Aylık arşivler: Ağustos 2013

Karmaşık ve Büyük Projeleri Yönetmek

complex-projectHer ne kadar projeleri sistemli ve metodolojik bir şekilde yönetmek önemliysede her projeye aynı şekilde yaklaşmak doğru olmayacaktır. Metodoloji ve yöntemlerin gerek esnekliği gerekse uygulandığı projeye göre uyarlanmış olması önemlidir. Karmaşık projeler yönetilmesi zor projelerdir ve yaklaşımda ona göre olmalıdır.

Öncelikle bir projenin karmaşıklığının belirleyicileri olarak aşağıdakileri sayabiliriz;

  • Büyüklük
  • Bütçe
  • Gereksinimlerin belirsizliği
  • Kapsamın belirsizliği
  • Teslimatlarda belirsizlik
  • Birden fazla birim ile iletişim gerekliliği
  • Kaynak havuzunun belirsizliği
  • Farklı lokasyonlar, coğrafik bölgeler
  • Birden fazla sanal ekip

En basitinden “Nerede çokluk orada hijyensizlik” diyerek projelerde büyüyen faktörlerin karmaşıklığı da artırdığı söylenebilir.

Karmaşık projelere yaklaşımlarda artık değişmeye başladı;

  • Artık tek bir sponsor değil bir komite tarafından yönetim desteği veriliyor.
  • Artık paydaşlara sadece proje görevleri dikte edilmiyor projeye en başından dahil edilip, karar alma ve problem çözme süreçlerinde işbirliği, etkin iletişim hedefleniyor.
  • Tek bir metodoloji her projeye uygulanmaya çalışılmıyor aksine esnek metodolojiler proje tiplerine göre uyarlanarak kullanılıyor.
  • Geleneksel düzenli raporlama(haftalık, aylık durum raporu vb.) yerine gerçek zamanlı bilgiye erişim iseniyor ve yapılıyor.
  • Sadece zaman, bütçe ve kalite başarı kriteri değil bunlara ek olarak değer üretmek, ün vb. diğer faktörlerde dikkate alınıyor.
  • Proje başarı kriterleri şirket genelinden proje özeline ve hatta paydaş düzeyine indirgeniyor.
Paylaşın:
“5onlineegitim”

Projelere Yanlış Varsayımlarla Başlamak

Decision TimeProjelerin başlangıç varsayımları başarıyı öngörsede proje sürecinde rakipler, sektör vb. çeşitli faktörler bu durumu tersine çevirebilirler. Bu yüzden projenin sonucunun ve olası hedefleri tutturabilme olasılığının sürekli gözden geçirilmesi gerekir. En sık ve projeyi ciddi anlamda etkileyebilecek değişimlere örnek vermek gerekirse;

  • Piyasa faiz oranlarının ve kredi faizlerinin yükselmesi
  • Döviz kurları değişimi ve ürün fiyat artışları
  • Teknolojik değişimler
  • İstenilen kaynakların bulunmaması ya da mevcutların kurumdan ayrılması
  • Rakipleri küçümseme ya da aşırı kendine güven sonucu yavaş ya da tepkisiz kalma
  • Politik ortamdaki değişimler

Yukarıda bahsettiğim değişimlerin olmayacağını varsaymak büyük bir hata olacaktır. Projenin kötü sonuçları hem müşteri hem de yönetimi oldukça mutsuz edecektir.

Yanlış varsayımların projeleri olumsuz etkilememesi için başlangıç aşamasında risk stratejileri ve varsayımların ölçütleri ile takibini bir standarta oturtmak gerekir.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Eski ve Yeni Proje Anlayışı

eskiBir çok firma için projenin süresel bir tanımı vardır. 6 aydan fazla süren işler veya otomotivdeki gbi 3 yıldan başlayıp daha uun süren işler gibi. Bazı firmaların atladığı bir şey proje yönetim metodolojilerini geliştirirken proje diyebilmek için biçtikleri sürenin zaman içinde değişiklik gösterdiğini dikkate almamalarıdır. Firmalar geliştikçe ve büyüdükçe projelerinde karmaşklık düzeyi ve buna parallel süreleri, bütçeleri artıyor olabilir.

Eskiden projelerin başladıktan sonra değişmeyeceği ya da değiştirilmemesi gerektiğine inanılırdı ama şimdi gerek varsayımlar gerekse kapsam zaman içinde doğal olarak değişmektedir.

Projeye başlayanlaın bitireceğine inanış yüksekti ama şimdi uzmanlıklarına göre farklı birim ve kişiler projelerdeki sorumlulukları rahatlıkla devam ettirebiliyorlar. En azından kurulan sistemler bunu sağlamaya çalışıyor.

Eskiden hedefin sabitlenilmesine çalışılırdı artık hedefler sürekli değişken. Süre ve bütçede sabit kalınmasına yönelik yönetim baskıları kalitesizliğe yol açan bu durum olumsuz taraflarını daha iyi algılar duruma geldi.

Eskiden daha az kişi ve birim ile iletişime geçilmesi yeterli olurken artık çok fazla kişi ve birim paydaş olarak projede iletişimin kritik noktasını oluşturuyorlar.

Eskiden proje sürecinde teknoloji çok fazla değişmezdi şimdi proje bitmeden teknoloji tamamen değişebiliyor.

Eskiden süre ve bütçe dışındaki konular önemsenmezken artık kalite, iletişim, ün, iş değeri vb. Kavramlar projenin başarı kriterleri arasına girdi.

Eskiden bir kaç proje ile uğraşabilen yönetimler şimdi onlarcasını yönetebilmek için profesyonel bilgi işletim sisitemlerine ihtiyaç duyulduğunu ve önemini kavramaya başladılar.

Eskiden projelerin bitirilmesi gurur meselesi yapılırdı, şimdi zarar edecek ya da satmayacak bir ürün projesinden akıllıca vazgeçilebiliyor.

Paylaşın:
“5onlineegitim”

Eski ve Yeni Proje Yönetimi Anlayışı

project-management-800x450Proje Yönetimi artık mevcut işlerin yanında yapılan ek işler ya da çalışanların kariyeri için gerekli bir kavram olmaktan çıktı. Artık firmaların stratejik olarak yaşamlarını devam ettirebilmek için üzerine ciddi durdukları bir kavram haline geldi. Bir çok ihale ya da sözleşme firmanın proje yönetim yaklaşımı ve profesyonelliğine göre kazanılabiliyor ya da kaybedilebiliyor.

PMP® olmak tünelin sonundaki ışık olmaktan çıktı, artık tünelin başındaki ışık v tünelin sonunda birden fazla sertifika yer alıyor. Artık öğrenci iken CAPM, profesyonel hayata geçildiğinde PMP® olmak zaten genel standartların içine yerleşiyor. PMP olunduktan sonar aşağıdaki destekleyici sertifikalarında zaman içinde alınmasında büyük fayda var;

  • İş Analistliği ve İş Yönetimi
  • Program Yönetimi
  • Süreç Yönetimi
  • Altı Sigma
  • Risk Yönetimi vb.

Ayrıca destekleyici kişisel eğitimlerde alınmalı;

  • Sunum Becerileri
  • Problem Çözme
  • Karar alma Teknikleri
  • Toplantı ve Müzakere Sanatı
  • Çatışma Yönetimi
  • Stres Yönetimi
  • İş Planı Geliştirme
  • Paydaş Yönetimi vb.

Artık İnsan Kaynakları, çalışanların hangi eğitimleri değil hangi sertifikasyonları tamamlamaları gerektiği üzerinde duruyor.

Yönetimlerde Proje Yönetimi eğitimlerinin geri dönüşünün bilincine varmaya başladı ki kendileride bu konudaki yaklaşımları dinlemeye vakit ayırıyorlar, eğitimlere bizzat katılıyorlar.

Artık proje yöneticileri proje onayı çıkmadan sürece dahil ediliyorlar. Emri vaki yöntemi giderek azalıyor. Bir projeye sadece bütçe veya yönetim gözüyle bakılarak alınan kararlar sonucunda oluşan olumsuzlukların etkisini azaltmak için proje yönetimi gözüyle bakan bir gözün işin başında dahil edilmesinin önemi giderek anlaşılıyor.

Proje Yöneticilerinin teknik olduğu kadar iş konularında da kararlara katılmalarının faydaları giderek daha çok hissediliyor. Bu tip bir yaklaşım proje yöneticilerine daha fazla sorumluluk yüklüyor ama performansın ölçülmesi için projenin bitmesinin gerekmediğini gösteriyor, proje uygulama esnasında da performans ölçümlerinin yapılabilmesini sağlıyor.

Paylaşın:
“5onlineegitim”