Kategori arşivi: Organizasyon

Proje Yönetimi Sohbetleri 51 – 2.4.3. Diğer Paydaşlar – Müşteri – Fonksiyon Yöneticileri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetiminde müşteri, son kullanıcı ve fonksiyon yöneticisi rolleri ve önemleri bu video içinde anlatılmaktadır.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 50 – 2.4.2. Proje Yöneticisi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi kimdir ve sorumlulukları nelerdir? PMP sınavına girecekler mutlaka dinlemeliler. Daha sonraki videolarımızda Proje Yöneticisi ile ilgili pratik hayata yönelik kişisel yazılarımızı paylaşacağız.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 49 – 2.4.1. Proje Sponsoru

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Sponsoru kimdir? Görev ve sorumlulukları nelerdir? Projenin başarısındaki etkisi ne kadardır?

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Şirket Organizasyonu Değiştiğinde Proje Yönetimi Yapısını Korumak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Şirketler dönem dönem yeniden yapılanma sürecine girerler. Yeniden yapılanmanın boyutu ve sebepleri proje yönetimi yapısını korumak için yapılacakları belirler.

Şirketlerin yeniden yapılanmaları kaçınılmazdır. Yeniden yapılanmalar proje yönetimi ile ilgili sorumlulukların ortada kalmasına sebep olabilir.

İlk yapılması gereken proje yönetim süreçlerini masaya yatırmak ve yeni organizasyon yapısı doğrultusunda sorumlulukları gözden geçirmektir. Mevcut projeler anında etkilenebileceği için öncelik verilmelidir.

Yeniden yapılanma çalışmalarında projelerin dikkate alınması sağlanmalıdır.

Yeni yapılanmada daha önce proje yönetimi konusunda bilgi ve deneyimi olmayanlara, projelerde rol ve sorumluluklar ortaya çıkmışsa, eğitim ve bilgilendirme çalışmaları yapılmalıdır.

Yeni yapılanma doğrultusunda proje yönetimi süreçlerinin değiştirilmesi gerekip gerekmediği belirlenmelidir.

Yeni yapılanma içerisinde projelerin başarıya ulaşması için “olması gereken” durum tanımlanmalı, istenilen noktaya gelinmesi için gerekli çalışmalar başlatılmalıdır.

Projelerin başarısında önemli rol oynayan yapısal unsurları belirlemeye çalışın. Yeni yapılanma içerisinde bu kasların kaybedilmemesi için öneriler geliştirin.

Yeniden yapılanma ile beraber değişen süreç ve politikalara ilişkin yapılacak duyuru, sunum, eğitim ve dokümantasyonlarda proje yönetiminin yer almasını sağlayın.

Yeni yapıda pilot projeler planlayın ve gerçekleşmeleri izleyin. Başarılı ve başarısız noktaları belirleyin. Yeniden ayarlanması ve gözden geçirilmesi gereken noktaları belirleyin.

Proje Yönetimi Metodolojinizi yeniden yapılanma doğrultusunda güncelleyin veya güncellenmesini sağlayın.

Yeniden yapılanma, proje yönetimi süreçlerini değiştiriyorsa tüm ilgili paydaşlarla paylaşın. Desteklerini alın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Sık Sık Değişiyorsa – 2

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisinin, projeden ayrılması ile ilgili riskler dikkatle ele alınmalı, projenin nasıl etkileneceği değerlendirilmelidir. Eğer proje yöneticisinin ayrılacağı önceden fark edilirse gerekli önlemler gecikmeden alınmalıdır. Beklenmedik ayrılmalarda yöneticilerin proje yöneticiliği rolüne geçmeleri gerekebilir. Olası bu durumlar için yöneticilerin proje yönetimi eğitimleri almaları ve gerekli yetkinliklerini geliştirmeleri gerekir.

Üst Yönetim, Proje Yöneticisi değiştiğinde ekibin olumsuz etkilenebileceğini, yeni proje yöneticisi seçiminde kendilerine çok önemli bir rol düştüğünü unutmamalıdır. Yeni proje yöneticisinin seçimindeki hassasiyet ve ciddiyet ekibin takınacağı tavrı belirleyecek, gösterecekleri performans üzerinde etkili olacaktır.

Üst Yönetim, Proje Yöneticisinin işten ayrılma sebeplerini masaya yatırmalı, kalıcı ve sürekli bir pozisyon için ne yapılması gerektiğini belirlemelidir.

Proje Yöneticisinin projeden ayrılması ile paydaş beklentilerinin ne oranda değişebileceği dikkate alınmalıdır. Proje müşterisi, Fonksiyonel Yöneticiler vb. paydaşların projeye desteklerinin ne yönde değişebileceği değerlendirilmelidir.

Proje Yöneticilerinin, projeden ayrılmaları şirket genelinde artan bir eğilime sahipse yönetime güven kaybı ortaya çıkar ve motivasyon düşer. Uzun vadeli olarak Proje Yöneticisi yetiştirme ve sürekliliğini sağlamak bir strateji olarak ele alınmalıdır.

Yeni Proje Yöneticilerinin, proje adaptasyon ve yönetişim konusunda stratejileri olması gerekir. Proje ekibi üzerinde güven yaratmak ve motivasyonu sağlamak için proje özelinde davranması ve yönetimin desteklemesi gerekir.

Yeni Proje Yöneticisinin proje başarısı için yapılması gerekenler konusunda ekip ile birebir görüşmeler, toplantı vb. yaparak, dinlemesi, çekinceleri dikkate alarak bir yol haritası çizmesi gerekir.

Proje Yöneticisi değişikliğinin maliyetli olacağı unutulmamalı, yönetimler değişiklik sonrası proje ile ilgili rezerv ve toleranslarını güncellemelidirler.

Proje ekibinin, yeni Proje Yöneticisine alışma ve adaptasyon süreçleri dikkate alınmalı, aceleye getirilmemelidir. Üst Yönetimi, Proje Yöneticisi değiştirme ile ilgili karar aldığında tüm paydaşlarla paylaşılmalı, sebepler açıklanmalıdır.

Proje Yöneticisinin sık değiştiği şirketlerde yedekleme yapılmalıdır. Bir veya birden fazla ekip üyesi proje yöneticisi rol ve sorumlulukları konusunda yetiştirilmelidir. Şirket genelinde Proje Yöneticisi havuzu oluşturulması imkanı varsa değerlendirilmelidir.

Şirket içi proje yönetim metodolojisi Proje Yöneticilerini destekleyici şekilde geliştirilmelidir. Proje Yöneticisinin yokluğunda yerine getirilmesi gereken rol ve sorumluluklara ilişkin düzenlemeler yer almalıdır.

Proje Yöneticileri tarafından proje esnasında olup biten her şeyin yazılı hale getirilmesi konusunda hassasiyet gösterilmeli, yeni proje yöneticisinin geçmişi ve mevcut durumu kolayca anlayabilmesi sağlanmalıdır.

Yeni Proje Yöneticisi İçin Öneriler

  • Proje ekibi için yeni bir döneme geçiş ile ilgili plan yapmalıdır. Hedeflerde ortak anlayış, rol ve sorumluluklardaki değişiklikler, iletişim yöntemleri vb. konuları yeniden gözden geçirmelidir. Ekip çalışması ve bu konuda planlamaya yatkın olması gerektiği unutulmamalıdır.
  • Belirsizlik, stres ve muhtemel performans düşüklüğü karşısında yönetimin desteğini istemelidir.
  • Motivasyonu artırıcı ödüllendirme, kutlama, ekip üyelerini takdir vb. uygulamalar planlamalıdır.
  • Şirket kültürünü iyi öğrenmeli, nasıl ilerleyeceği konusunda destek almalıdır.

Şirket İçin Öneriler

  • Şirket genelinde Proje Yöneticisi Gelişim Programları başlatmalıdırlar.
  • Proje Yöneticisini destekleyici stratejiler geliştirmelidirler.
  • Proje Yönetimini destekleyici yaklaşmalı, verdikkeri önemi göstermelidirler.
  • Projeleri izlemeli, proje başarısına etki edebilecek tehditler ve fırsatlar konusunda destekleyici olmalıdırlar.
  • Proje Yöneticiliği için yedek kaynak bulundurma konusunda stratejik yaklaşmalıdırlar.
  • İşe alımlarda geleceğin Proje Yöneticisi özelliklerinin aranmasını sağlamalıdırlar.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Sık Sık Değişiyorsa – 1

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Genellikle proje ekip üyelerinin projeden ayrılmaları konusunda tedirgin oluruz. Halbuki Proje Yöneticilerinin de ayrılması söz konusu olabilir. Nitelikli Proje Yöneticilerinin projenin ortalarında ayrılmalarının projeye olumsuz etkileri olur. Yanlış seçilmiş ve proje yönetimi yapamayacak nitelikteki Proje Yöneticilerinin yönetim tarafından projeden uzaklaştırıldığı durumları ayrı tutuyorum.

Proje Yöneticisi projenin başarısında kritik bir rol oynar. Özellikle Proje Ekibi ile senkronize olan, iyi iletişim kurmuş bir Proje Yöneticisinin projeden ayrılması performans problemlerine yol açabilir.

Özellikle büyük ve değişikliğin çok olduğu projelerde, Proje Yöneticisi değişim yöneticisidir. Değişikliklerin sağlıklı bir şekilde yönetilmesi, aciliyet ve önem konularında Proje Yöneticisinin yaklaşımına bağlıdır. Proje Yöneticisi değişikliklerinin yaklaşım değişikliği getirebileceği unutulmamalıdır.

Nitelikli kaynaklar az, ekonomik değişiklikler şirketi çok etkiliyor, şirkette personel değişim oranı yüksek ve projelere yönetimin müdahalesi fazlaysa stratejik planlarda uzun vadeli ve kalıcı Proje Yönetimi yaklaşımı yer almalıdır.

Şirket içi nitelikli kaynak az, mevcut kaynakların potansiyelleri bilinmiyor, çalışanlar şirkete güvensiz, projelerde yeniden iş yapmanın maliyeti yüksek ve motivasyon kolay kaybediliyor ise insan kaynakları politikasında proje yönetimine ilişkin liderlik ve yönetim niteliklerini geliştirici planlar, politikalar yer almalıdır.

Projeyi tamamlamakta zorlanılıyor, proje yönetimi kültürü adaptasyonu ve alışanlıkların bırakılmasında problemler yaşanıyorsa, kaliteli ve zamanında veri toplanamıyorsa, kişisel ve departman öncelikleri proje hedeflerinin önüne geçiyorsa, güven problemleri varsa, yönetim çok müdahaleci ise, özel nitelikte personele ihtiyaç varsa ve kültürel problemler yaşanıyorsa şirket içinde iş önceliklerinin anlaşılmasını sağlanması, stratejik planlamanın herkes tarafından anlaşılması ve uygulanması sağlanmalıdır.

Ekip üyeleri proje yöneticisine çok bağlıysa, yeni proje yöneticisi gerekli niteliklere sahip değilse, proje ile ilgili bilgiler kayıt altına alınmamış ve saklanmamışsa proje ekip üyeleri ile birebir görüşmeler yapılmalı, dokümantasyon sistemi kurulmalıdır.

Hızlı işten ayrılmalar oluyorsa, çalışan öncelikleri farklıysa, ekip bağımsızlığına düşkün ve kontrolden hoşlanmıyorsa, ekip yönetimin desteğini kaybedeceğini düşünüyorsa, rol ve sorumluluklar net olmayıp değişeceği düşünülüyorsa, çalınalar baskı altında olduklarını düşünüyorsa, sonuç alınamıyorsa, suçla ve mazeretler arttıysa, departmanlar arası rekabet fazlaysa, kaynaklar için sürekli mücadele ediliyorsa, ekip üyeleri arasında bilgi paylaşımı yoksa ekip bir araya getirilmeli, raporlama ve izleme sistemleri kurulmalı, sonuç odaklı olunmalı, ekip niteliklerini artırıcı çalışmalar yapılmalı, proje yöneticisi seçimi gözden geçirilmelidir.

Bir sonraki yazımda Proje Yöneticisi değişikliğine bakış açısını ve önerileri yazacağım.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Ekip Üyeleri Sık Sık Değişiyorsa

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi açısından projenin başından sonuna kadar aynı ekip ile çalışmak avantajlıdır. Ne var ki proje ekip üyeleri çeşitli sebeplerle (yöneticisinin başka işe ataması, işten ayrılma vb.) değişebilir. Proje ekip üyelerini elde tutmak veya boşluklarını doldurmak proje yöneticisinin yapacağı izlemeye ve potansiyel değişikliklere karşı proaktif tavrına bağlıdır.

Proje Yöneticisi şirket kültürünü bilmelidir. Proje ekip üyelerinin başka işe yönlendirilmesi veya işten ayrılma ile ilgili istatistiklere, deneyimlere ulaşmanın bir yolunu bulmalıdır. Şirket özelinde mevcut duruma uygun planlama ve yaklaşım tercih etmesi çok önemlidir.

Projeler kısa, şirkette öncelikler çok sık değişmiyor, işten ayrılma oranları yüksek değilse kaygılanacak bir şey yok demektir. Projeler uzun, öncelikler sık değişiyor ve işten ayrılma oranı yüksek ise dikkatli olunması gerekir.

Proje Yöneticis, tüm proje süreçlerinde ekibin tavır ve davranışlarını dikkatlice izlemelidir. Çalışanlar ayrılacakları zaman zayıf performans göstermeye başlayabilir, tavırları değişebilir.

Proje gösterilen ilgi ve ayırılan eforun azalması, krobnikleşen geç kalmalar, sözlerin tutulmaması dikkat edilmesi gereken göstergelerdir.

Kötü davranışlar, çatışmaların artması, işbirliğinde zayıflama, gereksiz karşı çıkmalar erken uyarı sinyalleridir. Tam aksine sessizleşme, her şeye evet denilmesi ve onaylanması durumunda da dikkat edilmelidir.

İşten ayrılma veya çıkarılma durumunu önceden fark edebilirseniz ilgili paydaşlarla görüşmeler yapmalı, gördüğünüz olumsuz durumların sebebini sormalı, projenin gerektiği gibi devam etmesi konusunda yol aramalısınız.

Proje ekip üyelerini projeden uzaklaştıran olumsuz durumları keşfetmeye çalışmalı, elinizden geleni yapmalısınız.

Proje Yöneticisi kontrolü ve yetkisi dışındaki konularda Sponsoruna veya yetkili makama durumu taşımalı, destek istemelidir.  

Bazen aldığınız erken uyarı sinyallerini abartabileceğinizi unutmayın. Gerçekçi ve objektif olmaya çalışın.

Şirketin ve kişinin iyiliği konusundaki ince çizgiyi unutmayın. Projenizi korumak adına yanlış adımlar atmayın. Projenin ilerleyişine ilişkin alternative yol ve yöntemleri bulun ve uygulayın.

Aniden ayrılması gerekmeyen ekip üyeleri ile kalan işleri tekrar değerlendirin ve ayrılma sürecindeki proje aktivitelerini yeniden düzenleyin.

Projenin başında Kaynak Yöneticileri ile projeye ayrılan kaynakların önemini ve ayrılması durumunda nasıl bir yol izleneceğini konusunu paylaşın.

Önemki ekip üyelerinin projeden ayrılmamaları için gerekli ödüllendirme vb. konularında Sponsorunuzun desteğini isteyin.

Projenizde herhangi bir konudaki bilginin tek bir kişide toplanmasını engelleyin. Yazılı çalışılmasını ve her ekip üyesinin olası yokluğunda işi devam ettirecek bir yedeğinin (body) bulunmasını sağlamaya çalışın.

Proje ekip üyeleri ile periyodik görüşmeler yaparak önceliklerinin değişip değişmediğini takip edin. Eğer değişiklik söz konusuysa projeye nasıl yansıyabileceğini belirleyin.

Öncelik değişmesi veya kaynak ayrılması sonucu oluşan olumsuz durumları raporlayın, yeni duruma göre planlarınızı güncelleyin.

Şirket personeli hakkında güncel bilgilere sahip olmaya çalışın. Projenize uygun yeni personel girişlerini takip etmeye çalışın.

İşten ayrılma veya çıkartılma durumlarında haberdar edilmenizi sağlayabilecek sempatik kanallar kurmaya çalışın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 45 – 2.5. PMP Sınavı için İpuçları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Organizasyon Yapıları hakkında pmp sınavı için bilinmesi gereken detaylar bu videoda.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 44 – 2.1.4.2. Kendi Hulo-Hoop’unuzla Kalın

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetimi Sohbetleri 44 – 2.1.4.2. Kendi Hulo-Hoop’unuzla Kalın

Projelerde başkalarının işlerini üstleniyor musunuz? Gelen her isteğe “Hayır” diyememek sizi nasıl etkiler?

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Kalabalık Projeleri Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Eğitim verdiğim büyük firmalarda bir çok proje 10-15 departmanın işbirliği ile gerçekleştirilmek zorunda kalınıyor. Bu tip projelerde yapısal hiyerarşiye, iletişime ve ekip etkileşimlerine çok dikkat etmek gerekiyor.

Bu tip ekiplerde Proje Yönetici ve proje ekibinin rol ve sorumluluklarının çok iyi belirlenmesi ve başlangıç toplantısında paylaşılması gerekir. Herkesi her şeye dahil etmemek gerekir. Örneğin planlama yapmak için bir ekip belirlenebilir, kontrol sorumlulukları bir kaç kişiye dağıtılabilir.

Büyük projelerde önemli durumların (problem, güncelleme vb.) yönetilebilmesi için bir komite kurulmalıdır.

Doğrudan raporlama ilişkileri belirlenmeli, raporların konsolidasyonu ve dağıtımı sorumlulukları netleştirilmelidir.

Büyük projeler Proje Ofisi tarafından yönetildiğinde hiyerarşik yapı proje özelinde değerlendirilmeli, proje gereklerine uygun bir şekilde belirlenmelidir.

Proje organizasyon şeması hazırlanmalı ve tüm paydaşlarla paylaşılmalıdır. Proje Organizasyon şeması kimin hangi konudan sorumlu olduğunu ve etki alanını göstermelidir.

Projeyi birinci önceliği olarak değerlendirenlerle, farklı önceliklerde ele alanlar dikkate alınmalıdır.

Kontrol süreci ve yapısı belirlenmeli, sorumluluklar atanmalıdır. Kontrol sürecinde boşluk kalmamasına dikkat edilmelidir.

İletişim katmanlı olarak sağlanmalıdır. Belirli bir seviyede toplanan bilgiler konsolide edilerek yukarıya doğru aktarılmalıdır.

İletişim kuracağım derken kaosa sebep verecek karmaşıklık ve kalabalıktan kaçınılmalıdır.

İletişimde çok fazla ve kalitesiz veriden kaçınılmalıdır.

Intranet, cloud vb. iç ve dış paydaşların bilgi girişini ve bilgiye erişimini kolaylaştırıcı yöntemler tercih edilmelidir.

Herkesin katılacağı çalışmalar, toplantılar seyrek düzenlenmelidir.

Proje Yöneticisi, geçmiş dönemin ve/veya gelecek dönemin paydaşları ile kısa toplantılar düzenlemeli, gelişmelerden tüm paydaşları haberdar etmelidir.

Çok sık, detaylı toplantı ve yazışmalar projenin belirli noktalarına odaklanılmasına yol açar, genel perspektiften uzaklaştırabilir. Görüşülmesi, yazışılması gereken konular belirlenmeli, hangi durumda kiminle görüşüleceği ve yazışılacağı belirlenmelidir.

Proje ile ilgili tüm bilgiler merkezi bir noktada saklanmalıdır. Bilgilerin güvenliği ve bilgilere erişim düzenlenmelidir. Arşivleme ve saklama prensipleri belirlenmelidir. Planlar, raporlar, paydaş iletişim bilgileri, değişiklik, problem, karar kayıtları, politika ve süreçler, sözleşmeler, alınan dersler saklanacak bilgi ve belgelere örnek olarak sayılabilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın: