Kategori arşivi: Zaman Yönetimi

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 6

Proje, Program ve Portföy (PPP) yönetimlerinin desteklenmesi gerekir. PPP’lerde karar alma, analiz, planlama, problem çözümü vb. konularda desteğe ihtiyaç duyulur.

Yönetişim – Gerek PPP Yöneticileri gerekse PPP Sponsorlarının karar vermesini kolaylaştırıcı merkezi bir yapıya ihtiyaç vardır. PYO, karar kayıtlarının saklanması, paylaşılması ve alınan kararların takibi konularda yönetişim desteği ihtiyacını karşılar.

Performans – Performansın izlenmesi, geliştirilmesi ile ilgili konularda PPP’ler arasındaki etkileşimi PYO sağlar.

Zaman – PYO, portföy düzeyinde tüm PPP’lerin zaman çizelgelerini merkezileştirerek, ana planı ortaya koyar. PPP’ler arasındaki zamansal çakışmalarda çözüm sağlayıcı öneriler getirir.

Finans – PYO, portföy düzeyinde bütçeleri izler ve olası problemlerde arabulucu ya da çözüm üretici rolünü üstlenir.

Risk, Problem ve Kapsam Yönetimi – Portföy bütünündeki riskler ile ilgili farkındalık sağlar. Portföy’deki ortak problemlerde çözüm önerileri getirir. Problemlerin diğer PPP’lere etkilerini değerlendirerek, uyarılar yapar. Portföy kapsamını bir bütün olarak ele alarak PP’leri yönlendirir.

Kaynak Yönetimi – Ortak kaynak havuzu kullanımına ilişkin problemlerin çözümüne destek olur. Kaynak dağılımını izleyerek portföy ile ilgili değerlendirmeler yapar. Portföy içi önceliklendirmeleri yapar, bu doğrultuda kaynak dağılınlarının yapılıp yapılmadığını denetler.

Kalite – Kalite kontrol, kalite güvence ve kalite denetimlerini merkezileştirir. PPP’lere ilişkin teslimatların kalitesi konusunda güvence sağlar.

İletişim – PPP’ler arasındaki iletişimsizliği çözer, gerekli iletişimlerin yapılmasını sağlar.

Tedarikçi Yönetimi – Tedarikçi performanslarını ve çalışma prensiplerini belirlemede, ihtilafların çözülmesinde destekleyicidir.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı 

Gökrem Tekir – Savaş Şakar  

65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 5

Şirket içinde gerçekleştirilen projelerin performansını kim izleyecek? İki farklı proje arasındaki performansı nasıl değerlendireceksiniz?

PYO projelere ilişkin performans kriterlerini geliştirir. Performans hedefleri koymadığınız ve takip etmediğiniz sürece projelerinizin başarılı olup olmamasını sadece bitiş tarihleri ya da bütçeleriyle değerlendirmek zorunda kalırsınız.

Amatör yaklaşım; yeter ki zamanında ve bütçesinde bitsin, şeklindedir.

Profesyonel yaklaşım projeleri kendi dinamikleri içerisinde değerlendirmeyi, sonuçları hem ekip hem süreç açısından ele almayı gerektirir.

Temel performans ölçütlerine örnek vermek gerekirse;

Yatırımın geri dönüşü – Projeye yapılacak yatırımın geri dönüşü performans hedefi olmalıdır. 1 milyon TL’lik yatırımın projenin tamamlanmasından  yıl sonra geri kazanılması vb.

Verimlilik – Projeye yönelik her birim girdinin doğru oranda çıktı üretmesi gerekir. Yatırılan paranın karşılığı her anlamda alınmalıdır. Proje ekibi başına kar, proje ekibi maliyeti, kişi başına düşen proje oranı veya proje başına düşen ekip sayısı vb. örnekler çoğaltıulabilir.

Kalite maliyeti – İşleri doğru yapmak için yapılan harcamaların performansı önemlidir. Denetlemeler, müşteri kaybını önleme çalışmaları vb. örnek verilebilir.

Maliyet Performansı – Harcanan her 1 TL karşılığında kaç TL’lik iş üretildiği izlenmelidir.

Zaman performansı – Projede gelinen noktada yapılması gereken ile yapılanların karşılaştırılarak zaman çizelgesinde ne durumda olunduğu izlenmelidir.

Müşteri Memnuniyeti – Proje esnasında veya sonucunda müşteri memnuniyeti ölçümlenmelidir.

Gereksinim performansı – Projede gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığı ve/veya doğru karşılanıp karşılanmadığı izlenmelidir.

Proje Yöneticisi ve Ekip – Proje Yöneticisinin ve ekibin proje hedefleri doğrultusunda performanslarının değerlendirilmesi gerekir. İşi geciktirme oranı, raporlama düzeni, problem çözme sayısı vb. örnek verilebilir.

Stratejiyi Destekleme – Projelerin stratejik hedefleri destekleme performansları ölçümlenmelidir.

Şirket genelinde proje ve program performanslarının izlenmesine yönelik standart bir yaklaşım geliştirilmelidir. PYO nezdinde toplanan proje verileri analiz edilmeli, şirket genelindeki performans değerlendirmesi yapılmalı ve yönetime sunulmalıdır.

Performansın geliştirilmesine yönelik gerek metodoloji gerekse organizasyonel öneriler PYO tarafından getirilmelidir.

Sadece içgüdüsel ya da bir kaç parametre ile proje performanslarını izlenmesi yanlış kararlara ve yargılara yol açacaktır. Performansın izlenmemesi suçlama ve mazeret kültürünü teşvik edecektir. Operasyonel performans ile proje performansı karıştırılmamalı, ezbere yöntemlerle eski alışkanlıklara saplanılmamalı, performans uzun vadeli ele alınmalıdır.

———————————————————————————————

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı

Gökrem Tekir – Savaş Şakar
 65 TL (Yurtiçi gönderimlerde kargo dahil)

Nasıl Sipariş Verebilirim?

Linkedin, Facebook veya Twitter hesabımdan mesaj gönderebilir mailto:savassakar@gmail.com adresine eposta atabilir ya da sipariş formunu doldurabilirsiniz. Göndereceğiniz mesajlarda;
Adınız – Soyadınız, Telefon numaranız, Teslimat Adresi ve kaç adet kitap istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. 

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapevlerinde yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetimi – Çeşitlemeler

  • Proje Yöneticisi yavaşsa proje geç biter, Proje Yöneticisi çok hızlıysa problem çok olur.
  • Hoca cemaat ilişkisine yönelik özlü söz Proje Yöneticisi ve Sponsorlar için geçerlidir.
  • Projelerde zaman yanınızda yer almak, ya önünüzdedir ya da arkanızda.
  • Proje Yöneticisi ekibinin ortak aklını kullanmalıdır. Akıl yerine kurnazlığı kullanmak yarardan çok zarar getirir.
  • Projelerde yaşanan problemlerin %90’I öngörülebilir risklerden gelir.
  • Dikkatsiz Proje Yöneticisi yürüdüğü ormanda ne yangını ne de yakacak odunu görür.
  • Proje Yöneticisi kartal gibi yükselip her şeyi en üst noktadan da görebilmeli, tavuk gibi alçaktan uçup yakından da görebilmelidir.
  • Projelerde raporların çok olumlu olması, olumsuzluğun işaretidir.
  • Proje Yöneticisi projesini temsil ettiğini unutmamalıdır. Tavır, duruş ve hatta giyimine bile özen göstermelidir.
  • Proje Yöneticisi tüm paydaşlarla iletişimini iyi tutmak zorundadır ama kurt olduklarını bilerek ve elindeki baltayı bırakmadan.
  • Projelerde yapmış gibi konuşanlar ile yapıyor gibi görünenlere dikkat etmek gerekir.
  • Projelerde düşünmeden karar verilmez, planlamadan harekete geçilmez.
  • Nefret sinek avlarken işe yarayabilir ama projelerde asla yeri yoktur.
  • Proje Yöneticisi cesur olmalıdır. Unutmamalıdır ki “Islak adam yağmurdan korkmaz.”
  • Yönetimin projelerde odaklandığı konular (zaman, para vb.) odaklanmadıkları konuların (kalite, risk vb.) üstünü örter.

Kitabımız Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi (65 TL – Yurtiçi Kargo dahil) vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetimi ve Dijital Dönüşüm (Digital Transformation)

Son dönemin ne popüler söylemlerinden biri. Çoğu firma dijital dönüşüm adı altında bir şeylerin peşinde. Dijital Dönüşümün anlamı dijital teknolojileri organizasyonun strateji ve operasyonlarına uygulamasıdır. Fiziksel ve dijital dünyaları fırsatlar doğrultusunda birleştirmektir. Hedefin müşteri memnuniyetini artırması, rekabetçi avantaj yaratması ve büyümeyi hızlandırması olması gerekir.

Ancak gördüğüm bazı uygulamalar Dijital Bozulma (Disruption) odaklı. Dijital Bozulma fiziksel dünyadaki uygulamaları dijitalleri ile değiştirmek anlamına geliyor. Yönetimler, insan yerine dijital çözümler kullanarak tüm işlerin halledilebileceğine inanıyorlar. Çalışanlar teknolojik dönüşümlerle işsiz kalacaklarını düşünüyorlar. Halbuki önemli olan dijital dünyada rekabet edebilecek doğru insan-teknoloji karşımını bulmaktır.

Dijital teknolojiler ile fiziksel dünyanın, inovatif yaklaşımlarla yeni değerler üreten yapılara dönüşmeleri gerekiyor.

Dijital dönüşüm sadece dijital teknolojilere değil insanların gelişimlerine yapılacak yatırımlarla başarıya ulaşabileceği unutulmaması gereken bir diğer konu.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Dijital Dönüşüm sürecinde aşağıdaki maddelere dikkat etmelidirler;

  • Mevcut portföy, program ve projelerin durumunu analiz etmeli, hangi düzeyde teknoloji (Excel, MS Project, PPM vb.) kullanımı gerektiğini belirlemeli, gelecekteki durumu masaya yatırmalıdırlar.
  • Teknolojik bir dönüşümün kurum için Kabul görmesine ilişkin koşulları tanımlamalıdırlar.
  • Teknolojik dönüşümün katacağı faydaları sayısallaştırmalıdırlar.
  • Sektördeki mevcut uygulamaları ve bu uygulamaları kullananları ziyaret etmeli, deneyimlerini dinlemelidirler.
  • Dijital dönüşümle beraber personel gelişimini sağlayıcı tedbirler almalıdırlar.
  • Dijital dönüşümü bir plan dahilinde düşünmeli, tüm şirketin katılımını sağlamaya çalışmalıdırlar.

Nerede kullanılır?

  • Proje istek ve onay sürecinde,
  • Planlama sürecinde,
  • İzleme ve kontrol sürecinde,
  • Raporlamada,
  • Yürütme sürecinde gerçekleşme verilerinin girişinde,
  • Problem ve Değişiklik kayıtlarının iletilmesi ve saklanmasında,
  • Portföy, Program ve Proje Durum Gösterge tablolarının hazırlanmasında,
  • Tedarik süreçlerinin izlenmesinde,
  • İletişimlerde kullanılır.

Hayatımı Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Paylaşın:

Proje Yönetimi ve İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma (Business Process Reengineering)

İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma, süreçlerin yeniden tasarlanarak verimlilik, süre ve kalitede iyileştirme sağlanmasıdır. Mevcut süreçleri iyileştirerek elde edilen değerin artırılması hedeflenir. Süreçleri yeniden yapılandırma kurum genelinde bakıldığında azaltma ve basitleştirme, daha fazla teknoloji kullanımı anlamına gelir. Zaman ve maliyet kazancı sağlayacak, projeleri doğrudan etkileyen ve etkin olmayan tüm süreçler, problem yaratan ya da motivasyon kaybına yol açan süreçler ele alınabilir.

Proje, Program, Portföy Yöneticisi veya Proje Ofisi İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırmak istiyorsa;

  • Müşteri ve şirket genelinde ihtiyaçlara tekrar odaklanmalıdırlar.
  • Mevcut süreçleri masaya yatırmalıdırlar.
  • Süreçleri sayısallaştırmalı, iyileştirilebilecek alanları belirlemelidirler.
  • En fazla gelişim ya da fayda sağlayacak süreç unsurları belirlenmelidir.
  • İlgili sürecin sorumluları ile görüşülmeli ve görüşleri alınmalıdır.
  • Süreç değişikliğinin tüm olası olumlu ya da olumsuz yansımaları değerlendirilmelidir.
  • Süreç baştan sona, tüm girdi-çıktıları ve sorumluları ile birlikte düşünülmelidir.
  • Süreç değişikliği gerekiyorsa proje olarak ele alınmalı, planlanmalı ve hayata geçirilmelidir.

Nerede kullanılabilir?

  • Proje Başlangıç, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol, Kapanış,
  • Projenin Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite, İnsan Kaynakları, İletişim, Risk, Tedarik ve Paydaşlara yönelik,
  • Proje Seçimi ve Önceliklendirme,
  • Sponsor, Proje Yönetici ve Proje Ekibi Seçimi ve Performans Değerlendirme,
  • Karar Destek ve Raporlama,
  • Değişiklik ve Problem Yönetimi süreçlerinin iyileştirilmesinde kullanılabilir.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

Paylaşın:

Proje Yönetimi ve Balanced Scorecard (Dengeli Ölçüm Karnesi)

Dengeli Ölçüm Karnesi tekniği temel olarak istenilen sonuçlara istenilen performansla ulaşılmasını hedefler. Misyon ve vizyonu ölçülebilir ve ulaşılabilir hedeflerle tanımlar.

Proje Yönetimi açısından ele alırsak;

  • Finansal Performans – Beklenen fayda ile gerçekleşen fayda, yatırımın getiri dönüşü, nakit akışı
  • Süreç Performansı – Verimlilik oranları, kalite ölçütleri, zaman ve bütçe uyumu
  • Ekip Performansı – Projeye katılım, destek oranları

Proje Yöneticilerinin bu tekniği kullanmak istemesi durumunda;

  • Şirket vizyon, misyon ve hedeflerini öğrenmeleri,
  • Performans kategorilerini belirlemeleri,
  • Performans ölçüm kriterlerini geliştirmeleri,
  • Ölçütlerin kurum genelinde kabulünü sağlamaları,
  • Bütçeleme, izleme ve iletişim gibi konularda uygun yöntemleri belirlemeli,
  • Planlanan performansla gerçekleşeni karşılaştıracak verileri toplamaları,
  • Beklenmedik sapmalarda düzeltici eyleme geçmeleri gerekmektedir.

Nerede kullanılabilir?

  • Stratejik hedefler doğrultusunda doğru projelerin seçimi için,
  • İş stratejilerini hedeflere dönüştürmek ve hedefleri portföy, program ve proje bazında ele alabilmek için,
  • Portföy, program ve proje ilerleyişini stratejiler ile hizalamak ve beklenen performansın izlenmesi için,
  • Stratejik hedeflerle kaynak dağılımı uyumunu sağlamak için,
  • Performansın ölçümü için kullanılabilir.
Paylaşın:

Proje Aktivitelerini Tanımlamak

decompProjenin hedeflerine ulaşılması için gerçekleştirilmesi gereken görevlerin belirlenmesi sürecine Aktivite Tanımlama süreci diyoruz. Gerçekleştirilecek görevleri belirlemenin temel prensibi gerek zaman gerekse maliyet tahminlerini kolay bir şekilde yapmayı ve kontrol etmeyi sağlayıcı detay seviyesinde olmasıdır.

Eğer Kapsam Temel Çizgisi (Kapsam Dokümanı, İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü) hazır ise Aktivitelerin Tanımlanması sürecine başlayabilirsiniz demektir.

 

 

Eğer İş Kırılım Yapısı bileşenlerine “isim” dersek “daha küçük parçalarına ayırdığımızda bu bileşenlere “fiil” diyebiliriz. Ayrıştırma adı verilen teknik ile İş Kırılım Yapısı daha küçük aktivitelere bölünür. Bu işlem sonunda kaynak, süre ve maliyet tahminleri aktivite düzeyinde yapılabilecektir.

wbs1_Fotor

Aktiviteleri tanımlamak için İş Kırılım Yapısını İş paketlerine bölmeniz, İş paketlerini aktivitelere bölmeniz gerekir. Aktivite listesi projede gerçekleştirilmesi gereken işlerin bir listesidir. Bir İş Paketi bir çok aktiviteden oluşabilir ama her aktivite sadece tek bir İş Paketine ait olmalıdır.   

wbs2_Fotor

İş Paketleri İş Kırılım Yapısının en alt seviyesidir. İş Paketlerinin altında yer alan aktiviteler birden fazla olabilir, birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilebilir.

Örneğin “Tedarikçilerin Seçimi” adlı bir İş Paketi olsun. Bu İş Paketinin altında şu aktiviteler yer alabilir ve farklı kişilerce gerçekleştirilebilir;

1 – Gereksinimlerin Belirlenmesi

2 – Araştırma

3 – Potansiyel Tedarikçilerin Tespit Edilmesi

4 – Tekliflerin Toplanması

5 – Tekliflerin Değerlendirilmesi

6 – Tedarikçi Görüşmeleri

7 – Sözleşme İmzalanması

Bu aktivitelerde kendi içlerinde ayrıştılabilirler. Örneğin;

7 – Sözleşme İmzalanması

7.1 – Sözleşme Taslağının Hazırlanması

7.2 – Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi

7.3 – Sözleşmenin Son Haline Getirilmesi

7.4 – Onay

İş Paketleri proje kapsamında yer alan teslimatların gerçekleştirilmesini sağlarlar. İş Paketlerinin aktivite düzeyinde ayrıştırılması zaman çizelgesinin geliştirilmesini ve maliyetlerin tahmin edilebilmesini sağlar.

Bazı aktiviteler süre ve efor harcanmasını gerektirirken bazıları onay vb. efor içermezler. Bu tip aktivitelere “kilometre taşı” aktiviteleri denir.

Proje ekibinin katılımıyla,  İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü temel alınarak Aktivite listesi oluşturulur.  

Planlama sürecinin bir unsuru olan Akvite Tanımlama sürecinin daha gerçekçi olması için uzman görüşleri alınabilir. Bu liste aynı zamanda kısıtları ve varsayımları da içerebilir.

Yaklaşan Dalga Planlaması tekniği de Aktivite Tanımlama’da kullanılabilir. Bu teknik tercih edildiğinde yakın dönem aktivite listeleri netleştirilirken, uzun dönem aktiviteleri daha sonra netleştirilmek üzere bırakılır. Proje ilerledikçe yakın dönem aktivitelerine ilişkin detaylandırma yapılabilir. Basit olarka söylemek gerekirse İş Kırılım Yapısı proje ilerledikçe detaylandırılır.

Belirsizliğin yüksek olduğu projelerde detaylı aktivite listelerinin hazırlanması, belirisizlik azaldıkça çok fazla plan güncellemesine yol açabilmektedir. Bu da proje ekibinin işi yapmaktansa planı güncellemeye daha çok efor harcaması sonucunu doğurabilmektedir. Bu tip belirsizliklerin yüksek olduğu Yazılım ya da Ar-Ge projelerinde Yaklaşan Dalga Planlaması tercih edilmektedir.

Paylaşın:

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planının Hazırlanması

teamgantt-shotBazı Proje Yöneticileri, öncesinde neyi nasıl yapacaklarını belirlemeden bilgisayarın başına oturup projeleri ile ilgili aktiviteleri yazmaya başlarlar. Zaman geçtikçe atladıkları şeyleri fark edip başa dönmeye başlarlar. Aslında en önemli prensibi “planı planlamayı” atlamışlardır.

Öncelikle yapılması gereken plana odaklanmak, gerek uygulama gerekse kontrol açısından ele almak olmalıdır.

Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması zaman çizelgesinin nasıl planlanacağı ve tasarlanacağı, kimlerin neyi yapacağı, raporlama, İş Kırılım Yapısı prensipleri, Takvimler, Aktivite Kodları güncelleme gibi konularda prensipleri ve süreçleri işaret ederken Zaman Çizelgesi Geliştirme bu prensipler çerçevesinde Zaman Çizelgesinin ve Zaman Temel Çizgisinin hazırlanmasıdır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Zaman Çizelgesinin amaca uygun hazırlanması ve stratejileri desteklemesi önemlidir. Bu sebeple proje iletişiminde oynacağı önemli role istinaden ortak bir terminoloji kullanılması gerekir. Eğer sektöre veya projeye özel terimler kullanılacaksa mutlaka tanımlanmalıdır.
  • Zaman Çizelgesi Geliştirme sürecine eksik bilgi ile başlamak gerçekçi olmayan sonuçların çıkmasına sebep olacaktır. Bu sebeple Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması sürecinde gerekli girdilerin neler olacağının ve nasıl sağlanacağının açıklanması yerinde olacaktır.  
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlamasına hangi paydaşların nasıl katkıda bulunması gerektiği belirlenmelidir. Öte yandan Zaman Çizelgesinin gözden geçirilmesi ve güncellenmesine ilişkin rol ve sorumluluklarda planda yer almalıdır.
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin planlanmasında kullanılacak yazılım ya da platform ile ilgili gereklilikler, sorumluluklar belirlenmelidir.
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü sürecinin çıktısı olacak raporlamalar belirlenmelidir. İhtiyaç duyulan bilgiler ışığında tüm gerekli rapor tasarımlarının planda yer alması sağlanmalıdır.
  • İş Kırılım Yapısına ilişkin Zaman Çizelgesinde kullanılması istenen Aktivite Kodlama prensipleri belirlenmelidir.
  • Proje Zaman Çizelgesi izleme ve kontrol süreçleri, proje performans verilerinin nasıl değerlendirileceği ve yotrumlanacağı açıklanmalıdır.
  • Maliyet ve kaynak izlemelerine ilişkin beklentiler dikkate alınmalı, Zaman Çizelgesi ile ilişkilendirilmek istenen noktalar açıklığa kavuşturulmalıdır.
  • Risk Yönetimine ilişkin süreçler, Zaman Çizelgesi Geliştirme ve güncelleme anlamında planda yer almalı ve açıklanmalıdır.
  • Değişiklik Yönetimi Sürecinin olası sonuçlarının Zaman Çizelgesini güncelleme prensipleri açısından açıklanması gereklidir.
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması, proje ekibine yol gösterecek ve kılavuzluk edecek olan Organizasyonel Süreç Varlıklarını (politika, prosedür vb.) içermelidir.
Paylaşın:

Proje Yürütme Sürecini Başarmak

project-rhythm-and-successful-project-executionPlanlama bitmiş ve planlar doğrultusunda uygulamaya başlayacaksınız. Artık bir şeyleri hayata geçirmeye, başlayacaksınız. Başarının ya da başarısızlığın sadece planlamaya bağlı olmadığını plana göre hayata geçirmenin ne kadar önemli olduğunu göreceğiniz aşamadasınız.

Bir projenin başarıyla tamamlanması tüm paydaşların beklentiler doğrultusunda performans göstermelerine bağlıdır. Eğer tüm paydaşlar projedeki rol ve sorumluluklarını yerine getirirlerse proje başarıyla tamamlanacak.

Bunun çok kolay olmadığını biliyoruz. Yapabileceğimiz ya da yapmamız gerekenleri çok iyi belirlememiz gerekiyor;

  • Ekip üzerindeki baskıyı dengelemeniz çok önemlidir. Fazla baskı, kaygı ve stres yaratıp olumsuz sonuçlara sebep olabilir. Ekip ile çok iyi iletişim kurmalısınız.
  • Yazılı veya sözlü fark etmeksizin iletişim çok önemlidir. Gerek dokümantasyon gerekse bilginin aktarılması ile ilgili diğer yöntemleri çok iyi kurgulamalısınız.
  • Yürütme sürecindeki rol ve sorumlulukların iyi tasarlanması ve ilgili tüm paydaşların onaylarının alınması çok önemlidir. Yapılan her şeyin proje hedeflerine ve şirketin stratejilerine uygunluğunu sürekli izlemelisiniz.
  • Yürütme sürecinde paydaşların bilgi ihtiyacını zamanında karşılamak, problemlerinin çözümünde hızlı destek sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalısınız.
  • Paydaşların işi yapmaları önündeki engellerin kaldırılması öncelikli sorumluluğunuzdur. Yaptıkları iş ile ilgili çekinceleri ve sıkıntılarını dinlemeyi bilmeli, başarmaları için gerekli ortamı yaratmalısınız.
  • Yaşadığınız her şeye bir ders gözüyle bakmalı. Çıkardığınız dersleri ekip üyeleri paylaşmalı, hataların tekrarlanmalarını önlemelisiniz.
  • Denetimler ve kontroller uygulamada hem doğru yolda gidildiği gösterecek hem de olası bir sapmayı erken fark etmenizi sağlayacaktır.
  • Gerçekleştirilecek işlerin performans kriterlerini belirlemeli ve başarılı, başarısız değerlendirmesini mümkün olduğunda sayısal, ölçülebilir parametrelerle yapmalısınız.

Başarılı bir yürütme süreci için şu soruların yanıtlarını netleştirmeniz önemlidir;

  • Kapsamımız net midir?
  • Paydaşlarım kimlerdir?
  • Yürütme sürecinden kimler ya da departmanlar etkilenecek?
  • İletişimi nasıl sağlayacağım? Önümdeki engeller nelerdir?
  • Dokümantasyon konusunda her şey net midir?
  • Değişiklik taleplerini nasıl yöneteceğim?
  • Plan güncellemeleri ile ilgili kurallar nedir?
  • Ekip oluşturma ve/veya değiştirme ile ilgili kurallar nedir?
  • Kontrol ve Onay prosedürleri nedir?
  • Performans kriterleri belirli mi?
  • Kimlerden ne destek alabilirim?
  • Ekibin eğitim ihtiyacı var mıdır?
  • Hangi verileri kimlerden toplayıp, ne yapacağım?
  • Hangi konularda ne kadar esnekliklerim var?
Paylaşın:

Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?

izlemeProjelerde izleme ve kontrol süreci planlar ile gerçekleşenlerin performans açısından izlenmesi, değişikliklerin yönetilmesi anlamına gelir.

Yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Kapsam Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Kapsam Temel Çizgisi doğrultusunda kapsam performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa kapsam temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Zaman Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetimi Planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje zaman çizelgesi temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Zaman rezervlerini izleyin.
  • Zamansal kestirimler için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Maliyet Kontrolleri

  • Değişiklik Yönetim planını takip edin.
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi doğrultusunda zaman performansını ölçümleyin.
  • Değişikliklere sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Zaman çizelgesi değişikliklerini ve etkilerini kontrol edin.
  • Performans verileri ile sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Onaylanmış değişiklikler sonrasında eğer gerekiyorsa proje maliyet temel çizgisini, proje yönetimi planını ve ilgili dokümanları güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Bütçe rezervlerini izleyin.
  • Bütçe kestirimleri için Kazanılmış Değer Analizi tekniği kullanın.
  • Ek fon ihtiyacı doğarsa aksiyona geçin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Kalite Kontrolleri

  • Düzenli denetimler yapın.
  • Teslimatların istenilen standartlarda gerçekleştirilmesini güvence altına alın.
  • Değişikliğe sebep olabilecek faktörleri gözlemleyin.
  • Gerektiğinde iş ve süreçlere yönelik değişiklik talebi yapın.
  • İşleri onaylama ya da red etme konusunda kararları verin.
  • Uygulanan değişikliklerin etkililiğini değerlendirin.
  • Proje kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirin.
  • Kalite Yönetimi ve Süreç İyileştirme planlarına ait dokümanlarda gerekli güncellemeleri yapın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • İletişim Kontrolleri
  • Doğru bilginin doğru kişiye zamanında iletildiğini güvence altına alın.
  • Performans verilerini ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Gerekiyorsa tahmin ve performans raporları ile durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • İletişimlerin paydaş gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını gözlemleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Değişikliklerin problemleri giderdiğinden ya da ihtiyacı karşıladığından emin olun.

Risk Kontrolleri

  • Riskleri, riske yanıt planlarını ve risk rezervlerini gözden geçirin.
  • Yeni riskleri tanımlayın.
  • Risk Yönetimi prosedürlerini kullanın.
  • Riskleri değerlendirme toplantıları yapın.
  • Risk yanıt planlarının ve risk prosedürlerinin etkinliğini değerlendirin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Risk denetimleri yapın.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetim planını, risk listesini ve riske yanıt planlarını güncelleyin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Tedarik Kontrolleri

  • Tarafların sözleşme şartlarını yerine getirme performanslarını izleyin.
  • Sözleşme teslimatlarını denetleyin ve doğrulayın.
  • Yasal haklarınızı savunun.
  • Kurumunuzun satınalma prosedürlerini(ör. Sözleşme yönetimi vb.) uygulayın
  • İş performans verilerini, satıcı performans raporlarını ve sapmaları analiz edin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Sözleşme ile ilgili işleri takip edin.
  • Sözleşmeye ilişkin itirazları değerlendirin.
  • Sözleşme doğrultusunda satıcı performanını raporlayın.
  • Faturaları ve ödemeleri izleyin.
  • Eğer gerekiyorsa proje yönetimi planını ve tedarik dokümantasyonunu güncelleyin.
  • Sözleşme değişikliklerini, sözleşme versiyonunu ve değişikliklerin etkinliğini değerlendirin.
  • Alınan dersler var ise kaydedin.

Paydaş Kontrolleri

  • İş performans verilerini ve sapmaları değerlendirin.
  • Paydaş katılımını ve paydaşlar arası ilişkileri iyileştirme fırsatlarını yakalama açısından gözlemleyin.
  • Paydaş beklentilerinin proje ile hizalı olup olmadığını gözden geçirin.
  • Çatışmaları çözümleyin.
  • Durum-problem kayıtlarını güncelleyin.
  • Eğer gerekiyorsa değişiklik talebi açın.
  • Eğer gerekiyorsa paydaş yönetimi planını ve paydaş kayıtlarını güncelleyin
  • Alınan dersler var ise kaydedin.
  • Paydaş katılım stratejinizde yaptığınız değişikliklerin başarısını doğrulayın.

 

Paylaşın: