Şirketi Proje Ofisine Hazırlamak

f11b3cb06b27c3b53de9b02ce17ebcefProje ofislerinin başarısız olmasının ardında çoğunlukla böyle bir yapı ve değişime kurumu hazırlamamanın yattığını söyleyebiliriz. Şirket Proje ofisinin faydalarından ve neyi nasıl iyiye değiştireceğinden bişhaber olduğunda veya inanmadığında problem başlıyor.

Şirketlerde hiç bir değişim veya yenilik küçümsenmemelidir. Herhangi yeni bir yapının yetki ve sorumluluk alanını belirlerken diğer hassasiyetleri gözardı etmemelisiniz.

Öncelikle unutulmaması gereken uzun bir yolculuğa çıkıldığı, zamanla olgunlaşacak bir yapının kurulduğudur.

Benim önerim öncelikle şirketteki proje problemlerine, projelerde yaşanan sıkıntılara odaklanmanız olacaktır. Proje Ofisi proje dertlerine deva olmanın yollarını aramalı ve çözüm getirebilmelidir. Getireceği çözümlerin diğer birimlerce kabul görmesi, hangi süreci nasıl yöneteceğini ve neden o şekilde yapılmasının önemli ve faydalı olduğunu iyice çalışmalıdır.

Yapılması ve doğru aktarılması şart olanlar;

Proje Deposu: Her projenin yazılı kayıtlarının saklanması ve kontrol altında tutulması, gerektiğinde erişilebilmesi

Stratejik Odaklama: Projelerin stratejik hedefler doğrultusunda seçilebilmesi ve beklenen sonuçların gerçekleşenlerle karşılaştırılarak stratejilere katkının izlenmesi

Kaynak Kullanımı: Projelerde kullanılan kaynakların dağılımını ve olası darboğazları gözlemlemek, erken uyarı sistemleri geliştirmek, yanlış planlamayı önlemek

Proje Rolleri: Projelerde yer alanların yetki ve sorumluluk alanlarındaki belirsizlikleri gidermek ve proje yöneticilerine destek olacak prosedür ve politikaların gerçekleştirilmesi

Metodoloji: Farklı proje tiplerine göre sistemli bir çalışma süreci oluşturmak, metodoloji ve gerektirdiği dokümantasyonu hazırlamak gerekli eğitimleri vermek, yönlendirmeleri yapmak

Proje Yönetimi aracı: Tüm proje yöneticileri için ortak bir dil ve platform geliştirmek, kullanılmasını sağlamak

Şeffaflık: Yürüyen projelere ilişkin anlık bilgilere erişimin sağlanması

Tüm bunları gerçekleştirecek bir Proje Ofisinin kurulmasıda planlanmalıdır. Hangi bilgilerin elde edilebileceği, süreçlerin tanımlanması, dokümanasyon vb. yapılacak tüm çalışmalar bir plan dahilinde yapılmalıdır.

Proje Ofisinin en basit ve kabul edilebilir düzeyde işe başlaması ve sonrasındaki gelişim adımlarını hayata geçirmesi gerekir.

Proje Ofisinin “değer katan” bir yapıda olması, “maliyet merkezi” olarak algınlanmaması çok önemlidir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

fourteen − 4 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.