Proje Yönetiminde Görüşme Taktikleri

Proje yöneticileri doğru ve gerekli bilgileri elde edilmek için proje süresince görüşmeler yaparlar. Görüşmeler toplantı, yüz yüze, tel vb. çeşitli yollarla gerçekleştirebilir. Görüşülen kişiler ne istediğini bilmiyor veya ifade edemiyor olabilirler. Görüşmeler konusunda bir kaç önerimi aşağıda bulabilirsiniz;

Öncelikle tek kişi ile görüşüyor olsanız bile karşınızda bir grup varmış gibi davranmanız önemlidir. Konuları tek tek ilgili kişi ile konuşacakmışsınız gibi yaklaşmanız gerekir.
Görüşmenizin süresini, konular bazında netleştirmeye çalışın. Örneğin proje bütçesi 10 dk., yaşanan problemler 15 dk. vb.
Basit sorular sormaya özen gösterin. Karmaşık ve uzun sorular yanlış anlaşılmaya yol açabilir. Sadece doğru sorularla doğru cevaplara ulaşabilirsiniz.
Görüşeceğiniz kişiye basit bir dil ve kullanılan ortak terminoloji ile yaklaşmanız önemlidir. Farklı terminoloji ve dil anlaşılmamaya, çekincelere yol açabilir.
Karşınızdakini çok dikkatli bir şekilde dinlemelisiniz. Sakın sözünü kesmeyin. Eğer karşınızdaki cevap vermede zorlanırsa başka bir soru ile yaklaşmaya çalışın, acele etmeyin.
Eğer karşınızdaki kısa ve içeriği yetersiz cevaplar veriyorsa o konuyu derinleştirmek, konuşmak istemiyor olabilir. Nedenleri üzerinde durun.
Bazı sebeplerle (yönetici, durum vb.) görüştüğünüz kişi cevap vermekten kaçınabilir. Bu tip durumlarda onun özelinde sorgulama yapmayın. Konuyu genelleştirerek yaklaşın. Örneğin “Şöyle bir durum olsaydı sen ne yapardın? vb.
Karşınızdakinin size söylediklerini dinlediğiniz gösterecek şekilde cesaretlendirin ve konuyu açmasını sağlayın. Ör. Projenin gecikeceğini ama maliyetlerin yükseldiğini söylüyorsun, biraz açabilir miyiz? Böylelikle karşınızdakine söz vermiş olursunuz, alternatif bakış açısını alabilirsiniz.
Açık uçlu sorularla ilerleyemediğiniz zamanlarda, görüşünüzü veya varsayımınızı paylaşıp teyit almaya çalışın.