Projelerde Bilginin Önemini Anlamak

Projeler, kişisel ve kurumsal öğrenme fırsatları içerirler. Paydaşların bilgi alma ya da verme konusundaki farkındalıklarının iyileştirilmesi gerekir.

Bilgi Yönetimi paydaşın profiline bağlıdır. En basitinden Sponsor veya Yürütme Kurulunun yayınladığı Proje Başlatma Belgesi içeriğinden anlayabilirsiniz. Bir projenin ne kadar bilgiye dayandığı, nasıl seçilip, hedeflerinin belirlendiği anlaşılabilir.

Veriler sayılardan oluşur, bilgi ise verilerden çıkarılan, doğru olduğuna inanılan sonuçtur. Bilgi çoğu zaman sayı ve kelimelerle durumun açıklanmasıdır. Bilginin düzenli ve planlı bir şekilde proje yaşam döngüsünde yönetilmesi proje performansını doğrudan etkiler. Eğer bilgi gerçek zamanlı üretilebilirse projenin geri kalanı ile ilgili daha gerçekçi kestirimler yapılabilir. Bilginin “doğru ve kaliteli” akışı sağlanırsa gerçekçi performans bilgileri edinilebilir. Proje ile ilgili tehdit be fırsatlar paylaşılırsa paydaşlar doğru zamanda doğru pozisyon alabilirler.

Bilgi, pozitif ve negatif durumların, alınan derslerin vb. kayıt altına alınmasıyla başlamalıdır. Böylelikle proje teslimatları ile başarılı sonuç arasındaki köprü görevini görecektir.

Bilgi yönetiminin kurum içindeki olgunluk seviyesi çok önemlidir. Geçmişteki hataların tekrarlanması, bilginin iyi yönetilemediği anlamına gelir.

Proje Yöneticisi, hangi paydaşın hangi bilgiye ihtiyacı olduğunu, pozitif ve negatif etkilerini çok iyi analiz etmelidir. Paydaşlar, hangi bilgiyi, ne zaman nasıl, hangi paydaşa aktarmaları gerektiğinin önemini anlamalıdırlar.

Şirket projeleri, bilgi açısından denge ve karmaşıklık olarak sınıflandırılmalıdır. Şirketler denge ile dinamik arasında yer alırlar. Belirsizliğin yüksek olduğu ortamlarda dinamiklikten söz edilir. Şirket karmaşıklığı, basit ile karmaşık arasındadır. Bazı projeler dengeli ve basit, bazıları dinamik ve karmaşık olabilir. Dinamik ve karmaşık projelerde bilgi yönetimi daha önemlidir. Tek bir yaklaşım her projeye uygulanamaz.

Dinamik ve karmaşık projeler ikiye ayrılır; Nitelikli ve Niteliksiz. Nitelikli projeler bilgi yönetimi ile yönetilirler, niteliksiz projeler bilgi yönetimi olmadan yönetilirler.

Nitelikli projelerde bilgi yönetimine yönelik Maliyet-Fayda Analizi yapılmalı ve yönetime sunulmalıdır. Bilgi Yönetimine ilişkin spesifik aktiviteler planda yer alır maliyetleri doğrudan hesaplanabilir.

Bilgi Yönetiminin faydaları tanımlanmalı ve tahmin edilmelidir; geleneksel yöntemlerle yönetilmenin ve bilgi yönetimi ile yönetilmesinin yarattığı performans farklılıkları, proje sonrası operasyonel maliyet farklılıkları, proje ile öğrenilen ve değer yaratan konular.

Değer yaratan bilgi, problem çözmede ve karar vermede destekleyici olandır.

Unutmayın;

Bilgilerin %80’i keşfedilmeyi, ele ve dikkate alınmayı bekler. Bilgi akışı bilgiyi saklamaktan daha önemlidir.
Bilgi doğru zamanda doğru kişiden doğru kişiye aktarılıyorsa şeklin önemi yoktur. Önemli olan sürekliliği saklamaktır. Bu sağlanırsa bilginin saklanmasının yöntemleri araştırılmalıdır.
Herkes işini yapma sorumluluğu kadar bilgi paylaşma sorumluluğu olduğunu bilmelidir.
Alınan dersler içselleştirilmezse bir anlamı kalmaz. Edinilen bilginin sürdürebilirliği sağlanmalıdır.