Aylık arşivler: Mart 2013

Proje Başlangıç Toplantısı

Proje Başlatma toplantıları çoğu zaman 5 dk. lık “Arkadaşlar projeye başlıyoruz” şeklinde yapılabiliyor. Halbuki proje nasıl başlarsa öyle devam ediyor. Bu yüzden başlangıç toplantısına ne kadar iyi hazırlanıldığı çok önemli. Projede yer alacakların projeye katılımlarının sağlanması, olası çekincelerinin dinlenmesi ve en önemlisi “samimi” katkılarının alınması için çok iyi değerlendirilmesi gereken bir toplantı. Aşağıda linki yer alan powerpoint şablon böyle bir toplantı için hazırlanması gereken slaytları göstermektedir;

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Projelerde Zaman Çalıcılar

Hem projelerde hem de günlük iş hayatında herkes yoğunluktan şikayet ediyor. Hiç iş bitmediği gibi, sürekli artıyor, fazla mesailer normal hayatın parçası olmuş durumdalar. Bu noktada size “zaman kaybettiren” faktörlere odaklanmalı ve ne yapabileceğiniz konusunda kafa yormalısınız. Zaman konusunda problem yaşıyorsanız önce aşağıdaki gibi sebepleri belirlemeli ve onları nasıl düzeltebileceğinize odaklanmalısınız.

  • Bitmemiş işler
  • Kötü yapılmış ve tekrar yapılacak işler
  • Telefon, emailler
  • Net olmayan sorumluluk ve yetkisizlik
  • Uyarmadan ya da açıklamadan yapılan değişiklikler
  • Diğerlerini beklemek
  • İş delege edememek
  • Zayıf geri dönüşlü ortamlar
  • Kullanıma hazır formatta bilgi olmayışı
  • Günlük idare
  • Sızlananlar
  • Astlara “düşünmeyi” açıklamak
  • Çok fazla gözden geçirme
  • Ofis içi muhabbetler
  • Kaybolan bilgi
  • Önceliklerin değişmesi
  • Karasızlık
  • Kaytarma
  • Çok fazla toplantı
  • Delege edilen işi kontrol etme
  • Net olmayan rol ve iş tanımları
  • Üst yönetimin bir çok veya her işe müdahalesi
  • Bütçeye bağlı kalma zorunluluğu
  • Zayıf eğitimli müşteriler
  • Kötü yöneticiler
  • Belirsiz hedef ve amaçlar
  • İş açıklamasında eksiklikler
  • Küçük kararlarda çok fazla katılım gerekliliği
  • Teknik bilgi yetersizliği
  • Karar verme yetkisinin olmayışı
  • Zayıf durum raporlaması
  • Fazla iş yükü
  • Gerçekçi olmayan zaman kısıtları
  • Çok fazla seyahat
  • Yetersiz yönetim araçları
  • Pas geçme, önemsememe
  • Şirket politikaları
  • Sürekli kriz yönetimi
  • Bürokrasi
  • Ego’lar
  • Kraldan kralcı diğer yöneticiler
  • İletişimsizlik
  • Çok fazla dokümantasyon
  • Üst yönetimin eksik desteği
  • Uygun olmayan taşaronlarla çalışma
  • Risk almaya istekli olmayan çalışanlar
  • Kısa dönem sonuçlara odaklılık
  • Uzun dönem planlama eksikliği
  • Yeni sistemlere adaptasyon
  • Çok fazla proje ile uğraşma
  • Mükemmeliyet beklentisi
  • Proje organizasyonu eksikliği
  • Fazla baskı
  • Sık personel değişimi
  • Çalışan disiplinsizliği
  • Kalitesiz işgücü
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Ekibi Geliştirme

Team Building Ants0Proje ekibini geiştirmek için dikat etmeniz gereken bazı kurallar aşağıdaki gibidir;

1. Kontrol ettiğiniz işlerin gerektirdiği performans standartlarını belirleyin.

2. Bu standartları gerçekleştirmek için gereken yetenek, bilgi ve beceri seviyelerini analiz edin.

3. Çalışanlarınızla bu standartla ilgili mutabık kalın.

4. Performans değerlendirmelerde çalışanlarınızın bu kriterlerden geri kaldıkları ile ilgili ne yapabilecekleri sorun, ne yapabileceğinizi düşünün.

5. Çalışanlarınızı işlerini geliştirebilmeleri konusunda cesaretlendirin ve gelişime yönelik eğitim vb. almalarını sağlayın.

6. Gelişimlerini gözlemleyin. Aldıkları eğitimleri pratik hayatta uygulamaları konusunda onları cesaretlendirin ve destek verin.

7. Örneklerle anlatın. Yaparak öğrenmelerine imkan verin.

8. Aldırdığınız eğitimlerin başarısı sizin sonraki desteğinize bağlıdır.

9. Hem gelişim hem de iş başı eğitimleri organize edin.

10. Alternatif eğitim tekniklerini deneyin. Koçluk, e-eğitim vb.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Paydaş Analizi – Stakeholder Analysis

Collaboration ImageProjelerde önemli olan paydaşlara iliskin farkındalık ve onların yönetimidir. Bu paydaşlar ekip üyeleri, üst düzey yönetici, taseronlar, tedarikçiler, yasal otoriteler, bankalar vb. olarak sayılabilir. Projeler sadece yönetim ya da müsteri perspektifi ile degil paydaş perspektifi ile yönetilmelidirler.

Paydaş Yönetimi kurumların stratejik yönetimlerinin çok önemli bir parçasıdır. Bir çok organizasyon projelerindeki paydaşların rollerini tam olarak belirleyememektedirler. Proje yöneticilerinin projeyi etkileyebilecek tüm kisi ve kurumları belirlemesi ve iletisim halinde olması önemlidir. Bu sebeple proje yönetim metodolojilerine paydaş analizi ve yönetimi belirli prensiplerle yerlestirilmektedir. Bu yapılan analizlerde olası paydaşların alınacak kararlara tepkileri, verdikleri tepkilerin etkileri, birbirleriyle olası iletisimleri ve projenin basarısına olumlu/olumsuz tüm etkileri yer almaktadır.

Temel paydaş analizinde:

● Paydaşları tanımla

● Beklentilerini degerlendir

● Etkilerini degerlendir

● Gelecek senaryoları üzerinden degerlendir

● Projenin beklenen sonuçlarına olası etkilerini degerlendir seklindedir.

Kurum içi paydaşlar projenin çıktısından etkilenebilecekleri gibi kendi hedeflerini nasıl etkiledigini, kaynaklarına ihtiyaç duyulup duyulmayacagı gibi bir çok konuya odaklanabilirler. Bu yüzden proje yönetiminin politika tarafı çok önemlidir. Bazı birimler projeyi ciddi anlamda geciktirebilecekleri gibi bazıları sabote bile edebilirler.

Paydaş tipleri

• Yönetim

• Birimler-Departmanlar

• Çalışanlar

• Müsteri

• Ortaklar

• Finansörler

• Tedarikçiler

• Devlet

• Birlikler

• Rakipler

• Yerel otoriteler

PROJE PAYDAŞLARI

 

AÇIKLAMA

Bu kolona projeden etkilenecek herkes yazılacaktır. Departman, Taşaron, Tedarikçi vb.

ETKİSİ

(Az-Normal-Çok)

ETKİLENMESİ

(Az-Normal-Çok)

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Rehberli Çalıştaylar – Facilitation Techniques

facilitation21.      Beyin Fırtınası

Beyin fırtınası veya fikir fırtınası, yaratıcı düşünceyi destekleyen, takım çalışanlarını motive ederek kısa sürede çok fazla fikrin üretilmesine ve süreçlerin neden başarısız olduğuna dair çıkarımlar yapılabilmesine olanak sağlayan bir sürekli kalite geliştirme aracı.Bu kavram bir reklamcı olan Alex Osborn tarafından geliştirilmiştir.

Beyin fırtınası, tek başına veya bir grupla yapılabilir. Fikirlerin, akla gelir gelmez açığa çıkması istenir. Fikirler başta yargılanmaz ve eleştirilmez, hiçbir fikir saçma olarak değerlendirilmez, böylece kişinin tüm fikirlerini çekinmeden, aklına geldiği gibi sunması sağlanmaya çalışılır. Yargılama yapılmadığı için fikirlerin birbirini besleyeceği ve evrileceği varsayılır.

Bir konuya çözüm getirmek, karar vermek, hayal yoluyla düşünce ve fikir üretmek için kullanılan üretimci bir tekniktir.

Proje yönetimi: Müşteri isteklerinin belirlenmesi, risklerin saptanması, kaynakların, görevlerin, yapılabilir olanların, sorumlulukların ve sorunların belirlenmesi.

Yöntem

Bir beyin fırtınası toplantısının yöntemi konusunda değişik yollar izlenebilir, aşağıda genel hatları ile izlenecek yöntem özetlenmiştir.

  • Orta büyüklükte bir toplantı odası bu amaç için kullanılabilir. Odada herkesin oturmasına yetecek kadar sandalye bulunmalıdır. Odada dikkati dağıtacak, telefon, saat gibi şeyler olmamalıdır, cep telefonların ve alarmlarının kapatılması gereklidir. Odada tahta, projektör cihazı, tepegöz gibi görsel desteklerin bulunması gereklidir. Çay, kahve ve yiyecek toplantı sırasında tüketilebilir.
  • Konuyla ilgili kişiler toplantıya katılması için davet edilir, bu kişilerin konunun uzmanı olmaları gerekli değildir. Toplantıdan önce kişiler toplantı konusu hakkında bilgilendirilmelidir.
  • Tartışılacak konu başlığı, genellikle soru olacak şekilde herkesin görebileceği şekilde, bir panoya (veya benzeri) yazılmalıdır.
  • Herkesin fikrini bir kağıda veya post-it kâğıtlarına yazması sağlanır veya bir kişi bütün fikirleri tahtaya yazar. Bu yazılanların toplantıya katılanların görebileceği bir şekilde düzenlenmesi yapılır.
  • Bir kişi toplantı’yı yönlendirmek için seçilir, bu kişi herkesin fikrini belirtmesini, saçma veya komik gözükse de tüm fikirlerin açığa çıkmasını sağlamalıdır. Toplantı yönlendiricisi, toplantının odağını kaybetmemesi için uğraş vermelidir.
  • Belli bir süre sonunda fikir üretme sürecine son verilir.
  • Fikirler, konularına ve ana sorun ile ilişkilerine göre sınıflandırılmalıdır. Bu işlemi toplantı yönlendiricisi yapar. Fikirlerin tartışılması bu aşamada yapılır, ek fikirler üretilmesi mümkündür.
  • Ana konu ve ilgili sorunları ile ilgili fikirler aşamalı olarak tartışılır.
  • Liste tekrar gözden geçirilmeli ve herkesin listeyi anlaması sağlanmalıdır. Bu sırada yinelenen veya saçma fikirler listeden çıkarılmalıdır.

Kaynak: Vikipedi

2. Ters Beyin fırtınası

Beyin fırtınası, hangi düşüncelerle başarılı olunabilir temelinde yapılırken, düşünceler ne şekilde başarısızlığa uğratılabilir amacıyla da yapılabilir. Buna ters beyin fırtınası denir (Başar, Tosunoğlu & Demirci, 2001, s. 20). Ters beyin fırtınası ile yapılabilecek hatalar ve başarı engelleri aranır.

3. T Yöntemi

Her hangi bir konuda lehte- aleyhte veya artıları-eksileri belirleme yöntemidir.

4. Ağırlıklandırma Yöntemi

Herhangi bir konudaki maddeleri oylama veya önceliklendirme yöntemi. Örneğin konuşulan konuda 10 madde varsa herkes 3 tanesini tercih eder. Bu tercihlerine 3, 2 ve 1 puan olmak üzere önem puanını verir. Herkesin tercihi ve puanları toplanarak karar verilir.

5. Düşünce Haritası

Beyin fırtınasının değişik uygulama şekli düşünce haritası kullanılarak yapılır. Burada da düşünce ve uyarılma esastır. Bir daire ya da kutu içine bir konu ya da sorun yazılır. Bu konu ya da sorunla ilgili fikirler daha küçük dairelere veya kutucuklara yazılarak ana daire ile ilişkilendirilir. Küçük daire ile ilgili bir düşünce olursa ona bağlanarak daha küçük daire içine alınır. Bu şekilde yeni düşünceler üretilir.

6. Kontrol Listesi

Odaklanan konu hakkında yaratıcı kişi ya da takımlara, yaratıcı düşünce arama işini kolaylaştırmak için daha önce hazırlanmış sorular sorulur. Burada amaç soru ile konuyu ilişkilendirmek ve yeni düşünce yaratılmasını güdülemektir. Kontrol listesi şeklinde kullanılan sorulardan bazıları şunlardır:

– Başka kullanım alanları olabilir mi? – Kullanımın diğer şekilleri nelerdir?

– Yerine ne konabilir?

– Değişiklik yapmanın olanakları nelerdir?

– Büyütmek olanaklı mı? Çoğaltılabilir bir şeyler eklenebilir mi?

– Küçültmek olanaklı mı?

– Tersine çevrilebilir mi?

– Yeniden nasıl düzenlenebilir?

– Gücü arttırmalı mı? Daha geniş mi olmalı?

7. Gordon Yöntemi

Yaratıcı düşünce tekniklerinden biri olan Gordon yöntemi, beyin fırtınasının kaldığı yerden devam eden daha sistemli bir tekniktir. Diğer tekniklerdeki gibi takımın tüm üyeleri yaratıcı düşünce üretilecek hedefi bilmez, sadece takım lideri hedefi bilir. Diğer üyeler hedefi, yeni ve değişik tarzlarda algılarlar. Hedef belli olmadığı için yaratıcılık önyargılardan ve alışkanlıklardan arındırılmış olur. Yaratılacak şey konusunda belirsizliğin olması kısa süreli çözümlerin ortaya çıkmasını ve kendi çözüm önerilerinin değeri tartışılamaz. Bunun süresi beyin fırtınasına göre daha kısadır. Lider hedef yerine genel bir kavram sunar. Bu teknik yaratıcılıkta ilişki kurmayı sezgileri kullanmayı teşvik eder.

8. Varsayımları Sorgulama

Her türlü düşüncenin başlangıç noktası varsayımdır. Varsayım olmadan düşünmek mümkün değildir. O halde varsayımı bozarak, tersine çevirerek, sorgulayarak, yaratıcı düşünce teşvik edilir. Yeni düşünceler üretmek için her tersine çevrilen bozulan varsayımın potansiyel olarak kabul edilebilirliği vardır ve o varsayım konusunda düşünce yaratılabilir.

9. Matris Yöntemi (Tablolama)

Bu yöntem ürün ile ilgili (kullanış yeri, kullanım şekilleri, ürüne eklenecek özellikler) önemli unsurlar iki boyutlu (yan ve üst) bir tabloya yerleştirilir. Bu unsurların ürünle arasındaki ilişkisinden yeni düşünceler yaratılır. Bu düşünceler de ilgili matrise yerleştirilir. Bu teknik kullanılırken beyin fırtınası tekniğinden yararlanılır.

10. Yatay Düşünme Tekniği

Edward De Bono tarafından 1960′lı yıllarda ortaya atılan bir düşünce tekniğidir. De Bono düşünmeyi yatay ve dikey olarak ikiye ayırır. Dikey düşünme mantıksal düşünmedir. Doğruyu bulmak için her aşaması, doğru olacak, doğru ile sonuçlanacak düşünme biçimidir. Aynı kuyuyu derinleştirmek gibi algılanabilir. Yatay düşünme de amaç, daha farklı kuyular bulmaktır. Yatay düşünme tekniğinde doğru düşünceler bulmak değil, farklı düşünceler bulmak gerekir (De Bono, 1997, ss. 137-139). Dolayısıyla yatay düşünmenin her aşaması doğru sonuçlanmak zorunda değildir. Amaç yeni bir şey bulmaktır. Bu şey çözüm sağlamayabilir ya da doğru olamayabilir.

Bu teknikte rastgele sözcük kışkırtma uygulaması yapılır. Bu teknikle ispatlanabilir özellikte varsayımın ötesine geçilir. Bu şekilde düşüncelere sınır konmaz, düşünce alanı genişler. Farklı düşüncelerin yaratılması sağlanabilir. Çünkü konulara ve sorunlara farklı açıdan bakabilmeyi teşvik eder.

11. Odak Grup Görüşmeleri Tekniği

Bu yöntem 1950′den beri pek çok alanda yaygın kullanılan bir yöntemdir. 8-14 kişilik gruplar halinde, 1-3 saatlik sürelerde, en fazla 4 oturumun yapıldığı, konusunun önceden belli olduğu ve grupların bu konuya ve soruna odaklandığı, sonuçların ek çalışma ile analiz edilebildiği bir yöntemdir. Oturumlar bir yönetici tarafından yürütülür. Her üyeye düşüncelerini ifade edebilme fırsatı verilir. Yönetici, üyelerin konuya odaklanmasını sağlar. Bunun için doğrudan konuya girilebilir ya da sorularla konuya yönlendirilebilir. Oturum ilerledikçe konunun derinlerine girilir. Oturumlar esnek ve dinamik bir yapıda sürdürülür.

PMBOK® 5

4.1.2.2 Facilitation Techniques

Facilitation techniques have broad application within project management processes and guide the development of the project charter. Brainstorming, conflict resolution, problem solving, and meeting management are examples of key techniques used by facilitators to help teams and individuals accomplish project activities.

Yukarıdaki türkçe bilgilerin kaynağı: http://notoku.com/

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Proje Yönetiminde Uzman Görüşü

CBI sector expert accelerate iStock_000019938140XSmallProje Yönetimi süreçlerinde ihtiyaç duyulan girdileri değerlendirmek için zaman zaman uzman görüşüne başvurulur. Bu tür bir değerlendirme ve uzmanlık süreç boyunca herhangi bir teknik veya yönetsel ayrıntıya uygulanabilir. Bu tür bir uzmanlık özel bilgi veya eğitime sahip herhangi bir grup ya da birey tarafından yani çok farklı kaynaklardan sağlanabilir. Örneğin:

  • Örgüt içindeki farklı birimler
  • Danışmanlar
  • Paydaşlar (müşteri ve hamiler de dahil)
  • Mesleki ve teknik dernekler
  • Sanayi odaları

PMBOK® 5

4.1.2.1 Expert Judgment

Expert judgment is often used to assess the inputs used to develop the project charter. Expert judgment is applied to all technical and management details during this process. Such expertise is provided by any group or individual with specialized knowledge or training and is available from many sources, including:

  • Other units within the organization,
  • Consultants,
  • Stakeholders, including customers or sponsors,
  • Professional and technical associations,
  • Industry groups,
  • Subject matter experts (SME), and
  • Project management office (PMO).
Paylaşın:
“5onlineegitim”