Projelerde Süre ve Maliyetleri Kim(ler) Tahmin Etmeli?

Bir çok projeye yönetimlerin kafadan atma bitiş tarihleri ya da satış, pazarlamacıların işi kapmak için müşterilere verdikleri yanlış taahhütlere dayanılarak başlanıyor. Tepeden inme, baskıcı süre veya bütçeler çoğu zaman aşılıyor.

Projelerde süre ve maliyet tahminlerinin başarısı tahmini yapanların ve şirketin o konudaki deneyimine bağlıdır.

Projelerde tahmin kolay bir süreç değildir ve projeden projeye farklılık gösterir. Önemli olan işi yapacakların tahmin sürecine dahil edilmeleri ve gerçekçi tahmin yapmaları için gereken süre ve ortamın yaratılmasıdır.

Tahmin yapmak için belirli girdilere ihtiyaç duyulur. Girdilerin yetersiz olması durumunda tahminlerin geçersiz olması, yanlış planlama ve yürütmeye, proje hedeflerinin başarılamamasına yol açar.

Her zaman yeterli girdi olmayabilir. Bu tip durumlarda tahimnlerin bir aralık şeklinde yapılması ve toleransların belirlenmesi gerekir.

Yeterisz girdi ile kesin sonuç beklemek, ekip üzerinde büyük bir baskı yaratır, olumsuz sonuçlara yol açar.

Tahmin yapacakların işi daha küçük parçalara ayırmaları, tahmine ilişkin netliğin en yüksek olacağı düzeyde ele almaları gerekir.

Bazı işlerin btirilme süresi veya maliyeti önceden belli ise gerekli kaynakların doğru tahmin edilmesi ve edinilmesi gerekir.

Proje başlangıcındaki süre ve bütçe tahminleri “kaba tahmin” olarak Kabul edilmeli ve detaylı planlama sonrasında tahminler netleştirilmelidir.

Proje başında kazancın, faydanın belirlenmemesi tahminlerin yüksek olmasına sebep olabilir ya da tahminler sonucunda istenilen kazancın, faydanın elde edilemeyeceği anlaşılabilir.

Yapılan tahminler nedenleri ile açıklanmadığı sürece şüphe ile yaklaşılır. Yönetimin süre ve bütçe üzerindeki sürekli baskısı fazla, aşırı tahminlere yol açar. Fazla tahminler yönetim tarafından aşağı çekilir, herkes amacına ulaşır. Örneğin 2 günlük işe çalışan 8 gün der, yönetim kızar 4 günde yap der. Yönetim mutludur %50 kısmıştır, çalışan mutludur %100 fazla zaman almıştır. Körler, sağırlar birbirini ağırlarken kaybeden şirkettir.

Proje ile ilgili kişisel ve şirket geçmiş deneyimleri tahminleri doğrudan etkiler. Olası senaryolar altında en kötü durum düşünülerek başarılı olmak hedeflenir. Tahminlerin gerçekçi olması için proje ekibinin bir araya gelerek mevcut senaryolar ve varsayınlar altında altında gerçekçi bir plan yapması gerekir.

Her işin her kaynakla aynı performansla gerçekleştirilebileceği varsayılmamalıdır. Tahmin zaman, kaynağın deneyim ve yetenekleri, ortam dikkate alınarak yapılmalıdır. İstenilen süre ve maliyette işi gerçekleştirecek kaynak ile eldeki kaynağın hangi koşullarda işi bitirileceği dikkatle irdelenmelidir.

Tahmini yapan kişinin varsayımları doğrultusunda olabilirlik değerlendirmesi yapılmalıdır. Yönetici benim çalışanım 2 günde yapar diye düşünürken aynı çalışan 5 günde zor hallederim diye düşünüyor olabilir.

Tahmini yapanın fırsatları ve tehditleri dikkate alması gerekir. Yapılacak bir tahmin işi başladıktan sonra farklı sebeplerle değişikliğe uğrayabilir. Yapılan tahmine sadık kalmak veya güncellemek konusunda doğru kararların alınması gerekir.

Tahmini yapanın bilinmeyen noktaların olası yansımalarını açıklayabilmesi gerekir.

Beklenmedik durumlarda nasıl bir yöntem izleneceği ve tahminlerin ne şekilde gözden geçirileceği projenin başında belirlenmelidir.

Tahmin yapanın iyimser ya da kötümser yaklaşımı tahminin çok farklı yapılmasına yol açar. Tahminlerin bir tolerans içermesi sağlandığında yanlış tahmin veya yapılan tahminin tutmamasına ilişkin yaptırımlar belirlenebilir.

Proje müşterisinin baskı kurduğu durumlarda istenilen süre ve maliyette işi bitirebilmenin yol ve yöntemleri araştırılmalıdır. Gayri ahlaki veya gayri kanuni yollara başvurmadan uygun çözüm aranmalıdır. Eğer bulunamıyorsa proje alınmamalıdır.

Kasıtlı yalan tahminleme ile projeye başlanıp sonradan mazeret ve suçlamalarla proje tahminleri değiştirilmemelidir.

Tahminlerin tutmaması durumda tahmini yapan açıklama getirebilmelidir.

Sonraki projelerde tahminlerin netliğini artırıcı dersler ilgili proje ekibi üyeleri tarafından yazılı hale getirilmeli ve paylaşılmalıdır.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

fourteen + fourteen =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.