Proje Yönetiminde Belge Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI PMBOK6’da Proje veya Faz Kapanışında, Gereksinimlerin Toplanması ve Kalitenin Yönetilmesi süreçlerinde Belge analizini bir araç ve teknik olarak önermektedir. PMP sınavına hazırlananların bilmeleri gereken bir konudur.

Proje Yöneticileri, proje yönetimi sürecini doğru yönetilmek için bir çok belgeye ihtiyaç duyarlar. Form, rapor vb. belgelerin iyi hazırlanması ve anlaşılabilir olması önemlidir.

Belgelerin doğru analiz edilebilmesi projede neler olup bittiğini anlamada yardımcı olur. Mevcut belgeler analiz edilerek istek, problem, durum anlaşılabilir.

Proje Yönetiminde belge analizi sürecinin özellikle gereksinim analizinde öne çıktığını görürüz. Hangi gereksinimin önemli olduğu ve öncelik verilmesi gerektiği konusunda yol göstericidir. Analiz edilen belgeler iş planları, sözleşmeler, süreç akışları, politika ve prosedğrler, talep formları, raporlar, yasal belgeler vb. çok farklı tiplerdedir.

Gerekli ve önemli bilginin elde edilmesi gerek planlama gerekse paydaşlarla yapılacak görüşmeler öncesinde çok önemlidir.

Belge analizi 3 aşamada gerçekleştirilir;

  1. Aşamada ilgili analiz için gerekli belgelerin belirlenmesidir.
  2. Aşamada belgeler gözden geçirilir ve ilgili paydaşlara sorulacak sorular belirlenir.
  3. Paydaşlarla görüşmeler yapılarak, yanıtlar alınır, analiz tamamlanır.

Proje Yöneticilerinin etkin ve etkili proje yönetimi için her süreç öncesinde ilgili belgeleri analiz etmeleri ve harekete geçmeleri gerekir. Doğru adımların atılması ve kararların verilmesi konusunda belge analizi hayati önem taşır.

 

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

 

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 21 – 1.2.1.11. Tutkulu Proje Yöneticisinden Mektup

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Dertli ama tutkulu bir proje yöneticisinden gelen mesaj

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi ve Ortak Uygulama Geliştirme (Joint Applicaton Development (JAD))

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Ortak Uygulama Geliştirme (OUG) (Joint Applicaton Development (JAD)) bilgi teknolojileri projelerinde tasarım sürecini hızlandırmak için kullanılır. Geliştiriler ve kullanıcılar(müşteri) bir araya gelerek ortak bir çözüm oluşturmaya çalışırlar. OUG öncesi gereksinimler paydaşlarla birebir görüşmelerle alınmaya çalışılır.   

OUG, ekip odaklı bir yaklaşımdır. Oybirliğine dayalı problem çözümü modelidir. Paydaşların katılımını tam ve kaliteli olursa geleneksel yöntemlerden çok daha hızlı gereksinimler netleştirilebilir. OUG, teknolojik ve iş gereksinimlerini birleştiren bir tekniktir.

OUG, ilk kez IBM’den Chuck Morris tarafından 1977’de coğrafik dağıtım sistemlerine ilişkin gereksinimlerin belirlennesi için kullanıldı. 1984’te IBM OUG tekniğini resmileştirdi. OUG, tanımlama, analiz ve tasarım konularına odaklandı, geliştirme ile ilgili kısımlar tekniğin dışında tutuldu.

Ortak Uygulama Geliştirme hangi projelerde uygulanabilir;

  • Yeni sistem geliştirme
  • Mevcut sistemi iyileştirme
  • Sistemi dönüştürme
  • Yeni sistem alımı

Proje Karakteristikleri

  • Birden fazla fonksiyonel departman içeren,
  • Şirketin gelecekteki başarısı için kritik bir rol oynuyorsa,
  • İstekli kullanıcılar varsa,
  • Şirket için ilk defa yapılıyorsa,
  • Geçmişte benzer projelerde problem yaşanmışsa tercih edilmelidir.

Ortak Uygulama Ekibi

  • Sponsor – Yönetimden, karar verme yetkisi olan
  • Kolaylaştırıcı (Facilitator) – Toplantıları ve atölye çalışmalarını yöneten
  • Bilgi Teknolojileri Sorumlusu – Bilgi Teknolojilerini temsil edecek yeterlilikte
  • Yazman – Tüm görüşmeleri kayıt altına alan
  • Gözlemci – Tüm çalışmaları izleyen

Ortak Uygulama Yaşam Döngüsü

Planlama/Tanımlama

  • Sponsorun Belirlenmesi
  • İhtiyacın tanımlanması
  • Tanımlama için gerekli ekibini belirlenmesi
  • Toplantının kapsamının belirlenmesi

Hazırlık

  • Zaman Çizelgesi tasarlama toplantıları
  • Tasarım ile ilgili paydaşların oryantasyon ya da eğitimlerinin gerçekleştirilmesi
  • Gerekli malzeme, oda, yazılım vb. ayarlanması
  • Tasarım toplantısı gündeminin hazırlanması
  • Başlatma Toplantısının Yapılması

Tasarım Toplantıları

  • Kapsam, hedef, ve tanım belgelerinin gözden geçirilmesi
  • Veri, süreç ve system gerekliliklerinin tanımlanması
  • Sistem arayüzlerinin tanımlanması
  • Prototip geliştirilmesi
  • Kararların, durumların, varsayımların ve terimlerin yazılı hale getirilmesi
  • Çözülmesi gereken durumlara sorumlu atanması

Tamamlama

  • Tasarım belgelerini tamamlanması
  • Tasarım belgelerinin onaylanması
  • Sponsora sunum yapılması
  • Prototipin gösterilmesi
  • Sponsor onayının alınması
  • OUG Sürecinin değerlendirilmesi

Faydaları

  • Tasarımı hızlandırır
  • Müşteri ile birlikte ekip çalışması sağlar
  • Müşteri bakış açısıyla tasarım geliştirilmesini sağlar
  • Geliştirme ve bakım maliyetlerini düşürür.

OUG’nin başarılı olması aşağıdaki faktörlere bağlıdır;

  • Tüm karar vericiler gerektiğinde destek verirse,
  • Kolaylaştıcı grubu hedeflere odaklarsa,
  • Farklı bakış açıları hızla çözümlenirse,
  • Hataların çoğu analiz ve Tasarım aşamasında tespit edilirse,
  • Sistem tasarımı kullanıcı beklentilerini karşılarsa,
  • Problemler hıla çözülürse
  • Varsayımlar yazılı hale getirilir ve iyi anlaşılırsa
  • Süreç hızı düşürmeyip artırırsa.

Uyarılar

  • Kolaylaştırıcı gerekli tüm eğitimleri almış olmalıdır.
  • Müşteri temsilcisi (Kullanıcı) gereki eğitimi almış olmalıdır.
  • OUG ile ilgili tüm rollere ilgili kişiler atanmadan başlamayın.
  • Toplantıları şirket dışında yapın.
  • Toplantıları herkes katıldığında yapın.
  • Tüm varsayımları ve durumları yazılı hale getirin.
  • Tüm çözülmesi gerekn durumlara bir sorumlu atayın.

Kritik Başarı Faktörleri

  • Yönetim desteği ve katılımı
  • Eğitimli ve deneyimli kolaylaştırıcı
  • Toplantılara doğru kişilerin katılımını sağlama
  • Tüm katılımcıların eşit kabul edilmesi
  • Hazırlık aşamasına gereken önemin verilmesi
  • İyi bir günden ve gündeme sadık kalma
  • Toplantılarda uygun araç ve teknikleri kullanma
  • Teknik terim kullanımını en az düzeyde tutma
  • Son belgeleri kaliteli tamamlama

Kaynak: Dave Rottman https://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/488_f01_papers/rottman.htm

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetiminde Kazanılmış Değer Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI, PMBOK 6’da Kazanılmış Değer Analizini aşağıdaki süreçlerde teknik olarak önermektedir. PMP Sınavına hazırlananların formülleri ezberlemeleri, işlemlerin mantığını iyi anlamaları gerekmektedir;

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde kapsam, zaman çizelgesi ve maliyete entegre bir bakış açısıyla bakmak için,

Kapsamın Kontrolü sürecinde Performans Ölçüm Temel Çizgisindeki sapmaların analizinde ve gerekli aksiyon kararların alınmasında,

Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde iş performans raporlarında yer alacak zaman performansı ölçümleri (Zaman Çizelgesi Varyansı ve Zaman Çizelgesi Performansı) için,

Maliyetlerin Kontrolü sürecinde veri analizi tekniği olarak aşağıdaki videoda bahsedilen tüm işlemleri yapmak,

Tedariklerin Kontrolü sürecinde planlanan ile hedeflenen sapmaları görmek ve gerekli aksiyonları almak için kullanılır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 20 – 1.2.1.10. Kurumsal Olgunluk Seviyenizi Değerlendirin

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yönetimi Sohbetleri 20 – 1.2.1.10. Kurumsal Olgunluk Seviyenizi Değerlendirin

Kurumunuzun, Proje Yönetimi Kurumsal Olgunluk Seviyesini değerlemede PMI’ın Project Management Body of Knowledge Standartı ve Organizational Project Managemenet Maturity Model(OPM3)’ı esas alınarak değerlendirme yapabilirsiniz.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Projelerde Maliyet-Fayda Analizi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

PMI PMBOK 6’da Maliyet Fayda Analizini Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü, Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi, Kalite Yönetiminin Planlanması, Kaynakların Kontrolü, Risk Yanıtlarının Planlanması süreçlerinde kullanılabilecek bir teknik olarak ifade etmektedir. PMP Sınavına hazırlananların iyi bilmeleri gereken konulardan biridir.

Genellikle üst seviye paydaşlar tarafından yapılan Maliyet-Fayda analizinin amacı şirket hedefleri ile uyumlu olan ve ve en yüksek kazanç s

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 19 – 1.2.1.9. Proje Yönetimi Olgunluk Seviyesi

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

“Biz şirketimizde yoğun bir biçimde proje bazlı çalışıyoruz ve proje yönetimi kurallarını uyguluyoruz. Bu kuralları uygulamakta ne kadar başarılıyız ve proje yönetimini acaba hakkıyla yapıyor muyuz? Bunu ölçmemiz mümkün müdür?”

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Microsoft Project İpuçları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız
  • Kolon başlığının sağına tıklayarak kolon genişliğini ayarlayabilirsiniz.
  • Kolon başlığına iki kere tıklayarak Başlık – Title alanına istediğiniz başlığı yazabilirsiniz.
  • Kolon üzerinde sağ klik yaparak Sütun Ekle – Add Column seçip, istediğiniz alan-Field’ın baş harfini yazarak o harfle başlayan alanlara – field’lara gidebilirsiniz.
  • Kolon üzerinde sağ tuşa tıklayarak Sütun Gizle – Hide Column’ı seçerek o sütunu tablodan kaldırabilirsiniz.
  • Sütun genişliği aynı kalsın ama satır genişlesin istiyorsanız ilgili aktivite kimlik no-ID’sinin alt çizgisine iki kere tıklayınız.
  • Gantt Grafiği – Gantt Chart yazdırmak istiyorsanız Görünüm-View sekmesinden Zaman Skalası – Timescale seçeneğinden kağıda sığabilecek zaman tipini seçiniz.
  • Birden fazla aktiviteye aynı bilgiyi girmek istiyorsanız parmağınızı CTRL tuşuna basılı tutarak aktiviteleri seçiniz Görünüm-View sekmesinde Bilgi-Information butonuna tıklayarak açılan pencereden bilgileri giriniz.
  • Alt alta yazılı olmayan aktiviteler arasında bağlantı kurmak için parmağınızı CTRL tuşuna basılı tutarak aktiviteleri seçiniz ve Görev – Task görünümünde “zincir” resmi olan butona tıklayınız.
  • Bir aktivitedeki elle girilmiş bir tarih kısıtı kaldırmak için aktiviteye iki kere tıklayınız, Görev Bilgileri – Task Information kutunda Gelişmiş – Advanced sekmesinde tip olarak En Yakın – As Soon As Possible seçeneğini seçiniz.
  • Bir aktivitede elle girilmiş veya belirlenmiş bir tarih kısıtı olup olmadığını soldaki Göstergeler – Indicators kolonundaki mavi matris görselinden ya da Sabit Tarihler – Fixed Date filtresini kullanarak görebilirsiniz.
  • Uyguladığınız filtreyi F3’e basarak kaldırabilirsiniz.
  • Alt-Home tuşuna basarak Gannt Grafiğinde projenin başlangıcına gidebilirsiniz.
  • Aşama isimlerinin solunda yer alan “-“ ve “+” işareti ile aktiviteleri görebilir ya da saklayabilirsiniz.
  • Gantt Grafiğinde çubuk grafikler arasında farenin sol tuşunu kullanarak bağlantı kurabilirsiniz.
  • Gantt grafiğinde çubuklar arasındaki bağlantı çizgisine iki kere tıklayarak bağlantı penceresini açabilir, bağlantı tipini değiştirebilir ya da silebilirsiniz.
  • Insert tuşu ile satır ekleyebilirsiniz. Sütun başlığı üzerinde farenizin sağ tuşuna basarak insert – ekle komutu ile kolon ekleyebilirsiniz.
  • Takvim-Calendar görünümünde Kaynaklar – Resources filtresini kullanarak kimin ne zaman çalışacağını görebilirsiniz.
  • Bir aktivitenin başlangıç ya da bitiş tarihini diğer aktiviteninkilerle Paste Link ile kopyalayıp bağlantı kurmadan beraber hareket etmelerini sağlayabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Üst Yönetimin Projelere Yaklaşımı Nasıl Olmalı?

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Proje Yöneticileri sorumlusu oldukları projeleri yönetmeye çalışırken, geçmişte tamamladıkları projelerin problemleri ile uğraşmaya devam ederler. Bir iki proje ile uğraşırken sahip oldukları yetki ve güç, birden fazla proje ve geçmiş projelerin problemleriyle oluşan durumlarda işe yaramaz hale gelir, aşırı iş yükü başarısızlıklara kapıyı açar.

Proje Yöneticilerinin proje başarısı için gerekli olan yetki, güç, bilgi, kaynaklar vb. konularda Üst Yönetimin ihtiyacı anlamasını sağlamalıdırlar.

Üst Yönetim hangi konuda, nasıl bir bilgiyi hangi sıklıkla istediğini açıklamalı, projeler konusunda zamanında ve doğru bilgi ile doğru kararlar verebileceğini unutmamalıdır. Proje Yöneticisine bilgilendirme yapması için alan ve zaman tanımamakla birlikte yapılan yanlışları Proje Yöneticisine mal etmemelidirler.

Hatanın kabul görmediği şirketlerde Proje Yöneticileri Üst Yönetimin duymak istediklerini söyleyebilir, hataları örtbas edebilirler. Proje Yöneticilerini hesap verebilir kılmak Üst Yönetimin sorumluluğundadır. Hatalarda kişiye değil hataya odaklanmalı, sebepleri üzerinde durmalıdırlar.

Üst Yönetim işine yaramayacağı bilgileri istememeli, raporlama için harcanan eforların boşa gitmemesini sağlamalıdır. Proje Yöneticileri projenin geçmiş, mevcut ve gelecekteki durumuna yönelik kaliteli veri toplamaya odaklanmalı, kolay anlaşılır ve hızlı karar vermeyi sağlayan raporlar üretmelidirler.

Üst Yönetim geçmişe yönelik bilgilere kolay ulaşılmasina yönelik altyapı, system vb. yatırımlardan kaçınmamalı, arşivleme ve belgeleme sistemleri ile geçmiş kayıtlara istenildiğinde erişilebilir olmalıdır.

Üst Yönetim, projelerin fikir aşamasından sonuç aşamasına kadar her türlü sürecin izlenebileceği Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri konusunda açık fikirli olmalı, Proje Yöneticilerinin ve ekibin işlerini kolaylaştırıcı, hızlandırıcı yatırımlardan kaçınmamalıdır.

Üst Yönetim, emir-demir ilişkisiyle bitiş tarihlerini ve bütçeleri dikte etmemeli, mecbur kalınan tarih ve bütçelerde gerekli kaynakları sağlamalıdır.

Proje Yöneticileri ellerindeki kaynaklarla ve bu kaynakların çoğu zaman kapasitelerini, yeteneklerini tam bilmeden (kör uçuş) yola çıkarlar. Geçmişte birlikte çalışmış olmak yeni projelerde bir umut vaat etsede garantisi yoktur. Üst Yönetim miyopsa gözlüğünü takmalı ve projeye yeniden bakmalıdır.

Proje Yöneticileri, farklı departmanlarda çalışan ve projesine destek vermesi gerekenlerin iş yoğunluklarını bilemezler. Departman Yöneticileri projelere atadıkları kişilerin iş yoğunluğunu projelerdeki işlerini dikkate alarak yönetmelidirler. Boştaki kişinin projeye atanması proje için gereken niteliğe (güç, yetki, bilgi vb.) sahip olmaması ve buna bağlı problemlere yol açabilir.

Proje Yöneticileri mevcut kaynaklarla neyi başarabileceğini belirlemelidir. Kaynaklardan beklediği performansı net bir şekilde ortaya koymalıdır. Üst Yönetim gereken desteği sağlamalı, gerekirse dış kaynak kullanımına gidilmelidir.

Proje ekibi üyelerinin önceliklerinin değişmesi veya başka projelere atanmaları durumunda Proje Yöneticisinin haberdar edilmesi gerekir. Üst Yönetim, Fonksiyonel Yöneticilerin bu konuda hassas davranmaları konusunda ısrarcı olmalıdır.

Her metodoloji her proje için uygun olmayabilir. Üst Yönetim farklı departmanların farklı proje yönetimi metodolojilerine ortam sağlamalıdır. Ortak dil, etkin iletişim ve koordinasyon sağlandıktan sonra metodoloji farklılığı sorun yaratmayacaktır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 18 – 1.2.1.8. Proje Yönetimi Metodolojisi Geliştirme Adımları

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Doğru bildiğimizi düşündüklerimizi terk edip, bunların yanlış olduğunu kabul etmeye ve de bunların yerine yeni şeyler koymaya hazır mıyız?

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

Paylaşın: