Aylık arşivler: Mayıs 2012

Notlarımdan – 6

  • Özellikle iş dünyasında sürekli kontrollü ve şüpheci olmak gerekir.
  • Bazıları sadece kendi frekanslarından mesaj alırlar. Bazıları sadece kendilerini dinlerler
  • Bugün İstanbulluyum diyenlere neden hemen “aslen nerelisin?” diye sorulur?
  • “Mertlik, dürüstlük, aslını inkar etmeme vb” ahkam kesenlerin köyde eşek bulamazken Almanya’da mercedes’e binmeleri, etraflarında gördükleri rahat bayanlarla köydeki yavuklu ve çocuklarını unutmaları
  • Askerlik anıları enteresan, sanki dün gelinmiş gibi anlatılır, herkes kahramandır, mutlaka kötü bir komutan ya da çavuş vardır
  • Özel firmalarda patron kötü, ortak uyanık, sekreter güzel ve bazen yolludur, muhasebeci anasının gözü, müdür zalim, çalışanlar hakkı yenilmiş ve kasıtlı terfi ettirilmemiş, maaşı artırılmamışlardır.
  • Sadece inşaatlarda deği iş hayatının bir çok yerinde demirden ve çimentodan çalan uyanıklar var ve onların yaptıkları şeylerin üzerinde yaşamaya çalışıyoruz
  • Aynaya bak ve yüzleş
  • Do the Right Thing Right the First Time (DTRTRTFT)
  • İyi bir proje yöneticisinin ilk günden itibaren doğru adımlar atması beklenir.
  • Neredeyse hiç bir firmada yöneticilerin geçmişte aldıkları iyi ve kötü kararlara ilişkin kayıtları bulamazsınız.
  • Rekabete fazla odaklanmak sizi rakiplerinizin kölesi yapar. Başkalarının stratejisi ile başarmaya çalışmaktansa kendi stratejinizi ve bu doğrultuda hedeflerinizi belirlemeniz gerekir.
  • Stratejinizi gizlemeyin. Çünkü gizli stratejiler, çalışanların kendilerini firmadan kopuk ve uzak hissetmelerine, tahminler üzerine etik olmayan yollara baş vurmalarına, yarar yerine zarar getirmelerine yol açabilir ve sonuç olarak başarı ölçümlenemeyebilir.
  • Kaç çalışan yöneticilerinin doğru yaptığını düşünüyor acaba?
  • Yeni yöneticinin öncelikle geçmişteki hataları kendisininde yapmayacağını çalışanlara göstermesi gerekir. Kendi farklılığından çok bir arada nasıl fark yaratabileceklerini göstermesi, hedeflerin ve başarıların ortak paydasının herkes olduğunu göstermesi gerekir.
  • Çalışanlarınızı size bağlayacak şey geçmiş tecrübeniz, zekanız ya da başarılarınızdan çok karakterinizdir.
  • İyi bir lider, karakteri ve yaptıkları ile kendini takip edecekleri belirler.
  • Daha fazlası kültürü yerine başarı kültürü gelmelidir. Mevcut uygulamalar bildiğimiz tüm ahlaki değerlerin “aksini” bize başarı olarak yaşattırıyor.
  • Evden kaçan bir tavuk, kızartma olacağını bile bile geri döner mi?
  • Tüm yaşadıklarımız kendimizin ve çocuklarımızın geleceği konusunda bizi daha fazla endişelendiriyor? Ve yapılanlara ilişkin kızgınlıklarımızda haklıyız. İyi bir liderin bu haklı kızgınlığı anlaması ve sebepleri üzerinde durması gerekiyor.
  • Takılabileceğin yere bakmamışsan düştüğün yere bakman anlamsız. Heleki tekrar tekrar takılıp düşüyorsan.
  • Eski radyoları hatırlayın. Kanalın sesini düzgün yakalamak için kanal düğmesini sağa ve sola ince ince hareket ettirirdik. Hayatta bu prensibe dayalı, ince ayarı yapabilmek.
  • İnsanların haklı öfkelerini tetikleyecek iki şey var: kuralları ve sosyal normların aleyhinde davranmak ve karar almak ile gücün kötüğye kullanımı. Bugüne kadar tüm iktidarlar bunu yaptı. İnsanların haklı öfkesini tetiklemeyin.
  • Kötü durumlarda çalışanlar kendi kendilerine “Bu durum yönetimin umrunda mı?” sorusunu sorarlar vew yönetimden gelecek her türlü sinyali dikkatlice izlerler.
  • İçinde bulunulan durumun problem mi yoksa kriz mi olduğu önemlidir ve ikisi birbirinden çok farklıdır.
  • Şirketlerde bilgi paylaşımında zaafiyet varsa paranoya kaçınılmazdır.
  • TR’de şirketler en çok oynanan oyun “kulaktan kulağa”dır. Yönetim bir şey söyler ve aşağıya inene kadar olmadık bir hale dönüşür
  • Çalışanların öfkesini yatıştırmak, tekrar aynı durumun oluşabileceği düşüncesini değiştirmez.Bu durumda güveni sağlamak için yapmanız gerekenler;

1- Gerçeği söyleyin
2- Öz eleştiri yapın ve gerekiyorsa özür dileyin
3- Dinleyin
4- Düzenli bilgi paylaşın
5- İletişim kurun ve mesajınızı(vizyon, hedef, planlar vb.) tekrar tekrar aktarın.

  • Yaşlıların gönlünü kazanmak için;

Size bir şeyler anlatmalarını ve/veya öğretmelerini isteyin
Siyasi, dini vb. tartışmalara girmeyin, artık değiştiremezsiniz
El yazınızla bir şeyler yazarak gönderin
Sık sık arayarak hatırlarını sorun
Size verdikleri tavsiyeleri can kulağı ile dinleyin veya dinliyormuş gibi yapın.
Ziyaretlerine gidin.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetimi İpuçları – Projeyi Tanımlamak

Project-ScopeProjenin mutlaka yazılı bir tanımı olmalı ve paydaşlarla paylaşılmalıdır. Bu doküman sizden ne istendiğini ve sizin ne anladığınızı gösteren en önemli belgedir

Proje tanımının dışına çıkmamaya çalışın. Gözden geçirmelerinizi tanımınız ile karşılaştırın.

Kapsamınızın içinde olan ve olmayanları çok iyi ayırmış olmanız gerekiyor. Kapsamınızda olmayan şeylerle vakit kaybetmemelisiniz.

Projenizde kimin ne rolü olacağını net bir şekilde belirlemeniz ve yazılı olarak paylaşmanız gerekiyor.

Projede kimin ne sorumluluğu olacağını da belirlemelisiniz. Böylece işlerin ortada kalması ya da “senin işin, benim işim” kavgasını engellemiş olursunuz.

Projenizde yer alan ve atanan kişilerin doğru kişiler olması için çabalamalısınız. Gereken yetenek ve tecrübe düzeyindeki kişileri projenize dahil etmeniz gerekir.

Proje Yöneticisi iseniz yalnız kalmamaya, Proje Sponsoru iseniz Projenin Yöneticisini yalnız bırakmamaya çalışın.

Projenizden olumlu ya da olumsuz etkilenebilecek tüm paydaşları belirlemeli ona gore davranmalısınız. Projenizin paydaşlarının projenin farklı safhalarında değişebileceğini unutmayın.

Projeyi ayakta tutan ve ilerlemesini sağlayan unsurları sürekli gözlemleyin ve onlara odaklanın. Her şey aynı anda başarılamaz ama projeyi ayakta tutan unsurlar desteklenirse projenin başarısı daha garantidir.

Proje başlangıç toplantısına sponsor, proje yöneticisi, kilit paydaşlar ve ekibin gerekli üyeleri katılmalıdır. Başlangıç toplantısına ilgili kişileri çağırırken riskler üzerine düşünmelerini istemeniz faydalı olacaktır.

Projeyi tanımlarken projenin onaylanmasını sağlayan varsa iş planı vb. çalışmaları dikkate almayı unutmayın.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetimi eğitiminde ne öğretilir?

Proje Yönetimi eğitimleri akademik konsepte ek olarak pratikte yaşananları aktarmak, en iyi deneyimleri paylaşmak ve aşağıda göreceğiniz soruların yanıtını katılımcılarla beraber vermektir;
•Projeleri operasyonlardan ayıran en temel özellik nedir?
•Neden Proje Yönetimi? Yönetmesek olmaz mı?
•Projeler ne zaman başlayıp ne zaman biterler?
•Proje – Program – Portföy ilişkisi nedir?
Organizasyon
•Projelerde “organizasyon” yada “organize olmak” neden önemlidir?
•Ne tip projelerde nasıl organize olmak gerekir?
•Neden Proje Ofisleri kuruluyor?
•Proje Paydaşlarını belirlemek neden önemlidir?
•Projelerde “olmazsa olmaz” roller nelerdir?
Başlatma
•Projeleri nasıl seçiyoruz?
•Onaylanmış bir proje ile ilgili olarak ilk yaptığımız şey nedir?
•Proje Başlangıç toplantısı neden önemlidir?
•Bir projenin kapsamını nasıl tanımlayacağımızı planlamamız gerekir mi?
•Bir projede bir şeyleri atlamamak için neler yapılması gerekir?
Planlama
•Bir projeyi aktivite düzeyine kadar nasıl düzenleriz?
•Teslimat ile kilometretaşları arasındaki fark nedir?
•Aktiviteler arasındaki bağlantyıları atlarsak ne olur?
•Süre nasıl tahmin edilir?
•Maliyet nasıl tahmin edilir?
•Deming Çevrimi nedir?
•İletişim planında neler yer alır?
•Riskler nasıl tanımlanır?
•Risk analizi nasıl yapılır?
•Negatif ve pozitif riskler nelerdir?
Uygulama
•Kalite Güvence nasıl sağlanır?
•Motivasyon nerededir?
•Teklif toplama ve satıcı seçiminde nelere dikkat edilmelidir?
•Raporlama nasıl yapılır?
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetimi İpuçları – Başlangıç

  1. Projenin yapmaya değer olup olmadığı konusunda tüm ilgili tarafların görüşlerini, yönetimin onayını alın. Ya başlamadan bitirin ya da iyi bir başlangıç yapın.
  2. Projenin kurumsal stratejik hedeflere veya kişisel hedeflerinize uygun olup olmadığını gözden geçirin. Herhangi birine uygun değilse başarı olasılığı azalacaktır.
  3. Risk analizine en başta başlayın. Zaten proje ilerledikçe bir çok risk fark edeceksiniz.
  4. Projeden etkilecek tarafları(paydaşları) olabildiğince erken belirleyin. Projenin başlangıç, planlama, uygulama ve control aşamalarında ne kadar ve nasıl bir destek isteyeceğinizi ve onların taleplerinize nasıl yaklaşacağını değerlendirin. Birilerini atlamamak için yöneticilere danışın.
  5. Projenin finansal açıdan değerlendirilmesinde Finans bölümünden birileri mutlaka olsun.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Stresini Azaltma

0Artık stres olmadan yaşayamıyoruz neredeyse. Projelerde bundan nasibini alıyor, agresif bitiş tarihleri, yetersiz kaynak, kısıtlı bütçeler, ensemizdeki yönetim ve müşterilerle var olan stres daha da artıyor.

Pozitif stres verimliliği artırıp hedefe odaklarken, negatif stres morallerin bozulmasına, verimliliğin düşmesine ve odağın kaybedilmesine yol açıyor. Bu yüzden negatif stresi pozitif strese dönüştürmek gerekiyor. İşte bir kaç ipucu:

Adım 1

Pozitif stres öncelikle ekip içinde pozitif ilişki ve iletişimle başlar. Bunu sağlamanın en basit yollarından biri sosyalleşmeyi sağlayıcı aktivitelerdir. Yemek, piknik, spor herkesi ortak noktada buluşturabilecek aktivitelere örnek sayılabilir.

Adım 2

Proje hedeflerinde hem fikir olmak. Tüm ekibin proje başarısında ortak bir noktada olması ve beklentilerini dile getirmesi çok önemlidir. Projeyi başarmak için nasıl ilerlenmesi gerektiği konusunda ortak kararların alınması herkesi projenin bir parçası olarak görmesini sağlayacaktır.

Ekibin projede başarılı olması için ihtiyaç duyduğu destek ve araçların sağlanmasıda bu noktada çok önemlidir.

Adım 3

Her ekip üyesi ile birebir ilgilenmeniz ve kendilerini iyi hissetmeleri, projeye olan odaklarını korumaları için elinizden geleni yapmanız lazım. Yani:

  • İyi bir performans ya da gayret gördüğünüzde(görmek önemli) takdir edin
  • Gözden geçirmeleri savsaklamayın ve pozitif geri bildirimler yapmaktan çekinmeyin
  • Ekstra performansın bir şekilde ödüllendirilmesini sağlayın

Adım 4

Amerikalıların “instigator” dediği grup için sürekli negatif davranış sergileyen ve kendi hoşnutsuzluklarını, mutsuzluklarını ve negatif düşüncelerini diğerlerine pazarlamaya çalışanları gözlemleyin ve onları pozitif tarafa çekebilmek için gayret gösterin.

Bazı negatif düşüncelerin problemleri işaret edeceğini unutmayın ve özellikle ekip ile birlikte yaptığınız gözde ngeçirme toplantılarında bu konuları “gelişim fırsatı” olarak ele alıp üzerine gidin.

Ekibin stres noktaları(hassasiyeti) ve zayıf noktaları olası stres ile mücadeleye başlayacağınız noktalardır, unutmayın.

Adım 5

Ekibin moralini düzelteceğim derken kendi moralinizi ihmal etmemelisiniz. Sizde negatif düşüncelerinizi ya da tavrınızı dışarıya yansıtırsınız unutmayın.

Önce kendinizi sonra ekibinizi motive edebilirsiniz.

 

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Notlarımdan – 5

Çalıştığınız şirkette potansiyel yönetici adayı değilseniz hangi yönlerinizi geliştirip aday olabileceğinizi öğrenmeniz önemlidir.

Tercihlerinizi yaparken neye bedel olacağını düşünüyor musunuz?

Tanıdığınız kaç kişinin çalışma ilkeleri var?

Türkiye’de PKK terörünü bitirmenin maliyeti mi? Yoksa Kürt problemini gidermenin maliyeti mi? daha YÜKSEK

Okumaya devam et

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Notlarımdan – 4

Birilerinin söylediği ya da yaptığı şeyler kadar yapmadıkları ya da söylemedikleri şeylerde bizi olumsuz etkileyebilir. Biz karşımızdakilere beklentilerimizi iyi yansıtıyor muyuz? Yansıtıyoruz da onlar kasıtlı mı yapıyor? Yapıyorlarsa neden? Yapmıyorlarsa neden? Problem onlarda mı? Beklentilerimizde mi?

Bir bilgisayar mağazasına gidip süt istediğimizde ve olmadığını öğrendiğimizde üzülmemiz normal mi?

Eğer karşınızdaskilerin sizden farklı düşündüğünü biliyorsanız farklı davranmaları da normal değil mi?

“Size nasıl davranılmasını istiyorsanız diğerlerinede öyle davranın” sözünün artık geçerli olduğunu düşünmüyoruz “diğerleri kendilerine nasıl davranılmasını istiyorlarsa öyle davranın” bu sözün bece artık doğrusu

Her kültürde(ülke veya şirket) işi başarmanın yolu farklıdır. Bazı kültürlerde toplantılara zamanında başlanması esas iken, bazılarında fark etmez. Bazıları bölünmekten nefret eder, bazıları etmez. Bazıları maliyet odaklıdır, bazıları zaman, bazıları kalite. Bazıları sessiz kalarak bazıları konuştuğunda onaylar.

Herkes farklı bir kültürde, farklı öğretmenler ve ebeveynler ile yetişir ve bu da başarı ve başarısızlığın, beklentilerin, hedeflerin tanımını değiştirir.

Bu yüzden eğer çatışmak istemiyorsak ilk iş karşımızdakilerin kurallarını ve öğretilerini keşfetmek ve anlamaktır.

Bugünün gençleri AYNI ANDA ödevlerini yaparken, müzik dinleyebiliyor, arkadaşları ile sohbet edip oyun oynayabiliyor ve bir şeyler atıştırabiliyorlar. Bunun getireceği en büyük problem (BENCE) tam bilgiyi alamamaları, konsantrasyon eksikliği ve sonuç almada   eksiklik olacaktır.

İleride(ki kısmen geçerli olmaya başladı) herkesin böyle olduğu bir iş ortamı olduğunda “kurumsal” bir problem olacaktır.

Yapılması gereken aslında sadece tek bir işe odaklanmak değil “değere” odaklanmak şeklinde düşünce tarzını değiştirmek olmalı. Yapılan işlerin önceliklendirilmesi iyi yapılırsa büyük oranda problem azalacaktır.

Keşke bir an önce uyanılsa: Dünya’da inanılmaz bir proje yöneticisi ihtiyacı var ve Türkiye’den dünyaya “Proje Yöneticisi” ihraç edebiliriz. Sadece bu misyon hem kişisel gelişim hem de know-how anlamında çok fazla katkı sağlayacaktır.

Hem bilgi hem de beceri gereklidir. Fırçaları yönetemeyen ve kullanamayan ressam olamaz.

PM Network Şubat 2012 sayısına göre Proje Yönetimi eğitiminde kurumların seçim tercihlerinde önemli faktör sıralaması;

Eğitmen % 58.2

Format (web ya da sınıf) % 30.4

Maliyet % 6.3

Lokasyon %5.1

Bence Türkiye’de maliyet ve eğitmen başı çekiyor gerisi önemli değil.

Bir krizi çözmekten çok ileride tekrarlamasını da sağlayacak çözümler üretmek önemlidir.

Beraber çalıştığınız insanlar yaptıklarınızdan ya da söylediklerinizden şüphe duyuyorlarsa sıkıntı var demektir.

  • If you are serving people you don’t like to be with and are not getting paid, that is insanity.
  • If you are serving people you enjoy being with but are not getting paid, that is give-back.
  • If you are serving people you don’t like to be with but are getting paid, that is work.
  • If you are serving people you enjoy being with and are getting paid, that is fun.

Well done is better than well said.

Kendilerini ve yönetmeyi seveceğiniz insanlarla çalışın.

A good place to start is a career self-assessment test like the Strong Interest Inventory or the Campbell Interest and Skill Survey.

Çalıştığınız insanların beklentilerini ve neye karşılık nelerini verebileceklerini öğrenin.

Çözümünden hoşlanacağınız problemleri çözmede istekli olun.

Kaç kişi iş hayatında tek gecelik aşk(one-night stand) yaşamak ister? Çoğu kişi işyerinde kalıcı bir pozisyon, uzun vadeli bir ilişki ve sevgi bekler.

Birlikte iş yapmak birlikte yatağa girmek gibidir. Herhangi biri ile olmasını istemezsiniz.

Albert Einstein said, “Not everything that can be counted counts, and not everything that counts can be counted.”

Yenilikçi bir fikirde sadece sayılara odaklanmak “yapabilir miyiz?” sorusuna sizi odaklar. Halbuki “yapmalı mıyız?” sorusuna odaklanılması gerekir.

CV’lerimizi kendimiz yazdığımızda mı etkilidir? Yoksa başkaları yazdığında mı? Sizin kendi hakkınızda yazdıklarınız diğerlerinin sizin hakkınızda düşündükleri kadar gerçekçi midir? Bu yüzden Linkedin gibi sitelerdeki “recommendation” bence çok önemli. Öte yandan sizi başkalarının hangi yönlerden pozitif ve yetenekli bulduğunu belirleyip cv’nize yazmanızda fayda var. Buna ek olarak CV’lerde güçlü yanlar kadar zayıf yanlarda(gelişmesi gereken) belirtilmeli.

Paylaşın:
“5onlineegitim”