Proje Yönetiminde Rolleri Anlamak

Proje Yönetiminde rollerin anlaşılması çok önemlidir. Herkes kendi rolünü iyi oynarsa projenin başarısı büyük oranda garantilenir.

Proje Yöneticisinin Rolü

Proje Yöneticisi, farklı fonksiyonel birimler arasındaki koordinasyonu ve entegrasyonu sağlamaktan sorumludur;

  • Proje Yönetim Planının oluşturulması,
  • Proje Yönetimi Planının gerçekleştirilmesine yönelik yürütmenin yapılması,
  • Değişikliklerin yönetilmesi.

Girdiler(Kaynaklar: Para, personel, ekipman vb.) – Entegre Süreçler – Çıktılar (Ürün, servis, sonuç)

Bunu gerçekleştirebilmek için proje yöneticisinin iletişim ve kişisel becerilerinin güçlü olması, her departmanın işleyişini ve işlerini az çok bilmesi, kullanılan teknolojiye hakim olması gerekir.

Proje Yöneticilerinin işi giderek artarken yetkileri aynı paralelede artmamakta bu da üst yönetim ile kaynak yönetimi konusunda Fonksiyonel Yöneticiler gibi görüşmeler yapmalarına yol açmaktadır. Bazen sanki şirket dışından biriymiş gibi muamele görmelerine sebep olmaktadır.

Projelerde her şeyin sorumlusu Proje Yöneticisi gibi durmakla beraber yaptıkları içi Arabuluculuk, Arayüz Yönetimi olarak tanımlayabiliriz;

  • Proje Ekip üyeleri arasında,
  • Proje Ekibi ve Fonksiyonel Departmanlar arasında,
  • Proje Ekibi ve Üst Yönetim arasında,
  • Proje Ekibi ve İç/Dış Müşteri arasında birleştirici, arabulucu ve koordinasyonu sağlayıcıdır.

Proje Yöneticilerin rollerini iyi oynamaları için branşlarından ve uzman oldukları alan kadar psikoloji, insan davranışı, finans, kişilerarası ilişkiler ve iletişim konusunda kendilerini geliştirmeleri gerekir.

Proje Yöneticisi rolünü bir projenin doğumundan ölümüne kadar oynaması gerektiğini bilmelidir.

Bir şirketin tüm operasyonundan Genel Müdür nasıl haberdar olmak zorundaysa Proje Yöneticisi yönettiği projesinin tüm operasyonlarından haberdar olmakla yükümlüdür.

Geleceğin Genel Müdürlerini proje yönetiminin yetiştirdiği unutulmamalıdır.

Fonksiyonel Yönetici

Fonksiyonel Yöneticiler işlerin nasıl ve nerede yapılacağına karar verirler. Projenin kısıtları doğrultusunda hedefleri gerçekleştirecek kaynakları sağlamakla yükümlüdürler.

Proje Yönetimi olarak baktığımızda Fonksiyonel Yöneticiler teslimatların gerçekleştirilmesinden sorumludurlar. Proje Yöneticileri gereksinimleri tanımlarlar, gerekli teknik kriterleri netleştiren Fonksiyonel Yöneticiler işi gerçekleştirirler.

Şirket personeli, Fonksiyonel Yöneticilerin kontrolündedir. Proje Yöneticisi ihtiyacı olan kaynağı belirler Fonksiyonel Yönetici kaynakları tahsis eder.

Proje Yöneticilerinin empati kurabilmesi ve Fonksiyonel Yöneticileri anlaması çok önemlidir,

  • Bitmeyen iş istekleri
  • Agresif bitiş tarihleri
  • Her şeyin çok acil olması,
  • Kaynaklarının sınırlı olması,
  • Muvcut kaynakların sınırlı zamanı olması,
  • Beklenmedik değişikliklerin gelmesi,
  • Öngörülmeyen problemlerle uğraşma,
  • İşten ayrılmalar, hastalıklar vb. kaynak eksiklikleri vb.

Fonksiyonel Yöneticiler, değişkenliğin yüksek, sürprizlerin çok olduğu ortamlarda projenin zaman çizelgesi doğrultusunda doğru kaynakları sağlama konusunda yetersiz kalabilirler. Proje Yöneticileri, kendilerine sağlanan kaynaklarla projeyi yürütmek zorunda kalabilirler. Proje Yöneticileri en iyi olmasa bile ortalama ve ortalama altı personel ile aktivitelerin gerçekleştirilebilmesi yönünde planlama yapmalıdır. Atanan kaynakların istenilen yeterlilikte olmaması durumunda Proje Yöneticisi kontrollerini artırmalıdır. Sadece atanan kaynakların işi gerçekleştirmeye uygun olmadığı durumlarda Sponsora başvurulmalıdır.

Fonksiyonel Yöneticiler projede üzerlerine düşen sorumluluğu yerine getirmeli, başarı ve başarısızlığı Proje Yöneticileri ile paylaşmalıdırlar. Proje Yöneticileri, Fonksiyonel Yöneticilerin projede görünülürlüğünü sağlamalıdırlar.

İstisnaların kaideyi bozmayacağı unutulmamalı, istisnai durumlar Fonksiyonel Yöneticiler ve Proje Yönetici arasında birebir görüşmelerle çözümlenmeye çalışılmalıdır. Gerçekçi olmayan taahhütler verilememeli, taahhütler kayıt altına alınmalıdır.

Fonksiyonel Yöneticiler ve Proje Yöneticisi yaşanan olumsuz durumlarda suçlama ya da mazeret üretme yoluna gitmemelidirler. Yaşanan problemler masaya yatırılmalı, sebeplerine odaklanılmalı ve kalıcı çözüm üretilmelidir. Teslimatların ortak sorumlulukla ele alınması şarttır.

Proje Yönetimi, projelerde yetki ve sorumluluğu Fonksiyonel ve Proje Yöneticileri arasında dengeli bir şekilde dağıtmaya odaklanır. İstisnai durumlarda Fonksiyonel ve Proje Yöneticisi aynı kişi olabilir.

Proje Yöneticileri yönlendirme, ölçüm, değerlendirme ve kontrol sorumlulularında genel düzeyde kalırken, Fonksiyonel Yöneticiler detaylı ele almak zorundadırlar.

Unutulmaması gereken, Fonksiyonel Yöneticiler, kendilerini doğrudan olumlu etkileyen projelere en iyi kaynaklarını ayıracaklardır.

Fonksiyonel Yöneticiler ve Proje Yöneticisi arasında hangi bilginin, ne detayda ve sıklıkta aktarılacağı projenin erken safhalarında İletişim Yönetimi Planında belirlenmelidir.

Proje Ekip Üyesi

Fonksiyonel Yönetici, teslimatı gerçekleştirmeyi tahhüt ettiğinde kaynak atar.

Atanan kaynaklar hem kendi yöneticilerine hem proje yöneticisine raporlama yaparlar. Atanan kaynaklar;

  • Proje kısıtları dahilinde üstlendikleri işleri yaparlar,
  • En erken sürede ve bütçe dahilinde işi gerçekleştiriler,
  • Problemlerin fark edilmesini sağlar, çözüme destek olurlar,
  • Diğer ekip üyeleriyle bilgi paylaşımı yaparlar.

Sponsor

Hedefleri belirlemede, çatışma çözümlerinde, öncelikleri belirleme de destek olur.

Sponsorun proje başlangıcı ve planlama süreçlerinde proje yöneticisine yakın durması gerekir. Öncelik belirleme ve çatışma çözümleme hariç yürütme sürecinde çok yakın durması gerekmez. Yürütme sürecinde Proje Yöneticisinden gereksinim duyduğu bilgiler gelmiyorsa müdahil olmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

eight + 6 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.