Aslında to: kısmına istediğiniz kişileri yazıp gönderebilmekten öte MS Word’ün “Mail merge from Outlook” özelliğini kullanarak kendi tasarladığınız emaili istediklerinize göndermeyi kastediyorum.
Bu özelliğin işe yaraması için şu tipte bir ihtiyaç olması gerekiyor: birbirine çok benzeyen fakat farklı bilgiler içerebilen bir çok dokümanın gönderimi. Örneğin herkese gidecek olan bir yazı ama isim, soyad ve şirket bilgileri farklı.
Bu özellik iki bölümden oluşuyor: sabit doküman ve değişken veriler.
Nasıl olacak:
- Göndereceğiniz kişileri seçin
- Outlook’u açın. Contacts-Kontaklarım bölümünden Ctrl ile birlikte göndermek istediğiniz kişileri seçin.
- Uyarı: Bu özellik dağıtım listeleri ile çalışmıyor
- Menü’den Tools(Araçlar) – Mail Merge(Mesaj birleştirme) seçilir. Mail Merge Contacts kutusu açılır.
- Burada Only selected contacts seçilir.
- En alttaki Merge options – Merge to bölümünde Email seçilir. Message subject line bölümüne mesajda yer alacak Konu-Subject girilir. OK tıklanır.
- OK’i tıkladığınızda MS Word başlatılır. Aşağıdada göreceğiniz Mailings sekmesinden bir şablon seçilebilir ya da yeni yaratılır.
- Gönderilecek kişiler Outlook’ta idive Write & Insert Fields panelini kullanarak istediğimiz alanları belirleriz.
- Selamlama ve giriş bölümü için Greeting Line kullanılır.
- Başka spesifik bilgi eklemek istersek adres vb. Insert Merge Field ‘dan seçilebilir
- Word dokümanına mesajın içeriği yazılır.
- Bitirdikten sonra neye benzediğini görmek için Preview Results tıklanarak izleme yapılır.
Artık gönderebilirsiniz
- Finish & Merge tıklanarak işlem bitirilir ve Send E-mail Messages yapılarak mesajlar gönderilir. açılan Merge to E-mail diyalog bktursunda OK tıklanır.
Mail merge – Mesaj Birleştirme
Word’de emaili hazırlamak
Kaynak: makeuseof.com