Proje Yönetiminin Öneminin Anlaşılmasını Sağlamak

Proje Yönetimini dokümantasyon, zaman kaybı, gereksiz formaliteler toplamı olarak görenler genellikle bir an önce “işe başlamak ve bitirmek” derdine düşerler. Konfor alanlarından taviz vermemek adına şirket için önemli ve gerekli olan konuları pas geçebilirler.

Böyle ortamlarda proje yönetiminin öneminin ve gerekliliğinin anlatılması gerekir.

Proje Yönetimi ile ilgili işler efor gerektirir. Harcanan eforun yaratacağı değer anlamlı olmalıdır. Ne var ki proje yönetimine harcanmayan eforlar problem olarak geri döner ve daha çok efor harcanmasına sebep olurlar.

Bu konuda önerilerim aşağıdaki gibidir;

  • Geçmiş projelerde yaşanan problemleri masaya yatırın. Problemlerin %90’ı öngörülebilir risklerden kaynaklanır. Muhtemelen planlama ve kontrole gereken önemin verilmediğini ve gerekli eforların harcanmadığını göreceksiniz. Geçmiş projelerdeki fazla mesailer, işleri son dakikaya bırakmanın yarattığı stres, başlangıçta tanımlanmamış kapanış süreçler veya değişiklik yönetimi prensipleri problemlere yol açmıştır.
  • Yazılı çalışmayı sevmeyen ekip üyeleri, raporlamada gecikmelere, projede problemlerin erken fark edilip kolay çözümlenmesine mani olurlar. Ancak yaşanan problemler aynı ekip üyelerinin ek efor harcamasına sebep olur. Bu durum toplantı yapmayı sevmeyenlerin daha çok toplantı yapmasına sebep olur.
  • Proje Yönetimi süreçleri bir çok konuda kaosu azaltmaya yöneliktir. Planlama ve kontrol bireysel ve ekipsel sapmaların erken fark edilmesini, krize dönüşmeden ortadan kaldırılabilmesini sağlar.
  • Hataların artması ve tekrarlaması, aynı konuların tekrar tekrar gündeme getirilmesine sebep olur.
  • Şirket kuralları ve yasalara uyum konusunda gerekli süreçlerin yerine getirilmemesi şirketi zora sokar. Bu durumda belirli proje yönetimi süreçlerinin zorunlu hale getirilmesi, zorunluluğun açıklanması ve olası sonuçların anlaşılmasının sağlanması gerekir.
  • Proje Yönetimine ilişkin süreçler yönetimin uygulatma iradesine bağlı olarak uygulanır. İstisnalar, göz yummalar suistimale yol açar. Bu yüzden proje yönetimi süreçlerinin uygulanıp uygulanmadığının kontrolü yapılmalıdır.
  • Proje sonlarında alınan dersleri derleyin ve hangi süreçlerin etkin olup olmadığını, ne kadar fayda sağladığını paydaşlarla paylaşın. Sonraki projeler için gerekli süreçleri, nedenleri ile açıklayın.
  • Proje Yönetimine ilişkin katı süreçler yerine projeye uygun esnek süreçler oluşturun. Ekip üyelerinin ve paydaşların görüşlerini alın. Süreci iyileştirici, kolaylaştırıcı ve basitleştirici önerileri değerlendirin.
  • Proje Yönetimi süreçlerinin hangi paydaşın veya ekip üyesinin hangi problemini çözmeyi destekleyeceğini gösterin.
  • Başarı örneklerini paylaşın.
  • Yaparak göstermeye, öğretmeye ve benimsetmeye çalışın.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

five + eighteen =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.