Kategori arşivi: Metodoloji

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 13

Proje ve programlar şirketin ortak kaynaklarını kullanırlar. Kaynak çakışmaları yaşanmaması ve kullanımın optimizasyonu için merkezi bir yapıya ihtiyaç vardır. PYO, kaynak dağılımlarını izlemek ve optimize etmek ile sorumlu olmalıdır.

Kişisel ilişkilere dayalı kaynak paylaşımlarının yapılması veya güçlü yöneticinin istediği kaynakları kullanması gibi yaklaşımlar şirketlerin stratejilerine zarar verirler.

Proje ve programların ortak bir metodoloji doğrultusunda planlanmaları gerekir. Kaynak kullanımına ilişkin sıkıntılar planlama esnasında fark edilmelidir.

Proje yönetimi bilgi sistemleri kaynakların aktivitelere atanması esnasında fazla bir yükleme ya da çakışma olup olmadığını gerçek zamanlı denetler ve planlamacıyı uyarırlar. Plandaki problemler Proje ve Program Yöneticileri ile görüşülerek çözümlenmeye çalışılır.

Eğer proje veya programa ilişkin öncelik tanımları yapılmışsa “seviyelendirme” yapılarak kaynakların hangi işleri önce hangilerini sonra yapacağına proje yönetimi yazılımı karar verebilir.

Kaynak dağılımlarını ve optimizasyonu sağlamak için projelerde yer alamn kaynakları içeren Kaynak havuzu PYO tarafından hazırlanmalıdır. Kaynak havuzunun güncel tutulması (işe giren ve çıkan personel vb.) İnsan Kaynakları Departmanı ve PYO koordinasyonu ile gerçekleştirilir.

Kaynak dağılımları konusunda PYO düzenli izleme ve raporlama yapmalıdır. Kaynak darboğazları ve gelecek senaryolarına göre yönetime öneriler getirmelidir.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 12

Proje Yönetimi Bilgi Sistemlerini ve araçları geliştirme sorumluluğu PYO’da olmalıdır. Bir çok şirkette BT Departmanları yazılım seçimi ve kurulumu yapmaktadır. Proje Yönetimi konusunda önce yazılım seçimi yapılıp ardından proje yönetimi uygulanmaya başladığında başarısız olunacaktır.

Öncelikle proje yönetim metodolojisinin geliştirilmesi gerekir. Metodoloji çerçevesinde uygun yazılımların değerlendirilmesi gerekmektedir.

Seçilen yazılıma göre davranmak, yazılımın önerdiği gibi proje yönetimi yapmak sorunlara yol açar.

Şirket kendi proje yönetimi yazılımını hazırlamak isterse büyük bir yatırım olacaktır. Mevcut çözümlerden birisi mutlaka işinizi görür.

Yönetimin ve fonksiyonel departmanların beklentileri belirlenmelidir. Proje Yönetimine ilişkin tanımlamalar(proje tipi vb.) ve rol-sorumluluk tanımlamaları yapılmalıdır. Proje yönetimi süreçleri, onay ve dokümantasyon noktaları ile belirlenmelidir. Bu sürecin farklı proje tiplerinde işlerliği test edilmeli, öncelikle sürecin şirket içinde Kabul görmesi sağlanmalıdır. Geliştirilen sürece ilişkin bir kontrol listesi hazırlanmalı ve yazılım arayışında bu liste ile kontrol sağlanmalıdır.

Benzer şirketlerdeki proje yönetimi uygulamaları ziyaret edilerek deneyimler alınmalı, sadece pazarlamacıların sözleri ile yola devam edilmemelidir.

Proje Yönetimi yazılımları konusunda “istisnalara” takılınmamalıdır. Çok istisnai durumları bir yazılımın gerçekleştirmesindense o istisnaların başka yollarla çözülmesi daha akıllıca olacaktır.

Proje Yönetim sürecinin basit olması, seçilebilir yazılım olasılığını artıracaktır.

Tercih edilen yazılımın BT ve PYO tarafından yönetilmesi gerekir. BT, zaman içerisindeki gerekli geliştirmeleri ve olası problemleri çözecek kabiliyette olmalıdır. Teknik destek yazılımı sağlayan firma tarafından verilecekse sözleşme maddeleri iyi çalışılmalıdır.

PYO, proje yönetimi bilgi sistemlerinin geliştirilmesinden sorumlu olmalıdır. Şirket içi kullanımları izlemeli, problem durumunda müdahale etmelidir. Proje Yönetimi Bilgi sistemlerinin kullanım el kitapçıklarını hazırlamalı ve eğitimlerini vermelidir. Sistem kullanıcılarının problemlerinde Yardım Masası rolünü üstlenmelidir.

>—————————————————————————————————————–<

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 11

Projelerde yer alanların, üzerlerine düşen rol ve sorumlulukları yerine getirebilmeleri için hem temel yetkinliklerinin geliştirilmesi hem de proje yönetimi becerilerinin geliştirilmesi gerekir.

Temel yetkinlikler; sunum ve toplantı yapma, problem çözme – müzakare – iletişim  teknikleri, e-posta yazma vb. İnsan Kaynakları departmanlarının eğitim sorumluluğunda olup proje-program bağımsız her çalışan için yapılmalıdır.

Proje Yönetimi becerileri ise hem evrensel hem de şirket metodolojisi çerçevesinde geliştirilmelidir.

Çalışanların temel ve ileri düzey proje yönetimi, proje yönetimi sertfikasyonlarına (pmp vb.) hazırlık, eğer kullanılıyorsa proje yönetimi bilgi sistemine yönelik (Ms Project vb.) eğitimler aldırılması gerekir. Proje simulasyonları, proje risk ve kalite yönetimi benzeri spesifik alanları geliştirici eğitimler ya da projelerde süre kısaltma teknikleri, proje dokümantasyonu gibi yapılanı iyileştirmeye yönelik eğitimler aldırılmalıdır.

Kurum içi metodoloji geliştirilmişse eğitimicinin eğitimi ile önce eğitimciler yetiştirilmelidir. Şirket içi eğitimciler projelerde yer alan çalışanlara mevcut metodoloji, yöntem, süreç, politika ve araçları mümkünse uygulamalı olarak aktarmalıdırlar.

Projelerde çalışanların becerilerini ve bilgi düzeylerini artırıcı konferanslara katılımlar, dergi ve sitelere üyelikler yapılarak güncel bilgi akışı sağlanmalı, bir kütüphane oluşturularak ilgili kitapların ihtiyacı olan personelin erişimine sunulması gerekir.

PYO, sponsor, proje yöneticisi, şirket içi proje ekip üyeleri ve hatta dış kaynakların eğitim planlamasını yapmak, sertifikasyon sürecini takip etmek, konferans katılımlarını sağlamak, dergi ve site aboneliklerini sağlamak, kütüphane oluşturmakla yükümlü olmalıdır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 10

Projelerde yaşanan olumsuzlukların sebebi metodoloji eksikliğidir. Şirketlerin proje yönetimi konusunda sistemik bir bakış açısına sahip olmaları, ortak dil ve yöntemlerle farklı tiplerdeki projelere doğru yaklaşmaları gerekir. Metodoloji geliştirme kendi içinde bir projedir. Bu projenin PYO tarafından yapılması gerekir.

Şirketlerin nereden para kazandığına baktığımızda büyük bir kısmının projelerden geldiğini görüyoruz. Yönetime sorsanız projeler bizim için çok önemli dediklerini duyarsınız.

En çok para kazandığınız ve sizin için çok önemli olan bir şeyi neden deden kalma yöntemlerle, sezgisel yaklaşımlarla yöneterek riske atıyorsunuz dendiğinde cevap alamazsınız.

Projelerin başlangıç, planlama, yürütme, izleme ve kontrol, kapanış süreçlerinin belirli bir metodoloji çerçevesinde yapılması gerekir.

Metodoloji geliştirmede PMI(Project Management Institute) yayınladığı PMBOK(Project Management Body of Knowledge) dünyada en yaygın Kabul edilmiş çerçevedir. Bu çerçeve esas alınarak şirketlerin neyi yapıp yapmamaları gerektiğine karar vermeleri gerekir. PMBOK bir çerçeve olarak “nasıl yapılır” sorusuna destek verir, şirketlerin ne yapacaklarına kendilerinin karar vermeleri gerekir.

Yönetimler için kısa vadeli kazançlar esas teşkil ediyorsa metodoloji geliştirme çalışmalarına destek değil, köstek olacaklardır. Proje Yönetimi şirket içinde zamanla gelişen bir olgunluk seviyesidir. Bir hız koşusu değil maraton olarak yaklaşılması gerekir.

PYO, projelerde ortak dilin oluşturulması, projeler arasındaki verimlilik farklarının azaltılması, derslerin paylaşılması ve mevcut süreçlerin sürekli geliştirilmesine odaklı olarak konumlandırılır ve yetkilendirilirse başarılı olabilecektir.

Sadece politika ve prosedür üreten, uygulanmayacak süreçleri üreten ve projelere baskı yapması için kurulan bir yapıdan sonuç beklemek anlamlı olmayacaktır.

Metodolojilerin değişen proje tiplerine, çevreye ve şirket kültürüne uyumlu olması çok önemlidir. Şirket içinde kurulacak PYO bu dengeleri gözeterek şirkete özgün bir metodoloji yaratabilir.

Metodolojinin kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynaları, iletişim, risk, tedarik ve paydaş yönetimleri konusunda süreç ve esasları belirlemesi için tüm şirketin samimi katılımı gerekir. Bu çalışmalarda tarafsız ve stratejik hedeflere odaklı, yetkilendirilmiş bir PYO gerçekçi çalışmalar üretebilir.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 9

Proje ve Program Yöneticileri arasındaki iletişimi ve koordinasyonu sağlamak, geliştirmek PYO’nun sorumluluğunda olmalıdır.

Proje ve Program Yöneticilerinin kendi aralarında iletişim kurmalarını beklemek problemlere yol açabilir. Kurulacak iletişimin içerik ve yapısının kişisel samimiyetin ötesinde yapıcı ve geliştirici olması gerekir.

Proje ve Program Yöneticilerinin iletişim gereksinimleri alınmalı, iletişim planlarında yer alması sağlanmalıdır.

PYO düzenli toplantılar yaparak proje ve program yöneticilerinin çekincelerini dinlemeli, ortak problemlere çözüm getirmeli ve alınan derslerin paylaşılmasını sağlamalıdır.

Yapılan toplantılar kayıt altına alınmalı ve toplantı notları paylaşılmalıdır.

PYO, proje ve programları etkileyebilecek yönetim kararlarının kayıt altına alınması ve ilgili paydaşlarla paylaşımından sorumlu olmalıdır.

Ana plan (master plan) doğrultusunda birbirleri ile etkileşim içinde olması gereken proje ve programların izlemesi yapılmalıdır. Birbirleri ile bağlantılı proje ve programların sorunsuz bir şekilde ilerleyebilmesi PYO gibi büyük resme bakan bir fonksiyon tarafından yönetilmelidir.

Ortak kaynak havuzu kullanan ve ekip üyelerini paylaşan proje ve programlarda kaynak önceliklerinin belirlenmesi, kaynakların kaydırılması ve bu sürecin izlenmesi PYO tarafından yapılmalıdır.

Fonksiyonel Yöneticilerin, doğru kaynağı doğru proje-programa atamasında PYO yönlendirici, destekleyici ve yol gösterici olmalıdır.

Proje ve program içi iletişimin sağlandığının kontrol edilmesi gerekir. Proje ve program yöneticileri ile iletişim ve koordinasyon, onların iletişim ve koordinasyonunu denetleyici nitelikte olmalıdır.

PYO, Yönetim ile Proje-Program yöneticileri arasındaki köprüdür. Yönetimin beklentileri ve stratejiler doğrultusunda iletişim ve koordinasyon sağlamalıdır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 8

Proje ve programlar yapılan fizibilite, hazırlanan iş planı sonucu onaylanırlar. Üst Yönetimin proje ya da programı onaylama sebebi sonunda ulaşılacak faydadır. Bu fayda ortaya bir bina çıkması, %5 verimlilik artışı, yeni bir ürün vb. olabilir.

Sponsorlar projelerinin hedeflerini takip etmelidirler. Proje ve Program Yöneticileri hedeflerini gerçekleştirmeye odaklanırlar.

Bir çok proje ya da programın hedefi, proje ya da program tamamlanır tamamlanmaz gerçekleşmez.

Proje ya da programın hedefini tutturup tutturamadığının ölçümlenmesinin ilk şartı başlangıçta taahhüt edilen faydanın (kar, verimlilik vb.) nerede nasıl bakılacağının açıklanmasıdır. Örneğin kar hedefi konmuşsa hangi ekranlardaki, hangi hesaplama ile yapılmış kar artışı hedeflendiği belirlenmelidir.

PYO’lar proje ya da program talep dokümanlarına ilişkin tandartları geliştirirler ve taahhüt edilen faydanın yer almasını sağlarlar. PYO bu faydayı izlemek üzere Fayda Kayıtlarına atar.

PYO’nun en önemli görevi hedeflere doğru ilerleyişin izlenmesi ve doğru zamanda düzeltici ve önleyici faaliyetleri önermesidir. Diğer taraftan, faydanın gerçekleşmesi ya da gerçekleşmemesi durumlarında Talep sahibine, Proje ya da Program Yöneticilerine ilişkin uygulama esaslarını belirler.

Yönetimler onayladıkları proje ya da programların başarısızlıklarını görmezden gelmemeli, sorumluluğu üstlenmelidirler. Bu sorumluluğu üstlenmenin birinci şartı izleme sorumluluğunu profesyonel bir yapıya (PYO) devretmeleridir.

Proje ya da program talebini yapanlar taahhütlerinin gerçekçi olmasından sorumludurlar. Yönetimi ikna etmek için manipüle edilmiş isteklerin gerçekleşmemesi durumunda yaptırımlara tabi tutulmalıdırlar.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 7

Şirketlerin, yeni proje ve program seçimlerinde duygusal kararlar almaları, güçlü yöneticilerin emir-demir yaklaşımıyla önerilerini Kabul ettirmeleri ve sadece bazı parametrelere (karlılık vb.) bakarak kısa vadeli yaklaşımları, olumsuz sonuçlara yol açmaktadır.

PYO’lar proje ve programların seçimi ve önceliklendirilmesinde profesyonel bir yaklaşım getirerek kısa ve uzun vadede şirketin stratejik hedeflerine ulaşmalarına destek olurlar.

Proje ve programların fayda ve zorluk açısından sayısal verilerle değerlendirilmeleri gerekir. Analitik hiyerarşi sistemi (Weighted Balanced Scorecard) gibi modellerin proje, program seçinlerinde kullanılması gerekir. PYO’lar şirket stratejilerini esas alarak dönemsel olarak faydanın tanımını yapmalıdırlar. Bu yıl karlılık, pazar payı, pazarda ilk olma vb. gibi faktörler öne çıkarken bir başka yıl pazar payı, verimlilik ve maliyet artışı ön plana çıkabilir. Her parametrenin üst yönetimle beraber çalışılarak ağırlıklandırmasının yapılması gerekir. Böylelikle gelen her öneri veya istek şirkete katacağı olumlu değer açısından değerlendirişmiş olur.

Öte yandan proje, programı gerçekleştirecek ekiplerin istek veya önerinin zorluk, karmaşıklık düzeyini yine sayısal parametrelerle değerlendirmeleri gerekir.

Temel hedef en çok faydayı sağlayan ve yapılması en kolay olanlar proje ve programların seçilmesi, fayda veya zorluk açısından uygun olmayan proje, programların elenmesidir.

Fayda ve zorluk açısından skorlanan proje, programlar önceliklendirilir. Kaynak (personel, ekipman vb.) kullanımları bu önceliklere göre belirlenerek hem şirketin en yüksek faydayı sağlaması hedeflenir hem de çalışanların doğru seçilmiş projelerde yer almalarının pozitif motivasyonu kullanılabilir.

Eğer projenini neden yapıldığına ilişkim şüpheler varsa, yapılan projelerin faydasız olduğu düşünülüyorsa destek vermesi gereken paydaşlar açısından sıkıntılar yaşanacaktır. Matematiksel bir yaklaşım herkesin ikna olmasını, şirket çalışanlarının ve yapılan proje, programların stratejilerle hizalı olmasını sağlayacaktır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 6

Proje, Program ve Portföy (PPP) yönetimlerinin desteklenmesi gerekir. PPP’lerde karar alma, analiz, planlama, problem çözümü vb. konularda desteğe ihtiyaç duyulur.

Yönetişim – Gerek PPP Yöneticileri gerekse PPP Sponsorlarının karar vermesini kolaylaştırıcı merkezi bir yapıya ihtiyaç vardır. PYO, karar kayıtlarının saklanması, paylaşılması ve alınan kararların takibi konularda yönetişim desteği ihtiyacını karşılar.

Performans – Performansın izlenmesi, geliştirilmesi ile ilgili konularda PPP’ler arasındaki etkileşimi PYO sağlar.

Zaman – PYO, portföy düzeyinde tüm PPP’lerin zaman çizelgelerini merkezileştirerek, ana planı ortaya koyar. PPP’ler arasındaki zamansal çakışmalarda çözüm sağlayıcı öneriler getirir.

Finans – PYO, portföy düzeyinde bütçeleri izler ve olası problemlerde arabulucu ya da çözüm üretici rolünü üstlenir.

Risk, Problem ve Kapsam Yönetimi – Portföy bütünündeki riskler ile ilgili farkındalık sağlar. Portföy’deki ortak problemlerde çözüm önerileri getirir. Problemlerin diğer PPP’lere etkilerini değerlendirerek, uyarılar yapar. Portföy kapsamını bir bütün olarak ele alarak PP’leri yönlendirir.

Kaynak Yönetimi – Ortak kaynak havuzu kullanımına ilişkin problemlerin çözümüne destek olur. Kaynak dağılımını izleyerek portföy ile ilgili değerlendirmeler yapar. Portföy içi önceliklendirmeleri yapar, bu doğrultuda kaynak dağılınlarının yapılıp yapılmadığını denetler.

Kalite – Kalite kontrol, kalite güvence ve kalite denetimlerini merkezileştirir. PPP’lere ilişkin teslimatların kalitesi konusunda güvence sağlar.

İletişim – PPP’ler arasındaki iletişimsizliği çözer, gerekli iletişimlerin yapılmasını sağlar.

Tedarikçi Yönetimi – Tedarikçi performanslarını ve çalışma prensiplerini belirlemede, ihtilafların çözülmesinde destekleyicidir.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı 

Gökrem Tekir – Savaş Şakar  

65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 5

Şirket içinde gerçekleştirilen projelerin performansını kim izleyecek? İki farklı proje arasındaki performansı nasıl değerlendireceksiniz?

PYO projelere ilişkin performans kriterlerini geliştirir. Performans hedefleri koymadığınız ve takip etmediğiniz sürece projelerinizin başarılı olup olmamasını sadece bitiş tarihleri ya da bütçeleriyle değerlendirmek zorunda kalırsınız.

Amatör yaklaşım; yeter ki zamanında ve bütçesinde bitsin, şeklindedir.

Profesyonel yaklaşım projeleri kendi dinamikleri içerisinde değerlendirmeyi, sonuçları hem ekip hem süreç açısından ele almayı gerektirir.

Temel performans ölçütlerine örnek vermek gerekirse;

Yatırımın geri dönüşü – Projeye yapılacak yatırımın geri dönüşü performans hedefi olmalıdır. 1 milyon TL’lik yatırımın projenin tamamlanmasından  yıl sonra geri kazanılması vb.

Verimlilik – Projeye yönelik her birim girdinin doğru oranda çıktı üretmesi gerekir. Yatırılan paranın karşılığı her anlamda alınmalıdır. Proje ekibi başına kar, proje ekibi maliyeti, kişi başına düşen proje oranı veya proje başına düşen ekip sayısı vb. örnekler çoğaltıulabilir.

Kalite maliyeti – İşleri doğru yapmak için yapılan harcamaların performansı önemlidir. Denetlemeler, müşteri kaybını önleme çalışmaları vb. örnek verilebilir.

Maliyet Performansı – Harcanan her 1 TL karşılığında kaç TL’lik iş üretildiği izlenmelidir.

Zaman performansı – Projede gelinen noktada yapılması gereken ile yapılanların karşılaştırılarak zaman çizelgesinde ne durumda olunduğu izlenmelidir.

Müşteri Memnuniyeti – Proje esnasında veya sonucunda müşteri memnuniyeti ölçümlenmelidir.

Gereksinim performansı – Projede gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığı ve/veya doğru karşılanıp karşılanmadığı izlenmelidir.

Proje Yöneticisi ve Ekip – Proje Yöneticisinin ve ekibin proje hedefleri doğrultusunda performanslarının değerlendirilmesi gerekir. İşi geciktirme oranı, raporlama düzeni, problem çözme sayısı vb. örnek verilebilir.

Stratejiyi Destekleme – Projelerin stratejik hedefleri destekleme performansları ölçümlenmelidir.

Şirket genelinde proje ve program performanslarının izlenmesine yönelik standart bir yaklaşım geliştirilmelidir. PYO nezdinde toplanan proje verileri analiz edilmeli, şirket genelindeki performans değerlendirmesi yapılmalı ve yönetime sunulmalıdır.

Performansın geliştirilmesine yönelik gerek metodoloji gerekse organizasyonel öneriler PYO tarafından getirilmelidir.

Sadece içgüdüsel ya da bir kaç parametre ile proje performanslarını izlenmesi yanlış kararlara ve yargılara yol açacaktır. Performansın izlenmemesi suçlama ve mazeret kültürünü teşvik edecektir. Operasyonel performans ile proje performansı karıştırılmamalı, ezbere yöntemlerle eski alışkanlıklara saplanılmamalı, performans uzun vadeli ele alınmalıdır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 3

Şirketlerin gerçekleştirilecek projelerin stratejik hedeflere uygun olmasını, yürütülmekte olan projelerin stratejik hedeften uzaklaşmamasını isterler.

PYO’ne projelerin stratejik hedeflerle uyumlu olması sorumluluğu verilebilir. Üst Yönetimin yapması ve kontrol etmesi gereken bir görev olarak sorumluluk PYO’ne devredilir.

Şirketlerin gerek müşteriden gelen gerekse iç dinamiklerinden kaynaklanan istek ve önerileri gerçekleştirme konusunda seçici davranması gerekir. Geleneksel yaklaşımda istek ve öneri bir iş planı çerçevesinde Üst Yönetime sunulur, gerekli sorgulamalar yapıldıktan sonra proje onaylanır ya da reddedilir.

Proje seçimine profesyonel yaklaşım getirilmek isteniyorsa PYO devreye girer. PYO, istek ve önerileri değerlendirerek şirket stratejileri doğrultusunda fayda ve karmaşıklık sklasını belirler. İstek veya talebi yapan için öngördüğü faydayı (kar, verimlilik vb.) tanımlayabileceği şablonu ve değerlendirmeye sokulması için gerekli yöntemi belirler. İletilen istek veya önerinin stratejilere uyum ve fayda açısından değerlendirilmesini sağlar. İstek veya önerinin onaylanması durumunda “önceliklendirir”. Onaylanmış ve önceliklendirilmiş istek ve taleplerin karmaşıklık düzeyinin belirlenmesi için ilgili “uygulayıcı” fonksiyonel birimlerle paylaşır. İstek veya önerinin istenilen fayda ve uygun karmaşıklık düzeyinde olması durumunda önceliklendirmeyi günceller ve şirket portföyünde yer almasını sağlar.

PYO, öngörülen faydanın gerçekleşip gerçekleşmediğini denetleyici mekanizmaları geliştirir ve düzeli olarak Üst Yönetime raporlar.

PYO, projelerin yürütme sürecinde ortaya çıkabilecek olası değişikliklerin stratejilerden sapma yaratmaması konusunda denetleyicidir.

Proje Yönetimi Bilgi sistemlerinin kullanımıyla istek ve önerilerin elektronik bir ortamda gelmesi ve değerlendirilmesi sağlanabilir. PYO istek ve öneri listesinin oluşturulması, reddedilmiş ve onaylanmış proje listelerinin tutulması, stratejik hedefler doğrultusunda proje portföylerinin oluşturulması ve takibi sorumluluklarını üstlenir.

Yukarıda bahsi geçen konular PYO olmadığı durumlarda Üst yönetim tarafından yapılmalıdır. Üst Yönetimlerin proje seçme ve değerlendirme konusunda “sezgisel” değil “matematiksel” yaklaşımlarla davranması gerekir. Özellikle önerilen faydanın gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrolü konusunda sistemik yaklaşılmalıdır. Üst Yönetimlerin bu sorumluluklarını PYO’lar aracılığı ile yerine getirmeleri profesyonel bir yaklaşım olacaktır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Paylaşın: