Proje Yöneticisi ve Delegasyon

Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabını (Gökrem Tekir - Savaş Şakar) KREDİ KARTI ile almak için tıklayınız

Delegation_Training_10Yöneticiler her şeyi kendileri yapamadıkları gibi bazı şeyleri de tammıyle beraber çalıştıkları kişilere devredemezler. Delege etme kolay gibi görünmesine rağmen oldukça zordur. Önemli olan delege etmenin veya denetlemenin çok ya da az olmadan dengesini bulabilmektir.

Delegasyon, bir işin sorumluluk ve otorite ile birlikte sonuçlarının da mesuliyetini kapsayacak şekilde başkasına devredilmesidir. Bir işin tamamlanması için bir kişiye otorite verilebilir, fakat sorumluluk (sonuç) delege edene aittir. Bu yüzden delege eden otorite sınırlarını çok iyi belirlemelidir.

Delegasyonu engelleyen faktörler

Yöneticiler delege etmemek için;

  • Bu işin çok fazla zamanlarını aldığı
  • İşi yapacak olanın yeteneklerine güvenmeme
  • Kendi işlerini kendileri yapmaktan hoşlanırlar
  • O işin yöneticilere has olduğu düşüncesi
  • Birşeylerle sürekli meşgul olmak istemeleri
  • Mükemmeliyetçi olma
  • Başkasının bu işi kendileri kadar iyi yapamayacağını düşünmek
  • Astlarına güvenmediklerinden, dizginleri elde tutmek istemeleri,
  • Kendi yönetici niteliklerine güvenmediklerinden
  • Delege etmenin riskli olması ve risk alamamaları

 

Etkin liderliğin koşulu başarılı delegasyondur. Delege etme yaklaşımı üç şekilde incelenir;

1.   İşlerini memnuniyetle delege eden sorumluluktan kaçan yöneticiler. Sorumluluk almaktan korkan kötü lider

2.   Diğerlerinin yetenek ve bilgilerinden yararlanamayan yöneticiler. Otoriteyi kaybetmemek için delege etmek istemeyenler

3.   Delegasyonu problem yapmayan, gerekli niteliğe sahip ve nihai sorumluluğun kendilerinde olduğunu unutmayan yöneticiler. Bunlar yöneticiliğe rehberlik ve denetleme ile beraber güven duymakla da ilgili olduğunu anlamışlardır.

Avantajları;

1.   Planlama, örgütleme, motivasyon ve kontrol gibi  daha önemli yönetim görevlerine daha fazla zaman  ayırılmasını sağlar

2.   Sorumluluk vererek personelin gelişimi sağlanır, karar verme yetenekleri geliştirilir.

3.   Personelin kendilerini işin içinde hissetmelerini ve inisiyatiflerini geliştirmelerini sağlar. Bu da bölüm içindeki motivasyonu geliştirir.

4.   Teknoloji yoğun endüstrilerde, yöneticiler kendilerini hızlı değişimde güncelleyemeyebilirler. Bu ancak onlara bağlı çalışanların öğrenerek kendilerini ve işlerini geliştirmeleri ile mümkün olur.

Delegasyon Stilleri

İki tipte yapılır. Uygun olan stil risk değerlendirmesi sonrasında yapılmalıdır. Delege edilen kişinin yetenek, bilgi ve tcrübesi gözönüne alındığında, yönlendirilme gereksinimi hangi stilin daha verimli olduğunu ortaya koyacaktır.

1.   Beklene Sonuca göre;

a.   Hedefler konur, planlar yapılır

b.   Neyin, ne zaman ve nasıl yapılacağı tam olarak söylenir

c.   Otorite sınırları tam olarak belirlenir

d.  Herşey yazılı olarak onaylanır ve uygulama toplantıları belirlidir.

e.   Proje boyunca firma kontrolü vardır.

2.   Fonksiyonel tanıma göre;

a.   Başarılacak konu hakkında tüm ilgililer hem fikirdir.

b.   Otorite sınırları belirlenir

c.   Kontrol noktaları belirli, işi yapan özgürdür

d.  Delege eden izlemededir

Nasıl delege edilmeli?

1.   Beklenen sonuçları belirleme – görevin sonuçları ile ilgili beklentilerinizi iyi düşünün. ÖR. Ne zaman, kim, kaça ve hangi standartla yapacak sorularının cevaplarını arayın.

2.   Uygun kişiyi seçme – işi yapacak olanın bilgi, yetenek, tecrübe, motivasyon ve zamanının uygun olması gerekir. Eğitim ihtiyacı belirlenmelidir.

3.   İşe katma – Kişiyi görevin planlanması ve beklenen sonuçlara ulaşılabilmesi için işe katın

4.   Etkin iletişim kurma – İşi alanın aşağıdakileri anladığından emin olun;

a.   İş neden yapılmaktadır?

b.   Görev ve aktiviteler nelerdir?

c.   İşin ne zaman bitmesi gerektiği?

d.  Karar alması için gerekli otorite nedir?

e.   Beklenen standartlar nelerdir?

f.    İşin nasıl izleneceği ve ilerleyişle ilgili raporlamanın nasıl yapılacağı?

g.   Hangi problemlerin sorun yaratabileceği

5.   Kontrol mekanizmaları kurma – İşin zamanında tamamlanması ve standartlara ulaşılabilmesi işin başından denetleme ve kontrol mekanizmasının kurulmasına bağlıdır.

Tecrübeli elemana verilen görev daha az kontrol gerektirir. Planda kontrol noktaları belirlenmeli ve uyulmalıdır. Bu sayede sapmaların en kısa zamanda tanımlanması ve gerekli müdahalelerin yapılması hızlanacaktır.

6.   İletişim kanallarını açık tutmak – koşulların her an değişebileceği kabulüyle, bilginin yöenetici-çalışan arasınsda rahat bir akışa sahip olması gerekir. İşgören, gerektiğinde destek alabileceğini, bunun kendi başarısızlığı olarak algılanmayacağını bilmelidir.

7.   Karar verme mekanizmasını basitleştirmek – işgörenin karar vermesi gereken konu ile ilgili tüm bilgiye ulaşabilmesi gerekir.

8.   Doğru tavır koyma – delegasyonda başarılı olanlar;

Diğer insanların sonuçlara varma metodlarını kabul etmeye ve onları dinlemeye istekli olmalıdır.

  • İşgörenin iş yapmasına olanak verebilmek
  • Bazı ufak hatalar yapmasına izin verebilmek
  • Astlarına güven ve saygı duyanlardır

9.   Otoritenin açıkça belirlenmesi – İşveren ve işgören yetki sınırlarında anlaştıktan sonra, ilgili diğer bölümler bu konuda bilgilendirilmelidir

Ne zaman delege edilmeli?

Yöneticiler;

  • Kendi işlerinin verimini etkileyecek düzeyde fazla işle yüklendiklerinde
  • Öncelikli görevlere yeterli zamanı ayıramadıklarını düşündüklerinde
  • Astlarını geliştirmek istediklerinde
  • İş ast tarafından daha verimli yapılabileceğinde delegasyona başvurular

Delegasyon Prensipleri

1.   Delege edilen kişi; bilgi, yetenek, tecrübe ve kişisel tavır açısından işi yapmaya uygun olmalıdır.

2.   Delege edilen kişi; neye, ne zaman, kaça ve hangi standartlarda ihtiyaç duyulduğunu tam olarak anlamalıdır

3.   Görevin başarılması için gerekli yetki ve güç verilmelidir

4.   Görevin başarısı delege edenin devredemeyeceği sorumluluğudur.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:
Hayatımız Proje - Proje Yöneticisinin El Kitabı - UDEMY'de - Yazdıklarımızı, yorumlarımızla beraber dinleyin.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

fifteen + eighteen =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.