Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Proje Ekiplerinde Ortak Karar Alma

Try These 3 Proven Ways to Make Better Team Decisions

Proje ekiplerinin birlikte ve ortak karar almasının avantajları ve dezavantajları vardır;

Avantajları

  • Gruplar, bireylerden daha iyi kararlar alırlar.
  • Grup tartışmaları sorunun ve çözümün daha iyi anlaşılmasını sağlar.
  • Gruplar, alternatiflerin belirlenmesi ve seçimi konusunda daha iyi kararlar verirler.
  • Gruplar, problem çözmede bireylerden daha fazla risk alma eğilimindedirler.
  • Proje müşterilerinin, bireysel kararlara kıyasla grup kararlarını sorgulama olasılığı daha düşüktür.
  • Proje ekip üyeleri, karar verme sürecine katıldıklarında nihai kararı kabul etmeye daha istekli olurlar.

Dezavantajları

  • Yapılan tartışmalarda, kişinin konu uzmanı olarak kabul edilip edilmediğine bakılmaksızın, karakteri öne çıkıp, kişiyi baskın hale getirebilir.
  • Gruplar, başarısızlık durumunda ekibin tüm üyelerinin eşit olarak suçlanacağını bildikleri için gereğinden fazla risk alabilirler.
  • Başka bir kararın daha iyi olabileceğini bilseniz bile, grubun kararını kabul etmeniz gerekebilir.
  • Fikir birliğine varmak için çok fazla zaman harcanabilir.
  • Ekipler daha fazla ve uzun düşünme eğilimindedirler.
  • Toplantıya katılması gerekli ve uygun kişiler yoğunlukları sebebiyle katılım sağlamayabilirler.
  • Tüm tarafları buluşturabilecek ortak bir toplantı zamanı bulmak zor olabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Sorun Çözme ve Karar Alma Toplantıları

Problem Solving Meeting Agenda: 4 Effective Steps to Conduct a Problem Solving Session

Projelerde sorunları çözmeye yönelik yapılan toplantıların amacı, sorunun net bir şekilde anlaşılmasını sağlamak, gerekli verileri toplamak ve önerilerle birlikte uygulanabilir alternatiflerin bir listesini geliştirmektir.

Problem çözme toplantısı için, toplantıda yapılması gerekenler ve sınırlamalar da dahil olmak üzere problemin zihinsel bir çerçevesini önceden oluşturmak gerekir. Problem çözme toplantısına katılacak olanların hepsi problemin detaylarına aşina olmayabilirler. Bazıları sorunu üstünkörü anlamış olabilir ve diğerleri sorunun var olduğunu bile bilmiyor olabilirler.

Zihinsel çerçeve, sorun hakkında toplantıya kadar bilinen tüm bilgileri içermelidir. Ek bilgiler büyük olasılıkla toplantıda gelir. Zihinsel çerçeve toplantı davetinde ve/veya gündemde yer almalıdır. Toplantıdan önce katılımcıları sorun hakkında bilgilendirmek, üzerinde düşünmelerini ve toplantıdan önce bazı ön araştırmalar yapmalarını sağlayacaktır. Katılımcılar toplantıdan önce çerçeveyi anladıklarında, daha hazırlıklı gelirler ve toplantıyı düzenleyen kişiye davet edilmesi gereken diğer kişileri tavsiye edebilirler.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Birden fazla toplantı yapmak gerekebilir.
  • Gündem göndermek önemlidir. Gündemde, toplantının neden yapıldığını açıkça açıklayan bir sorun bildirimi yer almalıdır. Katılımcılar sorunu önceden bilirlerse, sorun hakkında düşünme ve gerekli bilgileri getirme şansına sahip olacaklar, böylece veri toplama için gereken sürenin bir kısmını azaltmış olacaktır.
  • Toplanan bilgiler, gerçek sorunun ilk başta sorun olarak düşünülenden oldukça farklı olduğunu gösterebilir. Soruna aşina konu uzmanlarının toplantıda hazır bulunması önemlidir. Bu uzmanlar proje ekibinin bir parçası olmayabilir, yalnızca bu sorunu çözmek için çağırılabilirler.
  • Uzmanlar, sorun çözümüne yardımcı olmak için anlaşılan dış kaynaklar olabilir.
  • Sorunun tanımlanması ve veri toplanması için çağırılan kişiler alternatiflerin geliştirilmesine destek olabilirler. Yalnızca alternatiflerin değerlendirilmesi için ek kişilerin çağırılabileceği durumlar olabileceği unutulmamalıdır.

Karar verme toplantıları sorun çözme toplantılarından farklıdır. Sorun çözme toplantısına katılan tüm katılımcıların bir kısmı karar verme toplantısına katılırlar. Başka katılımcılar da olabilir.

Proje ekibi üyeleri sorunları çözme yeteneğine sahip olmalıdır, ancak tüm ekip üyeleri kendi işlevsel birimleri için karar verme yetkisine sahip olmayabilirler.

Proje yöneticisinin, proje başlangıcında hangi ekip üyelerinin karar verme yetkisine sahip olduğunu ve hangilerinin sahip olmadığını belirlemesi gerekir.

Karar verme yetkisine sahip olmayan ekip üyeleri de karar verme oturumlarına katılabilirler, ancak karar verilmesi gerektiğinde ve/veya oylama yapılırken ilgili yetkili fonksiyonel yöneticilerin katılımı gerekir.

Karar alma toplantılarında ilgili tüm paydaşların katılımı gerekir. Kararları veren kişiler, sorunun çözümüne kaynak ayırma yetkisine sahip olmalıdırlar. Taahhüt, ek finansman veya ek kaynak atanması gerekebilir.

Karar verilen çözümün uygulanmasından proje yöneticileri sorumludur. Bu nedenle proje yöneticisi, problemin zamanında çözümü için ihtiyaç duyulan kaynakları elde etme yetkisine sahip olmalıdır.

Problem çözme ve karar verme konusunda dikkat edilmesi gerekenler;

  • Sorunu çözmek için ne kadar zaman var?
  • Proje, sorunu çözmek için ne kadar bütçe ayırmaya istekli?
  • Sorunu çözmek için kaç kaynak atanabilir?
  • Atanan kaynaklar gerekli becerilere sahip midir?
  • Sorun çözümü için fiziksel kaynaklara ihtiyaç var mıdır?
  • Proje şirket için ne kadar önemlidir?
  • Proje, müşteri için ne kadar önemlidir?
  • Proje paydaşlar için ne kadar önemlidir?
  • Projenin ve sorunun kritikliği nedir?

Yukarıdaki konuların sorun bildiriminde ve hatta toplantı gündeminde tanımlanması mümkündür. Böylelikle, kararlar zamanında verilebilir.

Bunlara ek olarak problemin çözümü için gerekli koşullar da belirlenmelidir. Koşullar seçilecek alternatifleri etkileyebilir. Koşullar, müşteri, paydaşlar ve çıktıların nihai kullanıcılarından gelebilir;

  • Projenin zaman, maliyet, kalite ve kapsam kısıtlamaları dahilinde kalmak
  • Projede kalan işlerde riskleri artırmamak
  • Projede kalan işin kapsamını değiştirmemek
  • Kurumun normal iş akışını değiştirmemek
  • Gereksiz ve değer katmayan işlevsellik katmadan
  • Sorunu çözmek ve çözümü uygulamak için yalnızca sınırlı sayıda ek kaynağın mevcut olduğunu bilmek
  • Yasal gereklilikleri ihlal etmemek

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Aktif Dinleme

What Is Active Listening and How Can You Improve This Key Skill? | Coursera

Başarılı projelerin temel taşlarından biri olan aktif dinleme, projelerin etkili bir şekilde yönetilmesinde ve paydaşların beklentilerinin karşılanmasında kritik bir rol oynamaktadır. Aktif dinleme, sadece duyduklarınızı anlamak değil, aynı zamanda karşı tarafın hislerini, ihtiyaçlarını ve motivasyonunu anlama becerisini içeren bir iletişim sürecidir. 

Projelerde aktif dinleme, ekip üyeleri, paydaşlar ve diğer ilgili taraflar arasındaki etkileşimi artırarak, proje başarısını olumlu yönde etkileyen bir süreçtir.

Aktif Dinlemenin Önemi:

  1. Doğru Anlayış: Aktif dinleme, doğru bir şekilde anlamayı sağlar. Projede yer alan tüm paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak, projenin doğru bir şekilde yönetilmesine olanak tanır.
  2. İyi İletişim: İyi bir iletişim, projelerin başarılı bir şekilde yönetilmesinde temel bir faktördür. Aktif dinleme, iletişimi geliştirir ve anlaşılmayan noktaların ortadan kaldırılmasına yardımcı olur.
  3. Empati Geliştirme: Projelerdeki başarı, ekip üyeleri ve paydaşlar arasındaki ilişkilere bağlıdır. Aktif dinleme, empati geliştirme sürecini destekleyerek, işbirliğini artırır ve olumlu bir çalışma ortamı oluşturur.
  4. Hata ve Sorunların Erken Tespiti: Aktif dinleme, paydaşların ve ekip üyelerinin sorunları daha erken tespit etmelerini sağlar. Bu da proaktif bir şekilde çözüm geliştirme fırsatı sunar.

Aktif Dinleme Nasıl Yapılır:

  1. Dikkatli Dinleme: Konuşmacıya tamamen odaklanın. Göz teması kurun ve söylenenleri dikkatlice dinleyin.
  2. Soru Sorma: Sorular sorarak daha derinlemesine anlama ulaşabilirsiniz. Sadece soru sormakla kalmayın, aynı zamanda cevapları dikkatlice dinleyin.
  3. Empati Gösterme: Karşı tarafın hislerini anlamaya çalışın. Empati, güçlü ilişkilerin temelini oluşturur.
  4. Beden Dilini İzleme: Söylenenlerin yanı sıra, konuşmacının beden dilini de dikkatlice gözlemleyin. Bu, söylenmeyenleri anlamanıza yardımcı olabilir.
  5. Geri Bildirim Verme: Dinledikten sonra, anladığınızı ve önemsediğinizi göstermek için geri bildirimde bulunun.

Projelerde aktif dinleme, paydaşlar arasında güveni artırır, iletişimi güçlendirir ve proje başarısını sağlamlaştırır. Bu nedenle, proje yöneticileri ve ekip üyeleri için bu beceriyi geliştirmek, projelerin etkili bir şekilde yönetilmesinde kritik bir rol oynamaktadır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde “Hayır” Diyebilmek

You Are Made by the People You Say 'No' to | Entrepreneur

Projelerde “hayır” demenin akıllıca ve etkili yolları vardır;

  1. Olumlu bir dil kullanın: Hayır demek için olumlu bir dil kullanarak, olumsuz bir atmosfer oluşturmadan ifade edin. Örneğin, “Şu anda bu projeye odaklanmak benim için zor” şeklinde ifade edebilirsiniz.
  2. İfadeyi yumuşatın: Hayır demenin yanında nedenini anlatarak veya bir miktar esneklik göstererek ifadeyi yumuşatabilirsiniz. Örneğin, “Şu anda X kişisinden gelen işi yapıyorum, eğer bu işi ertelememi kabul ederse yapabilirim.”
  3. Alternatifler sunun: Hayır demenin yanında alternatif önerilerde bulunarak, kişilere yardımcı olmaya çalışabilirsiniz. Örneğin, “Bu fikir çok iyi ama, daha iyi hale getirebilir miyiz?”
  4. Sınırlarınızı netleştirin: Hayır demenin ardındaki sınırlarınızı net bir şekilde ifade edin. Başkalarına sınırlarınızı belirtmek, sizinle daha iyi iletişim kurmalarına yardımcı olabilir.
  5. Zaman kazanın: Anında bir karar vermek istemiyorsanız, düşünmek ve daha sonra cevap vermek için zaman isteyebilirsiniz. Bu, daha düşünerek ve hazırlıklı bir şekilde hayır diyebilmenize olanak tanır.
  6. Empati gösterin: Hayır demenin ardında empati göstererek, karşınızdaki kişinin hislerini anladığınızı ve saygı duyduğunuzu ifade edebilirsiniz.
  7. Net ve kısa olun: Hayır demeyi uzatmadan, net ve kısa bir şekilde ifade edin. Karmaşıklığı ortadan kaldırarak doğrudan noktaya odaklanmak önemlidir.

Unutmayın ki hayır demek doğal bir haktır ve herkesin zamanını ve enerjisini yönetmesi gerekebilir. İyi sınırlar koymak ve zamanınızı etkili bir şekilde kullanmak, sağlıklı ilişkiler kurmanıza ve kişisel gelişiminize katkıda bulunabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kültürel Farklılıklar ve İletişim

How Cultural Differences Shape Your Gratitude

Projelerde özellikle farklı ülkelerdeki çalışanlarla beraber çalışmak, iletişimlerimizi karmaşıklaştırabilir ve zorlaştırabilir.

Farklı kültürlerin hiyerarşiye karşı tutumları, başkalarıyla iletişim tarzları, dilimizi anlama yetenekleri ve onlara söylediklerimizi nasıl yorumlayıp davranacakları vb. faktörlere bağlı olarak başkalarıyla iletişim kurmanın en iyi yollarını bulmamız gerekir.

Sözel olmayan davranışlar genellikle en zorlayıcıdır çünkü farklı kültürel geçmişe sahip bireyler vücut hareketlerine, yüz ifadelerine, göz hareketlerine ve ses tonuna farklı tepkiler verebilirler. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri’nde diğerleriyle çok doğrudan olma eğilimi, Asya’nın belirli bölgelerinde, daha dolaylı ve yumuşak konuşma eğilimi vardır. İngilizler daha çocukluktan duyguların göstermeme öğretilirken, Türkiye’de doğrudan göstermemiz beklenir.

Bazen el hareketleri kullanılabilir ancak Asya’nın bazı bölgelerinde abartılı el hareketleri veya dramatik yüz ifadeleri dikkati dağıtır ve kabalıktır. Asya kültüründe gözünün içine bakarak iletişim kurmak bazen tehdit olarak algılanabilir, Batı kültüründe ilgi ve odaklanmanın göstergesidir. 

Paydaşlara proje hakkında sorular sorabiliriz. Asya kültüründe Hayır demek kabalık olduğu için açık uçlu sorular sormak gerekir. ABD’de ise doğrudan Evet-Hayır soruları etkili olur. Etkileşimde bulunduğumuz kültür için soru sormak, konuşmacıyı eleştirmek veya soru soranın zayıflık göstergesi olduğu vb. düşünülebilir. Başkalarının nasıl iletişim kurduğunu ve onlarla nasıl iletişim kurmayı beklediklerini anlamaya yardımcı olacak kültürel kaynaklara bakılması gerekir.

Farklı ana dillerde çalışan paydaşlarla kurulacak iletişimlerde aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir;

  • Toplantıda tartışılacak konu sayısını minimumda tutmak, aşırı bilgi yükünden kaçınmak
  • Sunumlarda fikirleri iletmeye yardımcı olması için görseller ve çizelgeler kullanmak
  • Basit terminoloji kullanmak – Evrensel olarak anlaşılmayan argo, jargon veya özelleştirilmiş teknik terimler kullanmamak
  • Açık ve net konuşmak, “Evet”, “Hayır” ile sonuçlanacak “Anlıyor musunuz?” yerine spesifik sorular sormak.
  • Anlayış eksikliğini gösterebilecek paydaşlardan gelen sözel olmayan (beden dili) ipuçlarının farkında olmak

Etkili paydaş iletişiminin önündeki engeller, kültürel önyargıların (başkaları hakkındaki görüşlerimiz), kültürel farklılıkların farkında olmama, dil farklılıkları, etnik merkezcilik(etnik milliyetçilik) ve zayıf dinleme becerileri olarak özetlenebilir.

Bu engellerin nasıl aşılacağını ve kapsayıcı bir şekilde iletişim kurulacağı öğrenildiğinde, farklı kültürlerden gelen paydaşlarla etkili iletişim ve etkileşim sağlanır, söylenenlerin nasıl işitilip işlendiği daha iyi anlaşılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Veri Analitiği

What is business analytics? Using data to improve business outcomes | CIO

Projeleri yönetirken birçok karar almak zorunda kalırsınız. Daha iyi ve doğru kararlar almak, proje problemlerini çözmek, proje verilerinin seçilmesine ve analizine dayanan veri analitiği ile mümkündür.

Projelerde Veri Analitiği kullanılarak, bütçeler, maliyetler ve zaman çizelgeleri açısından eğilimler izlenebilir, projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağı tahmin edilebilir, önleyici ve düzeltici önlemler alınabilir.

Veri analitiği ile kuruluşlar daha geniş bir bakış açısına sahip olabilir, karmaşık projelerde erken uyarı sinyallerini yakalayabilirler. Bu rol, Proje Yönetim Ofisi (PYO) tarafından üstlenilebilir.

Projelerde verilerin doğru analiz edilmesi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etme şansını artıracak daha iyi kararların alınmasını sağlar.

Veri analitiği, Proje yöneticisinin rolünü taktiksel olmaktan çıkarıp daha stratejik bir role dönüştürür.

Veri Analitiği, proje yöneticilerinin karmaşık proje verilerini, davranışlarını ve sonuçlarını görmek ve tahmin etmek için çeşitli analitik raporları ve ayrıntılı çizelgeleri kullanmasını sağlar. Proje yöneticileri, daha iyi kararlar almak, projeleri zaman çizelgesine ve bütçeye uygun tutmak için bu verileri kullanır. Veriye dayalı bir analitik yaklaşımı, proje ekiplerinin belirli kalıpları ve eğilimleri anlamasını ve analiz etmesini sağlar. Yöneticiler, projelerin ve kaynakların nasıl performans gösterdiğini ve başarı oranını artırmak için hangi stratejik kararları alabileceklerini belirlemek için kullanabilirler.

Veriler, her organizasyonda önemli bir rol oynar. Veri Analitiği olası problemleri erken görmeyi sağlar, proaktif önlemler alınabilir. Önemli olan projenin zamanında ve bütçesinde tamamlanıp tamamlanmayacağını erken fark edebilmektir.

Geçmişten öğrenmek geleceğimizi daha iyi hale getirmeye yardımcı olur. Proje Yöneticileri her zaman geriye bakarak noktaları birleştirmeli ve Kazanılmış Değer Yönetimi vb. kullanarak geleceğe yönelik tahminlerde bulunmalıdırlar. Yapılacak çalışmalar, mevcut öngörülen yol ve hızın projeyi istenen varış noktasına götürüp götürmeyeceğine dair olasılığı görmeyi sağlar. Projedeki geçmiş performans ve kalan çalışma miktarı, rotanın düzeltmesine yardımcı olur.

Projelerde karmaşıklığın artması, ürün geliştirme döngülerinin kısalması, değişen müşteri beklentileri vb.nin devam edeceği varsayımıyla hareket edilmelidir. Bu doğrultuda proje yöneticileri, projenin kısıtları doğrultusunda her zaman dengeleme yapmalı, projenin kontrol altında tutulabilmesi için performansı sürekli takip etmelidirler.

Verileri değerlendirmeden projeleri yönetmek ve optimize etmek zordur. Projelerin etkin yönetimi, proje üzerindeki belirsizliklerin ve risklerin etkin yönetimini gerektirir. Proje yöneticilerinin, riskleri izlemek ve kontrol etmek için veri analitiğini kullanmaları gerekir.Elde edilen proje verileri, proje yöneticilerinin, proje performansını nesnel olarak ölçmesini, gözlemlemesini, analiz etmesini, gerçeklere dayalı kararlar almasını ve taahhütler vermesini sağlar.

Understanding the Lifecycle of a Data Analysis Project

Proje Yönetimi sürecinin sayısallaştırılması ve veri analitiğinin kullanılması, kuruluşlar adına stratejik değer yaratacaktır;

Kaliteyi Destekleme

Proje yöneticisi, veri analitiği ile iş yükünün nasıl azaltılabileceğini, süreçleri nasıl iyileştirebileceğini ve proje sonuçlarının nasıl iyileştirilebileceğini anlayabilir. Veri analitiği, proje boyunca kaliteyi planlamaya, izlemeye ve gözden geçirmeye yardımcı olur.

Stratejik Kararlara Yardımcı Olmak

Veri Analitiği, kuruluşların sezgisel değil gerçeklere dayalı kararlar almasına yardımcı olur. Gerçek zamanlı veri analizi, kuruluşların stratejik hedeflerine uyum sağlamasına yardımcı olan çok sayıda bilgiyi ortaya çıkarır. Yönetimin, devam eden ve önerilen projelerin genel portföy ve organizasyon vizyonuna ne kadar uyduğuna dair anlayışlarını derinleştirmelerine olanak tanır.

Proje Maliyetlerini Düşürme

Veri analitiği, gelecekteki olayları ve eğilimleri tahmin etmek için kullanabileceğiniz veriyi toplamak anlamına gelir. Uygun maliyet için doğru bütçeyi, zaman çizelgesini, tahminleri ve daha fazlasını belirlemek için ilgili verilerden oluşan bir bilgi birikimine sahip olmak kaynak tahminini ve diğer planlama süreçlerini daha verimli hale getirmeye yardımcı olur.

Veri analizinden elde edilen içgörüler, ekip üyelerinin iyi olduğu görevleri belirlemeye, işe doğru kişiyi atamaya ve işlerini tamamlamaları için onlara doğru bilgiler sağlamanıza olanak tanır.

Kaynak Yönetimini İyileştirme

Veri analitiği, proje gereksinimlerini anlamak için doğru bilgileri elde etmeye yardımcı olur. Mevcut kaynakları ve kaynak tahsisi doğru yapmanızı sağlar.

En uygun maliyetli kaynak harcamalarını belirleyerek daha iyi stratejik kararlar almanıza yardımcı olur.

Proje Risk Yönetimini Geliştirir

Proje yönetimi birçok iç ve dış faktörden etkilenen dinamik bir ortam olarak, teslimatları olumsuz etkileyebilecek çeşitli risklere maruz kalır.

Önemli olan, risklerinizi aktif ve düzenli olarak tanımlamak ve yönetmektir. Bunun için tüm riskleri, sorun giderme ve riske yanıt faaliyetlerini belgelemeniz gerekir.

Veri analitiği, proje sorunlarınızı ve risklerinizi daha iyi yönetmek, süreçler ve sonuçlar üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indirmek için destekleyicidir.

Olası sorunları belirlemek, analiz etmek, önceliklendirmek, izlemek ve riske yanıt stratejileri oluşturmak için doğru yöntemleri geliştirmenize ve doğru araçları kullanmanıza yardımcı olur.

Proje sonuçlarınızın olasılığını modellemek için geçmiş, gerçek zamanlı ve gelecekteki bilgileri analiz etmek için verileri kullanmak, bunları karar vermek ve verimliliğinizi artırmak için değerlendirmek gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kötü İletişim ve Etkileri

Could Poor Communication Skills Be Thwarting Your Recovery?My 12 Step Store

Projelerde doğru iletişim kurmak zordur. Projenin başından sonuna kadar iletişim kurmamız gereken çok kişi vardır ve hepsi farklı şekilde iletişim kurmak isterler. Projede üstlenilen role, içinde bulunulan proje aşamasına ve kimlerle iletişim kurulduğuna göre iletişimler değişiklik gösterir. Projedeki her rolün, etkili bir şekilde iletişim kurmayı öğrenmesi gerekir

Paydaşlar için düzenli ve yeterli iletişim önemlidir. Onlarla istedikleri gibi iletişim kurarken pratik olmak gerekir. Proje yöneticileri, hem proje işleri hem de paydaşlarla en uygun iletişimi kurma konusunda iletişim kurma yöntemlerini ayarlamalıdırlar.

Tüm paydaşlar bilgiyi farklı şekilde özümserler;

  • Bazıları diğerlerinden daha görseldir ve çizelgeler, grafikler görmek ister
  • Dinlemeyi tercih edenler, bilgilerin sunum veya toplantı yoluyla kendilerine iletilmesini beklerler.
  • Kendi başlarına gözden geçirmeyi sevenler, analiz etmek ve daha sonra birisiyle konuşmak isterler.

Paydaşlara yalnızca bir veya iki şekilde bilgi sunulduğunda, herkesi değil bazılarının projeye katılımı sağlanabilir.

Bir proje daha karmaşık hale geldiğinde, iletişim kurulması gereken tüm paydaşlara ulaşıldığından emin olmak için iletişimlerin daha ayrıntılı olması gerekir.

İletişimleri önceden planlamak;

  • Sıklık ve kalite dahil olmak üzere genel olarak iletişimin etkinliğini geliştir
  • Açık iletişim yoluyla bireyleri inisiyatife almaya teşvik eder.
  • Daha etkili görüşmeleri mümkün kılarak paydaşları iletişime dahil

Karmaşık projelerde, proje yöneticisi, paydaşlarla iletişim kuran tek kişi olmamalıdır. Proje ekibi üyelerinin, projenin bileşenleri hakkındaki uzmanlıklarına dayalı olarak paydaş iletişimlerine dahil olmaları gerekir. Bu yaklaşım, proje yöneticisinin iletişimin kontrolünden vazgeçtiği anlamına gelmez. Proje yöneticisi, iletişimi yönetmeye devam eder, ancak başkalarının dahil olmasını sağlar. Örneğin, projenin farklı lokasyonlarda paydaşları varsa, bir proje ekibi üyesi bu paydaşlarla iletişimden sorumlu olabilir. Yakınlarında kişisel olarak iletişim kurabilecekleri, soru(n)ları veya endişelerini dile getirebilecekleri biri olduğunda, uzakta olsalar bile tüm paydaşları iletişime dahil etmek kolaylaşacaktır.

Proje iletişimlerinin tüm paydaşların ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için aşağıdaki konuların ele alınması gerekir;

  1. Proje ile ilgili olarak işinize yarayan iletişim yöntemleri nelerdir?
  2. İletişiminizde ne işe yaramıyor veya etkili değil?
  3. İletişimimizi nasıl geliştirebiliriz?

Kötü İletişim ve Projelere Etkisi

Paydaşlarla ve proje ekibiyle iletişim kurma konusunda yetersiz kalındığında aşağıdaki sonuçlara yol açar;

Zayıf Ekip İletişimi Zayıf Paydaş İletişimi
Proje amaç ve hedeflerini yanlış anlama

Kaçırılan son tarihler

Ekip üyeleri arasında çatışmalar

Farklı şekilde ve yöne hareket eden ekip üyeleri

Gecikmelere ve bütçenin aşılmasına yol açan azalan üretkenlik

Proje ekibi üyelerinin proje çalışmasını tamamlama konusunda motivasyon eksikliği

Projeye sınırlı katılım ve taahhüt eksikliği

Nelerin proje başarısı olarak kabul edildiğine ilişkin yanlış anlaşılma

Proje ekibi ve paydaşlar arasındaki çatışmalar

Sahiplenmeme, önemsememe

Başarısız sonuçlar

 

Projelerde zayıf iletişim, yorgunluktan veya bir çatışmayı etkili bir şekilde yönetememekten kaynaklanabilir. Sık sık şikayet eden veya her şeyde hata bulan bir paydaştan kaçınmak istenebilir. Bu tip paydaşlarla ilgilenilmediğinde, sorunlarına/şikayetlerine yanıt verilmediğinde, proje hakkında başkalarıyla olumsuz iletişim kurarak projeye zarar verebilirler.

Zayıf iletişim, paydaşlarla aşırı iletişim kurmak olarak kendini gösterebilir. Proje hakkında çok fazla eposta göndermek, çok sık toplantılar düzenlemek, paydaşların dikkatini dağıtabilir ve katılımlarını azaltabilir. Çok fazla ve çok az iletişim arasında iyi bir denge kurulması gerekir. Dengesizliği önlemek için proje ekibi ve kilit paydaşlarla birlikte çalışarak aşağıdakiler ele alınmalıdır;

  • Kimin hangi bilgiyi bilmesi gerekiyor?
  • Bu bilgiler ne sıklıkla iletilmeli/paylaşılmalıdır?
  • Bilgiler hangi yollarla iletilecek/paylaşılacak?

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Toplantı Notu Tutma Sanatı

 

Projelerde toplantı tutanakları, toplantının ne hakkında olduğu ve bundan sonra proje ekibinin ne yapmaları gerektiği konusunda ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Tutanaklar, yapılan görüşmelerin ve alınan kararların kalıcı bir kaydı olarak hizmet ettikleri için proje toplantıları için özellikle yararlıdırlar. Özellikle toplantıya şahsen katılamayan kişiler için yararlı olabilirler. Her proje toplantısı tutanağa ihtiyaç duymaz.

Dikkat edilmesi gerekenler

  1. Toplantı tutanaklarını sıcağı sıcağına hazırlanmalıdır. Toplantı esnasında önemli notlar alınmalı, rafine bir şekilde hazırlanmalıdır. Toplantı tutanağı herkesin her konuştuğunun yazılması anlamına gelmez. Az, öz ve anlaşılır olması önemlidir. Hangi konuların neden tartışıldığını hatırlatmak için toplantı gündemini kullanın.
  2. Bir önceki toplantı özeti ile başlayın.Toplantının başında geçen seferki eylemleri gözden geçirmiş olsanız da olmasanız da, tutanağın başına koymakta fayda vardır. Son toplantıda alınan kararları, eylemleri ve bunlara yönelik ilerlemenin bir özetini yazmanız gerekir.Tamamlanmış işleri uzatmayın, sadece tamamlandığını ve artık gündemde olmadıklarını söylemeniz yeterli olur.
  3. Alınacak aksiyonları ve sorumluları yazın. Toplantı sırasında belirlenen yeni aksiyonları ve bunları kimin yapacağını yazmanız gerekir. Toplantı notunun sonuna aksiyonların kısa bir özeti eklenebilir. Aksiyonları ve yapacak kişileri tablo formatında yazmak işinizi kolaylaştırabilir. Aksiyonlar üzerinde çalışacak kişilerin adlarını ve mümkünse görevi tamamlayacakları tarihi eklemeyi unutmamak gerekir.
  4. Toplantı katılımcılarını belirtin. Toplantıya davet edilen ve katılanlar farklılık gösterebilirler. Kimlerin katıldığını veya katılamadığını belirtin.
  5. Görsel ekleyin. Toplantıda tahta üzerinde veya projeksiyonda sunulan konular varsa toplantı notunuza ekleyin. Telefonunuzla resim çekip koyabilirsiniz. Fotoğraflar, tahtaya ne çizildiğini açıklamak için kelimelerden daha etkilidirler.
  6. Standart Şablon Kullanın. Kurumunuzun varsa standart toplantı notu şablonunu kullanın yoksa hazırlayın. Standart bir şablon kullanmak zaman kazandırır. Özellikle düzenli yapılan toplantılar için standart formları okumak katılımcıların hayatını kolaylaştırır.
  7. Kararları kayıt altına alın. Örneğin, onaylanan veya reddedilen proje değişik taleplerini veya bütçe kararlarını kaydedin. Alınan kararları yazmak bir şeyin neden yapıldığı sorulduğunda hatırlamaya “yardımcı olmak” için iyi bir yoldur.
  8. Tablo kullanın. Üç sütun işinizi görür: Gündem numarası, görüşme özeti ve aksiyon Çok sayıda aksiyonun söz konusu olduğu toplantılarda işe yarayacaktır.
  9. Hızlı Gönderin. Toplantıdan hemen sonra soğumadan göndermek gerekir. Kesinlikle bir sonraki toplantıdan önce paylaşılmalıdır. Toplantıya katılamayan ilgili kişilere gönderek, neleri kaçırdıklarını görebilmelerini sağlayın. İlgisi olmayan kişilerle paylaşarak veya detaylı istisnai raporlama ekleyerek zamanlarını israf etmeyin

İpuçları

  • Önceden toplantı notu şablonunu inceleyin.
  • Gündemi gözden geçirin.
  • Toplantı notu özetlemektir, her şeyi yazmak değil.
  • Kararlara, aksiyonlara ve sorunlara odaklanın, bunların kaydedildiğinden emin olun.
  • Geçmiş zamanda yazın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kazan-Kazan Yaklaşımı

3 Keys to a Win-Win Negotiation | Conflict Management Skills

PMBOK, Stephen Covey’in sorunlar hakkında diğer insanlarla beraber karar verme konusundaki fikirleriyle güçlü bir şekilde uyumludur. Covey, kazanmanın önemini PMBOK’tan daha fazla önemser. Covey’e göre eğer kazan-kazan bir durum olmazsa anlaşma olmaz. Projelere baktığımızda bu yaklaşım çok ütopiktir. Ancak tüm hedeflere ulaşmaktan ödün vermeme konusundaki genel yaklaşım her ikisi için de çok doğrudur.

Projelerde karar verme sürecini nasıl ele aldığınızın uzun vadeli etkisini dikkate almak çok önemlidir.

Projelerde karar alma sürecinde farklı zihniyetler karşı karşıya gelirler;

  • Kazan-KazanSenin ya da benim yolum değil – bu daha iyi bir yol.
  • Kazan kaybet – Benim yolum olmalı, seninki değil.
  • Kazan – Sen kaybedersin – Benim yolum olmazsa konum, güç vb. kaybedersin.
  • Kaybet – Kazan – Benim yolum değil, senin yolun daha doğru
  • Kaybet – Kaybet – Senin yolun olmasında benim yolum olmasa da olur.
  • Kazan – Sadece kazanmak istiyorum, kimsenin kaybetmesini istemem.
  • Kazan-Kazan veya anlaşma yok – “Anlaşma yok” seçeneğine sahip olmak, her iki tarafın ihtiyaçlarını anlamak için gerçekten çok ileri gitmenize ve kendi gündeminizi zorlamaya çalışmamanızı sağlar.
  • İdeal olarak, Kazan – Kazanan konumda olmak istiyoruz. Sürdürülebilir ilişkiler kurmak ve aynı zamanda gelecekteki durumlar için yatırım yapmaktır. Dürüstlükle, olgunlukla hareket eden ve kendine güven gösteren birini desteklemek daha kolaydır. Güven yaratarak insanlarla ilişki kurmak, kazan-kazan durumuna ulaşmanın anahtarıdır.

Araştırmalar, lider niteliklerinin ve becerilerinin aşağıdakileri içerdiğini ancak bunlarla sınırlı olmadığını göstermektedir;

  • Vizyon sahibi olmakÖrneğin, projenin sonucunu ve hedeflerini tanımlamak ve başkalarına aktarmak
  • İyimser ve pozitif olmak
  • İşbirlikçi olmak
  • İlişkileri ve çatışmaları aşağıdaki şekilde yönetmek:
    • Güven inşa ederek
    • Endişeleri gidererek
    • Konsensüs arayarak
    • Rakip ve karşıt hedefleri dengeleyerek
    • İkna, müzakere, uzlaşma ve çatışma çözme becerilerini uygulayarak
  • Kişisel ve profesyonel ağlar geliştirerek
  • İlişkilerin proje kadar önemli olduğuna dair uzun vadeli bir bakış açısı benimseyerek
  • Politik farkındalığı sürekli geliştirerek ve uygulayarak

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetiminde Etkileme

A Simple Three Step Approach To Build Your Influencing Power (Based On Science) | Inc.com

Etkileme, başkalarının davranışlarını ve eylemlerini yönlendirme eylemidir. Proje Yöneticileri, belirli sektörler hariç(savunma sanayi vb.) doğrudan yetki yoluyla hedeflerine ulaşabilirler. Bu nedenle paydaşları etkileme yetenekleri, kaynak bulma, destek alma vb. konularda önemli bir beceri olarak karşımıza çıkar.

Güç ve otoritenin kullanılabileceği durumlarda bile, etkileme yoluna gidilmesi daha doğrudur. Bu sayede, eylemler ve davranışlar sadece itaat yoluyla değil istekle gerçekleştirilir.

Proje yöneticisinin, proje ekibi üyeleri üzerinde sınırlı yetkisi vardır. Matris organizasyonlarda ekip üyeleri, kendi fonksiyonel yöneticilerine rapor verirler. Proje yöneticisi proje ekibine liderlik ederken tek başına otoriteye (fonksiyonel yöneticiye) güvenemez. Etkileme becerileri, bireysel ekip üyeleri ve ayrıca çelişen talepler durumunda fonksiyonel yöneticiler ile etkileşimlerinde gereklidir.

Proje yöneticisi ve proje sponsoru arasındaki ilişki, proje başarısının merkezinde yer alır. İki rolün projeye farklı bakış açıları vardır. Bu nedenle projeye yönelik ortak bir yaklaşım geliştirmek için birbirlerini etkileme becerilerini kullanacaklardır.

Etkileme tekniklerinin uygulama odağı, proje ekibinin parçası olmayan ve proje yöneticisinin yetkisine tabi olmayan proje paydaşlarıdır. Bazı paydaşlar destekleyici ve diğerleri olmayacaktır. Proje yöneticisi, paydaşların aktif katılımını sağlamak, desteklerini almak ve itirazları azaltmak için etkileme ve iletişim becerilerini kullanmalıdır.

Başarılı etkileme, proje yöneticisinin amacını yansıtan tutumu, davranışları ve karar vermede yarattığı değişikliklerle ölçülebilir. Başarı, ortaya çıkan kabul, destek ve anlaşma yoluyla da görülebilir.

Başkalarını etkilemek için, bireylerin veya grupların kendi tutum, davranış, duygu ve karar verme kalıplarını değerlendirebilmeleri ve anlayabilmeleri gerekir. Bu tür modeller, karmaşık bir dizi deneyimden, kültürel yönlerden, bağlamsal ve duygusal durumlardan oluşacaktır.

Etkileme, müzakere, çatışma yönetimi, liderlik, iletişim ve ekip çalışması ile bağlantılıdır. Etkileme aşağıdakileri gerektirir;

  • Duyusal farkındalık – Kendi ve başkalarının davranışlarını anlamak
  • Duygusal zeka – Kendi duygularınızı ve başkalarının duygularını anlamak
  • İletişim becerileri – Yaklaşımlar, yöntemler ve tutum)
  • Müzakere becerileri – Karşılıklı olarak kabul edilebilir konuya ikna etme ve bulma yeteneği
  • Bağlamsal farkındalık – Uygun zamanı, yeri ve kişileri seçme yeteneği
  • Kültürel farkındalık – Geçmiş, ırk, cinsiyet, öğrenme stilleriden iletişim, değerler ve inançlara kadar ilgili faktörlerin anlaşılması).

Etkileme açık, gizli, bilinçli veya bilinçaltı olabilir, bir veya tüm paydaşlara uygulanabilir. Bireyin veya grubun eylemleri, paydaş olmayan diğerlerini dolaylı olarak etkileyebilir. Örneğin, yeni bir ürün veya hizmet üzerinde çalışan proje ekibi, görevlerine olumlu yaklaştıklarında diğerlerini iş hakkında soru sormaya ve hatta ona katılmaya veya ürünlerini kullanmaya yöneltebilirler.

Etki, taraflar arasında ilişkiler kuruldukça gelişir. İlişkiler, paylaşılan değerler, etik konumlar, güven ve gerçek beğeni ve saygı gibi olumlu faktörlere dayanır. Bazı durumlarda etkileme tamamen algılanan otoriteye bağlıdır. Bu durum, korku ve güvensizliğe dayalı bir etkileme yeteneği sağladığı için olumsuz olabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler