Proje Yönetimi Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 1

Proje Yönetim Ofisleri,  kurumsal anlamda stratejik, taktiksel ve operasyonel ihtiyaçların giderilmesi için kurulurlar. Ne var ki, PYO’lar kurulmasına rağmen ürettikleri değer veya gereklilikleri sorgulanmaktadır. Doğru yaklaşım, istenilen faydayı elde etmek için doğru bir PYO yapılanması olmalıdır. İstenilenleri karşılayacak bir PYO ancak doğru konumlandırıldığında ve ihtiyaca cevap verecek yetki ile donatıldığında anlamlı olacaktır.

PYO’nun Stratejik katkı sağlaması isteniyorsa;

Yönetime öneriler getirmesi – PYO’ların proje ve programlara ilişkin topladıkları veriler zaman içerisinde proje veritabanını yaratır. Geçmiş proje ve programlara ilişkin verilerin toplu olarak ele alınması gelecekteki proje ve program seçimlerinde doğru kararlar alınmasını, yavaş veya hatalı süreçlerin gözden geçirilerek performansın artırılmasını sağlar.

PYO’nun gerek proje seçimlerinde gerekse uygulanan politika ve prosedürlere ilişkin öneriler getirmesi isteniyorsa projelerle ilgili bilgi akışının sağlanması gerekir. Proje ve Program Yöneticilerinin “düzenli” bir şekilde ve “dürüst” ilerleyiş bilgilerini PYO ile paylaşmaları gerekir. Zamanında ve doğru bilgi paylaşımını şirketin kültürü ve çalıma ortamı belirler. Şirket içinde buna uygun olmayan bir ortam PYO’nun bu fonksiyonunu yerine getirememesine yol açacaktır.

PYO’nun gelen verileri analiz etmesi ve geleceğe yönelik önerileri belirli dönemlerde Yönetim ile paylaşması gerekir. Böylece hangi projelerde daha performanslı olunduğu, hangi noktalarda hatalar yapıldığı daha iyi görülebilecektir.

Proje ve Program Yönetim Metodolojileri, PYO ile etkileşime geçilmesi gereken şekil ve zamanlamayı içermeli, bilgi akışı kontrol edilmelidir. Proje ve Programlardan, PYO’ya doğru gelen verinin kalitesi yapılacak analizin doğruluğunu belirleyecektir.

PYO bize öneriler getirsin demekle olmaz, ortamın yaratılması gerekir. PYO  bize öneri getirmesin kendi başımıza hallederiz diye düşünülüyorsa, PYO sorumluluklarından çıkarılmalıdır.

Kitabımız Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi (65 TL – Yurtiçi Kargo dahil) vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın: