Kategori arşivi: Kontrol ve İzleme

Projelerde Kilometre Taşları Neden Önemlidir?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde onay alma, aşama veya aktiviteler arası dur/devam, kabul/red etme gibi noktalarda Kilometre Taşı aktiviteleri kullanılır. Kilometre Taşı aktivitelerinin süresi “0” dır. İsteğe bağlı olarak, kritik olan belirli aktiviteler MS Project vb. programlarda “0” süreli olmamasına rağmen Kilometre Taşı olarak tanımlanabilir. Yönetimler, birden fazla projeyi izlemek zorunda oldukları için her projeyi detay aktiviteleri ile değil Kilometre Taşları ile izlerler.

Sözleşmede yer alan ve başarılması taahhüt edilen teslimatlar Kilometre Taşları ile belirtilmelidir. Böylelikle teslimatın başarılması zaman açısından görülebilir, doğru aksiyonlar (düzeltme, ayarlama vb.) yapılabilir.

Projede yer alan aşama sonları Kilometre Taşı ile gösterilebilir. Böylelikle bir aşamanın tamamlanması sonrasında diğer aşamaya geçilebileceği ve aşamanın tamamlanacağı tarih belirtilmiş olur.

Kilometre Taşları belirlendikten sonra ilk Kilometre Taşına başarıyla ulaşma konusunda Proje Yöneticisi ilgili düzenlemeleri yapmalıdır. Her Kilometre Taşına ulaşıldığında bir sonraki için aynı çalışma tekrarlanmalıdır. Kilometre Taşlarına ulaşılması ekip moral ve motivasyonu için önemli rol oynar.  

1986 Milano Uluslararası Maratonunu kazanan Japon atlet Yamada’ya nasıl başardığı sorulduğunda “Yarış pistini ve yol kenarındaki binaları, ağaçları hayal ettiğini, birine ulaştığında diğerine ulaşması gerektiği konusunda kendini motive ettiğini” söylemiştir. Yamada, yarışı başarmak için kendi kilometre taşlarını belirlemiş, her kilometre taşına ulaştığında diğerine ulaşmayı hedefleyerek yarışı kazanmıştır.

Projenin gözden geçirilmesi gereken noktalarına Kilometre Taşları yerleştirilmeli, alınan dersler, yaşanan problemler değerlendirilmelidir.

Proje Zaman Çizelgesine ek olarak Yönetim ile paylaşılmak üzere Kilometre Taşı Zaman Çizelgesi hazırlanmalıdır. Her Kilometre Taşında neyin başarılacağı net bir şekilde açıklanmalıdır. Kilometre Taşı Zaman Çizelgesi hedefi gerçekleştirmek için başarılması gereken adımları göstermelidir.

Projelerde sadece Kilometre Taşına ulaşılması değil sürecinde önemli olduğu unutulmamalıdır. 

Kilometre Taşları mutlaka kontrol edimeli, planlanan-gerçekleşen arasındaki farklar değerlendirilmelidir.

Kilometre Taşındaki sapmanın neleri, kimleri nasıl etkileyeceği mutlaka değerlendirilmelidir.

Kilometre Taşları ile ilgili Sponsor ve Proje Ekibi ile birlikte çalışılmalı ve herkesin Kabul ettiği bir plan hazırlanmaya çalışılmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Uzun Süreli Projeleri İzlemek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Uzun süreli projelerin, sadece düzenli toplantı ve raporlamalarla takip edilmesi yetmez. Ek olarak hedeflerin ve planların gözden geçirilmesi, süreçlerin denetlenmesi ve ekip performansının değerlendirilmesi gerekir.

Projelerde kritik noktalarda (aşama sonları, kilometre taşları, karar noktaları, personel değişimi vb.)  işin geri kalanı ile ilgili planlanan süre ve maliyet ekip ile birlikte gözden geçirilmelidir. Önemli değişikliklerde Sponsor bilgilendirilmelidir.

Hedefler ve proje başlatma belgesi gözden geçirilmelidir. Bir sonraki döneme ilişkin plan detayları (teslimatlar, kaynak atamaları, tahminler, bağlantılar vb.), değişen varsayım ve kısıt var ise projeyi nasıl etkileyebileceği değerlendirilmelidir.

Potansiyel riskler gözden geçirilmelidir.

Proje bilgilerinin ve belgelerinin güncelliği değerlendirilmeli, gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.

Proje Durum Değerlendirme Toplantılarında, tamamlanan işler ile ilgili “kısaca” Alınan Dersleri değerlendirin. Tekrarlanabilecek iyi deneyimleri belirleyin. Tekrarlamasını istemediğiniz problemler ile ilgili düzenlemeler yapın.

Uzun süreli projelerde Proje ekip Üyeleri konsantrasyonlarını ve motivasyonlarını kaybedebilirler. Proje gözden Geçirme Toplantılarında projenin ve yapılacak çalışmaların önemini vurgulayın, başarıları gündem edin. Herkese teşekkür etmeyi unutmayın. Bir sonraki aşamada size güvenebileceklerini, yanlarında olduğunuzu açıklayın.

Eğer mümkünse ara dönemlerde küçük kutlamalar yapın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projede Başka Yöneticinin Personelini Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisinin, Proje Ekibini yönetme yetkisi ve yeterliliği proje başarısı üzerinde önemli etkiye sahiptir. Proje Yöneticisinin, Proje Ekibiyle iyi ve güvene dayalı bir iletişim kurması, olumlu etkileyebilmesi ve kontrol sistemini kurması gerekir.

Proje Yöneticisi, her Proje Ekip Üyesi ile arkadaşça bir iletişim ve etkileşim içerisinde olmalıdır.

Proje Yöneticisi, ekipte güven yaratmak istiyorsa söylediklerini yapmalı, taahhütlerini yerine getirmelidir. Açık ve güvene dayalı ilişkiler kurmaya çalışmalıdır.

Paydaşlardan, Proje Ekip Üyelerini yönlendirme ve yönetme konusunda destek isteyin.

Bir çok proje, başlangıç aşamasında tahmin edilen ekip üyelerini yönetebilecek Proje Yöneticilerine emanet edilirler.

Proje Yöneticisi, projenin önem ve önceliğinin, yönetimin bakış açısısının ve stratejilere uyumun ekibi etkileyeceğini unutmamalı, avantaja çevirebilmelidir.

Proje Ekip Üyelerinin projeye katılım yönündeki düşünce çekinceleri dinlenmeli, ekip çalışması için ortak bir yaklaşım belirlenmelidir.

Proje Ekip Üyelerinin, Proje Yöneticisiyle (ünvanından bağımsız) işbirliği yapmaları ve yetkisini kullanmasına izin vermeleri, ortak alınan kararlara ve aradaki güven duygusuna bağlı olarak değişebilmektedir.

Proje Yöneticilerinin, Ver-Al yaklaşımı ile yaklaşmaları Proje Ekip Üyeleri üzerindeki etkilerini artırmaktadır.

Proje ekip üyelerinin istekli oldukları konularda görevlendirilmeleri, eğitim ve gelişim imkanları sunulması, sorumluluk verilmesi, takdir etme vb. yöntemler Proje Yöneticisinin etkisini artırmaktadır.

Proje Yöneticisi iyi tanımlanmış ve belgelenmiş süreçlerle Proje Ekibi kontrolünü ve yönetimini sağlayabilir.  

Geçmişteki problemlerin tekrarlanmaması yönündeki başarılar Proje Ekibinin Proje yöneticisine olan güvenini artırır.

Proje Ekip üyelerinin projeye beklenen katkıyı sağlayıp sağlamadıklarının Proje Durum Raporlarında yer almasının sağlanması, yönetimin dikkatini çekmek ve problemleri erken fark edebilmek ve çözümleyebilmek için tercih edilebilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Dış Kaynak Problemlerini Azaltmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde dış kaynaklarla ilgili problemlerin azaltılması, dış kaynağın doğru seçimine ve projeye nasıl katılım sağlayacağının belirlenmesi ile mümkündür. Sözleşmenin doğru bir şekilde yapılması ve etkin iletişim gerekir.

Dış kaynak arama ve değerlendirme sürecinde geçmiş referanslarını incelemek ve eski müşteriler ile görüşmeler yapmak gerekir. Daha önce yapılmış işler ziyaret edilmeli ve bilgi toplanmalıdır.

Ne istediğinizi net olarak belirlemeniz ve gerçekleştirme kapasitesini değerlendirebilmeniz gerekir. Maliyet odaklı seçimlerde yaşanacak problemlerin sorumluluğu alıcınındır. Piyasa araştırması ile ortalama fiyatlar bulunmalı verilen teklifler bu doğrultuda ele alınmalıdır. Aşırı düşük fiyat verilmesinin arkasındaki sebepler araştırılmalıdır.

Sözleşmede hangi teslimatın hangi tarihte ve koşullarda yerine getirileceği, onay kriterleri yer almalıdır. Koşulların dış kaynak tarafından anlaşıldığı varsayılmamalı, teyit edilmelidir.

Sözleşmede değişikliklere ilişkin süreç ve hükümler yer almalıdır.

Sözleşmede ödeme koşulları, ceza ve ödüllendirme koşullarının yer alması sağlanmalıdır. Ödemelerin elle tutulur teslimatlara bağlanması önemlidir.

Dış kaynakların risk yönetimi yapıp yapmadığı denetlenmeli, geçmiş proje deneyimleri doğrultusunda olası problemler değerlendirilmelidir. Beklenmedik durumlara karşı yanıt planlarının olup olmadığı denetlenmelidir.

Dış kaynak ile yürütülecek tüm çalışmalara yönelik sistematik bir yaklaşım belirlenmeli, süreç, politika ve dokümantasyon ile ilgili prensipler belirlenmelidir. Belirlenmiş kuralların düzenli kontrolü sağlanmalıdır.

Dış Kaynak ile ilgili şirket içinde bir sorumlu atanmalı, dış kaynağın ihtiyaç duyulan yetki seviyesinde bir sorumlu ataması talep edilmelidir.

Dış Kaynak ile iletişim planı yapılmalı, düzenli olarak raporlama, toplantı vb. belirlenmelidir. İstenen rapor vb. bilgilerin içeriği belirlenmeli, dış kaynağın bu bilgileri hangi sıklıkta ve şekilde ileteceği net olarak belirtilmelidir.

Dış Kaynakları bağlayıcı konularda bilgilendirme yapılmalı, işlerini yapmalarına imkan sağlayacak koşullar oluşturulmalıdır.

Dış Kaynakların yaptıkları işler düzenli bir şekilde doğrulanmalı, Proje Durum Raporların Dış Kaynak ile ilgili ilerleyiş bilgileri yer almalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Raporlama Yapmak İçin Vakti Olmayan Proje Ekip Üyeleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje ilerleyişinin izlenebilmesi, problemlerin, olası gecikme ve bütçe aşımlarınının fark edilebilmesi için Proje Ekip Üyelerinin  gerçekleştirdikleri aktiviteler ile ilgili raporlama yapmaları gerekir.

Proje Ekip Üyelerinden beklenen raporlamanın basit ve kolay olması gerekir.

Hangi aktiviteler ile ilgili ne zaman ve nasıl raporlama yapılacağı bildirilmelidir.

Raporlamalarda opsiyonel olarak görüş bildirme imkanı tanınmalıdır.

Proje Ekip Üyesinin raporlama konusunda görüşleri alınmalı, iyileştirme konusunda öneriler getirmesi istenmelidir.

Raporlama sürecinde ihtiyaç duyulan bilgilerin gerekliliği açıklanmalı, alınan raporlamanın nasıl değerlendirildiği açıklanmalıdır.

Raporlamayı unutanlar için hatırlatma yapılmalıdır.

Kronik olarak geciken veya göndermeyenlerle birebir görüşmeler yapılmalı, durum masaya yatırılmalıdır.

Raporlama yapılmamasının arkasındaki gerçek sebepler (kötü haber vermekten çekinme vb.) değerlendirilmelidir.

Proje Ekip Üyesinin işi gerçekleştirme ve raporlamayı birlikte düşünerek tahmin yapması istenmelidir.

Raporlama konusundaki tutum ve davranışlar izlenmeli, Proje Gözden Geçirme Toplantılarında gündem edilmelidir.

Raporlamanın zamanında ve düzgün yapılmamasından kaynaklanan problemler izlenmeli, Ekip Üyelerine açıklanmalıdır.

Bazı istisnai durumlarda Proje Ekip Üyelerinin Yöneticileri ile veya Sponsorunuz ile görüşerek duruma çözüm üretmelerini isteyebilirsiniz.

Raporlama konusunda bilgi ihtiyacı olanlara eğitim verilmeli, örnek bir rapor hazırlanarak süreç kolaylaştırılmalıdır.

Projenin başından sonuna kadar aynı düzende raporlama yapılmasına gerek olmayabilir. Örneğin projenin başında haftalık, yürütme sürecinde 15 günde bir raporlama iş görebilir. Raporlama sürecinizin etkinliğini değerlendirmeniz önemlidir.

Raporlama sadece yazılı değil, birebir görüşme veya telefon ile yapılabilir.

Büyük ve karmaşık projelerde raporlama ile ilgili özel bir kişi görevlendirilebilir.

Proje Ekip Üyesi aktivitesi ile ilgili yöneticisine bir rapor oluşturuyorsa mükerrerlik olmaması adına o rapor proje için değerlendirmeye alınabilir.

Proje kapanışında kimin kaç adet rapor gönderdiği vb. istatistikler, değerlendirme notuyla birlikte alınan dersler olarak kaydedilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Dışı Değişikliklerin Projeye Etkisini Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Organizasyonel değişiklikler, pazarın değişmesi, yeni ortak, dış kaynağın batması vb. şirketleri önemli ölçüde etkileyen değişiklikler projeleri de etkilerler. Proje dışı değişikliklerin proaktif izlenmesi ve projelerin olumsuz etkilenmemesi için yönetilmesi gerekir.

Şirket içi iletişiminizi yüksek tutarak olası değişikliklerden erken haberdar olmaya çalışın. Proje dışı değişikliklerin geldiğini ne kadar erken fark etmişseniz veya haberdar olmuşsanız o kadar iyidir. Böylelikle olumsuz etkileri en aza indirecek şekilde önlemler geliştirebilirsiniz.

Proje dışı değişiklikleri risk olarak tanımlayarak başlayın. Sponsorunuzla ve ekibinizle, değişikliklerin fırsat mı tehdit mi olduğunu belirlemeye çalışın.

Değişiklik sonrası için alternatif senaryolarınızı geliştirin ve hazırlığınızı yapın.

Değişiklik sonrasında ekipte oluşabilecek motivasyon kaybı, rol ve sorumluluklardaki olası boşlukları mutlaka dikkate alın.

Değişikliklerin projenin ileriki safhalarında yaratabileceği fırsat ve tehditleri Proje Gözden Geçirme Toplantılarında gündem edin.

Ani değişikliklerde ekibinizle toplanıp durum değerlendirmesi yapın.

Değişikliklerin projenizi olumsuz etkilemesini hızlı anlayabilecek izleme parametrelerinizi geliştirin.

Proje başında Beklenmedik Durum Planlarınızı hazırlayın, değişiklik oluştuğunda devreye alın.

Değişiklikler, öncelikleri değiştirmişse birebir görüşmeler yapın, Sponsorunuzun desteğini isteyin.

Proje dışı değişiklikler projeniz, yeniden ele almanızı, hedeflerinizi ve planlarınızı güncellemenizi gerektirebilir.

Projenizi ciddi anlamda etkileyebilecek değişiklerde Sponsor ve Proje Ekibi ile verilen taahhütlerin üzerinden geçin.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Öncelikleri Değişen Proje Ekip Üyeleri Üzerlerine Düşeni Yapmıyorlarsa

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje aktivitelerinin gerçekleştirilmesi proje ekip üyelerinin ve yöneticilerinin verecekleri taahhütlere bağlıdır. Proje yöneticisinin verilen taahhütleri izlemesi ve proaktif yaklaşımı önceliklerin değişmesini engelleyemeyebilir.

Proje Yöneticisi, Proje Ekip Üyesinin proje başlangıcında ve planlamada verdiği taahhütleri fonksiyonel yöneticisi üzerinden doğrulamalıdır. Aynı şekilde Proje Ekip Üyesinin öncelikleri sonradan değiştiğinde sebepleri doğrulanmalıdır.

Verilen taahhütler gerçekçi gelmiyorsa alternatifler düşünülmelidir.

Proje aktiviteleri taahhüt edilen süre ve bütçede tamamlanmıyor, açıklamalar size ikna etmiyorsa, gerçek sebepler ortaya koyulmuyor olabilir.

Proje ekip Üyelerinin verdikleri taahhütleri yerine getirememelerinin bir çok sebebi olabilir. Liste uzun olmakla birlikte bir kaç örnek vermek gerekirse;

  • Çok fazla iş yükleri, sorumlulukları vardır.
  • Eğitime veya desteğe ihtiyaçları vardır.
  • Sorumlulukları net değildir.
  • İhtiyaç duydukları yetkiye sahip değillerdir.
  • Yaptıkları işe yönelik geri besleme alamıyor olabilirler.
  • Yöneticileri başka iş ile uğraşmalarını istiyordur.
  • Hata yapmaktan korkuyordur.
  • O işi yapmanın ona bir faydası olmadığını düşünüyordur.
  • Yeterli bilgiye sahip değildir.
  • Çalışma ortamı uygun değildir.

Proje Ekip Üyeleri ile birebir görüşmeler yaparak neler olup bittiğini net olarak anlayın.

İşlerini yapmaları için ihtiyaçlarını ve beklentilerini netleştirin.

İşlerini yapmaları için önlerinde engel olup olmadığını sorgulayın ve ortadan kaldırmaya çalışın.

Çakışan öncelikleri Proje Ekip Üyesinin yöneticisi ile birlikte değerlendirin.

Öncelikler değişmişse verdiği taahhüdü yenilemesini isteyin. Proje planlarınızı yeni taahüde göre güncelleyin, ilgili paydaşları bilgilendirin.

Birden fazla Proje Ekip Üyesi ile benzer problemleri yaşıyorsanız yöneticileri ile bir toplantı organize ederek durumu masaya yatırın. Şirketin öncelikleri doğrultusunda departman ve proje hedeflerinin önceliklerine beraber karar verin.

Proje işlerinin önceliği yüksek fakat departmanlar aksi yönde davranıyorlarsa Sponsora ve Üst Yönetime durumu aktarın.

Önceliklerin departmanlar lehine olması durumuna hazırlıklı olun. İç ve dış kaynak alternatiflerini değerlendirin.

Önceliklerin değişmesi durumunda yap ya da al kararları gibi alternatifleri düşünün. Projenin geri kalanında ayarlamalar yapın.

Önceliklerin değişmesinin projeye olası etkilerini detaylıca analiz edin ve Sponsorunuzla paylaşın.

Projenin hedeflerine ulaşamayacağı şekilde öncelikler değişmişse projeyi erteleme, iptal konularını değerlendirin.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projenin Ortasında Hedefler Değişirse

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Kapsam kayması projelerin korkulu rüyasıdır. Projenin ileri safhalarında ortaya çıkan zorunlu veya isteğe bağlı değişiklikler hem moral, motivasyonu hem de projenin başarısını olumsuz etkiler. Değişiklik yönetimi sürecinin olması ve kullanılması zorunludur.

Agile(Çevik) yöntemler değişiklikleri kabul etme, erken fark etme veya belirli bir aşama sonrasında Kabul etmeme gibi prensipler içersede zorunlu (yasal vb.) değişiklikler projeleri olumsuz etkilerler.

Proje gereksinimlerinin belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve kapsam temel çizgisinin (planlanan kapsam) hazırlanması konusunda kaliteli zaman ayırılmalıdır. Bu maddeleri hızlı ya da üstünkörü geçmek, ayrılan vakti sınırlandırmak çok büyük problemlere yol açar.

Kapsam Temel Çizgisinin hazırlanması gelen taleplerin değişiklik olarak ele alınmasını, öncelikleri nasıl etkilediğinin değerlendirilebilmesini sağlar. Gelen değişiklik talepleri öncelikler çerçevesinde değerlendirilerek önem belirlenir, gerçekleştirilecek işler gözden geçirilebilir.

Sürpriz değişikliklerden kapsamı korumak, zorunlu değişikliklerde kapdsamı yönetebilemk için değişiklik kontrol yönetimi uygulanmalıdır.

Değişiklik Kontrol Sistemi şirket genelinde uygulanan genel bir yöntem olabileceği gibi proje özelinde de belirlenebilir.

Proje başında değişiklik kontrol sistemi açıklanmalı, yönetilmeyen değişikliklerin projeyi nasıl etkileyebileceği açıklanmalıdır.

Değişikliklerin yönetilebilmesi için Üst Yönetimin ve sponsorun desteği alınmalıdır.

Değişiklik taleplerinin en çok ve sık gelebileceği departman yöneticileri ile birebir görüşmeler yapılmalıdır.

Değişikliklerin “Neye mal olacağı?” ve “Ne kazandıracağı?” önemlidir. Her değişiklik talebi için talebi yapan maliyet fayda analizi yapmalıdır.  

Gelen değişikliklerin “red” statüsünde olduğu kabul edilmeli, değişiklik talebi yapanın isteğinin ayaklarının yere bastığını, faydasını, önemini ispat etmesi istenmelidir.

Değişikliklerin sebebine odaklanılmalı, proje kapsam yönetimi açısında alınan ders olarak değerlendirilmelidir.

Yönetim veya müşteri kaynaklı değişikliklerde dahi Değişiklik Kontrol Sürecinin kullanılması gerekliliği açıklanmalıdır.

Değişikliklerin zaman, maliyet ve kalite açısından değerlendirilmesi şarttır. Onaylanmış değişiklikler planların güncellenmesini gerektirebilir. Değişikliğe rağmen planların aynı kalması isteniyorsa yeniden planlama yapılmalıdır.

Değişikliklerin Kabul edilmesi durumunda birkaç farklı statü kullanılabilir. Örneğin değiştirilerek kabul edilmiştir, ertelenmiştir vb.

Değişiklik kontrol süreci netleştirilmeli, rol ve sorumluluklar belirlenmelidir.

Değişikliklere “hayır” diyebilme gücüne sahip bir kişi sürece dahil edilmelidir.

Değişiklik Kontrol Süreci, değişiklik talep formu ile başlamalı ve yazılı olmalıdır. Eksik talepler kabul edilmemelidir.

Değişiklik talepleri düzenli olarak takip edilmeli, gerekirse Yönetim toplantılarında gündem edilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Gecikmelerini Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje gecikmeleri proaktif izleme ve hızlı aksiyon alınarak ile yönetilebilir.

Proje durum bilgisi alınırken yakın gelecekteki işlerin (örneğin gelecek 2 hafta vb.) ve projenin zamanında tamamlanıp tamamlanamayacağı bilgisi toplanmalıdır.

Proje ekibinin sorumlu oldukları aktivitelerin zamanında tamamlanmasına yönelik her konuda (girdiler, yürütme vb.) potansiyel problemleri sizinle paylaşmaları için cesaretlendirmelisiniz.  

Atlanan ve fark edilen işler acilen Proje Yöneticisine aktarılmalıdır.

Proje ekibi ile yapacağınız birebir görüşmeler ile projenin gelecekteki aktivitelerinin zamanında tamamlanması yönündeki çekincelerini değerlendirnelisiniz.

Zaman çizelgesini etkileyebilecek her konuda (çıktılar, değişiklik talepleri, tavırlar, hava durumu vb.) alarm sistemleri kurmalısınız.  

Riskleri düzenli olarak gözden geçirmeli, zaman etkisini değerlendirmelisiniz.

Zaman çizelgesini etkileyebilecek problemleri küçükken çözmeli, büyümesine izin vermemelisiniz.

Zaman Çizelgesinde kritik yolda olan aktivitelere özel ilgi göstermelisiniz.

Küçük gecikmeleri hemen çözecek çözümler üretmelisiniz.

Planlama aşamasında olası gecikmelere yönelik beklenmedik durum yedeklerinizi belirlemelisiniz.

Gecikmeyi tolere edebilmek için kullanabileceğiniz yöntemleri (kaynak aktarma, paralele çekme, fazla mesai vb.)  belirlemelisiniz.

Onaylı değişikliklerde zaman çizelgenizi güncellemelisiniz.

Dürüst iletişim ortamı yaratmalı, gecikmelerden zamanında haberdar olmalısınız.

Zaman gecikmelerinde problemin sebeplerine odaklanmalı tekrar etmemesi için gerekli çalışmaları yapmalısınız.

Durum raporlarında zamansal gecikmelerin açıklamalarını yazmalısınız.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Ne Kadar Proje Dokümantasyonu Gerekli?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje dokümantasyonu geleceğe kayıt bırakmak ve şirket hafızasının oluşturulması için önemlidir. Bir projede ne kadar dokümantasyon gerektiği projenin tipine, büyüklüğüne, yasal gerekliliklere, şirket politika, prosedürlerine ve proje yönetim metodolojisine bağlı olarak belirlenir.

Her projede belirli bir seviyede dokümantasyon tutulması gerekir. Büyük ve karmaşık projeler ekibinin ve paydaşların ihtiyaçları doğrultusunda daha fazla dokümantasyon içerirler. Küçük projelerde “aracın amacı aşmaması” için daha az dokümantasyona ihtiyaç duyulabilir.

Her proje tipine göre minimum dokümantasyon gereklilikleri belirlenmelidir. Şirket politikaları veya sözleşme koşulları, yasaların gerektirdikleri gibi zorunlu dokümantasyon mutlaka tutulmalıdır.

Önemli olan projenin başarısı için gerekli olan dokümantasyonun tüm proje ekibi tarafından sahiplenerek doğru ve zamanında yapılmasıdır.

Proje başlangıcında aşağıdaki dokümantasyon olmalıdır;

  • Proje Başlatma Belgesi ve projeyi açıklayıcı belgeler
  • Teslimat Tanımları (Öncelikler, ölçülebilir başarı kriterleri vb. ile birlikte)
  • Ekip rol ve sorumlulukları, iletişim bilgileri
  • Paydaş Analizi
  • Sözleşmeler, İş gerekçeleri ve ilgili proje öncesi hazırlanmış belgeler

Planlamada olması gereken dokümantasyon;

  • İş Kırılım Yapısı
  • Zaman Çizelgesi
  • Maliyet Planı ve Bütçe
  • Kaynak analizi
  • Risk Kayıtları
  • Projeye özel spesifik planlar (Süreç İyileştirme, iletişim vb.)

Yürütme, İzleme ve kontrol Sürecinde gerekli dokümanlar

  • Durum raporları
  • Değişiklik ve Problem Kayıtları
  • Gözden Geçirme Notları
  • Kontrol ve Test Sonuçları
  • Toplantı Notları
  • Tüm yazışmalar

Her projede kullanılabilecek bazı dokümantasyon şirket özelinde hazırlanabilir;

  • Değişiklik Süreci
  • Problem Eskalasyon Süreci
  • Test ve Kontrol Standartları
  • Karar Alma Süreci vb.

Her proje öncesi hangi dokümantasyon gereklilikleri olduğu Sponsor, Proje Ofisi ve Proje ekibi ile beraber değerlendirilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: