Kategori arşivi: Zaman Yönetimi

Proje Yönetiminde Bağımlılık Belirleme ve Entegrasyon (Dependency determination and integration)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Aktivitelerin Sıralanması sürecinde Bağımlılık Belirleme (Dependency Determination), aktiviteler arasında mantıksal ilişki oluşturmak ve kullanılan bağımlılık tipinin belirlenmesi için kullanılan bir tekniktir.

Bağımlılıklar Zorunlu veya İsteğe bağlı, İç ve Dış olarak tanımlanabilirler. Bu noktadan hareketle İsteğe bağlı İç ve Dış Bağımlılıklar, Zorunlu İç ve Dış Bağımlılıklardan bahsedilebilir.

Zorunlu Bağımlılıklar – Zorunlu bağımlılıklar, işin doğasında var olan ya da yasal olarak ya da sözleşme nedeniyle gerekli olan bağımlılıklardır. Zorunlu bağımlılıklar genellikle fiziksel kısıtları içerir. Örneğin temeli atmadan üst yapıya başlayamazsınız. Zorunlu bağımlılıklara bazen katı mantık veya fiziksel bağımlılıklar da denir. Teknik bağımlılıklar her zaman zorunlu olmayabilir. Proje ekibinin, aktivitelerin sıralanması işlemi sırasında hangi bağımlılıkların zorunlu olduğunu belirlemesi çok önemlidir.

Zorunlu bağımlılıklar, zaman çizelgesi kısıtları ile karıştırılmamalıdır.

İsteğe Bağlı Bağımlılıklar ya da Yumuşak Mantık (Soft Ligic) – İsteğe bağlı bağımlılıklar, bir uygulama alanı içindeki en iyi uygulama bilgisine (deneyimlere) göre ya da projeler özelinde sıralamanın isteğe göre yapılmasıdır. Örneğin testler yazılım bittikten sonra başlayabileceği gibi yazılım devam ederken başlatılabilir. İsteğe bağlı bağımlılıkların olası etkilerinin izlenebilmesi için kayıt altına alınması gerekir.  Paralel çalışma teknikleri kullanıldığında, isteğe bağlı bağımlılıklar gözden

Geçirilmeli, gerekli değişiklikler yapılmalı gerekirse isteğe bağlı bağımlılık kaldırılmalıdır.  Proje ekibi, aktivitelerin sıralanması işlemi süecinde hangi bağımlılıkların isteğe bağlı olduğunu belirlemelidir.

Harici Bağımlılıklar – Proje aktiviteleri ile proje dışı aktiviteler arasındaki ilişkileri içerir. Bu bağımlılıklar genellikle proje ekibinin kontrolü dışındadır. Örneğin bir yazılım projesinde testler, dış kaynaktan satın alınan donanımın teslimatına bağlı olabilir ya da bir cafe açmak için belediyeden bazı izinlerin alınması gerekebilir. Proje yönetim ekibi, aktivitelerin sıralanması sürecinde  hangi bağımlılıkların harici olduğunu belirlemelidir.

Dahili bağımlılıklar – Proje aktiviteleri arasındaki genellikle proje ekibinin kontrolündeki bağımlılıklardır. Örneğin Finans Müdürünün onayı olmadan ödeme yapılamaması (dahili zorunlu bağımlılık) vb. Proje yönetim ekibinin, aktivitelerin sıralanması sürecinde dahili bağımlılıkları belirler.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Aşağıdan Yukarıya Tahminleme (Bottom-up estimating)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da en alt seviyedeki İş Kırılım Yapısı bileşenlerinin süre ve maliyet tahminlerinin yapılarak tüm proje süre ve maliyetlerinin hesaplanması için önerilen yöntemlerden biridir. PMP sınavına hazırlananların iyi bilmeleri gereken konulardan biridir.

İş Kırılım Yapısının Geliştirilmesi sürecinde genellikle Yukarıdan Aşağıya yaklaşım tercih edilmesine rağmen önce aktivitelerin belirlenip sonradan fazlar altında toplanması için kullanılabilecek bir yöntem olarak önerilmektedir.

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde her bir aktivitenin süresinin tahmin edilmesiyle bağlı olduğu fazın süresinin tahmin edilebileceği söylenir. Eğer aktivitenin süresi güvenilir bir tahmin yapmaya yeterli değilse tahminin yapılabileceği daha küçük parçalara ayrıştırılması gerekir. Böylece alt aktivitelerin süre tahminleri ile aktivite süresine ulaşılabilir. Aktiviteler arasında bağımlılık olabilir veya olmayabilir. Bağımlılıklar uygulamayı ve kaynak kullanımını etkileyebilir. Bu durumda aktivite ile ilgili tahmin edilen gereksinimlerin yazılı hale getirilmesi gerekir.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde aktivite veya iş paketi seviyesinde tahmin edilen maliyetler toplanarak proje maliyeti bulunur. Aktivite veya iş paketi düzeyindeki maliyetler çok detaylı olabilir, raporlama ve izleme amaçlı olarak yukarıya doğru yuvarlanır, toplanırlar. Aşağıdan yukarıya tahminlemenin kesinliğini (netliğini) aktivitenin büyüklüğü ya da başka aktivitelere ilişkin farklı durumlar etkileyebilir.

Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde proje ekibi ya da fiziksel kaynakların aktivite seviyesinde belirlenip, iş paketleri, kontrol hesapları ve fazlar düzeyinde tahminlerin yapılması için bir araya getirilmesi için önerilen yöntemdir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Örneksel Tahminleme (Analogous Estimating)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’ya göre Aktivite Sürelerinin Maliyetlerin ve Kaynakların Tahmin Edilmesi sürecinde benzer aktivite veya projeden elde edilen geçmiş veriler var ise Örneksel Tahminleme yöntemi kullanılabilir.

Örneksel tahminlemede geçmiş proje veya aktiviteye ilişkin kapsam, süre, maliyet, bütçe, büyüklük, ağırlık, karmaşıklık vb. parametreler gelecekteki projelerin tahminlemelerinde temel veya referans olarak kullanılabilir.

Bu yöntemde kullanılacak parametreler geçmiş proje veya aktivitelerin “gerçekleşme” verileri olmalıdır.

Brüt Değer Tahmini Yaklaşımı olarak düşünüldüğünde mevcut projenin özelliklerine (karmaşıklık vb.) tahminlerde düzenleme yapılması gerekebilir.

Örneksel Tahminleme genellikle proje ile ilgili yeterli detayda bilgi bulunmadığı zamanlarda tercih edilir.

Diğer tekniklere göre daha az süre ve efor harcanırken netlik seviyesi düşüktür.

Örneksel tahminleme tüm projede kullanılabileceği gibi projenin bazı aşamalarında diğer tekniklerle beraber kullanılabilir.

Geçmiş proje veya aktiviteler mevcut proje ile benzerlik göstermiyor ve proje ekip üyeleri geçmiş verileri değerlendirme deneyimine sahip değilse tercih edilmemelidir.

Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi süreci özelinde düşünürsek geçmiş proje veya aktivitelerde kullanılan kaynaklar (personel, ekipman, malzeme vb.) üzerinden tahminleme yapılmasıdır. Özellikle Proje Yöneticisinin hızlı bir şekilde üst seviye aşama sorumlularını belirlemesinde tercih edebileceği bir yöntemdir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Çevik Sürüm Planlama (Agile Release Planning)

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6 ile birlikte Çevik Yaklaşımlar projelerin her sürecinde dikkat edilmesi gereken bir yöntem haline geldi. Çevik Yöntemler konusunda uzman olmamakla birlikte bu yazımda PMBOK® Guide 6’da  Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde önerilen Çevik Sürüm Planlama konusunu PMI açısından açıklamaya çalışacağım. PMP sınavına hazırlananların bu yaklaşımı bilmesi önemlidir.

Çevik Sürüm Planlama, ürün geliştirilmesi ile ilgili vizyon ve yol haritası doğrultusunda sürümlerin (genellikle 3-6 aylık olarak) üst seviye zaman zaman çizelgesi özetidir.

Çevik Sürüm Planlama, ürüne ilişkin hedeflerin gerçekleştirilmesi, bağlılıkların  ve engellerin giderilmesi için ürün sahibinin ve ekibin ne kadar çalışmaya ve süreye ihtiyacı olduğunu belirlemek için gerekli döngü (iteration) ve geliştirme süreç (sprint)adetlerini içerir.

Eğer sürümler müşteri için bir değer üretiyorsa, zaman boyutunda hangi döngüde neyin başarılacağı (üretileceği) görülebileceği için proje zaman çizelgesinin anlaşılması kolaylaşmaktadır.

Agile (Çevik) Proje Yönetimi ile ilgili bilinmesi gereken 12 terimi açıklayan bu yazıya göz atmalısınız: https://tr.linkedin.com/pulse/bilmeniz-gereken-12-agile-proje-y%C3%B6netim-terimi-sinan-erdin%C3%A7

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Oylama Yöntemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMBOK® Guide 6’da Karar Verme Tekniklerinden biri olan Oylama Yöntemi 5 süreçte (Entegrasyon, Kapsam, Zaman, Maliyet, Paydaş Yönetimi) önerilmektedir. Projelerde matematiksel yöntemlerle karar vermenin zor olduğu veya kişisel görüşlerin önem kazandığı durumlarda kullanılır. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gereken konulardan biridir.

Oylama 3 şekilde olabilir;

  • Oybirliği – Herkesin hem fikir olması,
  • Çoğunluk – %50’den fazlanın tercihini kabul etme,
  • Nispi Çoğunluk – En çok ortak oylananı seçme.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde elde edilen bilgiler doğrultusunda geleceğe yönelik kararların alınmasında kullanılır.

Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinde değişikliklerin onaylanması, ertelenmesi veya reddedilmesi ile ilgili olarak kullanılır.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde birden fazla alternatifin olası sonuçlarına yönelik olarak gelecekte alınabilecek aksiyonlar ile ile ilgili kullanılır. Ürün gereksinimlerinin ortaya çıkartılması, sınıflandırılması ve önceliklendirilmesine yarar.

Kapsamın Doğrulanması sürecinde proje ekibi ve paydaşların onayını almak için kullanılır.

PMBOK® Guide 6’da, Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde Çevik Yöntemler doğrultusunda yeni bir kavram geldi; fist of five. Türkçesini yazmakta zorlanıyorum ama beşten yumruk olur diyeceğim. 5 parmağın birleşmesinin gücü anlatılmaya çalışılıyor. Bu teknikte Proje Yöneticisi ekibin desteğini sorduğunda kapalı yumruk desteklemiyorum, açık beş parmak tam destekliyorum anlamına geliyor. Eğer ekip üyesi üçten az parmak gösterirse konunun tartışılması gerektiği anlaşılıyor. Proje Yöneticisi üç veya daha fazla parmak gösterilene kadar süreci tekrar ediyor ve bir sonraki karara geçiliyor.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde mevcut tahminlerin netliğini artırmak ve yeni tahminleri belirlemek için kullanılır.

Paydaş Katılımının İzlenmesi sürecinde paydaş katılımı ile ilgili beklentiler, sapmalar konusunda geliştirici kararları almak için kullanılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Neyi Nasıl Takas (Tradeoff) Etmeli?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticileri kapsam, süre, bütçe ve kalite kısıtları altında projeyi başarmaya çalışırlar. Kısıtları gerçekleştirmek için doğru zamanda doğru takasları (tradeoffs) yapmak zorunda kalırlar. Süreyi ve bütçeyi kısmak veya müşteri memnuniyeti için kapsam değişebilir, kaliteyi artırmak için maliyetler artırılabilir. Proje Yöneticisi proje süresince kapsam, zaman, kalite vb. konularda takaslar yapmak (fedakarlıklar) yapmak zorunda kalır. Yapılacak takaslarda stratejik yaklaşım önemlidir.

Proje istenilen sürede, bütçede, kalite kriterlerine uygun bir şekilde tamamlanamayacaksa, veya projeyi tamamlamak için gerekli kaynaklar bulunamıyorsa takasa gidilir.

Hangi stratejiler uygulanmalı?

Proje süresi ve maliyetler yeniden tahmin edilebilir. Planlamada mutlaka rezervler ayırılmalıdır. Proje ilerledikçe kötümser bakış açısıyla yapılan tahminlerin gerçekçi boyuta çekilmesi gerekir. Rezervler, süre ve maliyet baskısı arttıkça kullanılır ve tahminleme gözden geçirilir.

Kritik yolda olmayan kaynaklar, kritik yoldaki aktivitelere aktarılabilir. Böylelikle kritik yolda olmayan aktivitelerin bollukları kullanılabilir. Bollukları kullanmanın projenin geri kalanındaki bollukları azaltacağı unutulmamalıdır.

Daha fazla kaynak aktarma yoluyla süresel iyileştirmeler yapılabilir. Özellikle projenin tıkanabileceği veya tıkandığı noktalarda daha fazla kaynağı proje aktarmak çözüm olabilir. Ne varki daha fazla kaynak iletişim ve koordinasyon problemlerine, performans düşüşüne sebep olabilir. Özellikle çok fazla işbirliğine ihtiyaç duyulmayan aşama ve aktivitelerde tercih edilmelidir.

Deneyimli ve bilgili çalışanların daha performanslı çalıştığını varsayabiliriz. Şirket içi uzmanları projeye çekmek zaman ve maliyet avantajı yaratabilir. Uzmanların ekip çalışmasına yatkın olması önemlidir. Deneyimsizlerin motivasyonunu düşürmemelidirler. Uzmanların acil durumlarda dahil edilmesi için beklenmedik durum planları yapılmalıdır.

Projelerde şirket içi kaynaklar veya bilgi, deneyim eksikliği olduğunda dış kaynak kullanımına gidilebilir. Süre ve maliyet açısından avantajları olabilir. Dış kaynakların etkin kullanımı önemlidir. Dış kaynaklar ile elde edilen bilginin şirket değeri olarak elde tutulaması deneyimlerin kaybına sebep olur. Dış kaynakların projede doğru rol ve sorumluluklarda konumlandırılması önemlidir. Dış kaynaklarla çalışmada dokümantasyon talep edilmeli, deneyimler içeride tutulmalıdır. Dış kaynaklarla uzun vadeli işbirliği geliştirilmeli, uzmanlıkları kullanılmalıdır.

Proje teslimatlarını müşteri memnuniyeti adına yeniden düzenleyebilirsiniz. Örneğin önce ekranları hazırlayıp uygulamaları arkasından hazırlamak, hem gereksinimleri netleştirmek hem de müşterinin neyi alacağını göstermek açısından tercih edilebilir. Sınırlı kaynaklarınızı öncelikli teslimatlara odaklayabilir bir taşla iki kuş vurabilirsiniz.

Proje ekibini aşama ya da iş bazında küçültmek koordinasyon ve iletişimi kolaylaştıracaktır.

Proje ile ilgili müşteri onaylarını sıklaştırarak önünüzü daha net görebilirsiniz.

Süre ve bütçe kısıtı altında kapsam daraltılabilir veya bir kısmı ötelenebilir. Kapsamda yer alan gereksinimlerin gerekliliğini gözden geçirebilirsiniz. Kapsam daraltmanın kaliteyi etkilememesi önemlidir. İstenen kalitede başarılı sonuçlara odaklanmalısınız. Bazen ağırlıkları atmak kontrolü kaybetmeye yol açabilir. Fuzuli ve gereksiz işlerin temizlenmesini önemli gereksinimlerin dışarıda bırakılması olarak yorumlamamak gerekir.

Kapsama ilişkin takaslarda müşteri ve sponsor onayı önemlidir.

Proje seçim ve onay aşmasında mevcut kaynaklarla hangi oranda proje gerçekleştirilebileceği dikkate alınmalı, iş yoğunlukları değerlendirilmelidir. Kaynakların esnekliğinin olmaması takası zorlaştırır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projeye Vakit Ayıramama Problemi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Aynı anda bir çok sorumluluğu yerine getirmeye çalışırken, sürpriz işler bitmek bilmez. Bölünmeler, araya girmeler verimliliğimizi düşürür. Proje işleri, günlük rutin işler, problemler ve kişisel işlerimizi bir arada yönetmek zorundayız.

Projelerde süre tahminleri yapılırken bazen sanki tek sorumluluk projeymiş gibi yaklaşılırken bazen de çok az vakit ayırılabileceği dikkate alınır.

Çalışanların günlük verimlilikleri değişkenlik gösterir. Her ne kadar iş yerinde uzun süreler kalınsa dahi yüksek üretkenlik ve verimlilik anlamına gelmez.

Ülkemizde tipik bir çalışanın gününü sizinle paylaşmak istiyorum;

08:30 – İşe başlama. Kahvaltı, bilgisayarı açma, selamlaşma gibi bir giriş ritüeli ile gün başlar. Çay veya kahve alınır.  

08:45 – Önce e-postalara bakılır. Kimin gönderdiği öncelikli olarak değerlendirilir. Önemli bir şey olup olmadığı değerlendirilir, bazılarına hemen yanıt yazılır.

09:15 – Önceden planlanan veya daha önce eposta ile gönderilen talepler ele alınmaya başlar. Soru soran veya talepte bulunulan epostalar atılır.

09:30 – Başlanmış ve bitirilmemiş işlere göz atılır, toplantı takvimi gözden geçirilir.

10:30 – Ekibindekilerden veya diğer departmanlardan biri(s)leri soru, problem, istek ile gelir. Görüşme yapılır.

11:00 – Kaldığı yerden işe devam edilir.

12:00 Yemek molası verilir.

13:00 Yemek sonrası kafayı toplamak için epostalara göz atılır, eldeki işler değerlendirilir.

13:30 Yarım kalan işlere devam edilir.

14:00 Telefonlar gelmektedir. Herkese yanıt verilir.

14:35 5 dk. gecikmeyle olsa da toplantıya yetişilir.

16:00 Yerine döndüğünde “Acil” ibareli epostaları fark eder ve hemen yanıtlamaya çalışır.

16:30 Yanına gelen çalışan hala yanıt vermediği sorunun cevabını ister.

17:30 Kalan işler gözden geçirilir, mesai biteceği için bir kısmı yarın yapılmak üzere ertelenir.

18:00 Mesai biter.

Mesainin yaklaşık 3 saatlik bölümü kontrol altındadır. Yani 24 saatlik bir işi ortalama 8 günde bitirebilecektir. Yukarıdaki örnekte yemek haricinde hiç mola verilmediğine dikkat edilmesi gerekir.

Kişisel zamanınızı iyi kullanmanız, yönetebilmeniz gerekir. İş dışı konuları, sürprizleri ve önceliklerinizi yönetmeye odaklanın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Kilometre Taşları Neden Önemlidir?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Projelerde onay alma, aşama veya aktiviteler arası dur/devam, kabul/red etme gibi noktalarda Kilometre Taşı aktiviteleri kullanılır. Kilometre Taşı aktivitelerinin süresi “0” dır. İsteğe bağlı olarak, kritik olan belirli aktiviteler MS Project vb. programlarda “0” süreli olmamasına rağmen Kilometre Taşı olarak tanımlanabilir. Yönetimler, birden fazla projeyi izlemek zorunda oldukları için her projeyi detay aktiviteleri ile değil Kilometre Taşları ile izlerler.

Sözleşmede yer alan ve başarılması taahhüt edilen teslimatlar Kilometre Taşları ile belirtilmelidir. Böylelikle teslimatın başarılması zaman açısından görülebilir, doğru aksiyonlar (düzeltme, ayarlama vb.) yapılabilir.

Projede yer alan aşama sonları Kilometre Taşı ile gösterilebilir. Böylelikle bir aşamanın tamamlanması sonrasında diğer aşamaya geçilebileceği ve aşamanın tamamlanacağı tarih belirtilmiş olur.

Kilometre Taşları belirlendikten sonra ilk Kilometre Taşına başarıyla ulaşma konusunda Proje Yöneticisi ilgili düzenlemeleri yapmalıdır. Her Kilometre Taşına ulaşıldığında bir sonraki için aynı çalışma tekrarlanmalıdır. Kilometre Taşlarına ulaşılması ekip moral ve motivasyonu için önemli rol oynar.  

1986 Milano Uluslararası Maratonunu kazanan Japon atlet Yamada’ya nasıl başardığı sorulduğunda “Yarış pistini ve yol kenarındaki binaları, ağaçları hayal ettiğini, birine ulaştığında diğerine ulaşması gerektiği konusunda kendini motive ettiğini” söylemiştir. Yamada, yarışı başarmak için kendi kilometre taşlarını belirlemiş, her kilometre taşına ulaştığında diğerine ulaşmayı hedefleyerek yarışı kazanmıştır.

Projenin gözden geçirilmesi gereken noktalarına Kilometre Taşları yerleştirilmeli, alınan dersler, yaşanan problemler değerlendirilmelidir.

Proje Zaman Çizelgesine ek olarak Yönetim ile paylaşılmak üzere Kilometre Taşı Zaman Çizelgesi hazırlanmalıdır. Her Kilometre Taşında neyin başarılacağı net bir şekilde açıklanmalıdır. Kilometre Taşı Zaman Çizelgesi hedefi gerçekleştirmek için başarılması gereken adımları göstermelidir.

Projelerde sadece Kilometre Taşına ulaşılması değil sürecinde önemli olduğu unutulmamalıdır. 

Kilometre Taşları mutlaka kontrol edimeli, planlanan-gerçekleşen arasındaki farklar değerlendirilmelidir.

Kilometre Taşındaki sapmanın neleri, kimleri nasıl etkileyeceği mutlaka değerlendirilmelidir.

Kilometre Taşları ile ilgili Sponsor ve Proje Ekibi ile birlikte çalışılmalı ve herkesin Kabul ettiği bir plan hazırlanmaya çalışılmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Gecikmelerini Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje gecikmeleri proaktif izleme ve hızlı aksiyon alınarak ile yönetilebilir.

Proje durum bilgisi alınırken yakın gelecekteki işlerin (örneğin gelecek 2 hafta vb.) ve projenin zamanında tamamlanıp tamamlanamayacağı bilgisi toplanmalıdır.

Proje ekibinin sorumlu oldukları aktivitelerin zamanında tamamlanmasına yönelik her konuda (girdiler, yürütme vb.) potansiyel problemleri sizinle paylaşmaları için cesaretlendirmelisiniz.  

Atlanan ve fark edilen işler acilen Proje Yöneticisine aktarılmalıdır.

Proje ekibi ile yapacağınız birebir görüşmeler ile projenin gelecekteki aktivitelerinin zamanında tamamlanması yönündeki çekincelerini değerlendirnelisiniz.

Zaman çizelgesini etkileyebilecek her konuda (çıktılar, değişiklik talepleri, tavırlar, hava durumu vb.) alarm sistemleri kurmalısınız.  

Riskleri düzenli olarak gözden geçirmeli, zaman etkisini değerlendirmelisiniz.

Zaman çizelgesini etkileyebilecek problemleri küçükken çözmeli, büyümesine izin vermemelisiniz.

Zaman Çizelgesinde kritik yolda olan aktivitelere özel ilgi göstermelisiniz.

Küçük gecikmeleri hemen çözecek çözümler üretmelisiniz.

Planlama aşamasında olası gecikmelere yönelik beklenmedik durum yedeklerinizi belirlemelisiniz.

Gecikmeyi tolere edebilmek için kullanabileceğiniz yöntemleri (kaynak aktarma, paralele çekme, fazla mesai vb.)  belirlemelisiniz.

Onaylı değişikliklerde zaman çizelgenizi güncellemelisiniz.

Dürüst iletişim ortamı yaratmalı, gecikmelerden zamanında haberdar olmalısınız.

Zaman gecikmelerinde problemin sebeplerine odaklanmalı tekrar etmemesi için gerekli çalışmaları yapmalısınız.

Durum raporlarında zamansal gecikmelerin açıklamalarını yazmalısınız.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Kısıtları Çok Olan Projeyi Yönetmek

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticisi, projenin zaman, maliyet, kapsam ve kalite kısıtlarını (hedefleri değil) yönetmek zorunda kaldığında işler değişir. Yönetim ve müşteri hem en ön, hem cam kenarı hem 5 kuruşa olsun istemektedir. Bu tip projelerin başarısı projenin sağlayacağı faydaya ve paydaşların verecekleri öncelik doğrultusunda başarıya ulaşabilir.

Zaman, bütçe, kalite, kapsam, kaynak kısıtları arttıkça proje yönetimi zorlaşır. Bazı kısıtlarda toleranslar olmasına rağmen bazılarında hiç tolerans tanınmaz. Bu tip projeler, tüm kısıtlar altında başarılması imkansız olduğu düşüncesi ile başlar.

Projenin en baştan itibaren gerçekçi olmasına çalışılmalıdır. Teklif ve sözleşme aşamalarında Proje yöneticilerinin yer alması, taahhütlerin gerçekçi olması için önemlidir.

Planlama aşamasında mevcut kısıtlarla en iyi şekilde ne yapılabileceği konusunda şirket içindeki deneyimli ve bilgi sahibi uzmanlar çalışmaya dahil edilmelidir.

Kısıtların proje ekibi ve paydaşlar tarafından doğru anlaşıldığından emin olunmalıdır.

Kısıtların hangi varsayımlar altında gerçekleştirilebileceği net bir şekilde ortaya konmalıdır. Kısıtların sebepleri araştırılmalı, tolerans olasılıkları değerlendirilmelidir.

Kısıtlar önceliklendirilmelidir. Hangi kısıt öncelikliyse kararlar, problem çözümleri, kaynak dağılımlarının o yönde gerçekleştirilmesine uğraşılmalıdır.

Hepsinin birinci öncelikli olduğunu iddia edildiğinde senaryo yaklaşımı tercih edilmelidir. Örneğin 1 ay gecikmek mi 100.000 TL daha harcayıp zamanında bitirmek mi istersiniz?

Kısıtların altını eşeleyin, gerçekten kısıt olup olmadığını belirleyin. Üzerinde konuşabilir ve esnetilebilir kısıtları belirleyin.

Eski bir deyişi unutmayın: “Hızlı, İyi, Ucuz – İkisini seç”

Öncelikle kapsamı ve kaliteyi tam olarak tutturmak için gereken planları hazırlayın. Bu planları öncelikleri dikkate alarak zaman ve maliyet açısından uygun hale getirmeye çalışın.

Projenin mevcut kısıtlar altında nasıl başarılabileceğine ilişkin alternative yöntem, araç ve teknikleri araştırın.

Kııstlar altında yaşanabilecek problemleri ve riskleri yazılı hale getirin ilgili paydaşlarla paylaşın.

Proje aktivitelerinin gerçekleştirilme önceliğini kısıtları düşünerek gözden geçirin.

Proje Gözden Geçirme toplantılarında, gelecekteki işleri kısıtları dikkate alarak ekibinizle değerlendirin.

Projenize kısıt yaratan diğer projeleri Sponsorunuz ile paylaşın.  Gerçekçi bir plan için Sponsorunuzun desteğini isteyin.

Projenize destek vermesi gereken departmanların önceliklerini araştırın. Projenin başında veya ilerleyen süreçlerde ortaya çıkabilecek darboğazlara ilişkin beklenmedik durum planınızı hazırlayın.

Gerçekç, olmayan bir plan ile yola çıkmanın yaratacağı problemleri (parasal yayıplar, itibar ve motivasyon kaybı vb.) mümkünse sayısallaştırarak yazılı hale getirin. Kaybedeceğini düşünenler geri adım atarlar.

Bilgi ve deneyimlerinizi gerçekçi olmayan kısıtları değiştirmek ve yapacağınız görüşmelerde karşı tarafı ikna edebilmek için kullanabilmeniz gerekir. Dersinize iyi çalışın, kazan-kazan prensibiyle ilgili paydaşları ikna edin.

Sizi gaza getirmelerine izin vermeyin, gerçekçi olun. Elinizden gelenin en iyisini yapmaya çalıştığınızı gösterin. Kısıtlara yönelik görüşlerinizi destekleyecek müttefikler bulun.

Projenizi gözden geçirin ve gereksiz olduğunu düşündüğünüz işleri eleyin. Ekibi yavaşlatan ya da engelleyen bariyerleri ortadan kaldırmak için Sponsorunuzun desteğini isteyin.

Proje ile ilgili tüm çalışmaları (planlama vb.) zamanında yapın ve ötelemeyin. Öteleme kısıtların şiddetini artırır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: