Projelerde Matris Organizasyonlar – 1

Proje Yöneticisinin proje başarısı konusunda yetkilendirildiği Fonksiyonel Departmanların kendi teknik uzmanlıklarını sergiledikleri organizasyon yapısıdır. Fonksiyonel Yöneticiler üzerlerine düşen kaynak atamalarını yapar.

Farklı departmanlardan kişilerin bir araya gelmesi iletişimi zorunlu kılar. Proje bazlı organizasyondan karar proje yöneticisinde ise matris organizasyonlarda ekibin sorumluluğundadır.

Matris yapılanmanın koşulları

  • Katılımcılar taahhüt ettikleri oranda projeye tam katılım sağlamalıdırlar.
  • Dikey ve yatay taahhütler verilebilmelidir.
  • Hızlı ve etkin çatışma çözümü yöntemleri olmalıdır.
  • İletişim kanalları açık olmalıdır.
  • Tüm ekip planlama sürecinde kendi ile ilgili girdiyi sağlamalıdır.
  • Tüm yöneticiler kaynaklar konusunda görüşmelere istekli olmalıdır.
  • Yatay seviyede ayrı birimler gibi değil, birlikte çalışılmalıdır.
  • Matris organizasyonlar proje ve departman sorumluluklarının paylaşılarak sinerji yaratılması esasına dayanır. Matris yapılanma öncesi aşağıdaki soruların sorulması önemlidir:
    • Projede yer alacak departmanlar arasında sinerji yaratacak bir ortam nasıl yaratılacak?
    • Projede önceliklere veya önemli olana kim karar verecek?
    • Fonksiyonel departmanlar isteklere nasıl yanıt verecek ve diğer projelerin arasında nasıl konunlayacak?

Bu soruların yanıtları Proje ve Fonksiyonel Yöneticilerin yaklaşımlarını belirleyecektir. Yetki ve güm problemlerin erken safhalarda fark edilip çözümlenmesi gerekir. Her iki tarafında kendi işine gelene yönelik davranacağı unutulmamalıdır. Her iki tarafın profesyonel bakış açısının “Önemli olan şirkettir” olması gerekir(beklenir).  

Projelerin ve işlerin gerçekleştirilebilmesi şirketin kültürünü ve yapısını iyi bilmeye bağlıdır. Yönetimler organizasyonel yapı içerisinde proje yöneticilerinin gücünü ve yetkilerini artırabilirler. Burada dikkat edilmesi gereken şirket içi güç dengeleridir.

Problem çözme çeşitlilik sebebiyle güçlenebilir ama aksine zorlaşabilir. Proje Yöneticisinin birleştirici ve sonuç odaklı olması önem kazanır. İletişimi açık tutarak gerektiğinde daha alt seviyelerde diğer projeleri de dikkate alarak ayarlamalar yapması gerekebilir.

Proje ve Fonksiyonel ortamı ayrı olmamalı, etkileşim içinde olunmalıdır. Bu yüzden proje ve fonksiyonel departmanların lokasyonları önem kazanmaktadır.

Proje Yöneticileri, Fonksiyonel yöneticilerin atadığı kaynaklar üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak ister. Projenin önceliği, işgücü maliyetleri ve atanan personel konusunda çatışmalar yaşanabilir;

  • Proje Yöneticileri, projelerine en iyi kaynakların atanmasını isterler. Fonksiyonel yöneticiler atadıkları kaynaklara ilişkin fayda-maliyet hesabını gözetirler.
  • Proje Yöneticileri, Fonksiyonel Yöneticilerin iş yükünü ve sorumluluklarını tam bilmediklerinde, görmezden geldiklerinde planlanandan fazla iş yükü, ek maliyet vb. yaratabilirler.
  • Ekip üyeleri iki farklı yöneticiden direktif almakta ve raporlamaktadırlar. Ekip üyesinin projeye sadakatini sağlamak ve verdiği önceliği plana uygun yapması için motive etmek, performansının doğru ölçümlenmesi ve dikkate alınmasını sağlamak kolay değildir.  
  • Departmanlar çeşitli sebeplere projelere verdikleri öncelikleri değiştirebilirler. Proje Yöneticilerinin değişken durumların projeye olumsuz yansımalarını iyi yönetmeleri gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

10 − six =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.