Kategori arşivi: Proje Başlangıcı

Proje Karar Etkisi Değerlendirme Matrisi

The Consequences of Choice: The Final Step in Decision Making | Consulting  and Training Solutions | Kepner-Tregoe

Projelerde bir çok karar verilir ama işin zor kısmı doğru kararı vermektir. Karar vericiler genellikle bir kararın sonuçlarını veya etkisini nasıl değerlendirecekleri konusunda standart bir yöntem kullanmazlar. Öte yandan Proje Yöneticisinin doğru karar olduğuna inandığı şey müşteri ve paydaşlar tarafından farklı değerlendirilebilir.

Karar verilirken, Proje Yöneticisinin karardan etkilenenlerin nasıl tepki vereceğini tahmin etmesi gerekir. Karar uygulanmadan önce geri bildirim istenebilir. Ancak kararın gerçek etkisi, tam olarak uygulanana kadar bilinemeyebilir. Öte yandan alternatifler arasından seçim yaparken kararın etkisini değerlendirmek veya tahmin etmek her zaman mümkün olmayabilir.

Proje Kararı Etki Değerlendirme Matrisi kullanılarak her alternatif için sonuçlar, kısıtlamalar vb. çeşitli faktörlere göre ölçülebilir. Örneğin, bir alternatifin kalite açısından olumlu bir sonucu olabilir ancak zaman ve maliyet açısından olumsuz sonuçları olabilir.

Matriste niteliksel olarak değil niceliksel olarak tanımlanan etkiler yer almalıdır ancak risk vb. faktörlerin etkisi genellikle niteliksel olarak tanımlanır.

Tüm matris doldurulduktan sonra sıralama yapılır. Olumlu veya olumsuz sonuçlara göre sıralama yapılabilir. Sonuçlardan hiçbiri kabul edilebilir değilse, alternatifler üzerinden ödün vermek gerekebilir. Üzerinde anlaşmaya varılan bir alternatif bulunana kadar bu süreç tekrarlanır.

Seçerken, basitçe olumsuz etkisi düşük ve uygulaması kolay olanlar tercih edilebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Karar Verme

Decisions, Decisions: The Art of Effective Decision-Making in Project  Management

Projelerde karar verme, alternatiflerin değerlendirildiği ve bir soruna, fırsata veya meseleye çözüm olarak bir eylem planının seçildiği süreçtir. Projelerde karar alma sürecinde, karar vericiler aşağıdakileri faaliyetleri yürütürler;

  • Mevcut ortamın ve durumun değerlendirilmesi
  • Karar uygulamaya konulduğunda durum ve ortamın nasıl etkileneceğinin değerlendirilmesi
  • Kararın, kararın sonucuyla ilgisi olan “paydaşları” nasıl etkileyeceğinin analizi
  • Kararın nasıl uygulanacağına ilişkin stratejinin seçilmesi.

Proje Ekipleri gelecekteki eylemlerini çeşitli kararlar alarak belirlerler. Karar verme süreci sonuçlara ulaşmak için yapılan rasyonel bir girişimdir. Karar verme, kaynakların hem aktif hem de pasif kullanımını kapsar. Projelerde alınacak her temel karar proje ekibinin faaliyetleri bağlamına uyumlu olmalıdır;

  • Ne yapılmalı?
  • Nasıl yapılacak?
  • Bunu kim yapacak?
  • Neden yapılıyor?
  • Ne zaman yapılmalı?
  • Nerede yapılacak?

Projelerde aktif kararlar, mevcut misyonun, hedeflerin ve stratejilerin tam olarak dikkate alınmasıyla ve kaynakların etkin ve verimli kullanılmasına yönelik dürüstçe alınan kararlardır. Pasif kararlar ise kaynakları tüketir. Eğer karar verici karar vermeyi ertelerse veya kasıtlı bir şekilde karar alınmazsa hiçbir şey yapmama kararı verilmiş demektir.

Projelerde, karar vericilerin, bir sorunu çözme veya bir fırsattan yararlanma kararının sonucundan çıkarı etkilenen paydaşların nasıl bir tavır takınacakları konusunda her zaman dikkatli olması gerekir.

Günümüzde proje yöneticilerinin proje kararlarının yanı sıra iş kararları da vermesi beklenebilir. Ancak proje kararı ile iş kararı verme arasında farklar vardır;

  • Proje karar verme, temel çizgilerin karşılanmasına, doğrulamaya ve onaylamaya odaklanır. İş kararları pazar payına, kârlılığa, müşteri memnuniyetine ve tekrarlanan işlere odaklanır.
  • Proje karar verme süreci proje ekibini içerirken iş karar verme süreci pazarlama, satış vb. içerebilir.
  • Karar vermek için kullandığı çok sayıda araç vardır ancak iş kararları vermek için kullanılan araçların çoğu, esas olarak yatırım getirisi, Yatırımın Geri Dönüşü, İç Verimlilik Oranı ve Nakit Akışı Analizi vb. finansal araçlardır.
  • Projelerde karar vermenin odak noktası proje performansı ve teslimatlar iken, iş kararları finansal performansa, iş faydalarına ve yaratılan iş değerine odaklanır.
  • Proje kararlarının sonuçları hızlı bir şekilde ortaya çıkarken, iş kararlarının sonuçları yıllarca ortaya çıkmayabilir.
  • Karar alma sürecinin bir parçası olarak ele alınan sorunların çoğu, temel çizgilerin korunmasına yönelikken iş sorunları, iş stratejisindeki uyum veya değişikliklere odaklanır.

Proje ortamında karar vermeyi oldukça karmaşık hale getiren faktörler vardır:

  • Proje yöneticisinin, projenin sonucu üzerinde ciddi bir etkisi olsa bile, karar verme konusunda sınırlı yetkisi olabilir veya hiç yetkisi olmayabilir.
  • Proje yöneticisinin projede çalışacak kişileri işe alma yetkisi yoktur; genellikle müzakere sürecinin ardından fonksiyonel yöneticiler tarafından atanırlar.
  • Proje Ekibi üyeleri, karar verme sürecine anlamlı katkılar sağlayamayabilir. Kararların alınması veya bir kararın onaylanması için fonksiyonel yöneticilerine geri dönmeleri gerekebilir.
  • Proje yöneticisi, fonksiyonel yöneticilerin yardımı olmadan düşük performans gösteren çalışanları proje ekibinden çıkarma yetkisine sahip olmayabilir.
  • Proje yöneticisinin, proje ekibi üyelerinin ücret ve maaş yönetiminden herhangi bir sorumluluğu olmayabilir. Bu nedenle, proje ekibinin kötü kararlar vermesi durumunda proje yöneticisi cezalandırma yetkisini kullanamayabilir.
  • Proje ekip üyeleri büyük olasılıkla başka projeler üzerinde de çalışırlar ve onları kendi projeniz üzerinde zamanında çalışmaya zorlayamazsınız.

Bazı proje yöneticileri alternatifleri ve önerileri basitçe belirler. Bunlar daha sonra nihai kararın verilmesi için yönetimin üst kademelerine veya proje sponsoruna sunulur. Ancak bazı kişiler, proje yöneticisinin, projenin çıktılarını değiştirmeyen veya kısıtlamalarda ve temel çizgilerde değişiklik gerektirmeyen kararları alma yetkisine sahip olması gerektiğini savunuyor.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Fırsat Maliyeti Analizi Nasıl Yapılır?

6 Important Categories of Project Cost

Fırsat maliyeti analizi, bir organizasyonun proje kararları verirken alternatif seçenekler arasındaki farklılıkları anlamasına, potansiyel fırsatları ve kayıpları değerlendirmesine yardımcı olur. 

Adım 1: Kararın Amaçlarını Belirleme

Öncelikle, kararın amacını ve organizasyonun hedeflerini net bir şekilde belirlemeniz gerekir. Bu amaçlar, projenin veya kararın neyi başarması gerektiğini ve organizasyonun stratejik hedefleri ile nasıl uyumlu olduğunu açıklamalıdır.

Adım 2: Alternatif Seçenekleri Tanımlama

Karar vermeden önce, mevcut seçenekleri ve alternatifleri belirlemek önemlidir. Hangi projeyi veya seçeneği değerlendirmek istediğinizi net bir şekilde tanımlayın. Örneğin, yeni bir ürün geliştirme veya mevcut bir ürünün iyileştirilmesi vb.

Adım 3: Maliyet ve Fayda Verilerini Toplama

Her bir alternatif seçeneğinin maliyet ve fayda verileri toplanmalıdır. Bu maliyetler ve faydalar finansal ve finansal olmayan olarak iki ana kategoriye ayrılabilir. Finansal maliyetler, doğrudan harcamaları içerirken, finansal olmayanlar, örneğin müşteri memnuniyeti veya marka değeri vb. gibi soyut faktörleri içerebilir.

Örneğin, bir otomobil üreticisi, iki farklı motor seçeneğini değerlendirmek istiyor. İlk seçenek, geleneksel bir içten yanmalı motor kullanmak, ikinci seçenek ise elektrikli bir motor kullanmak. Finansal maliyetler arasında üretim maliyetleri, yakıt maliyetleri ve bakım maliyetleri bulunurken, finansal olmayan faktörler arasında ise çevresel etki ve marka imajı yer alabilir.

Adım 4: Alternatifleri Karşılaştırma

Topladığınız maliyet ve fayda verilerini kullanarak, alternatifleri karşılaştırın. Genellikle bu karşılaştırmayı birkaç farklı şekilde yapabilirsiniz:

  • Net Bugünkü Değer (Net Present Value – NPV) Analizi: Alternatif seçeneklerin gelecekteki nakit akışlarını şimdiye getirir ve karşılaştırır.
  • İç Verimlilik Oranı (Internal Rate of Return – IRR) Analizi: Her bir alternatifin getirisini hesaplar ve karşılaştırır.
  • Maliyet-Fayda Analizi: Alternatiflerin maliyetlerini faydalarıyla karşılaştırır ve dengeler.

Adım 5: Fırsat Maliyetini Belirleme

Fırsat maliyeti, en iyi alternatifin seçildiğinde kaybedilen potansiyel fırsatların değeridir. Bu değeri, seçilen alternatifin getirisini veya faydalarını diğer alternatiflerle karşılaştırarak belirleyebilirsiniz.

Örneğin, otomobil üreticisi, elektrikli motorun daha çevre dostu olduğunu ve marka imajını artıracağını belirledi. Bu nedenle elektrikli motorlu aracı seçti. Ancak geleneksel motor seçilmiş olsaydı, daha düşük maliyetli bir üretim süreci ve daha düşük yakıt maliyetleri elde edilebilirdi. Bu fırsat maliyeti, seçilen elektrikli motorun getirisi ile birlikte değerlendirilmelidir.

Fırsat maliyeti analizi, organizasyonların stratejik kararlarını daha bilinçli bir şekilde almasına yardımcı olan önemli bir araçtır. Bu analizi yaparak, organizasyonlar potansiyel fırsatları ve kayıpları daha iyi anlayabilir ve daha iyi kararlar alabilirler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Fırsat Maliyeti

Fırsat maliyeti, bir projeyi gerçekleştirirken kaybedilen potansiyel fırsatların değerini ifade eder. Örneğin, bir projeye kaynak ayırmak, bu kaynakların başka bir projede veya işte kullanılabilme potansiyelini azaltır veya ortadan kaldırır. Fırsat maliyeti, sadece doğrudan maliyetleri değil, aynı zamanda gelecekte elde edebilecekleri faydaları da göz önünde bulundurmayı gerektirir.

Fırsat maliyetini daha iyi anlamak için aşağıdaki örnekleri düşünebiliriz;

  1. Proje Seçimi: Bir organizasyon, yeni bir ürün geliştirme projesi veya yeni bir pazarı keşfetme projesi gibi farklı projeler arasından seçim yaparken, her proje için beklenen fayda ve potansiyel gelirleri değerlendirmelidir. Seçilen proje, diğerlerine göre daha fazla değer yaratıyorsa, fırsat maliyeti daha düşük olur.
  2. Kaynak Tahsisi: Her organizasyonun sınırlı kaynakları vardır. Belirli bir projeye kaynak tahsis ederek, bu kaynakların başka bir projede veya işte kullanılma olasılığını düşürürsünüz. Örneğin, bir işletme belirli bir projeye daha fazla bütçe ayırarak, başka bir potansiyel fırsatı kaçırabilir.
  3. Zaman Yönetimi: Bir proje belirli bir süre içinde tamamlanmalıdır. Ancak bu süreç, başka fırsatların da değerini azaltabilir. Örneğin, belirli bir projeyi tamamlamak için çok fazla zaman harcayarak, diğer fırsatları kaçırabilirsiniz.

Fırsat maliyetini yönetmek, organizasyonların stratejik hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olabilir. Fırsat maliyetini etkili bir şekilde yönetmek için bazı öneriler aşağıdadır;

  1. Fırsat Maliyeti Analizi: Her proje veya karar öncesi, fırsat maliyeti analizi yapılmalıdır. Bu analiz, organizasyonun potansiyel fırsatlarını ve kayıplarını belirlemesine yardımcı olur.
  2. Kaynak Tahsisi: Kaynakları projeler arasında dengeli bir şekilde tahsis etmek önemlidir. Bir projeye çok fazla kaynak ayırmak, diğer fırsatları göz ardı etmek anlamına gelebilir.
  3. Risk Değerlendirmesi: Fırsat maliyetini belirlemek için riskleri de göz önünde bulundurmak önemlidir. Belirli bir projenin riskli olması, fırsat maliyetini artırabilir.
  4. Stratejik Hedeflerle Uyum: Projelerin organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak, fırsat maliyetini minimize etmeye yardımcı olabilir.

Sonuç olarak, proje yönetiminde fırsat maliyeti, organizasyonların kararlarını daha iyi vermelerine, gelecekteki fayda ve kayıpları dikkate almalarına yardımcı olur. Bu nedenle, proje yöneticileri ve organizasyonlar, fırsat maliyetini etkili bir şekilde yönetmek için analiz yapmalı ve stratejik kararlarını buna göre vermelidirler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Fayda Haritalama

Benefits Maps - If You Can't Measure It, You Can't Manage It!

Bir projenin başarıyla sonuçlanabilmesi için sağlayacağı faydaların net bir şekilde anlaşılması ve yönetilmesi gerekmektedir. 

Fayda haritalama, bir projenin başlangıcından sonuna kadar olan süreç boyunca elde edilmesi beklenen faydaların sistematik bir şekilde tanımlanması, izlenmesi ve ölçülmesini içerir. Bu süreç, projenin amacını ve sonuçlarını netleştirirken, organizasyonun stratejik hedeflerine nasıl katkı sağlayacağını anlamaya yardımcı olur.

Faydaları

  1. Stratejik Uyum: Fayda haritalama, projelerin organizasyonun stratejik hedeflerine uygunluğunu değerlendirmeye yardımcı olur. Bu sayede, organizasyonun uzun vadeli vizyonunu gerçekleştirmek için doğru projeleri seçmek daha kolay hale gelir.
  2. Netlik ve Odak: Projenin temel faydaları ve hedefleri açıkça belirlenir. Bu, projenin tüm paydaşlar arasında net bir şekilde anlaşılmasını sağlar.
  3. Performans İzleme: Fayda haritalama, projenin ilerlemesini ve performansını izlemek için kullanılır. Bu sayede, projenin zamanında ve bütçe dahilinde ilerleyip ilerlemediği anlaşılır.
  4. Karar Verme Süreçleri: Projeyi yönlendiren kararlar, fayda haritalama sonuçlarına dayanarak daha iyi bilgilendirilir. Bu, proje üzerinde daha iyi kararlar alınmasına yardımcı olur.
  5. İletişim ve Paydaş Katılımı: Fayda haritalama, paydaşların projeye daha fazla katılımını teşvik eder. Projeyi anlamak ve projenin getireceği değeri görmek, paydaşların motivasyonunu artırabilir.

Artıları

  1. Stratejik Yönlendirme: Organizasyonun stratejik hedeflerine uygun projelerin seçilmesine yardımcı olur.
  2. Performans İzleme: Projenin ilerlemesini ve performansını izlemek için somut bir çerçeve sunar.
  3. Karar Verme: Proje yöneticilerine ve paydaşlara daha iyi bilgi sağlar, bu da daha iyi kararlar alınmasına yardımcı olur.
  4. Paydaş Katılımı: Paydaşların projeye daha fazla ilgi göstermesini teşvik eder.

Eksileri

  1. Zaman ve Kaynak Gereksinimi: Fayda haritalama süreci, ek zaman ve kaynak gerektirebilir.
  2. Tahmin Belirsizliği: Gelecekteki faydaların kesin olarak tahmin edilmesini zor olabilir.
  3. Karmaşıklık: Büyük projelerde hazırlama süreci karmaşık olabilir.

Proje yönetiminde fayda haritalama, projelerin organizasyonun stratejik hedeflerine nasıl katkı sağlayacağını anlamak ve projenin başarı kriterlerini netleştirmek için önemli bir araçtır. Bu süreç, projelerin organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumlu olmasını sağlarken, projenin ilerlemesini ve performansını izlemek için de kullanılır. Ancak, zaman ve kaynak gereksinimleri ile gelecekteki tahmin belirsizliği gibi bazı zorlukları da içerebilir. Fayda haritalama, projeleri daha strateji odaklı ve başarılı hale getirmek için güçlü bir araçtır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Faydalar Hiyerarşisi

Visualise Your Project and Portfolio Benefits | Roelto

Proje Yönetiminde Faydalar Hiyerarşisi, projenin başarılı bir şekilde yönetilmesi ve tamamlanması ile sağlanacak faydaların belirli bir sıraya göre sıralanmasıdır. Bu yapı, projenin hedeflerini daha iyi anlamak, önceliklerini belirlemek ve proje sürecini planlamak için önemlidir. Faydaların hiyerarşik bir şekilde düzenlenmesi, projenin amaçlarını netleştirir ve yönetim sürecini daha etkili hale getirir;

Öncelikli Hiyerarşi

Temel Faydalar (Primary Benefits):

  • Projenin ana hedeflerine ulaşması.
  • İş süreçlerinin iyileştirilmesi veya verimliliğin artırılması.
  • Müşteri memnuniyetinin artması.
  • Rekabet avantajı kazanılması.

İkincil Faydalar (Secondary Benefits):

  • Proje sonuçlarıyla birlikte ortaya çıkan dolaylı faydalar – Proje süresince yeni becerilerin kazanılması veya ekip çalışmasının geliştirilmesi vb.

Tematik Hiyerarşi

  • Finansal Faydalar (Financial Benefits)
    • Proje sonucunda finansal getiri veya tasarruf elde edilmesi – Örneğin, gelir artışı, maliyet azaltımı veya yatırım geri dönüş süresinin kısaltılması gibi.
  • Stratejik Faydalar (Strategic Benefits):
    • Projenin organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumlu olması – Pazar payı artışı, yeni pazarlara erişim, marka değeri artışı gibi.
  • Toplumsal Faydalar (Social Benefits):
    • Projeden etkilenen toplum veya genel kamu için olumlu sonuçlar – Çevresel sürdürülebilirlik, istihdam yaratma, toplum gelişimi gibi.
  • Risk Azaltma Faydaları (Risk Mitigation Benefits):
    • Projeyi yürütmek suretiyle organizasyonun risklerini azaltma veya yönetme yeteneğinin artırılması – Örneğin, veri güvenliğini artırmak veya yasal uyum sağlamak gibi.

Fayda hiyerarşisi, projenin başarı kriterlerini belirlemeye, öncelikleri ayarlamaya ve projenin başarısını değerlendirmeye yardımcı olabilir. Her fayda türü, projenin özel gereksinimlerine ve organizasyonun hedeflerine bağlı olarak proje süresince değişebilir. Proje yöneticileri, bu faydaları dikkate alarak projeyi planlama, uygulama ve izleme süreçlerini yönlendirebilirler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Vizyon Bildirimi

A Mission Statement, a Vision Statement, or Both?

Bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanması, iyi bir planlama ve net bir vizyon gerektirir. İşte bu nedenle, “Proje Vizyon Bildirimi” kavramı, projenin başlangıcında çok önemli bir rol oynar. 

Nedir?

Proje Vizyon Bildirimi, proje başladığında projenin hedeflerini, amaçlarını, kapsamını, önemli paydaşları, hedefleri ve beklenen faydaları tanımlayan bir belgedir. Projenin neden gerçekleştirildiğini ve hangi sonuçlara ulaşılması gerektiğini net bir şekilde ifade etmelidir. Proje Vizyon Bildirimi, projenin başlangıcında tüm paydaşlar arasında ortak bir anlayış oluşturur ve projenin yol haritasını çizer.

Neden Önemlidir?

  1. Yönlendirme ve Odak: Proje Vizyon Bildirimi, projenin amaçlarını ve hedeflerini açıkça belirtir. Bu, proje ekibinin odaklanmasına ve projenin doğru bir şekilde yönlendirilmesine yardımcı olur. Projede çalışan herkes, neden bu projenin gerçekleştirildiğini veneden yer aldıklarını anlarlar.
  2. Paydaşlar Arası İletişim: Proje Vizyon Bildirimi, projenin paydaşlara açıklanmasıdır. Proje paydaşları, projenin amaçlarını ve beklentilerini anladıklarında, işbirliği daha etkili hale gelir.
  3. Değerlendirme ve Başarı Ölçümü: Proje Vizyon Bildirimi, projenin başarısını değerlendirmek için bir ölçüttür. Projenin sonuçları, belirtilen hedeflerle ve başarı kriterleri karşılaştırılabilir ve projenin başarı durumu izlenebilir.

Nasıl Oluşturulur?

  1. Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi: İlk adım, projenin neden yapıldığını ve ne amaçlandığını belirlemektir. Amaçlar ve hedefler, net, ölçülebilir ve zaman sınırlı (SMART) olmalıdır.
  2. Proje Kapsamının Tanımlanması: Proje Vizyon Bildirimi, projenin kapsamını tanımlamalıdır. Hangi faaliyetlerin projeye dahil olduğu ve hangilerinin dahil olmadığı net bir şekilde belirtilmelidir.
  3. Paydaşların Tanımlanması: Proje Vizyon Bildirimi, projenin kilit paydaşlarını tanımlamalıdır. Bu, projeye etki edebilecek ve projeden etkilenebilecek kişileri ve grupları içerir.
  4. Beklentilerin, Fayda ve Değerin Açıklanması: Proje Vizyon Bildirimi, paydaşların projeden ne beklediğini belirlemelidir. Bu beklentiler, projenin sonuçlarına ve sürecine yönelik olarak faydaları, beklenen değeri ve başarı kriterlerini içerebilir.
  5. İletişim Planı: Proje Vizyon Bildirimi paydaşlar arasında “Kim, ne zaman, hangi bilgileri almalı ve iletişim nasıl sağlanmalı” gibi soruların yanıtlarını içerir.

Proje Vizyon Bildirimi, bir projenin başarıya ulaşması için temel bir belgedir. İyi hazırlanmış Proje Vizyon Bildirimi, projenin doğru bir şekilde yönlendirilmesini, paydaşlar arasında açık iletişimi ve başarının değerlendirilebilmesini sağlar. Proje başlangıcında Proje Vizyon Bildirimi oluşturmak ve proje süresince güncellemek, projenin başarısını artırmak için kritiktir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Önceliklendirme: Gecikme Maliyeti

The cost of delay - Emergn

Gecikme maliyeti, proje teslimindeki bir gecikmenin ekonomik etkisini analiz etmeye yarayan bir yöntemdir. Ürünü geç çıkarmak, müşteriye geç teslim etmek vb. koşulların etkisi analiz edilir.

Gecikme maliyeti, aciliyet ve değeri birleştirir. Karar vermek için bir şeyin sadece ne kadar değerli olduğunu değil, aynı zamanda ne kadar acil olduğunu anlamanın gerekliliğine vurgu yapar.

Olası gecikme maliyetlerini tahmin etmek için, piyasaya herhangi bir ürünü, hizmeti veya sonucu teslim ettikten sonra periyodik olarak (haftalık, aylık vb.) kazanacağınız kârı tahmin etmeniz gerekir. Örneğin bir ürünü çıkardığınızda ayda 10 TL kazanacağınızı düşünüyorsanız her geciken ay 10 TL kaybedeceksiniz anlamına gelir.

Örneğin yakın gelecekte teslim etmeniz gereken 3 projeniz olduğunu varsayalım. Hepsi müşterilerinize değer katacak ve şirketinize kar getirecek, ancak teslimat sırasını seçmek her üçünü de etkileyecek.

Projelerin her birinin Gecikme Maliyet Değerini yani gecikme maliyetinin proje süresine bölümünü hesaplamanız gerekir;

  1. Projenin aylık kârını/değerini hesaplayın.
  2. Projenin yaklaşık olarak ne kadar süreceğini hesaplayın.
  3. Kârı, tahmini proje süresine bölün.

 

Proje Süresi (Ay) Beklenen Aylık Kâr Gecikme Maliyet Değeri

Proje 1

2

10.000

10.000/2= 5.000

Proje 2

4

30.000

30.000/4=7.500

Proje 3

8

48.000

48.000/8=6.000

Toplam 14 88.000

Yok

 

Gecikme maliyet değeri ne kadar yüksek olursa, yatırım getirisi o kadar hızlı olacağı için proje ekonomik açıdan da o kadar önemli hale gelir.

Bu hesaplama sonrası önceliklendirme aşağıdaki gibi yapılır;

  • Tamamlanma senaryolarını masaya yatırın.
  • Önceliklendirmenin gecikme maliyeti üzerindeki etkisini analiz edin.
  • Varsa alternatif senaryoları karşılaştırın.
  • Hangi projenin ne zaman biteceğini belirleyin.

Yukarıdaki örnekte beklenen kâr 88.000 ve tamamlanması gereken projeleri halletmek için pek çok yol vardır. En mantıklı 4 seçenek:

  1. En kısa süreden başlayarak proje süresine göre önceliklendirme
  2. En değerliden başlayarak proje değerine göre önceliklendirme
  3. En yüksek puandan başlayarak gecikme maliyeti puanının maliyetini düşürerek önceliklendirme
  4. Tüm projelere aynı anda başlama

Bu seçeneklerin her biri farklı gecikme maliyetleri getirecektir ve herhangi bir karara varmadan önce önceliklendirme etkisinin analiz edilmesi gerekir;

Üç projenin tamamını bitirmek için gereken toplam süre 14 aydır. Her proje için aylık olarak gecikme maliyeti toplanır. Her projenin potansiyel kârının, o ve ondan önceki projeler teslim edilene kadar erteleneceği unutulmamalıdır.

Senaryo 1

Proje süresine göre öncelik verirseniz, ilk 2 ay için Beklenen Maliyet Değeri 10.000 olacaktır. En kısa proje bittikten sonra, sonraki 4 ay için toplam gecikme maliyeti 180.000 olur. İkinci bittiğinde, son projeyi bitirmek için gereken 8 ay için – 700.000. Bütün bunlar 890.000$’a tekabül ediyor .

 

Aylar Aylık Kâr Değer

Proje 1

2 10.000

2×10.000= 20.000

Proje 2

4 30.000

(4+2)x30.000= 180.000

Proje 3

8 50.000

(8+4+2)x48.000= 672.000

Toplam    

872.000

Proje süresine göre önceliklendirme

Senaryo 2

Proje değerine göre öncelik sırasına koyarsanız, ilk 8 hafta için gecikme maliyeti 384.000 olur. Sonraki 4 – 360.000 ve son 2 için – 140.000. Bütün bunlar 884.000’e denk gelir .

 

Aylar Aylık Kâr Değer

Proje 3

8 48.000

8×48.000= 384.000

Proje 2

4 30.000

(4+8)x30.000= 360.000

Proje 1

2 5.000

(2+4+8)x10.000= 140.000

Toplam    

884.000

Proje değerine göre önceliklendirme

Senaryo 3

Beklenen maliyet değerine göre öncelik verirseniz , ilk 4 hafta için 120.000 olduğunu, sonraki 8 – 600.000 ve son 2 – 70 000 olur. Tüm bunlar 836.000 tutarındadır.

 

Aylar Aylık Kâr Morina

Proje 2

4 30.000

4×30.000= 120.000

Proje 3

8 48.000

(8+4)x48.000= 576.000

1. Proje

2 10.000

(2+8+4)x10.000= 140.000

Toplam    

836.000

Beklenen Maliyet Değeri ile önceliklendirme

Senaryo 4

Tüm projeler üzerinde aynı anda çalışmaya ve aynı anda tamamlamaya karar verirseniz, herhangi bir iş değeri elde etmeniz 14 ayı bulur. Dolayısıyla buradaki gecikme maliyeti 14 hafta çarpı 3 projenin haftalık kârı toplamı olan 88.000 olacaktır. Yani 88,000×14=1.232.000 olduğu anlamına gelir.

Bu 4 senaryodan da görebileceğiniz gibi, her kararın şirket üzerinde farklı bir ekonomik etkisi vardır. Gecikme hesaplamalarının maliyetini karşılaştırırsanız, en karlı seçimin size en az maliyetli olan Beklenen Maliyet değerine göre önceliklendirme olduğunu açıkça görebilirsiniz.

Öncelik Kriteri

Gecikme Maliyeti Değeri

Öncelik Yok

1.232.000

Değere göre

884.000

Süreye göre

872.000

Beklenen Maliyet Değerine göre

836.000

 

Bir gecikmenin proje teslimatınız üzerindeki etkisini anlamak ve maliyetini düşürmeye odaklanmak için, ele almanız gereken farklı Beklenen Maliyet Gecikme türleri vardır;

  • Standart Gecikme Maliyeti – Zamanla doğrusal olarak büyür ve zamandan etkilenmediği için hesaplanması kolaydır.
  • Sabit Tarihli Gecikme Maliyeti – Sabit bir tarihe veya taahüde bağlıdır. Gecikme maliyeti düşüktür veya belirli bir süre için yoktur. Süre aşıldıktan sonra, maliyet katlanarak artar. Örneğin, sözleşmeye uyulmadığında tazminat ödemek zorunda kalınabilir.
  • Acil Duruma Bağlı Gecikme Maliyeti – Projenin aciliyeti açısından dikte edilen gecikme maliyeti (pazara girme vb.) çok kısa bir zaman diliminde çok yüksek olabilir ve ardından sabit bir oranda kalır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Veri Analitiği

What is business analytics? Using data to improve business outcomes | CIO

Projeleri yönetirken birçok karar almak zorunda kalırsınız. Daha iyi ve doğru kararlar almak, proje problemlerini çözmek, proje verilerinin seçilmesine ve analizine dayanan veri analitiği ile mümkündür.

Projelerde Veri Analitiği kullanılarak, bütçeler, maliyetler ve zaman çizelgeleri açısından eğilimler izlenebilir, projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağı tahmin edilebilir, önleyici ve düzeltici önlemler alınabilir.

Veri analitiği ile kuruluşlar daha geniş bir bakış açısına sahip olabilir, karmaşık projelerde erken uyarı sinyallerini yakalayabilirler. Bu rol, Proje Yönetim Ofisi (PYO) tarafından üstlenilebilir.

Projelerde verilerin doğru analiz edilmesi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etme şansını artıracak daha iyi kararların alınmasını sağlar.

Veri analitiği, Proje yöneticisinin rolünü taktiksel olmaktan çıkarıp daha stratejik bir role dönüştürür.

Veri Analitiği, proje yöneticilerinin karmaşık proje verilerini, davranışlarını ve sonuçlarını görmek ve tahmin etmek için çeşitli analitik raporları ve ayrıntılı çizelgeleri kullanmasını sağlar. Proje yöneticileri, daha iyi kararlar almak, projeleri zaman çizelgesine ve bütçeye uygun tutmak için bu verileri kullanır. Veriye dayalı bir analitik yaklaşımı, proje ekiplerinin belirli kalıpları ve eğilimleri anlamasını ve analiz etmesini sağlar. Yöneticiler, projelerin ve kaynakların nasıl performans gösterdiğini ve başarı oranını artırmak için hangi stratejik kararları alabileceklerini belirlemek için kullanabilirler.

Veriler, her organizasyonda önemli bir rol oynar. Veri Analitiği olası problemleri erken görmeyi sağlar, proaktif önlemler alınabilir. Önemli olan projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağını erken fark edebilmektir.

Geçmişten öğrenmek geleceğimizi daha iyi hale getirmeye yardımcı olur. Proje Yöneticileri her zaman geriye bakarak noktaları birleştirmeli ve Kazanılmış Değer Yönetimi vb. kullanarak geleceğe yönelik tahminlerde bulunmalıdırlar. Yapılacak çalışmalar, mevcut öngörülen yol ve hızın projeyi istenen varış noktasına götürüp götürmeyeceğine dair olasılığı görmeyi sağlar. Projedeki geçmiş performans ve kalan çalışma miktarı, rotanın düzeltmesine yardımcı olur.

Projelerde karmaşıklığın artması, ürün geliştirme döngülerinin kısalması, değişen müşteri beklentileri vb.nin devam edeceği varsayımıyla hareket edilmelidir. Bu doğrultuda proje yöneticileri, projenin kısıtları doğrultusunda her zaman dengeleme yapmalı, projenin kontrol altında tutulabilmesi için performansı sürekli takip etmelidirler.

Verileri değerlendirmeden projeleri yönetmek ve optimize etmek zordur. Projelerin etkin yönetimi, proje üzerindeki belirsizliklerin ve risklerin etkin yönetimini gerektirir. Proje yöneticilerinin, riskleri izlemek ve kontrol etmek için veri analitiğini kullanmaları gerekir.Elde edilen proje verileri, proje yöneticilerinin, proje performansını nesnel olarak ölçmesini, gözlemlemesini, analiz etmesini, gerçeklere dayalı kararlar almasını ve taahhütler vermesini sağlar.

Understanding the Lifecycle of a Data Analysis Project

Proje Yönetimi sürecinin sayısallaştırılması ve veri analitiğinin kullanılması, kuruluşlar adına stratejik değer yaratacaktır;

Kaliteyi Destekleme

Proje yöneticisi, veri analitiği ile iş yükünün nasıl azaltılabileceğini, süreçleri nasıl iyileştirebileceğini ve proje sonuçlarının nasıl iyileştirilebileceğini anlayabilir. Veri analitiği, proje boyunca kaliteyi planlamaya, izlemeye ve gözden geçirmeye yardımcı olur.

Stratejik Kararlara Yardımcı Olmak

Veri Analitiği, kuruluşların sezgisel değil gerçeklere dayalı kararlar almasına yardımcı olur. Gerçek zamanlı veri analizi, kuruluşların stratejik hedeflerine uyum sağlamasına yardımcı olan çok sayıda bilgiyi ortaya çıkarır. Yönetimin, devam eden ve önerilen projelerin genel portföy ve organizasyon vizyonuna ne kadar uyduğuna dair anlayışlarını derinleştirmelerine olanak tanır.

Proje Maliyetlerini Düşürme

Veri analitiği, gelecekteki olayları ve eğilimleri tahmin etmek için kullanabileceğiniz veriyi toplamak anlamına gelir. Uygun maliyet için doğru bütçeyi, zaman çizelgesini, tahminleri ve daha fazlasını belirlemek için ilgili verilerden oluşan bir bilgi birikimine sahip olmak kaynak tahminini ve diğer planlama süreçlerini daha verimli hale getirmeye yardımcı olur.

Veri analizinden elde edilen içgörüler, ekip üyelerinin iyi olduğu görevleri belirlemeye, işe doğru kişiyi atamaya ve işlerini tamamlamaları için onlara doğru bilgiler sağlamanıza olanak tanır.

Kaynak Yönetimini İyileştirme

Veri analitiği, proje gereksinimlerini anlamak için doğru bilgileri elde etmeye yardımcı olur. Mevcut kaynakları ve kaynak tahsisi doğru yapmanızı sağlar.

En uygun maliyetli kaynak harcamalarını belirleyerek daha iyi stratejik kararlar almanıza yardımcı olur.

Proje Risk Yönetimini Geliştirir

Proje yönetimi birçok iç ve dış faktörden etkilenen dinamik bir ortam olarak, teslimatları olumsuz etkileyebilecek çeşitli risklere maruz kalır.

Önemli olan, risklerinizi aktif ve düzenli olarak tanımlamak ve yönetmektir. Bunun için tüm riskleri, sorun giderme ve riske yanıt faaliyetlerini belgelemeniz gerekir.

Veri analitiği, proje sorunlarınızı ve risklerinizi daha iyi yönetmek, süreçler ve sonuçlar üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirmek için destekleyicidir.

Olası sorunları belirlemek, analiz etmek, önceliklendirmek, izlemek ve riske yanıt stratejileri oluşturmak için doğru yöntemleri geliştirmenize ve doğru araçları kullanmanıza yardımcı olur.

Proje sonuçlarınızın olasılığını modellemek için geçmiş, gerçek zamanlı ve gelecekteki bilgileri analiz etmek için verileri kullanmak, bunları karar vermek ve verimliliğinizi artırmak için değerlendirmek gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Taslaklar

Wireframes | Everything you need to know and how to explain it to customers

Proje doğru başlamak, başlangıçta erken geri bildirim almak önemlidir. İlgili paydaşlardan erken ve zamanında geri bildirim alınmadan, ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan tatmin edici çözümler üretmek zordur. Paydaşları yorum yapmaya teşvik etmenin en iyi yollarından biri anlatmak yerine göstermektir. Çoğu kişinin yüzlerce sayfalık yazıları okumasını beklememek gerekir. Bunun yerine, onlara görsel olarak nihai hedefi sunmak gerekir.

Taslaklar, özellikle yazılım projelerinde kullanıcı arayüzündeki öğelerin yerleşimini, çözümün amaçlanan düzenini ve işlevselliğini gösteren basit diyagramlardır. Aşağıdaki soruları yanıtlamaya çalışırlar:

  • Kullanıcı arayüzünde hangi öğeler görüntülenecek?
  • Öğeler nasıl organize edilecek?
  • Arayüz nasıl çalışacak?
  • Kullanıcı uygulama / web sitesi ile nasıl etkileşime girecek?

Taslaklar, imalat için hazırlanan maketlerdeki gibi ayrıntılar içermezler. Taslaklar ele alınması gereken kavramsal sorulara odaklanılmasına yardımcı olurlar.

Kimler Kullanır?

  • Müşteriler – Neyin geliştirileceğini daha iyi anlar ve çözümün ihtiyaçlarını yeterince karşılayıp karşılamadığını değerlendirebilirler. Bir şeylerin eksik olup olmadığını, hangi eylemlerin mevcut olduğunu ve nasıl bir araya getirildiğini görebilirler. Taslaklar, daha önce dikkate alınmayan önemli hususları gündeme getirebilirler.
  • Proje Yöneticisi – Tüm paydaşların aynı sayfada olmasını ve neyin oluşturulacağı konusunda hemfikir olmasını sağlayabilirler. Proje ilerledikçe, ilerlemeyi takip etmek ve önemli her şeyin düşünüldüğünü ve uygulandığını doğrulamak için taslakları kontrol listesi olarak kullanabilirler.
  • Ekip Üyeleri – Çözümün işlevselliğini ve teknik gereksinimlerini daha iyi anlarlar.

Taslaklar, kağıda kaba eskizler çizerek hazırlanabilirler.

Avantajları

  • Mevcut taslaklar yeniden düzenlemeyi ve üzerlerinde yinelemeli çalışmayı hızlı ve acısız hale getirirler.
  • Düğmeler, tablolar, açılır menüler vb. öğeler için şablonlar sağlarlar.
  • İşbirliğini ve ekip genelinde tutarlılığı korumak için kolayca paylaşılabilir.

Çevik Projelerde Taslaklar

  • Taslaklar, Çevik zihniyetle mükemmel uyum sağlarlar;
  • Farklı disiplinlerdeki ekip üyeleri arasında aktif olarak iletişim kurmaya ve birlikte çalışmaya teşvik ederler.
  • Ayrıntılı, kapsamlı belgeler yerine hafif, sindirimi kolay çizimlerdir.
  • Kullanıcılardan ve müşterilerden erken ve sürekli geri bildirim almayı teşvik eder.
  • Nihai tasarıma dönüşen kaba eskizlerle başlayan yinelemeli yaklaşıma izin verir.

Başlangıç Sprintinde vizyonu ve bu vizyona giden yolun ana hatları çizilerek başlanabilir. Ekip temel ayrıntı düzeyinde ilk taslaklarını oluşturur ve kullanıcılarla ele alabilir. Buradaki amaç, tüm ürünü baştan tasarlamak değil, proje hedeflerinin anlaşılmasını ve tüm paydaşların katılımını sağlamaktır. Büyük resim daha sonra kademeli olarak detaylandırılır ve sonraki yinelemelerde uygulanabilir.

Wireframing: 10 Best Practices and Guidelines | WebTek Blog

Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Taslakları güzelleştirmekle vakit kaybetmeyin.
  • Erken ve sık geri bildirim almak için ayrıntıdan uzak basit hazırlayın.
  • Temel fikri içeren kaba eskizlerle başlayın, geri bildirimlerle detaylandırın.
  • Temel amaç tartışmayı teşvik etmek ve yeni fikirler üretmektir, başka konulara dalmayın.
  • Kullanıcının bakış açısını, hedef kitlenizi odağınıza alın.
  • Taslaklar üzerinden hemen denemeler yapın, hata yapmaktan çekinmeyin.
  • Taslakları açıklayıcı notlar ekleyin.
  • Taslakları, pano formatında kullanarak geri bildirimi kolaylaştırın.
  • Amacını açıklamadan taslağı paylaşmayın.

What is a Wireframe and How to Create Wireframes

Taslaklar, projeyi başlatmak ve projenin neyi başaracağı konusunda fikir birliğine varmak için kullanılırlar. İnsanların fikirlerini zihinlerinden alıp ekip arasında tartışılabilecek, gerekirse gözden geçirilebilecek veya atılabilecek somut bir forma sokmaya yararlar. Taslakların oluşturulması ve değiştirilmesi yalnızca hızlı ve kolay olmakla kalmaz, yapı ve işlevsellik ile ilgili “büyük resme” odaklanmaya yardımcı olur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler