Kategori arşivi: Proje Ofisi

Bir Başarı Hikayesi – Unifree – İstanbul Havaalanı Duty-Free Programı (INA)*

Dünyanın sayılı Duty-Free’lerinden biri olan İstanbul Havaalanı Duty free, yaklaşık 400 yeni uluslararası marka ve 60.000 adet farklı ürün içeren yaklaşık 55.000 M2 alanda, yapılacak olan teknolojik pazarlama teknikleriyle müşterilerine 7 gün 24 saat kesintisiz ve eşi benzeri olmayan bir hizmet verecektir. Tüm ulusların aynı çatı altında toplandığı Istanbul Havalimanı Duty Free mağazalarında “Unifree Duty Free”, seyahat perakendeciliği alanında dünyanın bütün farklılıklarını, misafirperverliğini, kültürünü, saygıyı kucaklayarak, yepyeni bir çağ başlatacaktır.

Duty-free ihalesine Temmuz 2014-Ocak 2015 döneminde hazırlanıldı. İhale dosyası teslim edildikten sonra genel bir duyuru yapıldı.  

İhale kazanıldıktan sonra, yoğun bir sözleşme dönemi yaşandı. Sözleşmenin imzalanması sonrasında Çırağan sarayında büyük bir basın organizasyonu düzenlendi. (15 Ocak 2015).

Sözleşme imzalandıktan yaklaşık 5 ay sonra ticari ve mimari gereksinimler ile ilgili konuları netleştirmek için havalimanı işletmecisi ile görüşülmeye başlandı.

Kapsam netleştikten sonra bunun projeden ziyade bir program olduğu ve adının INA olmasına karar verildi. İlk  önce organizasyonun fonksiyonel yapısı esas alınarak projeler belirlendi. Proje paydaşları, iç departmanları (BT, İK, Lojistik, Pazarlama, Ticaret vb.) ve dış kaynakları (Alman ortak vb.) temsil ediyordu. Herpaydaştan programda aktif rol alacak, toplantılarda departmanları temsiledecek, üst yönetim ile yapılacak olan sunumlara katılacak birer POC (Point Of Contact) atandı.

Hızlı karar alınması, önemli problemlerin çözülmesi ve risklerin değerlendirilebilmesi için Yürütme Komitesi oluşturuldu. Yürütme Komitesi, her bir departmanın Genel Müdür Yardımcısından ve Program Sponsorundan oluşuyordu.

Proje ekiplerinin koordinasyonu ve proje süreçlerinin yürütülmesi için Proje Yönetimi Ofisi (PYO) kuruldu. PYO, YürütmeKomitesi ile ekipler arasında köprü görevi gördü. Yürütme Komitesinin kararları ve yönlendirmeleri doğrultusunda, PYO koordinasyonunda proje yürütüldü.Özetlemek gerekirse, proje bazlı bir organizasyon tercih edilmedi, güçlü matris uygulandı.

Ocak 2016’da proje kapsamı netleştikten sonra Yürütme Kurulu, Proje Yönetim Ofisi ve Proje Ekibin kurulması ile alt projeler, alt proje sorumluları, proje yönetim yapısı, organizasyonu, iletişim süreci ile birlikte tüm süreçleri oluşturulmaya başlandı.

Program ekibi, yaklaşık 3 sene sürecek olan INA Programının Başlatma Toplantısını 2016 Ocak ayında gerçekleştirdi.

PYO’nun kurum içinde kabul görmesi zorlu bir süreç oldu. Unifree, PYO ile ilk kez bu programda tanıştı. Daha önce PYO yapısı, ekibi ve süreçleri olmadığından Unifree kültürüne uygun bir yapı
gerekiyordu. PYO’nun, organizasyonda kabul görmemesi, doğru anlaşılmaması ve tanınmaması durumunda programın başarıyla tmamlanamayacağı biliniyordu.

Kimi zaman zorluklar yaşansa da, gerek üst yönetimin desteği, gerek proje ekibinin sağlam iletişim yapısı ile bu zorluklar aşıldı.

PYO ekibi deneyimli ve PMP sertifikalı olduğundan, proje yönetimi ile ilgili her türlü bilgi, standard uygulama ve süreçlerin farkında idi. Uluslararası standartları, şirket kültür ve değerlerine göre şekillendirilmesi gerektiği biliniyordu. Projenin dilinden, yazı formatına kadar tüm proje yönetimi süreçleri belirlendi.

Proje metodolojisi belirlendikten sonra deneyimli paydaşlar (Alman Ortak) ile detaylı planlama yapıldı.

Planlama ve yürütüme süreci paralel ilerledi. Alt projeler planlanırken diğerleri yürütülüyordu. Zaman zaman gelen değişiklik talepleri planlamada başa dönülmesine sebep oluyordu. Havalimanı işletmecisi, devlet, gümrük, güvenlik vb. iç ve dış paydaşların önemli kararları tüm yapılanları etkiliyordu.

Yürütme sürecinde planlanan süreçler takip edildi. Proje ekibinin ilgili görevleri zamanında bitirilmeleri sağlandı. Riskler haftalık durum toplantılarında değerlendirildi. Karar alınması gereken konular Yürütme Komitesine taşındı.

Taahhüt (inşaat) konularında Unifree bünyesinde farklı deneyimli kişilerden oluşan farklı birimler kuruldu, yapım işleri alt yükleniciler, kalite ve hak edişler konusunda büyük denetim firmaları ile
çalışıldı.

Proje ekibin motivasyonu, geliştirilmesi ve eğitimi ile ilgili İK ile ortaklaşa çalışmalar yapıldı.

Doğru ve verimli İzleme ve Kontrol için iletişim sistemi geliştirildi. Haftalık toplantılarda, doğru bilgilerin, doğru kişilere aktarılması sağlandı. Risklerin ve değişikliklerin kontrolü ve yönetimi için online bir platform oluşturuldu. Tüm değişiklikler bir onay sürecinden geçirildi.

Maliyet kontrolü için bütçe departmanı ile PYO ortak bir çalışma yürüterek SAP üzerinde maliyet-bütçe kontrol sistemi oluşturuldu. Tüm proje ekibine bu sistem tanıtıldı, eğitimler verildi ve maliyetlerin doğru girilmesi sağlandı.

İzleme ve Kontrol sürecinde Havalimanı İşletmecisi firma ile sağlam bir iletişim süreci kuruldu.Havalimanı işletmecisi bünyesinde, destek verecek kişiler belirlendi ve projenin ortak konuları kontrol altında tutuldu.

29 Ekim 2018 tarihinde açılış yapıldı.

Sonuç olarak;

Unifree bu program ile ilk defa PYO ve proje yönetim süreci ile karşılaştı. Geçmişte gerçekleştirilen işlerin proje olduğu ve proje yönetim metodolojisi ile yürütülmesi gerektiğini farketti. Bu farkındalığı yaratmak en zorlu süreç olmuştu. Yaşanan farklı deneyimler, deneyimli olan kişilerin bile yeni şeyler öğrenmesi ve en önemlisi, değişimin çok zor olduğunu bilmelerine rağmen istenildiği ve çaba gösterildiği zaman değişimin olabildiğini ve doğru değişimin beraberinde büyük bir başarı getirdiğini gördüler.

* Bu yazının ana temasını ve içeriğini hazırlayan Merve Eraydin Tokgöz‘e verdiği destek için çok teşekkür ediyorum.

Paylaşın:

Yeni eğitim: Projelerde Temel Performans Göstergeleri

Herkesin ağzında bir KPI lafı. Nedir diye sorduğumda herkesten farklı bir cevap alıyorum. Böyle olmuyor dedim eğitimini hazırladım. Eğitim içeriği aşağıdadır.

Daha önce hazırladığım Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimini tamamlayıcı nitelikte olduğu için kesinlikle tavsiye ediyorum.

%50 indirimli almak için tıklayınız.

KPI-1 – GİRİŞ

KPI-2-Göstergeler

KPI-3-Temel Performans Göstergesi Nedir?

KPI-4-Temel Performans Göstergeleri Hangi Alanlarda Kullanılır?

KPI-5-PERFORMANS GÖSTERGELERİ KATEGORİLERİ

KPI-6-KPI ve KRİTİK BAŞARI FAKTÖRLERİ

KPI-7-ÖNCÜ GÖSTERGELER

KPI-8-NEDEN KPI

KPI-9-HERŞEY KPI MIDIR

KPI-10-KPI KARAKTERİSTİKLERİ – SMART

KPI-11-KPI KARAKTERİSTİKLERİ – WAYNE ECKERSON

KPI-12-KPILARDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

KPI-13-PROJE ODAKLI KPI KARAKTERİSTİKLERİ

KPI-14-KPI NASIL BELİRLENİR

KPI-15-KPI ve ALAKA

KPI-16-KPI SEÇİMİ

KPI-17-KÖTÜ KPI SEÇİMİ

KPI-18-PAYDAŞLAR ve KPI

KPI-19-KPI ÖLÇÜMÜ

KPI-20-KPI ÖLÇÜMLEME TEKNİKLERİ

Aşağıdaki başlıklar hazırlanmaktadır;

KPI-21-KPI ve GÜVEN YARATMA

KPI-22-KPI ve DOĞRU KULLANMA

KPI-23-KPI BAĞIMLILIKLARI

KPI-24-KPI EĞİTİMİ

KPI-25-KPI HEDEFLERİ

KPI-26-KPI HATALARI

KPI-27-KPI ve ENTELLEKTÜEL SERMAYE

KPI-28-KPILARA YÖNELİK KÖTÜ ALIŞKANLIKLAR

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

UDEMY Eğitimlerimiz

İndirim kuponu: FIRSAT

Paylaşın:

UDEMY Kampanyası 1 Eğitim fiyatına 2 Eğitim

 

BIRIBEDAVA kampanya kodu ile Hayatımız Pro – Proje Yönetimi Başvuru Kaynağı eğitimini alanlara Şantiye Proje Yönetimi eğitimi ve Türkçe 50 PMP sorusu BEDAVA.

Eğitimi alanlara diğer eğitim ile ilgili kendilerine özel bedava kampanya kuponunu göndereceğiz.

Sınırlı sayıda kupon yaratılmıştır. 

Hemen başvurun

Paylaşın:

UDEMY – İmzalı Kitap Kampanyası

UDEMY’de yer alan eğitimlerimizden 3 tane alanlara imzalı kitabımızı HEDİYE ediyoruz.

Koşullar:

  • http://www.savassakar.com/udemy/ sayfasındaki eğitimler kampanyaya dahildir.
  • Kampanya 1 Ocak 2019 tarihine kadar geçerlidir.
  • Yurtdışında yaşayan katılımcıların verecekleri Yurtiçi adrese gönderilecektir. Yurtdışına gönderemiyoruz.
  • 4- Geçmişte alınmış eğitimler DAHİLDİR. Örneğin daha önce 2 eğitim almışsanız 1 eğitim daha almanız yeterlidir. 
Paylaşın:

Proje Yönetimi Başarı Ölçütleri – 4

Müşteri Memnuniyeti – Ölçek 1-100

Müşteri memnuniyeti, müşteri beklentilerinin karşılanması demektir. Bu, gereksinimlere uygunluğu gerektirir (proje üreteceğini söylediği şeyi üretmelidir) ve kullanım için uygunluk (üretilen ürün veya hizmet gerçek ihtiyaçları karşılamalıdır). Müşteri Memnuniyeti Endeksi, müşteri satın alma/kullanma davranışının katı ölçütlerini ve müşteri görüşleri veya duyguları olarak tanımladığımız yumuşak ölçütleri içeren bir endekstir. Her bir değer, genel müşteri memnuniyeti ve satın alma/kullanma davranışını belirlemede ne kadar önemli olduğuna bağlı olarak endeks ağırlıklandırılır. Örneğin, tekrarlanan ve kaybedilen müşteriler (% 30), mevcut müşterilerden elde edilen gelirler (% 15), pazar payı (% 15), müşteri memnuniyeti anketi sonuçları (% 20), şikayet/geri dönüşler (% 10) ve projeye özel anketler (% 10) vb.

Çalışan Memnuniyeti

Çalışan memnuniyeti endeksi, çalışanların moral seviyelerini belirlemek için yapılır. Çalışan memnuniyet seviyesini gösterecek nitel ve nicel ölçütler kullanılır. Örneğin, ortam araştırması sonuçları (büyüme fırsatları, iş stresi seviyeleri, genel ortam seviyesi, yöneticilerin örgütsel değerleri, iş yükünü nasıl yönettikleri, yeterlilikler, iletişimin açıklığı, fiziksel çevre / ergonomi, güven) (% 35), odak grup çalışmalarına katılım (% 10), şikayet oranı (% 10), stres endeksi (% 20), çalışan devir hızı (% 15) ), çalışan devamsızlık oranı (% 5) ve diğer projelere transfer taleplerinin oranı (% 5) vb. Buradaki yüzde toplam içindeki ağırlığı ifade etmektedir.

Stratejik İş Hedeflerine Hizalanma

Çoğu proje yönetimi ölçütü, proje yönetiminin verimliliğini projeleri doğru gerçekleştirmekle kıyaslamadan kaynaklanır.  Projelerin, stratejik iş hedeflerine uyumunun ölçülmesi böyle bir ölçüttür. Proje yöneticilerinin ve fonksiyonel yöneticilerin uygun bir karışımından oluşan bir anket aracılığıyla gerçekleştirilir. Ölçü için 1-10 arasında bir skala kullanılır. 1 proje stratejik iş hedefleri ile hiç uyumlu değil, 10 proje stratejik iş hedefleri ile tam uyumlu vb.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

UDEMY – Tüm Eğitimler – Ağustos 2018

Uygun Fiyatlar için İndirim kodu: TATIL2018

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 80 – Bir Projenin Karmaşıklık Düzeyi Nasıl Belirlenir?

2 kişiye yemek hazırlamakla 1000 kişilik yemek organizasyonu yapmak aynı şey değildir. Proje Yöneticisinin karmaşık olan ve olmayan proje ayrımını yapabilmesi, karmaşıklık seviyesine uygun bir yaklaşım sergilemesi gerekir.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY’de kitabımızı hem okuyoruz hem de konuları anlatıyoruz.  Hemen kaydolun: https://www.udemy.com/hayatmz-proje-proje-yonetimi-basvuru-kaynag/?couponCode=KUPON06

Projelerde Süre Kısaltma Teknikleri – https://www.udemy.com/projelerde-sure-kisaltma-teknikleri/?couponCode=SUREKISMA

  %50 indirimlidir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Neden Portföy Yönetimi? Güç ve Mantık Yarışı

Şirket içi politik ortam, hangi projeye fon ayırılacağı ve öncelik verileceği konusunda belirleyicidir. Projelerin nasıl onaylanacağı ve stratejik uyumu, matematiksel modellerle ele alınmadığında sorunlar çıkmaya başlar. Yönetim kademesinde güçlü olanların dedikleri mantıklı ve olması gerekenlerin önüne geçmeye başlar.

Bu durum birden fazla projenin aynı anda gerçekleştirildiği organizasyonlarda çatışmalara yol açar. Her departman projeye farklı öncelik vermeye, projeler arasındaki bağlantılar önemsenmemeye ve ortak kaynak kullanımlarında problemler yaşanmaya başlar.

Yönetim seviyesinde rekabet ortamının ortaya çıkması, herkesin en iyi kaynakları kendi tarafında çekmeye çalışması tüm projelerin zarar görmesine sebep olur.

Kaynak paylaşımı, kaynakların aynı anda birden fazla isle uğraşmaları demektir. Bir işi bırakıp diğerine geçmeleri gerekir. Şirket önceliklerinini net olmadığı durumlarda kaynaklar bir o yana bir bu yana gitmek zorunda kalırlar. Gecikmeler ve maliyet aşımları kaçınılmaz hale gelir.

Güçlü yönetici sayesinde öncelik alabilen projeler şirkete beklenen faydayı sağlamadıklarında çalışanlar doğrudan etkilenirler. Kazanamayan şirket maliyetleri düşürmek vb. sebeplerle işten çıkarmalara başvurabilir. Çalışanlara fazla iş yükü bindiğinde motivasyonlarını kaybedebilir, kendileri işten ayrılmayı tercih edebilirler.

Birden fazla projeyi başarmaya çalışan şirketlerin portföy yönetimi ilk eve prensiplerini öğrenmeleri ve uygulamaları şarttır. Aklın yolu bir uygulamalar kısa vadeli çözümler getirebilir ama iyi deneyimlerin öğrenilmesi, uzun vadeli düşünülmesi gerekir.

Öncelikle Stratejik Plan hazırlanmalı, portföy ve bileşenleri bu plana uygun olarak seçilmeli ve yönetilmelidir. Projelerin seçilmesi ve onaylanması matematiksel yöntemlerle gerçekleştirilmelidir. Oluşturulan portföy düzenli olarak gözden geçirilmeli ve optimize edilmelidir.

Yönetimin her kademesi, bir parçası olduğu Stratejik Plana uygun hareket etmenin, politik gücünü beslemekten daha önemli olduğunun farkında varmalıdır. Kaynakların şirkete en çok yararr sağlayacak projelere optimum dağılımı sağlanmalı, herkesin kurumsal hedefler doğrultusunda hizalanması sağlanmalıdır.

Bu yazımı okuduysanız Udemy’de yer alan Proje Portföy Yönetimine aşağıdaki link ile ulaşabilir, “Kuponunuz Var mı?” linkine tıklayarak Özel İndirim kuponunuzu: PORTFOY07  ile başvurabilirsiniz.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

 

Paylaşın:

Neden Portföy Yönetimi? Strateji ve Uygulama Farkı

Şirketlerde genellikle, stratejik planlama, üst yönetim tarafından yapılırken, uygulama Fonksiyonel Yöneticilere bırakılır. Verilen kısıtlar altında Fonksiyonel Yöneticiler daha detaylı stratejileri geliştirirler ve hedeflerini belirlerler.

Fonksiyonel Departmanlar arasındaki hiyerarşi ya da farklılıklar problemlerin artmasına sebep olur. Şirket stratejiden uzaklaşabilir, önceliklerin net olmaması işlerin aksamasına sebep olur.

Böyle bir durumda olup olmadığınızı gösteren bazı işaretler vardır;

  • Fonksiyonel Yöneticiler arasında çatışmalar ve güven eksikliği,
  • Öncelikleri belirlemek ve düzenlemek için tekrar eden ve sık sık yapılan toplantılar,
  • Sürekli öncelikler değiştiği için projeden projeye sürekli geçiş yapan insanlar var ise,
  • Çalışanlar hangi projenin öncelikli olduğu konusunda farklı üşüncelere sahiplerse,
  • Çalışanlar birden fazla proje çalışıp, kendilerini güvende hissetmiyorlarsa,
  • Uygun kaynak bulunamıyorsa.

Şirket, stratejileri ile gerçekleştirdiği projeler arasında güçlü bir bağ kurmalıdır. Özellikle üst yönetim ve fonksiyonel yöneticiler arasında stratejiler ve öncelikler konusunda bir hizalanma şarttır.  Bu hizalanmayı sağlamanın yolu Portföy Yönetiminden geçer.

Portföy Yönetimi aşağıdaki hataların yapılmamasına odaklanır;

  • Üst Yönetimin, önceliklerini belirlemeden X sayıda projeyi yapılması için seçmesi
  • Fonksiyonel Yöneticilerin istedikleri projeleri seçip yapmaya çalışmaları,
  • Bir fonksiyonel departmanın 1. öncelikli projesinin diğer departmanın 10. sırasında yer alması

Eğer yukarıdaki hatalar yapılırsa strateji gerçekleştirilemez.

Bu yazımı okuduysanız Udemy’de yer alan Portföy Yönetimine Özel İndirim kuponunuz:

PORTFOY07  

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın: