Kategori arşivi: Paydaş Yönetimi

Proje Yönetimi Sanatını Önemsemek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Proje Yönetimine ilişkin yüzlerce eğitim verdim, binlerce öğrencim oldu. Hemen hemen her eğitimin başında proje yönetiminin bir teknikten çok bir sanat olduğunun altını çizmeye çalıştım.

Eğitimlerde bir çok teknik öğretiyoruz. Hangi tekniğin neden önemli olduğunu, yapılması gerektiğini, kimin ne zaman yapması gerektiğini anlatıyoruz. Fakat bir çok firmada “yöneticilere” bu eğitimi veremediğimiz için istenilen etkiyi yaratamıyoruz.

Yöneticilerin bu eğitimi almama sebepleri “bence” şu yüzden;

  • Astları ile aynı ortama girmemek.  Benden sadece üst yönetim olarak kapalı grup eğitim alan firmalar oldu. Astları üzerinde baskı uygulayan yöneticilerin olduğu eğitimlerde katılımcılar çok sessizleşir, katılmamalarının yerinde olduğu firmalarda oldu. Bunu bile test etmek için katılmalılar. 
  • Yıılardır çalışıyorum, deneyimliyim, zaten biliyorum düşüncesi. Bu düşünce bildiklerinin doğru olduğundan %100 emin yöneticiler için ama sonra bizim eğitimlerde anlattıklarımızı yapmaya çalışanların en büyük engeli oluyorlar.
  • Bunlar hikaye, eğitim aldıralım yine de kendi bildiğimi okurum rahatlığındaki yöneticiler. Eğitmenler kimsenin bilmediği çok özel şeyleri anlatma iddiasında olmazlar fakat günceldirler. Eğer konuları kendi düzeyinde iyi dinleyen katılımcı olursa ilgilendiği detayda sorularla eğitmeni yönlendirebilir ve ihtiyacı olanı alır. 
  • Eğitim motivasyondur ama eğitimde olmaları onlara iş vermeme engel değil rahatlığındaki yöneticiler. Eğitimi ciddiye almayan, eğitim olsa ne olur olmasa ne olur diye düşünerek ama ya şirket politikası ya da çalışanın isteği üzerine eğitime onay veren yöneticiler ne kadar zarar verdiklerinin farkında değildirler. Çalışanın yöneticisine olan bakış açısını ve güvenini çok zedeleyen bir durumdur.

Katılımcılar için proje yönetimi sanatı dediğimde ne kast ediyorum;

Değişimi Yönetebilmek – Biz eğitimlerde çeşitli teknik ve yöntem anlatıyoruz. Yaparsanız iyi olur, yapmanın faydaları vb. açıklamaya çalışıyoruz. Dayandığımız temel ise en iyi uygulamalar (best practices) yani kendi uydurmalarımız değil. Yapılması gerekenler mevcut alışkanlıklar dışında ise bunun anlamı “değişim” oluyor. En önemli konulardan birisi yönetimin ve çalışanın değişimi yönetebilmesi.

Odağı kaybetmemek – Proje ya da programlarda gerek sponsor gerekse proje-program yöneticilerinin odaklarını kaybetmemeleri gerekiyor. Bu konsantrasyon olmadığında bildiğiniz teknik ve araçların önemi kalmıyor.

İnsan ilişkileri – İletişimi yeterince önemsemeyen, diğerleri ile etkili ve etkin iletişim kuramayan sponsor, proje veya program yöneticisinin başarılı olması çok zor.

Yazılı kültür – Bir çok teknik ve araç kaliteli veri gerektirir ve kayıt tutmak anlamına gelir. Yazılı kültüre uzak, iyi yazamayan ve okuyamayan, bunu zaman kaybı olarak gören bir ortamda kurumsal hafıza oluşturulamaz.

Ortak Dil – Aynı dilde konuşmanın önemi anlaşılamadığında çatışmaların ve iletişimin önündeki engeller giderek büyümeye başlar. “Ben” den “Biz”e geçiş için ortak dil şarttır.

Bunların başarılabilmesi için;

  • Size özgün, sizi pazarda farklılaştıran bir proje yönetimi kültürüne,
  • Uzun vadeli ve stratejik bir düşünce yapısına,
  • Değişime ve bu değişimi şirkete adapte edecek iradeye,
  • Üst Yönetimin desteklediği, liderlik tarafı güçlü proje-program yöneticilerine,
  • Bilgi ve teknolojiyi en iyi şekilde kullanabilecek şirket içi birlikteliğe,
  • Ekip çalışmasına ihtiyacınız vardır.

>———————–KİTABIMIZ ÇIKTI——————————< 

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Gerçeklerle Yüzleşmeyen Projelerinde Başarı Bekleyemez

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Geriye dönüp baktığımda firmaların proje yönetimi yaklaşımlarının değiştiğini, eğitimler, yazılımlar vb. ile projelerini daha iyi yönetmeye çalıştıklarını görüyorum. Dinamik bir iş ortamı projelere yaklaşımı doğal olarak değiştirdi.

Fakat “sihirli değnek” beklentisi nedense değişmiyor. Alınan eğitimlerle, seçilen proje yöneticileri, alınan yazılımlar, her şeyi kitabına göre yapmakla kısa sürede başarı beklentisi (hatta mucize) değişmiyor.

Çünkü gerçeklerle kimse yüzleşmek istemiyor.

Eğer bir projenin SADECE çıktılarına odaklanırsanız süreç ve performansta, süreç ve performansa odaklanırsanız çıktılarda sıkıntı yaşarsınız.

Belirsizlik ve kararsızlıkla yola çıkılan projelerde işi yapan ekiplerin değişikliklere karşı dirençleri ile karşılaşırsınız.

Her şeyi “bildiğiniz” gibi yapmaya kalktığınızda “bilmediklerinizden” gol yersiniz ama maç bitmiştir.

Kapsam, zaman, maliyet ve kaliteyi gerçekleştirmenin başarıyı getireceğine olan inanç insan faktörünü bir kenara itiyorsa problemler başlayacak demektir. Projeler hedeflerini tuttursalar bile hayal kırıklıklarına yol açabilirler. Projenin hayata geçtikten sonra “sürdürülebilir” olmaması ya da bunun proje esnasında düşünülmemesi istenmedik durumlara yol açabilir.

Proje ve programlara ne kadar stratejik ve iş odaklı yaklaşılıp yaklaşılmadığı önemlidir. Yönetimin sorması, uygulayanların sorgulaması gereken budur.

Proje ve programları planlar ve dokümanlar değil insanlardır. Planlar, dokümanlar, prosedürler karar almayı, ilerlemeyi ve kontrolü sağlayıp proje ve programın insan tarafını destekleyecek nitelikte olmalıdır.

Bir ekibin işini iyi yapması için motivasyona ve ilhama ihtiyacı vardır. Bu durum proje ve program yöneticisinin liderlik özelliklerine sahip olmasını gerektirir. Projeyi, hedeflerini ve insanları anlayacak bir proje-program yöneticisine ihtiyaç vardır.

Liderliği elinde tutma gayretindeki üst yönetimlerin, proje-program liderliğini önemsemeyip her şeye karışmaları, proje ve program yöneticilerini sadece “yapan” olarak görmeleri çoğu zaman itiraf edemedikleri gerçekleridir.

Proje Yöneticilerini bir lider olarak yetiştirin ve destekleyin. Proje yönetiminin teknik tarafının %30, insan tarafının %70 olduğunu unutmayın.

Proje ve Program Yöneticileri, konfor alanından vererekte olsa kendinizi geliştirin. Proje ve Program dışı zamanlarınızı yetkinliklerinizi, insanları anlama ve yönetme konusunda becerilerinizi geliştirmeye ayırın. Okuduklarınızı ve deneyimlediklerinizi proje-programınıza nasıl uyarlayabileceğinize kafa yorunuz. Değişimin ve gelişimin maliyetine katlanmazsanız, başarının kendiliğinden gelmeyeceğini anlayacaksınız.

>——————————————————————————————–<

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil) 

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 13

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Proje ve programlar şirketin ortak kaynaklarını kullanırlar. Kaynak çakışmaları yaşanmaması ve kullanımın optimizasyonu için merkezi bir yapıya ihtiyaç vardır. PYO, kaynak dağılımlarını izlemek ve optimize etmek ile sorumlu olmalıdır.

Kişisel ilişkilere dayalı kaynak paylaşımlarının yapılması veya güçlü yöneticinin istediği kaynakları kullanması gibi yaklaşımlar şirketlerin stratejilerine zarar verirler.

Proje ve programların ortak bir metodoloji doğrultusunda planlanmaları gerekir. Kaynak kullanımına ilişkin sıkıntılar planlama esnasında fark edilmelidir.

Proje yönetimi bilgi sistemleri kaynakların aktivitelere atanması esnasında fazla bir yükleme ya da çakışma olup olmadığını gerçek zamanlı denetler ve planlamacıyı uyarırlar. Plandaki problemler Proje ve Program Yöneticileri ile görüşülerek çözümlenmeye çalışılır.

Eğer proje veya programa ilişkin öncelik tanımları yapılmışsa “seviyelendirme” yapılarak kaynakların hangi işleri önce hangilerini sonra yapacağına proje yönetimi yazılımı karar verebilir.

Kaynak dağılımlarını ve optimizasyonu sağlamak için projelerde yer alamn kaynakları içeren Kaynak havuzu PYO tarafından hazırlanmalıdır. Kaynak havuzunun güncel tutulması (işe giren ve çıkan personel vb.) İnsan Kaynakları Departmanı ve PYO koordinasyonu ile gerçekleştirilir.

Kaynak dağılımları konusunda PYO düzenli izleme ve raporlama yapmalıdır. Kaynak darboğazları ve gelecek senaryolarına göre yönetime öneriler getirmelidir.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda; Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 7

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Şirketlerin, yeni proje ve program seçimlerinde duygusal kararlar almaları, güçlü yöneticilerin emir-demir yaklaşımıyla önerilerini Kabul ettirmeleri ve sadece bazı parametrelere (karlılık vb.) bakarak kısa vadeli yaklaşımları, olumsuz sonuçlara yol açmaktadır.

PYO’lar proje ve programların seçimi ve önceliklendirilmesinde profesyonel bir yaklaşım getirerek kısa ve uzun vadede şirketin stratejik hedeflerine ulaşmalarına destek olurlar.

Proje ve programların fayda ve zorluk açısından sayısal verilerle değerlendirilmeleri gerekir. Analitik hiyerarşi sistemi (Weighted Balanced Scorecard) gibi modellerin proje, program seçinlerinde kullanılması gerekir. PYO’lar şirket stratejilerini esas alarak dönemsel olarak faydanın tanımını yapmalıdırlar. Bu yıl karlılık, pazar payı, pazarda ilk olma vb. gibi faktörler öne çıkarken bir başka yıl pazar payı, verimlilik ve maliyet artışı ön plana çıkabilir. Her parametrenin üst yönetimle beraber çalışılarak ağırlıklandırmasının yapılması gerekir. Böylelikle gelen her öneri veya istek şirkete katacağı olumlu değer açısından değerlendirişmiş olur.

Öte yandan proje, programı gerçekleştirecek ekiplerin istek veya önerinin zorluk, karmaşıklık düzeyini yine sayısal parametrelerle değerlendirmeleri gerekir.

Temel hedef en çok faydayı sağlayan ve yapılması en kolay olanlar proje ve programların seçilmesi, fayda veya zorluk açısından uygun olmayan proje, programların elenmesidir.

Fayda ve zorluk açısından skorlanan proje, programlar önceliklendirilir. Kaynak (personel, ekipman vb.) kullanımları bu önceliklere göre belirlenerek hem şirketin en yüksek faydayı sağlaması hedeflenir hem de çalışanların doğru seçilmiş projelerde yer almalarının pozitif motivasyonu kullanılabilir.

Eğer projenini neden yapıldığına ilişkim şüpheler varsa, yapılan projelerin faydasız olduğu düşünülüyorsa destek vermesi gereken paydaşlar açısından sıkıntılar yaşanacaktır. Matematiksel bir yaklaşım herkesin ikna olmasını, şirket çalışanlarının ve yapılan proje, programların stratejilerle hizalı olmasını sağlayacaktır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 6

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Proje, Program ve Portföy (PPP) yönetimlerinin desteklenmesi gerekir. PPP’lerde karar alma, analiz, planlama, problem çözümü vb. konularda desteğe ihtiyaç duyulur.

Yönetişim – Gerek PPP Yöneticileri gerekse PPP Sponsorlarının karar vermesini kolaylaştırıcı merkezi bir yapıya ihtiyaç vardır. PYO, karar kayıtlarının saklanması, paylaşılması ve alınan kararların takibi konularda yönetişim desteği ihtiyacını karşılar.

Performans – Performansın izlenmesi, geliştirilmesi ile ilgili konularda PPP’ler arasındaki etkileşimi PYO sağlar.

Zaman – PYO, portföy düzeyinde tüm PPP’lerin zaman çizelgelerini merkezileştirerek, ana planı ortaya koyar. PPP’ler arasındaki zamansal çakışmalarda çözüm sağlayıcı öneriler getirir.

Finans – PYO, portföy düzeyinde bütçeleri izler ve olası problemlerde arabulucu ya da çözüm üretici rolünü üstlenir.

Risk, Problem ve Kapsam Yönetimi – Portföy bütünündeki riskler ile ilgili farkındalık sağlar. Portföy’deki ortak problemlerde çözüm önerileri getirir. Problemlerin diğer PPP’lere etkilerini değerlendirerek, uyarılar yapar. Portföy kapsamını bir bütün olarak ele alarak PP’leri yönlendirir.

Kaynak Yönetimi – Ortak kaynak havuzu kullanımına ilişkin problemlerin çözümüne destek olur. Kaynak dağılımını izleyerek portföy ile ilgili değerlendirmeler yapar. Portföy içi önceliklendirmeleri yapar, bu doğrultuda kaynak dağılınlarının yapılıp yapılmadığını denetler.

Kalite – Kalite kontrol, kalite güvence ve kalite denetimlerini merkezileştirir. PPP’lere ilişkin teslimatların kalitesi konusunda güvence sağlar.

İletişim – PPP’ler arasındaki iletişimsizliği çözer, gerekli iletişimlerin yapılmasını sağlar.

Tedarikçi Yönetimi – Tedarikçi performanslarını ve çalışma prensiplerini belirlemede, ihtilafların çözülmesinde destekleyicidir.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı 

Gökrem Tekir – Savaş Şakar  

65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 5

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Şirket içinde gerçekleştirilen projelerin performansını kim izleyecek? İki farklı proje arasındaki performansı nasıl değerlendireceksiniz?

PYO projelere ilişkin performans kriterlerini geliştirir. Performans hedefleri koymadığınız ve takip etmediğiniz sürece projelerinizin başarılı olup olmamasını sadece bitiş tarihleri ya da bütçeleriyle değerlendirmek zorunda kalırsınız.

Amatör yaklaşım; yeter ki zamanında ve bütçesinde bitsin, şeklindedir.

Profesyonel yaklaşım projeleri kendi dinamikleri içerisinde değerlendirmeyi, sonuçları hem ekip hem süreç açısından ele almayı gerektirir.

Temel performans ölçütlerine örnek vermek gerekirse;

Yatırımın geri dönüşü – Projeye yapılacak yatırımın geri dönüşü performans hedefi olmalıdır. 1 milyon TL’lik yatırımın projenin tamamlanmasından  yıl sonra geri kazanılması vb.

Verimlilik – Projeye yönelik her birim girdinin doğru oranda çıktı üretmesi gerekir. Yatırılan paranın karşılığı her anlamda alınmalıdır. Proje ekibi başına kar, proje ekibi maliyeti, kişi başına düşen proje oranı veya proje başına düşen ekip sayısı vb. örnekler çoğaltıulabilir.

Kalite maliyeti – İşleri doğru yapmak için yapılan harcamaların performansı önemlidir. Denetlemeler, müşteri kaybını önleme çalışmaları vb. örnek verilebilir.

Maliyet Performansı – Harcanan her 1 TL karşılığında kaç TL’lik iş üretildiği izlenmelidir.

Zaman performansı – Projede gelinen noktada yapılması gereken ile yapılanların karşılaştırılarak zaman çizelgesinde ne durumda olunduğu izlenmelidir.

Müşteri Memnuniyeti – Proje esnasında veya sonucunda müşteri memnuniyeti ölçümlenmelidir.

Gereksinim performansı – Projede gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığı ve/veya doğru karşılanıp karşılanmadığı izlenmelidir.

Proje Yöneticisi ve Ekip – Proje Yöneticisinin ve ekibin proje hedefleri doğrultusunda performanslarının değerlendirilmesi gerekir. İşi geciktirme oranı, raporlama düzeni, problem çözme sayısı vb. örnek verilebilir.

Stratejiyi Destekleme – Projelerin stratejik hedefleri destekleme performansları ölçümlenmelidir.

Şirket genelinde proje ve program performanslarının izlenmesine yönelik standart bir yaklaşım geliştirilmelidir. PYO nezdinde toplanan proje verileri analiz edilmeli, şirket genelindeki performans değerlendirmesi yapılmalı ve yönetime sunulmalıdır.

Performansın geliştirilmesine yönelik gerek metodoloji gerekse organizasyonel öneriler PYO tarafından getirilmelidir.

Sadece içgüdüsel ya da bir kaç parametre ile proje performanslarını izlenmesi yanlış kararlara ve yargılara yol açacaktır. Performansın izlenmemesi suçlama ve mazeret kültürünü teşvik edecektir. Operasyonel performans ile proje performansı karıştırılmamalı, ezbere yöntemlerle eski alışkanlıklara saplanılmamalı, performans uzun vadeli ele alınmalıdır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 4

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Proje yönetimi tüm şirket içerisinde anlaşılır ve uygulanırsa başarıya ulaşabilir. Şirket içinde proje yönetimi farkındalığını PYO’ların artırması gerekir.

Yönetimler projelerin başarısını artırmak istiyorlarsa, projeleri gerçekleştirmek için tercih ettikleri süreçlerin, bir bütün halinde ele alınmasını, proje yönetim metodolojisinin oluşturulmasını sağlamalıdırlar. Proje Yönetim metodolojisinin oluşturulması ve uygulanması şirket için değişim anlamına gelir ve yönetilmelidir. Eğer yönetim değişim konusunda sabir ve irade koyamayacaksa yapılan çalışmalar boşa gidecektir.

Değişimlerin profesyonel yönetilmesi gerekir. PYO, proje yönetimi metodolojisinin getirdiği mevcut yapı üzerindeki değişiklikleri şirket geneline aktarmakla yükümlüdür. Proje Yönetimine ilişkin yönetimin beklentileri dikkatlice ele alınmalıdır. Yönetimin beklentileri ile proje yönetiminin hizalanması, yönetimde proje yönetimi farkındalığının sağlanması birinci öncelik olmalıdır. Buna ek olarak, değişikliğin departmanlar tarafından nasıl yorumlandığını ve nasıl tepki verdiklerini gözlemlemeli, çekincelerini dinlemelidir.

Proje yönetimi temel eğitiminin tüm şirket genelinde ele alınması gerekir. Yönetimin deneyim ve bilgi birikimi gözden geçirilmeli, yönetici düzeyinde özelleştirilmiş proje yönetimi eğitimleri düzenlenmeli ve yönetim eğitim almaya ikna edilmelidir. Eğitim almayan yönetimin zaman içerisinde proje yönetim metodolojisinin faydalarını sorgulayacağı unutulmamalıdır. Çalışanlar için genel proje yönetimi eğitimleri düzenlenmeli, şirketin proje yönetim metodolojisine özel atölye çalışmaları yapılmalıdır.

Farklı proje tiplerinde pilot uygulamalar yapımalı, çalışanların proje yönetimi süreçlerine ısınmaları sağlanmalıdır. Proje Yönetim metodoloji geliştirmenin ve farkındalığı artırmanın bir hız koşusu değil, maraton olduğu unutulmamalıdır.

Proje Yönetiminin insan kaynakları tarafından ele alınması, rol ve sorumluluklar anlamında şirket kültüründe yer alması için çalışmalar yapılmalıdır. PMP vb. sertifikasyonlar desteklenmeli, ödüllendirme ile ilgili çalışmalar yapılmalıdır. Proje Yönetimi yapanla yapmayanın ayrı tutulmadığı ortamlarda farkındalık olulmayacaktır, proje yönetimi sıradanlaşacaktır.

Proje yönetiminin gerektirdiği ve profesyonel olarak uygulanmasına yönelik bireysel gelişimlere (toplantı yönetimi, problem çözme teknikleri vb.) yönelik çalışmalar yapılmalıdır.

Şirket içi farkındalık dönemsel anketlerle değerlendirilmelidir. Kurum içi ve dışı faktörlerin proje yönetimi anlayışına olumsuz etkileri izlenmelidir.

Diğer sektör oyuncuları izlenmeli, proje başarısını sürekli artırıcı ve sürdürülebilir tutmak için gerekli proje özelinde çalışmalar yapılmalıdır.

Tüm bu sorumluluklar şirketin herhangi bir departmanı tarafından yerine getirilmeye çalışıldığında öncelik problemleri yaşanabilmektedir. PYO bu konuda profesyonel ve odaklı bir çalışma için gereklidir. Şirket kültürü veya şirket içi departman savaşları proje yönetimine ilişkin bu sorumlulukları farklı birimlere atamakta ancak koordinasyon sorunları yaşanabilmektedir.

————————————————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Kitapevlerinde ve Yayınevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetimi – Çeşitlemeler

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

  • Proje Yöneticisi yavaşsa proje geç biter, Proje Yöneticisi çok hızlıysa problem çok olur.
  • Hoca cemaat ilişkisine yönelik özlü söz Proje Yöneticisi ve Sponsorlar için geçerlidir.
  • Projelerde zaman yanınızda yer almak, ya önünüzdedir ya da arkanızda.
  • Proje Yöneticisi ekibinin ortak aklını kullanmalıdır. Akıl yerine kurnazlığı kullanmak yarardan çok zarar getirir.
  • Projelerde yaşanan problemlerin %90’I öngörülebilir risklerden gelir.
  • Dikkatsiz Proje Yöneticisi yürüdüğü ormanda ne yangını ne de yakacak odunu görür.
  • Proje Yöneticisi kartal gibi yükselip her şeyi en üst noktadan da görebilmeli, tavuk gibi alçaktan uçup yakından da görebilmelidir.
  • Projelerde raporların çok olumlu olması, olumsuzluğun işaretidir.
  • Proje Yöneticisi projesini temsil ettiğini unutmamalıdır. Tavır, duruş ve hatta giyimine bile özen göstermelidir.
  • Proje Yöneticisi tüm paydaşlarla iletişimini iyi tutmak zorundadır ama kurt olduklarını bilerek ve elindeki baltayı bırakmadan.
  • Projelerde yapmış gibi konuşanlar ile yapıyor gibi görünenlere dikkat etmek gerekir.
  • Projelerde düşünmeden karar verilmez, planlamadan harekete geçilmez.
  • Nefret sinek avlarken işe yarayabilir ama projelerde asla yeri yoktur.
  • Proje Yöneticisi cesur olmalıdır. Unutmamalıdır ki “Islak adam yağmurdan korkmaz.”
  • Yönetimin projelerde odaklandığı konular (zaman, para vb.) odaklanmadıkları konuların (kalite, risk vb.) üstünü örter.

Kitabımız Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi (65 TL – Yurtiçi Kargo dahil) vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Proje Riskleri – 15 – Organizasyonel

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

Projenin organizasyonel kültüre uygun olmaması – Projenin sonunda ortaya çıkacak olan ürün, hizmet veya servis organizasyonel yapı ile uyumlu değilse dirençlerle karşılaşılabilir. Örneğin şirketin dağıttığı telefonlarda çalışmayacak bir uygulama geliştirmek vb.

Proje başlangıcında projenini hedefleri ile organizasyonel uyumluluk değerlendirilmelidir. Uzun vadeli düşünülmelidir. Planlar, projenin gerektirdiği organizasyonel değişiklikler dikkate alınarak hazırlanmalıdır.

Organizasyonel değişiklikler – Şirket içindeki organizasyonel değişiklikler kaynak atamaları, rol ve sorumluluklar konusunda sıkıntılar doğurabilir.

Şirket içi organizasyonel değişiklikler takip edilmeli, değişiklik sonrası Sponsor ve ilgili Fonksiyonel Yöneticiler ile iletişime geçilerek proje ile ilgili gereksinimlerin karşılanması konusunda çözümler üretilmelidir. Organizasyonel değişikliğin proje kapsamında yaratacağı etkiler Değişiklik Yönetimi Sürecinde ele alınmalıdır.

Birleşme & Satılma – Şirketin başka bir firma ile birleşmesi veya satışı projelerin durdurulması, atanan kaynakların önceliklerinin değişmesi gibi problemlere yol açabilir.

Üst Yönetimin proje ile ilgili alacağı kararlar izlenmeli, gerekiyorsa planlar güncellenmelidir. Projenin lehine ve aleyhine olan durumlar sayısallaştırılarak yönetime sunulmalı, gerekiyorsa planlar güncellenmelidir. Proaktif yaklaşılmalıdır.

Yanlış organizasyonel yapı seçimi – Projenin yanlış organizasyonel yapı ile başlaması, problemler sonucunda başka bir yapıya yönelmesi gecikmelere yol açabilir.

Projenin başarıya ulaşması için gerekli proje organizasyon yapısı (fonksiyonel, matris veya proje bazlı) proje başlangıç toplantısında tüm paydaşlarla değerlendirilmelidir. Projenin getireceği rol ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli efor ve zaman konusunda departmanlarla birlikte çalışılmalıdır.

Proje Organizasyonun gerektirdiği yetkilerin Proje Yöneticisinde olmaması – Bk. Proje riskleri 14 – Yetki ve Sorumluluklar

Uygun olmayan ekip – Proje organizasyonunda yer alan ekip üyelerinin bilgi, deneyim, kıdem vb. konularda uyumsuzluğu problemlere yol açabilir.

Proje organizasyonuna karar verilirken şirket kültürü dikkate alınmalıdır. Şirket içi ilişkilerin proje içerisinde de sağlıklı yürüyebilmesi için proje ekibi seçimlerinde hassas davranılmalıdır. Ekip çalışması ortaya koyabilecek uygun kaynakların seçilmesine gayret edilmelidir.

Proje Organizasyonunun Tanınmaması – Şirket organizasyon yapısı içerisinde proje organizasyon yapısı kabul görmezse proje başarısızlıkla sonuçlanacaktır.

Proje organizasyonundaki roller (Proje Yöneticisi, Proje Ekibi vb.) Proje Başlatma Belgesi ile Sponsor tarafından şirkete duyurulmalıdır. Departman içi önceliklerde projenin yer alması ve proje organizasyonuna destek verilmesi sağlanmalıdır. Proje ekibine yönelik destek ihtiyacının karşılanıp karşılanmadı izlenmeli, problem yaşanan noktalarda proaktif davranılmalıdır.

Üst Yönetim Müdahalesi – Projeye üst yönetimin müdahalesi ve yaptırımları problemlere yol açacaktır.

Proje Yönetim Metodolojisi geliştirilmeli ve projeye üst yönetimin müdahalesi bir süreç dahilinde ele alınmaya çalışılmalıdır. Tüm talepler Proje Yöneticisinde toplanmalı ve ilgili onay sürecine sokulmalıdır.

Kitabımız Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi (65 TL – Yurtiçi Kargo dahil) vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Proje Riskleri – 14 – Yetki ve Sorumluluklar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını Kredi Kartı ile almak için tıklayınız

İşi tamamlama yetkisinin olmaması – Proje ekibinin iş tamamlamaya yönelik yetkilerilerinin yetersiz ya da az olması projelerde problemlere yol açar.

Proje ekibinin rol ve sorumlulukları, yetkileri ile beraber belirlenmelidir. Gerekli yetkiler konusunda yönetim bilgilendirilmelidir. Yetki eksikliğinden kaynaklı gecikmeler için rezerv ayırılmalıdır.

Net olmayan yetkiler – Rol ve sorumlulukların yanında yetkilerinde net olmaması işlerin ortada kalmasına, gecikme ve bütçe aşımlarına sebep olur.

Rol, sorumluluk ve yetkiler yazılı hale getirilmelidir.  Proje gözden geçirme toplantılarında rol, sorumluluk ve yetkiler ile ilgili durum değerlendirilmeli, gerekli güncellemeler yapılmalıdır.

Onay Gecikmeleri – Yetkilerin yetersizliği finansal kararların alınması, tedariklerin gecikmesi vb. proje bitiş tarihinin aşılmasına sebep olur.

Şirketin onay ve karar süreçlerini proje doğrultusunda değerlendirin. Projede alınacak karar ve onaylar için doğru yetki seviyesindeki kişilerin projede yer almasını sağlayın. Yetkili kişilere hızlı ulaşım ve öncelik vermeleri konusunda proje ile ilgili bilgilendirmeler yapın. Onay süreçlerini hızlandırıcı proje özelinde süreçler üretmeye çalışın.

Organizasyonel değişim – Şirket içindeki sık ve sürekli organizasyonel değişiklikler rol, sorumluluk ve yetkileri doğrudan etkilerler.

Şirket içi değişimleri izleyin. Proje ile ilgili rol, sorumluluk ve yetki değişikliklerinde ilgili paydaşlarla birebir görüşerek planlarınızı güncelleyin.

Çift Başlılık – Proje ekip üyeleri bağlı oldukları departman yöneticileri ile kendilerinden iş bekleyen proje yöneticisi arasında kalabilirler.

Proje rol&sorumlukları belirlenirken atanan ekip üyelerinin tanımları net olarak yapılmalıdır. Proje ekip üyelerinin önceliklerinin değişmesi durumunda Proje Yöneticisinin bilgilendirilmesi sağlanmalıdır. Proje ile ilgili işlerin departman yöneticisinin ajandasına girmesi ve önceliklendirmesi sağlanmalıdır. Departman yöneticileri ile Proje Yöneticileri arasındaki yetki dağılımı netleştirilmeli, gerekirse Sponsordan destek istenmelidir.

Şirket performans değerlendirme yapısı – Proje Yöneticileri, proje ekibinin performanslarına girdi, katkı sağlayamıyor ise ekip üyeleri performanslarını veren departman yöneticilerine odaklı çalışacaklardır.

Proje Ekip üyelerinin ve Departman Yöneticilerinin yıl sonu performanslarında projelere verdikleri destek ve performansın yer alması sağlanmalıdır.

Ekibi çalıştıramama – Proje yöneticisinin yetkileri ekibe iş yaptırma konusunda yetersiz kalabilir, ekip çalışmaya isteksiz olabilir.

Proje başında proje ekibinden beklenen işler ve performans tanımlanmalı, kontrol ile ilgili prensipler belirlenmelidir. Departman yöneticilerinin taahütleri alınmalıdır. Ekip üyeleri ile görüşmeler yapılmalı, iş yapmaları önündeki engeller kaldırılmalı, çekinceleri dinlenmeli ve onları motive edici çalışmalar yapılmalıdır. Performansa ilişkin geri beslemeler yapılmalı, otorite ve yetki ile ilgili problemlerin sebeplerine odaklanılarak çözüm üretilmeye çalışılmalıdır.

Kitabımız Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi (65 TL – Yurtiçi Kargo dahil) vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın: