Kategori arşivi: Paydaş Yönetimi

Proje Yönetimi Sohbetleri 131 – Varsayım Tuzağı

Projelerde yaptığımız varsayımlar, diğerlerinin varsayımları ile örtüşmediğinde çatışmalar kaçınılmaz olur. 
Anlatan: Savaş ŞAKAR

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını adınıza imzalı olarak sipariş vermek için tıklayınız.

Paylaşın:

Aynı Anda Birden Fazla Projeye Atanırsanız

Çok az şirket çalışanını tek bir projede çalışırken görüyorum. Her çalışan birden fazla projenin taleplerini yerine getirmek için uğraşıyor. Teorik olarak farklı departmanlardan kişilerin bir araya gelerek birden fazla proje ile uğraşmalarının bazı avantajları olduğu söylenebilir; uzmanlığın nerede ve ne zaman ihtiyaç duyulursa kullanılabileceği, bilgi paylaşımı ve çalışanların atıl zamanlarını değerlendirme.

Ancak teorinin önerdiğinin aksine birden fazla projede yer almak daha stresli ve daha az üretkendir. Görevler arasında gidip gelirken odağı değiştirmek zaman alır, enerjinizi bitirebilir. Farklı işler, rolünüzü de değiştiriyorsa adaptasyon daha da zorlaşır. Örneğin bir projenin yöneticisi olarak yönetime hesap verirken, başka bir projede ekip üyesi olarak uzmanlığınızı sergiliyor olabilirsiniz. Farklı projeler, farklı ekipler, ilişkiler, rutinler ve beklentiler içerir. Yer aldığınız her projede, proje ekibine olan katkınızı dikkatlice planlamadığınız sürece, hata yapma olasılığını artırır, tekrarlayan problemler yaşayabilirsiniz.

Birden fazla ekipte yer alıyorsanız zamanınızı, stresinizi ve kişisel gelişiminizi yönetmeniz, önemli olana odaklanmanız gerekir. Önerilerim;

İşlerinize öncelik verin ve sıralayın

Büyük resme bakın – İşlere planlamadan yaklaşmak, kendinizi akıntıya bırakmak sizi yangın söndürme moduna geçirir. Kilometre taşlarınızı belirleyin ve yer aldığınız tüm projelerinizde düzenli bir durum kontrolü planlayın. Böylece birden fazla projede aynı anda kriz yaşandığında kendi zamanınızı proaktif olarak belirleyebilirsiniz. Projelerinizin gerçekleştirilme hızı ve yönetimin, müşterinin talepleri, ideal kontrol sıklığını belirler. Paydaşlarınızın ve yönetimin projeye yaklaşımları öncelik belirlemede size yol gösterir.

İşleri stratejik olarak sıralayın – Bir görev seçin ve kurnazlıktan ziyade yoğun bir şekilde odaklanın. En çok yoğunlaşmanız gereken görevle başlayın ve dikkatinizin bölünmemesi için elinizden geleni yapın. Elde edilmesi gereken sonuca karar verin, bu sonuca ulaşmak için hangi eylemlerin gerekli olduğunu tanımlayın ve bunlara sadık kalın. Birden fazla projede yer alıyorsanız uyumlu görevleri koordine edip gruplayın. Örneğin, telefonla işinizin yarıda kesilebileceğini bildiğiniz zamanlarda, konsantrasyonu en az gerektiren başka bir iş üzerinde çalışın.

Beklentileri belirleyin ve iletişim kurun

Kendinizi koruyun – Öncelikli bir göreve odaklandığınızda, araya girenlere işin önceliğini açıklayın veya araya girmenin nelere mal olacağını açıklayın. Belirli prensipler getirmek sizi rahatlatabilir. Örneğin emaillerime öğleden sonra 14:00’te yanıt veriyorum vb. Sizden iş bekleyenleri ne zaman yanıtlayacağınızı söylemek onları rahatlatacaktır.

İletişim kurun  – Projelerde ilerleyişi görmek, proje yöneticilerini güçlü ve kontrolün ellerinde olduğunu hissetmelerine yardımcı oluyor. Projede sorunlar ortaya çıktığında öne çıkın. Doğru zamanda “bir sorunum var ve elimdeki işin tamamını teslim edemeyebilirim” şeklinde yaklaşımınız diğerlerine güven verecektir. Uzun ve detaylı açıklamalar yapmanız gerekmez. Bir iki kelime ile durumunuzu özetleyebilirsiniz. Yeter ki vaktinde bilgi aktarın.

Kişisel Gelişiminizi Göz Ardı Etmeyin

Kendini tanı – Birden fazla ekipte yer almanın dezavantajı, farklı departmanlardan kişilerle çalışsanız bile bir şeyler öğrenmek ve diğerleri üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için sürenizin az olmasıdır. Zaman baskısı olduğundan, öğrenmeye ve gelişime yatırım yapmak yerine, herkes uzman olduğu konuda katkısını sağlamaya çalışır. Kendi gelişim hedeflerinize sahip çıkın, öğrenmek ve gelişmek istediğiniz konulardaki çalışanlara yakın durun.

Kendini zorla – Gelişim hedeflerinizi belirledikten sonra, gerçek öğrenmeyi sağlamak için zaman ayırın. Öğrenme, yeni bilgileri yansıtmak ve bütünleştirmek için zaman harcanmasını gerektirir. Zor olan, farklı projelere gidip gelinmesi gerektiği için zamanı yönetmektir.

Neredeyse her şirkette, birden fazla iş ve projede çalışmanın stres ve riskleri bilinmesine rağmen, bir yaşam tarzı haline geldiğini görüyorum. Biren fazla projede yer almanın dezavantajlarını, zamanınızı yöneterek avantaja dönüştürebileceğinize inanıyorum.

Paylaşın:

Yeni eğitim: Projelerde Temel Performans Göstergeleri

Herkesin ağzında bir KPI lafı. Nedir diye sorduğumda herkesten farklı bir cevap alıyorum. Böyle olmuyor dedim eğitimini hazırladım. Eğitim içeriği aşağıdadır.

Daha önce hazırladığım Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimini tamamlayıcı nitelikte olduğu için kesinlikle tavsiye ediyorum.

%50 indirimli almak için tıklayınız.

KPI-1 – GİRİŞ

KPI-2-Göstergeler

KPI-3-Temel Performans Göstergesi Nedir?

KPI-4-Temel Performans Göstergeleri Hangi Alanlarda Kullanılır?

KPI-5-PERFORMANS GÖSTERGELERİ KATEGORİLERİ

KPI-6-KPI ve KRİTİK BAŞARI FAKTÖRLERİ

KPI-7-ÖNCÜ GÖSTERGELER

KPI-8-NEDEN KPI

KPI-9-HERŞEY KPI MIDIR

KPI-10-KPI KARAKTERİSTİKLERİ – SMART

KPI-11-KPI KARAKTERİSTİKLERİ – WAYNE ECKERSON

KPI-12-KPILARDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

KPI-13-PROJE ODAKLI KPI KARAKTERİSTİKLERİ

KPI-14-KPI NASIL BELİRLENİR

KPI-15-KPI ve ALAKA

KPI-16-KPI SEÇİMİ

KPI-17-KÖTÜ KPI SEÇİMİ

KPI-18-PAYDAŞLAR ve KPI

KPI-19-KPI ÖLÇÜMÜ

KPI-20-KPI ÖLÇÜMLEME TEKNİKLERİ

Aşağıdaki başlıklar hazırlanmaktadır;

KPI-21-KPI ve GÜVEN YARATMA

KPI-22-KPI ve DOĞRU KULLANMA

KPI-23-KPI BAĞIMLILIKLARI

KPI-24-KPI EĞİTİMİ

KPI-25-KPI HEDEFLERİ

KPI-26-KPI HATALARI

KPI-27-KPI ve ENTELLEKTÜEL SERMAYE

KPI-28-KPILARA YÖNELİK KÖTÜ ALIŞKANLIKLAR

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

UDEMY Eğitimlerimiz

İndirim kuponu: FIRSAT

Paylaşın:

UDEMY Kampanyası 1 Eğitim fiyatına 2 Eğitim

 

BIRIBEDAVA kampanya kodu ile Hayatımız Pro – Proje Yönetimi Başvuru Kaynağı eğitimini alanlara Şantiye Proje Yönetimi eğitimi ve Türkçe 50 PMP sorusu BEDAVA.

Eğitimi alanlara diğer eğitim ile ilgili kendilerine özel bedava kampanya kuponunu göndereceğiz.

Sınırlı sayıda kupon yaratılmıştır. 

Hemen başvurun

Paylaşın:

UDEMY – İmzalı Kitap Kampanyası

UDEMY’de yer alan eğitimlerimizden 3 tane alanlara imzalı kitabımızı HEDİYE ediyoruz.

Koşullar:

  • http://www.savassakar.com/udemy/ sayfasındaki eğitimler kampanyaya dahildir.
  • Kampanya 1 Ocak 2019 tarihine kadar geçerlidir.
  • Yurtdışında yaşayan katılımcıların verecekleri Yurtiçi adrese gönderilecektir. Yurtdışına gönderemiyoruz.
  • 4- Geçmişte alınmış eğitimler DAHİLDİR. Örneğin daha önce 2 eğitim almışsanız 1 eğitim daha almanız yeterlidir. 
Paylaşın:

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 4

Müşteri Memnuniyeti – Ölçek 1-100

Müşteri memnuniyeti, müşteri beklentilerinin karşılanması demektir. Bu, gereksinimlere uygunluğu gerektirir (proje üreteceğini söylediği şeyi üretmelidir) ve kullanım için uygunluk (üretilen ürün veya hizmet gerçek ihtiyaçları karşılamalıdır). Müşteri Memnuniyeti Endeksi, müşteri satın alma/kullanma davranışının katı ölçütlerini ve müşteri görüşleri veya duyguları olarak tanımladığımız yumuşak ölçütleri içeren bir endekstir. Her bir değer, genel müşteri memnuniyeti ve satın alma/kullanma davranışını belirlemede ne kadar önemli olduğuna bağlı olarak endeks ağırlıklandırılır. Örneğin, tekrarlanan ve kaybedilen müşteriler (% 30), mevcut müşterilerden elde edilen gelirler (% 15), pazar payı (% 15), müşteri memnuniyeti anketi sonuçları (% 20), şikayet/geri dönüşler (% 10) ve projeye özel anketler (% 10) vb.

Çalışan Memnuniyeti

Çalışan memnuniyeti endeksi, çalışanların moral seviyelerini belirlemek için yapılır. Çalışan memnuniyet seviyesini gösterecek nitel ve nicel ölçütler kullanılır. Örneğin, ortam araştırması sonuçları (büyüme fırsatları, iş stresi seviyeleri, genel ortam seviyesi, yöneticilerin örgütsel değerleri, iş yükünü nasıl yönettikleri, yeterlilikler, iletişimin açıklığı, fiziksel çevre / ergonomi, güven) (% 35), odak grup çalışmalarına katılım (% 10), şikayet oranı (% 10), stres endeksi (% 20), çalışan devir hızı (% 15) ), çalışan devamsızlık oranı (% 5) ve diğer projelere transfer taleplerinin oranı (% 5) vb. Buradaki yüzde toplam içindeki ağırlığı ifade etmektedir.

Stratejik İş Hedeflerine Hizalanma

Çoğu proje yönetimi ölçütü, proje yönetiminin verimliliğini projeleri doğru gerçekleştirmekle kıyaslamadan kaynaklanır.  Projelerin, stratejik iş hedeflerine uyumunun ölçülmesi böyle bir ölçüttür. Proje yöneticilerinin ve fonksiyonel yöneticilerin uygun bir karışımından oluşan bir anket aracılığıyla gerçekleştirilir. Ölçü için 1-10 arasında bir skala kullanılır. 1 proje stratejik iş hedefleri ile hiç uyumlu değil, 10 proje stratejik iş hedefleri ile tam uyumlu vb.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Şirketlerde Arananlar ve Kaçınanlar

Şirketlerde çatışmalar kaçınılmazdır. Çatışmalarda karakter, tutum ve davranış öne çıkar. Kaçınan bir yapımız var ise kimsenin duygularını incitmek veya takım dinamiklerini bozmak istemeyiz. Aranan isek çatışmaya istekliyizdir. Doğruluk ve dürüstlüğü önemser, kolayca sabrımızı kaybederiz.

Her iki yaklaşıma da iyi ya da kötü diyemeyiz. Geçmiş deneyimleriniz, içinde bulunduğunuz durum ve karşınızdaki kişi belirleyici olur. Bir kişinin sürekli Kaçınan ya da Aranan olması beklenemez. Farklı kişilere ve ortamlara göre tavrımızı belirleriz. Örneğin evde Kaçınan, işte Aranan vb.

Çatışmalarda karşınızdakinin tavrını dikkate almak ve doğru yaklaşmak zorundasınız. Aranan bir kişi iseniz Yöneticinize nasıl yaklaşacaksınız ya da tam tersi.

İki tarafta Kaçınansa

  • İki tarafta bir şey yapmak istemez.
  • Düşünceler ve duygular bastırılır.

Ne yapmak lazım;

  • Birinin ilk adımı atması lazım
  • Doğrudan söylenebilir, “İkimizde çatışmak istemiyoruz, ama sorunu görmezden gelmek yerine, bu konuda ne yapabiliriz?”
  • Karşınızdakinin hassasiyetlerini düşünerek davranabilirsiniz.
  • İşler sertleşirse utanmak ve geri çekilmek yerine içinizden geldiği gibi davranın.

İki tarafta Aranansa

  • Her iki tarafta aklındakini söyler.
  • Tartışma ortamı oluşabilir.
  • İstemediğiniz şeyleri söyleyebilirsiniz.
  • Karşılıklı pişmanlık olabilir.

Ne yapmak lazım;

  • Konuşmadan önce iyice düşünmeye zaman ayırın.
  • Sabırısızlık zarar vereceğinden, zamanlamayı iyi ayarlayın.
  • İşlerin kızışması durumunda ne yapacağınızı belirleyin.

Siz Aranan Karşınızdaki Kaçınan ise,

  • Karşınızdaki sizi kızıdıracak kadar sakin kalabilir.

Ne yapmak lazım;

  • Konuşmasını, aktif katılımını isteyin ve destekleyin.
  • Bir şeye zorlamayın.
  • Görüşmenin temposunu yükseltmeye çalışmayın, sakin kalın.

Siz Kaçınan Karşınızdaki Aranan ise;

  • Karşınızdakinin suyuna gidersiniz.
  • Karşı tarafın talepleri sizi rahatsız edebilir.

Ne yapmak lazım;

  • Ne istediğinizi açıkça söyleyin. “Sakin konuş, açıklama yapın vb.
  • Söylediklerine odaklanarak saygısını kazanın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Çalışanlarının İşini Yapan Yöneticiler

Yönetici, vaktinin %30’unu, çalışanlarından gelen problemleri ilgili kişilere yönlendirmekle geçirdiğini fark eder. Ekibi, her sıkıntıda onun otoritesini kullanmaya çalışmaktadır;

  • Ahmet beni e-posta grubuna eklemiyor.
  • Mehmet istediğim bilgiyi göndermiyor.
  • Ayşe, hala istediğim raporu göndermedi.
  • Müdür Cenk, bizim onay sürecimizi es geçip, bildiğini okudu.

Yöneticiler, ekibin sürpriz ve beklenmedik taleplerini yönetmekten işlerini yapamaz hale gelebilirler. Üstelik hem kendi işlerini hem de gelen talepleri karşılamayı tam yapamayabilirler.

Çalışanlar kendi seviyelerinde çözebilecekleri problemleri yöneticilerine aktarmamalı, çözüm için alternatif yollar aramalıdırlar.

Yöneticiler, gerçek rollerini anlamada başarısız olduklarında, ekiplerinin kendi problemlerini çözmek için sorumluluklarını yerine getirmelerini bekleyemeyiz. Çalışanlar, yönetici olmadan önce çözdükleri önemli sorunların sayısını hesaplayarak başarılarını değerlendirebilirler. Yönetici olduğunuzda çözdüğünüz problem sayısı değil, problemleri çözen bir ekip kurma ve yönetme beceriniz başarınızı belirler.

Yöneticiler, sorunları kendi başlarına çözerek kahraman olmayı tercih etmemeli, ekiplerini problem çözer hale getirmelidirler. Yönetici, bütün problemlere müdahale ettiğinde giderek yalnızlaşır, kendi çabasını önemsiz işlere harcarsa kendisi ve ekibi giderek zayıflar

Etkili bir yönetici, kendisine iletilen problemleri dikkatli bir şekilde değerlendirir ve kimin çözeceğini belirler. Aşağıdaki soruları sorarak başlayın;

Bu problemi kim çözebilir?

Problemi nasıl çözebilirim? sorusundan önce kim çözmeli diye düşünün. Bir problemi çözmümlenme şeklinin, gelecekteki davranışları etkileyeceğini unutmayın. Örneğin, şirket içi bir müşteri ekip üyenize baskı yaptığında müdahale etmeniz gerekebilir. Fakat aynı zamanda karşı tarafa, çalışanınızın bir inisiyatifi olmadığını düşündürtebilirsiniz.

Hemen mi yapmalı? Doğru mu yapmalı?

Elinizi sürmediğiniz işlerin çabuk ve doğru yapılmayacağı düşüncesinden kendinizi kurtarın. Her şey “çok acil” değildir. İşin aciliyeti ile doğru yapılması arasındaki hassas ilişkiyi dikkate almanız gerekir. Hem çok acil hem de doğru yapılması gerektiği durumları iyi değerlendirin. İşe mutlaka çalışanlarını katın, ekip çalışmasını cesaretlendirin.

En az ne yapabilirim?

Yönetici olduğunuz için fedakarlık yapmak, beklenenden fazlasını sunmak istiyor olabilirsiniz. Fakat ekibinizdekilerin yetenekleri doğrultusunda katkı sağlamak istediklerini unutmayın. Ekibinize güveniyorsanız inisiyatif verin. Ekibinizin siz olmadığınızda işleri yapabilmesi önmelidir. Örneğin, resmi bir yazıyı ekibinizin hazırlamasını isteyip, resmi yazışmalar konusunda onları eğitebilirsiniz.

İçerik, desen veya ilişki?

Problemlere üç açıdan yaklaşın: İçerik, desen ve ilişki.

İçerik problemleri acil müdahale gerektirir. Örneğin, yönetime gönderilen periyodik proje durum raporu gönderilmediyse ,içerik problem var demektir: Eksik rapor

Problem, tek kişi ve anlık değilse desen problemidir. Örneğin, farklı konularda da raporlamalar atlanıyor.

İlişki problemleri, yetkinlik, güven ya da saygı ile ilgili temel endişelerden kaynaklanır. İlişki sorunları genellikle yöntem, yapı ya da politikada bir değişim gerektirir. Örneğin cezalandırılacağı korkusu ile raporlama yapmıyor.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın: