Kategori arşivi: Araç&Teknikler

Projenin Başarı Olasılığını Hesaplamak

Bir projenin başarıyla tamamlanıp tamamlanmayacağını belirleyebilmeniz için aşağıdaki gibi tablo hazırladım. 

Bu tabloda yer alan Başarı Ağırlığı maddelerinin değerlerini BEN belirledim. Yüksek puan proje için yüksek risk taşıdığını gösterir. Dilerseniz değiştirebilirsiniz.

Sektör spesifik bir madde yoktur, bilişim, inşaat vb. projeler için değerlendirme kriterleri değiştirilebilir, geliştirilebilir. 

Bu tablonun Excel versiyonunu indirmek için tıklayınız

Paylaşın:

Projelerde Onay ve Bekleme Süreleri

Projelerin süresini kısabilmek için bir çok noktaya dikkat etmeniz ve doğru şekilde yaklaşmanız gerekir. Onay ve bekleme sürelerini azaltmak için yapabilecekleriniz bu videoda.

Udemy’de yer alan Projelerde Süre Kısaltma Tekniklerini indirimli almak için: https://www.udemy.com/projelerde-sure-kisaltma-teknikleri/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Projelerde Neden Yazmıyoruz?

Projelerde yer alanlar (Yönetim, Proje Yöneticisi, Ekip Üyleri, Paydaşlar), yazmayı sevmedikleri için kurumsal hafıza oluşmuyor, her şey hatırlanmak zorunda kalınıyor.

Proje Yönetimi Dokümanları ve Uygulamaları eğitimini indirimli almak için:
https://www.udemy.com/proje-yonetimi-dokumanlar-ve-uygulamalar/?couponCode=FIRSAT

Paylaşın:

Projelerde Temel Performans Göstergeleri (KPI)

Proje yönetimindeki temel performans göstergeleri (KPI), ekiplerin belirli hedeflere ulaşmakta ne kadar iyi olduklarını gösterirler.

Her proje ekibinin tamamlaması gereken farklı görevleri ve rolleri olsa da, KPI’ları kendi yollarıyla desteklerler. KPI’ların proje yönetimindeki rolünü anlamak, takım sinerjisinin oluşturulmasına yardımcı olur ve kurumsal proje başarısını takip etmek için gereken veri toplanması için bir çerçeve sağlayabilir.

UDEMY’de yer alana Temel Performans Göstergeleri eğitimi İNDİRİMLİ almak için tıklayınız.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 125 – Beyin Fırtınasını Doğru Yapmak

Projelerin bir çok noktasında Beyin Fırtınası yapmanız gerekir. Beyin Fırtınası yaparken dikkat edilmesi gerekenleri özetlemeye çalıştım.
Anlatan: Savaş ŞAKAR

Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje  Yöneticisinin El Kitabını almak için tıklayınız

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 93 – Projelerden Ders Çıkarmak

Projelerden ders çıkarmak, anıları hatırlamak değildir. Projenin en başından itibaren sistemli olarak yapılmalı, çıkarılan derslerin hayata nasıl geçirileceği belirlenmelidir. 

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi FIRSAT indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: http://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Neden Proje Dokümantasyonu?

Proje dokümantasyonu, proje ile ilgili oluşturulan belgeleri (proje planları, analizler, kayıtlar, raporlar vb.) kapsar. Dokümantasyon süreci sadece kağıt yığını oluşturmaktan daha büyük bir amaca hizmet eder.

Dokümantasyon, projenin hedeflerini, risklerini ve kısıtlarını planlarken kritik düşünmeyi tetikler ve yapılandırır. Herhangi bir belge, düşüncenin, eylemlerin kanıtıdır.

Dokümantasyon, insanların, kafalarında saklayamayacakları ayrıntıları yönetmelerini sağlar. Böylelikle, günlük proje çalışmaları sırasında kolayca göz ardı edilen küçük detaylar ve bugün kolayca hatırlanan daha büyük şeyler bir arada saklanabilir.

Dokümantasyon, zaman geçtikçe değerini kaybedebilir veya personel değişiklikleri sonucu kaybolabilir. Günümüzde elektronik ortamda dokümanların tutulması bu sıkıntıların önüne geçmiştir.

Dokümantasyon, proje ekibi ve paydaşları senkronize ederek, proje ile ilgili değişikliklerin, sorunların ve ilerleyişin takip edilebilmesini, kayıt altına alınmasını sağlar.

Dokümantasyon, içeriği ile beraber yeterince düşünülüp doğru bir şekilde hazırlanmadığı için bazılarınca değersiz veya ek iş yükü olarak görülebilir. Dokümantasyonun amaca uygun hazırlanmış olması, neden değerli olduğunun tüm paydaşlara açıklanması ve gerekirs nasıl doldurıulacağı hakkında eğitimler verilmesi gerekir.

Dokümantasyon doğru içerikle, doğru zamanda hazırlanmamış, doğru kişi hazırlamamış ve doğru kişilere iletmemiş ise, dokümanı alanlar gereğini yerine getirmiyorlarsa dokümantasyon sürecinde problem var demektir.

Zamanlama: Dokümantasyon geç veya erken hazırlanmamalıdır. Sonradan hazırlanan dokümantasyon göz boyamadır. Erken hazırlanan bir dokümantasyon hatalı bilgiler içeriyor olabilir. Belgelerin güncel tutulması, basit, pratik ve doğru bilgi girişinin düzenli yapılması gerekir.

Kullanım: Profesyonel sorumluluk, hazırlanan plan vb. belgelerin kullanılmasını gerektirir. Gerçekleştirilen eylemlerde, hazırlanan dokümanlar (planlar vb.) esas alınmıyorsa plan yapmanın bilinmediği ya da gerçekçi olmayan bir plan yapıldığı düşünülebilir.

İçerik: Yetersiz veya eksik içerik, zamanında oluşturulup doğru şekilde kullanılsa bile, dokümanın değerini azaltır. Örneğin, maliyetleri gerçekçi yansıtmayan bir durum raporu, riske yanıt planlarını içermeyen risk analizi vb.

Dokümantasyonun temel amacı projedeki riskleri azaltmaktır. En basit projede bile belirli ayrıntılar insan beyninin yakalaması, hatırlaması ve yönetebilmesi için fazladır. Proje dokümantasyonu düzgün yapıldığında, paydaşların beyinlerinin dinamik, hareketli bir uzantısı olarak faydasını gösterecektir.

Dokümantasyon, projenin tüm detaylarını kafalarımızda tutmak zorunda kalmadan projenin farklı alanlarındaki bilgiyi yönetebilmemizi, doğru ve hızlı karar vermemizi sağlar.

Paylaşın:

Proje İçi Önceliklendirme – Önceliklendirme Matrisi

Projeler ile müşteri ve/veya yönetimin kapsam, zaman, maliyet ve kalite ile ilgili başarı kriterlerini gerçekleştirmeye çalışırız. Bu kriterler eşanlı gerçekleştirmeye çalışılsa bile aralarındaki ilişkiler belirli tercihler yapmamızı gerektirir. Örneğin daha düşük maliyetle gerçekleştirmek zorundaysak süre uzayabilir veya daha çabuk bitirmek istiyorsak maliyetlerimiz yükselebilir.

Proje Yöneticileri bazen kendileri bazen de müşteriye, sponsora danışarak proje ile ilgili öncelikleri belirlemek ve karar almak zorunda kalırlar.

Bu konuda tereddüt yaşanmaması ve yanlış kararlar alınmaması için Önceliklendirme Matrisi kullanılması gerekir.

Önceliklendirme Matrisinde yer alacak parametreler şunlardır;

  • Kısıt – Ne olursa olsun gerçekleştirilmesi gereken değerlerdir. Zaman, bütçe, kalite kriterleri olabilir.
  • Geliştir – Projeye değer katacak şeylerdir. Belirlenmiş kapsamda hangi kriterler optimize edilirse zaman ve maliyet açısından avantaj sağlanabilir?
  • Onayla – Orijinal parametrelerden sapma durumunda kabul toleransı nedir? Zaman, bütçe ve kalite sapmalarını Kabul edilebilir seviyede tutacak şeyler nelerdir?

Yukarıdaki şekilde zamanında pazara girmenin ve zaman, maliyeti düşürecek her fırsatın çok önemli olduğu bir projeyi görebilirsiniz. Bütçe aşımı kabul edilir durmaktadır.

Öncelikler projeden projeye değişir. Örneğin bir yazılım firması pazara erken girebilmek için bazı özellikleri diğer sürüme erteleyebilir. Bazen konferans, kutlama vb. özel günlere ilişkin projelerde zaman kısıtı bellidir. Bu tip projelerde bütçe kısıtlı ise Proje Yöneticisi zaman ve maliyeti düşürebilecek fırsatları kovalar.

Bazen her 3 kriterinde kısıt olduğunu görebiliriz. Bu tip durumlarda Proje Yöneticisi her kriteri optimize edecek çözümler üretmek zorunda kalır. İdeal şartlar olabileceği düşünebilir ama çoğu zaman Proje Yöneticisi, bir kriteri diğer iki kritere tercih etmek zorunda kalır. Bu yüzden projenini başında Sponsor veya Müşteri ile 3 kriter önceliklendirilmelidir.

Önceliklendirmede limitlerin belirlenmesi, beklentilerin netleştirilmesi ve yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesi gerekir.

Problem çözümlerinde de bu öncelik yapısı kullanılabilir.

Önceliklendirmenin proje sürecinde değişebileceği unutulmamalı, gerekli ayarlamalar yapılmalıdır.

Paylaşın: