Kategori arşivi: Motivasyon

Proje Yönetimi ve Karar Verme Araçları (Decision Making Tools)

Karar Verme Araçları, şirketlerin karar verme sürecini organize eden, bu süreçteki rol ve sorumlulukları netleştiren ve kararların sahiplenilmesini sağlayan araçlardır. Kimin girdi sağlayacağını, kimin takip edeceğini, kimin yapacağını belirlerler.

Karar verme sürecinin net ve basit olması daha iyi sonuç ve etkin bir yönetim sağlar.

Karar verme sürecinde 5 adet rolden bahsedebiliriz;

  • Öneren : Gerekli ön bilgiyi toplayıp karar verilmesi gereken konuyu ortaya çıkaran ve önerendir.
  • Destekleyen: Kararı destekleyen ya da ertelenmesi konusunda öneri getirendir.
  • Gerçekleştiren: Alınan kararın gerektirdiği işleri yapandır.
  • Girdi Sağlayan: Öneren’e karar konusunda girdi sağlayandır.
  • Karar Veren: Son noktayı koyan, şirketin aksiyona geçmesi için gerekli onayı verendir.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Müşteri Karar Verme sürecinde aşağıdaki maddelere dikkat etmelidirler;

  • Portföy, Program veya Proje ile ilgili kararları tek bir kişinin vermesi ve şirket içi yetkisinin o kararı almaya yeterli olması gerekir.
  • Portföy, Program ve Projelerde karar gerektiren öneriyi tek kişi hazırlamalı, gerekli girdileri sağlamalı ve süreci takip etmelidir.
  • Rol ve sorumluluklara ilişkin istisnalar (yasal kararlar durumunda vb.) tanımlanmalıdır.
  • Doğru kararın verilebilmesi için gerekli doğru girdi, yeterli bilgi, deneyim ve uzmanlıktaki kişiler tarafından sağlanmalıdır.
  • Kararı gerçekleştirecekler sürece erken dahil edilmeli, hem planlama hem de olası problemlerin yaşanması önlenmeye çalışılmalıdır.
  • Karar kayıtları tüm süreç boyunca tutulmalıdır.

Nerede kullanılır;

  • Portföy, Program ve Proje Seçimi, Onayı,
  • Portföy, Program ve Proje Sponsor, Yönetici ve Ekip Seçimlerinde,
  • Portföy, Program ve Proje’nin ilerleyişini güvenceye almak için gerekli merkez ve saha gibi farklı paydaşlar arasındaki etkileşimlerde,
  • Karar verme konusunda kararsızlığın veya geç karar alınmasının süresel ve bütçesel olumsuzluk yarattığı tüm süreçlerde,
  • Kararların kalitesinin artırılmak istendiği noktalarda,
  • Daha hızlı olunması gereken süreçlerde,
  • Kritik kararların (bütçe artırımı, ek personel alımı vb.) daha sağlıklı alınmasını sağlamak için,
  • Karar kalitesini artırarak çalışan motivasyonunu yükseltmek için,
  • Olası çatışmaları azaltmak için,
  • Dinamik ortamrda hızın yanısıra esnekliğin kazanılması için,
  • Departmanlar arası ortak bir dil oluşturmak için kullanılır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetimi ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relationship Management)

Müşteri İlişkileri Yönetimi – Customer Relationship Management (CRM)’i basitçe tanımlamak gerekirse müşterileri anlamak, beklentileri hızlı ve zamanında yanıtlama süreci diyebiliriz.

CRM teknolojileri müşterilere yönelik büyük verileri saklama ve yönetme olanağı sunarak firmaların gerekli stratejileri üretmelerini sağlarlar.

Toplanan veriler CRM odaklı bir yaklaşımla incelendiğinde müşteri ile yaşanan süreçlerdeki problemler tespit edilebilir, müşterinin tekrar gelmesini sağlayıcı taktikler geliştirilebilir.

CRM verileri müşterilerin ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda yeni bakış açısı sağlarken, hedef müşteri grupları için özelleştirilmiş ürünler ortaya çıkarılmasını sağlarlar.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Müşteri İlişkileri Yönetimi yapmak istiyorlarsa;

  • Proje sürecinde, proje müşterilerisi ile yaşanan stratejik sıkıntı noktalarını tanımlamalıdırlar. Müşteri onayını geciktirici ya da memnuniyetini sağlamayan büyük etkisi olan sıkıntılara odaklanılmalıdır.
  • Hangi CRM verilerinin bu sıkıntıları giderebileceğini belirlemeli, bu verileri elde etmenin maliyetini göz önündetutmalıdırlar.
  • Uygun teknoloji platform seçilmeli, toplanan verilerin nasıl değerlendirileceği ve kullanılacağı konudusunda eğitimler vermelidirler.
  • Elde edilen veriler doğrultusunda sağlanan gelişimlerin faydalarını sayısal olarak yönetime aktarmalıdırlar.
  • CRM çalışmalarına katılım teşvik edilmeli, ödüllendirme yapılmalıdır. Müşteri odaklı yaklaşımın kurum için benimsenmesi için aktiviteler planlanmalıdır.
  • CRM süreci izlenmeli ve ölçümlenmelidir. Müşteri görüşleri alınmalı ve proje, program sonunda ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır.

Nerede Kullanılır?

  • Proje onay süreçlerindeki problemleri gidermek,
  • Proje tahminlerini gerçekçi yapabilmek,
  • Proje gereksinimlerini netleştirmek ve kapsamı tanımlamak,
  • Proje ekibi ile müşteri iletişimini güçlendirmek,
  • Sonraki projelerde aynı hataların yapılmasını engellemek,
  • Portföy, Program ve Proje süreçlerini geliştirmek,
  • Metodolojinin etkinliğini değerlendirmek,
  • Tedarik sürecini iyileştirmek,
  • Proje ve Ekip performansını geliştirmek,
  • Riskleri öngörebilmek,
  • Müşteri geri dönüşünü sağlamak için kullanılır.

Hayatımı Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.
Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Proje Yöneticisi için herşeyin ters gittiği bir gün üzerine öneriler

Bad-DayProje Yöneticilerinin zor zamanları çoktur. Yönetim ve/veya müşteri işin gidişatından memnun olmadıkları için sevimsiz konuşmalar yapabilirler, çalışanlar bilgiyi tam veya hiç vermeyebilir, istediğiniz desteği bulamazsınız vb. bir çok sıkıntı yaşarsınız. Bu tip durumlarda;

Sakin kalmalı ve kendiniz için üzülmemelisiniz. Biraz yalnız kalıp düşünmek ve sonraki adımları planlamak yerinde olacaktır. Olur olmaz durumlarda kendinizi suçlu hissetmeniz kontrolünüzü kaybetmenize neden olabilir ki bu da kariyeriniz için olumlu bir şey değildir. Kötü şeylerin iyi insanların başına gelebileceğini kabul edin, pozitif düşünmeye çalışın.

Kötü şeylerle baş etmenin yolu başınızı dik tutmaktır. Hatalı olabilirsiniz ama hatanızı kabul etmekte bir erdemdir ve bu sizin olgunluğunuzu gösterir.  Yaşadığınız olumsuzluğu “artık hep böyle olacak” şeklinde yorumlamamalısınız. Yaşadığınız olumsuzluğun sebeplerine odaklanın ve tekrar etmemesi için neler yapmanız gerektiğine odaklanın.

Her olumlu ya da olumsuz deneyim insana bir şey öğretir. Ders çıkarmayı fırsat olarak görmek çok önemlidir. Suçu başkalarına atarak kendinizi rahatlatmak gibi bir samimiyetsizlilik yapmamanız önemlidir. Herkes hata yapabilir ama tekrarlıyorsa dikkate alınmadığındandır.

Başarmanız için ne gerektiğini belirlemeye çalışın. Hedeflerinizi biraz agresif ve yüksek tutarak kendinizi daha iyiyi yapmaya zorlamaya çalışın. Her zaman daha iyi bir yol, alternatif olduğunu göreceksiniz.

Geçmiş başarısızlıklarınızdan ders çıkarmışsanız kendi adınıza unutabilir, başkalarını eğitmek için kullanabilirsiniz.

Paylaşın:

Çalışanlarımı nasıl motive ederim?

Yapılmasını istediğiniz birşeyi yapmaları için çalışanlarınızı nasıl motive edeceğinizi soruyorsanız, cevabı çok basit: Yapamazsınız!

Biz insanları motive edemeyiz. İnsanlar zaten motivedirler. Fakat biz onları neyin motive edeceğini anlayabilir ve bu bilgiyi onların enerjilerini kurumsal amaçlarımıza yöneltmede kullanabiliriz.

Herkes motivedir

İnsanlar musluklardaki su gibidir. Tek yapmanız gereken akmaları için gereken fırsatı yaratmak. Su akmaya hazırdır ama musluğu açmanız gerekir.

Bazıları nehirler gibidir. Kendi kanallarında akarlar. Eğer bırakırsanız mutlaka denize varırlar. İnsanlarda kendi hedeflerine varmak için gereken enerjiyi kolaylıkla harcarlar. Bizim yöneticiler olarak yapmamız gereken onların varmaya çalıştıkları sonuçların kurumsal faydasını izlemektir.

İnsanlar birçok şeyi kendi görüşlerine göre yaparlar, size göre değil.

Biz yönetim olarak çalışanlara yaptıkları işin onlara faydasını göstermeli ve kurumun yararına tavır benimsemelerini sağlamaya çalışmalıyız. Bunun en önemli yollarından biriside başarılı oldukları konularda ödüllendirme ve takdir etmektir.

İnsanları acı değiştirir.

Eğer sürekli aynı konumda kalma acısı, değişme acısını geçese insanlar değişirler. İnsanların doğru yönde değişmeleri için mevcut durumlarının onlar için dezavantajlı hale gelmesi gerekir. Örneğin benzin fiyatları tırmandığında dizel arabalara yönelim başladı. Yani benzin fiyatının verdiği acı dizel arabalara ödenecek yüksek fiyat acısını geçti.

En etkin iletişim sorgulama ile başlar.

Eğer bir şey kişisel hale gelirse önemi artar. Eğer müşterileriniz yada çalışanlarınız “Biz kimiz veya neyiz?” konusunu sorgulamaya başlamışlarsa iyi şeyler geliyor demektir. Örneğin Kodak, fotoğraf filmi satmıyordu, “Anılarınızı bize emanet edebilirsiniz” diyordu.

Çalışanların kuruma sadakati konusu hep üzerinde durulan bir konudur. Fakat onların sadakat göstermeleri için kişisel beklentileri olduğu hep atlanır. Buyüzden onların sadakatini sağlamak onları anlamaktan ve onlara kurumu iyi anlatmaktan geçer. Çalışanlara şirket için ne yaptığınızı değil onlar için ne yapacağınızı anlatmalısınız. Ör. Sizin için teknik becerilerinizi geliştirmek için bir eğitim programı hazırladık. Temel ihtiyaçlarınız için bir kılavuz hazırladık vb.

İnsanların ilgilenmelerini istiyorsanız önce sizin onlarla ilgilenmeniz gerekir.

İnsanları dinlemek sadece onları duymak demek değildir. Dinlemek aktif, duymak pasif bir eylemdir. Eğer çalışanları yeterince dinlerseniz hem sıkıntılarını hemde problemleri öğrenebilirsiniz. Ayrıca çalışanlarınızın tuttuğu takımları, hobilerini, alerjilerini vb. bilmeniz önemlidir.

Övmek en güçlü motivatördür.

Herkes bir şeylerden gurur duyar. Eğer insanların kendileri ile gurur duyacakları şeyleri yakalarsanız motivasyon için mükemmel bir kapı açmış olursunuz. Ayrıca övmek ya da iftihar ettiğinizi göstermek kişinin özgüvenini pekiştirecektir. Eğer çalışanlarınızın özgüveni yerindeyse yani onları kırmamışsanız çok iyi bir durumdasınız demektir. Çünkü kendisi ile ilgili ne hissediyorsa size ve müşterilerinize onu verecektir. Kendini iyi hissetmeyen çalışanlarla kurumunuzun ileri gitmesi mümkün değildir.

İnsanları değiştiremezsiniz sadece davranışlarını değiştirirsiniz.

Davranışı değiştirmek içinde duyguları ve inançları değiştirmeniz gerekir. Yani size güven duyulmuyorsa önce bunu değiştirmeniz gerekir. Bunu iyi düşünün!

Çalışanların algılayışı yöneticilerin gerçekliğidir.

En önemli noktalardan biriside budur. Çalışanlarınızla konuştuğunuzda onlar sizi anladıkları şekilde yanıt verirler. “Anlatabildim mi?” “Anlatabiliyor muyum?” şeklinde sık kullanılan sorgulamalar ya istenilen şeyden emin olunmadığı yada çalışana güven duyulmadığını gösterir. Sizin yönetim tavrınız çalışan tarafından keşfedildikçe ona göre davranılmaya başlanacaktır. Ör. “Ne derse mutlaka evet diyelim ama bildiğimizi yapalım” “Sabahları konuşmayalım” “Çok sık fikri değiştiği için söylediklerini hemen yapmayalım” gibi.

Örneğin birini bir seminere gönderip oradaki yeni fikirleri getirmesini söylüyorsunuz, giden kişi geldiğinde size birçok fikir ve görüş getiriyor ve siz hiç ilgilenmiyorsunuz. Sonucun ne olmasını beklersiniz?

Beklediğiniz ya da zorladığınız davranışları alırsınız

İnsanlara bir şeyleri gerçekleştirmeleri için ödüllervaad ederiz. Bu kimi zaman para, prim, taile gönderme kimi zamanda kıdem olur. Burada Amerikalıların “fine tunning” ince ayardediği nokta çok önemli. Eğer her şeyi ödüle dayandırırsanız ödülsüz işler aksar. Bu çok basit kuralıda yazmazsam ölürdüm. İnsanlar ödüllnedirildikleri yada cezalandırılmadıkları şeyleri tercih ederler.

Kendimizi kendi nedenlerimizle eleştiririz, çalışanları ise yaptıkları şeylerle

Kendi hatalarımıza yönetici olmamız sebebiyle veya başka türlü örttüğümüz düşüncesiyle çok fazla dikkat etmeyiz. Ama çalışanlar işe geç gelip erken çıktıklarında ortalığı alt üst ederiz. Aslında iğneyi kendimize, çuvaldızı başkasına batırmamız gerektiğini nedense unuturuz.

Çalışanlar istenmeyen davranışlara girerlerse onları nasıl istenilen şekilde davranma konusunda motive etmeye odaklanmamız gerekir, cezalandırmak değil. Bu davranışlarının arkasındaki sebepleri keşfetmeli, gerekiyorsa konuşmalı ama ne olursa olsun onları motive edecek çözümleri bulmak için ciddi enerji harcamalyız.

Şimdi biraz düşünün ve çevrenizdeki insanları bu yukarıda bahsettiğim şeylerle motive ederseniz, çevrenizde motive bir sürü insanla neler başarabileceğinizi düşünün.

Paylaşın:

MOTİVASYON

Motive etmek, yapılması gereken bir görevi, kişinin istekle yapmasını sağlamaktır. Yönetici, istenen standartlardaki amaçlara, kişi yada takımı motive ederek ulaşabilir. Yöneticiler kişilerin üretimleri doğrultusunda ödeme yapmak isterler. Fakat ne varki kişiler günde 8 saat ücret alırken 5 – 6 saatlik iş üretirler. Bu durumda kişilerin verimliliğini aynı ücret seviyesi altında artırmanın en önemli yollarından biri motive etmektir.’, ‘İyi motivasyon, motivasyon sürecinin iyi tasarlanmasına ve kişisel beklenti / ihtiyaçların çok iyi tanımlanmasına bağlıdır.
Okumaya devam et

Paylaşın: