soruların hazırlanması
  • Soruların bir pilot grup ile test edilmesi
  • Anketin ya da Soru Listesinin nasıl uygulanacağının belirlenmesi
  • Anketin yapılması
  • Toplanan bilginin analiz edilmesi

Sistem ve süreç geliştirme projelerinde özellikle müşterinin bakış açısını, başarı tanımını değerlendirmek çok önemlidir.

Soru Listeleri ve Anketler nitel ve nicel veri toplamanın en ucuz yoludur. Böyle bir çalışmaya başlarken hedef çok iyi belirlenmeli ve anlaşılmalıdır. Potansiyel hedef kitleyi belirlerken uzmanlardan destek alınması gerekebilir. Hedef kitle seçimi proje hedeflerine ve istenilen yanıtlara bağlı olarak değişebilecektir. Belirlenen kitleye uygun sorular hazırlanmalı ve ğpilot bir grup ile deneme yapılmalıdır. Sonuçlara göre gerekirse düzeltmeler ve geliştirmeler yapılmalıdır. Soru Listelerinde ve Anketlerde yanlış anlaşılabilecek veya hiç anlaşılamayacak terimlerin yer almamasına gayret edilmelidir.

Anket tipleri aşağıdaki gibi olabilir?

  • Seçeneklerden birini veya fazlasını seçiniz.
  • Seçenekli Onaylama Oranı – Çok fazla, Fazla, Orta, Az, Çok Az vb.
  • Görüş Bildirme – Görüşünüzü yazınız
  • Oran Seçme – %10, %30, %50 vb.
  • Çift Seçenek – Doğru-Yanlış vb.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Soru listeleri ve Anketler, yüz yüze yapılmıyorsa yanıtlayacak olanın iyi ve doğru anlayacağı bir açıklama hazırlanmalıdır.
  • Çalışmanın başında yanıtların nasıl analiz edileceği belirlenmelidir.
  • Çalışmanın gidişatı ile ilgili bilgilendirme yapılacaksa, nasıl olacağı belirlenmelidir.
  • Tekrar edecek bir çalışmaysa bir sonraki çalışmanın tarihi katılımcılara iletilmelidir.
  • Yanıtların gizliliği ve güvenliği ile ilgili önlemleri alınız.

PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Soru Listeleri ve Anketlerin kullanılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Gereksinimlerin Toplanması sürecinde müşterinin beklentilerini, isteklerini öğrenmek için kullanılır.
  • Kalite kontrol sürecinde ürün ve servis açısından müşteir memnuniyeti için kullanılır. Anketlerde far kedilen hataları Kalite Maliyeti olarak değerlendirilebilir.
  • Paydaşların Tanımlanması sürecinde yüz yüze görüşmelerde veya odak grup çalışmalarında kullanılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: