Kategori arşivi: Paydaş Yönetimi

Proje Yönetimini Bilmeyenlerle Çalışmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje yönetimini bilmeyen ve mantığını anlamayanlarla bir projenin hedeflerini gerçekleştirmek zordur. Projeleri içgüdülerinizle yönetebilirsiniz ama Proje Yönetimi ile başarıya taşırsınız. Proje Yönetimi öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir kavramdır.

Proje Yönetimi deneyimi olmayanlarla çalışıyorsanız aşağıdakiler size yardımcı olabilir;

  • Örneklerle yönetin. Doldurulması gereken bir belge, hazırlanması gereken bir rapor vb. için örnekler, şablonlar hazırlayın.
  • İşi onlara bıraktığınızda nasıl yapacaklarını öğrenin. Eğer eksik veya geliştirilebilir alanlar var ise yol gösterin, destek olun.
  • Eğitim aldırın veya verin. Proje Yönetimine ilişkin temel kavramlar hakkında farkındalık oluşturun, neyin neden yapıldığının anlaşılmasını sağlayın.
  • Diğer proje yöneticileri ya da ekip üyelerinden geçmiş projelerde yaşanan problemler hakkında bilgi alın. Problemlerin sebeplerine odaklanın, kendi projenizde ortaya çıkmaması için yapılabilecekleri belirleyin.
  • Projede problem yaşandığında ekip üyeleriyle birlikte hatayı masaya yatırın. Tekrar etmemesi için neler yapılması gerektiğini belirleyin.
  • Ekip üyelerinin neyi neden yaptıklarını bilip bilmediklerini gözden geçirin. İşi yapanın hedefi ile proje hedeflerinin örtüşmesi gerektiğini vurgulayın.
  • Kapsam, zaman, maliyet ve kalite odağının kaybedilmemesini sağlayın. Proje için önemlerinin ve sahip çıkılmadan başarılamayacağının altını çizin.
  • Planlama vb. çalışmalara deneyimsiz ekip üyelerini dahil edin. En iyi eğitim uygulamalı olandır.
  • Ortak dil ve araç kullanımını tercih edin. Böylelikle ekip üyeleri diğerlerinin yaptıklarını anlayabilecek ve kolay uyum sağlayabileceklerdir.
  • Okumaları için kitap, makale vb. önerin. Özellikle sektör spesifik projelere özel uygulama ve yöntemler hakkında kendilerini geliştirmelerini sağlayın.
  • Yazmayı sevmeyen, sistematik çalışmayı tercih etmeyenlere özel ilgi gösterin.
  • “Bilmiyorum” diyebilmeyi, “hesap verebilmeyi” kolaylaştırın.
  • Proje Yönetimi yapılmasını destekleyen yönetimin desteğini alın ve diğerlerinin görmesini sağlayın.
  • Eski alışkanlıklarla yeni başarılar elde edilemeyeceğini unutmayın. Ekip üyelerinin gelişimine katkı sağlayacak Proje Yönetimi yöntem ve teknikleri konusunda yol gösterici olun.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Büyük Projeleri Kontrol Altında Tutmak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Şirketin yapısına ve çapına göre büyük, küçük proje tanımı değişir. Bazı firmalar için 10.000 USD bütçeli bir proje büyük iken bazılarında 10.000.000 USD ve üstü bütçeli projeler büyük kabul edilebilir. Büyük projelerde kontrol iyi sağlamazsa yaşanan problemler büyük kayıplara yol açar. Büyük projelerde liderliğin, organizasyonun, koordinasyonun ve kontrol edilebilirliğinin sağlanması daha yönetilebilir parçalara ayrılması ile mümkündür.

PMP sınavında çok büyük bir projenin proje yöneticisi olduğunuzu varsaymanız ve soruları o doğrultuda cevaplamanız beklenir. Pratikte şirket içi metodolojiler ortalama büyüklükte projeleri kapsayacak şekilde geliştirilirler. Bu yüzden şirketlerin çok büyük projelere girmeleri durumunda daha yönetilebilir alt projeler oluşturmaları, her projeden sorumlu proje liderleri atamaları gerekir. Her proje lideri sorumlu olduğu alt projenin başlangıcından, planlama, yürütme, kontrol ve kapanışından sorumlu hale getirilir.

Büyük projelerin başlangıcında doğru alt projeleri belirlemek kolay olmayabilir. Zamanla gelişen durumlar ve ek talepler bu sürecin yenilenmesine sebep olur. Dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Her alt projenin bütünü tamamlayıcı ve kendine yönelik koordinasyonu sağlayıcı nitelikte olması, proje liderlerinin gerekli yetkilerle donatılması gerekir.
  • Aynı anda yürütülebilecek veya sıralı ilerlemesi gereken alt projeler dikkatlice belirlenmelidir.
  • Alt projelere doğru uzmanların katkı vermesi sağlanmalı, ekip çalışmasına uygun ve proje yönetimi disiplini içerisinde çalışacak ekip üyeleri dahil edilmelidir.
  • Alt projeler arasındaki etkileşimler dikkate alınmalı, proje yöneticisi gerekli koordinasyonu nasıl sağlayacağını erken safhalarda belirlemelidir.
  • Alt projelere atanan proje liderleri, şirket içi diğer öncelikleri dikkate alınarak atanmalı, alt projeye kaliteli zaman ve efor harcayabilecekler içinden, uzmanlar seçilmelidir.
  • Alt proje liderleri proje başlangıcı ve planlamaya dahil edilmelidir. Proje kapsamının net belirlenmesi tüm alt projelerin başarısı için kritiktir.
  • Alt projelere ilişkin tüm teslimatlar net bir şekilde tanımlanmalı, başarı kriterleri belirlenmelidir.
  • Proje ve alt proje planlarının hazırlanması aynı anda başlayabilir. Tüm alt proje planları proje yöneticisi liderliğinde biraraya getirilmesi, ortak durum, problem ve riskler masaya yatırılmalı, planlar entegre edilmelidir.
  • Büyük projelerin uzun süreli ve yüksek bütçeli olduğunu varsayımı altında periyodik gözden geçirmelerin yapılması, plan ve hedef ayarlamalarının belirli bir sistematik ve düzen içinde yapılması gerekir.
  • Proje Yöneticisi iletişim planını proje genelindeki ve alt projelerdeki durum, problem, riskler vb. zamanında ve doğru bir şekilde iletilmesini sağlayacak şekilde yapmalıdır.
  • Proje Yöneticisi, düzenli toplantılar ile gidişatı değerlendirmeli, diğer ekiplerin proje hedeflerine hizalanmasını sağlamalıdır.
  • Proje bilgileri merkezi bir şekilde tutulmalı, gerekli bilgilere erişim hızlı ve kolay olmalıdır.
  • Alt proje ve proje durum rapor şablonları belirlenmelidir. Raporların mevcut durumu açıklayıcı, gelecek yönelik olası sonuçları ve eğilimleri göstermesi sağlanmalıdır.
  • Proje Yöneticisi, proje yönetimi konusunda Proje liderlerine yol gösterici, destekleyici olmalıdır.
  • Proje Liderleri iletişime gereken önemli vermeli, ekip çalışması için gereken ortamı yaratmalıdırlar.
  • Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelere Departmanların Desteğini Sağlamak

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi, farklı departmanlardaki uzmanlardan bir ekip oluşturur. Proje ekip üyeleri zaman zaman departman hedefleri ile proje hedefleri arasına sıkışırlar. Çoğunlukla tercih departman hedeflerine yönelmektir. Proje Yöneticisi, proje ekibinin projeye gereken önceliği vermesi ve eforu ayırması için sponsorun otoritesinin ve şirket, departman içi önceliklerin belirlenme yönteminin ne kadar önemli olduğunu unutmamalıdır.

Eğer proje ekibinizden beklediğiniz desteği alamamaya başlamışsanız yaşanan ve yaşanabilecek problemleri yazılı hale getirin. Problemlerin sebeplerini inceleyin ve kazan-kazan çözüm alternatifleri geliştirmeye çalışın.

İlkokulda ve sınıf başkanı değilsiniz. Hata yapanları tahtaya yazmanız (yöneticisine şikayet etmek) zorunda değilsiniz. Öncelikle ekip üyesi ile birebir görüşün ve problemi anlamaya çalışın, çözümü konusunda destek verin.

Siz projenizi sahiplendiğiniz kadar departman yöneticileri de yıllık hedeflerini sahiplenirler. Önemli olan şirketin stratejisi doğrultusunda orta yolu bulmak ve başarmaktır. Departman içi öncelikler ve proje öncelikleri konusundaki anlaşmazlıklarda ilgili yönetici ile görüşün.

Projenin hedefleri ve kapsamı konusunda çekincesi olan ve hatta diğer paydaşları olumsuz etkileyenlere görüşmeler yapın.

Proje ekibine ve paydaşlara projedeki önemlerini, destek verme ya da vermeme durumunda projenin geleceği ile ilgili sayısal bilgiler paylaşın. Başarı ve başarısızlığın ortak sorumluluk olduğunu gösterin.

Paydaşları bir araya getirerek problemleri masaya yatırın. Birbirinden etkilenen paydaşların beklentilerini belirleyin, alternatif çözümleri masaya yatırın.

Siz elinizden geleni yaptıktan sonra problemi Sponsorunuza taşıyın. Projenin gereken desteği alabilmesi için alternatifleri değerlendirin. Sponsor size üç şekilde destek olabilir;

  • Yetkisini ve gücünü kullanarak problemi çözer.
  • Yetkisinin yetmeyeceğini düşünerek uzak durmayı, akıl verme yolunu tercih eder.
  • Umursamaz, dilediğini yap diyebilir.

Sponsorun size istediğiniz desteği vermesi için kazan-kazan bir yaklaşım sergileyin. Sponsoru en az yıpratacak, kolay ve kazançlı yolları önerin. Gözü kapalı risk almasını, kendi dengelerini sırf siz istiyorsunuz diye bozmasını beklemeyin.

Şirket kültürüne ters düşmeden kendinizin ve sponsorunuzun yapabilecekleri listeleyin. En kötü durumda Sponsorunuz destekleyici olmazsa, siz yapmanız gerekenleri yapın. Yapacağını görüşmeleri, uzlaşma ve işbirliği yöntemlerini belirleyin, bir plan dahilinde yapın.

Departmanların önceliklerini Üst Yönetim değiştiriyor olabilir. Üst Yönetimler aldıkları kararların zincirleme etkilerini her zaman göremeyebilirler. Departman katkılarını beklenen düzeye çıkarmak için güç ve ilgi düzeyi yüksek yöneticiye ulaşmaya çalışın. Sponsorunuzun güçsüz veya isteksiz olması sizi engellemeli, şirket stratejilerine katkı sağlayacak bir projeye gereken desteği bulmalısınız.

Yaşana problemleri, ortaya çıkan durumları ve alınan kararları mutlaka yazılı hale getirin. İlgili paydaşlardan onay almayı unutmayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Müşteri Beklentilerinin Başarıyla Yönetilmesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Basitçe söylemek gerekirse, projenin iç veya dış müşterisini “tanıyorsanız” başarıyla yönetebilirsiniz. Müşteri beklentilerini başarıyla yönetmek için yapmanız gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Projenin başından itibaren sponsor ve anahtar paydaşlarla görüşmeler yaparak müşterinin ne istediği, beklediği, ihtiyaçları konusunu netleştirmekle başlayın.
  • Varsayımları yazılı hale getirin, müşterinin onayını alın.
  • Müşteri ile görüşmeler yapın. Görüşmelerde önceden hazırladığınız kontrol listelerini kullanın. Müşterinin emin olup olmadığı konuları not alın.
  • Müşterinin proje başarı tanımını netleştirin, neyin başarmanız gerektiğini belirleyin.
  • Müşterinin proje sonucunda ortaya çıkacak servis, hizmet veya sonucu hangi ortamda, kimlerle, ne için kullanacağını öğrenmeye çalışın. Müşterilerin beklentilerini her zaman doğru ifade edemeyeceğini unutmayın. Sizin tecrübeli olduğunuz bir konu müşteri için yeni bir konu olabilir.
  • Projenizden beklenen sonucu değerlendirebilecek ve tanımlayabilecek doğru kişileri bulmaya çalışın. Müşteri için yeni olan üründe, şirket içinde ne istediğini belirleyebilecek kişileri belirlemek zor olursa geçmiş projelerin müşterileri size yol gösterebilir.
  • Müşteri deneyiminin yetersiz olduğu durumlarda danışmanlk yapın, yol gösterin. Gelecekteki durumu, pazarı ve gereklilikleri göstermeye çalışın.
  • Müşteri gereksinimlerini yazılı hale getirdikten sonra onaylatın. Neleri kapsamda olup olmadığı konusunu net olarak aktarın. Zorunlu gereksinimlerin nasıl teslim edileceğini açıklayın. Müşterinin kapsamdaki konuları hayal edemeyebileceğini veya yanlış anlayacağını düşündüğünüz konularda görsel (akış grafikleri, ekran görüntüleri, ürün resinleri vb.) kullanın.
  • Zorunlu olmayan isteklerin planınızda ne şekilde yer aldığını veya almadığını açıklayın.
  • Müşteri için gereksiz olduğunu düşündüğünüz gereksinimleri (istisnalar, ileride değişecek olanlar vb.) müşteri ile görüşerek listenizden çıkarın.
  • Müşteriye büyük resmi göstermeye çalışın. Herhangi bir gereksiniminin tüm proje veya diğer konularda olası etkilerini açıklayın. Bazen küçük bir istek büyük yatırımlara sebep olabilir. Sebepleri ile açıklayın.
  • Yapamayacağınız veya yapılması imkansız konularda müşteriye söz vermeyin. İşi yapacak olan gruplarla (IT, Üretim vb.) hem fikir olmadan müşteriye taahhütlerde bulunmayın.
  • Kapsamınızı ve sözleşmenizi yapacağınız ve yapmayacağınız konuları içerecek şekilde hazırlayın.
  • Riskli konuları müşteri ile mutlaka paylaşın. Projenin başarı ve başarısızlığı ile ilgili gereklilikler konusunda uzlaşın.
  • Sürprizlerin ve değişikliklerin olası etkilerini, yaklaşım sistematiğinizi müşteri ile paylaşın.
  • Müşteri onay kriterlerini ve yöntemini projenin başında netleştirin.
  • Müşteri gereksinimlerinin neden önemli olduğunu anladığınızdan emin olun. Müşteri için önemi doğrultusunda ekibinizi hizalayın. Aksini düşünüyorsanız müşteri ile görüşmeler yaparak durumu masaya yatırın.
  • Müşterilerle yapacağınız çalışmalara (görüşmeler, test sonrası geri beslemeler, demonstrasyonlar, pilot uygulamalar, ekran akışları vb.) bir yöntem geliştirin ve periyodik olarak proje süresince uygulayın. Doğru yolda gittinizin güvencesini alın, geri dönmek zorunda kalmayın.
  • Müşterinin beklentileri ve pazar gereklilikleri değişebilir. Uzun süreli projelerde gereksinimleri (ör. 6 ayda bir) gözden geçirin ve güncelleyin.
  • Müşterilerle ve paydaşlarla yakın iletişim ve etkileşim içinde olun. Böylece olası değişikliklerin beklenenden fazla etkilemesinin önüne geçebilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Baskı Altında Proje Yönetimi Yapabilmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

“Hem projeyi gerçekleştireceğim, hem de proje yönetimi mi yapacağım?” çok sık duyduğum sorulardan biridir. Bir projede zaman ve bütçe baskısı olduğunda planlama, dokümantasyon vb. konuların zaman kaybettirdiği düşünülüyor. Yönetim de umursamayıp yeter ki işi bitirin, planlama ile vakit kaybetmeyin, çalışın diyerek kendi derdine düşüyor. Aynı yönetim bir süre sonra neden problemler yaşandığını, gecikildiğini, bütçelerin aşıldığını sorgulamaya başlıyor. Halbuki Proje Yönetimi, yapabilenler için ne fazla mesai ne de fazla iş yükü anlamına gelir.

Küçük projeleri az planlama ve dokümantasyon, sistemik bir yaklaşım olmadan yönetmek mümkün olabilir ama büyük projeler hem karmaşık hem de yüksek bütçeli projeler olduğu için bu tip yaklaşımlar ciddi problemlere yol açar.

Proje Yönetimine şirketin her seviyesinde direnç gösterenler çıkar. Direnç gösterenler her zaman olacak ama yapılabilecekler de yok değil;

Proje Yönetiminin uygulanması için finansal argümanları kullanarak güçlü sponsor desteği yaratabilirsiniz. Proje yönetimi yaparak daha düşük maliyetlerin gerçekleştirilebileceğini ispatlayamıyor olsanızda daha kontrollü bir ortamın yönetimi kolaylaştıracağı kesindir. Farklı senaryolar altında olası maliyet ve bütçe sapmalarının ne olabileceğini gösterin.

Beklenen performansın planlanma ve kontrol ile izlenebileceğini gösterin.

Değişikliklerin kontrol altına alınmadığında ne tip problemlere yol açabileceğini, zincirleme etkilerini gösterin.

Proje Yönetiminin bir maliyet değil yatırım olarak görülmesini sağlayın. Proje Yönetimine harcanan efor ve paranın hangi oranda kayıpları azaltabileceğini gösterin.

Projeyi disiplinli bir şekilde yönetmenin getireceği faydaları açıklayın, deneyimlerinizden örnekler verin.

Benzer firmaların proje yönetimi yaklaşımı ile kazanımlarını araştırın ve paylaşın.

Proje Yönetimi ile yaklaşımlarınızda en fazla kazanımı elde edebileceğiniz alanlara yönelin. Projelerde en sık yaşanan ve önemli sıkıntı yaratan konulara odaklanın. Fark yaratmaya başladığınızda destek bulmaya başlayacaksınız.

Ekibin direnci ya a isteksizliğini gidermek için benzer bir yaklaşım sergilemek gerekir. Ekibin en çok sıkıntı duyduğu konulara odaklanmalısınız. Örneğin bir çok ekip üyesi deneyimsizliğin etkisiyle planlama için fazla zaman harcamak zorunda kalır. Hem harcadığı zamanı problem eder hem de planlamayı keyifli ve üretken bulmaz. Halbuki ekip üyesi yapacağı planlarsa önünü net görebilir, öncelikleri konusunda şüphelerini giderebilir. Gelecekte yaşayacağı problemleri ortadan kaldırmak veya hafifletmek için yapması gerektiğini anlamasını sağlayın.

Sadece şansına güvenerek, umut ederek ve dualarla başaramayacağını açıklayın.

Projelere yavaş başlayıp giderek hızlanmak daha doğrudur. Proje ekibine yol gösterin, proje yönetimi konusunda eğitin. Proje ekibinin işbirliği ve koordinasyonunu geliştirin. Yaşanan durumları ve problemleri proje yönetimi açısından ele alın.

Proje ekibinin farklı bakış açılarını dinleyin ve dikkate alın. Proje Yönetimi sabit kuralların uygulanması değildir. Sürekli geliştirilebilir ve iyileştirilebilir esnek süreçler ile gerçekleştirilmesi gerekir. Önemli olan kavramlara sahip çıkmaktır. Örneğin zaman önemlidir, zaman planlamasının nasıl yapılacağını ekip ile proje özelinde ele alın.

Proje üzerinde baskı kuranlarla baskı kurdukları konuda birlikte çalışın. Yönetim agresif bir bitiş tarihi verdiyse zaman planına odaklanın ve yönetimi işe katın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelere Zarar Veren Davranışlar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde yaşanan problemlerin %90’ı insan kaynaklıdır. Proje Sponsoru, Proje Yöneticisi, Proje Ekip üyeleri ve diğer tüm paydaşlar bilerek veya bilmeyerek projeye zarar verebilirler. Projeye zarar veren davranışlar aşağıdaki gibidir;

  • Yalan söylemek,
  • Bütün hikayeyi değil bir kısmını kendini haklı çıkarmak veya suçlamak için kullanmak,
  • Sık sık tavır değiştirerek dengeleri bozmak,
  • Bir süre yakın iletişim kurup sonra birden uzaklaşmak,
  • Haksız yere cezalandırmak,
  • Diğerlerinin yanında bağırmak, küçük düşürmek,
  • İnkar etmek ya da mazeret üretmek,
  • Problemleri görmezden gelmek, üstüne gitmemek,
  • Dönüp dolaşıp aynı konuları gündeme getirmek, sadece kendi istediği çözüme odaklanmak,
  • Davranışlarının ve yaptıklarının sonuçlarını düşünmemek,
  • Kendi ile ilgili hassasiyetlerini diğerleri için sergilememek,
  • Sempati için mağduru oynamak,
  • Problemden çok kişiye takılmak, durumu kişiselleştirmek,
  • Gereğinden fazla ilgi göstermek ya da hiç göstermemek,
  • Başarmaktan çok yapmaya, yaptıklarını göstermeye odaklanmak,
  • Ayrıcı davranmak, bazılarını ötekileştirmek,
  • Alaycı ve kinayeli konuşmak,
  • Kasıtlı olarak bekletmek, yanlış bilgi vermek,
  • Teşekkürden imtina etmek, takdiri israf etmek,
  • Öfkesine hakim olamamak,
  • Gerçekleri kabul etmemek,
  • İşleri ötelemek, son dakikaya bırakmak,
  • Düzenli kontroller yapmamak, bilgi vermemek.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yöneticisi Ekibin Performansını Nasıl Yönetmeli?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje yönetmek, insan yönetmektir. Proje ekibini yönetmek sadece moralleri yüksek tutup herkesin işini tamamlamasını sağlamaktan ibaret değildir. Ekibin bir bütün olarak çalışması, doğru işleri, doğru yapmasını sağlamaktır. Proje ekibi bir zincirdir ve en zayıf halkası kadar güçlüdür.

Her proje yöneticisi, proje ekip üyelerinin en yüksek performansla çalışmasını ister. Tarihler tutumalı, bütçe aşılmamalı, prosedürlere uymalı ve şirket kültürüne uygun davranılmalıdır. İyi ekip üyeleri bireysel başarıya değil proje başarısına kendilerini adamalıdırlar.

Düşük performanslılar projeye tam olarak adapte olmaz, gerekn zamanı ve eforu ayırmazlar. Bu ekip üyeleri için yapılması gerekenler;

  • Projedeki performansını ölçümleyecek ölçütleri geliştirmek ve izlemek
  • Geri besleme yapmak ve geri belemelerini dinlemek
  • Ekip üyesinin beklentilerini ve sizin ondan beklentilerinizi, hedeflerini sık gözden geçirmek
  • Performansı yükseltebilecek farklı işbirliği, yöntem vb. geliştirmek

“Yüksek” performanslılar, projeye kendilerini adamış olanlardır. Zamanında veya erken iş bitirmeler, bütçeyi tutturma vb. beklentileri karşılayan bir tablo çizerler. “Aşırı” performanslılar ise bir süre sonra bireyselleşir, egoları ön plana çıkmaya başlar, şov yapmaya başlarlar. Aşırı performanslılar için yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

  • Aşırı performanslıları, düşük performanslılar gibi proje için problem olarak görmeniz gerekir. Ekip birbirine yakın düzeyde iş gerçekleştirdiğinde başarılıdır. Birisinin herkesten fazla iş yapması problemlere yol açacaktır.
  • Aşırı performanslılarla yüzleşmeniz gerekir. Diğer ekip üyeleri ve genel proje performansına olumsuz yansımaları paylaşın. Aşırı performanslılar birlikte çalıştıkları ekip üyelerini rakip görebilir, takım oyunundan uzaklaşabilirler.
  • İşlerini yeniden düzenleyin. Ekip çalışmasına, prosedürlere ve şirket kültürüne uygun bir şekilde projedeki görev desenini yeniden belirleyin.
  • Aşırı performanslıların güçlü taraflarını ekibi ve ekip çalışmasını geliştirmek için kullanın. Ekipten daha hızlı ilerleyebiliyorsa, kazandığı vakti ekibe destek olması için değerlendirin.

Son olarak düşük veya aşırı performanslılarla hangi noktada ipleri koparabileceğinizi bilmeleri gerekir. Elinizden geleni yapmalısınız. Eğer bir gelişme sağlanamıyorsa proje ve ekip için doğru kararları almak zorunda olduğunuzu unutmayın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Acil Bitmesi Gereken Karmaşık Projeler İçin Öneriler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelere aceleyle başlayıp bir an önce bitirilmesi söylendiğinde problemler yaşanmaya başlar. Kafadan atma bitiş tarihleri ciddi baskı oluşturur. Problemler proje üzerindeki kontrolün kaybedilmesine yol açar.

Proje teknik açıdan karmaşıksa iyi planlama şarttır. Organizasyonel bir karmaşıklık söz konusuysa güçlü sponsor ve etkin iletişim önem kazanır.

Yapılması gerekenler;

Sponsor ve paydaşlarla yapılması şart olan işlerin, başarı ve başarısızlık tanımlarının netleştirilmesi gerekir. Proje teslimatlarının faydalarının net olarak ortaya konmalı, yazılı hale getirilmelidir. Böylelikle kaynaklar ve bütçe güvence altına alınır.  

Problemlerin eskalasyon ve çözümlerine ilişkin yöntem belirlenmeli, yönetim zamanında destek vermeyi garantilemeli, Proje Yöneticisine gerekli yetkiler tanımlanmalıdır.

Proje Yöneticisi, proje süresince sponsor ve kilit paydaşlarla sık sık bir araya gelerek projeye ilişkin iyi ve kötü haberleri paylaşmalıdır.

Küçük problemler kördüğüm olmadan çözülmeli, proje üzerinde baskı yaratmasına engel olunmalıdır.

Projenin kaynak sürekliliği sağlanmalıdır. Kaynakların katılımı izlenmeli, önceliklerinin değişmesi vb. durumlara sponsorun desteği alınarak anında müdahale edilmelidir.

Proje ekibinin, performansını etkileyen faktörler (çalışma ortamı vb.) ile ilgili problemler giderilmelidir.

Proje planları ilerleyiş esnasında “gelecekteki işler” dikkate alınarak güncellenmeli, projenin raydan çıkması engellenmelidir.

Proje ekibinin proje gereksinimlerini net olarak anlaması, yapılan planların gereksinimleri karşılaması sağlanmalıdır.

Projenin tamamı net olarak planlanamayabilir. Yakın dönem (önümüzdeki 15 gün, 1 ay vb.) detaylı olarak planlanmalı, gelişmelere göre planlar güncellenmelidir.

Paydaşların planları onaylamaları ve temel çizgilere uygun organize olmaları sağlanmalı, kontrol edilmelidir.

İletişim, problem, karar, satınalma, değişiklik vb. süreçler projenin gerektirdiği hıza uygun, basit ve etkin olmalıdır.  

Agresif planlar, izleme ve kontrolde disiplin gerektirir. Plandan sapmaların erken fark edilebilmesi şarttır.

Problemlerin ekiple birlikte ele alınması, ekip içinde çözülebilecekken yönetime aktarılmaması gerekir.

İletişimler net, durum raporları kolay anlaşılır olmalıdır. Önemli kilometre taşlarına vurgu yapılmalı, proje başarısını doğrudan etkileyecek içeriğe sahip olmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimine Uygun Kişilik Tipleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Bir projeye uygun kişilik tipi projenin tipine, büyüklüğüne ve ekibin deneyim seviyesine bağlı olarak değişir.

Bir çok kişilik testi olmakla birlikte Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) en çok tercih edilen olarak bir çok yerde karşıma çıkıyor. Detaylı bilgi isteyenler buraya tıklayarak kişilik tipleri hakkında detaylı bilgi edinebilirler.

Projeler ekip çalışmasına dayanır. Bu sebeple Proje Yöneticilerinin dışa dönük olmaları gerekir. İçe dönük proje yöneticileri işleri yapmaktan sorumlu olan ekip üyeleri ile gerektiği kadar iletişim kurmadıkları için kontrolü kaybedebilirler. Proje Yöneticileri zaman zaman problemlere sezgileriyle yaklaşsalar dahi doğru karar vermek için diğer paydaşlarla bilgi isteme veya bilgiyi netleştirmek için sık iletişim kurmak zorundadırlar.  

En önemli kişilik özelliklerinden biri kişilerin işlere yaklaşımıdır. Proje Yönetimi planla ve yap prensibine dayanır. Kervanı yolda dizmek yerine planlı davranış sergileyenlerin daha uygun olduklarını söyleyebiliriz.

Proje Yöneticileri projenin gerektirdiği kadar teknik bilgiye sahip olmalıdırlar. Bazı projelerde proje yöneticisinin teknik bilgisi değil iletişim ve koordinasyon becerisine gereksinim duyulabilir. Küçük projelerde teknik bilgi ön plana çıkarken büyük projelerde liderlik önemli hale gelir. Bunun anlamı proje ekibini motive edebilen, doğru delegasyon yapan ve detaylara hakim olmasıdır.  

İyi proje yöneticileri doğru detaylara odaklanır, koordinasyon sağlayan, projenin önündeki engelleri aşarken yoldan çıkmamasını sağlayabilenlerdir.

Proje Yönetimi “mükemmelik” yerine “yeterince iyi” arar. Önemli olan hedeflenen faydayı, iş değerini sağlamaktır. Kapsam, zaman ve maliyet arasındaki etkileşimleri iyi anlayıp yönetmektir.  

Proje Yöneticilerinin iyimser olması önemlidir. Yönetim tarafından sevilen ve güven duyulan kişiler arasından seçilmelidir. Proje ciddi problemler yaşıyor olsa bile dürüst iletişimden vazgeçmeyecek biri olmalıdır.

Zaman zaman paydaşlarla yaşanacak olumsuzlukları, düzeltebilmek ve rayına oturtabilmek gerekir. Bu stratejik düşünen bir proje yöneticisinin yapabileceği bir şeydir.

İyi proje yöneticileri her zaman bir çözüm olduğunu varsayıp, pozitif bir yaklaşımla problemlerin üzerine gidenler arasından seçilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Arabuluculuk

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi, proje paydaşları arasında ortak çözülmesi gereken konularda arabulucu olmak zorundadır. Arabuluculuk problem çözme ve müzakere tekniklerinin iyi bilinmesini gerektirir.

Proje Yöneticileri ekiplerine karşı yönetimden, yönetime karşı ekiplerinden sorumludurlar. Projelerde işler kötü gittiğinde hem yönetim hem de proje ekibi Proje Yöneticisinin yeni yollar bulmasını, yaklaşım veya yöntemlerde tarafların uzlaşacağı yeni bakış açılarını ortaya çıkarmasını beklerler.

Proje Yöneticileri çoğunlukla konunun uzmanları bir araya getirek veya yüz yüze görüşmeler yaparak çözüme gitmeye çalışırlar. Konunun uzmanı olunması problem çözme konusunda beceriyi beraberinde getirmeyebilir. Bu noktada Proje Yöneticilerine çok iş düşer;

Problem ile ilgili doğru kişinin belirlenmesi ve takvimininuygunluğu vereceği desteği doğrudan etkiler. Proje Yöneticisi doğru alternatifleri bulabilmek için ilgili paydaşın kaliteli zamanına ihtiyaç duyar. Doğru kişiyi doğru zamanı ayıracak şekilde ikna etmesi önemlidir.

Proje Yöneticileri problem çözme tekniklerini çok iyi bilmeli ve problem doğru teknikle yaklaşmaları gerektiğini unutmamalıdırlar. Problem Çözme ile ilgili diğer yazılarım için buraya tıklayınız.

Proje Yöneticisi, problem çözmeye istekli kişileri bulma zorundadır. Bu kişiler genellikle işinin rutinin sıkılmış farklı heyecanlar arayan çalışanlardır. Proje Yöneticilerinin şirket içindeki yetkinlikleri bilmesi ve doğru kişilerle iyi iletişim içinde olması önemlidir.

Problemle ilgisi olmayan kişiler şaşırtıcı çözümler üretebilirler. Onlara problemin kendi dillerinde anlatılması ve “Sen böyle bir durum olsan ne yapardın?” şeklinde yaklaşılması sonuçlar verebilir. Ör. Büyük bir very transferi ile ilgili problem lojistik tarafının büyük montanlı transferleri ile ilişkilendirerek çözüm bulmak olasıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: