Kategori arşivi: PMP®

Proje Yönetimi Sohbetleri 36 – 2. Organizasyon Yapılarının Poje Başarısına Etkisi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Şirketlerin organizasyonel yapıları projelerin başarısında çok yakından etkilidir. Eğer proje yönetimine uygun bir organizasyon yapısını tercih ederseniz projeleriniz  başarıya ulaşacaktır, aksi takdirde başarısızlıklarla karşılaşırsınız.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 35 – 1.5 PMP Sınavı için İpuçları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje, Program, Portföy ve Proje Yönetimi Ofisi konuları ile ilgili PMP sınavına gireceklere ipuçlarını izleyebilirsiniz.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Paydaş Haritalama/Gösterim

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Paydaşların Tanımlanması sürecinde önerilen bu teknik PMBOK® Guide 5’den daha farklı yöntemler içeriyor. PMP sınavına hazırlananlar dikkat etmelidir.

Paydaş Haritalama/Gösterim, paydaşların farklı yöntemlerle kategorize edilmesidir. Paydaşların kategorize edilmesi paydaşlar arası ilişkilerin ve etkileşimlerin sağlanması açısından önemlidir.

Kullanılan yöntemler aşağıdaki gibidir;

Güç/İlgi, Güç/Etki ya da Etki/İlgi Matrisleri – Paydaşları güç seviyeleri (yetkileri), projenin çıktılarına yönelik ilgileri, projenin çıktılarına olan etkileri, planlama ve yürütmeye etki düzeyleri açısından değerlendirmek ve gruplandırmak için kullanılır. Küçük veya paydaşlar arası ilişkilerin basit olduğu projelerde tercih edilir.

Paydaş Küpü (Stakeholder Cube) – Proje Yöneticisi ve proje ekibi için paydaşlarla etkileşimi 3 boyutlu olarak ifade etmek için kullanılır.

Öne Çıkma (Salience) Yöntemi – Paydaşları güç ve yetkileri, aciliyet beklentileri ve katılımları açısından ele alan modeldir. Büyük ve karmaşık projelerde tercih edilir. Detaylı bilgi için tıklayınız.

Etkinin Yönleri – Proje paydaşlarının projeye ya  da paydaşlara olan etkileri doğrultusunda sınıflandırılmasıdır. İki şekilde şınıflandırma yapılır;

  • Yukarı Doğru – Yönetim, müşteri, sponsor, yürütme komitesi
  • Aşağı Doğru – Ekip, uzmanlar
  • Dışarıya Doğru – Tedarikçiler, devlet, halk, kullanıcılar
  • İçeriye Doğru – Proje Yöneticileri, Fonksiyonel yöneticiler

Önceliklendirme – Özellikle çok paydaşın yer aldığı projelerde ilişkileri ve iletişimi yönetebilmek için önceliklendirme gereklidir.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi (Stakeholder Engagement Assessment Matrix) Proje İletişim ve Paydaş Yönetimi süreçlerinde bir araç olarak önerilmektedir. Pmp Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gereken konulardan biridir.

Temel olarak paydaşların mevcut katılım, ilgi düzeyleri ile beklenen katılım, ilgi düzeyini karşılaştırmak için kullanılır.

İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde mevcut ve beklenen katılım, ilgi seviyeleri arasında farkları ortadan kaldırmak için ek iletişim gereksinimleri olup olmadığının değerlendirilmesi için kullanılır.

Proje İletişimlerinin İzlenmesi sürecinde iletişimlerin verimliliği hakkında bilgi sağlaması açısından önemlidir.

Paydaş Katılımının Yönetilmesi sürecinde paydaşların projenin hedeflerini, amaçlarını, faydalarını ve risklerini net olarak anlamalarını sağlayarak projenin başarıya ulaşma olasılığının artırılması hedeflenir. Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi, paydaşların projenin aktif destekçileri olmalarına ve proje kararlarının yönlendirilmesine yardımcı olur. İnsanların projeye tepkileri önceden tahmin edilerek, destek kazanmak ve olumsuz etkileri en aza indirmek için ileriye yönelik etkin önlemler alınabilir.

Paydaşların projeyi etkileme olasılıklarının en yüksek olduğu dönem genellikle başlangıç evreleridir ve proje ilerledikçe bu etki kademe kademe düşer.

Proje yöneticisi, paydaşların projeye katılımından ve bunların yönetilmesinden sorumludur ve gerektiğinde yardımcı olması için proje sponsoruna başvurabilir. Paydaş katılımının aktif yönetimi, projenin hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirememesi riskini azaltacaktır.

Paydaş Katılım Seviyesine ilişkin aşağıdaki gbi sınıflandırılmaktadır;

  • Habersiz – Proje ve potansiyel etkisinden habersizdir.
  • Dirençli – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişime direnç gösterir.
  • Tarafsız – Projenin bilincindedir ancak ne destekleyici ne de dirençlidir.
  • Destekleyici – Projenin ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve değişimi destekler.
  • Lider – Proje ve potansiyel etkilerinin bilincindedir ve projenin başanya ulaşması için aktif katılım gösterir.

Paydaşların ilgi düzeyleri farklı proje aşamalarında değişiklik gösterir. Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımı ile ilgili değişiklikler izlenir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Olasılık ve Etki Matrisi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Niteliksel Risk Analizinin Yapılması sürecinde riskin meydana gelme olasılığını ve o risk meydana gelirse proje hedefleri üzerindeki etkisini göstermek için Olasılık ve Etki Matrisinin (Probability and lmpact Matrix) kullanılması önerilmektedir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken konulardan biridir.

Sadece risklerin tanımlanması projenin etkin yönetilebilmesi için yeterli değildir. Risklerin gerçekleşme olasılığını ve etkilerini analiz etmek olası problemlerin erken görülebilmesini, doğru yanıt planlarının üretilmesini ve karar vermeyi sağlar.

Olasılık ve Etki Matrisi, her riskin gerçekleşme olasılığını ve proje hedeflerine etkisini değerlendirmeye yarar. Olasılık ve Etki belirli gruplara (Az – Normal –Çok vb.) gruplara ayrılır.

Riskler, gerçekleşme olasılığı ve etkisi çok olanlardan başlanarak önceliklendirilir, yanıt planları hazırlanır.

Olasılık ve Etki Matrisi her hedef (zaman, bütçe vb.) için Risk Yönetimi Planında belirtildiği şekli ile ayrı ayrı hazırlanır. Riskler, proje hedeflerini etkileme potansiyellerine göre önceliklendirilir.

Riskin önem açısından “yüksek”, “orta” ya da “düşük” olarak derecelendirilmesini sağlayan belli olasılık ve etki kombinasyonları genellikle organizasyon tarafından belirlenir.

Şirketler genellikle, risk derecelendirme kurallarını proje başlamadan önce belirler ve bu kurallar organizasyonel süreç varlıklarında yer alır. Risk derecelendirme kuralları Risk Yönetiminin Planlanması sürecinde eldeki projeyle uyumlu hale getirilir.

Riskler proje süresince düzenki olarak Olasılık ve Etki Matrisi ile değerlendirilmesi, öncelikler gözden geçirilmelidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping), PMBOK® Guide 6’da bakış açılarındaki ortak ve farklı noktaları yansıtmak ve yeni fikirler yaratmak için beyin fırtınası seanslarıyla yaratılan fikirleri birleştirmek için kullanılan teknik olarak tanımlanıyor.

PMBOK® Guide 5’te sadece Gereksinimlerin Toplanması sürecinde önerilirken, PMBOK® Guide 6’da ek olarak Kalite Yönetiminin Planlanması ve Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması süreçlerinde önerilen bir tekniktir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken bir konudur.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde kapsamın netleştirilmesi için beyin fırtınası ile toplanan gereksinimlerin ortak ve farklı belirlemek için kullanılır.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde bilgileri görsel olarak düzenlemek için kullanılır. Proje ile ilgili kalite konseptinde yapılacakların veya fikirlerin organize edilmesinde kolaylık sağlar. Ayrıca kalite gereksinimlerini, kısıtları, bağımlılıkları ve ilişkileri belirlemeye yarar.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlaması sürecinde paydaşlarla ilgili bilgileri, paydaşlar arası ilişkileri ve paydaşların şirket ile ilişkilerini grafiksel olarak organize etmeye yarar.

Fikir/Zihin Haritalama projelerde aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Toplantılarda, fikirleri ve toplantı notlarını derlemede,
  • Kapsamı belirlerken ihtiyaçları, kısıtları, varsayımları derlemede,
  • Proje aşama ve aktivitelerini belirlemede,
  • Kimin hangi aktiviteyi gerçekleştireceğini belirlemede,
  • Proje sunumlarında,
  • Proje Yönetimi Yaklaşımının ve Proje yönetimi Planlarının gösteriminde,
  • Problem çözümlerinde,
  • Karar verme süreçlerinde,
  • Portföyü belirlemede.

Fikir/Zihin Haritalama etkin kullanabilmek için;

Birden fazla projede oluşturulan haritalar birbirleri ile ilişkilendirilebilir.

Ortak terminoloji ve grafiklerin (renk, sembol vb.) kullanılması paydaşlar tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Matris Şemalar

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Matris Şema (Matrix Diagrams), matriste şeklinde veri analizi gerçekleştirmek için kullanılan kalite yönetim ve kontrol aracı olarak tanımlanıyor. Kalite Yönetiminin Planlanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde bir araç olarak öneriliyor. PMP sınavına gireceklerin bilmesi gereken konulardan biridir.  

Proje Yöneticilerinin, proje yönetimi verilerinin analizi için kullanabilecekleri farklı matris şema tipleri bulunmaktadır;

L-şeklinde matris – İki konu arasındaki ilişkiyi gösterir.

T-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir.

Y-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi gösterir fakat dairesel bir gösterim ile anlamayı kolaylaştırmayı hedefler.

C-şeklinde matris – Üç grup arasındaki ilişkiyi 3D (3 boyutlu) göstermek için kullanılır.

Nancy R. Tague’nin The Quality Toolbox adlı kitabında farklı matris şemaları görselleri ile açıklanmaktadır. Görmek ve daha iyi anlamak için buraya tıklayınız.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde anahtar kalite ölçütlerinin tanımlanması için kullanılır.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde hedefler, problemler ve nedenler gibi faktörlerin bir arada değerlendirilmesini sağlar.

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Mantıksal Veri Modeli

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Kalite Yönetimi Planlama sürecinde Mantıksal Veri Modeli (Logical data model) Veri sunumu tekniği olarak önerilmektedir. PMP sınava hazırlananların bilmesi gereken bir konudur.

Mantıksal Veri Modelleri şirket verilerinin teknolojiden bağımsız, iş dilinde görsel olarak sunulmasıdır. Veri bütünlüğünü tanımlamak veya kalite ile ilgili problemlerin oluştuğu noktaları tespit etmek için kullanılır.

Mantıksal Veri ve İş Süreci Modellemenin temel hedefi iş kurallarının şirket verilerine nasıl uygulandığını göstermektir.

Örneğin şirketin satınalma kuralları ve proje tedariğini ele alalım. Satınalma sürecinde istenen veriler, proje tedariğinde dikkate alınmalıdır. Satınalma sürecine uygun ürün açıklaması, miktarı, fiyatı vb. kayıtların tutulması, sürece uygun ilerlenmesi önemlidir. Proje tedariğini planlarken ve uygularken şirket yapısına uygun modelleme yapılmalıdır.

Örneğin projede bir veritabanı oluşturulacaksa, mevcut altyapı ve iş kuralları dikkate alınarak mimari belirlenmeli, veri kalitesine daha sonra odaklanılmalıdır.

Mantıksal Veri Modelleme sayesinde;

  • Şirket kuralları ile proje uyumu sağlanır,
  • Proje çıktıları ile şirket kuralları hizalanır,
  • Doğru karar verme sağlanır.

Bu konuda detaylı bilgi almak isteneler için güzel bir makale: Information systems design for project management – a data modeling approach

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Hiyerarşik Türde Organizasyon Şemaları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Hiyerarşi Grafiklerinin (Hierarchical charts) kullanılması önerilmektedir.

Organizasyon Şeması Yapısı – Pozisyonları ve ilişkileri yukarıdan aşağıya grafik formatında göstermek için kullanılır.

İş Kırılım Yapısı (İKY)- Proje teslimatlarının, çalışma paketlerine kırılmış halidir.

Organizasyonel Kırılım Yapısı (OKY) – Organizasyonun mevcut departmanlarına ya da ekiplerine göre düzenlenen ve her birinin altında proje aktivitelerinin ve çalışma paketlerinin listelendiği yapıdır. Departmanlar organizasyonel kırılım yapısında projeye ilişkin tüm sorumluluklarını görebilirler.

Kaynak Kırılım Yapısı (KKY) – Kaynakların (personel, ekipman vb.) kategorik ve/veya türüne göre sıralandığı hiyerarşik bir listedir.  Proje çalışmalarının planlanmasının ve kontrolünün kolaylaştırılması için kullanılır. Her aşağı yöndeki (alt) seviye, çalışmaların planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesine olanak tanımak için, İş Kırılım Yapısı (İKY) ile birlikte kullanılabilecek kadar küçük bir kaynak biriminin bir tanımını temsil eder. Tüm kaynakları (personel, ekipman vb.) içeren Kaynak Kırılım Yapıları proje maliyetlerinin izlenmesine (kontrol hesapları) yardımcı olur ve organizasyonun muhasebe sistemi ile uyumlu hale getirilebilir.

Nitel Risk Analizi sürecinde, proje risklerinin birden fazla kategori altında incelenmesi gerektiğinde Olasılık Etki Matrisi yetersiz kalır ve Kabarcık Grafiği (Bubble Chart) kullanılabilir. Kabarcık Grafikleri verileri 3 boyutlu görmenizi sağlar. Risk’i bir kabarcık olarak düşünürsek, X ekseni, Y ekseni ve kabarcığın büyüklüğü olarak üç parametre ile ele alabiliriz. Aşağıda bir örneğini görebilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Akış Grafikleri

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Akış grafikleri, temel kalite araçlarından biri olarak belirli aktivitelerin hedeflerine ulaşmaları için bir mantık dahilinde grafiksel gösterimleridir.

Akış Grafiklerinin avantajı projedeki karar noktalarını, paralel yolları, döngüleri ve sıralı ilişkileri göstermesidir. Tahminlendirmede ve belirli bir sürecin kalite maliyetini (süreçteki iş akışına göre parasal dönüşler görülebilir) belirlemede yardımcıdır.

Proje Yöneticisi, en temel akış grafiğini planlama sürecinde hazırlar. Tamamlandığında proje başlangıcından sonuna kadar aktiviteler birbirleri ile ilişkilendirilmiş şekilde görülebilir. Böylelikle ekibinde proje sürecini net görmesi sağlanır.

PMBOK® Guide 6’da Akış Grafikleri (Flowcharts) Kalite Yönetiminin Planlanması ve Yönetilmesi süreçlerinde önerilmektedir.

Kalite Yönetiminin Planlanması sürecinde, bir sürecin uyum ve uyumsuzluk ile ilgili kalite maliyetinin anlaşılması ve tahmin edilmesi için kullanılır. Bir sürecin beklenen çıktıyı sağlaması için gerekli eforların belirlenmesi ve parasal değer, akış grafikleri ile görülebilir.

Akış grafikleri süreç iyileştirme için kullanıldığında Süreç akışı ya da Süreç akış grafiği adını alır. Süreç akış grafiklerinde kalite kusurlarının nerede oluştuğu tanımlanabilir, kalite kontrol noktaları belirlenebilir.

Akış grafikleri değer zincirinin gösteriminde (SIPOC – suppliers, inputs, process, outputs, and customers) kullanılabilir.

Kalitenin Yönetilmesi sürecinde ise kusurların oluştuğu naktaların tespit edilmesinde kullanılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: