Kategori arşivi: PMP®

Proje Yönetiminde Ürün Analizi (Product Analysis)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Kapsamın Tanımlanması sürecinde projenin sonucunda ortaya bir ürün çıkacak ise, ürünün kapsamını(özellikleri vb.) netleştirmek için yapılması önerilen yöntemdir.

Ürün Analizi ürün ve servislerin tanımlanması için kullanılır. Kullanım, özellik ve diğer ilgili konularda sorular sorarak ihtiyacı netleştirmeye odaklanır.

Bir ürün veya sevis talebi, farklı sektör ve konularda, özel ya da genel olarak kabul edilmiş yöntemlerle teslimatlar detayında tanımlanabilir. Üst seviye talep, nihai ürünün tasarlanabilecei ve gerçekleştirilebileceği detaya doğru analiz edilir.

Ürün Analizinde çeşitli teknikler kullanılabilir;

Ürün Kırılım Yapısı – Ürün ağacı da denir. Ürünü oluşturan malzemelerin ve hammaddelerin reçetesidir; bir ürünü üretmek için gerekli olan yarı ürünlerin ve/veya hammaddelerin hangi yapıda ve miktarlarda bir araya getirilmesi gerektiğini tanımlayan reçete olarak düşünülebilir.

Gereksinim Analizi – Müşteri gereksinimlerinin analiz edilmesidir.

Sistem Analizi – Bir sürecin hangi verileri, hangi kullanıcılar için ve nasıl işlemesi gerektiğini irdeleme; sistemin girdilerini, mantığını, çıktılarını ve bileşenlerini betimleme; ve sistemi meydana getirerek çalıştırma aşamalarının analizidir.

Sistem Mühendisliği – Karmaşık sistemlerin ya da bu sistemleri oluşturan alt sistemlerin tasarımını, üretimini ve bakımını, zaman ve maliyet kısıtlarını da göz önünde bulundurarak, gerçekleştirmektir.

Değer Analizi – Üründe müşterinin talep ettiği ihtiyaçları gereken zaman, kalite ve önemde karşılayan ve bunu karşılarken de ürün üzerinde yarattığı maliyeti oluşturduğu fayda karşılığında en azından eşit düzeyde karşılanmasını sağlayan özelliklerin analiz edilmesidir.

Değer Mühendisliği – Bir ürün, hizmet, süreç veya sistem maliyetini iyileştirmek üzere kullanılan takım yaklaşımını yönetme, sistematikleştirme ve geliştirme fonksiyonudur.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Öncelik Şeması Metodu (Precedence Diagramming Method – PDM)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetiminde Öncelik Şeması Metodu (Precedence Diagramming Method (PDM)), aktivitelerin gerçekleştirileceği sırayı göstermek için aktivitelerin düğümlerle temsil edildiği ve bir ya da daha fazla mantık ilişkisiyle grafik olarak bağlandığı, zaman çizelgesi modelinin yapılandırılmasında kullanılan bir tekniktir. Düğüm üzerinde Aktivite (Activity-on-Node (AON)) olarakta adlandırılır.

Bu konu ile ilgili olarak PMI, Öncelik ilişkisi (Precedence Relationship) terimini de mantıksal ilişki ve bağımlılık anlamında sıkça kullanıyor.

PMBOK® Guide 6’da Aktivitelerin Sıralanması sürecinde aktivitelerin gerçekleştirileceği sırayı göstermek için kullanılabilecek bir teknik olarak önerilmektedir.

Proje Yönetiminde Bağımlılık Belirleme ve Entegrasyon yazımda da belirttiğim gibi öncel aktivite, mantıksal olarak zaman çizelgesindeki bağlı bir aktiviteden önce gelen aktivitedir. Ardıl aktivite, mantıksal olarak zaman çizelgesindeki başka bir aktiviteden sonra gelen bağlı bir aktivitedir.

Öncelik Şeması Metodu dört tip bağımlılık veya mantıksal ilişki içerir;

  • Bitiş-Başlangıç – Finish to Start (FS) – Öncel aktivite bitmeden ardıl aktivite başlamaz.
  • Bitiş-Bitiş – Finish to Finish (FF) – Öncel aktivite bitmeden ardıl aktivite bitmez.
  • Başlangıç-Başlangıç – Start to Start (SS) – Öncel aktivite başlamadan ardıl aktivite başlamaz.
  • Başlangıç-Bitiş – Start to Finish (SF) – Öncel aktivite başlamadan ardıl aktivite bitmez.

PMP Sınavına gireceklerin dikkat etmesi gerekenler;

  • Öncelik Şeması Metodunda, bitiş-başlangıç en yaygın kullanılan öncel ilişkisi tipidir.
  • Başlangıç-bitiş ilişkisi nadiren kullanılmasına rağmen PMI tarafından tüm öncelik şeması metodu ilişki tiplerinin gösterilebilmesi adına kitapta yer almaktadır.
  • İki aktivite aynı anda iki mantıksal ilişkiye sahip olabilir.
  • Aynı aktiviteler arasında birden fazla ilişki tipi önerilmez. En çok etki edecek olan tek bir ilişki tipi seçilmelidir.
  • Aynı şekilde kapalı döngülerin yaratılmaması önerilmektedir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Önceden Atama (Pre-assignment)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Proje Ekibinin Oluşturulması sürecinde yer alan bir tekniktir. Kaynakların (insan, ekipman, malzeme vb.) önceden (erken) belirlenmesidir.

Proje Yönetimi sürecinde kaynak atamaları genellikle aktivitelerin tanımlanması sonrasında yapılır. Aktivite özellikleri, kalite beklentileri dikkate alınarak kaynak atamaları yapılır. 

Bazı projelerde kaynaklar önceden belirlenebilir;

  • Müşteri ya da dış kaynak ile proje öncesi veya sözleşme aşamasında belirli kaynaklar üzerinde anlaşılmışsa,
  • Projede gerekli uzmanlık alanıyla ilgili kişiler belliyse,
  • Gelecekteki projelerde ihtiyaç duyulabilecek kaynak durumunu izleyebilmek için
  • Eldeki kaynakların yeterliliğini görmek, ek kaynak ihtiyacı olup olmadını belirlemek için.

Kaynak Yönetimi Planı hazırlanmadan Proje Başlatma Belgesinde bazı personel atamaları tanımlıysa ön atama yapılmış sayılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Parametrik Tahmin (Parametric estimating)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Parametrik tahmin, süre, maliyet veya kaynakların geçmiş proje bilgileri ve proje parametreleri arasında algoritma ya da istatistiksel ilişki kurularak tahmin edilmesi tekniğidir. Örneğin geçmiş benzer bir projede 1.000 metrekare parke 100 saatte döşenmiş ise yeni projede 10.000 metrekare parkenin 100 saatte döşeneceği tahmini yapılabilir.

PMBOK® Guide 6’da Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi, Maliyetlerin Tahmin Edilmesi ve Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi süreçlerinde kullanılması önerilmektedir.

Parametrik Tahmin ile ilgili dikkat edilmesi gereken konular aşağıdaki gibidir; 

  • Parametrik Tahmin ile nicel (sayısal) tahminler yapılabilir.
  • Bu teknik uygulanan çok yönlülüğe ve temel verilere bağlı olarak yüksek kesinlik seviyeleri sunabilir. Parametrik tahminler projenin tümüne ya da belirli bölümlerine uygulanabilir.
  • Parametrik tahminler diğer tahmin yöntemleriyle birlikte kullanılabilir.
  • Parametrik Tahmin öncesinde teslimatın parametresi belirlenmeli ve geçmişteki benzer projelerdeki gerçekleşmeler incelenmelidir. Örneğin projenizde metrekare maliyeti tahmin etmek istiyorsanız, geçmiş proje verilerinin bu parametreyi sağlayıp sağlamadığını kontrol etmelisiniz.
  • Şirket içinde benzer proje olmasa dahi diğer firmaların benzer verileir ya da sektörel yayınlanan verilerden yararlanılabilir.
  • Parametrik Tahmin, uzman görüşünden daha gerçekçi bir tahmin ortaya koyar.
  • Parametrik Tahmin için kullanılacak geçmiş proje veya sektör verilerinin mevcut proje için uygunluğu dikkatlice değerlendirilmelidir.
  • Elle tutulur teslimatlara yönelik tahminlerde daha gerçekçidir.
  • Parametrik tahminler için esas alınacak parametreler şirket tarafından belirlenebilir, sektör standartları esas alınabilir.
  • Tamamlanmış projelerin gerçekleşme verileri esas alınmalıdır.
  • Şirket dışı projelerden gelecek verilerin, şirketin kültür ve yapısı dikkate alınarak değerlendirilmesi gerekir.  
  • Projelerden alınan derslerin veya geçmiş projelere ilişkin istisnaların tahmini ekileyebileceği unutulmamalıdır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabında yer verdiğimiz Parametrik Tahmine yönelik örnek tablo aşağıdaki gibidir;

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi ve Organizasyon Teorisi (Organisation Theory)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Organizasyon teorisi, insanların, ekiplerin ve organizasyonel birimlerin ne şekilde davranacağı ile ilgili bilgi sağlayan bir araç olarak önerilmektedir.

Organizasyon teorisinde tanımlanan genel temaların etkili kullanımı, Kaynak Yönetiminin Planlanması süreci çıktılarının oluşturulması için gereken zaman, maliyet ve çabayı azaltabileceği ve planlamanın verimliliğini artırabileceği belirtilmektedir.

Uygulanabilir organizasyon teorileri, projenin yaşam döngüsünde ekibin olgunluk seviyesinde meydana gelen değişikliklere uyum sağlayan esnek bir liderliğin benimsenmesini önerir.

Organizasyonun kültür ve yapısının projenin organizasyonel yapısını doğrudan etkileyeceğinin önemi unutulmamalıdır.

Organizasyon Teorileri kapsamın Motivasyon ile ilgili Maslow, Herzberg ve Vroom’un yaklaşımları özellikle PMP sınavına girecekler için önemlidir. Bu konudaki yazımı buraya tıklayarak okumanızı öneririr.  

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Önde Gitme ve Beklemeler (Leads and lags)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Önde Gitme (Lead), önceki aktiviteye göre sonraki aktivitenin öne alınabileceği süre miktarı, Bekleme (Lag) ise önceki aktiviteye göre sonraki aktivitenin geciktireceği süre miktarı olarak tanımlanmaktadır. Aşağıdaki grafikte iki ilişki görülebilir;

Aktivitelerin Sıralanması sürecinde aktviteler arası ilişkiler tanımlanırken kullanılması önerilmektedir. Örneğin testler yazılımın %75’ine gelindiğinde başlayabilir veya duvar boyandıktan 1 gün sonra pencereler takılabilir.  

Proje yönetim ekibi, mantıksal ilişkiyi kesin olarak belirlemek için bekleme veya önde gitme gerektiren bağımlılıkların olup olmadığına bakmalıdır.  

Unutulmaması gereken beklemelerin ve önde gitmelerin, zaman çizelgesi mantığının yerini almayacağıdır.

Aktiviteler ve bunların ilgili varsayımları Varsayım Kayıtlarında yazılı hale getirilmelidir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde, Aktivitelerin Sıralanması sürecinde belirlenen Önde gitme ve Beklemeler ardıl aktivitelerin başlangıç sürelerini etkileyebileceği için dikkat edilmesi gerekir.  

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan Bekleme ve öne Gelmelerin kontrolü yapılır, olası bir sapma durumunda projenin geri kalanıyla ilgili ayarlamalar, güncellemeler yapılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Tetkiler (Inspections)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Tetkik, kelime anlamı olarak aktivite, parça, ürün, sonuç veya servisin belirtilen koşullara uygunluğunu teyit etmek için inceleme veya ölçüm olarak tanımlanıyor.

Kapsamın Doğrulanması sürecinde iş ve teslimatların gereksinimleri karşılayıp karşılamadığının ve ürün onay kriterinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin ölçümlenmesi, incelenmesi ve onaylanması için öneriken tekniklerden biridir.

Tetkikler, görüşmeler, ürün gözden geçirmeleri veya adım adım doğrulama olarak adlandırılabilir. Bazı uygulama alanlarında, bu farklı terimlerin kendilerine özgü ve belirli anlamları olabileceği belirtilmektedir. Unutulmaması gereken; tetkikin hataları müşteriden uzak tutmak için yapıldığıdır.

Kalitenin Kontrolü sürecinde iş ürününün belgelenen standartlara uygunluğunu denetlemek için kullanılması önerilmektedir. Tetkik sonuçları genellikle ölçümleri içerir ve herhangi bir seviyede olabilir. Örneğin tek bir aktivite veya projenin sonunda ortaya çıkan nihai ürün tetkik edilebilir. Tetkiler kusur onarımı onayı için kullanılır.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde ise dış kaynakların gerçekleştirdikleri işlerin yapılandırılmış gözden geçirmesi olarak önerilmektedir. Teslimatların basit gözden geçirmesi olabileceği gibi işin yerinde tetkik edilmesi olarakta uygulanabileceği belirtilmekteidr. Özellikle inşaat, mühendislik ve altyapı projelerinde yerinde ve adım adım işi yapanla beraber işin ilerleyişinin tetkik edilebileceği belirtilmektedir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Bireysel ve Ekip Değerlendirmeleri (Individual and Team Assessments)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Proje Ekibinin Geliştirilmesi sürecinde bireysel ve ekip değerlendirme araçları proje yöneticisinin ve proje ekibinin güç ve zayıf taraflarını ortaya çıkarmak için önerilmektedir.

Bu araçlar sayesinde Proje Yöneticisi, proje ekibinin tercihlerini, tutkularını, bilgiyi nasıl işleyip organize olacaklarını, nasıl karar vereceklerini, diğerleriyle nasıl etkileşimde bulunacaklarını değerlendirebilir.

Bireysel ve Ekip Değerlendirmek için aşağıdakiler kullanılabilir;

  • Tutumsal anketler
  • Özel değerlendirmeler
  • Yapılandırılmış Görüşmeler
  • Yetenek Testleri
  • Odak Grupları

Bu araçlar sayesinde;

  • Anlayış artar,
  • Güven sağlanır,
  • Taahhütler alınır,
  • Ekip üyeleri arasında iletişim artar,
  • Verimli, üretken ekip çalışması sağlanabilir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Tarihsel Bilgileri Gözden Geçirme (Historical information review)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde geçmiş projelere ilişkin gerçekleşme verilerinden oluşan Tarihsel Bilgiler ve alınan dersler, gelecekteki projelerde kullanılmak saklanırlar. Bu bilgiler arasında sorunlara ve risklere ilişkin bilgilerin yanı sıra olumlu sonuç veren ve gelecekteki projelerde de kullanılabilecek teknikler yer alabilir.

PMBOK® Guide 6’da Organizasyonel Süreç Varlıkları içerisinde yer alan Tarihsel Bilgilerin,  Bütçenin Belirlenmesi sürecinde Örneksel ve Parametrik tahminlerde yarar sağlayacağı düşüncesiyle gözden geçirilmesini önerilmektedir.

Tarihsel Bilgilerin içerdiği bilgiler matematiksel bir yolla toplam proje maliyetinin öngörülebilmesini sağlayabilir. Örneğin geçmişte bitmiş bir inşaatın metrekare maliyeti 10 TL ise yeni projedeki 1000 m2’lik üretimin toplam maliyetinin 10.000 TL olacağı öngörülebilir. Geçmişteki projelerin benzer olmalarına karşın karmaşıklık seviyelerinin farklılık gösterebileceği unutulmamalıdır.

Örneksel ve Parametrik Tahminleri gerçekleştirmenin maliyeti ve netliği aşağıdaki faktörlere göre değişenlik gösterir;

  • Emsal alınan Tarihsel bilginin netliği,
  • Modelde kullanılan parametrelerin ölçülebilir, sayısal olması,
  • Emsal alınan proje ile mevcut projenin benzerliği, verilerin ölçeklenebilir olması gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Tekniği Olarak Temel Kurallar (Ground rules)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Zusammenhalt mit vielen Händen als Stapel

PMBOK® Guide 6’da Temel Kurallar, proje ekibi üyelerinin nasıl davranması gerektiğini belirmek için kullanılan bir teknik olarak önerilmektedir.

Proje Yöneticisinin projenin erken safhalarında ekip üyelerinden beklentilerini netleştirmesi, ortak bir dil ve yaklaşım geliştirmesi yanlış anlaşılmaları ve çatışmaları azaltacak, verimi artıracaktır. İş ahlakı, iletişim, toplantı kuralları gibi konularda ortak prensiplerin belirlenmesi ve ekip tarafından uyulması çok önemlidir. Temel Kurallar belirlendikten sonra her ekip üyesi uymak zorundadır.

Temel Kurallar ekip davranış modelini belirler ve her ekip üyesinin diğerlerine davranış, iletişim,  katılım sağlama, işbirliği ve destek verme konularında ortak bir anlayış yaratmayı hedefler.

Temel Kuralları belirlerken aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;

  • Ekip Lokasyonu – Bir arada çalışan ve sanal ekipler için ayrı kurallar belirlenebilir.
  • Kültür – Farklı kültürlerden oluşan ekiplerde kişilere göre farklı kurallar belirlenebilir.
  • Süre ve/veya Zamanlama -Proje süresince farklı süreçlerde farklı kurallar uygulanabilir.
  • Beceri ve Deneyim – Kişisel farklılıklara göre kurallar değişebilir.

Paydaş Katılımının yönetilmesi sürecinde Temel Kuralların, Ekip Başlatma Belgesi içinde yer alması ve paydaş katılımını sağlamak için tüm paydaşlardan beklenen davranışları içermesi gerektiği belirtilmektedir.

Kaynak Yönetimi Planlama sürecinde Ekip Başlatma Belgesinin düzenli olarak gözden geçirilip, güncellenerek, mevcut proje ekibinin ve ekibe yeni katılanların Temel Kuralları anladığının güvenceye alınması gerektiği belirtiliyor.

Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde ise grup kurallarının, iletişim planlama ve rol tanımları gibi sürekli yapılan proje yönetimi alıştırmalarının yanı sıra Temel Kurallarında çatışmaları azaltacağı belirtilmektedir.

Örnek Temel Kurallar;

  • Proje Yöneticisi tüm yazışmalarda cc: de yer alacaktır.
  • Toplantılara herkes zamanında katılacaktır.
  • Değişiklik talepleri mutlaka yazılı yapılacaktır.
  • Tüm ekibi ilgilendiren kararlar ortak alınacaktır.
  • Gecikme veya bütçe aşımları fark edildiğinde Proje Yöneticisi haberdar edilecektir.
  • Yapıcı geri besleme yapılacaktır.
  • Her ekip üyesi diğerlerine yardımcı olacaktır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: