Projelerin Dışa Bağımlılıklarını Yönetmek

Proje ekipleri her işi kendi başlarına çözemezler. Bilgi, karar, problem çözme vb. konularda ekip dışındaki departman veya dış kaynaklara bağımlıdırlar. Bu yüzden dışa bağımlılıkların tanımlanması, doğru taahhütlerin alınması ve izlenmesi gerekir. Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Özellikle proje gereksinimleri verecek ve proje teslimatlarını onaylayacak kişi, departman veya şirket (müşteri) net olarak tanımlanmalıdır.
  • Proje, bir programın parçası ise diğer proje ve bileşenlerle olan etkileşimi ve bağımlılıkları net olarak ortaya konmalıdır.
  • Dışa bağımlılıklarda, ilgili kişi, departman veya şirketten aktiviteler başlamadan önce beklenen girdiler belirlenmeli, kontrol sağlanmalıdır.
  • Diğer projelere bağımlılıklarda ilişkiler netleştirilmelidir. Örneğin A projesindeki X aktivitesi bitmeden B projesindeki Y aktivitesi başlayamaz.
  • Birbirine bağımlı aktivitelerde iletişimin nasıl kurulacağı aktivite öncesi belirlenmelidir. Örneğin A projesinde X aktivitesi bittiğinde B projesindeki Y aktivitesinin sorumlusuna e-posta ile bildirilecektir.
  • Dışa bağımlılıklarda beklenen performans tanımlanmalı, zorunluluklar karşılıklı olarak güvence altına alınmalıdır. Örneğin A projesindeki Y aktivitesi 1 Mart 20XX’e kadar tamamlanmalıdır.
  • Dışa bağımlılıklar İş Kırılım Yapısı Sözlüğünde yer almalı, ilgili paydaşlar bilgilendirilmelidir.
  • Dışa bağımlılıklarda izlenecek süreç;
    • Tüm girdilerin sağlanması,
    • Planlama ve işin gerçekleştirilmesi,
    • İşin doğrulanması
    • Tüm çıktıların başarıyla tamamlanması olmalıdır.
  • Dışa bağımlılıklar yazılı hale getirilmeli ve ilgili paydaşların onayları alınmalıdır.
  • Dışa bağımlılıklara ilişkin risklere dikkate alınmalı, zaman çizelgesi ve bütçede gerekli düzenlemeler (rezerv, tolerans vb.) yapılmalıdır.
  • Dışa bağımlılık tedarik vb. konulardaysa sözleşme ile garanti altına alınmalıdır. Sözleşmelerde teslimatlar, cezai şartlar vb. işin zamanında ve bütçesinde tamamlanmasını güvence altına alıcı maddeler yer almalıdır.
  • Verilen sözler, yapılan talepler yazılı hale getirilmeli, yanlış anlaşılmaların önlenmesine çalışılmalıdır.
  • Taahhütlere ilişkin problemlere erken müdahale edilmelidir.
  • Yaşan problemlerin dışa bağımlılığı olumsuz etkileyebileceği unutulmamalı, iletişim ve bilgilendirmeye dikkat edilmelidir. Örneğin verdiğiniz taahhütün tutmayacağını fark ettiğiniz anda Proje Yöneticisi bilgilendirilecektir.
  • Dışa bağımlılıklarda yedekli düşünmek gerekebilir. Verdiği taahüdü yerine getiremeyen kaynağın alternatifi mümkünse planlanmalıdır.
  • Dışa bağımlılıkların yarattığı riskler ve yaşanan problemler kayıt altına alınmalı, gelecekteki projelerde kullanılmak üzere saklanmalıdır.
  • Dışa bağımlılıklarda performans izlenmeli, eğilimler takip edilmelidir. Olası problemleri erken fark etmek ve müdahale etmek gerekir.
  • Periyodik olarak performansın izlenebileceği raporlama yapılmalı, olası zaman ve bütçe aşımlarını gösterecek eşik değerleri belirlenmelidir.
  • Sürecin sağlıklı ilerlediği düzenli olarak kontrol edilmelidir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

13 − nine =

Bu site, istenmeyenleri azaltmak için Akismet kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiği hakkında daha fazla bilgi edinin.