Aylık arşivler: Temmuz 2006

Gençlerle Baş Başa

  • Çalışmak için müsait gün ve saat bekleme. Bil ki, hergün ve her saat çalışmanın en müsait zamanıdır.
  • Çalışmak için müsait yer ve köşe arama. Bil ki, her yer ve köşe çalışmanın en müsait yeridir.
  • Bir günde ve bir zamanda yapman lazım gelen bir işi, ertesi güne bırakma. Zira her günün derdi gibi, işi de kendine yeter.
  • Bir zamanda yalnız tek bir iş yap, yalnız bir ders ve bir kitap hatta bir fasıl üzerine çalış.
  • Başladığın bir işi yapıp bitirmeden başka işe başlama. Yarıda kalan iş, başlanmamış demektir.
  • Bir günün işini bitirdikten sonra, ertesi gün ne iş yapacağına karar ver.
  • Bir işi başlamadan, bir dersi öğrenmeye, bir kitabı okumaya oturmadan evvel düşün ve çalışman için lazım olan şeyleri yanında ve elinin altında bulundur.
  • Çalışmaya oturduğun zaman, tıpkı ateş hattında düşmanı gözetleyen asker gibi uyanık ol ve dikkat kesil.
  • Bir işi başlamadan evvel o işi en kısa zamanda, en kolay, en temiz surette nasıl yapmak nasıl öğrenip etüd etmek mümkün olduğunu iyice düşünüp hesapla.
  • Çalıştığın bir iş üzerinde herhangi bir güçlüğü yenmeden bir adım bile gerileme. Bil ki yılgınlık maskeli bir tembelliktir. Çalışma sevgisi güçlükleri yenmekten doğar.
  • Bir işte yorulursan dinlenmek için, işini değiştir ve çalışma hızını yavaşlat, dinlenme bahanisiyle boş oturma.Boş oturanın içi, işlemeyen demir gibi pas tutar.
  • Her gün iyi bir eserden yüksek sesle beş on sahife oku. Bu sayede konuşma ve söz söyleme istidadın gelişir.
  • Çalıştığın bir dersin, fasıl ve bahislerini bitirdikçe, kitabı kapayıp okuduğunu ezberden hülasa halinde not et. Bir dersi en iyi anlayıp öğrenmenin yolu onu bu suretle yazmaktır.
  • Dil bilgisi, bir gaye değil bir vasıtadır. Asıl gaye olan fikir zenginliğidir.
  • Kişinin kıymeti, dilinin altında ve kaleminin ucunda gizlidir. Onu söz ve yazı açığa vurur.
  • Her şeyden önce ana dilini iyi konuşmayı ve yazmayı öğren. İnsan için en faydalı olanı, kendi anadilidir.
  • Bir işe öfkeli ve sinirli iken karar verme, bekle öfken geçsin, zira öfke ile kalkan zararla oturur.
  • Çok konuşma. Yerinde ve özlü konuş. Kıymet ve tesir çok sözde değil, yerinde ve özlü sözdedir.

Ord.Prof.Dr.Ali Fuat BAŞGİL

Paylaşın:
“5onlineegitim”

KİŞİSEL DEĞERLENDİRMELER

İnsanlar uğraşılması en zor ve karmaşık yapı olarak proje ortamında takımı oluştururlar. Bilgi teknolojisi ortamında çalışanlar kurum içinde ilerleme olanağına sahiptirler. Eğer yönetici elemanının ihtiyaçları ile doğrudan ilgili değilse, o eleman başka bir firmaya geçmeyi şahsi ihtiyaçlarına kavuşmanın en iyi yolu olarak görür. Bu durum proje ekibine zaman ve para açısından önemli bir sekte vurur. Bu nedenle personel değerlendirmenin muntazam yapılması, çalışanlara yaptıkları işle ilgili geri beslemede bulunulması ve yönetici açısından da elemanlar için gelecekteki ihtiyaçların tanımlanması açısından çok önemlidir.’,
Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”

GÖRÜŞME

Proje Yöneticileri görüşme yapmaya açık olmalıdırlar. Bir proje ortamında sürekli olarak takım üyeleri, kullanıcılar, patronlar, uzman grupları, kaynak yöneticileri, tedarikçiler, sözleşmeliler ve diğerleri arasında görüşmeler yapılmaktadır. Buradaki yaklaşım görüşme sonuçlarının değerlendirilmesidir. Buradan birçok proje yöneticisince uygulanan matris yapılanmada da başarı olduğu görülecektir.’

Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”

PROJE KAPAMA

Proje sonlarında genellikle bazı şeyler atlanır ve sonraki şeylerle ilgilenilir.

Bu suretle yeni tanımlanmış bir projenin başarısı ölçülerek birçok faydalar sağlanabilir. Proje iyi veya kötü gitmişse birçok şey öğrenilebilir. Ayrıca yerine getirilmesi gereken belirli standart prosedürler vardır. (Proje performans raporları) Bu notlarda kilit alanlar gösterilmekte ve uyarılarda bulunulmaktadır.’, ‘“Sakın bunu atlama”

Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yöneticisinin Rolü

Proje yöneticsinin rolü yıllar içerisinde değişmiştir. Bundan on yıl önce proje yöneticisinin alanında olmayan birçok fonksiyon ve sorumluluk artık dahil olmuştur. Bu roller sorumlulukların ve çatışmalarında artmasına yol açmış, değerlendirme ve üstesinden gelme apayrı bir yol çizmiştir.’, ‘Öncelikle Proje Yöneticisi’nin ilk sorumluluğu kendini geliştirici bir bakış açısına sahip olmaktır.

Rollerin Tanımı
Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”

STRES YÖNETİMİ

Stres nedir?

Stres, fiziksel yada mantıksal enerji talebi dolayısıyla oluşan baskıdır. Baskı ve stresi birbirinden ayırmak gerekir. Baskı, iş, ev ve sosyal çevre faktörlerinin insan üzerinde yarattığı istek birikimidir. Baskının şiddeti strese sebep olur.’, ‘Herkes etkin olmak için baskıya ihtiyaç duyar. Az baskı kişinin sıkılmasına, hiçbir şey yapmuyormuş gibi hissetmesine sebep olurken steres sonucu ortaya çıkar. Doğru baskı altında kişi kendini işine hazır hissedecektir.
Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Kalite Planları

kaliteKalite planı proje yöneticisi tarafından yaratılan kaliteli ürün ile ilgili tüm planlanan fonksiyonların altının çizildiği dokümandır. Ana başlıklar;

1. Proje Tanımı
2. Riskin Tanımlanması
3. Kalite Hedefleri
4. Proje Aşama Yapısı
5. Proje Organizasyonu
6. Kullanılacak Standartlar
7. Geliştirme ortamı
8. Plan ve program
9. Kalite kontrol prosedürleri
10. Proje kilometre taşları
11. İletişim Planı
12. Kaliteyi Gözden Geçirme Noktaları
13. Eğitim İhtiyacı

Hangi detayda olmalı ?

  • Bütün kalite fonksiyonları gösterilmeli – gözden geçirmeler, onay testleri, modellemeler
  • Proje teslime hazırları – net gösterilmeli
  • Yetkilendirme seviyeleri – proje gelişiminde dur/devam et noktaları
  • Katılan Personel – bütün kaynaklar gösterilmeli

Kalite Planı ne zaman üretilir?

Fizibilite aşamasında üretilir ve ana gözden geçirmelerde güncellenir.

Kalite Planını kim üretir?

Proje yöneticisi sorumludur. Proje yöneticisi, kalite güvence sorumlusu, proje lideri ve dış kullanıcıların çalışma sonuçları yada girdileriyle oluşur. Kullanıcı girdileri daha çok kalite hedeflerinin saptanmasında ve onay testlerinde kullanılır.

Kalite planı, plan ve kontrolle nasıl bağlantı kurar?

  • Proje planlama ve kontrol metodu ve standardının tanımı projede kullanılır.
  • Proje ve kalite unsurlarını içeren değişim kontrol prosedürleri proje ile ilişkilendirilir.
  • Proje planı ve kalite planı senkronize yürütülür. Proje aşamaları ve kalite gözden geçirme fonksiyonu paralel çalışırlar, buda teslime hazır analizini anlamlı kılar.

Kalite planı nasıl gözden geçirilir?

1. Her proje aşaması sonunda
2. büyük projelerde bazı büyük noktalarda
3. Üst yönetim periyodik olarak
4. Kullanıcılar tarafından
5. Yürütme komitesi toplantılarında

Kalite planı Formatı

1.Sayfa
Firma adı
Proje adı
Başlık : proje kalite planı
Versiyon
Düzenleyen
Tarih
Onaylayan

2.Sayfa
İçindekiler
1. İhtiyaçların tanımlanması
2. Risk Özeti
3. Proje organizasyonu
4. Proje Aşama Yapısı
5. Kalite Hedefleri
6. Prpjenin Gözden Geçirme Noktaları
7. Proje Planı ve Program
8. Değişim Kontrolü
9. Eğitim İhtiyaçları
10. İletişim

1. İhtiyaçların tanımlanması

  • Temel Çerçeve
  • Açıklama
  • Kapsam
  • Amaçlar
  • İş
  • Sistem
  • Toplam Tahmini Maliyetler
  • Yazılım
  • Donanım
  • Kazançlar
  • Değer
  • İş Önemi
  • Diğer projelerle ilişkisi

2.Risk Özeti

Beklenen Riskler
Etkileri
Etki seviyeleri (sertlik)
Ortaya çıkma olasılıkları
Yapılması gerekenler
Düzeltici
Önleyici
Önerilen alternatif çözümler
İşe Etkisi
Maliyet Yaratma etkisi

3.Proje organizasyonu

Proje Sponsoru
Yürütme komitesi
Yürütme, koordinasyon ve işletme grupları
Özet bilgi, sorumluluk, yetki ve toplantı sıklığı
Proje Yöneticisi
Proje Takım yapısı
Ünvan
Rol
No
Kilit Personel
Kullanıcı temsilcileri
Diğer

4.Proje Aşama Yapısı

Proje Aşamaları
Kullanılan metodolojiler
Kullanılan planlama araçları
Kullanılan standartlar
Standarttan sapmalar
Ek standartlar

5.Kalite Hedefleri

Önem derecelerine göre kalite faktörleri
Güvenilirlik
Kolay Bakım
Kolay Kurma
Sağlamlık

6.Projenin Gözden Geçirme Noktaları

Kilometre taşları
Tarih
Olay
Dış gözden geçirmeler
Kalite güvencesi (aşama sonlarında, en az çeyrekte)
Tarih
Aktivite
Amaç
Teknik
Tarih
Aktivite
Amaç
Yetki noktaları
Tarih
Amaç
Yetkilendirilenler

7.Proje Planı ve Program

Proje planları
İçerik genellikle ;
Proje kilometre taşları
Proje yetkilendirme noktaları
Kalite güvence gözden geçirmeleri
Kalite güvence planlama
Tüm kalite güvence aktiviteleri

8.Değişim Kontrolü

Aşağıdakilerde yapılmak istenen değişikliklerin nasıl yapılacağı açıklanmalıdır ;

  • Dokümanlar
  • Kapsam
  • Zaman çizelgeleri
  • Bütçe
  • Fonksiyonalite
  • Kalite yönetimi
  • Kaynaklar

9. Eğitim İhtiyaçları

  • Eğitimin içeriği, seviyesi, eğitilecek personel, tarhler ve maliyetler sayısal olarak belirtilmelidir.
  • Kullanıcı – merkez ofisi
  • Kullanıcı alanları
  • Geliştirme takımı
  • Kullanılacak firmalar

10.İletişim

Diğer sistemlerle arayüzeyler;

  • Bağlantının gereği ve bu sistemden sorumlu olan kişi
  • Varolan sistemin güncelleştirilebilirliği
  • Dış departmanlarla ve kilit personelle iletişim
Paylaşın:
“5onlineegitim”

KALİTE VE PROJE YÖNETİCİSİ

İş sistemlerinin bir parçası olarak hatalar problemleri yaratır, onlar diğer hataları ve onlarda diğer problemleri…. Çalışanlar zamanlarının büyük bir kısmını hata düzeltmekle, birşeyler aramakla, işlerin gecikme nedenlerini araştırmakla, düzeltmekle, yeniden yapmakla yada müşteriden özür dilemek vb. işlerle geçirirler. Buradan hareketle çalışanların zamanlarının 1/3’ünü israf ettikleri ve bu oranında giderek arttığı tahmin edilmektedir.’, ‘İşlerin başlangıçta doğru yapılması çalışılan dönemde daha yüksek verimlilik ve düşük maliyetler sağlamaktadır. Kalite ve Toplam Kalite Yönetimi yapılan işlerin etkinliğinin, esnekliğinin ve rekabetçi gücünün artırılmasının bir yoludur. Proje yöneticisi bu kalite sürecinde çok önemli bir role sahiptir.
Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Yetki Verme

responsibility1Üst yönetim maliyetlere daha yakından bakmaları, firma organizasyonlarının yapılarını tercih etmelerine sebep olmuştur.Yönetim seviyeleri kaldırılarak, direk ve daha dinamik olarak görevlerde yer alamaya sağlanmaları çalışılmaktadır.’,

Tanım

Yetkilendirme, bir organizasyonun elemanlarına kendi işlerini daha iyi yapabilmeleri ve geliştirebilmeleri adına karar verebilme sorumluluk ve otoritenin verilmesidir. Bu durum, organizasyon yapısında, doğru kararı verebilecek, doğru yerdekine sorumluluğun verilmesidir. Yalnız bu durum proje yöneticilerinde güç kaybı ve kontrol gücünü yitirme gibi duygulara yol açsa da asıl problem astlara duyulan güven ve inancın yeterli olmayışıdır.

Yetkilendirme Süreci

Organizasyonun çalışanlarının işlerini geliştirme ve ilerletme adına kapasitelerini farketmeleri ile başlar.

Çalışanlar, firmada olanlar hakkında bilgilendirildikleri, işleyişle ilgili önemleri olduğunu hissettikleri ve firma için iyi şeyler yaptıklarını düşündüklerinde daha yararlı olmaktadırlar. Ayrıca yöneticiler çalışanların bireysel yetenek ve tecrübelerini değerlendirmeli, yaratıcılıklarını, yenilikçiliklerini ve gerektiğinde hesaplanmış riskleri almalarını desteklemelidirler.

Uygulama

1- İlk adım organizasyonun nerede olduğunun ve nereye gitmek istediğinin tanımlanmasıdır.
2- Var olan yapı incelenmeli, varmak istediğimiz noktaya ilerlememizi destekleyen mi, engelleyen mi bir yapı olduğunu belirleyin.
3- Kilit rolleri ve işlevlerini verimli bir şekilde yerine getirebilecekleri otorite seviyelerini tanımlayın. Otorite devri %80 olmalıdır. (80/20)
4- Çalışanları bir araya getirin, daha iyiye gitme çalışmalarında yer almalarını ve konuları sahiplenmeleri için cesaretlendirin.
5- Sistemleri ve kontrol mekanizmalarını inceleyin. Mekanizmaların basit ve verimli olmalarını sağlayın, sadece kural koymak adına kural koymayın
6- Ödüllendirme getirin. İyi yapılan işlerin üst yönetimce tasdiklenmesini sağlayın. Kişiler hata yaptıklarında bile yapıcı yaklaşılmalı, gerekli destek verilmelidir. İnsanlar hata yapmadıkça ve bu hatalardan ders çıkarmadıkça gelişmeyeceklerdir.
7- Güven ortamı yaratın. Kendinizi, çalışanlarınızın işlerini daha iyi yapmaları için yetkilendirilmiş olarak görün.

Yöneticinin amacı; bireylerin yeteneklerinin ortaya çıkmasını sağlayacak bürokratik engellerin ortadan kaldırılması ve her çalışanından en iyi sonucu almaktır.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

PROJEYİ GÖZDEN GEÇİRME VE DÜZENLEME

Projeyi gözden geçirme kavramı ilk etapta projenin başarılı yapılandırılamadığı anlamına gelebilir. Proje ilerledikçe problemler ortaya çıkmaya başlar.’, ‘Temel belirtileri;

n Plandan sapmalar
n Yeniden çalışma gereksinimi
n Kalite kontrol ve kalite güvence tarafından onaylanmayan işler
n Duruma yada prosedürlere uygunsuzluk
Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”